ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANPADA KOMISI PEMILIHAN UMUM BANJARNEGARA HALAMAN JUDUL NASKAH PUBLIKASI HALAMAN JUDUL
diajukan oleh
Gemma Timur Kuncoro 10.12.5114
Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM AT THE LIBRARY ELECTORAL COMMISION BANJARNEGARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA KOMISI PEMILIHAN UMUM BANJARNEGARA Gemma Timur Kuncoro Rum Muhamad Andri Kr Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The need for information is currently dependent on information technology and systems used in the presentation . So is the case with library information system on the National Election Commission Banjarnegara , where there are many obstacles in the present borrowing and repayment information , processing of data members and books that have not been using the computer system . Data storage in the form of physical notebook and the documentation has not done well thus slowing the process of presenting information . This research method using Quasi- Experimental Methods , which are closer to experimental research that may not hold true and the control or manipulate all relevant variables . The design of the library information system the authors propose is a structured approach to systems analysis and design through a Data Flow Diagram ( DAD ) , Data Dictionary , specifications database tables , normalization , Entity Relationship Diagram ( DHE ) as well as the design input and output . The results of the design and the design of the proposed library information system prototype designed with Visual Basic 6.0 programming language which can support lending services and information presentation to the leadership , members and facilitate data search data book , and accelerate the process of borrowing and simplify the calculation of the fine . Based on the description and discussion are presented in advance , then the conclusions that can be drawn from this research is in the system library information systems running in the previous section , there are still barriers and obstacles are difficulties in data retrieval and data members book , data storage in the form of sheets paper and physical notebook so slow data processing and report generation required by the Chairman of the Commission Banjarnegara . This causes the resulting information is not timely for leaders in decision-making . The advice can I give you the results of research that has been done over the years is necessary to have a system . Libraries , computer-based information is expected to facilitate the operations of the processing of data to produce information quickly , precisely and accurately is required by the Chairman of the Commission Banjarnegara. Keywords : Library Information Systems , Systems Development Methodologies , Tools of Structured Analysis Tool , Prototype , Visual Basic 6.0 .
1.
Pendahuluan Seiring berkembangnya teknologi saat ini membuat semakin mudahnya kita untuk
melakukan segala sesuatunya termasuk dalam rangka menambah ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan teknologi juga sangat meningkat seiring perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi-inovasi baru yang senantiasa terus berkembang kearah yang lebih baik. Tentunya untuk memperoleh sebuah informasi yang saat ini dibutuhkan oleh pengguna, dibutuhkan sebuah pengolahan data sebagai media informasi untuk pemenuhan kebutuhan informasi. Hingga saat ini pengolahan data dan pemenuhan kebutuhan informasi tersebut masih dilakukan secara manual. Dengan adanya hal itu proses keputusan yang seharusnya berjalan cepat dan tepat, menjadi lambat dan menghambat proses pemenuhan kebutuhan informasi, dikarenakan pengolahan data informasi yang lambat. Perpustakaan merupakan tempat untuk membantu balajar dan untuk memberikan informasi kepada karyawan dan pegawai dalam membantu bekerja. Selain itu perpustakaan adalah tempat menyimpan data buku, data peminjam, data pengembalian, dan lainya. Teknologi dalam computer hadir dengan berbagai kemampuan sebagai jawaban atas permasalahan yang sedang dihadapi. Dengan aplikasi pengolahan data dapat diselesaikan tepat waktu dan lebih baik. 2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Suatu kumpulan atau hubungan dari unsur atau variable-variable yang salaing
terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan system sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi system dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang salaing berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 2.2
Pengertian Informasi Mc Load (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses,
atau data yang telah memiliki arti. Sumber dari informasi adalah data.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk memahami pengertian system informasi, harus dilihat dari keterkaitan
antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk system informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995), Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan
keputusan
pada
perencanaan,
pemakrasaan,
pengorganisasian,
pengendalian kegiatan operasi sussistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, system informasi berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat dilihat pada gambar berikut 5
:
Input
Pemrosesan
Data
Outpu t
3.
Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi masalah yang terdapat pada system
yang lama maka digunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 3.1.1
5
Analisis PIECES
No
Tabel 3.1 Analisis Performance Faktor
1.
Troughtput
Dalam pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena pencatatan dilakukan secara manual.
2.
Respone Time
Untuk mengetahui laporan buku, anggota, transaksi membutuhkan waktu yang cukup lama akibatnya membutuhkan waktu banyak untuk mengetahui laporan.
Hasil Analisis
Hanif Al Fattah, 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi , Hal 9
No
Tabel 3.2 Analisis Informasi Faktor
1.
Tepat waktu
Informasi yang disajikan kurang tepat waktu karena keterlambatan akibatnya informasi menjadi kurang up to date.
2.
Akurat
Informasi tentang data buku, data peminjaman dan pengembalian buku yang disajikan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi kesalahan proses akibatnya mengacaukan informasi yang disajikan.
3.
Relevan
Informasi yang disajikan kurang sesuai dengan keinginan dari pihak yang membutuhkan akibatnya kekecewaan dari pihak tersebut dan memperbanyak waktu karena pengulangan penyajian informasi untuk mencapai hasil yang sesuai.
Hasil Analisis
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Kelemehan Sistem Lama
No 1.
Dengan bertambahnya data membutuhkan tempat penyimpanan yang besar, sehingga biaya yang dikeluarkan lebih besar dari manfaat yang dihasilkan.
2.
Dalam setiap pencatatan dibutuhkan waktu yang lama dan kertas yang cukup banyak sehingga biaya yang dibutuhkan semakin banyak untuk kebutuhan kertas.
Tabel 3.4 Analisis Control No 1.
System Lama Akses dalam pencatatan data dan pembuatan laporan masih dapat dicampuri oleh pihak lain, akibatnya ada resiko ketidakakuratan dalam pencatatan data dan pembuatan laporan.
Tabel 3.5 Analisis Efisiensi No
System Lama
1.
Pada system lama kurang efisien karena data baru dan pembuatan laporan dikerjakan secara berulang-ulang.
Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Parameter Pelayanan
3.1.2
Analisis
Dalam proses pencarian data terhitung lama, karena pencarian data yang diminta dilakukan dengan pengecekan satu per satu pada setiap halaman.
Analisis Kebutuhan Sistem Analaisis kebutuhan sistem terbagi 2, yaitu kebutuhan fungsional dan non
fungsional. 1.
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan berupa proses-proses apa saja yang bisa dilakukan oleh system. Kebutuhan fungsional dari objek penelitian antara lain :
System dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku.
Petugas dapat melakukan input berbagai buku beserta dengan kode buku, judul buku, penerbit, pengarang. a. Petugas dapat melakukan input berbagai buku berserta dengan kode buku, judul buku, penerbit, pengarang. b. Petugas dapat menambah koleksi buku buku yang akan dikaluarkan di perpustakaan. c.
Petugas dapat menghapus data buku yang sudah hilang atau rusak.
d. Petugas dapat melakukan perubahan data buku bila ada yang perlu diubah. System dapat melakukan pendataan anggota. a. Petugas dapat menambahkan data anggota baru. b. Petugas dapat mengedit data anggota. c.
Petugas dapat menyimpan data anggota.
d. Petugas dapat menghapus data anggota. e. Petugas dapat menampilkan data anggota. System dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian. a. Petugas dapat mencatat semua transaksi peminjaman dan pengembalian. b. Petugas dapat menampilkan tanggal peminjaman buku.
c.
Petugas dapat menampilkan data anggota yang meminjam buku.
System dapat melakukan pencatatan laporan secara otomatis. a. System dapat mencetak laporan data buku. b. System dapat mencetak laporan data anggota. c.
2.
System dapat mencetak laporan sirkulasi buku.
Kebutuhan non fungsional
Perangkat Keras ( Hardware ) yang di gunakan yaitu : a. Prosecor minimal Berkecepatan 1.73GHz b. RAM minimal 258 MB c.
Hardisk minimal 30 GB
d. VGA minimal 64 MB e. Monitor LCD 15’ f.
Keyboard
g. Mouse h. Printer
Perangkat Lunak ( Software ) yang di gunakan yaitu : a. Microsoft Windows 7 profesional b. Microsoft Visual Basic 6.0 c. MySQL sebagai DBMS d. Mozilla Firefox
Kebutuhan Manusia ( Brainware ) Sebagai pelaksana dari sistem yang diusulkan adalah :
3.2
Pimpinan / Kepala Perpustakaan
Petugas.
Analisis Biaya Dan Manfaat
Tabel 3.7 Rincian Biaya Rincian biaya dan manfaat
Tahun 0
Biaya persiapan operasi a. Software
3.420.000
Tahun 1
Tahun 2
b. Biaya pelatihan personil
100.000
Total biaya persiapan operasi
3.520.000
Biaya operasi dan biaya perawatan a. Biaya overhead
360.000
378.000
b. Biaya perawatan system
300.000
315.000
Total biaya operasi dan perawatan
660.000
693.000
660.000
693.000
a. Pengurangan biaya operasi
900.000
945.000
Total manfaat berwujud
900.000
945.000
1.200.000
1.320.000
b. Peningkatan pelayanan
1.600.000
1.680.000
Total manfaat tak berwujud
2.800.000
3.000.000
Total manfaat
3.700.000
3.945.000
Procced
3.040.000
3.252.000
Total biaya
3.520.000
Manfaat berwujud
Manfaat tak berwujud a. Peningkatan personil
Procced tahun 1
kepuasan
kerja
= Rp. 3.040.000,-
Make payback periode dapat dihitung sebagai berikut : Nilai investasi
= Rp. 3.520.000,-
Procced tahun 1
= Rp. 3.040.000,-
Sisa investasi tahun II
= Rp. 480.000,-
Rp. 480.000,PP = 1 + Rp. 3.040.000,-
x 12 Bulan
PP = 1 + 0,15 x 12 bulan = 1,8 bulan Periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-2, secara detailnya adalah 1 tahun 1 bulan 24 hari. 3.2.1 Analisis Return On Investment
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Return Of Investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :
ROI
= Total manfaat – Total biaya x 100% Total biaya
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima Manfaat tahun ke 1
Rp. 3.700.000,-
Manfaat tahun ke 2
Rp. 3.945.000,-
Total manfaat
Rp. 7.645.000,-
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah : Biaya tahun ke 0
Rp.3.520.000,-
Biaya tahun ke 1
Rp. 660.000,-
Biaya tahun ke 2
Rp. 693.000,-
Total biaya
Rp. 4.873.000,-
Berdasarkan table didapatkan bahwa nilai total manfaat sebagai berikut : = Total manfaat – Total biaya
ROI
x 100% Total biaya = Rp. 7.645.000 – Rp. 4.873.000 x 100% Rp. 4.873.000 = 56,8 % Hasil ROI > 0 berarati proyek system ini dapat diterima atau digunakan karena proyek yang bersangkutan atau system baru ini memberi keuntungan sebesar 56,8 % dari biaya investasi. 3.2.2 Analisis Net Present Value (NPV)
Metode nilai sekarang bersih atau Net Present Value (NPV) ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Adapun rumus metode ini adalah : NPV = -nilai proyek + proceed I + proceed II (1+1)
(1+1)
2
Keterangan : NPV = Net Present Value i
= Tingkat bunga diskont, I = 6,75 % (sumber www.bi.go.id)
n
= Umur proyek investasi
3.040.000 NPV
3.252.000
= -3.250.000 + (1+6,75%)
1
(1+6.75%)
2
= -2.520.000 + 2.847.775,18 + 2.885.136,08 = Rp. 982.911,26 Dari hasil tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan layak untuk diterapkan karena NPV > 0. Jika system baru sekarang diterapkan
atau
dipakai
dengan
ketentuan
yang
diterima
adalah
sebesar
Rp.982.911,26 Alasan – alasan menggunakan metode-metode tersebut adalah : a. Metode payback period digunakan untuk mengukur berapa cepat investasi pada proyek tersebut akan kembali. b. Metode return of infesment digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. c.
Metode net present value mempunyai keunggulan bahwa arus kas didasarkan pada konsep nilai waktu dan uang. Baik tidaknya analisis tergantung pada ketepatan tafsiran kita atas aliran kas.
Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam table sebagai berikut : Tabel 3.8 Metode Biaya dan Manfaat Metode biaya dan No Syarat manfaat 1.
Payback periode
-
Nilai 1 tahun 1 bulan 24 hari
Keputusan Layak
2.
Return investment
of
3.
Net present value
ROI >0%
56,8%
Layak
NPV >0
Rp.982.911,26
Layak
3.3 Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1 Analisis Kelayakan Teknologi
Perkembangan
teknologi
saat
ini
sangat
pesat,
ada
yang
menguntungkan atau sebaliknya ( merugikan ). Keberadaan sasaran teknologi juga merupakan bagian yang diperlukan untuk menunjang kelancaran operasional sistem informasi perpustakaan. Dari proses penelitian menunjukan bahwa pengembangan sistem dirancang dan direncanakan kearah komputerisasi pengolahan data perpustakaan sangat ideal untuk diterapkan. Karena dilihat dari persediaan hardware dan software yang dibutuhkan banyak tersedia dipasaran. Sistem ini layak dari segi teknologi karena : 1. Penggunaan perangkat keras ( hardware ) dirasakan mendukung semua kegiatan kerja sistem informasi perpustakaan. 2. Windows 7 ultimate 32-bit mempunyai keunggulan yang baik serta simple dalam menkinerja komputer. Khususnya dalam mendukung sistem informasi perpustakaan di KPU BANJARNEGARA. 3. Penggunaan MySQL dan Visual Basic 6.0 memberikan kemampuan dan kemudahan dalam mengolah dan meninputkan data. 4. Sistem dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan teknologi. 3.3.2
Analisis Kelayakan Operasional
Sistem ini layak secara operasional dikarenakan sistem perpustakaan yang terkomputerisasi dapat menghasilkan informasi dengan cepat pada saat dibutuhkan, serta menghemat biaya operasional. 3.3.3
Analisis Kelayakan Hukum
Perkembangan sistem dapat dikataka layak secara hukum jika tidak melanggar hukum yang berlaku. Penggunaan software asli dan berlisensi yang terkait dalam penggunaan aplikasi pendukung sistem merupakan syarat muthlak agar tidak terjadi masalah dikemudian hari. 3.3.4
Analisis Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi dapat dinilai dari dua hal pokok yaitu biaya dan manfaat. Biaya yang mencakup besar biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem tersebut. Sedangkan manfaat mencakup besar manfaat yang diperolah dengan adanya pengembangan sistem. Sistem akan dikatakan layak secara ekonomi jika manfaat yang diberikan oleh sistem lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan sistem. Perincian analisis kelayakan ekonomi dibedakan menjadi dua bagian yaitu analisis biaya dan analisis manfaat.
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Instalasi Perangkat Lunak Basis Data Untuk melakukan instalasi Database MySQL kita perlu menginstal paket
aplikasi XAMPP win32-1.7.7-VC9 yang didalamnya sudah terintegrasi program database untuk MySQL. Berikut ini langkah-langkah pengistallan dan pemasangan database yang diperlukan: 1.
Double klik software xampp,maka akan muncul gambar sebagai berikut dan klik tombol OK > Next > Instal dan tunggu sampai progres selesai.
Gambar 4.1 Instalasi XAMPP
2.
Jika sudah selesai maka aktifkan xampp control panelnya, lalu klik start pada Apache dan MySQL-nya. Dengan demikian server database telah aktif.
Gambar 4.2 Cara Mengaktifkan XAMPP
4.2
Kompile Sistem
Berikut ini langkah-langkah kompile sistem menjadi file .exe : 1. Klik file pada toolbar, maka akan muncul gambar sebagai berikut, kemudian pilih menu Make Project . exe.
Gambar 4.3 Cara Kompile Sistem
2. Jika sudah muncul menu Make Project .exe, kemudian tentukan ruang penyimpanan dan ganti nama sesuai kebutuhan.
Gambar 4.4 Ruang Penyimpanan File Kompile Sistem
3. Klik OK, tunggu proses pengkompile-an sampai selesai.
4.3
Export dan Import Database
4.3.1
Export Database
Export database, tujuanya adalah back-up database untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan dan juga bertujuan untuk mengimport database dari komputer penulis ke komputer objek.
Berikut ini langkah-langkah export database :
1. Buka XAMPP, pastikan Apache dan MySql dalam status Running. 2. Buka browser, ketikan localhost pilih phpMyAdmin. 3. Klik nama database yang akan diexport. 4. Klik menu export.
Gambar 4.5 Menu Export Pada phpMyAdmin
5. Kemudian klik Go.
Gambar 4.6 Menu Go Pada Export Database
4.3.2
Import Database
Import database, tujuanya adalah memindahkan database dari komputer penulis ke komputer objek, sesuai dengan yang dibutuhkan oleh sistem informasi perpustakaan sehingga sistem dapat dijalankan.
Berikut ini langkah-langkah import database :
1. Buat database baru, nama database sesuai dengan nama file database yang akan di-import.
Gambar 4.7 Create Databese Baru
2. Pilih file yang akan di-import. 3. Kemudian klik Go.
Gambar 4.8 Menu Import Database
5. Penutup 5.1
Kesimpulan
Penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
Kelebihan Sistem Baru •
Informasi dapat disajikan secara tepat waktu, akurat, dan relevan.
•
Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencatatan dan pemasukan data.
•
Dapat menghasilkan laporan dengan cepat.
•
Dapat mengedit data dengan mudah.
•
Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik
5.1
Saran Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi Komisi Pemilihan Umum Banjarnegara untuk membantu mengolah data perpustakaan. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang didapat di bangku kuliah selama ini. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya ini masih banyak kekurangan, sehingga penulis berharap kepada pembaca agar memberikan saran yang konstruktif atau memperbaiki dan mengembangkan skripsi ini menjadi karya yang lebih baik.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset, 2007 HM, Jogianto, Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta, Andi Offset. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/446/jbptunikompp-gdl-lusysusila-22267-10babii.pdf, 18 Oktober 2013 http://simfonikehidupan.wordpress.com/2009/10/26/teori-teori-perpustakaan-daninformasi/, 18 Oktober 2013 Kusrini, Strategi Perancangan & Pengolahan Basis Data, Andi Offset, 2007 Sunyoto, Andi, Pemrograman Relasional Dengan MySql, Andi Offset, 2007
