ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PEGAWAI DI BPS PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sunu Prasetyo 07.12.2311
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Analysis and Design of Information Systems Employees in BPS Scheduling Special Area of Yogyakarta Province Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Pegawai di BPS Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Sunu Prasetyo Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
It is known that an information system plays an important role in an educational institution, company or agency in delivering information and promotions. As information systems must be effective and fuel-efficient in this case required a system, as a supporting medium to deliver information and as a means of information and promotions to enhance
the
image
of
an
educational
institution,
company
or
institution.
BPS (Central Bureau of Statistics) is an educational institution that needs to interact and socialize
with
the
community.
In this regard the author delivered at the fundamental problem is how to build a Scheduling Information System, so as to support the scheduling as expected. In this thesis the authors performed an analysis of the weaknesses of the old system running so that could be equipped with the new information-based systems. Since it is very unfortunate if the resources that already exist are not well utilized to build the image, character and value of excellence.
Keyword; BPS (Central Bureau of Statistics), Scheduling
1. PENDAHULUAN Karena ke akuratannya dalam menjalankan perintah, maka BPS ” Badan Pusat Statistik ” dituntut menciptakan dan membangun sebuah sistem guna memberikan kemudahan dalam memecahkan permasalahan yang ada. Adapun permasalahan yang ada salah satunya yaitu tentang penjadwalan pegawai yang dirasa masih sangat sederhana, sehingga sering terjadi kesalahan pada penempatan lokasi bagi pegawai. Karena itu dibutuhkan sistem untuk mengatasi masalah tersebut guna mempermudah penjadwalan pegawai atau sekedar mencari keberadaan pegawai.
2. LANDASAN TEORI Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu sistem yang lebih menekankan pada elemen – elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem didefinisikan sebagai berikut ini. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1 Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai berikut. Suatu prosedur adalah suatu urut – urutan operasi klerikal ( tulis – menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departeman, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi. 2 Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemem – elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Sistem adalah kumpulan elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertennu.
1
Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5 2 Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) , hal. 10
Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen – komponen ini tidak dapat berdiri sendiri – sendiri tetapi sebaliknya, saling berhubungan dengan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.
3. ANALISIS Analis PIECES yang dilakukan pada system informasi penjadwalan pada BPS (Badan Pusat Statistik) Yogyakarta. a. Analisis Kinerja (Perfomance) Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada BPS. Keterlambatan Pemberian informasi mengenai jumlah pegawai yang bertambah membuat operator harus melakukan penjadwalan lagi.
b. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak yang mendapatkan informasi dapat melakukan langkah selanjutnya. Pada BPS Yogyakarta masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan dalam hal pengolahan informasi. Salah satu contohnya adalah tentang pengolahan data penjadwalan yang dimana masih mengunakan cara manual yang dirasa kurang efektif. c. Analisis Ekonomi (Economy) Adalah pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi kontrol biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak instansi mulai menerapkan paperless system artinya meminimalkan penggunaan kertas dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan untuk media penjadwalan, sistem ini dinilai kurang ekonomis. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama akan lebih lambat menyesuaikan apabila terjadi program kegiatan yang makin bertambah, selain itu jika dinilai dari penggunaan sumber daya, maka sistem yang lama dinilai tidak
efektif karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasional. d. Analisis Pengendalian (Control) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. Adanya data yang salah dari sumber data akan mengakibatkan informasi yang didapat kurang tepat. Karena data dimasukkan secara manual maka kesalahan dalam pemrosesan data tidak dapat dikendalikan dengan baik. Masih sering juga terdapat kasus duplikasi data, karena sistem lama masih manual maka kerangkapan data tidak dapat terdeteksi sehingga berpengaruh pada penjumlahan data dan informasi yang salah sehingga akan berpengaruh pada keputusan manajemen. Dengan sistem baru kesalahan dalam memproses seperti menjumlahkan angka akan terkendali dari kesalahan karena penjumlahan sudah otomatis diprogram melalui komputer dan kerangkapan data tidak mungkin terjadi karena sudah diprogram tidak bisa melakukan pengisian data yang sama lebih dari 1 kali. e. Analisis Efesiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada sebuah instansi dikatakan efisien atau tidak didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. Dengan sistem baru yang diusulkan maka pembaruan data dapat dilakukan tanpa membuat ulang laporan tetapi hanya dengan melakukan updating
yaitu menambah,
mengubah, maupun mengapus data bisa dijalankan oleh user. Proses ini dapat dilakukan setiap saat, jadi sistem baru lebih efisien karena jika ingin memperbarui data tinggal melakukan pengubahan data tanpa harus membuat ulang. f. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen. User dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. Pada sistem yang lama untuk informasi tidak dapat diakses secara langsung dari tempat lain dan informasi yang diberikan sangat terbatas. Pada sistem yang lama jika
ingin mengetahui lebih banyak tentang informasi yang disampaikan harus bertemu langsung pada pihak-pihak terkait.
4. DATA FLOW DIAGRAM Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Dari sistem flowchart di atas, maka dapat dibuat data diagram (DFD) yang menunjukkan arus pengolahan data secara keseluruhan, data diagramnya adalah sebagai berikut :
Data Entry
Data Pegawai Data lokasi Data Penugasan
0 Sistem Penjadwalan Pegawai
Laporan Penjadwalan
Pimpinan
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0
Data Entry
Data Entry
Data Entry
1 Input Data Pegawai
2
3
Input Data Penugasan
Input Data Lokasi
Data Pegawai
Data Lokasi
Data Penugasan
Data Lokasi
Data Penugasan
Data Pegawai
4 Data Pegawai
Pengolahan Data Dan Laporan
Laporan
Pimpinan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1
Pegawai
Data Pegawai
1.1 Input Data Pegawai Data Pegawai Tb Pegawai
Data Pegawai Data Pegawai
1.2 Simpan Data Pegawai
Data Pegawai Data Pegawai
Data Pegawai
1.3 Update Data Pegawai
1.4 Hapus Data Pegawai
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
Data Pegawai
Penugasan
Data Tanggal
2.1 Input Data Penugasan
Tb Pegawai
Data Penugasan
Tb Penugasan
Data Penugasan Data Penugasan Data Penugasan
Data Penugasan Data Penugasan l
2.4 Hapus Data Penugasan l
2.3 Update Data Penugasan
2.2 Simpan Data Penugasan
Data Penugasan
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
Lokasi
Data Lokasi
Tb Pegawai
3.1 Input Data Lokasi
Data Lokasi
Tb Lokasi
Data Lokasi
3.2 Simpan Data Lokasi
Data Lokasi
Data Lokasi
2.3 Update Data Lokasi
Data Lokasi
Data Lokasi
3.4 Hapus Data Lokasi
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
Data Lokasi
Tb Pegawai
Tb Lokasi
Data Pegawai
Data Lokasi
4.2 Proses Data Pegawai
4.3 Proses Data Lokasi
Tb Tgl.Penugasan
Data Tgl.Penugasan Laporan Data Lokasi
Laporan Data Pegawai 4.4 Proses Data Tgl.Penugasan
Laporan Data Tgl.Penugasan
Laporan Data Pegawai
Tb Penjadwalan
Laporan Data Lokasi
Data Penjadwalan
4.5 Proses Data Penjadwalan
Laporan Penjadwalan
Pimpinan
Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4
5. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD
untuk
memodelkan
struktur
data
dan
hubungan
antar
data,
untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : a. Entiti Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. b. Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. c. Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) : 1). Satu ke satu (One to one) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2). Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 3). Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Nip Nama Alamat
Tgl Lahir
Nama Golongan
Lokasi Pegawai/Pe nugasan
A Pegawai
Telepon Nip
Tgl. Penugasa
Nama Lokasi
Id. Lokasi
B Lokasi
Id. Lokasi
Gambar 3.11 ERD
Nama Lokasi
6. Manual Program Manual
program
merupakan
petunjuk
bagi
pemakai
tentang
bagaimana
cara
mengoperasikan sistem billing ini sehingga nantinya dapat dicapai apa yang diinginkan. 1. Halaman Loggin User
Gambar 6.1 Halaman Login Saat masuk ke halaman Login, administrator wajib untuk login menggunakan username dan password. Jika tidak diisi dan tombol login di klik, maka akan menampilkan pesan kesalahan bahwa username harus diisi dengan benar. Pesan kesalahan tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 6.2 Halaman validasi login
2. Admin Pada halaman admin administrator bisa membuat Id yang akan digunakan untuk masuk ke menu login.
Gambar 6.3 Halaman Admin 3. Menu Utama Menu Utama adalah tampilan awal setelah login.
Gambar 6.4 Halaman Menu Utama
4. Form Pendataan Pegawai Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data pegawai yang dimasukkan jika terjadi kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi. Admin dapat memasukkan yang baru dengan meng-update.
Gambar 6.5 Form Pendataan Pegawai 5. Form Tanggal Penugasan Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data tanggal yang dimasukkan jika terjadi kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi.
Gambar 6.6 Form Tanggal Penugasan
6. Form Pendataan Lokasi Admin dapat memasukkan atau menambahkan mengedit dan menghapus data Pendataan Lokasi yang telah diinputkan.
Gambar 6.7 Form Pendataan Lokasi 7. Form Penjadwalan Data-data yang telah di masukan dari tabel Pegawai, Tugas dan Tempat.
Gambar 6.8 Form Penjadwalan
8. Form Laporan Penjadwalan Hasil dari laporan yang siap untuk di print
Gambar 6.9 Laporan
5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari bebagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1.
Sistem Lama Pada sistem yang lama memiliki beberapa kelemahan antara lain : a.
Membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data, karena pengolahan data masih dilakukan secara manual.
b.
Informasi yang disampaikan masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu, dikarenakan masih sering terjadinya gangguan dalam penyampain informasi.
c. 2.
Terlalu makan banyak biaya dalam pengolahan dan penyampain informasi.
Sistem Baru Pada sistem yang baru ini memiliki beberapa tujuan antara lain : a.
Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan dan efesiensi mekianisme kerja dari pengolahan data sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat.
b.
Sistem yang baru lebih baik, karena dapat memberikan inforamsi yang cepat dan tepat.
Saran Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini, maka penulis masih perlu banyak masukan baik dari pembaca maupun orang yang berkepentingan. Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan ini adalah: 1.
Dengan sistem yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan segera dapat diperbaiki.
2.
Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya maksimum perlu ditingkatkan ketelitian personil dalam menginputkan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
3.
Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam mengenal dan memanfaatkan teknologi perlu ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
Kusrini, M.Kom dan Andri Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Penerbit Andi, 2007
Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of
System
Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5
Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) , hal. 10
Jogianto.Hm, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta, Andi Offset, 1990), hal 3-5
M. Rudyanto Arief, Pemograman Basis data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft SQL Selver 2000,Penerbit Andi, 2005
Kusrini, M.kom., Strategis Perancanggan Dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, 2006
