ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KECAMATAN ALIAN KEBUMEN NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KECAMATAN ALIAN KEBUMEN

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh Yogi Brilianto 09.11.2619

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014

1

1

ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM OF ALIAN KEBUMEN SUB-DISTRICT OFFICE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KEAMATAN ALIAN KEBUMEN Yogi Brilianto Krisnawati Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Growth in the world in the field of Information Technology and today's causing the need for a system in a business entity or agency , who can follow and support these developments , especially in data processing , where the data at this point is considered a valuable asset . Draft System Administration here is a system that is required in the data collection personnel . The problems faced by the district office Kebumen this is the unavailability of a good database management to manage employee data administration and database management are also less realization on the part of the admin's personal , so that when the data is needed quickly the system less reliable . Solutions that can be taken is how to design and create employee data management system that can store all employee data can provide information and data quickly . Based on the above solutions , the need for a system which can facilitate in database management and can facilitate in providing data information . The design of the administrative system is a database management system capable of providing efficiencies and Effectiveness in data storage and the employee is able to provide information of data quickly . Keywords : Information administration

Systems

Administration

iv

, District

Office

Kebumen ,

1

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Diera globlalisasi seperti sekarang ini tidak dipungkiri pertumbuhan di bidang Teknologi dan Informasi menjadi sangat pesat. Sejalan dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini menuntut perlunya suatu sistem pelayanan yang maksimal mungkin pada sebuah badan usaha atau instansi pemerintahan. Namun masih banyak badan atau instansi pemerintah yang masih mengalami kesulitan karena sistem yang dibuat. Salah satu sistem yang penting dan diperlukan pada sebuah badan usaha atau instansi pemerintahan adalah sistem informasi administrasi untuk pengolahan data pegawai yang dipergunakan untuk tujuan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan menyalurkan informasi. Dengan mengacu hal tersebut diatas aplikasi pengolahan data memiliki pengaruh yang sangat penting dalam sebuah lembaga dan instansi pemerintahan untuk menangani masalah keadministrasian. Penggunaan sistem administrasi pengolahan data pegawai di Kantor kecamatan Alian masih menggunakan sistem manual, belum efisien dan akurat dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam hal pengolahan data kepegawaian masih banyak terjadi kesalahan. Hal tersebut mendorong adanya pembenahan bahkan menciptakan system informasi administrasi untuk pelaksanaan kerja agar pendataan yang terjadi dalam sirkulasinya tidak mengalami data yang hilang ataupun pencatatan yang salah serta dapat memberikan informasi data dengan cepat.

1.2 Rumusan Masalah 1.

Bagaimana cara mengolah data dari manual ke sistem komputerisasi yang

baik agar pengolahan data pegawai dapat berjalan lebih efektif dan efisien? 2.

Bagaimana

membuat

analisis

dan

perancangan

sistem

informasi

administrasi pada Kantor kecamatan Alian, Kebumen agar informasi data pegawai dapat diketahui dengan cepat dan akurat.

1.3 Batasan Masalah Pada pembuatan sistem informasi administrasi pada Kantor Kecamatan Alian ini memiliki batasan masalah yakni sebagai berikut: 1.

Pembuatan sistem administrasi hanya meliputi pengolahan data pegawai

pada Kantor kecamatan Alian. 2.

Data yang di olah meliputi :

a. Data pegawai b. Data detail gaji c. Data gaji

1

d. Data cuti e. Data mutasi f. Data pensiun g. Data golongan h. Data jabatan i. Data pangkat j. Data keterangan keluarga penerima pension k. Data Potongan 3.

Laporan : a. Laporan data pegawai b. Laporan data detail gaji c. Laporan data gaji d. Laporan data cuti e. Laporan dat mutasi f. Laporan data pensiun g. Laporan data golonan h. Laporan data jabatan i. Laporan data pangkat j. Laporan data keterangan penerima pensiun k. Laporan data potongan

4.

Pencarian data – data berdasarkan data tertentu seperti dengan menggunakan Id_pegawai. Perangkat lunak yang dibutuhkn dalam pembuatan sistem administrasi untuk data pegawai ini antara lain : a. Java Netbean b. MySQL database

5.

Tidak membahas keamanan system

1.4 Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi S1 pada program studi Teknik Informatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Menerapkan sekaligus mempraktekkan teori yang didapatkan selama menempuh pendidikan di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 3. Untuk membuat analisis dan perancangan sistem informasi administrasi pada “Kantor kecamatan Alian, Kebumen

2

1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis a. memperbanyak wawasan tentang pengabministrasian untuk pengolahan data pegawai di Instansi pemerintahan. b. Mengimplementasikan teori yang telah didapat dari bangku perkuliahan untuk bidang diluar studi. 2. Bagi pengguna a. Mendapat wawasan tentang perkembangan dunia teknologi khususnya pada aplikasi administrasi pada “Kantor kecamatan Alian, Kebumen” b. Meminimaliskan terjadinya kesalahan pengadministrasian untuk pengolahan data pegawai. c.

Mempermudah kinerja pegawai dengan penyusunan data yang lebih efektif dan efisien.

3. Bagi pembaca Penunjang untuk menambah pengetahuan.

1.6 Metodologi Penelitian Untuk dapat menghasilkan karya ilmiah yang berkualitas maka penulis melakukan beberapa metode dalam pengumpulan informasi. Langkah – langkah dalam penelitian ini adalah: 1. Mengumpulkan data a.

Studi Literatur

b.

Studi Pustaka

c.

Wawancara

2. Analisa Data 3. Merancang Sistem dan Implementasi

3

1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Skripsi yang disusun oleh penulis adalah: BAB I

: PENDAHULUAN

BAB II

: LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN UMUM

BAB III

: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB IV

: IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

BAB V

: PENUTUP

DAFTAR PUSTAKA

2

LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi Menurut Tata Sutabri

dalam

bukunya

yang

berjudul

Analisis

Sistem

Informasi,2012 definisi sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mc Leod dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen,1995 definisi informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut Kertahadi,1995 definisi sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. 2.2 Karakteristik Sistem Informasi Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : a.

Komponen Sistem (Components)

b.

Batasan Sistem (Boundary)

c.

Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

d.

Penghubung Sistem (Interface)

e.

Masukan Sistem (Input)

f.

Keluaran Sistem (Output)

g.

Pengolahan Sistem (Procces)

h.

Sasaran Sistem (Objective)

4

2.3 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gray Grudnitski mengemukakan bahwa system informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block )yaitu sebagai berikut 1. Blok Masukan ( Input Block ) 2. Blok Model ( Model Block ) 3. Blok Keluaran ( Output Block ) 4. Blok Teknologi ( Techonology Block ) 5. Blok Basis Data ( Database Block ) 6. Blok Kendali ( Controls Block )

2.4 Konsep Arsitektur Sistem 1.

Sistem Informasi Administrasi

Administrasi merupakan proses penyelnggaraan bersama atau proses kerjasama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu hayat atau kekuatan yang member hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat, organisasi itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik kesimpulan unsureunsur penting dalam administrasi adalah : 1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama 2. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia yang berkesinambungan. 3. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau

lebih untuk

mencapai tujuan

bersama

yang telah

disepakati

sebelumnya.

2.

System Development Life Cycle (SDLC)

SDLC (System Development Life Cycle) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisi sistem dan programer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : melakukan survei informasi dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi, mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem informasi, memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware) dan

5

perangkat lunak (software), merancang sistem informasi baru, membangun sistem informasi baru, memelihara dan melakukan perbaikan atau peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan. System Development life Cycle (SLDC) adalah keseluruhan proses dalam membangun system melalui beberapa langkah. Dalam sebuah siklus SDLC. 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum Alian adalah sebuah kecamatan di Kabupaten Provinsi Jawa tengah Kebumen

Kecamatan Alian terletak di sebelah timur laut kota Kebumen. Luas wilayahnya 57.750 km², dan jumlah penduduknya 57.523 jiwa (laki-laki 29.124 jiwa, perempuan 28.399 jiwa). Jarak Kecamatan Alian dari Kota Kebumen adalah 11 km melalui Sruni. Kecamatan Alian terdiri atas 16 desa, 75 RW, dan 258 RT. Dan kecamatan alian sekitarnya terbentang pegunungan dan bukit-bukit yang begitu hijau yang dilewati dua buah sungai. Di sebelah timur ada sungai kedung bener yang berhulu di sekitar Kalikemong kecamatan Karangsambung dan disebelah barat terdapat sungai yang dikenal dengan istilah “Kali Kulon”. Sungai ini berhulu di daerah Kalikudu yang juga masuk dalam kecamtan Karangsambung. Keberadaan sungai ini sangat penting peranannya dalam kehidupan kependudukan di kecamatan Alian. 3.1.1 Sejarah berdirinya kantor kecamatan Alian Dahulunya kecamatan alian adalah pegunungan dan bukit-bukit yang sangat hijau. Sebelum terbangunnya Kecamatan Alian, alian merupakan bukit-bukit yang begitu hijau dengan banyaknya pepohonan, di kecamatan alian juga ada pemandian air hangat yang air berasal dari mata air murni dari pegunungan dengan belerang sebagai khasnya. Di karenakan penduduk yang lama semakin lama banyak. Secara geografis desa yang ada di kecamatan alian sangat luas kurang lebih 640 Ha. Adapun batas-batas kecamatan alian sebagai berikut :

Sebelah Utara

: Desa Plumbon, Kecamatan Karangsambung

Sebelah selatan

: Desa Kalirancang, Kecamatan Alian

Sebelah Barat

: Desa Pencil, Kecamatan Karangsambung

Sebelah Timur

: Desa Pujitirto, Kecamatan Karangsambung

6

3.1.2 Struktur Organisasi Kecamatan Alian camat Prawoto, S.SOS

Sekretaris camat Bambang. Budi.S, SH

Kasubag perencanaan dan keuangan Setiayono Kartiko, B.Sc

KASI Pemerintahan Andri.K, S.STP

Kasi kensos Mulyono

Kasi Trantib Bambang kuntoaji, S.Sos

Kasubag Umum dan Kepegawaian Adman, S.E

Kasi PM Tri Koeswinardi, S.Sos

3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis PIECES (Performance, Information,Economic, Control, Efficiency, Services) bertujuan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan apakah masih layak atau tidak. a. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

7

b. Analisis Ekonomi (Economy) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. c. Analisis Pengendalian (Control) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. d. Analisis Efisiensi(Efficiency) Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. e. Analisis Pelayanan(Service) Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui apakah proses pelayanan penyampaian informasi penjualan sudah berjalan dengan baik atau belum. Dalam proses yang singkat, diharapkan kebutuhan dasar atas semua data dan informasinya akan terpenuhi. 3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya sistem baru yang telah dibuat diharapakan dapat lebih membantu dalam kinerja sistem dan mempermudah wisatawan dalam memperoleh informasi – informasi yang diperlukan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka dibagi kebutuhan sistem menjadi dua jenis yaitu kebutuhan fungsional dan nonfungsional. 3.2.3

Analisis Kelayakan Sistem

1. Kelayakan Hukum 2. Kelayakan Teknologi 3. Kelayakan Operasi 4. Kelayakan Ekonomi

8

3.2 Perncangan Sistem Input data kel_peneri ma_pensiun

Proses pembuat an data

Input data Petugas


Data Petugas

Input data jabatan


Data jabatan

Input data golongan


Data golongan

Input data pegawai

Proses pembuat an data Pegawai

Data kel_peneri ma_pensiu n

Data Pegawai

Input data gaji


Input data det_gaji


Data det_gaji

Input data pensiun


Data pensiun

Input data cuti


Input data mutasi


Data gaji

Data cuti

Data mutasi

9

Proses pembuatan laporan data Pegawai

laporan data


laporan data


laporan data Pegawai


laporan data


laporan data


laporan data


laporan data


laporan data

kel_peneri ma_pensiu n

Petugas

gaji

det_gaji

pensiun

cuti

mutasi

Flowchart

Relasi Antar Tabel 3.3 Perancangan Antar Muka

Interface Login

Interface Menu Utama

10

Interface Petugas

Interface Golongan

Interface Jabatan

11

4

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Dalam pengujian ini menggunakan pengujian Black Box Testing dan White Box Testing. Pengujian ini bertujuan untuk mengetahui program atau sistem tersebut sudah berada pada kondisi yang sesuai atau belum, dan dimungkinkan untuk perbaikan. Dalam hal ini sistem diuji agar terbebas dari kesalahan sintax dan logika. White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian dicompile ulang.

White Box Testing Tahapan ini merupakan proses dimana program diuji tentang bagaimana cara beroperasi, sehingga data yang masuk dapat dijaga kemukhiran atau tidak, serta informasi yang diterima sesuai dengan apa yang diinginkan atau tidak.

Tabel Pengujian Black Box Testing No

Nama Form

Aksi

Ket

1.

Form Login

a. Tombol Submit

Sukses

b. Tombol Keluar 2.

Form Data Petugas

a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c.

12

Tombol Update

Sukses

d. Tombol Cari e. Tombol Print f. 3.

Form Data Golongan

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


Form Data Jabatan

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


Form Data Pangkat

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


Form Data Potongan

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


Form Data Pensiun

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


From

Data

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Ket_keluarga

b. Tombol Hapus

penerima

c.

pension

d. Tombol Cari

Tombol Update

e. Tombol Print

13

Sukses

f. 9.

From Data Mutasi

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


From Data Cuti

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update

d. Tombol Cari e. Tombol Print f.

11.

From Data Pegawai

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


12.

From Data Gaji

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update


13.

From Data Detail Gaji

Tombol Kosong

a. Tombol Simpan

Sukses

b. Tombol Hapus c.

Tombol Update

d. Tombol Cari e. Tombol Print

14.

From Laporan

14

f.

Tombol Kosong

a.

Tombol Keluar

Sukses

Tampilan Menu Utama

Tampilan Login 4.2 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem merupakan sebuah upaya untuk menjaga konsistensi sebuah sistem ketika diimplementasikan dilapangan. Sistem membutuhkan sebuah perlindungan dan pemeliharaan agar dapat terhindar dari kerusakan dan dapat terus berjalan sesuai yang diinginkan. Pemeliharaan sistem dapat dikelompokan menjadi 2 hal yaitu pemeliharaan software dan pemeliharaan hardware , adapun tujuan dari pemeliharaan adalah untuk memaksimalkan kinerja sistem dan dapat menjalankan tugas tanpa adanya gangguan. a.

Pemeliharaan Software b.

Instalasi antivirus pada perangkat komputer yang akan digunakan dalam menjalankan aplikasi

15

c.

Setiap kali ada hardware yang dikoneksikan pada komputer lebih baik untuk dilakukan scanning virus atau pemerikasaan oleh anti virus.

d. b.

5

Buatlah backup database secara rutin dan berkesinambungan.

Pemeliharaan Hardware 1.

Komputer harus aman dari tegangan arus listrik yang naik turun.

2.

Pastikan komputer sudah mati sebelum mematikan arus listrik.

3.

Lakukan pembersihan hardware secara rutin.

4.

Penggunaan hardware harus sesuai dengan komponennya.

PENUTUP 5.1 Kesimpulan Setelah melalui beberapa tahapan penelitian dan proses dimulai dengan analisis,

perancangan, sampai dengan pembuatan aplikasi administrasi kepegawaian kecamatan alian, maka dapat disimpulkan untuk menjawab pertanyaan-pertayaan yang terdapat pada rumusan masalah adalah sebagai berikut: Implementasi sistem komputerisasi administrasi kepegawaian pada Kantor Kecamatan alian telah memiliki 1.

Fitur pengolahan data golongan, data jabatan, data mutasi, data pensiun, data cuti, data keluarga penerima pensiun, data detail gaji, data gaji.

2.

Proses cetak laporan (data golongan, data jabatan, data mutasi, data pensiun, data cuti, data keluarga penerima pensiun, data detail gaji, data gaji) menjadi otomatis.

3.

Mendukung pengolahan data dengan lebih cepat dan tepat dan akurat dalam informasi.

4.

Menghindari dari kesalahan dalam pencatatan data kecamatan alian.

5.

Berpengaruh kepada meningkatnya kinerja petugas.

6.

Keuangan dari segi ekonomi menjadi hemat.

5.2 Saran Setelah

penelitian,

perancangan,

dan

pembuatan

Sistem

administrasi

kepegawaian pada Kantor Kecamatan Alian, penulis menyadari bahwa project dalam skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penulis memberikan saran agar nanti

16

nya sistem ini dapat dikembangkan dengan lebih baik lagi. Saran tersebut adalah sebagai berikut : 1. Sistem administrasi kepegawaian hanya dapat berjalan dalam satu komputer saja (stand alone), namun dapat dikembangkan lagi menjadi sebuah sistem jaringan (client server). 2. Kantor Kecamatan Alian perlu melakukan pelatihan personil pada petugas data sehingga dapat meningkatkan kinerja sistem administrasi kepegawaian

yang

baru agar maksimal. 3. Sistem informasi saat ini masih menggunakan versi pertama dan kedepannya diharapkan dapat dilakukan upgrade guna memperbaiki kelemahan dan menambahkan fitur yang di sesuaikan dengan kebutuhan dimasa mendatang. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan guna dapat meningkatkan optimalisasi administrasi kepegawaian, sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

17

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2010 .Mudah Mempelajari Database MySQL.yogyakarta: Andi Offset.

18

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KECAMATAN ALIAN KEBUMEN NASKAH PUBLIKASI

Recommend Documents