ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA BENGKEL HONDA MITRA JAYA BEKASI PUTRI JAYANTI/ 25209602 Pembimbing: Dr. Herry Susanto
Latar Belakang Masalah • Penerapan SIA (Sistem Informasi Akuntansi) dalam suatu perusahaan sangatlah penting, oleh karenanya perusahaan dituntut untuk menerapkan SIA yang sesuai dengan kondisi masing-masing perusahaan. Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas. SIA pada perusahaan dibangun dengan tujuan utama untuk mengolah data keuangan yang berasal dari berbagai sumber menjadi informasi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai baik internal maupun eksternal. • Soemarso (2004 : 172) mengemukakan bahwa penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas.. Pengertian sistem penerimaan kas itu sendiri adalah suatu catatan yang dibuat untuk melakukan kegiatan penerimaan kas yang diterima perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah • Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya ? • Apakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya sudah berjalan dengan efektif? • Bagaimanakah alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif bagi Bengkel Honda Mitra Jaya? Tujuan Penelitian • Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya. • Untuk mengetahui efektivitas sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya. • Untuk membuat bagaimana alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif pada Bengkel Honda Mitra Jaya.
Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu membatasi masalah hanya mencakup pada analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Bengkel Honda Mitra Jaya dengan menggunakan bagan alur dokumen (flowchart), DFD, ERD, Normalisasi dan dilanjutkan dengan perancangan database, input, dan output.
Alat Analisis 1. Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas atas penjualan jasa dan penjualan spare part motor secara tunai pada Bengkel Honda Mitra Jaya. . 2. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
Hasil dan Pembahasan Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan
Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang di Terapkan Front Desk
Mekanik
Messager
Customer Service
Menyetorkan uang ke Bank setiap 2-3 hari sekali
Mulai
Montir
Kasir
Keuangan
Akuntansi
Mulai WO 1
Menerima pelanggan yang datang
Melakukan Pekerjaan Service WO 1
Menerima kunci & STNK pelanggan
Menerima Bukti Setor dari Bank
Konfirmasi pergantian spare part kepada pelanggan
Mecatat keluhan pelanggan
Mencatat Jurnal
WO 1 WO 1 Menerima STNK Pelanggan
Menerima WO 1
Mecatat Keluhan Pelanggan
Melakukan pekerjaan service sesuai WO 1 T
Mengembalikan STNK kpd pelanggan
T
BS
Y
Jurnal
Ada pergantian?
Membuat WO 3 Lembar
Pelanggan
kunci
Mengoperasikan Mesin Register Mengembalikan STNK kpd pelangggan
N
Melakukan Test Drive
WO 1
Membuat WO 3 Lembar
Selesai
2 3
N
FP 1
Kunci
Melakukan pergantian spare part
Kunci
Menerima WO 3
Menerima WO 1
Mencatat pergantian spare part pd WO 1 Kunci
WO 3 WO 1
Kunci
Mcocokkan FP 1, WO 1 dan uang Menyerahkan FP 1 & WO 1
Mcocokkan WO 1, WO 3
Menyetorkan uang ke bank setiap hari
Menghitung biaya jasa service
Test Drive
2 Mencatat pergantian spare part pada WO 1
WO 1
Y Ada Pergantian?
1
Pelanggan
WO 3
FP 1 WO1
Menerima FP 1, WO 1, dan BS Mcocokkan FP 1, WO 1 dan BS Mencatat Jurnal
Menerima Bukti Setor dari Bank
Menerima pembayaran dari pelanggan
BS
Jurnal
Menyerahkan Bukti Setor
Membuat faktur pembayaran 3 lembar
FP 1 WO 1 BS
N
FP 2 WO 1
WO 3
WO 3 N
Mencocokkan WO 1 & WO 3
N
Menghitung biaya jasa service dan menerima pembayaran dari pelanggan
FP 3 FP 1 WO 1
kunci Keterangan : FP 1
Pelanggan
Pimpinan
Selesai
Uang
Membuat FP 2 lembar
2
Kunci
WO = FP = BS =
Work Order Faktur Pembayaran Bukti Setor
Pelanggan
Perancangan Sistem yang Diusulkan (DFD) • Diagram Konteks STNK Form Service
Pelanggan
FP
0 Sistem Penerimaan Kas
LPK, LPT Manajemen
• Diagram zero FP STNK Pelanggan Form Service
1 Proses Pembuatan WO
WO
F. Pelanggan
2 Proses Pembuatan FP
FP
F. Pembayaran
F. Spare Part
F. Rekening
F. Jasa
F. Jurnal
F. Transaksi
3 Proses Pembuatan Jurnal
LPK, LPT Manajemen
Entity Relationship Diagram (ERD) nm_jasa kd_jasa*
hrg_service Jasa N hrg_brg
nm_plgn
kd_plgn*
tgl_byr** kd_brg**
kd_byr
kd_brg*
kd_plgn** almt_plgn
M
N
Transaksi
Pelanggan
Spare Part
kd_plgn*
M
Pembayaran
kd_jasa** no_urut_trans*
no_urut_trans**
jmlh_byr
jns_mtr_plgn no_polisi_plgn
jmlh_brg
nm_brg
tgl_trans
kd_rek** tgl_trans*
kd_rek*
tgl_byr* N
Jurnal
Rekening
saldo perkiraan nominal
kredit debit
nm_rek
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Normalisasi) 1. UNNORMAL kd_plgn nm_plgn almt_plgn jns_mtr_plgn no_polisi_plgn tgl_trans kd_jasa kd_plgn kd_brg no_urut_trans kd_jasa nm_jasa hrg_service kd_brg nm_brg jmlh_brg hrg_brg
no_urut_trans tgl_byr kd_byr kd_plgn jmlh_byr tgl_byr kd_rek nominal tgl_trans kd_rek perkiraan debit kredit saldo
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Normalisasi) 2. Bentuk Normal (1NF) kd_plgn* nm_dpn nm_blkg nm_jln no_rmh nm_kota kd_pos jns_mtr_plgn no_polisi_plgn
tgl_transaksi* kd_jasa** kd_plgn** kd_brg** no_urut_trans
kd_jasa* nm_jasa hrg_service
no_urut_trans* tgl_byr kd_byr kd_plgn jmlh_byr tgl_byr
kd_brg* nm_brg** jmlh_brg hrg_brg
tgl_trans* kd_rek** perkiraan debit kredit saldo
kd_rek* nm_rek** nominal
3. Bentuk Normal (2NF) kd_plgn* nm_dpn nm_blkg nm_jln no_rmh nm_kota kd_pos jns_mtr_plgn no_polisi_plgn kd_brg* jmlh_brg hrg_brg
no_urut_trans* tgl_byr kd_byr jmlh_byr tgl_byr
kd_plgn**
tgl_byr* kd_byr kd_plgn jmlh_byr
nm_brg** no_urut_trans**
kd_jasa* nm_jasa hrg_service
kd_rek* nominal nm_rek**
tgl_trans perkiraan Debit Kredit saldo kd_rek**
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 1. Tabel Pelanggan Field Properties No.
Field Name
Data Type Field Size
Caption
1.
kd_plgn
Text
7
Kode Pelanggan
2.
nm_dpn
Text
20
Nama Depan
3.
nm_blkg
Text
20
Nama Belakang
4.
nm_jln
Text
30
Nama Jalan
5.
no_rmh
Number
Byte
6.
nm_kota
Text
20
7.
kd_pos
Number
Integer
8.
jns_mtr_plgn
Text
10
Jenis Motor Pelanggan
9.
no_polisi_plgn
Text
9
Nomer Polisi Pelanggan
Nomer Rumah Nama Kota Kode Pos
2. Tabel Transaksi Field Properties No.
Field Name
Data Type Field Size
Caption
1.
tgl_trans
Date
8
Tanggal Transaksi
2.
kd_jasa
Text
7
Kode Jasa
3.
kd_plgn
Text
7
Kode Pelanggan
4.
kd_brg
Text
7
Kode Barang
5.
no_urut_trans
Number
Byte
Nomer Urut Transaksi
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 3. Tabel Jasa
Field Properties No.
Field Name
Data Type Field Size
Format
Caption
1.
kd_jasa
Text
7
-
Kode Jasa
2.
nm_jasa
Text
10
-
Nama Jasa
3.
hrg_service
Currency
-
“Rp”#,###
Harga Service
4. Tabel Spare Part Field Properties No.
Nama Field
Caption
Data Type Field Size
Format
1.
kd_brg
Text
7
-
Kode Barang
2.
nm_brg
Text
7
-
Nama Barang
3.
jmlh_brg
Number
Byte
-
Jumlah Barang
4.
hrg_brg
Currency
-
“Rp”#,###
Harga Barang
5. Tabel Pembayaran Field Properties No.
Field Name
Data Type
Caption Field Size
Format
Number
Byte
-
Nomer Urut Transaksi
1.
no_urut_trans
2.
tgl_byr
Date
8
-
Tanggal Bayar
3.
kd_byr
Text
7
-
Kode Bayar
4.
kd_plgn
Text
7
-
Kode Pelanggan
5.
jmlh_byr
Currency
-
“Rp”#,###
Jumlah Bayar
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 6. Tabel Rekening Field Properties No.
Field Name
Data Type Field Size
Format
Caption
1.
tgl_byr
Date
8
-
Tanggal Bayar
2.
kd_rek
Number
Byte
-
Kode Rekening
3.
nm_rek
Text
30
-
Nama Rekening
4.
Nominal
Currency
-
“Rp”#,###
Nominal
7. Tabel Jurnal Field Properties No.
Field Name
Caption
Data Type Field Size
Format
1.
tgl_trans
Date
8
-
Tanggal Transaksi
2.
kd_rek
Text
10
-
Kode Rekening
3.
Perkiraan
Text
30
-
Perkiraan
4.
Debit
Currency
-
“Rp”#,###
Debit
5.
Kredit
Currency
-
“Rp”#,###
Kredit
6.
saldo
Currency
-
“Rp”#,###
Saldo
DESAIN INPUT YANG DIUSULKAN FORM SERVICE BENGKEL HONDA MITRA JAYA Jl. Jend.Sudirman No.99 Kranji - Bekasi Telp. 021-888854053 Fax. 021-36655181 No. Urut : No. Polisi : Tanggal : No. Mesin : Nama : Jam : Alamat : Type/Thn : Tlp. Rumah : Km : HP. : Nama Montir : Keluhan Pelanggan: Pergantian Spare Part/ Oli: Estimasi Biaya: Menyetujui, Pemilik/ Pembawa
Montir,
Kendaraan, (
)
(
)
DESAIN OUTPUT YANG DIUSULKAN 1. Jurnal Penerimaan Kas Debit Tgl
Perkiraan yang di kredit
Ref
Kas
Kredit
Potongan Penjualan
Penjualan
Piutang Dagang
Serba-Serbi
Total
2. Jurnal Penjualan Saldo Tanggal
Keterangan
Ref
Debit (Rp)
Kredit (Rp) Debit (Rp)
No
Tgl
Kredit (Rp)
BENGKEL HONDA MITRA JAYA
BENGKEL HONDA MITRA JAYA
LAPORAN PENERIMAAN KAS
LAPORAN PENJUALAN TUNAI
Periode Transaksi : dd/mm/yyyy
Periode :
Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy
Tanggal Cetak :
No. Faktur
Ket.
Jumlah
Saldo
No
Tgl
Barang
Kuantitas
Harga Satuan
Total
KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN 1. Dari hasil penelitian yang didapat ada tiga bagian inti mengenai sistem akuntansi diantaranya bagian front desk, bagian messager, dan bagian mekanik Namun pada prosedur bagian front desk hanya dilakukan oleh satu orang yang sama. 2. Pada SIA penerimaan kas pada perusahaan Bengkel Honda Mitra Jaya yang diterapkan penulis menemukan kerangkapan tugas pada fungsi yang terkait sehingga dapat disimpulkan kurang efektif, kerangkapan tugas dan tanggung jawab yaitu terletak pada pada bagian front desk yang hanya dilakukan oleh satu orang yang sama, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas, dan laporan yang dihasilkan yang belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual. Kelemahan tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan dan manipulasi data yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan. 3. Alternatif perancangan SIA penerimaan kas yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas tersebut menghasilkan beberapa file atau database yang diolah menjadi laporan seperti laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. Dengan perancangan sistem tersebut, penulis dapat mengetahui apa saja yang seharusnya diperbaiki agar sistem penerimaan kas berjalan dengan efektif, tepat, lengkap, akurat dan terkomputerisasi. SARAN 1. Perusahaan sebaiknya membuat pemisahan tugas dan tanggung jawab agar tidak ada lagi kerangkapan tugas dari fungsi yang terkait. 2. Memperbaiki pengarsipan dokumen pada masing-masing fungsi yang terkait, mencetak dokumen yang dibutuhkan, menghasilkan laporan yang terkait dalam sistem penerimaan kas.. 3. Mempertimbangkan untuk menggunakan sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi. Diharapkan dengan pertimbangan pemakaian SIA penerimaan kas yang terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen & pimpinan dalam mengambil keputusan dan membantu tugas dan tanggung jawab karyawan menjadi lebih efektif dan efisien
TERIMA KASIH
