PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENYEWAAN MOBIL SATRIO LANGIT TRANSPORT YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Dwi Nanda Restuari 10.12.5173
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM DESIGN OF CAR RENTAL SATRIO LANGIT TRANSPORT YOGYAKARTA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENYEWAAN MOBIL SATRIO LANGIT TRANSPORT YOGYAKARTA Dwi Nanda Restuari Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Currently very rapid technological developments. This strongly supports and is required to help the smooth performance and presentation of information in an institution or company . The application of information technology as a mean for data processing, data storage, and disseminate information quickly and accurately. The technologyisuseful for facilitatingandhelpingloadactivity ineveryday life. Computer-based information technology is one of technology that tends to be more easily and quickly accepted by society. The purpose of this data processing system development in order to produce good data processing according to the desired. The methodology used method of obsevation, interview and literature study, and using the software Microsoft SQL Server 2000 for the database and Microsoft Visual Basic 6.0 as its tool.. The contentsof thedata processing systemisto havea functionto processdata collectioncar rental. The conclusion of a new data processing system can simplify the admin incar rentalto collect dataso thattheworkcan be done quicklyandnot spenda lotof time . Keywords : Information, System Information, Data Processing
1.
Pendahuluan Penggunaan
sistem
komputer
sangat
dibutuhkan
agar
dapat
mengikuti
perkembangan teknologi yang ada pada saat ini, karena semakin majunya teknologi yang menuntut kecepatan dan ketepatan dalam mencari suatu informasi. Manusia hidup tidak lepas dari teknologi, oleh karena itu butuh sarana informasi untuk menunjang hal tersebut. Sebuah bisnispun dituntut untuk dapat beradaptasi dan bergerak cepat untuk mendukung kelancaran usahanya, hal ini telah memberikan dampak dalam usaha rental mobil dalam melayani pelanggan yang ingin meminjam ataupun mengembalikan mobil yang ingin dilayani dengan cepat dan profesional. Dalam melayani pelanggan yang ingin menyewa mobil, petugas Satrio Langit Transport sering mengalami kesulitan dalam pengolahan data dan transaksi kendaraan. Untuk mengatasi kendala dan permasalahan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengelola data kendaraan di rental Satrio Langit Transport. 2.
Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Secara etimologi sistem berasal dari kata Sistem yang berarti susunan atau cara. Secara garis besar terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Sistem secara prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem secara elemen adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu yaitu sebagai berikut: 1. Komponen Sistem (Component) 2. Batas Sistem ( Boundary ) 3. Subsistem 4. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) 5. Penghubung Sistem ( Interface ) 6. Masukan sistem ( Input ) 7. Keluaran Sistem (Output ) 8. Pengolahan Sistem ( Process ) 9. Sasaran Sistem ( Object )
1
2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari sebuah informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul – betul ada dan terjadi. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.4.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data yang mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi tertentu dengan laporan yang diperlukan. 2.4.2 Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung kelancaran suatu informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital dalam sistem informasi. Dan secara rinci komponen – komponen sistem informasi ini dapat dijelaskan antara lain : 1. Input
4. Teknologi
2. Proses
5. Basis Data
3. Output
6. Kendali
2.5 Konsep Dasar Penyewaan Mobil 2.5.1 Pengertian Penyewaan Penyewaan adalah pemindahan hak guna pakai suatu barang, benda atau jasa dari pihak pemilik barang atau benda kepada pihak penyewa dalam jangka waktu tertentu dengan pembayaran uang oleh pihak penyewa kepada pihak pemilik barang / benda sesuai perjanjian kedua belah pihak. 2.5.2 Sistem Informasi Penyewaan Sistem informasi penyewaan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penyewaan jasa / barang dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antara penyewa dan bersama – sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 2.6 Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1 Flowchart Flowchart merupakan bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
2
2.6.2 Data Flow Diagram ( DFD ) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa saja yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. 2.6.3 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan logic basis data relational yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan – aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Bentuk – bentuk normalisasi adlaah srbagai berikut : 1. Bentuk Normalisasi Pertama Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. 2. Bentuk Normalisasi Kedua Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat yaitu : a. Sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer. 3. Bentuk Normalisasi Ketiga Bentuk normal ketiga adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat yaitu : a. Relasi antar file sudah meruakan bentuk normal kedua b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer. 2.7 Teori Analisis 2.7.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analisys (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service ) 2.7.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem kedalam 2 jenis yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional, hal ini agar mempermudah menganalisis sistem. 2.7.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.
3
2.8 Metode Pengembangan Sistem Beberapa ahli membagi proses – proses pengembangan sistem ke dalam sejumlah urutan yang berbeda – beda. Tetapi semuannya akan mengacu pada proses – proses standar berikut : a. Analisis
c. Implementasi
b. Desain
d. Pemeliharaan
Pada perkembangannya, proses proses sstandar tadi dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Sytem Development Life Cycle(SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. 2.9 Software Yang Digunakan 2.9.1 Microsoft Visual Basic Visual Basic yang sering disingkat VB selain disebut juga sebagai bahasa pemrograman berorientasi objek, juga sering disebut sebagai sarana untuk menghasilkan program – program aplikasi berbasiskan Windows. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar. 2.9.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan pengoperasian membuat DBMS menjadi pilihan para database administrator. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum Satrio Langit Transport merupakan salah satu anak cabang perusahaan yang tergabung dalam CV.Global Zone Group. Satrio Langit Transport mempunyai pengalaman dalam pengadaan armada baik untuk kepentingan bisnis perusahaan, niaga maupun untuk kepentingan tours and travels. Dengan dukungan management yang profesional, mekanik yang handal dan pelayanan yang friendly, Satrio Langit Transport tetap menjadi terdepan dalam pelayanan penyewaan unit armada. Selain armada, Satrio Langit Transport juga menyediakan driver yang berpengalaman dalam bidangnya yang akan membawa anda kemana saja anda pergi dengan nyaman dan aman. Harga sewa armada Satrio Langit Transport cukup bersaing dan murah. Selain sewa harian, Satrio Langit Transport juga menyediakan jasa untuk paket mingguan dan bulanan.
4
3.2 Analisis Sistem Tujuan utama dari analisis sistem informasi ada beberapa hal, yaitu : 1. Menentukan kelemahan dari proses – proses bisnis pada sistem lama untuk bisa menentukan kebutuhan sistem yang baru. 2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut. 3.2.1 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada Satrio Langit Transport Yogyakarta, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut : 1. Proses pelayanan transaksi dan pendataan kendaraan serta pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang lama. 2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih tersimpan di dalam Microsoft Excel dan berupa tulisan di White Board. 3.2.2 Penyebab Masalah Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut : 1. Pencatatan data dan transaksi masih secara manual 2. Selain itu belum tersedianya program aplikasi yang dapat membantu untuk mengolah data dan transaksi serta laporan. 3.2.3 Analisis Kelemahan Sistem 1. Performance ( Kinerja ) Parameter
Hasil Analisis
Throughtput
Dalam pengembalian mobil pencatatannya masih secara manual, karyawan hanya bisa melakukan satu kegiatan pencatatan laporan kendaraan dalam satu waktu . Diharapkan dengan sistem yang baru pencatatan laporan kendaraan akan lebih cepat.
Responce time
Mengakibatkan membutuhkan waktu 10 sampai 20 menit dalam setiap
( Waktu Tanggap )
pencatatan laporan kendaraan.Diharapkaan dengan sistem, waktu yang dibutuhkan kurang dari 5 menit.
2. Information ( Informasi ) Parameter
Hasil Analisis
Akurat
Dalam melakukan pelaporan transaksi peminjaman mobil, pencatatan data dilakukan manual akibatnya data tidak lengkap, salah mencatat identitas, dan mungkin data hilang sehingga laporan transaksi menjadi tidak lengkap. Diharapkan semua proses transaksi bisa menghasilkan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu karena proses dilakukan oleh sistem komputer.
5
Tepat Waktu
Petugas masih kesulitan dalam mencari data kendaraan, yang mengakibatkan proses pencarian data membutuhkan waktu yang lama. Diharapkan pencarian data dapat dilakukan dengan cepat sesuai kebutuhan karena tersimpan di dalam database.
Relevan
Petugas sering tidak mengetahui kendaraan yang diminta tersedia atau tidak, sehingga informasi yang diberikan ke konsumen sering kali tidak sesuai dengan data yang ada. Diharapkan penyajian informasi dapat diberikan dengan cepat dan jelas sesuai kebutuhan karena informasi tersimpan di dalam database.
3. Economic ( Ekonomi ) Parameter
Hasil Analisis
Biaya
Pencatatan transaksi secara manual yang mengakibatkan pemborosan waktu dan alat – alat maka terjadi pembengkakan biaya. Seperti biaya alat – alat tulis yang berlebihan karena tingkat kesalahan dalam proses kerja. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru mengurangi pemborosan waktu dan biaya pengeluaran.
Manfaat
Informasi yang disampaikan tidak jelas dan tidak lengkap sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan, karena masih bersifat dokumen. Diharapkan dengan sistem, mengurangi biaya yang dikeluarkan sehingga tidak terjadi pemborosan.
4. Control ( Pengendalian ) Parameter
Hasil Analisis
Hak akses
Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang, karena tidak adanya pembatasan hak akses. Diharapkan dengan sistem baru, dengan adanya password, diharapkan hak akses tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.
Keamanan data
Tidak adanya proteksi terhadap data karena semua data disimpan dalam bentuk dokumen – dokumen yang mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan ataupun kehilangan data. Diharapkan dengan adanya sistem, bagian administrasi dapat lebih mudah dalam mengontrol data.
5. Efficiency ( Efisisensi ) Parameter
Hasil Analisis
Penghitungandata
Penggunaan kalkulator sebagai alat hitung dalam transaksi dirasa
6
transaksi
kurang efisien karena membutuhkan banyak waktu dan mungkin terjadi kesalahan dalam perhitungan. Diharapkan dengan adanya sistem informasi ini, maka penggunaan teknologi komputer dapat meningkkatkan keandalan dan efisisensi.
Pembuatan laporan
Dokumen – dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan laporan sangat banyak, sehingga membutuhkan sumber daya manusia yang berlebih. Diharapkan dengan adanya sistem informasi ini, maka penggunaan tekhnologi komputer dapat meningkatkan efisiensi dan keandalan.
6. Service ( Pelayanan ) Parameter
Hasil Analisis
Kualitas
Pelayanan yang dilakukan masih kurang maksimal karena lambat,
pelayanan
dikarenakan pendataan
pelanggan dengan pencatatan di buku,
pencarian data lama karena arsip tidak tersusun rapi, penyimpanan data terpisah – pisah. Diharapkan dengan sistem ini, pelayanan kepada pelanggan dapat lebih cepat karena data yang dicari dapat didapatkan. Waktu pelayanan
Jika melayani satu konsumen yang menyewa, waktu yang dibutuhkan cukup lama. Dengan adanya sistem, untuk melayani satu pelanggan diharapkan akan membutuhkan waktu kurang dari 5 menit.
3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional a. Pengguna dapat mencetakseluruh laporan yang ada pada sistem. b. Pengguna bisa melakukan transaksi penyewaan dan pengembalian c. Pengguna dapat melakukan pendataan petugas, penyewa, supir, tarif supir, mobil, dan detail mobil. 2. Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional a. Digunakan minimal pada sistem operasi Microsoft Windows XP. b. Spesifikasi komputer minimum Pentium IV. c. Kebutuhan memori minimal 256 - 512MB RAM. d. Printer unutk mencetak laporan 2. Kinerja a. Memudahkan dalam melakukan pengolahan data serta memudahkan dalam membuat laporan.
7
b. Waktu yang dibutuhkan untuk semua transaksi dan pengolahan data lebih cepat. 3. Keamanan ( Security ) a. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan kata sandi(Password ). b. Petugas dan admin mempunyai hak akses yang berbeda. 4. Informasi a. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi ( Password )yang dimasukkan salah. 3.2.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Analisis Kelayakan Tekhnik Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan sehingga tepat untuk diterapkan di Satrio Langit Transport. Dengan pelatihan orang akan dapat mengoperasikannya dengan baik dan lancer 2. Analisis Kelayakan Operasional Sistem ini dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi dengan melalui penelitian yang seksama dan hati – hati, 3. Analisis Kelayakan Hukum Sistem yang baru dapat dikatakan layak karena menggunakan software yang berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart Data Petugas
Data Penyewa
Data Supir
Data Mobil
Data Detail Mobil
Data Transaksi Penyewaan
Data Transaksi Pengembalia n
Data tarif supir
Input Data Petugas
Input Data Penyewa
Input Data Supir
Input Data Mobil
Input Data Detail Mobil
Input Data Transaksi Penyewaan
Input Data Transaksi Pengembali an
Input Data Tarif Supir
Pengolahan Data Petugas
Pengolahan Data Penyewa
Pengolahan Data Supir
Pengolahan Data Mobil
Pengolahan Data Transaksi Penyewaan
Pengolahan Data Transaksi Pengembalian
Pengolahan Data Tarif supir
Transaksi Penyewaa n
Transaksi Pengemb alian
Petugas
Penyewa
Pembuatan Laporan Petugas
Pembuatan Laporan Penyewa
Laporan Petugas
Laporan Penyewa
Supir
Pembuatan Laporan Supir
Laporan Supir
Mobil
Pengolahan Data Detail Mobil
Detail Mobil
Detail Transaksi
Pembuatan Laporan Mobil
Pembuatan Laporan Transaksi Penyewaan
Pembuatan Laporan Transaksi Pengembalian
Laporan Mobil
Laporan Penyewaan
Laporan Pengembalian
8
Tarif supir
Pembuatan Laporan tarif supir
Laporan tarif supir
3.3.2 Data Flow Diagram 1. DFD Level 0
2. DFD Level 1
Data petugas
Petugas
Manager
Data penyewa Data Supir Data mobil
3.0 Pengolahan data supir
1.0 Pengolahan data petugas
2.0 Pengolahan data penyewa
Petugas
Penyewa
Supir
10.0 Pembuatan Laporan petugas
11.0 Pembuatan Laporan penyewa
12.0 Pembuatan Laporan supir
Data transaksi penyewaan Data detail transaksi Data penyewa Data tarif supir Data detail mobil Data transaksi pengembalian
5.0 Pengolahan data detail mobil
6.0 Pengolahan data Transaksi Penyewaan
7.0 Pengolahan data Transaksi Pengembalian
8.0 Pengolahan data DetailTransaks i
9.0 Pengolahan data Tarif Supir
MObil
Detail Mobil
Transaksi Penyewaan
Transaksi Pengembalian
Detail Transaksi
Tarif supir
13.0 Pembuatan Laporan mobil
14.0 Pembuatan Laporan Detail mobil
15.0 Pembuatan Laporan Transaksi penyewaan
16.0 Pembuatan Laporan Transaksi pengembalian
4.0 Pengolahan data mobil
17.0 Pembuatan Laporan DetailTransaks i
Laporan mobil Laporan supir
Laporan detail mobil
Lap.transaksi sewa Lap. Detail transaksi Lap. Transaksi sewa Lap. Transaksi kembali Lap. Transaksi kembali Lap. Tarif ssupir
Laporan penyewa Laporan petugas
Manager Lap. Detail transaksi Petugas
9
18.0 Pembuatan Laporan Tarif Supir
3.3.3 Hubungan Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program Manual program digunakan untuk menjelaskan tentang penggunaan program supaya tidak terjadi kesalahan oleh user. 1. Tampilan Login
10
2. Tampilan Menu Utama Admin
3. Tampilan Menu Utama Karyawan
4. Tampilan Data Petugas
11
5. Tampilan Data Penyewa
6. Tampilan Data Supir
12
7. Tampilan Data Tarif Supir
8. Tampilan Form Mobil
13
9. Tampilan Form Detail Mobil
10. Tampilan Form Transaksi Penyewaan
14
11. Tampilan Form Transaksi Pengembalian
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan diterapkannya Sistem Informasi Pengolahan Data Penyewaan Mobil Satrio Langit Transport Yogyakarta, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Memudahkan pihak Satrio Langit Transport Yogyakarta dalam melakukan pengolaha data. 2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang – ulang atau dapat mengubah data dengan mudah. 5.2 Saran Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi Satrio Langit Transport Yogyakarta untuk membantu mengolah data penyewaan mobil. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang di dapat dibangku kuliah selama ini. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat aplikasi ini dirasa masih banyak kekurangan, untuk kedepannya apabila sistem ini akan dikembangkan diharapkan menambah fungsi tambahan.
15
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modem. Yogyakarta: Andi
Davis, B, Gordon.1995. Dasar Sistem Informasi Manajemen (Bagian 1).Jakarta : PT Pustaka Binaman Ressindo
Davis,
B,
Gordon.1993.
Kerangka
Dasar
Sistem
Informasi
Manajemen
suatu
Pengantar.Jakarta: Pustaka Binaman Ressindo
Kristanto, Andri.2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.Yogyakarta : Gava Media
Kusrini, M.Kom.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : Andi
Kusrini M.Kom dan Koniyo Andri. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem Informasi Akuntansi dengan visual basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi
Rudyanto, M, Arief. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi.
Utami Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta : Andi
16
