ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BUTIK DAY OR NIGHT CONDONG CATUR SLEMAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ridwan M. Yusuf 09.12.4188
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM AT THE BOUTIQUE SALE DAY OR NIGHT CONDONG CATUR SLEMAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BUTIK DAY OR NIGHT CONDONG CATUR SLEMAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Ridwan M. Yusuf Anggit Dwi Hartanto Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The development of information technology has made the world for a human being easier and more efficient in doing all the work and activities. institutions which always requires a system for collecting, managing, storing, look back and distribute information to interested parties who require fast data processing and accurate. The problems that exist in the Butiq Day or Night Shop is selling a data recording system that is still done manually. So frequent errors in the recording of goods, it is also time consuming and labor intensive. Looking at the existing problems, the author tries to provide a solution for computerized sales information system, with the aim that customer service is more optimal and data can be stored in a longer time making it easier for those who need the information whenever the data is needed. The software / tools that will be used in the manufacture of this system is Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 for the database system. Keywords: Butiq, sales, Sales Information Systems
1.
Pendahuluan
Seiring dengan berkembangnya teknologi maka akan di iringi pula dengan penggunaan komputer dan sistem informasi sebagai alat bantu bagi manusia untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan benar , cepat , tepat dan akurat. Sistem
informasi
merupakan
suatu
hal
yang
sangat
penting
dalam
penggunaannya untuk perusahaan atau kegiatan usaha maupun organisasi, karna sistem informasi menghasilkan informasi yang dapat membantu dalam proses pengolahan-pengolahan informasi usaha yang sedang berjalan, seperti : pengolahan data transaksi , penginputan data dan pengecekan data. Namun sistem yang berjalan sekarang pada bagian pengolahan data, penginputan data, dan pengecekan data masih terbilang manual karena dalam memasukkan data menggunakan buku sehingga pemasukkan data menjadi kurang efektif serta dalam penyimpanan data masih belum terintegrasi dengan baik sehingga menyulitkan dalam pencarian data. Dengan berlatar belakang masalah tersebut diatas, maka penulis mengangkat masalah tersebut dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Butik Day or Night Condong Catur Sleman Daerah Istimewa Yogyakarta ” . 2.
Landasan Teori
2.1.
Pengertian Sistem
Sistem merupakan sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinterkasi serta hubungan antara objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk satu tujuan tertentu. Sistem adalah : 1)
Komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain.
2)
Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya.
3)
Bersama-sama dalam mencapai tujuan. Secara sederhana sistem dapat diartikan suatu himpunan dari unsur, komponen
yang terorganisir, komponen yang saling berhubungan atau berinteraksi, saling tergantung satu dengan yang lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan, model dasar dari bentuk sistem adalah adanya masukan, adanya pengolahan, adanya sistem kontrol, dan output atau keluaran.
1
2.2.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Burch dan Grudnistki, sistem informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut dengan blok bangunan(building block),yang terdiri dari 6 building block, antara lain sebagai berikut: 1)
Blok Masuk(Input Block) Input merupakan memasukan data ke dalam sebuah sistem informasi. Yang dimaksut dengan blok input ini merupakan metode dan media untuk menagkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2) Blok Model(Model Block) Blok ini merupakan kombinasi dari prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan model yang telah dirancang sehingga menghasilkan keluran yang diinginkan. 3) Blok Keluaran(Output Block) Pada blok ini
sistem informasi yang menghasilkan produk atau
keluaran yang berupa informasi yang berkualitas dan dokumen yang bermanfaat atau berguna untuk semua kalangan yang mebutuhkan. 4) Blok Teknologi(Technology Block) Teknologi
merupakan
peralatan
dalam
merancangan
dan
menjalankan sistem informasi.Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantuk pengendalian sistem secara keseluruhan.Teknologi terdiri dari 3 bagian utama antara lain : teknisi (brainware), perangkat lunak (software),dan perangkat keras (hardware). 5) Blok Basis Data(Database Block) Pada blok ini basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dan saling berkaitan satu dengan yang lain, yang tesimpan pada perangkat keras komputer dan perangkat lunak. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut, data
2
yang disimpan dalam basis data perlu dilakukan pengelompoka data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas. Dalam mengorganisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasistas penyimpanan, dan basis data diakses atau dimanipulsai mengunakan perangkat lunak yang disebut DBMS (database managemen system). 6) Blok Kendali(Control Block) Pengendalian Perlu dirancang dan diterapkan untuk mencegah halhal yang dapat merusak sistem dan bila mengalami kerusakan yang lebih parah maka kerusakan-kerusakan tersebut dapat dengan cepat diatasi. Halhal yang dapat merusak sistem seperti bencana alam, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1.
Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi
yang
mengidentifikan kesempatan,
utuh
kedalam
dan
mengevaluasi
hambatan-hambatan
bagian-bagian
komponennya
dengan
permasalahan-permasalahan,
yang
terjadi
dan
maksud
kesempatan-
kebutuhan-kebutuhan
yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. 3.2.
Analisis Kebutuhan Sistem
Sejalan dengan perancangan sistem yang akan dibuat, maka dalam pembangunan sistem ini dibutuhkan perangkat pendukung. Berikut ini merupakan analisis dari kebutuhan sistem yang akan dibangun :
3
3.2.1
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsisonal yang akan dibangun dalam sistem ini baik itu proses –
prosesnya dan informasi yang akan ditampilkan sebagai berikut: 1. Sistem dapat melakukan pengelolahan kategori barang. 2. Sistem dapat melakukan pengelolahan data barang. 3. Sistem dapat melakukan pengolahan data customer. 4. Sistem dapat melakukan pengolahan data supplier. 5. Sistem dapat melakukan pengolahan transaksi pembelian. 6. Sistem dapat melakukan pengolahan transaksi penjualan . 7. Sistem dapat melakukan pengolahan retur pembelian. 8. Sistem dapat melakukan pengolahan retur penjualan. 9. Sistem dapat melakukan pengolahan laporan bahan, barang, pemasok, customer, penjualan, pembelian, retur penjualan, dan retur pembelian.
3.2.2.
Kebutuhan NonFungsional Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh
informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi yang dibutuhkan sebagai berikut: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang dibutuhkan adalah Komputer ,printer dan perangkat pendukung lainnya. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang di maksud adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan sistem informasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem ini adalah Windows XP atau Windows Vista sebagai sistem operasi , Visual Basic 6.0 sebagai aplikasi serta SQL Server 2000 sebagai database.
4
3. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware) Dalam pembuatan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem , pengoperasian sistem dan pemeliharaan sistem.
3.3.
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang
akan dibuat sebagai pengganti sistem lama yang sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak.
3.3.1. Kelayakan Teknologi Analisis kelayakan teknologi yang dilakukan pada Butik Day or Night yang digunakan dalam sistem baru dinyatakan layak. Hal ini dapat dilihat dari spesifikasi perangkat keras yang ditawarkan serta perangkat lunak pendukung yang digunakan dapat dipertanggung jawabkan dengan kemanjuan teknologi yang ada baik untuk jangka pendek maupun untuk memenuhi tuntutan informasi dalam jangka 5 tahun kedepan.
3.3.2. Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan keahlian khusus untuk mengoperasikannya. Sistem dirancang agar mudah digunakan, selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum
sistem
dioperasikan
sehingga
akan
memudahkan
karyawan
untuk
menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
3.3.3. Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baik tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi dan sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang.
3.3.4. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada perancangan suatu sistem dipertimbangan pada dua aspek, yaitu : besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem membandingkan dengan biaya pengembangannya.
5
Suatu perusahaan atau instansi harus mempertimbangkan dulu jauh-jauh hari dalam mengambil keputusan apakah sistem tersebut layak atau tidak , jika dilihat dari manfaat yang diperoleh. Apabila dilihat dari nilai manfaat yang lebih besar dari nilai biaya yang dikeluarkan dalm pengembangan sistem, serta tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi. Hal ini menunjukan sistem yang akan dikembangkan cukup menguntungkan.
4.
Implementasi dan Pembahasan Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan
sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Adapun kegiatan yang dilakaukan dalam tahap implementasi sistem adalah sebagai berikut : 4.1.
Kegiatan Impelementasi Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah
sebagai berikut : 4.1.1.
Pembuatan Program Pembuatan program merupakan tahap implementasi dimana dilakukannya
pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem yang baru sesuai dengan yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, sedangkan database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000. 4.1.2.
Pembuatan Database (Basis Data) Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan
dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2000 Berikut adalah satah contoh satu pembuatan tabel bahan dengan script :
6
1. Tabel Bahan
Script pembuatan tabel bahan :
4.2.
Pembuatan Form dan Coding Program
4.2.1.
koneksi Data Base
Script Code untuk membuat koneksi dengan database sebagai berikut:
7
4.2.2.
Pembuatan Form Pembuatan form bertujuan untuk membuat tampilan pada program, tampilan
form sebagai berikut : Berikut merupakan salah satu contoh untuk pembuatan form pada aplikasi penjualan pada butik yaitu form data barang yang memiliki beberapa tombol dan juga keterangan scrip yang digunakan dalam tombol tersebut :
1. Pembuatan Data Barang
Gambar Perancangan Form Data Barang
8
1. Script Kode dari Form Barang a) Tombol Tambah Tombol tambah untuk memulai mengisi data pada textbox apabila ingin menambahkan data baru.
Gambar Script Tombol Tambah
b) Tombol Simpan Tombol simpan untuk menyimpan data yang ada pada textbox kedalam database.
Gambar Script Tombol Simpan
9
c) Tombol Ubah Tombol ubah untuk memperbaiki database yang telah tersimpan lalu menyimpan kedalan database kembali.
Gambar Script Tombol Ubah
d) Tombol Hapus Tombol hapus untuk menghapus data yang sudah tersimpan.
Gambar Script Tombol Hapus
10
e) Tombol Tutup Tombol tutup untuk keluar dari form aktif dan kembali kemenu utama.
Gambar Script Tombol Tutup
4.3.
Pengetesan Program dan Pengetesan Sistem
4.3.1.
Pengetesan program Sebelum program diterapkan, maka program harus terbebas dari kesalahan-
kesalahan. Oleh karena itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan program bertujuan agar tidak terjadi kesalahan sewaktu program sudah diterapkan atau digunakan.
4.3.2.
Instalasi Hardaware, Software dan Brainware
Instalasi hardware dan software merupakan tahap awal dari kegiatan implementasi, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyiapkan hardware dan software yang dibutuhkan dalam dalam sistem usulan, termasuk didalamnya perangkat lunak program aplikasi dan juga menyiapkan tempat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan sistem yang ada. Untuk menjalankan sistem yang baru ini dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang mampu mendukung pengoperasiannya.
11
Berikut ini adalah tabel perangkat keras yang di butuhkan untuk menjalankan aplikasi yang telah di rancang :
Perangkat Keras (Hardware) Processor
intel® E7500 Core™ 2 Duo
Motherboard
GIGABYTE Socket LGA1155
Memory
Visipro 2Gb PC 10600 (1333Mhz) DDR3
VGA
Axle / Cardex FX 6200A 256Mb 64Bit
Harddisk
SEAGATE 500 GB SATA III
LCD
14 Inch L1742S-PF
DVD RW
LG Box
Printer
Epson LQ300+ II Dot Matrix
Berikut ini adalah tabel perangkat lunak (software) yang di butuhkan untuk menjalankan aplikasi yang telah di rancang :
Perangkat Lunak (Software) Sistem Operasi
Microsoft Windows Xp Professional Full Edition SP3
Database
Microsoft SQL Server 2000
Aplikasi
Microsoft Visual Basic 6.0
12
5.
Kesimpulan Dari uraian , penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan
dalam
mengakhiri pembahasan “Butik Day or Night” maka penyusun mengambil
kesimpulan bahwa : Pengolahan data yang masih manual selama ini mengakibatkan pelayanan informasi mengenai Butik Day or Night tidak efektif. Misalnya saja pencatatan data dan pencarian data yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu sistem manual perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi karena dapat memberikan kemudahan bagi pengelola Butik . Berikut kemudahan dan kelebihan yang didapatkan : a.
Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam membuat laporan keuangan.
b.
Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan , pencarian dan pembuatan laporan , sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan.
c.
Meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
melakukan
pelayanan
dan
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.1.
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Butik Day
or Night didalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipetimbangkan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja adalah sebagai berikut : 1.
Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien.
2.
Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan. Sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data.
3.
Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak Butik Day or Night, maka perlu diadakan pelatihan personil untuk menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program agar proses penginputan data dapat berjalan.
Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
13
DAFTAR PUSTAKA
AlFatah,Hanif.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Persaingan perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset Sutabri, Tata.2004. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset
14
