ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL NUSANTARA SAKTI
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
Winda Lukita Sari
08.02.7244
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL NUSANTARA SAKTI
ANALYSIS AND DESIGN COMPUTER BASED FINANCIAL INFORMATION SYSTEM IN NUSANTARA SAKTI MACHINE SHOP Winda Lukita Sari Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Along with the rapid technological developments, can not be denied that today has many government agencies and private, individual companies and groups large or small, utilizing computers as a tool in the work. That's because computers have advantages such as speed, accuracy, and efficiency in data processing as compared to manual systems. Nusantara Sakti machine shop is a company that is engaged in servicing and sales of motor vehicle equipment. In the financial data processing still using manual system that takes a longer time. Therefore, it is necessary to computer-based financial information systems that can facilitate the processing of financial data and speed up the process of presenting financial statements so as to improve services for the needy.
Keywords : system, information, financial information system, computer
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa saat ini telah banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta, perusahaan-perusahaan perorangan maupun kelompok yang berskala besar ataupun kecil yang sudah memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam pekerjaan. Hal itu dikarenakan komputer memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, dan keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Bengkel Nusantara Sakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa servis dan penjualan perlengkapan kendaraan bermotor. Perusahaan ini di dalam pengolahan data-data khususnya yang berhubungan dengan keuangan sebaiknya dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan. Di dalam praktiknya, pengolahan data–data keuangan pada bengkel nusantara sakti masih menggunakan sistem manual. Untuk membantu proses pengolahan datadata keuangan tersebut diperlukan adanya sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat menghasilkan informasi yang akurat tepat waktu dan relevan. Dengan adanya kondisi tersebut maka penyusun menjadikannya sebagai objek penelitian untuk tugas akhir dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Berbasis Komputer pada Bengkel Nusantara Sakti” yang diharapkan dengan adanya sistem terkomputerisasi dapat membantu mempermudah proses pengolahan data-data keuangan sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan.
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Analisis,Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi 2.1.1
Konsep Dasar Analisis Analisis didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikkan
dengan detail apa yang harus dilakukan. Dengan kata lain, analisis adalah mendefinisikan masalah. 2.1.2
Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai 1
menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan . Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem meliputi : a.
Tujuan Sistem
b.
Batasan Sistem
c.
Kontrol Sistem
d.
Input
e.
Proses
f.
Output
g.
Umpan Balik
2.1.3
Konsep Dasar Informasi
Informasi
merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan, yaitu: a.
Akurat
b.
Tepat waktu
c.
Relevan
2.1.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan 2
perangkat keras dan perangkat lunak tersebut . 2.2 Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang
menyangkut
persoalan
keuangan
perusahaan
dan
pengalokasian
pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. 1
Ibid,hal 2. Andri Kristanto,2003. Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya. Yogyakarta:Gava Media,hal 11. 2
serta
2.3 Sistem Basis Data “sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang mengunakan basis data secara bersama-sama,personal-personal yang merancang dan mengelola basis data,teknik-teknik untuk merancang dan megelola basis data serta sistem computer yang mendukungnya”.(Sutanta 1996). Basis data adalah suatu susunan atau kelompok data operasional yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi
sehingga
mampu
menyediakan
informasi
optimal
yang
diperlukan
pemakaiannya. 2.4 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh Microsoft, digunakan untuk membangun program aplikasi yang berbasis Ms Windows. File penyusun aplikasi dalam visual basic: a. File Project (*.vbp) b. File Interface/Forn (*.frm) 2.5 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL adalah sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsiterktur Client/Server, di mana database terdapat pada komputer pusat yang disebut sebagai Server dan informasi digunakan dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam computer lokal 3
yang di sebut dengan Client .
3.
Tinjauan Masalah
3.1 Gambaran Umum Bengkel Nusantara Sakti 3.1.1 Sejarah Umum Bengkel Nusantara Sakti berdiri sekitar tahun 1997, beralamatkan di Jalan Gedong Kuning Selatan 14 Yogyakarta. Pendiri sekaligus pemiliknya adalah Dra Siti Istiqomah. Bengkel ini menyediakan jasa servis motor, cuci mobil dan motor, servis kenteng, dan penjualan berbagai macam perlengkapan kendaraan bermotor. 3
Tutang,2003.Microsoft SQL Server 2000 Bagi Pemula.Jakarta:Datakom Lintas Buana,hal 11.
3.1.2 Visi dan Misi Visi bengkel nusantara sakti adalah “kepuasan pelanggan adalah prioritas utama”. Untuk menjalankan visi tersebut maka misi yang diterapkan adalah: a.
Menerima kritik dan saran dari para pelanggan.
b.
Memberi kebebasan kepada pelanggan untuk melakukan komplain jika pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
c.
Memberikan ruang tunggu yang nyaman bagi pelanggan.
d.
Meningkatkan kinerja karyawan.
e.
Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Pimpinan
Accounting
Bagian Cuci
Bagian Mekanik
Bagian Kenteng
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.2 Sistem Pembukuan yang Telah Berjalan Bengkel Nusantara Sakti di dalam proses pengadministrasian masih menggunakan sistem manual sehingga menggunakan berbagai macam buku,diantaranya: 1.
Buku Kas Harian
2.
Buku Cuci Motor dan Mobil
3.
Buku Servis/Mekanik
4.
Buku Kenteng
5.
Buku Barang Dagangan
6.
Buku Laporan Rugi/Laba
3.3 Flowchart Sistem Keuangan yang Berjalan Bukti pengeluaran
Bukti transaksi tunai/kredit
Bukti pembelian barang dagang
kas
Pencatatan data penjualan
Pencatatan data servis
Buku barang dagang
Buku mekanik/servis
Pencatatan data cuci
Buku cuci
Pencatatan data kenteng
Buku kenteng
Pencatatan akumulasi pendapatan/piutang
Pencatatan pengeluaran kas
Buku Kas Harian Pembuatan Laporan Laba/Rugi
Laporan Laba/Rugi
Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang Berjalan
Pencatatan utang
4.
Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap untuk menentukan basis data yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang dibuat. 4.1.1 Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem beroperasi. 1. Perancangan Flowchart Sistem Keterangan symbol flowchart : Simbol untuk dokumen
Simbol untuk keyboard
Simbol untuk menunjukkan proses
Simbol untuk database
Simbol untuk arus data
Gambar 4.1 Keterangan Simbol Flowchart
Bukti transaksi Penjualan barang dan jasa tunai
data penjualan barang dan jasa tunai
Bukti transaksi Penjualan barang dan jasa kredit
Bukti Pengeluaran Kas
data penjualan barang dan jasa kredit
data pengeluaran kas
Supplier
Bukti pembelian barang dagang
Barang dagang dan jasa
Pelanggan tetap
data pembelian barang dagang
data barang dagang dan jasa
data pelanggan tetap
data supplier
Pengolahan data barang dagang dan jasa
Pengolahan data pelanggan tetap
Pengolahan data supplier
A C
Pengolahan data penjualan barang dan jasa tunai
B
Pengolahan data penjualan barang dan jasa kredit
Pengolahan data pengeluaran kas
Pengolahan data hutang
D
D
db.pendapatan tunai
db.pengeluaran kas
db.piutang
db.hutang
A
db.barang dagang dan jasa
db.pelanggan kredit
db.supplier
Pembuatan laporan pelanggan kredit
Pembuatan laporan supplier
Laporan pelanggan kredit
Laporan supplier
B C
Pembuatan laporan barang dagang dan jasa
Proses Jurnal Transaksi
Laporan barang dagang dan jasa
db.Jurnal
Pembuatan laporan laba/rugi
Pembuatan laporan piutang
Pembuatan laporan hutang
Pembuatan laporan neraca
Laporan laba/rugi
Laporan piutang
Laporan hutang
Laporan Neraca
Gambar 4.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan
2.
Perancangan Diagram Konteks ilustrasi konteks diagram sistem : Data pendapatan tunai Data piutang Data barang dagang dan jasa Data supplier Data pelanggan kredit Data pengeluaran kas Data pembelian barang dagang Data jurnal umum
Accounting Data pendapatan tunai Data piutang Data barang dagang dan jasa Data supplier Data pelanggan kredit Data pengeluaran kas Data pembelian barang dagang Data jurnal umum Data pengguna
Laporan barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan supplier Laporan hutang Laporan piutang Laporan neraca Laporan laba/bugi
Pimpinan Laporan Barang dagang dan jasa Laporan pelanggan kredit Laporan supplier Laporan hutang Laporan piutang Laporan neraca Laporan laba/rugi
Gambar 4.3 DFD level 0
Proses pengolahan data dalam sistem informasi keuangan bengkel
Pimpinan
Accounting
1 Data penjualan barang dan jasa tunai
Data penjualan barang dan jasa tunai
Pendapatan tunai
2 Data penjualan barang dan jasa kredit
Data penjualan barang dan jasa kredit
Piutang
3 Data pengeluaran kas
Data pengeluaran kas
Pengeluaran kas
4 Data pembelian barang dagang
Data pembelian barang dagang
hutang
5 Data barang dagang dan jasa
Data barang dagang
Barang dagang dan jasa
9 Pembuatan laporan keuangan Laporan Barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan Supplier Laporan laba/rugi Laporan piutang Laporan Hutang Laporan Neraca Laporan Barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan Supplier Laporan laba/rugi Laporan piutang Laporan Hutang Laporan Neraca
Gambar 4.4 DFD level 1
6 Data pelanggan kredit
Data pelanggan tetap
Pelanggan kredit
7 Data supplier
Data supplier
supplier
8 Data pengguna
Data pengguna
pengguna
4.1.2 Perancangan Tabel 4.1.2.1 Normalisasi 1.
st
Bentuk Normal Tahap Pertama ( 1 Normal Form ) Sebuah tabel dapat dikatakan dalam bentuk normal tahap pertama jika atribut
bernilai tunggal untuk setiap baris. Kode_Barang Nama_Barang Stok Harga_Beli Harga_Jual Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat_Pemasok No_TelpPemasok Id_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_TelpPelanggan Kode_Pengeluaran Tanggal_TPengeluaran Keterangan Total Kode_Pendapatan Tanggal_TPendapatan Harga Satuan Jumlah No_Transaksi Tanggal_TPiutang Jatuh_Tempo No_Bukti Tanggal_Hutang Jml_Hutang Tanggal_Transaksi No_Bukti Keterangan Id Akun Debet Kredit NIK Nama_Karyawan Password Status
Gambar 4.5 Bentuk Normal Tahap Pertama
2. Bentuk Normal Tahap Kedua ( 2
nd
Normal Form )
Untuk membentuk normal kedua telah ditentukan primary key. Primary key dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggota. Tabel Pengeluaran Kas
Tabel Pemasok
Kode_Pengeluaran *
Kode_Pemasok *
Tanggal_TPengeluaran
Nama_Pemasok
Keterangan
Alamat
Total
No_Telp
Tabel Pelanggan Id_Pelanggan * Nama_Pelanggan Alamat No_Telp
Tabel Hutang No_Bukti * Tanggal_Hutang Kode_Pemasok Jumlah_hutang
Tabel Piutang
Tabel Jurnal Umum
Tabel Pendapatan Tunai
Tanggal_Transaksi
Kode_Pendapatan *
Id
Tanggal_TPendapatan
No_Bukti *
Kode_Barang
Keterangan
Harga
Akun
Satuan
Debet
Jumlah
Kredit
No_Transaksi * Tanggal_TPiutang Id_Pelanggan Kode_Barang
Tabel Pengguna
Harga
NIK *
Satuan
Nama_Karyawan
Jumlah
Password
Jatuh_Tempo
Status
Keterangan : *
: primary key
bentuk
normalisasi
Gambar 4.6 Bentuk Normal Tahap Kedua 3.
rd
Bentuk Normal Tahap Ketiga( 3 Normal Form ) Bentuk
normalisasi
ketiga
adalah
pengembangan
dari
kedua,berupa tabel yang saling berhubungan berdasarkan pengelompokan data.
Tabel Pengeluaran Kas
Tabel Pemasok
Tabel Pelanggan
Kode_Pengeluaran *
Kode_Pemasok *
Id_Pelanggan *
Tanggal_TPengeluaran
Nama_Pemasok
Nama_Pelanggan
Keterangan
Alamat
Alamat
Total
No_Telp
No_Telp
Tabel Barang Dagang Kode_Barang * Nama_Barang Stok Harga_Beli Harga_Jual
Tabel Hutang
Tabel Piutang
No_Bukti *
No_Transaksi *
Tanggal_Hutang
Tanggal_TPiutang
Kode_Pemasok **
Id_Pelanggan **
Jumlah_hutang
Kode_Barang **
Keterangan
Harga
Tanggal_Pelunasan
Satuan Jumlah Jatuh_Tempo
Tabel Pendapatan Tunai
Tabel Jurnal Umum
Kode_Pendapatan *
Tanggal_Transaksi
Tanggal_TPendapatan
No_Bukti *
Kode_Barang **
Keterangan
Harga
Ref
Satuan
Debet
Jumlah
Kredit
Tabel Pengguna NIK * Nama_Karyawan Password
Keterangan : * : Primary Key ** : Foreign Key
Gambar 4.7 Bentuk Normal Tahap Ketiga
4.1.3 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.8 Relasi Antar Tabel
4.1.4
Manual Program Pada bagian ini, penyusun hanya akan membahas beberapa form yang merupakan bagian dari program aplikasi yang dibuat.
4.1.4.1 Form Log in
Gambar 4.9 Form Log In Form ini adalah form yang pertama kali muncul ketika program aplikasi dijalankan. User harus mengetikkan NIK,password,dan status agar dapat menggunakan aplikasi. User dibedakan menjadi dua yaitu accounting dan manajer.
4.1.4.2 Form Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Utama
Form menu utama merupakan tampilan awal yang muncul ketika pengguna telah log in. Di sini terdapat menu-menu dan sub-sub menu yang merupakan isi dari program aplikasi. Menu-menu yang ada yaitu menu file,data,transaksi,dan laporan. a.
File Terdapat sub menu log out digunakan untuk keluar dari user yang masuk, sub menu pengguna digunakan untuk data pengguna dan hanya manajer yang berhak mengakses form ini, sub menu keluar digunakan untuk keluar dari aplikasi.
b.
Data Terdapat sub menu data barang dagang dan jasa yang digunakan untuk olah data barang dan jasa, sub menu data pelanggan digunakan untuk olah data pelanggan kredit,sub menu supplier untuk olah data supplier, sub menu jurnal umum untuk olah data jurnal umum yang nantinya akan menghasilkan laporan neraca dan rugi/laba.
c.
Transaksi Terdapat sub menu pengeluaran kas yang digunakan untuk olah data yang berhubungan dengan pengeluaran kas, sub menu pendapatan tunai untuk olah data pendapatan dari penjualan barang dan jasa yang didapatkan secara tunai, sub menu hutang untuk olah data hutang, dan sub menu piutang untuk olah data pendapatan yang didapatkan dari penjualan barang dan jasa secara kredit. Olah data yang dilakukan di dalam form pengeluaran kas,pendapatan tunai, dan piutang
akan otomatis tersimpan juga di dalam jurnal umum yang nantinya akan digunakan untuk pembuatan laporan rugi/laba dan neraca. d.
Laporan Terdapat sub menu laporan barang dagang dan jasa, laporan pelanggan kredit, laporan supplier, laporan hutang, laporan piutang, laporan neraca, dan laporan rugi laba. Laporan-laporan tersebut merupakan output dari aplikasi yang dibuat.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi dari bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan pada Bengkel Nusantara Sakti” maka penyusun mengambil kesimpulan 1. Hal-hal yang harus dipersiapkan dengan matang dalam membangun sebuah sistem informasi adalah alur kerja sistem yang diusulkan, perancangan tabel dan relasi antar tabel yang dibutuhkan, beserta desain dan tampilan yang akan dibuat. 2. Ketelitian dan ketekunan dalam pembuatan program menggunakan software Micosoft Visual Basic 6.0 karena sebuah kesalahan kecil akan sangat berpengaruh. 5.2
Saran Untuk mengunakan sistem ini pengguna diharapkan memahami dan mendalami
terlebih dahulu seluk-beluk sistem sebelum mengoperasikan dan menerapkannya untuk pengolahan data-data keuangan.
DAFTAR PUSTAKA Fatansyah.”Basis Data”.1999.Bandung:Informatika Bandung Isroi, arief ramadhan.” Seri Pelajaran Komputer
Microsoft Visual Basic 6.0”.
2004.Jakarta:Elex Media Komputindo Kadir,Abdul.”Pengenalan Sistem Informasi”.2003.Yogyakarta:Andi Kusrini,Andri Koniyo.”Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server “.2007. Yogyakarta:Andi Sistem
Kristanto,Andri.”Perancangan
Informasi
dan
Aplikasinya”.
2008.
Yogyakarta:Gavamedia Kristanto,Harianto.”Konsep dan Perancangan Database”.1999.Yogyakarta:Andi Nugroho,Andi.”Konsep Pengembangan Basis Data”.2004.Bandung:Informatika Bandung Kusrini.”Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”.2007. Yogyakarta:Andi Sunyoto,Andi.”Pemrograman
Database
dengan
Visual
Basic
dan
Microsoft
SQL”.2007.Yogyakarta:Andi Tutang.”Microsoft SQL Server bagi Pemula”.2003.Jakarta:Datakom Lintas Buana
