PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Omni Praevia Caesari Aryanto 09.11.3086
kepada SEKOLAH TINGGI MAJAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN OF GUEST DATA PROCESSING SYSTEM AT WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
Omni Praevia Caesari Aryanto Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Today, developments in information technology advances more rapidly. No wonder many companies are now starting to develop system administration using information technology, one of which is a company in the field of hospitality. Still manually processing data can slow down the performance of the employees and service for hotel guests. Data processing in a hotel or guest house would have to have good data processing system and organized, which will be useful for smooth data storage and can provide security to the data. With the data processing system to provide convenience for guests every hotel and guesthouse owners to provide maximum service for guests who stay. Wisma Ary's Hotel is one of the famous homestead among the tourists in the domestic and overseas. Its strategic location in the city center makes Wisma Ary's Hotel in demand by tourists. To provide satisfactory service for its guests, there needs to be some system improvements such as room rental booking system, system check-in, check-out systems and other systems. With therefore in this paper the author takes the title of Data Processing System Design Guest at Wisma Ary's Hotel Yogyakarta. Keywords: data processing, hotel, guesthouse
1. Pendahuluan Dalam era globalisasi sekarang perkembangan di bidang teknologi informasi semakin pesat. Tak heran kini semakin banyak perusahaan yang mulai mengembangkan sistem administrasinya dengan menggunakan teknologi informasi dan salah satunya adalah perusahaan di bidang perhotelan. Persaingan usaha di bidang pariwisata khususnya perhotelan semakin ketat sehingga membuat sebagian hotel menggunakan berbagai cara untuk menarik calon tamunya dengan salah satu caranya yaitu meningkatkan fasilitas bagi tamu. Pengolahan data tamu perhotelan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam bisnis perhotelan. Pengolahan data tamu hotel meliputi pengolahan data tamu, data kamar, data pemesanan, data check out serta sebagai penyimpanan data dan laporan pengolahan data. Dengan adanya sistem pengolahan data tamu dapat memberikan kemudahan dan keuntungan bagi para pemilik hotel untuk memberikan pelayanan yang maksimal bagi para tamu hotel. Wisma Ary’s Hotel merupakan salah satu hotel yang terkenal di kalangan para turis dalam negri maupun luar negri. Lokasinya yang strategis di pusat kota Yogyakarta membuat Wisma Ary’s Hotel banyak diminati oleh para turis. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para tamunya, perlu adanya pembenahan beberapa sistem antara lain sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-out dan pembuatan laporan data tamu. Dengan oleh karenanya dalam skripsi ini penulis mengambil judul Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta.
2. Landasan Teori 2.1
Pengertian Sistem Menurut Al Fatta, Hanif (2007:3), Terdapat beberapa definisi tentang sistem. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan definisi sistem secara umum : 1. Kumpulan dari bagian – bagian yang beerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi seta hubungan antar objek bias dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
2.1.1
Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
1
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). (Jogiyanto, 1990 : 4) 1. Komponen Sistem (components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2. Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem (interface) Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem (input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 6. Keluaran Sistem (output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (objective) atau Tujuan Sistem (goal) Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective).
2.1.2
Klasifikasi Sistem Menurut HM, Jogiyanto (1990:6-7), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik. b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
2
c.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat dipresiksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2
Pengertian Informasi Menurut HM, Jogiyanto (1990:8), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1 Kualitas Informasi Menurut HM, Jogiyanto (1990:10), Kualitas dari suatu informasi (quality of information )tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). 2.2.2 Nilai Informasi Menurut HM, Jogiyanto (1990:11), Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya
lebih efektif dibanding dengan biaya
mendapatkannya.
2.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9), Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi Menurut
HM,
Jogiyanto
(1990:12-14),
John
Burch
dan
Gary
Grudnitski
mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block). Blok - blok tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
3
1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. 5. Blok Basis data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. 6. Blok Kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut HM, Jogiyanto (1990:14), Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
2.4.1 Elemen Sistem Informasi Manajemen Menurut Al Fatta, Hanif (2007:10), Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen sebagai berikut : 1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. 2. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Data base Data base yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedimikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Prosedur Prosedur yaitu tatacara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
4
5. Petugas pengoperasian Yaitu personel dari sistem informasi yang meliputi manajer, analis, programmer dan operator serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.
3. Analisis 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Dari masalah yang dihadapi pada Wisma Ary’s Hotel tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya dalam penelitian ini adalah pihak bagian front office ( resepsionis ). Maka penulis menggunakan metode analisis PIECES.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah dalam menganalisis kebutuhan sistem maka kebutuhan – kebutuhan sistem dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu : a. Kebutuhan Fungsional ( Functional Requirement ) Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. b. Kebutuhan Nonfungsional ( Nonfunctional Requirement ) Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem.
3.3 Analisis Biaya dan Manfaat Sebelum sistem pengolahan data tamu pada Wisma Ary’s Hotel dibuat maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Basidata SQL Server 2000 Database adalah kumpulan file – file atau table – table yang saling berelasi atau berhubungan antara satu dengan yang lain. Dalam pembuatan aplikasi, penulis sekaligus programer menggunakan database SQL Server 2000.
4.2 Pembuatan Interface Setelah tahap pembuatan database selesai, tahap selanjutnya adalah pembuatan interface aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 program aplikasi berfungsi sebagai interface antara user dengan data (database) ataupun hasil yang
5
diinginkann user (sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi) pada tahapan ini, sebuah software atau aplikasi dibuat berdasarkan analisis dan DFD yang telah dibuat.
4.3 Ujicoba Sistem Sebelum program diterapkan, program tersebut harus bebas dari kesalahan. Oleh karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi.
4.4 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem ditujukan untuk melihat bagaimana sistem baru itu berjalan sebelum benar-benar diterapkan. Jika masih terdapat kesalahan atau kekurangan maka sistem baru dapat di perbaiki lagi.
4.5 Manual Program Manual program adalah sebuah instruksi atau petunjuk tentang penggunaan suatu aplikasi. Disini manual program sangatlah penting karena sebagai petunjuk kepada pengguna baru untuk mengoperasikan aplikasi tersebut. Ada dua bagian manual program yang dijelaskan yaitu manual halaman antarmuka (interface) dan manual halaman keluaran (output).
Gambar 4.1 menu utama
Gamar 4.2 check out
6
Gambar 4.3 Laporan transaksi
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari berbagai penjelasan dan pembahasan yang telah diuraikan pada keseluruhan bab pada skripsi “Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta” maka dapat disimpulkan berbagai hal sebagai berikut: 1. Sistem pengolahan data tamu yang diusulkan dapat meningkatkan pelayanan tamu saat transaksi berlangsung, menghasilkan laporan yang lebih cepat dan lebih mudah digunakan, meningkatkan kualitas informasi dan meningkatkan keputusan yang dihasilkan. 2. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru pengolahan data menjadi lebih efektif dan efisien, karena dapat melakukan banyak pekerjaan sekaligus dan laporan yang dihasilkan lebih akurat. Sistem yang lama
masih
menggunakan
buku-buku
untuk
mencatat
transaksi
pemesanan dan membuat laporan sehingga kerusakan data lebih sering terjadi dibandingkan dengan sistem yang baru yang telah memakai sistem komputerisasi. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru memberikan penghematan waktu dalam proses pelayanan tamu di Wisma Ary’s Hotel, karena pada sistem lama pelayanan transaksi checkin dan checkout memakan waktu kurang lebih 10 menit, sedangkan sistem yang baru dapat melakukan proses pengolahan data dalam waktu lebih cepat.
7
5.2 Saran Penulis menyadari dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak kekurangan yang dapat diperbaiki maupun dilengkapi oleh pengembang selanjutnya. Maka penulis menyarankan kepada Wisma Ary’s Hotel agar dapat memperbaiki dan memperhatikan hal-hal seperti: 1.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam kegiatan pengolahan data, perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam sistem.
2.
Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan berkala, agar tidak terjadi kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang bisa merusak program.
3.
Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang lebih baik dan menarik.
8
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto HM. 1990. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. M.Kom. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Utami, Ema, 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu.
9
