PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN PENDATAAN IKATAN PELAJAR MAHASISWA SUMBAWA YOGYAKARTA (IPMSY) BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ryan Suarantalla 08.11.2157
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
DESIGN OF SYSTEMS INFORMATION AND DATA COLLECTION STUDENTS ASSOCIATION SUMBAWA YOGYAKARTA (IPMSY) WEB BASED PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN PENDATAAN IKATAN PELAJAR MAHASISWA SUMBAWA YOGYAKARTA (IPMSY) BERBASIS WEB Ryan Suarantalla Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Web programming at this time has been a trend in the Internet world and has become a necessity in the technology community in obtaining information more quickly and accurately. With the Internet has changed the lifestyle of the people in life socially. One of the highlights is the collection and sharing information online. In making this application is necessary to collect the right data and understanding of a working system according to the procedure, so that applications made to have accurate data. Sumbawa students who pursue graduate studies in Yogyakarta is increasing every year, therefore, needed a website to be able to collect data on students Sumbawa to make it easier for users (Students Sumbawa) to be able to find out information from the Students Association of Sumbawa Yogyakarta (IPMSY). This thesis is titled Research and Data Collection Information Systems Students Association Sumbawa Yogyakarta (IPMSY) is to apply the concept of Web-based online information system and student data collection, other than that there are menus student agenda information, news and gallery. Of the concept above, this system has advantages in providing an information and perform data collection for students of Sumbawa. Keywords: IPMSY Yogyakarta, Data Collection Information Systems, students, web.
1.
Pendahuluan Pemograman web pada saat ini telah menjadi solusi dalam dunia Internet dan telah
menjadi kebutuhan masyarakat di bidang teknologi dalam mendapatkan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat. Ikatan Pelajar Mahasiswa Sumbawa Yogyakarta (IPMSY) merupakan sebuah organisasi yang dibentuk sebagai wadah pemersatu dan silaturahmi antar mahasiswa sekabupaten Sumbawa yang menempuh studi di kota pelajar Yogyakarta. Setiap tahun mahasiswa Sumbawa yang melanjutkan kuliah di Yogyakarta semakin meningkat, dan ketika ada mahasiswa baru yang ingin mengetahui keberadaan teman satu daerahnya seringkali menemui kesulitan dikarenakan masih minimnya informasi yang dimilikinya terutama tentang lokasi dimana mereka tinggal sekarang, selain itu organisasi mahasiswa Sumbawa yang ada di Yogyakarta masih mengalami kesulitan untuk mendata dan memberikan informasi kepada mahasiswa yang berasal dari Sumbawa. Maka diperlukan sebuah website untuk mempermudah melakukan pendataan terhadap mahasiswa Sumbawa dan mengetahui informasi dari Ikatan Pelajar Mahasiswa Sumbawa Yogyakarta (IPMSY) agar dapat mengoptimalkan kinerja dari Ikatan Pelajar Mahasiswa Sumbawa Yogyakarta (IPMSY). Oleh karena itu Penulis akan melakukan penelitian dengan judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN PENDATAAN IKATAN PELAJAR MAHASISWA SUMBAWA YOGYAKARTA (IPMSY) BERBASIS WEB”.
2.
Landasan Toeri
2.1
Definisi Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel
yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.
2.2
1
Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
1 2
2
Hanif Al Fatta. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Hal 3. Jogiyanto. Analisis & Desain. Hal 8.
Data yang ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information cycle).
3
4
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung pada tiga hal yaitu : 1. Akurat 2. Tepat Pada Waktunya 3. Relevan
2.3
Definisi Sistem Informasi Sistem
Informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu 5
dengan laporan – laporan yang diperlukan.
6
John Burch Dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari : 1. Blog Masukan 2. Blog Model 3. Blog Keluaran 4. Blog Teknologi 5. Blog Basis Data 6. Blog Kendali
3
Jogiyanto. Analisis & Desain. Hal 8.
4
Ibid. Hal 9.
5
Jogiyanto. Analisis & Desain. Hal 11.
6
Ibid. Hal 12.
2.4
PHP (Hypertext Preprosesor) Adalah Bahasa Skrip yang menyatu dengan HTML (HyperText Markup Language)
untuk membuat halaman web yang dinamis.
2.4.1 MySQL Connect MySQL Connect berfungsi membuka koneksi non-persistent MySQL.
2.4.2 MySQL Query MySQL Query fungsi mengeksekusi query pada database MySQL.
2.4.3 MySQL Fetch Array MySQL Fetch Array mengembalikan fungsi baris dari recordset sebagai array asosiatif dan / atau array numerik.
2.5
MySQL MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa Structured Query
Language (SQL). SQL adalah bahasa standar yang digunakanuntuk mengakses database server.
2.5.1 DDL (Data Definition Language) Merupakan kelompok perintah untuk mendefinisikan attribute-atribute database, seperti table, record, batasan nilai atribut dan relasi antar table.
2.5.2 DML (Data Manipulation Language) Data Manipulation Language (DML) merupakan sub bahasa SQL yang digunakan untuk memanipulasi data dalam database yang telah terbuat.
2.6
Macromedia Dreamweaver Macromedia Dreamweaver adalah suatu bentuk perangkat lunak editor web yang
dibuat oleh Macromedia. Dengan program ini, seorang programer web dapat dengan mudah membuat dan mendesain web.
Dreamweaver adalah editor yang lengkap digunakan untuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer.
2.7
Apache Web server adalah komputer yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen
web, komputer server ini akan melayani permintaan dokumen dari clientnya.
2.8
DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Elemen – elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu : 1.
Proses Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, berupa manual maupun komputerisasi.
2.
Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.
3.
Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu dan disimpan dalam data store.
4.
External Entity Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
2.9
ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram adalah nama lain dari Database Modeling yang
mendeskripsikan hubungan antara entitas satu dengan entitas yang lainnya. Terdapat tiga notasi yang bekerja pada model E-R, yaitu: entitas, hubungan, dan atribut.
3.
Analisis
3.1
Analisis Sistem Analisis sistem digunakan sebagai acuan dalam tahap pembuatan program atau
aplikasi sehingga pemerograman dapat dibuat dengan lebih terencana dan terarah serta program atau aplikasi layak untuk dibuat atau diimplementasikan.
3.1.1 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahapan analisis, masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan. Adapun masalah yang timbul adalah sebagai berikut: 1.
Kurangnya informasi yang disampaikan oleh IPMSY sehingga masih banyak pelajar dan mahasiswa Sumbawa yang ada di Yogyakarta yang belum tahu tentang adanya organisasi IPMSY.
2.
Pencarian data Pelajar dan Mahasiswa yang berasal dari Sumbawa yang menuntut ilmu di Yogyakarta masih sangat sulit dilakukan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
3.
Kurangnya informasi tentang adanya kegiatan rutin mahasiswa Sumbawa yang bertujuan untuk mempererat tali persaudaraan dan sekaligus menggali potensi mahasiswa seperti olahraga, kesenian, keagamaan, dan keakraban.
3.1.2 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services ).
3.2
Analisis kebutuhan sistem Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan
secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem kedalam 2 jenis, yaitu:
3.2.1 Kebutuhan Fungsional (Fungsional Requirement) Adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Adapun kebutuhan fungsional sistem pada IPMSY adalah sebagai berikut:
a. Sistem secara otomatis dapat membedakan antara admin dan user member. 1. Sistem memberikan akses tak terbatas saat pengguna login sebagai admin. 2. Sistem memberikan batasan menu yang dapat diakses oleh user member yang telah mendapatkan hak akses. User member disini adalah anggota IPMSY dan mahasiswa Sumbawa yang menempuh ilmu di Yogyakarta yang telah mendaftarkan data di website IPMSY.
b. Sistem harus dapat melakukan input, edit, dan hapus data. 1. Admin dapat menambah konten maupun informasi-informasi yang dibutuhkan oleh website IPMSY. 2. Admin dapat mengedit konten yang sudah ada dalam website IPMSY. 3. Admin dapat menghapus konten atau data yang kurang sesuai dalam website IPMSY. 4. User member dapat melakukan input, edit dan hapus data milik pribadi.
c.
Sistem harus dapat menampilkan data yang diinputkan oleh admin. 1. Admin dapat melihat konten-konten dan data mahasiswa yang ada dalam website IPMSY secara lebih detail. 2. User Member dan User Pengunjung dapat melihat konten-konten ataupun berita yang ada dalam website IPMSY.
d. Sistem dapat memberikan laporan data yang ada. 1. Admin dapat meminta laporan tentang jumlah berita dan galeri website. 2. Admin dapat menerima laporan tentang pesan dan komentar dari pengunjung website IPMSY. 3. Admin dapat menerima laporan tentang data mahasiswa yang telah mendatakan diri.
e.
Sistem dapat menampilkan agenda kegiatan IPMSY. 1. Sistem dapat memberikan informasi mengenai kegiatan yang dilakukan IPMSY. 2. Admin dapat menambahkan agenda di website IPMSY. 3. User dapat melihat agenda IPMSY melalui websitenya.
f.
Sistem dapat menampilkan link menuju stake holder terkait. 1. Admin dapat menambahkan link menuju ke state holder terkait. 2. User dapat menggunakan link menuju ke state holder terkait.
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional pada IPMSY adalah sebagai berikut:
a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang digunakan penulis dalam mengembangkan sistem informasi ini adalah: •
Prosessor : Intel (R) Pentium (R) Dual CPU T2410 @2.00GHz
•
RAM : 2GB DDR2
•
VGA : SIS Mirage 3 up to 256Mb, Support Microsoft® DirectX® 9.0
•
Hardisk : SATA Seagate 160GB
•
Monitor : LCD 14.1” WXGA TFT LCD (1280 x 800)
•
Perangkat input : keyboard dan mouse
b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
1) Software untuk perancangan • Adobe Photoshop CS3, software tersebut digunakan untuk kebutuhan pengelolah gambar dan grafik. • Macromedia dreamweaver 8, digunakan untuk membuat script pemerograman web.
2) Software untuk web server (Apache) XAMPP versi 1.7.3 web yang didalamnya terintegrasi Apache dan MySQL. Apache digunakan untuk mengatur dan melayani pengiriman dokumen. MySQL
merupakan RDBMS (Relational Database Management System) open source yang paling banyak digunakan sekarang ini.
3) Software untuk web browser Browser yang digunakan dalam perancangan adalah Mozilla Firefox versi 6.0.2 Web browser adalah sebuah software yang digunakan untuk menerjemahkan bahasa hypertext untuk ditampilkan pada layar komputer client.
c.
Kebutuhan Informasi Analisis kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui informasi yang diberikan oleh Web IPMSY. Adapun informasi yang akan ditampilkan adalah: 1. Informasi tentang IPMSY (Sejarah, Struktur Organisasi, visi, misi dan program kerja). 2. Informasi berupa berita terbaru dari IPMSY. 3. Informasi berupa agenda dan kegiatan rutin IPMSY. 4. Informasi tentang prestasi-prestasi IPMSY. 5. Informasi berupa galeri foto IPMSY. 6. Informasi tentang data mahasiswa Sumbawa.
d. Kebutuhan Pengguna Dilihat dari sisi pengguna, penguna web ini dapat dibagi menjadi: 1. Admin merupakan pengguna hak akses tertinggi pada sistem. Dapat melakukan manipulasi pada sistem baik database maupun dokumen web. 2. User Member merupakan pengguna yang memiliki hak akses khusus seperti melakukan pendataan atau mendaftarkan data pribadi sebagai bagian dari anggota IPMSY. 3. User Pengunjung merupakan pengguna publik tanpa mendaftar dan hanya memiliki hak akses informasi yang ditampilkan dan memberi komentar.
3.4
Analisis kelayakan sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisis masalah yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak pakai atau tidak. Dalam tahap ini tentunya
diperlukan pertimbangan yang sangat matang ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut.
3.5
Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum pada user atau pengguna tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Perancangan sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Pembahasan
4.1.1 Pembahasan Listing Program Pada bagian pembahasan listing program (script), akan dibahas pada bagian-bagian tertentu saja, yaitu listing program pada koneksi ke database, validasi login member administrator. Untuk koneksi antara aplikasi dan database, maka di buat file koneksi sebagai berikut : Untuk dapat mengakses sebuah database MySQL, dalam sebuah aplikasi berbasis web maupun WAP terlebih dahulu harus dikoneksikan. Proses koneksi dan login member terhadap database ini menggunakan php. Berikut adalah script untuk koneksi dan login ke database MySQL: Connect.PHP
Login Member.PHP
$login = mysql_query("SELECT * FROM member WHERE username='$username'"); $login_x = mysql_fetch_assoc($login); $login_username = $login_x['username']; $login_id_member = $login_x['id_member']; $login_password = $login_x['password']; if (($username==$login_username)&&($password==$login_password)&&$username!="") { //echo"Login Berhasil"; $_SESSION['id_member'] = $login_id_member; $_SESSION['username_member'] = $username; header('Location: index.php?ket=b'); } else { header('Location: index.php?ket=s'); } ?>
Dari script diatas kita bisa memperoleh keterangan sebagai berikut : “localhost”
: nama host server yang digunakan.
$username
: nama username pada database server MySQL.
$password
: kata sandi (password) user pada database server MySQL.
4.2
Pengujian Program
4.2.1
Black Box Testing Pengujian Black Box Testing ini dilakukan terhadap seluruh atau salah satu dari field
yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan kesalahan bisa dilakukan perbaikan. Berikut adalah pengujiannya: Tabel Pengujian Black box Field yang diuji
pengujian
Login member
Username dan password dikosongkan/disalahkan
Login admin
Username dan password dikosongkan /disalahkan
Daftar member
Data tidak terisi lengkap atau data dikosongkan
Hasil
4.2.2
White Box Testing Pengujian White Box Testing berbeda dengan pengujian Black Box Testing, kalau
Black Box Testing adalah pengujian semua logika dan fungsi, sedangkan White Box Testing adalah pengujian yang dilakukan terakhir sebelum sistem diimplementasikan. Berikut adalah pengujian pada halaman agenda:
Gambar Pengujian White Box Terjadi fatal error dikarenakan terjadi kesalahan script yang seharusnya: "; $agenda = mysql_query("SELECT * FROM agenda ORDER BY id_agenda DESC LIMIT ".$hal.",5"); while($agenda_x = mysql_fetch_assoc($agenda)){ $no = $no + 1; $agenda_id_agenda
= $agenda_x['id_agenda'];
$agenda_judul = $agenda_x['judul_agenda']; $agenda_isi
= substr($agenda_x['isi'],0,300)."...";
echo
href='index.php?p=baca_agenda&b=".$agenda_id_agenda."'
"
class='link_menu'>".$agenda_judul."
".$agenda_isi.""; }
echo ""; include('hal.php'); ?> Terjadi error karena telah dirubah menjadi script berikut: "; $agenda = mysql_query("SELECT * FROM agenda ORDER BY id_agenda DESC LIMIT ".$hal.",5"); while($agenda_x = mysql_fetch_asoc($agenda)){ $no = $no + 1; $agenda_id_agenda
= $agenda_x['id_agenda'];
$agenda_judul = $agenda_x['judul_agenda']; $agenda_isi
= substr($agenda_x['isi'],0,300)."...";
echo
href='index.php?p=baca_agenda&b=".$agenda_id_agenda."'
"
class='link_menu'>".$agenda_judul."
".$agenda_isi.""; } echo ""; include('hal.php'); ?>
5.
Kesimpulan Dari berbagai uraian dan pembahasan pada pengembangan situs Ikatan Pelajar
Mahasiswa Sumbawa Yogyakarta (IPMSY), Maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada sistem baru memberi kemudahan bagi petugas organisasi untuk mendata mahasiswa dan sebagai media informasi bagi mahasiswa Sumbawa yang berada di Yogyakarta.
2. Dengan adanya sistem baru memberikan fasilitas berupa komentar untuk membantu berinteraksi dengan pengurus maupun mahasiswa sesumbawa dan terdapat juga galeri foto-foto kegiatan mahasiswa sumbawa selama di Yogyakarta. 3. Aplikasi ini dapat diterapkan sesuai kebutuhan yang ada. Proses pendataan dapat dilakukan oleh petugas (admin) ataupun langsung dari mahasiswa sedangkan informasi dapat di akses oleh admin dan member untuk masyarakat umum kapanpun dan dimanapun.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif , 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Arief, M.Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto, H.M, 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Kusrini, M.Kom, 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Andi Offset, Yogyakarta.
M.Suyanto, 2005. Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.
Sismoro, Heri, 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Andi Offset, Yogyakarta.
