ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN STOK PADA OPTIK AFIKA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Julicia Eka Khoirunnisa 12.12.6542
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN STOK PADA OPTIK AFIKA YOGYAKARTA Julicia Eka Khoirunnisa) , Kusnawi2) 1)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yoyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected],
[email protected]
hilang juga cukup besar. Sistem tersebut dirasa kurang efektif karena data yang didapat kurang lengkap, rinci, rapi dan akurat. Oleh karena itu, peneliti memutuskan untuk membuat skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data dan Stok pada Optik Afika Yogyakarta”
Abstract - Rapid development of technology current possible to change the manual systems into a computerized system. And it can also be applied to Optical Afika which still using data processing process until now, the recording of stock items, calculating profit loss the company manual and will expand its marketing so that the computerized system requires in order to increase the productivity of the company.
1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah: Bagaimana menganalisis dan merancang sistem pengolahan data dan stok barang pada Optik Afika Yogyakarta?
The application of data processing system and stock on this can minimize Afika Optical any that occur when a manual process. This system can be used to do the recording sales transactions, stock purchases, and all processes in the process so that the business adminidtrasi is not experiencing the confusion arising from the loss of data in the company in order to launch a business process.
1.2 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu menganalisis dan merancang sistem pengolahan data dan stok barang pada Optik Afika Yogyakarta.
Keywords - Information System, Technology, Programming, Selling.
1.3 Metodologi Penelitian Beberapa metode yang digunaka peneliti saat membangun aplikasi ini adalah: 1. Observasi 2. Wawancara 3. Studi Pustaka
I.
Pendahuluan Sistem Informasi merupakan hal yang sangat penting penggunaannya di bidang apapun seperti dalam bidang bisnis. Banyak perusahaan yang sistemnya kini mulai beralih dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi demi meningkatkan kualitas perusahaan dan tetap eksis menjaga persaingan dengan perusahaan lain. Sistem tersebut terbukti dapat meningkatkan produktivitas perusahaan, seperti memperoleh informasi laju bisnis perusahaan, pengolahan data transaksi, penginputan data dan laporan kegiatan perusahaan. Optik Afika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan kacamata serta pemeriksaan mata. Perusahaan tersebut telah memiliki cukup banyak pelanggan namun optik tersebut sering kewalahan ketika melakukan pengolahan data, penginputan data barang dan pembuatan laporan laba rugi karena segala macam pencacatan kegiatan perusahaan masih menggunakan sistem manual yang ditulis dalam buku besar yang dapat menimbulkan ketidakrapian data dan kemungkinan data
II. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Gusti Randra Maulana (2014) Judul penelitian ini adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada BlackBerry Gamma Yogyakarta”. System aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. Dalam penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem yang dibuat mampu melakukan pengolahan data pengguna, pengolahan data kategori, pengolahan data barang, pengolahan data supplier, proses transaksi pembelian barang dan proses transaksi penjualan. Dengan sistem tersebut diharapkan bahwa perusahaan tersebut dapat meningkatkan produktivitas persahaan menjadi lebih baik dan terkendali.[1]
1
kalkulator biasa yang hanya menghitung satu per satu transaksi dan tidak dapat menghitung dengan rumus rumus tetentu. Jadi laporan akuntansi yang dibuat tidak akurat 100 persen. 3. Economy Pada sistem yang lama memerlukan biaya pengeluaran yang lebih besar untuk persediaan kertas dan alat tulis lainnya, belum juga kalau data yang telah dicatat ternyata salah maka memerlukan data yang baru untuk dibuat dan kertas data yang lama tidak akan terpakai dengan kata lain terbuang sia-sia. 4. Control Dari sistem yang berjalan saat ini data yang ada tidak aman dari pihak yang tidak diijinkan karena data masih dalam bentuk arsip buku yang dapat dilihat oleh siapa saja. Hal ini menyebabkan data rawan untuk dicuri atau dimanipulasi dari pihak yang tidak bertangungjawab. Terkadang data juga dapat mengalami kerusakan bahkan hilang, misalnya data terkena air, robek, dan lain – lain. Data yang dimilikipun masih dalam bentuk hardcopy berbentuk kertas dan tidak memiliki cadangan apabila data tersebut hilang atau rusak. 5. Efficiency Sistem yang berjalan membutuhkan banyak waktu, tenaga dan peralatan tulis yang secara otomatis juga menyebabkan banyak pengeluaran biaya, seperti biaya penggunaan kertas dan alat tulis untuk pembuatan berbagai macam data transaksi yang sama. Belum lagi jika terjadi kesalahan pencatatan yang akan menambah biaya pengeluaran dan menyita banyak waktu dan tenaga pegawai untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Output yang dihasilkan juga menjadi tidak efisien karena penggunaan waktu yang cukup lama untuk membuat berbagai macam laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan. Akibatnya banyak memakan waktu dan lambannya dalam penyampaian informasi kepada pimpinan perusahaan. 6. Service Kualitas pelayanan yang diberikan oleh sistem lama seperti penyajian data masih belum maksimal karena masih harus mencari arsip – arsip lain yang menumpuk menyebabkan keterlambatan pemberian laporan kepada pimpinan perusahaan.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005: 11). 2.3 Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. (Jogiyanto, 2005: 795) 2.4 DFD Data Flow Diagram (DFD) dapat digunakan untuk merepresentasikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada beberapa level abstraksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang lebih detail untuk merepresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih detail. DFD menyediakan mekanisme untuk pemodelan fungsional ataupun pemodelan aliran informasi. Oleh karena itu, DFD lebih sesuai digunakan untuk memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan pemrograman terstruktur karena pemrograman terstruktur membagi-bagi bagiannya dengan fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur. (Shalahuddin & Rosa, 2011: 70). 2.5 ERD Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entitas Relationship Diagram (ERD). ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional. ERD memiliki beberapa aliran notasi namun, yang banyak digunakan adalah notasi dari Chen. Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD dengan notsi Chen (Shalahuddin & Rosa, 2011. hal 50) 2.6 SQL SQL (Structured Query Language) (Kadir, 2014) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO (International Standards Organization) dan ANSI (the American National Standards Institute), yang dikenal dengan sebutan SQL86. Standar terakhirnya berupa SQL99.
3.2 Solusi yang Dipilih 1. Membuat sistem yang terhubung dengan database yang nantinya akan menghasilkan data dan laporan yang tersusun secara rapi, akurat dan relevan. 2. Perlu dibuatkan master data untuk masing – masing kategori yang dapat memudahkan user untuk mengolah data segala kegiatan perusahaan dalam satu sistem seperti kategori data pengguna, data reseller, data suplier, data pelanggan, data jenis barang, data stok barang, data merk barang, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian dan data transaksi reseller..
III. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis PIECES 1. Performance Pembuatan laporan kegiatan harian perusahaan membutuhkan waktu 1 jam untuk melakukan rekap berbagai data secara satu per satu dalam waktu satu hari. 2. Information Kemungkinan terjadi kesalahan perhitungan dalam laporan cukup besar karena proses perhitungannnya masih menggunakan
2
3. Perlu dibuat tombol cetak yang berfungsi mencetak segala laporan yang dibutuhkan perusahaan. Dengan begitu proses penyajian laporan akan lebih cepat dan tersusun rapi.
2.
Context Diagram Lap. Data Reseller Lap. Data Trans. Reseller Lap. Data Suplier Lap. Data Trans. Pembelian Lap. Data Stok Lap. Data Pelanggan Lap. Detail Trans. Penjualan Lap. Trans. Penjualan Tunai Lap. Trans. Penjualan DP Lap. Trans. Penjualan Tempo Lap. Barang Terlaris Lap. Kartu Piutang Lap. Rugi Laba
3.3 Perancangan Sistem 1. Flowchart
Owner Data Pengguna Data Reseller Data Trans. Reseller Data Merk Data Jenis Data Stok Data Suplier Data Trans. Pembelian Data Pelanggan Data Trans. Penjualan
0 Sistem Pengolahan Data dan Stok
Lap. Data Reseller Lap. Data Trans. Reseller Lap. Data Suplier Lap. Data Trans. Pembelian Lap. Data Stok Lap. Data Pelanggan Lap. Detail Trans. Penjualan Lap. Trans. Penjualan Tunai Lap. Trans. Penjualan DP Lap. Trans. Penjualan Tempo Lap. Barang Terlaris Lap. Kartu Piutang
Karyawan Data Reseller Data Trans. Reseller Data Merk Data Jenis Data Stok Data Suplier Data Trans. Pembelian Data Pelanggan Data Trans. Penjualan
Gambar 2 Context Diagram
3.
DFD Level 0 Owner
1 Proses Login
Data Login Owner
Karyawan
Validasi Login
Validasi Login
Data Pengguna
2 Proses Data Pengguna
Data Reseller
3 Proses Data Reseller
Data Login Karyawan
Pengguna
Reseller
Data Reseller
Det. Trans. Reseller
Data Trans. Reseller
4 Proses Data Trans.Reseller
Data Trans. Reseller
Trans. Reseller
Data Suplier
5 Proses Data Suplier
Data Suplier
Suplier
Data Trans. Pembelian
6 Proses Data Trans.Pembeli an
Data Det Trans. Pembelian
Det Trans. Pembelian
Trans. Pembelian
Data Merk
7 Proses Data Merk
Data Merk
Merk
Jenis
8 Proses Data Jenis Barang
Jenis
Jenis
9 Proses Data Stok
Stok
Gambar 1 Flowchart
Pelanggan
10 Proses Data Pelanggan
Trans. Penjualan
11 Proses Data Trans.Penjua lan
Pelanggan
Pelanggan
Det Trans. Penjualan
Pelunasan Trans. Penjualan
Trans. Penjualan
12 Proses Pembuatan Laporan
Gambar 3 DFD Level 0
3
3.4 Perancangan Database 1. ERD
IV. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Database dan Tabel 1. Pembuatan Tabel Pengguna
Gambar 6 Tabel Pengguna
2.
Pembuatan Tabel Reseller
Gambar 7 Tabel Reseller
4.2 Interface 1. Form Hak Akses Gambar 4 ERD
2.
Relasi Antar Tabel Reseller Id_Reseller* Nama_Reseller Alamat_Reseller No_HP_Reseller
Trans_Reseller Kd_Trans_Reseller* Id_Pengguna** Id_Reseller** Tanggal_Ambil Tanggal_Kembali Keterangan
Det_Trans_Reseller Kd_stok** Kd_Trans_Reseller** Jumlah_stok Harga_Reseller Tot_harga_Reseller jumlah_kembali uang_setor
Pengguna
Suplier
Id_Pengguna* Nama_Pengguna Alamat_Pengguna No_HP_Pengguna Jabatan Password_pengguna statuss
stok
Id_Suplier* Nama_Suplier Alamat_Suplier No_Tlp_Suplier
Trans_Pembelian Kd_Trans_Pembelian* Id_Pengguna** Id_Suplier** Tanggal
Kd_stok* Kd_Merk** Kd_Jenis** Harga_Jual Jumlah_Barang nm_stok
Gambar 8 Form Hak AKses Det_Trans_Pembelian
Det_Trans_Penjualan
Kd_stok** Kd_Trans_Pembelian** Harga_Beli Tot_Bayar Jml_stok
No_Nota** Kd_stok** Jml_stok bonus
2.
Form Suplier
Merk Kd_Merk* kd_jenis** Merk No_Seri
Jenis_Barang Kd_Jenis* Jenis_Barang
Pelanggan Id_Pelanggan* Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_Tlp_Pelanggan keterangan
Trans_Penjualan
Pelunasan
No_Nota* Id_Pengguna** Id_Pelanggan** Tanggal Jenis_Pembayaran Uang_Muka Kekurangan_Pembayaran Tanggal_Pelunasan Lama_Angsuran Angsuran_perbulan Angsuran_ke Total_Pembayaran Keterangan
kd_pelunasan* no_nota** tanggal nominal Jenis_Pembayaran saldo dk nominal_D kekurangan Angsuran_keKeterangan
Gambar 5 Relasi Antar Tabel
Gambar 9 Form Data Suplier
4
4.3 Pengujian Program 1. Kesalahan bahasa (Language errors) Biasa disebut dengan kesalahan penulisan (Syntax error), yaitu kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki karena pada saat terjadi kesalahan komputer akan langsung memberi peringatan tentang letak dan sebab terjadinya kesalahan program tersebut.
4.4 Pengujian Sistem 1. Whitebox – Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan di cek satu persatu dan diperbaiki kemudian di compile ulang. Salah satu contoh whitebox testing adalah saat pengguna salah memasukkan username atau password ketika login maka muncul pesan “Username atau Password salah”. Untuk mengatasinya perlu dibuat validasi dengan beberapa kondisi didalam program yang menentukan layak atau tidaknya validasi data pada kolom tersebut.
Gambar 10 Language errors
2.
Kesalahan sewaktu proses (Run-time errors) Kesalahan sewaktu proses (Run-time errors) adalah kesalahan waktu executable program yang dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan.
Gambar 13 Whitebox Testing
Gambar 11 Run-time errors
Blackbox – testing
2. 3.
Kesalahan logika (Logical errors) Kesalahan logika (Logical errors) merupakan kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah.
Tabel 1 Blackbox Testing
No.
Form
1.
Login
2.
Menu Utama
3.
Hak Akses
Gambar 12 Logical error
Pada gambar diatas seharusnya total transaksi pembelian merupakan jumlah dari total bayar, namu karena kurang tanda “+” pada coding menyebabkan hasil yang keluar adalah angka terakhir pada total pembayaran
5
Unit Pengujian Tombol OK, Close dan enter.
Menu Hak Akses, Data, Transaski, Laporan dan Logout. Tombol Add, Edit, Save, Cancel dan Search.
Kriteria Hasil Evaluasi Tombol sesuai dengan yang diinginkan dan menuju menu utama. Tampilan menu utama sesuai yang diinginkan user. Penyimpanan, tambah, edit dan pembatalan data berhasil. Data dapat tampil dalam datagrid. Pencarian data cocok.
Ket. Sukses
Sukses
Sukses
V.
Kesimpulan Berdasarkan hasil implementasi dan pengujian maka dapat disimpulkan: 1. Data perusahaan lebih terjaga keamananya karena sistem menggunakan fitur login dan terdapat pembatasan hak akses pada karyawan sehingga tidak semua data perusahaan diketahui oleh karyawan seperti laporan laba rugi perusahaan. 2. Sistem mampu melakukan proses pencarian pada semua data yang ada dengan lebih cepat dan tepat dengan adanya kotak pencarian dalam sistem. Daftar Pustaka [1] Maulana, Gusti. 2014, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada BlackBerry Gamma Yogyakarta. Skripsi STMIK AMIKOM Yogyakarta. Yogyakarta. [2]
Jogiyanto, H. M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. [3]
Shalahuddin, M., & Rosa, A. S. (2011). Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula. [4]
Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi Offset. Biodata Penulis Julicia Eka Khoirunnisa, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Kusnawi ,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Memperoleh gelar Master of Engineering (M. Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
6
