PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BENGKEL POSMO JAYA MOBIL
Naskah Publikasi
disusun oleh
Indra Setiawan 06.12.1485
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Designing and Making of Information System In Accounting Bengkel Posmo Jaya Mobil
Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil
Indra Setiawan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Currently, the development of technology is very advanced, so the technology is no longer a luxury but has become a staple item that must exist. Growing a business requires accuracy in providing an accurate, precise, and fast which can help a business to be able to make decisions and solve a problem. Bengkel Posmo Jaya Mobil is a service enterprise engaged in automotive services, namely repair and car maintenance. All records of transactions conducted by posmo Jaya Bengkel Mobil had been still using the manual method, which requires high accuracy in recording that allows for errors in recording and time consuming. So the accuracy of the data on the final result to be achieved is not perfect. Therefore, for the time of recording to be faster and accuracy of transaction data can be achieved there needs an accounting system or application that can help job. Accounting Information System covers all forms of transactions ranging from purchasing, sales, cost of goods sold, and other transactions. This system also can generate consolidated financial and managerial reports quickly and accurately.
Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase
ii
1. Pendahuluan
Komputer merupakan alat pengolah data yang baik dengan akses ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. Oleh karena itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Terlebih dalam menunjang kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang, yang kemudian menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik. Sistem
komputerisasi
akuntansi
merupakan
suatu
dampak
perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual kini digantikan oleh komputer. Sistem akuntansi mencatat semua kegiatan keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti transaksi. Bukti-bukti bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan, dan bukti-bukti transaksi lainnya. Bukti transaksi ini menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya. BENGKEL POSMO JAYA MOBIL adalah sebuah bidang usaha yang bergerak dibidang otomotif khususnya memberikan layanan jasa pelayanan service mobil. Pencatatan keuangan yang dijalankan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL masih bersifat manual. Sehingga dalam pengolahan data keuangan dan pembuatan laporan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL masih kurang efektif. Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian pada
BENGKEL
POSMO
JAYA
MOBIL,
dengan
mengambil
judul
“Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil”. Aplikasi dirancang dan dibangun dengan menggunakan
bahasa
pemrograman
Microsoft
menggunakan database Microsoft Office Excel 2003.
1
Visual
Basic
6.0
dan
2. Dasar Teori A. Sejarah Perkembangan Akuntansi Tujuan
utama
didirikannya
perusahaan
adalah
untuk
mencari
keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang diperoleh, perusahaan bisa dikembangkan dan dipertahankan kelangsungan hidupnya. Berapa besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan jika tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi. Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke waktu, keuntungan ataupun kerugian bisa dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan,
baik
perusahaan
kecil
maupun
perusahaan
besar,
baik
perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba.
B. Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan
keuangan
sehingga
menggunakannya dengan
dapat
mudah
digunakan
oleh
dimengerti untuk
orang
yang
pengambilan
suatu
keputusan serta tujuan lainnya.
C. Transaksi Dalam Akuntansi Transaksi adalah situasi atau kejadian yang
melibatkan unsur
lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. 2
D. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Sistem
Informasi
pengkoordinasian sumber
Akuntansi
(SIA)
daya (data,
merupakan
materials,
suatu
kerangka
equipment,
suppliers,
personal, and fund) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
E. PERANGKAT LUNAK E.1. Microsoft Visual Basic 6.0 Pada dasarnya Visual Basic merupakan bahasa pemrograman. Microsoft Visual Basic adalah aplikasi pemrograman yang bekerja pada lingkungan Microsoft Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis Microsoft Windows. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows. Dalam Visual Basic, pembuatan program aplikasi harus dikerjakan dalam sebuah project. Sebuah Project dapat terdiri dari File Project (.vbp), File Form (.frm), File data binary (.frx), Modul Class (.cls), Modul Standar (.bas), dan File resource tunggal (.res). Bahasa yang digunakan adalah bahasa BASIC, yang sangat populer pada era sistem operasi DOS.
3
E.2. Microsoft Access 2003 Microsoft Access adalah sistem pengolahan database access yang dapat bekerja dalam berbagai macam sistem operasi. Access memungkinkan kita untuk dapat mengumpulkan, menyimpan dan, mengatur informasi seperti halnya membuat laporan yang mengarah pada kesimpulan akhir (output). Beberapa contoh yang dapat dilakukan access antara lain, yaitu: •
Menginputkan data langsung ke database atau mengirimnya dari program lain
•
Menurun, mengindex atau mengatur data dengan cara yang diinginkan
•
Secara cepat membuat laporan, menggunakan semua atau sebagian dari data yang dimiliki
•
Menjalankan query yang mengestrak sebagian database dengan sistem tertentu
3. Analisis dan Perancangan Sistem A. Analisis Sistem A. 1. Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada Bengkel Posmo Jaya Mobil adalah sebagai berikut: a. Pencarian data masih belum efisien karena masih menggunakan catatan
manual
sehingga
penyimpanannya
tidak
rapi
dan
menyebabkan data hilang b. Data
hasil
penjualan
belum
dapat
dapat
terprogram
penuh
dikarenakan masih menggunakan sistem manual c. Laporan keuangan perbulan masih kurang tersedia sehingga menyebabkan perusahaan terlambat mengambil keputusan
4
A.2. Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance Analysis) Sistem Lama •
Sistem Baru
Response time dalam mencatat suatu
data
keuangan
•
Dengan adanya sistem baru
dinilai
diharapkan dapat mempercepat
masih memakan waktu yang
proses
pembuatan
laporan
lama, yaitu sekitar 3 jam karena
keuangan, yaitu kurang dari 10
adanya keterbatasan tenaga dan
menit
masih dilakukan secara manual
2. Analisis Informasi (Information Analysis) Sistem Lama •
Informasi
yang
Sistem Baru oleh •
didapat
Diharapkan
semua
pimpinan masih belum akurat
pencatatan
informasi
karena
dilakukan dengan cepat, tepat,
pengerjaannya
manual
dan
sehingga
kemungkinan
dapat
terjadi
masih
menggunakan
dan
besar
akurat
perhitungan
kesalahan
proses bisa
karena dan
proses
pencatatan
sudah dilakukan komputer
penghitungan dan pencatatan •
Dalam
menghasilkan
sebuah
informasi masih membutuhkan waktu
yang
lama
sehingga
informasi yang dibutuhkan sering terlambat
3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Sistem Lama •
Sistem Baru
Dalam mencatat sebuah laporan •
Diharapkan
keuangan dibutuhkan biaya yang
sistem
cukup besar untuk pembelian
dipangkas atau dikurangi karena
alat-alat tulis
tidak membutuhkan alat-alat tulis
baru
dengan biaya
dalam penulisan laporan
5
adanya dapat
4. Analisis Pengendalian (Control Analysis) Sistem Lama •
Tidak
ada
dan •
Diharapkan
data
password hak akses tergantung
pengaturan
perlindungan
•
Sistem Baru
terhadap
dengan
sehingga kehilangan data sering
pada
terjadi
sistem tidak akan dapat diakses
Tidak
adanya
dalam
mengontrol
dan
user
sehingga
oleh sembarang orang
kemampuan kesalahan •
mengoreksi
status
adanya
Dalam
informasi
mengontrol
serta
mengoreksi kesalahan informasi akan lebih mudah ditangani
karena terlalu banyuak data dan data-data itu tidak teratur
5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Sistem Lama •
Sistem Baru
Kalkulator
alat
hitung
sehingga
menjadikan
utama •
Dengan adanya sistem informasi
waktu
yang baru diharapkan efisiensi
peghitungan menjadi lama
kerja dapat ditingkatkan
6. Analisis Pelayanan (Service Analysis) Sistem Lama •
Pelayanan secara
•
masih
Sistem Baru dilakukan •
Dengan
sehingga
diharapkan
manual
sistem
yang
pelayanan
baru dapat
membutuhkan waktu yang lama
dilakukan dengan lebih cepat
Kesalahan penghitungan masih
dan
sering
penghitungan
terjadi
penghitungan
karena
karena masih
dilakukan secara manual
6
tidak
terjadi
kesalahan
A.3. Analisis Biaya dan Manfaat 1. Komponen-komponen Biaya Dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu: a. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi Biaya pengadaan adalah semua biaya yang berhubungan dengan pengadaan perangakat keras (hardware). Sedangakan biaya persiapan operasi adalah semua biaya untuk membuat sistem siap dioperasikan, termasuk biaya pembelian perangkat lunak (software). b. Biaya Proyek Biaya
proyek
(project-related
cost)
berhubungan
dengan
penerapan biaya untuk mengembangkan sistem, termasuk penerapannya, yang termasuk biaya proyek adalah biaya analisis sistem dan pemrogram. c. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan Biaya
operasi
adalah
biaya
yang
dikeluarkan
untuk
mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.
2. Komponen-komponen Manfaat Manfaat-manfaat yang dari sebuah sistem dapat dibagi menjadi 2, yaitu keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak berwujud
(intangible
benefits).
Keuntungan
berwujud
merupakan
penghematan biaya suatu perusahaan maupun keuntungan yang dapat dihitung secara kuantitatif dan bernilai satuan uang.
7
B. PERANCANGAN SISTEM B.1. Rancangan Model Bentuk Physical System yang diusulkan Sistem bagan alir (Flowchart System) merupakan alat yang tepat untuk digunakan dalam menggambarkan Physical System. Berikut ini adalah flowchart sistem dari desain yang diusulkan:
Data Kode Akun
Data Supplier
Data Retur beli
Data Pembelian
Input Data Kode Akun
Input Data Supplier
Input Data Retur beli
Input Data Pembelian
Pengolahan Data Kode Akun
Pengolahan Data Supplier
Pengolahan Data Retur beli
Pengolahan Data Pembelian
Kode Akun
Supplier
Retur beli
Pembelian
Pengolahan Laporan Supplier
Pengolahan Laporan Retur beli
Pengolahan Laporan Pembelian
A
C
B
Laporan Supplier
Laporan Retur beli
8
Laporan Pembelian
A
Data Jurnal
Data Barang
Data Customer
Data Penjualan
Data Retur jual
Input Data Jurnal
Input Data Barang
Input Data Customer
Input Data Penjualan
Input Data Retur jual
Pengolahan Data Jurnal
Pengolahan Data Barang
Pengolahan Data Customer
Pengolahan Data Penjualan
Pengolahan Data Retur jual
Jurnal
Barang
Customer
Penjualan
Retur jual
Pengolahan Jurnal Transaksi
Pengolahan Laporan Barang
Pengolahan Laporan Customer
Pengolahan Laporan Penjualan
Pengolahan Laporan Retur jual
C B
Laporan Keuangan
Laporan Barang
Laporan Customer
9
Laporan Penjualan
Laporan Retur jual
B.2. Rancangan Model Bentuk Logical Model yang diusulkan Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram/DFD). Berikut ini merupakan data flow diagram yang diusulkan:
Data Kode Akun Data Pemasok Data Barang Data Pelanggan
Kasir
Data Kode Akun Data Pembelian Data Penjualan Data Retur Jual Data Retur Beli Data Hutang Data Piutang Data Supplier Data Barang Data Customer
0
Sistem Informasi Akuntansi Bengkel Posmo Jaya Mobil
Data Pembelian Data Penjualan Laporan Jurnal Laporan Buku Besar Laporan Supplier Laporan Customer Laporan Barang Laporan Pembelian Laporan Hutang Dagang Laporan Retur Pembelian Laporan Penjualan Laporan Piutang Dagang Laporan Retur Penjualan Laporan Neraca Laporan Neraca Saldo Laporan Rugi/Laba Laporan Perubahan Modal Laporan Pelunasan Hutang Laporan Pelunasan Piutang
Pemilik Bengkel
10
Admin
Data Kode Akun Data Pembelian Data Penjualan Data Retur Jual Data Retur Beli Data Hutang Data Piutang Data Supplier Data Barang Data Customer
B.3. Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan A. Pengertian Implementasi Implementasi
sistem
(System
Implementation)
merupakan
tahap
meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Program harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan, kesalahan program yang mungkin terjadi misalnya kesalahan penulisan bahasa, kesalahan waktu proses, dan kesalahan logika. Setelah program bebas dari kesalahan, program diuji dengan memasukkan data yang akan diolah. Tahap implementasi bertujuan untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Tahapan dalam implementasi ada 3 langkah, yaitu: 1. Menetapkan rencana implementasi 2. Melaksanakan kegiatan implementasi 3. Implementasi program
11
B. MANUAL PROGRAM Untuk masuk ke dalam sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan manual program sebagai berikut: 1. Form Login
2. Form Menu Utama
3. Form Data Pemasok
12
4. Form Data Pelanggan
5. Form Data Barang
6. Form Transaksi Pembelian
13
7. Form Transaksi Penjualan
8. Form Retur Pembelian
14
9. Form Retur Penjualan
10. Form Pembayaran Hutang
11. Form Pelunasan Piutang Dagang
15
12. Form Kode Akun
13. Form Jurnal Umum
14. Form Ubah Password
16
5. Penutup A. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis, perencanaan, dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut: 1. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel Posmo
Jaya
Mobil,
maka
dapat
menghemat
waktu
dalam
memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan dengan menghasilkan data yang lebih maksimal. 2. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada Bengkel Posmo Jaya Mobil dengan lebih cepat dan akurat serta dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. 3. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan anatara lain: •
Memudahkan dalam penghitungan
manual tanpa harus
kesulitan dalam penghitungan manual. •
Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen, karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa mengetahui
nama
user
dan
password,
sehingga
data
perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya. •
Sistem
yang
baru
dibuat
sesederhana
mungkin
untuk
memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya. 4. Sedangkan kekurangan dari sistem baru yang diusulkan antara lain: •
Sistem ini belum mendukung client-server
•
Tidak adanya laporan tutup buku tahunan maka masih digunakan dengan sistem manual untuk proses tutup buku.
17
DAFTAR PUSTAKA
Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000 Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981). Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta, Andi Offset, 1995 Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003 Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta, Ekonisia 2006
