ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KANTOR KECAMATAN WANADADI BANJARNEGARA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Arindra Rian Anjar Prasetya 08.11.1919
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF PROCESSING DATA EMPLOYMENT INFORMATION SYSTEM AT KANTOR KECAMATAN WANADADI BANJARNEGARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KANTOR KECAMATAN WANADADI BANJARNEGARA Arindra Rian Anjar Prasetya Erik Hadi Saputra Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Currently very rapid technological developments. It is very necessary to support a smooth performance, presentation of information and decision-making in an agency or company. The application of information technology as a means for data processing, data storage, and disseminate information quickly and accurately. One technology that is useful to facilitate and help load activity in everyday life. Computer-based technology is one of the technologies that facilitate the passing over of information and readily accepted by society. With the support of a computerized system, the workings of a system that can change the way the previous manual labor more efficient, effective and efficient, and guaranteed quality of work procedures. With the development of modern technology means better, the system will create a more productive work. The method performed starting from data collection, after data collected domaking system that starts from system analysis, system design, system testing and implementation of the system. By making the design of this application, it will help the admin of Kantor Kecamatan Wanadadi to perform the processing of data relating to the officialdom. Keywords: technology, systems, analysis, information, officialdom
1.
Pendahuluan Kantor Kecamatan merupakan tempat pelayanan pemerintah tingkat
kecamatan.
Pemerintahan
kecamatan
berkedudukan
sebagai
perangkat
pemerintahan kecamatan yang berada di wilayah kabupaten tersebut dan bertanggungjawab kepada bupati melalui sekretaris daerah. Kantor Kecamatan merupakan tempat kerja kepala kecamatan dan pegawai-pegawai kecamatan lainnya. Mereka bertugas melayani
masyarakan khususnya yang berdomisili di
kecamatan tersebut. Kantor Kecamatan Wanadadi adalah salah satu tempat pelayanan pemerintah tingkat kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Banjarnegara Provinsi Jawa Tengah. Kantor Kecamatan Wanadadi memberikan pelayanan kepada masyarakat di Kecamatan Wanadadi. Pelayanan pada Kantor Kecamatan Wanadadi antara lain pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP), pembuatan Kartu Keluarga (KK), pembuatan surat keterangan domisili, pengantar pembuatan akte kelahiran, penerbitan surat pindah antarkecamatan, dan pengantar pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). Pada Kantor Kecamatan Wanadadi setiap tahunnya terjadi penambahan dan pengurangan karyawan, serta pergeseran jabatan. Proses pemasukkan data kepegawaian serta proses pengambilan dokumen laporan untuk kepentingan rekap data Kantor Kecamatan Wanadadi masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu dan tenaga yang lebih serta kemungkinan terjadi kesalahan menjadi lebih besar. Untuk itu diperlukan suatu system yang efektif pada proses pembuatan laporan yang berkaitan dengan data kepegawaian pada Kantor
Kecamatan
Wanadadi
Kabupaten
Banjarnegara.
Dengan
sistem
komputerisasi suatu perusahaan atau indtansi dapat meningkatkan efektifitas kerja para karyawan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan data yang berkaitan dengan kepegawaian pada Kantor Kecamatan Wanadadi Kabupaten Banjarnegara. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu 2.1.2
Karakteristik Sistem Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem
dengan sistem lainnya: 1. Komponen
1
2. Batasan 3. Lingkungan 4. Masukan 5. Keluaran 6. Penghubung 7. Penyimpanan 2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti
dan lebih berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam pembuatan keputusan 2.2.2
Definisi Data Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari
bentuk data item. 2.2.3
Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tuga hal,
yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). 2.2.4
Mutu Informasi Mutu dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan–laporan yang diperlukan. 2.3.2
Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen–komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). 2.3.3
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem sebuah sistem informasi
pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian,
2
dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.4
Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1
Konsep Dasar Kepegawaian Kepegawaian merupakan tenaga kerja berkaitan dengan sumber daya
manusia baik jasmani maupun rohani yang senatiasa di butuhkan dalam suatu organisasi. 2.4.2
Sistem Informasi Kepegawaian Sistem informasi kepegawaian merupakan suatu kumpulan informasi yang
mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggtmg jawab untuk menyediakan informasi data pegawai. 2.5
Teori Analisis Pada
penulisan
skipsi
ini
penulis
suatu
bagan
menggunakan
analisis
Software
Development Life Cyrcle (SDLC) 2.6
Pengertian Flowchart Flowchart
adalah
yang
menggambarkan
atau
mempresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah. 2.7
Data Flow Diagram (DFD) DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem infonnasi, baik sistem
lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada. 2.8
Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel
yang menunjukan entity sekaligus relasinya. 2.8.1
Defenisi Formal Bentuk-Bentuk Normalisasi 1. Bentuk Normal Pertama (1NF) Pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. 2. Bentuk Normal Kedua (2NF) Pada tahap ini, dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel. 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antar tabel, sehingga akan ditemukanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tertentu.
3
2.9
Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.9.1
Sistem Operasi Sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft Windows 7
Ultimate. 2.9.2
Microsoft Visual Studio 2008 Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap yang
dapat digunakan untuk melakukan
pengembangan aplikasi, baik aplikasi bisnis,
aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi web. 2.9.3
Microsoft Office Access 2007 Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi yang menggunakan
mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. 2.9.4
Crystal Report Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan
dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual lnterdev. 3.
Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, dan Program
3.1.1.1 Visi Visi dari Rencana Stratejik Kecamatan Wanadadi adalah Mewujudkan Lembaga Pemerintah Kecamatan Wanadadi yang berkualitas melalui pelaksanaan program Pelayanan, Peningkatan, Penataan Administrasi Perkantoran Sarana dan Prasarana Aparatur dan Administrasi Kependudukan. 3.1.1.2 Misi 1. Menyelenggarakan tugas tugas pemerintahan dan pelayanan administrasi perkantoran yang prosedural, responsif ramah dan santu 2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasaran Aparatur Kecamatan dalamrangka mendukung dan meningkatkan produktifitas pelaksanaan tugas dan fungsi. 3. Meningkatkan penataan adminstrasi kependudukan di tingkat Kecamatanyang didukung dengan sistem pencatatan , pendataan dan pelaporan yang akurat. 3.1.1.3 Tujuan 1. Memberikan pelayanan administrasi perkantoran yang procedural responsit ramah dan santun . 2. Menghasilkan sarana dan prasarana Aparatur yang lebih baik dan berkualitas dalam rangka menunjang kelancaran tugas kedinasan .
4
3. Menghasilkan system penataan adminstrasi kependudukan yang valid dan akurat serta dalam rangka mewujudkan penataan administrasi kependudukan yang benar, tertib dan teratur. 3.1.1.4 Sasaran 1. Meningkatnya pelayanan administrasi perkantoran yang didukung dengan meningkatnya kualitas pelayanan oleh Aparatur Kecamatan . 2. Meningkatnya kinerja dan kenyamanan aparatur Kecamatan dalam menjalankan tugas . 3. Meningkatnya penataan adminstrasi kependudukan yang didukung dengan sistem pencatatan, pendataan dan pelaporan yang akurat 3.1.1.5 Kebijakan 1. Meningkatnya kualitas kebijakan administrasi perkantoran yang responsif, ramah dan santun. 2. Meningkatnya pemeliharaan sarana dan prasarana aparatur . 3. Meningkatnya pelayanan administrasi kependudukan yang tertib dan benar. 3.1.1.6 Program 1. Pelayanan administrasi perkantoran. 2. Peningkatan sarana dan prasarana Aparatur. 3. Penataan Administrasi Kependudukan 3.2
Tahap Analisis
3.2.1
Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapakan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3.2.2
Mengidentifikasi Masalah Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem pengolahan data yaitu
kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan dan pencarian laporan. 3.2.3
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan
agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal. Pada penulisan skipsi ini penulis menggunakan analisis Software Development Life Cyrcle (SDLC) atau yang biasa disebut siklus hidup pengembangan sisitem. 3.2.4
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem terdiri dari :
1. Kebutuhan Perangkat Keras
5
2. Kebutuhan Perangkat Lunak 3. Kebutuhan Informasi 4. Kebutuhan Pengguna 3.2.5
Analisis Kelayakan Sistem
3.2.5.1 Analisis Kelayakan Teknologi Untuk itu pembaharuan dan pengembangan sistem harus terus dilakukan agar tidak tertinggal oleh kompetitor lain. Sistem ini layak digunakan melalui tahaptahap pengujian. 3.2.5.2 Analisis Kelayakan Hukum Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini merupakan kelayakan peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem 3.2.5.3 Analisis Kelayakan Operasional Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal 3.3
Perancangan Sistem
3.3.1
Perancangan Proses Menurut Jhon Burch dan Gary Grundnitski design atau perancangan sistem
dapat didefinisikan sebagai “Penggambaran, Perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. 3.3.2
Tujuan Perancanganya Sistem
Tujuan utama dari tahap rancangan sistem adalah: 1. Mengumpulkan data 2. Melakukan evaluasi 3. Menyusun kriteria tampilan informasi 4. Berguna 3.3.3
Rancangan Model
3.3.3.1 Flowchart Flowchart adalah salah satu model logika yang digunakan untuk mengganbarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam program. 3.3.3.2 DFD Sistem Yang Diusulkan Penggambaran Data Flow Diagram dilakukan secara terstruktur sehingga dimulai dari yang paling luas.
6
3.4
Perancangan Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya 3.4.1
Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses yang berkaitan dengan model data
relational untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. 3.4.2
Hubungan Antar Tabel Merupakan hubungan antar tabel yang satu dengan yang lain
3.4.2
Rancangan Struktut Tabel
Rancangan struktur tabel bertujuan menentukan tipe data dan ukuran dari masingmasing tabel. 3.5
Rancangan Antarmuka (Interface) Merupakan rancangan tampilan dari desain yang akan dibuat sesuai form
halaman yang diinginkan. 4.
Implementasi Dan Pembahasan
4.1
Implementasi Implementasi adalah tahap pemasangan instalasi sistem yang baru
dirancang supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. 4.1.1
Implementasi Basis Data Kumpulan fle-file atau tabel-tabel yang saling berelasi antara satu dengan
yang lain. 4.1.1.1 Implementasi Struktur Tabel Merupakan gambaran keseluruhan tabel yang telah dibuat yang memiliki relasi atau hubungan antara tabel satu dengan yang lain. 4.1.1.2 Implementasi Tabel Berisikan tabel-tabel yang telah dibuat 4.1.2
Implementasi Interface Berisikan tampilan-tampilan dari aplikasi yang telah dibuat.
4.2
Pembahasan
4.2.1
Pembahasan Program Membahas salah satu daru form yang ada pada aplikasi.
4.3
Pengujian Program
4.3.1
Black Box Testing Black Box Testing merupakan tahap pengujian yang berfokus pada
persyaratan fungsional perangkat lunak.
7
Tabel 4.1 Pengujian Black Box pada Form Pegawai Nama Black Box
Tujuan Pengujian
Form Pegawai –
Mencegah
NIP
tidak sama
Form Pegawai –
Mencegah
Tanggal
minimal pegawai adalah
Lahir
agar
Skenario NIM
pada
tombol
Sukses
tombol
Sukses
tombol
Sukses
Simpan agar
usia
(Usia)
18 tahun
Form Pegawai –
Mencegah
Jabatan
ada jabatan yang sama kecuali
Klik
Hasil
agar
untuk
tidak
Klik
pada
Simpan
Klik
pada
Simpan
Staf
Umum
4.3.2
White Box Testing White Box Testing adalah test case yang menggunakan struktur control
desain procedural untuk memperoleh test case. White Box Testing yang penulis lakukan adalah pengujian pada form login member, jika username atau password salah satu password tidak diisikan maka akan muncul pesan error. Pengujian white box dapat dilihat pada tampilan berikut :
Gambar 4.1 White Box Testing Pada Form Login 5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan uraian dan penjelasan pada Analisis Dan Perancangan Sistem
Informasi Kepegawaian Pada Kantor Kecamatan Wanadadi Banjarnegara, maka dapat ditarik kesimpulan : 1. Dengan adanya sistem informasi baru yang berbasis komputer, kinerja dari Kantor Kecamatan Wanadadi menjadi lebih efektif karenadalam proses pencatatan pegawai, kesalahan yang timbul dalamproses
8
tersebut menjadi lebih kecil karena pada sistem informasi kepegawaian baru yang berbasis komputer terdapat petunjuk dan peringatan jika terjadi salah input data. Selain itu juga menjadi lebih efisien karena proses pencatatan data pegawai menjadi lebih cepat. Misal pada pendataan pegawai baru, dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian baru yang berbasis komputer tersebut data tinggal dimasukkan ke dalam sistem yang kemudian akan tersimpan ke dalam data base sistem. 2. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian yang baru yang berbasis komputer kinerja dari Kantor Kecamatan Wanadadi, proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat karena dalam sistem yang baru tersebut terdapat format laporan data tentang kepegawaian pada Kantor Kecamatan Wanadadi yang telah dimasukkan sebelumnya dan tinggal dicetak.. 5.2
Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas, maka sebagai pertimbangan
bagi Kantor Kecamatan Wanadadi dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem. Saran yang ingin disampaikan penulis adalah : 1. Melakukan
pertimbangan
diharapkan
untuk
terhadap
digunakan
sistem
dalam
yang
proses
diusulkan, pengolahan
dan data
kepegawaian. 2. Rancangan
sistem
yang
diusulkan layak
untuk
digunakan dan
diharapkan sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada sistem sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini masih belum benar – benar sempurna dan pada dasarnya tidak ada sistem yang sempurna.
9
DAFTAR PUSTAKA
Akbari, Ali. 2005. Visual Basic .net Belajar Praktis Melalui Berbagai Tutor dan Tips. Yogyakarta: Informatika. Al-Fatta, H. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain System Informasi : Pendekatan Terstuktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Siberio, A.F.K. 2010. Dasar-Dasar Visual Basic .net. Yogyakarta: MediaKom Sismoro, H. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi. Addraeni, D.T. 2013. Pengujian White Box dengan Metode http:’’dessytri.com’?p=250. Diakses pada tanggal 27Juni 2013. Anonim.
Basis
Path.
2012. Pengertian Sistem Development Life. http://www.pustakaonline.web.id/2012/11/pengertian-system-developmentlife.html. Diakses pada tanggal 27 Juni 2013.
Hikmayanti, Hanny. 2011. Pengembangan Sistem Informasi (SDLC). http://www.slideshare.net/hannyhikmayanti/4-pengembangan-sistem-informasisdlc-9832605. Diakses pada tanggal 27 Juni 2013.
10
