ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KEDAI KOPI “COFFEE TOFFEE” SETURAN YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Fidelita Diana Exposto Lemos Ximenes 07.11.1371
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM SALES AT THE COFFE SHOP “COFFEE TOFFEE” SETURAN YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KEDAI KOPI “COFFEE TOFFEE” SETURAN YOGYAKARTA Fidelita Diana Exposto Lemos Ximenes Melwin Syafrizal Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABTRACT Development of globalization is accompanied by the development of information has increasingly unstoppable flow of information. The increasing attention and concern of organizations both public and private to the processing of information and data is an apparent phenomenon indicates the information age in this century. Speed and accuracy in managing and presenting information a mainstay for all organizations to implement a strategy to improve the effectiveness, productivity and efficient performance and the organization. And for all that need a reliable data processing, accurate, and can be displayed quickly and easily whenever necessary, especially in dealing with data processing. One strategy is implemented in order to meet the demands in service shops is to implement a computer-based information systems or the use of computerized systems as an appropriate treatment tool with precision and high-speed access than with access to manual labor. Nowadays a computer is a powerful tool that is needed to perform the data processing effectively and efficiently in presenting the required information. With information, is expected to facilitate and expedite the task of managing the data in order topresentthe information. In accordance with the results of the survey to the field against the perpetrators of the workings and systems, the importance of some of the problems that arise in a system that is currently running, are: the ability of the system is still not good because it is still not computerized, because the recording system is still done manually. Search data fast enough, precise and accurate. Difficulty in report writing, data collection stored manually on pieces of paper in the form of archives. The cause of the problem is due to the lack of programs for data processing sales, and payroll data. Keywords : Data Processing, Information, Information Systems, Information Technology, Management Systems.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan perkembangan Teknologi Informasi menyebabkan arus informasi semakin tak terbendung. Semakin meningkatnya perhatian dan kepedulian organisasi-organisasi baik publik maupun swasta terhadap pengolahan informasi dan data merupakan fenomena yang tampak jelas menandakan era informasi pada abad ini. Kecepatan dan ketepatan dalam mengelola dan menyajikan informasi menjadi andalan bagi semua organisasi untuk menerapkan strategi peningkatan keefektifan, produktivitas dan efisien kinerja dan organisasi. Dan untuk semua itu diperlukan suatu pengolahan data yang handal, akurat, dan dapat ditampilkan secara cepat dan mudah setiap kali diperlukan khususnya dalam menangani masalah pengolahan data. Adanya sistem informasi yang lengkap, cepat dan akurat maka akan sangat mendukung pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan dan langkahlanglah kedepan sehingga dapat mengurangi resiko kerugian bahkan dapat memperkecil pengeluaran biaya. Keberhasilan suatu sistem informasi majanemen sangat dipengaruhi oleh sistem pengolahan data yang merupakan elemen penyusun sistem tersebut. Semakin akurat dan mudah dalam menampilkan kembali data-data yang termuat dalam sistem pengolahan data, maka akan meningkatkan kualitas instansi tersebut, tak terkecuali pada usaha pertokoan sebagai tempat pengelolaan, dan administrator sebagai tempat memperoleh informasi. Kegiatan pengolahan data memiliki peranan penting dalam administrasi sebagai pusat kegiatan dan sumber informasi dalam rangka melaksanakan
perancangan,
penganalisa,
perumusan
kebijakan,
pengambilan
keputusan, dan laporan secara tepat dan akurat. Sistem pengolahan data menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Satu strategi yang dilaksanakan dalam rangka memenuhi tuntutan dalam pelayanan pertokoan adalah dengan menerapkan sistem informasi yang berbasis komputer atau penggunaan sistem komputerisasi sebagai alat pengolahan yang tepat dengan akses ketelitian dan kecepatan tinggi dibanding dengan akses kerja manual. Saat ini komputer merupakan perangkat canggih yang sangat dibutuhkan untuk melakukan proses pengolahan data secara efektif dan efisien dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan. Dengan informasi, diharapkan dapat mempermudah dan memperlancar tugas mengelola data dalam rangka menyajikan suatu informasi.
1
2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi 2.1.1 Definisi Sistem Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna, yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukkan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut.
Tujuan
Mekanisme kontrol
Input
Transformasi
Output
Gambar 2.1 Model hubungan elemen-elemen sistem
2.1.1.1 Sistem dan Subsistem : Suatu sistem yang kompleks, biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai cotoh : pesawat adalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem : sistem navigator, sistem bahan bakar, sistem mekanis roda, sistem pendingin dan lain-lain, dimana setiap subsistem bisa terdiri dari beberapa subsistem lainnya. Misal : Sistem Mesin terdiri dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan.
2
2.1.2 Definisi Informasi : Pengembangan aplikasi harus mempelajari tentang informasi dalam mempelajari sistem, pasalnya suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermamfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Gagasan penting yang mendasari pemakaian istilah informasi dalam sistem informasi adalah memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan atau mengungkapkan sesuatu. 2.1.3 Definisi Sistem Informasi : Definisi sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media. Teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan sesuatu yang benar-benar terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal, gambar, dsb.
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengaruh dari sistem infornasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang ada sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan. Tahap analisis sistem merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena
3
pada tahap inililah semua proses bergantung. Jika pada tahap ini salah maka akan terjadi kesalahan pada tahap berikutnya.
3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem
Menurut teori rekayasa perangkat lunak ada 2 jenis produk perangkat lunak. Produk generik, yaitu produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh pembuat software. Kedua adalah produk pesanan (customer product), software yang dibuat atas pesanan dari klien. Pada produk jenis kedua mayoritas klien menginginkan sistem informasi baru karena menemukan sistem lama tidak dapat memenuhi tuntunan kebetuhan bisnis terbaru. Pengembangan sistem informasi yang bisa digunakan pada pembahasan teori ini akan digunakan metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Service).
Sesuai dengan hasil survei ke lapangan terhadap cara kerja dan pelaku sistem, maka didapat beberapa permasalahan yang muncul dalam sistem yang saat ini sedang berjalan, yaitu : kemampuan kerja sistem masih kurang baik karena masih belum terkomputerisasi, karena sistem pencatatan masih dilakukan secara manual. a). Pencarian data yang kurang cepat, tepat dan akurat b). Kesulitan dalam penulisan laporan, pendataan disimpan secara manual dilembarlembar kertas yang berbentuk arsip.
Adapun penyebab timbulnya masalah tersebut adalah karena belum adanya program untuk pengolahan data penjualan, dan data penggajian. Agar sistem informasi pengolahan data pada kedai kopi Coffe Toffe dapat berjalan tampa timbul suatu permasalahan maka perlu adanya perbaikan dan pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang lebih baik dengan menggunakan media komputer sehingga tercipta suatu sistem baru yang lebih efisien dalam penggunaanya.
3.1.1.1 Analisis Pieces Agar dapat menganalisasistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi yang menyebabkan sistem yang lama tidak berfungsi dengan baik. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh sistem yang baru.
4
Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisa kebutuhan informasi pemakai, perlu dilakukan analisa yang lengkap untuk menghasilkan informasi yang relevan. Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatanpeningkatan yang berhubungan dengan analisis pieces. 1. Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja dapat diukur dari jumlah produksi dan waktu tanggap.
Tabel 3.1 Analisis Performance Jenis Analisis PERFORMANCE
Hasil Analisis Waktu Transaksi : 1 konsumen rata-rata 3 menit karena untuk setiap transaksi, pelayan / karayawan harus mengkomfirmasi kembali kepada konsumen akan tersedianya barang yang dipesan.
Response Time : Untuk informasi yang dibutuhkan khususnya yang berhubungan dengan laporan, dinilai masih lambat karena sistem belum secara penuh melakukan perhitungan.
2. Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan, dimana bagi pihak majemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk merencanakan langkah selanjutnya. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermamfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru.
5
Tabel 3.2 Analisis Informasi Jenis Analisis
Hasil Analisis
INFORMATION
Laporan : Informasi dicatat dalam selembar kertas. Apabila kertas itu hilang maka data juga ikut hilang.
3. Ekonomi (Economics) Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manager adalah biaya. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga dengan kedai kopi Coffe Toffe, penghematan dapat dilakukan melalui penggunaan sarana dan prasarana secara optimal. Dengan menggunakan sistem lama terdapat pembengkakan biaya tinta dan kertas, karena pencatatan data dilakukan secara manual dengan alat tulis, sehingga terjadi pemborosan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dapat disimak sebagai berikut :
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Jenis Analisis ECONOMIC
Hasil Analisis Biaya :
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli kertas kurang lebih Rp,126.000,- per bulan
Dokumentasi kurang aman karena masih bersifat arsip manual
Keuntungan :
Tidak perlu mengeluarkan biaya lagi untuk membeli atau mencetak kwitansi karena struk hasil penjualan sudah berupa kwitansi.
4. Kendali (Control) Control digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta
6
menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem akan semakin baik. Di kedai kopi Coffe Toffe terlihat adanya pengendalian yang kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang terdapat pada sistem informasi sirkulasi perpustakaan sehingga laporan yang dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting terdiri
atas beberapa laporan saja, tidak
menyeluruh serta terdapat kesamaan data.
Tabel 3.4 Analisis Control Jenis Analisis CONTROL
Hasil Analisis Keamanan Data : Tidak ada proteksi terhadap data, sehingga kehilangan data sering terjadi
5. Efisiensi (Efisiency) Efisiensi berhunbungan dengan bagaimana suatu sumber daya yang dapat digunakan untuk meminimalkan pemborosan. Untuk meminimalkan pemborosan tersebut bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan yang sebanyakbanyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada.
Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Jenis Analisis EFFICIENCY
Hasil Analisis Perhitungan : Penggunaan mesin kasir sebagai alat hitung sehingga terdapat resiko human error.
6. Pelayanan (Service) Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Pada kedai kopi Coffe Toffe terlihat bahwa akurasi dalam pengolahan data masih kurang dan
7
sistem yang ada masih belum mampu untuk mengkoordinasikan aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Tabel 3.6 Analisis Service Jenis Analisis SERVICE
Hasil Analisis Waktu Transaksi : 1 konsumen rata-rata 3 menit karena untuk setiap transaksi, pelayan / karayawan harus mengkomfirmasi kembali kepada konsumen akan tersedianya barang yang dipesan.
3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan hasil dan analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. 3.2.1 Perancangan Antarmuka Rancangan antarmuka merupakan bagian dari rancangan informasi. Tujuan dari perancangan ini adalah memberikan kemudahan bagi pemakai (user) sebagai pengguna program utnuk melakukan akses data. Dan rancangan-rancaganyang diusulkan adalah sebagai berikut :
8
Rancangan Form Login
Gambar 3.1 Rancangan Form Login
Sebelum masuk pada menu utama utama, admin atau user harus melakukan login terlebih dahulu. Pada menu login user_id dan password jika diisikan benar maka akan masuk ke menu utama, tetapi jika salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan. untuk login admin tinggal masukkan nama dan password
Rancangan Form Menu Utama
Gambar 3.2 Rancangan Form Menu Utama
Rancangan form menu utama digunakan untuk membuka form barang, form kasir, form penjualan, form data karyawan, data pelanggan dan lain-lain. Di form menu utama
9
ini dimana semua form dapat dipanggil. Sebelum masuk ke menu utama seorang user atau admin diminta untuk login terlebih dahulu
Rancangan Form Data Barang
Gambar 3.3 Rancangan Form Data Barang
Form barang digunakan untuk menyimpan data barang yang berhubungan dengan kegiatan penjualan barang.
Rancangan Form Data Karyawan
Gambar 3.4 Rancangan Form Data Karyawan
10
Form karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan barang.
Rancangan Form Data Konsumen
Gambar 3.5 Rancangan Form Data Konsumen
Form konsumen digunakan untuk menyimpan data konsumen yang berhubungan dengan kegiatan penjualan barang.
Rancangan Form Absensi
Gambar 3.6 Rancangan Form Absensi
Form Absensi digunakan untuk menyimpan data absensi karyawan yang berhubungan dengan kehadiran karyawan.
Rancangan Form Data Penjualan
11
Gambar 3.7 Rancangan Form Data Penjualan
Form penjualan digunakan untuk menyimpan data penjualan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan barang itu sendiri.
Rancangan Form Kategori Barang
Gambar 3.8 Rancangan Form Data Kategori Form data kategori digunakan untuk mengelompokkan data barang sesuai dengan menu.
Rancangan Form Data Laporan
12
Gambar 3.9 Rancangan Form Data Laporan
Form laporan digunakan untuk menyimpan data laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan barang.
Rancangan Form Jabatan
Gambar 3.10 Rancangan Form Data Jabatan
13
4. Implementasi 4.1 Hasil Penelitian Sesuai dengan hasil survei ke lapangan terhadap cara kerja dan pelaku sistem, maka didapat beberapa permasalahan yang muncul dalam sistem yang saat ini sedang berjalan, adalah : kemampuan kerja sistem masih kurang baik karena masih belum terkomputerisasi, karena sistem pencatatan masih dilakukan secara manual. Pencarian data yang kurang cepat, tepat dan akurat. Kesulitan dalam penulisan laporan, pendataan disimpan secara manual di lembar-lembar kertas yang berbentuk arsip. Adapun penyebab timbulnya masalah tersebut adalah karena belum adanya program untuk pengolahan data penjualan, dan data penggajian.
4.1.1 Implementasi Sistem Setelah mengetahui masalah yang dihadapi oleh kedai kopi Coffee Toffee Seturan, maka analyst system mengajukan solusi agar bisa mengatasi masalah yang terjadi yaitu dengan menerapkan sistem terkomputerisasi. Tampilan utama dari sistem yang dibuat adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Form Menu Utama
14
4.2 Pembahasan Setelah melakukan proses implementasi terhadap sistem yang baru maka langkah selanjutnya dari analyst sistem adalah melaksanakan tindak lanjut dari implementasi tersebut, yaitu pengetesan penerimaan sistem. Pada pengetesan sistem pengolahan data penjualan
dilakukan dengan menggunakan data
yang sebenarnya serta
berdasarkan jangka waktu yang telah ditentukan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh analyst sistem bersama-sama dengan pengguna sistem. Tahapan dari analisis sistem ini bertujuan agar dapat mengetahui apakah sistem yang baru ini nantinya dapat diterima dan diterapkan untuk mengganti sistem lama atau masih perlu dilakukan perbaikan. Jika sistem dapat diterima berarti tugas dari analyst sistem telah selesai.
5. Kesimpulan
Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penjualan pada kedai kopi “Coffee Toffee” Seturan Yogyakarta yang telah dibuat dapat diambil beberapa kesimpulan bahwa : 1. Analisis sistem yang dilakukan di “Coffe Toffe” untuk mengenali apa yang menjadi kelemahan terhadap sistem yang ada adalah dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang ada sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 2. Cara untuk mengidentifikasi kebutuhan user dan sistem adalah dengan cara atau metode pengumpulan data yaitu dengan melakukan metode penelitian data. Pendekatan metodeologi yang penulis lakukan disini lebih kepada Metode Wawancara dan Metode Observasi. 3. Cara merancang sistem informasi penjualan yang dapat memenuhi kebutuhan kedai kopi “Coffee Toffee” Seturan adalah dengan membangun sebuah sistem baru yang berbasis komputer yang bisa mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data dengan akses ketelitian yang lebih, dibanding dengan akses kerja manual. 4. Cara melakukan uji coba sistem adalah dengan melakukan pengetesan secara menyeluruh terhadap program aplikasi yang telah dibuat dengan tujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi nantinya.
15
5. Uji Pemakaian atau Penggunaan. Melalui uji pemakaian atau penggunaan program dinyatakan bebas dari kesalahan-kesalahan sehingga layak untuk diimplementasikan ke perusahaan tempat dimana penulis melakukan penelitian “Coffee Toffee”. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen (SIM) kedai kopi ini dapat digunakan oleh tiap unit kerja karyawan. Untuk pengembangan sistem kedepan diharapkan : 1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini dapat diakses oleh karyawan dengan sistem Online sehingga dapat diakses dari mana saja. 2. Untuk pengembangan sistem nantinya agar dapat menambahkan fitur yang berhubungan dengan kegiatan Coffee Toffee lainnya. 3. Pada absensi, dapat menggunakan perangkat absensi berupa sidik jari agar lebih akurat, sehingga admin tidak perlu menyalin data lagi ke sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim 2003. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta : ANDI Al
Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk KeunggulanBersaing Perusahaan dan Organisai Moderen. Yogyakarta : ANDI
Kadir, Abdul. 2009. MembuatAplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL, Yogyakarta : ANDI Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI
16
