ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN GURU DI SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO HALAMAN JUDUL NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ikmah 10.12.4955
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS SCHEDULING TEACHERS IN SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN GURU DI SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO Ikmah Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT With the development of technology, especially in the field of information, the development of computerized further simplify and speed and saving time or in other words more efficiently in the completion of the work that was originally done konversional. Its use on the same goal with the use of technology in general, which facilitates for humans to solve problems and make people more productive. One of the agencies began implementing computer technology is SMK YPE Sawunggalih Kutoarjo, particularly in the scheduling of teachers still use a simple manner that is still in the charging schedule and manually type in a lot of copy. How it is used less effective and less efficient because it has a limitation that is slow in data search, distribution schedules, and allows the error in the schedule. Based on the above issues, then Application Scheduling in SMK YPE Sawunggalih Kutoarjo made. This application is designed to facilitate academic in solving problems that exist primarily on scheduling to minimize the error so that the process becomes faster. Keywords : Academic, Teacher, Scheduling
1.
Pendahuluan Institusi pendidikan adalah institusi yang memegang peranan sangat penting dalam
upaya membangun generasi muda yang maju dan cemerlang. Upaya ini dapat dilakukan dengan mengejar ketertinggalan di segala aspek kehidupan dan menyesuaikan dengan perubahan global terutama perkembangan ilmu teknologi. SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO adalah salah satu sekolah yang mulai menerapkan teknologi komputer. Meskipun sudah memiliki perangkat komputer, namun pemanfaatan belum maksimal. Masih banyak proses pendidikan di SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO yang masih secara manual. Salah satunya adalah proses penjadwalan guru oleh bagian akademik. Akibatnya, proses pembuatan jadwal memakan waktu lama dan masih ada kemungkinan jadwal yang bertabrakan. Oleh karena itu, penulis mengadakan penelitian dan penulisan skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
PENJADWALAN
GURU
DI
SMK
YPE
SAWUNGGALIH KUTOARJO”. 2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu unsur yang memiliki hubungan yang erat satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu. Ada beberapa definisi tentang sistem dan pengembangan sistem berikut beberapa contoh dari definisi tersebut : 1. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prossedur yang saling berhubungan bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan alat untuk 1
menyelesaikan sutu saran tertentu . 2. Pengertian sistem diambil dari asal mula sistem yang berasal dari bahasa Latin (sistema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. 3. Perkembangan sistem adalah metode atau prosedur atau konsep atau aturan yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem (algoritma).
1
Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, penerbit Andi Yogyakarta Halaman 1
1
4. Sistem adalah kumpulan kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
2
5. Pengertian menurut Gordon B Darvis menyatakan bahwa : “Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsure yang berkerja sama untuk mencapai suatu tujuan”. 2.1.2 Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (2005), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives). 2.1.3 Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (2005), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) 3. Sistem dilasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Hartono, 2005). 2.2.2 Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. (Hartono, 2005)
2
Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, penerbit Andi Yogyakarta, Halaman 2
2
2.2.3 Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto (2005), kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung tiga hal, antara lain : a. Akurat (Accurate) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan serta jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat pada Waktunya (Timeliness) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. c. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Informasi yang disajikan harus sesuai dengan kebutuhan. 2.2.4
Nilai Informasi
Nilai suatu informasi berhubungan dengan suatu keputusan. Hal ini berarti bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Menurut Jogiyanto Hartono (2005), nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya.Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.2.5
Pengolahan Data
Sebelum menjadi sebuah informasi terlebih dahulu data-data mentah itu harus diproses terlebih dahulu. Karena tanpa pengolahan data mentah itu tak akan berarti penting. Adapun proses pengolahan data penjadwalan adalah sebagai berikut : a. Input, tahapan pertama dalam pengolahan data yaitu memasukan data ke proses melalui input. b. Proses, disini data mentah tersebut akan diolah dan disimpan di media penyimpanan agar data siap ditampilkan. c.
Output, pada proses terakhir ini adalah menampilkan data-data yang telah diolah menjadi sebuah informasi.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.3
Pengertian Sistem Informasi
Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Leitch * Davis, 2005) 2.1.4
Komponen Sistem Informasi
3
Menurut John Bruch dan Gray Grundnitski, “Sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blog bangunan (Building Blok)” (Hanif Al Fatta 2007:10), yaitu : a. Blok Masukan Input mewaliki data ayng masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokuman dasar. b. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c.
Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok Database Database merupakan kumpulan dari data ayng saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f.
Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
2.4 Sistem Informasi Manajemen 2.4.1
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut Gordon B.Davis “Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi” (Jogiyanto 1997:40)
.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah perpaduan antara manusia dan sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengolah data sehingga dapat menghasilkan sebuah informasi yang bermanfaat.
4
2.5 Pengenalan Penjadwalan 2.5.1
Pengertian Penjadwalan Baker (1974) mengatakan bahwa penjadwalan merupakan alokasi sumber daya
terhadap waktu untuk menghasilkan sebuah pekerjaan. Penjadwalan yang baik akan memberikan dampak positif, yaitu rendahnya biaya operasi dan waktu pembuatan penjadwalan, yang akhirnya dapat meningkatkan kepuasan bagi anggota dalam suatu organisasi. (Munawir T.,2009) 2.5.2
Tujuan Penjadwalan Tujuan penjadwalan adalah untuk meminimalkan waktu proses, waktu tunggu dan
tingkat persediaan, serta penggunaan yang efisiensi dari fasilitas, tenaga kerja dan peralatan. Penjadwalan disusun dengan mempertimbangkan berbagai keterbatasan yang ada. 2.5.3
Sistem Pengolahan Jadwal Bagian penjadwalan adalah salah satu hal yang sangat penting yang tidak dapat
ditinggalkan oleh dunia pendidikan seperti sekolah maupun perguruan tinggi, karena bagian ini memiliki andil yang cukup besar. 2.6 Konsep Arsitektur Sistem 2.6.1
Stand Alone Aplikasi yang berjalan stand alone adalah aplikasi yang hanya berjalan pada satu
computer dan hanya mampu diakses oleh satu orang dalam satu waktu. 2.6.2
Client / Server Untuk membuat aplikasi yang berbasis Client/Sever, kita pasti membutuhkan
aplikasi database yang bertindak sebagai Server (Pusat) dan computer yang dijalankan sebagai Client (Pengakses). 2.7 Konsep Dasar Analisis Sistem 2.7.1
Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. (Fatta, 2007). 2.7.2
Langkah-langkah Analisis Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (2005), di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-
langkah dasar yang harus dilakukan oleh sistem, antara lain : 1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah 2. Understan, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
5
2.7.3
Analisis PIECES Menurut Hanif Al Fatta (2007), untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan
analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efisiency, Sercices). 2.7.4
Analisis Kebutuhan Sistem
2.7.4.1
Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional sistem informasi ini harus bisa melakukan pengolahan jadwal guru. Selain itu sistem harus bisa menampilkan output dari hasil inputtan yang relevan dengan kebutuhan pemakai. 2.7.4.2
Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional ini berisi tentang kemampuan program, meliputi : a. Operasional Disini harus dijelaskan terlebih dahulu menggunakan sistem operasi apa sistem baru ini dijalankan. Dan dilengkapi kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan. b. Kinerja Membahas tentang seberapa hebat sistem baru ini melaksanakan tugasnya dalam mengolah data, menampilkan informasi dan secara keseluruhan menyelesaikan poses penjadwalan yang ditanganinya. c.
Keamanan Kebutuhan keamanan meliputi aspek yang melindungi sistem baru ini. Pengamanan password serta hak akses masing-masing user yang berbeda dan disesuaikan dengan kebutuhan.
2.7.5 Analisis Kelayakan Sistem 2.7.5.1
Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang di kehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. 2.7.5.2 Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di penjadwalan sistem informasi. Di samping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya. 2.7.5.3 Kelayakan Ekonomi
6
Analisis kelayakan ekonomi digunakan untuk memberi gambaran kepada pengguna apakah manfaat sistem baru ini lebih baik dari biaya pengadaannya. 2.8 Konsep Pemodelan Sistem 2.8.1
Bagan Alir (Flowchart) Flowchart merupakan gambar atau bagian yang memperlihatkan urutan dan
hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dilambangkan dengan simbolsimbol. 2.8.2
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur yang jelas. 2.9 Konsep Dasar Basis Data 2.9.1
Definisi Basis Data Database adalah kumpulan file atau data yang tersimpan dalam sebuah media
penyimpanan (Storage) yang memiliki keterikatan satu sama lainnya. Data tersebut adalah data yang telah diolah sehingga bisa menampilkan informasi kapan saja dibutuhkan. 2.9.2
Tujuan Basis Data Menurut Kusrini (2007), basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga
diperoleh kemudahan, ketepatan dan kecepatan dalam pengambilan kembali. 2.9.3
Manfaat dan Kelebihan Basis Data Menurut
Kusrini
(2007),
banyak
manfaat
yang
dapat
diperoleh
dengan
menggunakan basis data, antara lain :
1. Kecepatan dan Kemudahan (speed) Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
2. Kebersamaan pemakaian (sharability) Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi.
3. Pemusatan control data. Dengan pemakaian berasama, tidak perlu disediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan.
4. Efisiensi Ruang Penyimpanan (space) Dengan pemakaian bersama, tidak perlu disediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan.
7
5. Keakuratan (accuracy) Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antar data dan lain-lain dapat menekan ketidakakuratan dalam pemasukan/ penyimpanan data.
6. Ketersediaan (availability) Dengan basis data dapat di back-up, dipilah-pilah mana yang masih diperlukan dan mana yang perlu disimpan di tempat lain.
7. Kelengkapan (completness) Lengkap atau tidaknya data yang dikelola dalam sebuah database bersifat relative, karena itu untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berimbang selain dapat ditambahkan record-record data dapat juga merubah struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (tabel) atau penambahan field-field baru pada suatu tabel.
8. Kemananan (security) Basis
data
bias
diberikan
password
untuk
membatasi
orang
yang
mengaksesnya.
9. Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru. Dengan
adanya
basis
data,
pembuatan
aplikasi
dapat
memanfaatkan
kemampuan dari DBMS, sehingga pembuat aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna.
10. Pemakaian secara langsung. Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS.
11. Kebebasan data (data independence). Jika ada perubahan isi/struktur data, maka perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
12. User view. Basis data menyediakan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna, menyesuaikan hak aksesnya masing-masing. 2.9.4
Bahasa Basis Data Sistem basis data menghendaki adanya sebuah bahasa query yang lebih user
friendly. SQL merupakan standar bahasa basis data rasional. SQL merupakan standar bahasa basis data rasional. Secara umum bahasa SQL ada 2 kategori, yaitu : 1. DDL(DATA DEFINOTION LANGUAGE) Dengan bahasa inilah kita dapat membuat tabel baru, membuat indexs, mengubah tabel, menentukan struktur penyimpanan tabel, dll. Hasil kompilasi
8
perintah DDL adalah kumpulan tabel yang disimpan dalam file khusus yang disebut Kamus Data (Data Dictionary). Kamus Data merupakan suatu metadata (superdata) yaitu data yang mendeskripsikan data sesungguhnya. Kamus Data ini selalu diakses dalam suatu operasi basis data sebelum file data yang sesungguhnya diakses. Contoh perintah SQL untuk definisi data yaitu : a. CREATE untuk membentuk basis data, tabel atau index b. ALTER untuk mengubah struktur table c.
DROP untuk menghapus basis data, tabel atau index
2. DML(DATA MANIPULATION LANGUAGE) Berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Manipulasi data dapat berupa penyisipan/penambahan data baru, penghapusan data dan pengubahan data. DML merupakan bahasa yang bertujuan
memudahkan
pemakai
untuk
mengakses
data
sebagaimana
dipresentasikan oleh model data. Perintah – perintah DML, yaitu SELECT, INSERT, UPDATE dan DELETE. 2.9.5
Teknik Perancangan Basis Data
2.9.5.1
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan gambaran mengenai berelasinya antar entitas. Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entitas sets, relationship sets dan attributes. 2.9.5.2
Normalisasi
Menurut (Fathansyah, 2001:16) bahwa normalisasi merupakan “Suatu upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur yang baik dan ruang penyimpanan yang efisien dengan menerapkan aturan pada setiap skema relasi”. 2.10
Komponen Database
2.10.1
Data
Data di dalam sebuah sistem database dapat disimpan secara terintegrasi dan dapat dipakai secara bersama-sama. 2.10.2
Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik computer. Contoh dari perangkat keras komputer yaitu: mouse, keyboard, monitor, CPU, memori, monitor dan lain-lain. 2.10.3
Database Manajemen Sistem (DBMS)
DBMS adalah software yang menagani semua akses ke database. Secara konsep apa yang terjadi adalah sebagai berikut: a. User melakukan pengaksesan database untuk informasi yang diperlukannya menggunakan suatu bahasa manipulasi data, biasanya di sebut SQL.
9
b. DBMS menerima request dari user dan menganalisa request tersebut. c.
DBMS memeriksa skema eksternal user, pemetaan eksternal/konseptual, skema konseptual, pemetaan konseptual/internal, dan struktur penyimpanan.
d. DBMS mengeksekusi operasi-operasi yang di perlukan untuk memenuhi permintaan user 2.10.4
Pemakai (User)
Pemakai adalah orang atau sistem yang akan mengakses dan merubah isi database. Beberapa jenis pengguna database, yaitu: a. Programmer Aplikasi : orang yang mengkodekan aplikasi dengan bahasa pemograman. b. User Mahir : orang yang mampu menggunakan database secara langsung dengan menggunakan DBMS. c.
User Umum/End User : orang yang memakai database dengan perantara program aplikasi. Misalnya seorang admin memasukkan data penjadwalan ke dalam database dengan menggunakan sebuah aplikasi admin.
d. User Khusus : bisa berupa sistem lain. 2.10.5
Aplikasi lain
Merupakan software yang dibuat untuk memberikan interface kepada user sehingga lebih mudah dan terkontrol dalam mengakses database. Aplikasi lain ini merupakan komponen tambahan dalam sistem database yang sifatnya opsional. 2.11
Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.11.1 2.11.1.1
Visual Basisc 6.0 Pengenalan Visual Basic
Visual basic adalah program yang digunakan untuk membuat aplikasi yang berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat apllikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. (Sunyoto, 2007) 2.11.1.2
IDE Visual Basic 6.0
IDE merupakan fasilitas pengembangan untuk membangun aplikasi dengan Visual Basic 6.0. Visual basic 6.0 memiliki ruang kerja (workspace) yang terpadu untuk membuat program aplikasi. Ruang kerja terpadu ini disebut dengan IDE (Integrated Development Environment). 2.11.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah server basis data yang secara fungsional adalah proses atau aplikasi yang menyediakan layanan basis data.
10
2.12
Hirarchy Input Proses Output (HIPO) Hipo Merupakan teknik untuk mendokumentasi pengembangan suatu sistem yang
dikembangkan oleh IBM. 2.13
Pemeliharaan Sistem Walaupun sudah telah didesain, dibangun dan diuji coba, sistem atau aplikasi bisa
mengalami error atau bug yang tidak bisa dihindari. 2.14
Metode Pengujian
2.14.1
Unit Testing
Pengujian unit testing digunakan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fugsinya dengan baik. Ada 2 metode untuk melakukan unit testing, yaitu:
3
1. Black Box Testing Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis ynag diinginkan. 2. White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Profil SMK YPE Sawunggalih Kutoarjo SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO merupakan salah satu sekolah menengah
kejuruan yang berada di Kabupaten Purworejo. Sekolah ini sangat mendukung sebagai tempat untuk pembelajaran. Hal ini dikarenakan ketenangan suasana di SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO yang jauh dari keramaian jalan besar. 3.1.2 Visi dan Misi 1. Visi SMK YPE SAWUNGGALIH Kutoarjo Visi ini menjiwai warga sekolah untuk selalu mewujudkannya setiap saat dan berkelanjutan dalam mencapai tujuan sekolah. Visi tersebut mencerminkan profil dan cita-cita sekolah yaitu : Menghasilkan tamatan yang berakhlakul mulia dan berbudi pekerja luhur, trampil, profesional, patriotik serta peduli lingkungan dalam era globalisasi. 2. Misi SMK YPE SAWUNGGALIH Kutoarjo 3
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi, 2007), hal. 171
11
Untuk mencapai visi tersebut, perlu dilakukan suatu misi berupa kegiatan jangka panjang dengan arah yang jelas. Berikut ini merupakan misi yang dirumuskan berdasarkan visi di atas. Misi sekolah tersebut adalah : 1.
Membentuk tamatan yang berkepribadian, terampil dan professional di bidang kejuruan serta peduli dan berwawasan lingkungan.
2.
Menyiapkan tenaga terampil dibidang kejuruan yang mampu bersaing dilapangan kerja.
3.
Menyiapkan tamatan untuk mampu berwirausaha.
4.
Mengembangkan dan mengoptimalkan sarana prasarana agar terbentuk kompetensi dasar yang kuat.
3.2
Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
4
3.2.1 Identifikasi Masalah Pada tahap ini, analisis harus mampu mengidentifikasi masalah yang merupakan langkah pertama yang dilakukan dalan tahap analisis sistem dari masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem yang tidak dapat dicapai, melakukan studi kelayakan serta melakukan analisis kebutuhan sistem. 3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap knerja, informasi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pengguna.Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency and Service). (Fatta, 2007). 3.3 3.3.1
Perancangan Sistem Bagan Alir Sistem (Flowchart System) Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. (Hartono, 2005) 3.3.2
Data Flow Diagran (DFD) Permodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana
bisnis. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah dimantara aktivitas-aktivitas itu. (Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, 2007).
4
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing Perusahaan & Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi Offset,2007), Hlmn.44
12
Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara global untuk menggambarkan proses – proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. 3.3.3
Diagram Konteks Diagram Konteks adalah DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukan semua
proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0) dan semua entitas yang menerima atau memberikan informasi ke sistem. 0 Aplikasi Penjadwalan Guru SMK YPE SAWUNGGALIH KUTOARJO
Data Guru Data Kelas Data Mata Pelajaran Data Jurusan
Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Jurusan Laporan Data Mata Pelajaran Laporan Jadwal Semua Guru Laporan Jadwal Per Guru Laporan Jadwal Semua Kelas Laporan Jadwal Per Kelas
STAFF KURIKULUM (ADMIN)
Input Data Guru sebagai Admin
KEPALA SEKOLAH
Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Mata Pelajaran Laporan Data Jurusan Laporan Jadwal Semua Guru Laporan Jadwal Perguru Laporan Jadwal Semua Kelas Laporan Jadwal Perkelas
Gambar 3.1 Diagram Konteks Keterangan: Dari gambar diatas dapat dilihat :
Tugas Kepala sekolah adalah menginputkan salah satu guru sebagai admin.
Tugas admin adalah melakukan segala jenis input data ke sistem, kemudian sistem akan mengolah data dan menghasilkan output.
Ada 2 jenis data yang ada dalam sistem tersebut yaitu data masukan dan data keluaran yaitu:
Data Masukan terdiri dari data guru, data mata pelajaran, data kelas dan data jurusan
Data Keluaran terdiri dari laporan data guru, laporan data mata pelajaran, laporan data kelas, laporan data jurusan, laporan jadwal semua guru, laporan jadwal perguru, laporan jadwal semua kelas dan laporan jadwal perkelas.
13
4. 4.1
Implementasi dan Pembahasan Implementasi Tahap implementasi sistem (System Implementation) merupakan tahap meletakkan
atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 4.1.1
Rencana Implementasi Rencana
implementasi
merupakan
suatu
arah
dan
batasan
yang
harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi 4.1.2
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan
dalam kegiatan implementasi antara lain: 1. Pemograman 2. Pengetesan Program 3. Instalasi 4. Pengujian Sistem 5. Pemeliharaan dan Pelatihan Personil 6. Pemeliharaan 5. 5.1
Penutup Kesimpulan Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya dapat di ambil kesimpulan sebagai
berikut: 1. User diberikan kemudahan dalam pembuatan jadwal karena pada sistem ini telah dilengkapi fasilitas generate. 2. Memudahkan admin dalam mengolah penjadwalan secara otomatis. 3. Dengan adanya aplikasi ini pihak sekolah dapat lebih mudah dalam membuat laporan karena sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 4. Dengan adanya aplikasi yang baru ini dapat mempercepat dan memudahkan pihak sekolah pada proses penjadwalan guru. 5. Penjadwalan guru yang dilakukan oleh pihak sekolah masih menggunakan manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses penjadwalan, hal ini akan menjadikan informasi yang diberikan menjadi tidak akurat. 5.2
Saran Dari proses keseluruhan pembuatan aplikasi penjadwalan yang telah dilakukan
disarankan beberapa hal kepada peneliti selanjutnya, diantaranya sebagai berikut :
14
1. Tampilan pada halaman masih sangat sederhana untuk itu dalam pengembangan diharapkan untuk ditambahkan animasi dan modul. 2. Dalam pembuatan Aplikasi Penjadwalan diberikan penambahan fitur agar aplikasi menjadi lebih komplek. 3. Untuk database perlu adanya penambahan tabel dan penambahan field pada setiap tabel. 4. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem yang terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibanding dengan sistem yang manual. 5. Jika sistem ini digunakan oleh pihak sekolah maka perlu dilakukan pelatihan personil dalam menangani aplikasi penjadwalan secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator sistem, supaya proses penjadwalan guru dapat berjalan dengan lancar.
Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Penulis berharap sistem yang diusulkan
dapat
membantu
dalam
proses
SAWUNGGALIH KUTOARJO.
15
penjadwalan
guru
di
SMK
YPE
Daftar Pustaka Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern. Yogyakarta : Penerbit Andi. Jogiyanto, HM. 1988. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Yogyakarta :BPFE Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi Kusrini. Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : Andi Offset Prof.Dr.Jogiyanto HM, 1982. Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Yogyakarta : Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI
16
