ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA GURU DAN KARYAWAN PADA SMK ARMADA MAGELANG Naskah Publikasi
diajukan oleh: CATUR BUDI IRAWANDI 03.12.0401
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2009
ANALYSIS AND DESIGN TEACHER AND EMPLOYEE DATA INFORMATION SYSTEM ON SMK ARMADA MAGELANG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA GURU DAN KARYAWAN PADA SMK ARMADA MAGELANG Catur Budi Irawandi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Have been known that the technology growth which faster and dynamic along with age growth.It also tith the requirement to get a information easily, quickly, and accurately.Hence each organizational institute such as company or educational institute in this case is school.Hope there is a information system which can assist in data proccessing and decision making. One of applying result from the information technology is creating of information system of data proccessing base on computer in this case the example is teacher and employees data information system. In this chance, writter tried to analyze the discussion specifics and its result is addressed to give the suggestion to SMK Armada Magelang in managing that system information.Its also suggest the SMK Armada Magelang to develop the teacher and employees data information system so that can improve the work quality and service to teacher and its employees. Keyword: Information Systems, Information Technology
1.
Pendahuluan SMK ARMADA Magelang sebagai salah satu institusi pendidikan dan
sekolah kejuruan diharapkan mampu melayani dengan baik siswa maupun karyawannya.Pokok masalah dalam hal ini adalah pelayanan terhadap karyawannya yakni proses penggajian dan pembuatan laporan. Akan tetapi yang terjadi di SMK ARMADA Magelang saat ini adalah kegiatan penggajian guru dan karyawan kurang dapat menghasilkan laporan yang maksimal dikarenakan sistem yang digunakan masih bersifat manual, hal ini berpengaruh terhadap keputusan yang diambil.Penggunaan komputer hanya sebatas pada
pembuatan laporan tidak dikembangkan sebagai alat bantu dalam pengolahan data guru dan karyawan. Dengan melihat dan meneliti sistem yang ada di SMK ARMADA Magelang maka penulis berupaya untuk mengembangkan sistem lama menjai suatu sistem yang baru agar menjadi lebih baik.Sehingga diharapkan dapat meningkatkan kualitas kerja di SMK ARMADA Magelang. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Ada banyak definisi yang menjelaskan tentang pengertian sistem, namun itu tergantung dari sudut mana kita memandangnya. Ada 2 (dua) pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedur dan ada yang menekankan pada komponen atau elemennya Berdasarkan pendapat para ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
definisi sistem secara umum adalah kumpulan dari unsur, komponen atau elemen – elemen yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung dan saling terpadu untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. 3.
Analisis
3.1
Definisi Analisis Sistem Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systems
planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud tujuan mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”16. Di dalam analisis sistem, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedangkan di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan. Di dalam tahap analisis sistem ini terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
16
1.
Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2.
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3.
Analyze, yaitu menganalisis sistem
Jogiyanto, HM, Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 1990, Hal.129.
4.
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
3.2
Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada
SMK Armada Magelang, dapat di identifikasikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses pembayaran gaji guru karyawan, pencatatan dan pembuatan laporan.Proses pencatatan dan pembuatan laporan masih dikerjakan secara manual. Mekanis kerja dari sistem tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama, pembuatan laporan dirasakan lambat dan kurang akurat. Dengan demikian jika permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan bahkan sering diabaikan maka akan berdampak pada terlambatnya proses penggajian guru dan karyawan. Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut : 1) Karena keterbatasan SDM. 2) Pembuatan laporan penggajian kadang terjadi kesalahan penulisan. 3) Terjadi tersedianya 3.3
keterlambatan
dalam
pembuatan
laporan
karena
tidak
program bantu.
Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan
menentukan permasalahan yang dihadapi dalam suatu organisasi, dalam hal ini SMK Armada Magelang. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru.
3.3.1
Analisis PIECES Untuk memastikan suatu sistem baru bagus atau tidak maka diperlukan
analisis PIECES :
a. Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan responsetime. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Responsetime adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut. Kinerja dalam lembaga terkesan kurang efektif dan efisien. Dalam berbagai hal sering terjadi pelaksanaan pekerjaan yang berganda dan di lain pihak masih ada pekerjaan yang belum terselesaikan. Hal ini tentunya akan sangat menghambat proses kinerja dalam lembaga pendidikan tersebut.
b. Informasi (Information) Informasi merupakan salah satu faktor yang sangat vital, sebagai informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi kedalam organisasi. Pada SMK Armada Magelang, kekurangan dalam analisis ini dapat dilihat antara lain dalam proses pengolahan data administrasi penggajian kurang bagus dan pendataan yang kurang bagus. Sistem ini terbukti dengan adanya proses yang begitu lama dengan mengerahkan sumber daya yang berlebihan.
c. Ekonomi (Economy) Analisis ini sangat berhubungan dengan biaya yang disalurkan dan manfaat yang didapat dalam bentuk penghematan pengeluaran ataupun keuntungan real yang bisa diapat. Kekurangan yang ada pada analisis sistem di SMK Armada Magelang adalah : 1)
Banyaknya permasalahan yang tidak dapat ditangani dalam
waktu cepat dan dana yang terbatas Tenaga kerja yang kurang tepat dalam menangani tugasnya. Dengan kata lain tenaga kerja sangat banyak dibandingkan dengan pekerjaan yang ada.
d. Pengendalian (Control) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadannya untuk menghindari atau mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan/ kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data atau informasi.
Dengan adanya control, maka tugas-tugas / kinerja yang mengalami gangguan bisa dipeerbaiki. Kelemahan dalam hal ini adalah menyangkut pengolahan data. Pengolahan data yang ada masih manual sehingga sering terjadi kekacauan dalam pencarian data yang telah usang atau lama.
e. Efisiensi (Efficiency) Merupakan peningkatan terhadap efesien operasi, efisiensi berbeda dengan ekonomis, efesiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. Contoh dari kelemahan ini adalah adanya kinerja ganda dalam lembaga pendidikan, dimana satu pekerjaan dikerjakan lebih dari satu orang atau suatu pekerjaan dikerjakan oleh orang tidak ahlinya. Tentunya hal ini tidak efesien biaya waktu dan hasil.
f. Pelayanan (Service) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam suatu perusahaan atau instansi peningkatan pelayanan terhadap suatu informasi dan pelayanan informasi yang cepat kepada yang membutuhkan merupakan tujuan dari sistem yang dibuat. 4. Implementasi dan Pembahasan Tahap implementasi merupakan tahap meletakkan sesuatu supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut : 4.1
Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan awal ditahap implementasi sistem yang
bertujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi sistem. Biaya yang diperlukan dalam implementasi sistem harus harus dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan. Waktu yang diperlukan selama tahap implemantasi harus diatur dalam bentuk schedule waktu yang berfungsi untuk menjadi panduan tahap implementasi.
4.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi sistem. Kegitan dalam tahap ini adalah : No 1 2 3 4
Kegiatan Pemilihan dan pelatihan personil Instalasi Software Pengetesan program Konversi sistem
Waktu 4 hari 1 hari 15 hari 26 hari
1. Pemilihan dan Pelatihan Personil a. Pemilihan Personil Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu karyawan yang ada dalam perusahaan dan calon karyawan yang berada diluar perusahaan. Pemilihan pegawai pada SMK Armada Magelang untuk mengoperasikan komputer dipilih dari karyawan yang telah bekerja pada SMK Armada Magelang, dengan pertimbangan sebagai berikut : 1)
Pegawai yang berada
dalam SMK Armada Magelang lebih
mengetahui sistem yang sedang berjalan 2)
Pegawai yang berada pada dalam pada SMK Armada Magelang
lebih mengetahui tujuan yang akan dicapai 3)
Pegawai yang berada pada dalam pada SMK Armada Magelang
lebih mudah untuk ditransfer ke posisi baru. b. Pelatihan Karyawan (Training) Pelatihan personil pada sistem yang baru harus dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
1) Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih
2) Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil,
pelatihan
ini
dilakukan
untuk
tugas-tugas
rumit
yang
membutuhkan bimbingan secara langsung
3) Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on the job training) yaitu pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.
Pelatihan pegawai yang berada pada SMK Armada Magelang
dilakukan
dengan memakai dua cara yaitu : 1) Dengan pelatihan prosedural maka karyawan diberi modul tentang tugas-tugas apa yang akan dilakukan sehingga karyawan mendapatkan ganbaran yang jelas tentang pekerjaanya 2) Dengan pelatihan langsung terhadap pekerjaan maka karyawan akan langsung mengetahui bagaimana cara mengoperasikan sistem yang baru dengan situasi kerja yang sebenarnya dan karyawan juga dapat secara langsung menanyakan masalah atau kendala yang dihadapi terhadap sistem yang baru 2. Instalasi Program Sebelum penginstalan software, maka harus ditentukan tempat yang cocok untuk pengolahan data siswa. Pada SMK Armada Magelang bagian yang tepat adalah bagian tata usaha. Instalasi softwarenya yaitu jika master software tersimpan pada harddisk maka langkah pertama adalah dengan mencari lokasi dimana master tersebut berada. Untuk sistem ini berada pada path D:\Skripsi\SMK Armada Magelang, jika software berada di CD maka masukan CD program pada CD ROM (misal I:\) kemudian aktifkan drive CD ROM di I:\Skripsi\SMK Armada, kemudian klik open, terus ikuti petunjuk instal program, cari di start, program\SMK Armada Magelang. 3. Pengetesan Program Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program pengolahan data yang antara lain adalah : a. Kesalahan bahasa atau kasalahan penulisan yaitu kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang yang telah disyaratkan.
b. Kesalahan waktu proses yaitu kesahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi karena tidak dapat dijankan. Pada SMK Armada Magelang pengetesan sistem telah dilakukan dan masalah yang telah dihadapi dari sisi kesalahan bahasa dan kesalahan waktu proses telah diselesaikan dengan cara merubah kesalahan penulisan pada program. Setelah kesalahan yang dihadapi telah diperbaiki maka program sudah dapat digunakan sebagaimana mestinya. 4. Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan. Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem ini, salah satunya adalah konversi paralel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersamasama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. Kelebihan konversi ini adalah adalah memberikan proteksi yang tinggi terhadap kegagalan sistem yang baru. Kelemahan terletak pada besarnya biaya operasi yang harus dikeluarkan untuk dua sistem sekaligus. Pada SMK Armada Magelang memakai konversi paralel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan penggajian guru karyawan tetap berjalan. 5. Implementasi Program Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem yang dikembangkan. Untuk masuk kedalam program sistem informasi pembayaran pada SMK Armada Magelang dapat dilakukan dengan cara, yaitu : 1. Icon Dengan icon ini, akan lebih mudah dan cepat untuk mengakses sistem informasi data guru karyawan SMK Armada
Gambar 4.1. Icon Setelah memilih cara diatas maka akan tampil : 1. Login
Login merupakan jendela pertama kali muncul sebelum masuk kedalam program
Gambar 4.2. Menu Login
atau membuka menu utama.. Login ini berfungsi untuk menjaga keamanan akses
pengguna, apabila dalam memasukan username dan password salah maka akan keluar pesan peringatan. Kemudian jika terjadi kesalahan lagi dalam memasukan username atau password 3 kali berturut-turut maka akan keluar pesan peringatan, dan program akan langung menutup secara otomatis.
Gambar 4.3. Pesan Peringatan Tidak Boleh Mengakses Program 2. Menu Utama Pada menu utama terdapat 4 menu yaitu Master, Report, Setup dan Exit.
Gambar 4.4. Menu Utama
3. Menu Master Data Pegawai
Gambar 4.5. Menu Master Data Pegawai Menu Master Data Pegawai digunakan untuk mengisi data-data identitas guru karyawan, adapun caranya sebagai berikut: a. Tombol Baru digunakan untuk mengaktifkan kolom-kolom yang ada supaya dapat di isi b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data-data yang di inputkan. c.
Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan di database
d. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data e. Tombol Tutup digunakan untuk mengakhiri menu master data pegawai 4. Menu Master Slip Gaji Pegawai
Gambar 4.6. Menu Master Slip Gaji Pegawai Menu master slip gaji pegawai digunakan untuk mengisi data-data tunjangan misalnya : transport, beras.Dan potongan misalnya : pinjaman, asuransi, potongan lain-lain. Caranya dengan mengisi kolom-kolom yang ada dan menggunakan tomboltombol perintah.
a. Tombol Tambah digunakan untuk mengaktifkan kolom-kolom yang ada supaya dapat di isi b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data-data c.
Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan
d. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data e. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan proses input data slip gaji f.
Tombol Tutup digunakan untuk keluar dari menu master slip gaji pegawai
5. Menu Setup
Gambar 4.7. Menu Setup Menu Setup digunakan untuk pengaturan input data yaitu Bagian, Jabatan dan Golongan.
Gambar 4.8. Menu Setup Bagian
Gambar 4.9. Menu Setup Jabatan
Gambar 4.10. Menu Setup Golongan Menu input data kelas digunakan untuk mengisi data kelas, adapun caranya sebagai berikut: a. Tombol Baru digunakan untuk menambahkan data-data b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data c.
Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan
d. Tombol Hapus digunakan untuk membersihkan kolom-kolom e. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan input data f.
Tombol Tutup digunakan untuk keluar dari menu setup
6. Menu Report Laporan Pegawai (Bagian)
Gambar 4.11. Menu Report Laporan Pegawai 7. Menu Report Laporan Gaji Pegawai (Slip Gaji)
Gambar 4.12. Menu Report Laporan Gaji Pegawai
6.
Kesimpulan Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem
manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk mengahasilkan informasi yang dibutuhkan, antara lain : 1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu 2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan perubahan data 3. Pekerjaan dilakukan oleh banyak orang dan tidak ahlinya. 4. Kesusahan dalam mencari data yang telah usang atau lama. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi visual basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain : 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah 4. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu 5. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari disket, monitor, ataupun dari kertas
6. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau user 7. Meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik
melakukan
pelayanan
dan
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,HM,Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 1990. Jogiyanto, HM, Sistem Teknologi Informasi, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 2003. Tavri D. Mahsuri, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1989. Drs. Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV. Mandar Maju, 2005. Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT. Pustaka Binaan Pressindo, 1994. M. Suyanto, Pengenalan dan Pengolahan data Elektronik, Yogyakarta, IMKI, 1992.
