ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KEDAI T-SHIRT YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER
Naskah Publikasi
diajukan oleh Waryanto 09.11.2634
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF INFROMATION SYSTEMS SALES AT KEDAI T-SHIRT YOGYAKARTA USING FRAMEWORK CODEIGNITER ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KEDAI T-SHIRT YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER Waryanto Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Kedai T-Shirt Yogyakarta is a company engaged in printing t-shirts. The company still using manual system of recording information and services to customers. That found several problems such as errors in input data, calculation of payments, and sales reports. Therefore the need for a sales system that can improve the performance of Kedai T-Shirt Yogyakarta. To build sales system, the authors obtained the data using the method of observation, interviews, and literature. The design uses DFD and implemented in webbased programming using Codeigniter framework. The system is built is expected to resolve problems such as being able to input data, calculation of payments, and sales reports. So the system is able to maximize the company's performance in serving customers. Keywords: Sales system, DFD, Codeigniter
iii
1. Pendahuluan Seiring perkembangan zaman yang semakin maju mendorong munculnya inovasi baru di bidang teknologi terutama teknologi informasi. Untuk memenuhi kebutuhan informasi diperlukan adanya suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu penggunaan komputer merupakan salah satu alat bantu di dalam mengolah data untuk menghasilkan suatu informasi. Kedai T-Shirt Yogyakarta merupakan salah satu usaha industri kecil menengah yang bergerak dibidang percetakan kaos yang akan memproduksi apabila ada pemesanan, namun dalam hal pencatatan informasi masih menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat pelaksanaannya menimbulkan kendala yang menghambat kinerja dari perusahaan tersebut. Kendala yang timbul antara lain kesalahan dalam input data, perhitungan pembayaran, dan laporan penjualan. Sebagai salah satu percetakan yang memiliki banyak pelanggan tentunya Kedai T-Shirt Yogyakarta dituntut untuk mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi penjualan untuk menunjang kelancaran jalannya usaha, dengan harapan kedepannya kinerja dari perusahaan tersebut dapat menjadi lebih baik. Maka dari itu penulis terdorong untuk mengadakan penelitian tentang Sistem Informasi Penjualan pada KEDAI T-SHIRT YOGYAKARTA dan akan diberi judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KEDAI T-SHIRT YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER”.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur –unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling 1
berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain .
2.2 Konsep Dasar Informasi Kualitas dari informasi (Quality Of Information) sangat tergantung dari tiga point, 2
yaitu : 1. Akurat (accurate) Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan sehingga hasil dari informasi dapat digunakan sebagai acuan bagi pengguna informasi untuk mengambil keputusan. 1
Hanif Al Fatta,Analisis & perancangan system informasi untuk keunggulan Bersaing perusahaan & Organisasi Modern. Hal.3 2 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset,2005) hal.10
1
2. Relevan (Relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. 3. Tepat waktu (Time Liness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi pengambil keputusan.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem
Informasi adalah suatu sistem
didalam
suatu organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar 3
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .
2.4 SDLC Perancangan dan pembuatan sistem baru menggantikan sistem lama yang masih manual menggunakan sebuah model perancangan dan pengembangan sistem yaitu model SDLC. Menurut Ian Sommerville (2003:43) menyatakan bahwa model SDLC atau System Development Life Cycle adalah siklus hidup pengembangan sistem yang keseluruhan proses dalam membangun sistem melaluli beberapa langkah. Ada beberapa langkah model yang ada pada SDLC salah satu yang populer adalah waterfall.
2.5 Sistem Informasi Penjualan Menurut Philip Kotler didefinisikan sebagai berikut “sistem informasi penjualan adalah suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan memberikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan berurut untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan penyempurnaan perencanaan pelaksanaan dan pengendalian penjualan”.
4
3
Robert A.Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information Systems, (News Jersey:PrenticeHall,1983),Hal.6 4 Philip Kotler. Manajemen Pemasaran (edisi Bahasa Indonesia jilid 1 :Prehalindo Jakarta), hal.97
2
2.6 Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1 Konsep Bagan Alir (Flowchart) Bagan alir (Flowchart) adalah bagan (Chart) yang menunjukkan alir (Flow). Di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
5
2.6.2 Konsep Diagram Alir Data (Data Flow Diagram/DFD) DFD adalah alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi (Jogiyanto, 1999, hlm 70).
2.6.3 Diagram Context Definisi diagram konteks menurut Al-Bahra (2005:64) dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan bahwa : “diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem”.
2.6.4 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang secara tidak langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.
6
2.7 Konsep Basis Data 2.7.1 Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol).
7
2.7.2 Manfaat / Kelebihan Basis Data Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data. Manfaat basis data antara lain adalah:
8
1) Kecepatan dan kemudahan (Speed). 2) Kebersamaan Pemakai (sharability). 3) Pemusatan Kontrol data. 5
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamentals of System Analiysis, (edisi kedua; New York: john Willey & sons, 1981), hal.278. 6 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, (Yogyakarta: andi Offset,2007), hal 40. 7 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal. 2. 8 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal. 5-9.
3
4) Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space). 5) Keakuratan (Accuracy). 6) Ketersediaan (Availability). 7) Kelengkapan (Completeness). 8) Keamanan (Security). 9) Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru. 10) Pemakaian Secara Langsung. 11) Kebebasan Data (Data Independence). 12) User View.
3. Analisis dan Perancangan 3.1
Tinjauan Umum Kedai T-Shirt Yogyakarta merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
layanan jasa sablon kaos murah (t-shirt), polo shirt dan pembuatan kaos polos (jahit kaos). Lokasinya berada di kota gudeg Yogyakarta, tepatnya di Jl. Wonosari Km.9, Gandu Sendangtirto Berbah Sleman Yogyakarta. Pemilik mengamati begitu besar permintaan pasar dan peluang dalam bisnis produk distro, oleh karena itu pemilik mendirikan Kedai T-Shirt Yogyakarta pada Desember 2010. Usaha yang dilakukan Kedai T-Shirt Yogyakarta hanya memproduksi jika ada pesanan. Untuk menarik pelanggan Kedai T-Shirt Yogyakarta melayani berbagai macam variasi sablon kaos murah dengan kualitas bersaing dan harga yang terjangkau.
3.2 Analisis Sistem 3.2.1
Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Dari hasil observasi dan penelitian yang dilakukan mengenai sistem penjulan pada Kedai T-Shirt Yogyakarta menemukan beberapa masalah antara lain : 1. Terdapat kekurangan dalam hal tingkat efektif dan efisien dalam pelayanan terhadap pelanggan yang akan melakukan pemesanan karena dilakukan dengan mengisi data secara manual. 2. Proses pembuatan laporan belum ditangani dengan sistem terkomputerisasi. 3. Proses pengolahan data penjualan yang kurang akurat karena masih dilakukan secara manual.
4
3.2.2
Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah dengan
menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis pada sistem yang berjalan di Kedai T-Shirt Yogyakarta : a. Karyawan masih menggunakan sistem
manual sehingga ditemukan
kesalahan dalam melakukan transaksi. b. Proses pembuatan laporan lambat dan sering ditemukan kesalahan. c.
3.2.3
Dibutuhkan keakuratan pada saat proses pengolahan data.
Analisis Kebutuhan Sistem Menurut Hanif Al Fatah ( 2007: 63 ) analisis kebutuhan sistem memiliki tujuan
memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Dengan analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun dapat diuraikan secara detail menjadi komponen dasar dengan tujuan identifikasi, mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan analisis ini juga dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dari obyek.
3.2.4
Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem
yang baru yang akan digunakan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan dan pemahaman yang matang seberapa besar kegunaan atau keuntungan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru.
3.2.4.1 Kelayakan Teknologi Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user. Dengan penerapan sistem komputerisasi ini dapat meningkatkan tingkat keefektifan pelayanan terhadap pelanggan maupun pada saat pembuatan laporan.
5
3.2.4.2 Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Dengan penerapan sistem baru diharapkan tidak menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software opensource dan bebas didapat sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
3.2.4.3 Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya.
Sistem
dirancang
untuk
mudah
dioperasikan
dan
proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui observasi dan penelitian. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sehingga akan memudahkan karyawan yang bertugas untuk menggunakannya.
3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi Untuk pengadaan proyek sistem informasi penjualan ini tentu membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini perusahaan harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan menggunakan sistem yang lama. Agar tidak terjadi pemborosan dalam pemakaian sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan.
3.3 Perancancangan Sistem Perancangan system merupakan langkah awal di dalam pengembangan suatu sistem informasi. Adapun tujuan dari perancangan adalah membuat suatu perangkat lunak yang dapat memberikan informasi pada Kedai T-Shirt Yogyakarta.
3.3.1 Perancangan Model Model yang diusulkan berbentuk physical system dan logical model 3.3.1.1 Physical Sistem Sketsa dari physical system dapat menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Physical system digambarkan dengan menggunakan flowchart sistem.
6
7
3.3.1.2 Logical Model Logical model menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi didalam sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau DFD (Data Flow Diagram).
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Penjualan
8
Gambar 3.4 DFD level 1 untuk sistem penjualan
9
3.4 Perancangan Basis Data Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap user. User akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3.4.2 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel bertujuan untuk menghubungkan suatu table dengan tabel yang lain agar dapat dilakukan proses pemrograman basisdata. Adapun relasi tabelnya yang digunakan adalah sebagai berikut : Gambar 3.8 Relasi Antar Tabel
10
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Uji Coba Sistem dan Program 4.1.1 White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. 4.1.2 Black Box Testing Tahapan ini merupakan proses dimana program di uji tentang bagaimana cara beroperasi serta informasi yang diterima sesuai dengan apa yang diinginkan atau tidak. Pengujian ini memiliki orientasi pada pernyataan-pernyataan ungsional perangkat lunak tersebut. Dalam pengujian black box ini ditemukan beberapa macam kesalahan antara lain, a. Fungsi-fungsi yang kurang, hilang, dan tidak benar. b. Kesalahan dalam struktur data-data dalam database. c.
Kesalahan dalam kinerja dan inisialisasi.
4.2 Manual Program Pembuatan manual program dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan dan mengoperasika sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penuntun bagi petugas yang mengoperasikan program. Berikut tampilan awal aplikasi untuk user setelah login,
Gambar 4.3 Halaman Utama User
11
4.3 Pemeliharaan Sistem 1. Pemeliharaan pada sistem aplikasi penjualan pada Kedai T-Shirt Yogyakarta ini hanya dilakukan pada data dari database serta pengolahan data secara berkala sebulan sekali. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file backup sekaligus. 2. Pemeliharaan hardware yang dilakukan sebulan sekali 3. Melakukan Defragment yang dilakukan sebulan sekali. 4. Melakukan pengecekan Virus secara rutin.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan semua tahapan penelitian maka sistem yang dibuat sudah mampu menangani kebutuhan seperti yang tercantum dalam rumusan masalah yaitu: 1. Dalam menganalisis sistem informasi untuk penjualan pada Kedai T-Shirt Yogyakarta dengan memperhatikan masalah-masalah yang timbul dari kebutuhan sistem yang sedang berjalan, maka perlu adanya suatu analisis sistem untuk dilakukan pengidentifikasian masalah, supaya masalah utama yang timbul oleh sistem lama jelas, dilakukan analisis kelemahan sistem agar kelemahan sistem dapat dikembangkan, dilakukan analisis kebutuhan sistem untuk mengetahui kebutuhan dalam pengembangan sistem, dan dilakukan analisis kelayakan sistem untuk dapat membandingkan apakah sistem baru yang diajukan layak digunakan. 2. Perancangan dan pembuatan sistem baru menggantikan sistem lama yang masih manual menggunakan sebuah model perancangan dan pengembangan sistem yaitu model SDLC. 3. Untuk mengimplementasikan dalam dunia nyata sebagai penunjang kinerja dari Kedai T-Shirt Yogyakarta yaitu dibuatnya suatu sistem yang akan meningkatkan kinerja dari perusaan tersebut dan dilakukan pelatihan terlebih dahulu kepada petugas yang nantinya akan mengoperasikan sistem yang telah dibuat.
12
5.2 Saran
Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative berdasarkan pada cara pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang bervariasi. Dapat dikemukakan beberapa saran sebagai berikut: 1. Bagi
peneliti
atau
pengembangan
sistem
selanjutnya
adalah
untuk
pengembangan sistem dapat ditambahkan fasilitas pencarian data di setiap tabel, juga fasilitas backup data. 2. Peneliti menyadari, bahwa program yang peneliti buat masih jauh dari sempurna hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan peneliti karena itu peneliti meminta kepada pembaca Skripsi ini untuk memberikan masukan supaya aplikasi ini dapat dikembangkan lebih dari yang peneliti buat. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan guna dapat meningkatkan optimalisasi pelayanan terhadap pelanggan di Kedai T-Shirt Yogyakarta sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
13
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & perancangan system informasi: untuk keunggulan Bersaing perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit Andi Offset:Yogyakarta.
Arbie, 2003, Manajement Database dengan MySQL, Andi Offset: Yogyakarta.
Ariasari, Fany, Panduan Praktis Bikin Blog dengan Wordpress, Mediakita
Bruch dan Strater, 1974, Information System : Theory and Practice, Hamilton Publishing Company, Santa Barbara, California.
Burch, John, Gary Grudnitski, 1986, Information Systems Theory and Practice, Edisi keempat; New York; John Wiley & Sons.
Davis, Gordon B, Management Information System : Conceptual Foundation, Structure and Development.
Dwiyoga ,Albertus W, 2005 Membangun Mail Server Andal dengan Fedora dan Qmail, Elex Media Komputindo: Jakarta.
Hessel Nogi S. Tangkilisan, 2007, Manajemen Publik, Grasindo.
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., 1981, Fundamentals of System Analiysis, edisi kedua; New York: john Willey & sons.
Jogiyanto, HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Offset:Yogyakarta.
Komang Wiswakarma, 2010, 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter, Lokomedia:Yogyakarta
Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran ,edisi Bahasa Indonesia jilid 1 , Jakarta.
14
Prehalindo:
Kristanto , Ir. Harianto, 2004, Buku pegangan kuliah Konsep & Perancangan Database, Andi Offset: Yogyakarta. Kurniawan Dedik & Java Creativity, 2010, 145 Freeware Pilihan Untuk Berbagai Kebutuhan, Elex Media Komputindo: Jakarta.
Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset: Yogyakarta.
Muhammad
Fakhri
Husein,SE,Amin
Wibowo,SE,MBA,
1999,
Sistem
Informasi
Manajemen,UPP AMP YKPN,Yogyakarta.
Pratama Antonius Nugraha Widhi,2010, CodeIgniter: Cara Mudah Membangun Aplikasi PHP, Mediakita: Jakarta. Riyanto, 2010, Membuat sendiri Sistem Informasi Penjualan dengan PHP dan MySQL, Gava Media:Yogyakarta.
Robert A.Leitch/K. Roscoe Davis, 1983, Accounting Information Systems, News Jersey:Prentice-Hall.
Sutabri,Tata, 2005, Sistem Informasi Manajement, Penerbit Andi Offset:Yogyakarta. Sutanta, Edhy, 2003, Sistem Informasi manajement, Graha Ilmu:Yogyakarta.
Sutedjo, Budi & Mihael, 1997, Algoritma dan Teknik Pemograman, Andi Offset: Yogyakarta.
Utami, Ema & Sukrisno, 2005, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, Menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, andi Offset: Yogyakarta.
http://www.apachefriends.org/en/xampp-windows.html, diakses 31 Oktober 2012. 15:4
http://maxikomputer.com Keterangan : Harga 8 November 2012
http://www.bhinneka.com Keterangan : Harga 8 November 2012
15
