PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA MTsN NGEMPLAK YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Oktar Dwi Sumarno
10.02.7675
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
PENGESAHAN
2
ANALIZE AND DESAIGN DATA EMPLOYEES INFORMATION SYSTEM ON MTs NEGERI NGEMPLAK YOGYAKARTA
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA MTs NEGERI NGEMPLAK YOGYAKARTA Oktar Dwi Sumarno Ahmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
A school is successful if the school can educate its students to be students who excel. And the success of a school would be achieved if the balance between the activities in the school management, including human resources. The role of computers is inevitable especially in a state where its existence is very urgent to be fulfilled, as well as limitations and realize the human ability to handle the information manually will face a difficulty. Of the system that has created the computerized data processing personnel on "MTsN Ngemplak" Yogyakarta is expected to assist schools in addressing the existing data processing employees, as long as the employee data processing is done the old fashioned way is manual. The program is made by using the program Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. As for the benefits to be derived, among others: a computerized system that can optimally improve work efficiency, in carrying out the processing of the data has been compiled into procedures for data processing logic is hard-wired to be seen to understand DFDnya, structured programs in related menus so that the look and results process can be easily understood. Keyword
: Data Employees Information System, Visual Basic 6.0,Sql Server 2000
ii 3
1
Pendahuluan Peranan komputer tidak dapat dielakkan lagi terlebih pada suatu keadaan dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhi, disadari pula karena keterbatasan dan kemampuan manusia dalam menangani informasi secara manual akan menghadapi suatu kesulitan. Banyak aspek atau ilmu pengetahuan yang harus dikuasai oleh seseorang bila ingin terjun berkarya dibidang pembuatan sistem informasi berbasis komputer. Selain bahasa pemrograman sendiri, juga dituntut untuk menguasai berbagai pengetahuan lain yang mendukung antara lain analisa dan perancangan sistem yang berisikan tentang konsep dan cara menganalisa, merancang sistem informasi dengan teknik dan alat-alat yang digunakan. Seiring dengan perkembangan teknologi, maka berkembang pula usahausaha manusia untuk meningkatkan kualitas kerja disegala bidang yang meliputi kegiatan individu, organisasi maupun badan usaha. Adapun tujuan sekolah pada umumnya adalah menjamin kelancaran dan kelangsungan hidup dari karyawan tersebut. Kegiatan-kegiatan karyawan yang tidak terencana dan tidak terkendali cenderung membuahkan pemborosan, yang pada akhirnya dapat merusak mutu pendidikan tersebut. Begitu pula yang diharapkan Sekolah “MTsN Ngemplak (Madrasyah Tsanawiyah Negri Ngemplak”, maka MTsN harus mempunyai beberapa kebijakan dalam mencapai mutu pendidikan yang baik. Untuk dapat berkembang. Sekolah “MTsN Ngemplak“ selain melakukan strategi penerimaan yang baik, juga perlu melakukan pembenahan administrasi seperti pengolahan data pegawai yang berbasis komputer. Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Data Pegawai Pada MTsN Ngemplak Yogyakarta”
2
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden). Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness) dan relevan (relevance). Siklus informasi adalah data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan
1
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali, kemudian data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan akan membentuk siklus (John Burch). Proses (Model)
Input (Data)
Output (Informasi)
Dasar Data
Penerima
Data (ditangkap)
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Gambar 2.1. Siklus Sistem informasi. 2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan Roscoc Davis dalam
buku Teguh Wahyono, 2004 adalah sebagai berikut : “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 2.3
Flowchart Sistem Flowchart adalah bagan yang menunjukkan aliran atau arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem yang yang digunakan untuk proses pengolahan data serta hubungan antar peralatan tersebut. Bagan ini menjelaskan urutanurutan dari prosedur yang ada didalam sistem. Berikut ini merupakan flowchart yang diusulkan : Keterangan simbol flowchart : : Input melalui keyboard : Proses terkomputerisasi : Media penyimpanan data di komputer
2
: Dokumen (dalam bentuk kertas) : Arah proses Gambar. Bagan Flowchart Sistem 2.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah merupakan gambaran sistem logika, gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Dan sistem flowchart diatas maka dapat dibuat Data Flow Diagram (DFD) yang menunjukkan arus pengelolaan data serta keseluruhan. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :
: Entity : Proses : Media penyimpanan : Aliran data Gambar. Simbol-simbol Data Flow Diagram 2.5 Softwere yang digunakan 2.5.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Dari sekian banyak bahasa pemrograman yang ada saat ini, visual basic merupakan salah satu yang termudah untuk dipelajari dan handal. Visual basic adalah basaha pemrograman even – driven yang berasal dari BASIC. Even-driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol klik, atau menu pilihan. Ketika even terditeksi, even yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Untuk menjalankan Visual Basic sangat mudah : a.
Dari menu Start, pilih Program selanjutnya pilih Microsoft Visual Basic 6.0.
b.
Ketika pertama kali kita jalankan maka akan muncul kotak dialog yang memiliki 3 tabulasi, yaitu :
3
1) New, digunakan untuk membuat project baru. 2) Existing, untuk membuka project yang pernah kita buat. 3) Recent, untuk membuka project yang pernah kita buka.
Gambar 2.3. Form New Project. Pilih Standard EXE untuk membuat project. Berikut adalah tampilan hasil dari pilihan tersebut :
Menu Bar
Toolbar
Project Explorer Toolbox Windows Properties
From layout Form Gambar 2.4. Interface Visual Basic 6.0. 2.6 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 ialah perangkat lunak Relational Database Management System (RDBMS) yang handal. Dirancang untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti (inventori, akuntansi atau manufaktur) dengan arsitektur client/server.
4
SQL Query Analyzer SQL Query Analyzer adalah tool yang paling penting untuk belajar SQL. Fungsi Query Analyzer ialah memasukkan perintah query untuk melihat data. Secara default, kita tidak perlu memasukkan password, oleh karena itu cukup menekan tombol OK.
Gambar 2.5. Jendela Query Analyzer Memulai SQL Server Untuk memulai SQL Server service dengan menggunakan prosedur sebagai berikut : 1. Klik Start, klik Program, Klik Microsoft SQL Server, lalu klik Service Manager. Pada layar komputer anda muncul Kotak Dialog SQl Server Manager. SQL Manager Digunakan untuk mengatur service yang ada di SQL Server, apakah akan dijalankan atau dimatikan. Sebuah service juga dapat disetup agar berjalan otomatis sebagai Windows service, atau dijalankan secara manual.
Gambar 2.6. Kotak Dialog SQL Service Manager.
5
3. Gambaran umum 3.1 Deskripsi MTS Negri Ngemplak 3.1.1 Sejarah Berdirinya Sekolah ini berdiri pada tahun 1966 yang dipelopori oleh organisasi masyarakat Ma’arif (Nahdatul Ulama), dengan tokoh diantaranya adalah bapak H Ahyari dan Bapak H. Sugidi Cokro S, kedua tokoh ini berasal dari Sleman Yogyakarta. Sesuai dengan nama organisasi masyarakat yang mendirikan, maka pada saat it diberi nama SMP Ma’arif. Pada tahun 1968 sekolah ini dinegrikan dengan syarat diberi nama MTS Negri Ngemplak. Seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan sekolah ini semakin meningkat, akhirnya sekolah ini diresmikan tanggal 3 januari 1998 oleh kepala kantor wilayah Departemen Agama Provinsi DIY H.Muhda Hadisaputro, S.H MTs Negri Ngemplak telah mengalami perkembangan dari tahun ketahun, seiring dengan perkembangan yang tentunya dilalui oleh pelaku sejarah yang berbeda-beda. Adapun kepala madrasah sejak awal berdirinya MTs Negeri Ngemplak sampai sekarang adalah 1. Hadawi
(1966-1972)
2. Drs. Marno
(1972-1984)
3. Drs. Fadhil Yusuf
(1984-1990)
4. Drs. H. Munawwir
(1990-1993)
5. Drs. Sumiran
(1993-1997)
6. Drs. Achjadi
(1997-2000)
7. Drs. H. Syamsuri
(2000-2004)
8. Drs. Mawardi
(2004-2010)
9. Drs. Djumadi
(2010-2013)
10. Drs. Qumarrudin
(2013-sekarang)
3.1.2
Lokasi Madrasah Tsanawiyah Negri Ngemplak (MTsN Ngemplak) ini berlokasi di
Pokoh wedomartani Ngemplak sleman Yogyakarta, lokasi MTsN Ngemplak sangat Strategis lokasinya yang mudah dijangkau siswa dalam satu daerah maupun luar daerah. MTsN Ngemplak memiliki luas tanah sebanyak 5.794 m2 yang terdiri dari 1. Luas tanah untuk bangunan 1.819m2 2. Luas pekarangan sekolah 1.875m2 3. Luas kebun sekolah 300m2 4. Dan luas lapangan olah raga 800m2
6
3.1.3
Visi dan Misi Dalam hal peningkatan kualitas pendidikan maka MTs N Ngemplak memiliki
visi dan misi dalam pencapaiannya yang meliputi VISI Terdepan dalam berprestasi tekun beribadah dan berakhlakul karimah. MISI a. Terselenggaranya pembelajaran secara intensif. b. Terselenggaranya bimbingan ibadah menjadi kebiasaan amaliyah. c. Terciptanya kondisi santun dan islami. 3.1.4Maksud dan Tujuan MTsN Ngemplak Berdirinya suatu instansi pendidikan pasti mempunyai maksud dan tujuan yang mendasar. Adapun maksud dan tujuan didirikannya MTs Negeri Ngemplak ini adalah: 1. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat disekitar sekolah agar putra dan putrinya tidak buta huruf 2. Mensukseskan program wajib belajar 9 tahun 3. Menyiapkan generasi-generasi muda penerus bangsa 4. Memberantas kebodohan di Indonesia 3.1.5 Struktur Organisasi KEPALA MADRASAH
KOMITE MADRASAH TATA USAHA
WAKA MADRASAH URUSAN SARANA PRASARANA
WAKA MADRASAH
URUSAN KURIKULUM
URUSAN PEMBINAAN KESISWAAN
DEWAN GURU
SISWA
Gambar 3.1 Struktur organisasi
7
URUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT
4
Pembahasan 4.1.1
Flowchart system yang diusulkan
Dalam Flowchart yang kami bangun terdapat beberapa proses penginputan data antara lain : a. Input data pengawai b. Input data keluarga c. Input data pendidikan d. Input data izi e. Input data cuti f. Input data resign Data Pegawai
Input Data Pegawai
Olah Data Pegawai
Data Keluarga
Input Data Keluarga
Data R.Pendidika n
Data Ijin
Data Cuti
Data Resign
Input Data R.Pendidikan
Input Data Ijin
Input Data Cuti
Input Data Resign
Olah Data R.Pendidikan
Olah Data Ijin
Olah Data Cuti
Olah Data Resign
Cuti
Resign
Olah Data Keluarga
Pegawai
Keluarga
R.Pendidikan
Ijin
Lap. Data Pegawai
Lap. Data Ijin
Gambar 4.1 Flochart Sistem Laporan
8
Lap. Data Cuti
Lap. Data Resign
4.1.2 Data Flow Diagram 1. Diagram Level 0 (Konteks Level Diagram)
0 Admin
1
Sistem Data Pegawai
2
Kepala Sekolah
Pegawai
Gambar 4.2 DFD Level 0 Keterangan : 1. Data pegawai, data keluarga, data riwayat pendidikan, data ijin karyawan, data cuti karyawan, data resign karyawan. 2. Laporan data pegawai, laporan ijin karyawan, laporan cuti karyawan, laporan resign karyawan 3. Pegawai Masuk
9
4.1.3 Diagram Level 1
1 Data Pegawai
2
D1
datapegawai
6
D2
keluarga
9
D3
riwayatpendidikan
3
Lap. Pegawai
5 8
2 Data Keluarga
22
1 11 3 Riwayat Pendidikan 4 15 7 19
Admin
10
Kepala Sekolah 4 Ijin
12
D4
5 Cuti
16
D5
ijin
13
Lap. Ijin
23
14 cuti
17
Lap. Cuti
24
18
25
6 Resign
20
D6
resign
21
Lap. Resign
Gambar 4.3 DFD Level 1 Keterangan : 1. Input data pegawai 2. Simpan data pegawai 3. Pembuatan laporan data pegawai 4. Input data keluarga 5. Pengambilan data pegawai 6. Simpan data keluarga 7. Input data riwayat pendidikan 8. Pengambilan data pegawai 9. Simpan data riwayat pendidikan
10
10. Input data ijin 11. Pengambilan data pegawai 12. Simpan data ijin 13. Pembuatan laporan ijin 14. Input data cuti 15. Pengambilan data pegawai 16. Simpan data cuti 17. Pembuatan laporan cuti 18. Input data resign 19. Pengambilan data pegawai 20. Simpan data resign 21. Pembuatan laporan resign 22. Laporan Pegawai diserahkan kepada Kepala Sekolah 23. Laporan Ijin diserahkan kepada Kepala Sekolah 24. Laporan Cuti diserahkan kepada Kepala Sekolah 25. Laporan Resign diserahkan kepada Kepala Sekolah Rancangan system Halaman Login
Gambar 4.21 Tampilan form login
11
4.5.1
Halaman Utama
Gambar 4.23 Tampilan halaman utama 4.5
Form Input Pegawai
Gambar 4.24 Tampilan form input data pegawai From input data Keluarga
Gambar 4.29 Tampilan form input data keluarga
12
From input Data Pendidikan
Gambar 4.31 Tampilan form input data riwayat pendidikan From Input Data Izin
Gam bar 4.32 Tampilan form input data Ijin From Input Data cuti
Gambar 4.33 Tampilan form input cuti karyawan
13
From Input Resign karyawan
Gambar 4.34 Tampilan form input resign karyawan Rancangan out put system Laporan data karyawan berdasarkan semua karyawan
Gambar 4.38 Tampilan laporan data karyawan berdasarkan semua karyawan
14
Laporan data karyawan berdasarkan tanggal lahir karyawan
Gambar 4.40 Tampilan laporan data karyawan berdasarkan tanggal lahir Laporan data izin
Gambar 4.42 Tampilan laporan ijin
15
5 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi data pegawai pada MTs Negeri Ngemplak maka dapat diambil kesimpulan, 1. Cara mudah untuk mendapatkan informasi pengolahan data pengawai dengan cepat, tepat dan akurat adalah dengan merancang dan membuat program baru yang sesuai dengan kebutuhan data Pegawai MTs Negeri Ngemplak. 2. Bagai mana membuat system pengolahan data pegawai yang power full dan userfriendly
dengan
cara
menggunakan
kemajuan
teknologi
dan
perkembangan IT di zaman yg canggih ini kita sangat dimudahkan untuk merancang dan membuat program yg berbasis IT, program yang dibutuhkan untuk membuat program pengolahan data adalah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 3. Bagai mana cara mengolah data pegawai untuk memberikan informasi yang diperlukan dan bagai mana system itu diterapkan, cara mengolah data pegawai cukup mudah dengan menginputkan data-data yang telah disediakan jadi user dengan mudah mengoprasikan program tersebut, cara menerapkan system tersebut dengan mengadakan pelatihan pada user agar bisa dan terbiasa mengoprasikan program tersebut. Adapun kelebihan dan kekurangan program yang penulis buat untuk mengolah Data Pegawai MTs Negeri Ngemplak antara lain: 1. Kelebihan a. Aplikasi ini sudah berbasis visual sehingga dapat lebih mudah dimengerti oleh pengguna dan dapat menampilkan foto pegawai. b. Aplikasi ini dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data. c. Aplikasi ini dapat mencetak laporan yang berhubungan dengan pegawai, ijin, cuti dan resign. d. Keamanan sistem dan data lebih terjamin dikarenakan telah memanfaatkan Password yang hanya diketahui oleh yang berwenang dalam memanipulasi data. e. Informasi yang dihasilkan lebih lengkap dan akurat karena data yang dapat dimasukkan hanya data yang sesuai saja. 2. Kekurangan a. Aplikasi ini belum tersedia fasilitas convert database ke database lainnya seperti Ms Excel, SQL dan sebagainya. b. Aplikasi ini tidak mendukung sistem client-server
16
Daftar Pustaka Hadi, Rahadian. 2001. Pemrograman Windows API dengan Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Inge Martina. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Jakarta : PT Elex Media Komputindo Jogianto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andy offset. Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Ladjamudin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu
17
