ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMAS BERBASIS WEB PENGOLAHAN DATA KELUARGA PELAJAR DAN MAHASISWA INDRAMAYU DI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Susanti 12.12.6793
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB PENGOLAHAN DATA KELUARGA PELAJAR DAN MAHASISWA DI INDRAMAYU Susanti1), Anggit Dwi Hartanto2) 1)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected]),
Abstract - Technology information system which influenced the course of an organization. Opera-system technology in the organization becomes important, with regard to timeliness and correctness provision of information required of the user. Family organization Students and Collage Students Indramayu (KAPMI) D.I Yogyakarta. With the advancement and development of information technology today, allowing data processing activities could make use of an Information System Webbased Data Processing. The purpose of this research is to develop the information system web-based data processing. To facilitate the management in data processing organization KAPMI D.I Yogyakarta. Data processing information system built with HTML programming language, JavaScript, PHP, and MySQL. With this information system, expected in data processing, in KAPMI D.I Yogyakarta easier, more organized and unorganized. So when archive management turnover stored properly and can be used by the next board Keywords - Data Processing System, Information System, Kapmi D.I Yogyakarta. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan internet telah mendukung penggunaan komputer dalam organisasi. Internet bisa diakses dan dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, oleh siapa saja, dimana saja, dan kapan saja digunakan. Dengan kemampuan internet, web menjadi sangat terkenal dan perkembangannya sangat pesat, tetapi umumnya web seperti masih bersifat statis dan tidak dapat mengolah data. Untuk dapat mengolah data dalam bentuk database, maka perlu dikembangkan sistem informasi berbasis web. Keluarga Pelajar dan Mahasiswa Indramayu D.I. Yogyakarta atau biasa disingkat KAPMI D.I Yogyakarta adalah salah organisasi daerah yang berkedudukan di D.I. Yogyakarta. Berdiri sejak tahun 1976, pertumbuhan organisasi yang membuat kebutuhan informasi semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat maka menyebabkan system yang lama kurang efektif. Berdasarkan observasi yang dilakukan peneliti, terdapat beberapa permasalahan ditemukan dalam organisasi KAPMI
[email protected])
diantaranya pada bagian administrasi masih melakukan pengolahan data secara manual. Sehingga ketika akhir kepengurusan data tidak terkumpul dengan rapi bahkan harus direkap ulang. Oleh karena itu sering terhambatnya kelancaran laporan pengurus sangat perlu untuk dibuat sistem informasi berbasis web yang dapat mengatasi masalah tersebut. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari perancangan Sistem Informasi berbasis Web untuk Pengolahan Data Keluarga Pelajar dan Mahasiswa Indramayu Yogyakarta, berdasarkan pengamatan dan latar belakang masalah adalah Bagaimana membuat sistem informasi berbasis web yang mampu mengatasi masalah dalam pengolahan data di Keluarga Pelajar dan Mahasiswa Indramayu Yogyakarta?. 1.3 Batasan Masalah Dalam analisis sistem informasi pengolahan data KAPMI D.I Yogyakarta peneliti melakukan pembatasan masalah agar objek penelitian dapat terarah sesuai dengan apa yang peneliti makasudkan: 1. Aplikasi yang dibuat berbasis web. 2. Sistem informasi berbasis web dibuat bersifat intern, sistem ini dapat diakses oleh pengurus dan anggota KAPMI D.I Yogyakarta. 3. Sistem ini dibuat untuk kebutuhan pengolahan data sekretaris, bendahara, divisi dan lembaga semi otonom (lso). 4. Aplikasi ini dibuat dengan bahas pemograman PHP dan MySQL sebagai databasenya. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian berdasarkan permasalahan diatas adalah : 1. Untuk mempermudah dalam memberikan laporan administrasi pengurus. 2. Untuk mengatasi sulitnya penyampaian informasi pengurus, seperti kegiatan dan sebagainya kepada anggota. 3. Untuk mempermudah siswa asli indramayu yang mencari informasi perguruan tinggi di Yogyakarta 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data
1
Metode pengumpulan data yang dipakai untuk mendapatkan informasi mengenai data-data yang ada di Keluarga Pelajar dan Mahasiswa Indramayu Yogyakarta tersebut antara lain: 1. Observasi Langsung Peneliti melalukan observasi langsung melihat bagaimana jalannya pengurus dalam mengatur dan mengelolah administrasi. 2. Wawancara Peneliti melakukan wawancara langsung kepada pengurus inti atau biasa disebut pengurus harian yaitu kepada Abdul Hakim selaku ketua KAPMI D.I Yogyakarta periode 2014-2015 dan Sulaiman sekretaris umum KAPMI D.I Yogyakarta periode 2013-2014. 3. Literature Peneliti melakukan studi literature dengan mengumpulkan bahan-bahan berupa teori dengan membaca karya ilmiah seperti journal, skripsi yang berhubungan dengan tema.
BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini disajikan tinjauan pustaka yang berisi referensi yang pernah dibaca peneliti, serta teori umum definisi sistem, definisi informasi ,definisi sistem informasi, karakteristik sistem informasi, konsep arsitektur sistem, konsep pemodelan sistem, konsep basis data, konsep dasar internet, dan konsep dasar web. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Di dalam bab ini menyajikan deskripsi KAPMI D.I Yogyakarta, sejarah singkat, struktur organisasi, sistem yang berjalan, analisis permasalahan, langkah-langkah analisis, menguraikan masalah/kelemahan yang terdapat di sistem yang lama untuk menemukan akar masalah menggunakan PIECES, analisis kebutuhan, analisis biaya dan manfaat, analisis kelayakan, perancangan aplikasi seperti perancangan proses sistem yang dibuat menggunakan pemodelan fisik dengan membuat flowchart system dan atau flowchart program atau pemodelan logic (Logical model), diagram berjenjang proses, diagram alir data (DFD) level 0, menguraikan perancangan media penyimpanan data dalam aplikasi dengan menggunakan metode ERD model, perancangan interface antar waktu Menguraikan perancangan formform yang ada dalam aplikasi. Meliputi perancangan form untuk pengguna umum dan pengguna administrator, dan perancangan struktur aplikasi.
1.5.2 Metode Pengembangan Metode pengembangan yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak adalah menggunakan metode pengembangan system sekuensial linier atau yang sering disebut juga siklus kehidupan klasik (1970-an) atau model air terjun (waterfall model) memberikan sebuah pendekatan pengembangan sistem yang sistematik dan sekuensial, dimulai pada fase perencanaan sistem, analisis, perancangan , implementasi (pemograman), pengujian, pengoperasian, pemeliharan. Dengan demikian terdapat beberapa aktivitas sebagai berikut. a) Analisis b) Perancangan (desain) c) Pemograman (coding) d) Pengujian e) Pemeliharaan
BAB IV IMPLENTASI DAN PEMBAHASAN Di dalam bab ini data atau informasi hasil penelitian, seperti database dan tabel, interface capture sebagian besar tampilan yang sudah dibuat, koneksi from interface form dan database server, implementasi program menjelaskan bagaimana aplikasi yang sudah dibangun dapat segera di implementasikan di objek penelitian, pemeliharaan menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk memelihara program.
1.6 Sistematika Penulisan Sistematika adalah peraturan dasar dalam menyusun suatu hal agar menjadi teratur dan terstruktur, maka dengan itu sistematika penulisan ini dimaksud untuk memberikan gambaraan mengenai isi bab-bab yang akan peneliti susun dalam laporan skripsi adalah sebagai berikut:
BAB V PENUTUP Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran, pada bab ini mengemukakankembali masalah penelitian, kesimpulan bukti-bukti yang diperoleh dari pengujian, dan menarik kesimpulan apakah hasil akhir (aplikasi) yang sudah dibuat peneliti layak digunakan atau tidak.
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini disajikan latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan
2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Khusnatul Amaliah (2016) dlam penelitiannya yang berjudul “Sistem informasi pendataan mahasiswa berbasis web studi kasus ikatan pelajar mahasiswa (IKPM) Sumatra
2
Selatan” . kesimpulan dari penelitian ini adalah pengurus dapat melihat data anggota secara berkala dan dapat diakses dimana saja. Ahmad Syarbini Ramdlan (2014), dalam penelitiannya yang berjudul “Pembuatan sistem informasi pengolahan data inventaris dan surat menyurat pada unit kegiatan mahasiswa Amikom Computer Center”. Dalam penelitianya sistem informasi pengolahan data berfokus pada penyiadan fasilitas untuk pencatatan keluar masuknya barang pinjaman, serta keluar masuknya surat menyurat. Dari semua penilitian yang dipilih penulis untuk perbandingan , sebagian sistem atau aplikasi yang dibuat hanya terfokus satu bagian saja, seperti sistem pendataan anggota, surat-menyurat, keuangan menjadi bagian yang terpisah-pisah. Sedangkan dalam sebuah administrasi organisasi semua data pasti saling berkaitan, mendukung satu data dengan data yang lainnya. 2.2. Konsep Dasar Sistem. 2.2.1. Definisi Sistem Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang dicapai. Terdapat beberpa definii sistem menurut para ahli : 1. Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut bisa dipastikan bukan bagian dari sistem. [1] 2. Sistem sebagai kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. [2]
(2004) Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. [2]
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi 2.2.3 Definisi Sistem Informasi Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Informatiob Systems atau CBIS). Dalam prakteknya istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupu dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting [1]. Definisi sistem informasi menurut dari berbagai sumber: Alter (1992), Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Hall (2001), Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. 3. Pembahasan 3.1 Identifikasi Masalah Bagian administrasi seperti surat-menyurat, pendataan anggota, pendataan alumni, serta informasi kegiatan kapmi yang biasa dikelola oleh sekretaris. Proses pendataan yang dilakukan pengurus dengan membagikan kertas formulir kepada anggota baru, kemudian dikumpulkan , lalu direkap ulang dikelompokan sesuai dengan universitas. Sedangkan untuk alumni sedniri pengurus masih belum maksimal pendataan, karena biasanya setelah anggota wisuda tidak ada laporan kepada pengurus KAPMI D.I Yogyakarta dengan alasan kendala waktu dan sebagainya. Pencatatan surat masuk dan keluar. Informasi penting yang terkait dengan aktivitas surat menyurat harus dilakukan penyimpanan arsip surat dan didokumentasikan dengan baik. Ketetapan waktu dalam penerimaan surat baik surat masuk maupun surat keluar juga harus dilaksanakan dengan tepat. Pada saat ini proses yang diterapkan pada manajemen surat menyurat menggunakan paper-work system. Mulai dari penerimaan , pembuatan , penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara manual. Sedangkan untuk bagian pengelolahan keuangan, uang kas asrama, dan kas utama yang biasa dilakukan oleh bendahara umum kapmi. Pencatatan masih manual menggunakan catatan buku oleh bendahara umum,
2.2.2 Definisi Informasi Definisi Informasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah: Informasi /in-for-ma-si/ 1. Penerangan; 2. Pemberitahuan; kabar atau berita tentang sesuatu; 3. Keseluruhan makna yang menunjang amanat yang terlihat dalam bagian-bagian amanat itu;. Sedangkan menurutu para ahli yang mendefiniskan sebuah sistem informasi diantaranya adalah Ahzar Susanto
3
penyusunan laporan keuangan masih kurang terjamin akurasi perhitungan dan efisiensi waktu. Kinerja bendahara didalam tugas pokoknya terbatas. Karena tidak semua anggota dalam satu kampus yang sama dari berbagai macam kampus di Yogyakarta.
3. Pengguna dapat menupload file laporan pertanggungjawaban kegiatan f. Anggota 1. Pengguna dapat menginput dan ubah data anggota 2. Sistem dapat mengelolah dan menampilkan data anggota
3.2 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. a. Admin 1. Sistem dapat menampilkan master data 2. Sistem dapat menampilkan.,hapus, tambah, dan ubah data master 3. Sistem dapat menampilkan, tambah , hapus dan ubah data kepengurusan 4. Sistem dapat menampilkan, tambah, dan hapus data tahun kepengurusan 5. Sistem dapat menampilkan, tambah, hapus dan ubah data anggota 6. Sistem dapat menampilkan, tambah, hapus dan ubah data informasi 7. Sistem dapat mencetak laporan data anggota 8. Sistem dapat mencetak laporan data pengurus b. Ketua Umum 1. Sistem dapat menampilkan dan mencetak seluruh laporan c. Sekretaris 1. Pengguna dapat melakukan input surat masuk dan surat keluar 2. Sistem dapat mengelolah surat masuk 3. Sistem dapat mengelolah surat keluar 4. Sistem dapat menampilkan proposal masuk dari divisi/lso 5. Pengguna dapat mengsetujui/menolak proposal masuk 6. Sistem dapat menampilkan lpj masuk dari divisi/lso 7. Pengguna dapat mensetujui/menolak lpj masuk 8. Sistem dapat mencetak laporan surat menyurat 9. Sistm dapat mencetak data proposal dan lpj masuk d. Bendahara 1. Pengguna dapat melakukan input, edit, dan pengahapusan data kas masuk, kas keluar. 2. Sistem dapat mengelolah dan menampilkan pengeluaran dan pemasukan kas asrama 3. Sistem dapat mencetak laporan keuangan e. Divisi dan lembaga semi otonom 1. Pengguna dapat menginput, edit dan mengedit data kegiatan 2. Pengguna dapat mengajukan proposal kegiatan ke sekretaris dengan mengupload file proposal, dan
3.3 Kebutuhan Non-Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware, analisis perangkat lunak/software, analisis pengguna/user. 1. Perangkat Keras/hardware Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai penunjang berupa seperangkat personal komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : Tabel 1. Kebutuhan perangkat keras(Pembuatan) No 1 2 3 4
Jenis Processor Memory Harddisk Printer
Spesifikasi Asus Core i3 2,1GHz 2048MB Hitachi 635GB Canon iP2770
Tabel 2. Kebutuhan perangkat keras (penggunaan) No 1 2 3
Jenis Processor Memory Harddisk
Spesifikasi Dual Core 2,1GHz 2048MB Hitachi 500 GB
3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Flowchart Sisetm
Gambar 1 Flowchart Sistem Pengolahan Data 3.4.2 Context Diagram
4
Gambar 6 Database 3.7 Implementasi Program a. Login Admin, Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Divisi/LSO
Gambar 2 Context Diagram 3.5 Rancangan Tampilan 3.5.1 Rancangan Struktur Menu
Gambar 3 Navigasi 3.5.2 Rancangan Tampilan Pengunjung
b.
Gambar 7 Login Admin Tampilan Admin
Gambar 4 Rancangan Tampilan Pengunjung 3.5.3 Rancangan Tampilan Admin
Gambar 8 Dashboard Admin c.
Tampilan Pengunjung Halaman tampilan pengunjung. Pengunjung dapat mengakses pendaftaran anggota. dan mengakses informasi beasiswa, perguruan tinggi dan juga kegiatan.
Gambar 5 Rancangan Tampilan Admin 3.6 Pembuatan Database Dalam pembuatan database, penulis menggunakan phpmyadmin yang dirasa mudah untuk digunakan dan dipahami. Adapun database untuk sistem informasi ini adalah sebagai berikut: Gambar 9 Tampilan Pengunjung
5
d.
Tampilan Halaman Menu Anggota
Daftar Pustaka [1] A. Kodir,2003, Perkenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. [2] A. Susanto,2007, Sistem Informasi Manajemen dan Pengembangannya, Bandung: Lingga Jaya. [3] S. Rohmat Taufiq,2013, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu. [4] H. A. Fatta, 2007, Yogyakarta: Andi Offset, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. [5] A. Nugroho,2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset. [6] Kusrini,2007, Strategi Perancangan dan Pengolahan Data, Yogyakarta: Andi Offset. [7] M. R. Arief,2007, Analisis dan Perncangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. [8] Taryana Suryana dan Koesheryatin,2014, Aplikasi Internet Menggunakan HTML, CSS dan JavaScript, Jakarta: Elex Media Komputindo. [9] A. Sunyoto, 2007, AJAX Membangun Web dengan Teknologi ASYNCHRONOUSE JavaScript & XML, Yogyakarta: Andi Offset. [10] Y. Utama,2011, "Sistem Informasi berbasis Web Jurusan Sistem Informasi Fakultas Komupter Universitas Sriwijaya," journal, pp. 359-370. [11] B. Raharjo,2002, "Implikasi Teknologi Informasi dan Internet terhadap Pendidikan Bisnis dan Pemerintahan : Siapkah Indonesia ?," pp. www.budi.insan.co.id/articles/riau-it.doc.
Gambar 10 Tampilan Halaman Anggota
4.
Penutup
4.1 Kesimpulan Dari uraian dan pembahasan materi bab-bab sebelumnya , dapa disimpulkan bahwa Sistem Informasi Pengolahan Data Keluarga Pelajar dan Mahasiswa Indramayu Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data ini diharapkan dapat membantu kerja pengurus KAPMI D.I Yogyakarta, dalam hal pencatatan, pengolahan data agar menghasilkan hasil yang lebih akurat, serta dapat menghemat waktu dan tempat baik dalam pengolahan data maupun pencarian data. 2. Sistem informasi pengolahan data ini dapat diakses oleh pengurus KAPMI D.I Yogyakarta seperti Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Koordinator setiap Divisi serta LSO. dengan melakukan login dengan memasukan username dan password pada website. 3. Pada sistem ini juga anggota dapat melakukan login anggota dengan memasukan username dan password yang sebelumnya anggota sudah melakukan pendaftaran terlebih dahulu. 4. Masalah yang telah terjadi dapat diatasi oleh penulis dengan pembangunan website ini.
Biodata Penulis Susanti, memperoleh gelar Sarjana (S.Kom) Program Studi Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta, pada Program Studi Sistem Informasi.
4.2 Saran Setelah melakukan penelitian ini, beberapa hal yang ingin penulis sampaikan sebagai masukan, sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem yang diusulkan oleh penulis diharapkan kepengurusan KAPMI D.I Yogyakarta melakukan pelatihan untuk menggunakan program ini. 2. Penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan dan acuan penelitian selanjutnya.
6
