ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI AMANDA 2 SWALAYAN YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Handayani Septiningsih 06.12.1706
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
ANALYSIS AND DESIGN OF EMPLOYEE PAYROLL INFORMATION SYSTEM IN AMANDA 2 SWALAYAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI AMANDA 2 SWALAYAN
Handayani Septiningsih Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Payroll information system, is part of a system of useful information umtuk solve problems in the processing of employee payroll data. 2 AMANDA supermarket Supermarkets are located on the road east Imogiri has a pretty good salary system but still use a manual payroll systems within its data processing. Therefore by building information system computer-based payroll is expected to solve the problems in the processing of employee payroll data. This thesis discusses how to design and build a system and employee payroll information as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce. Also explained about the process employee payroll information systems analysis and design process Which in turn generated a payroll information system which hopefully will be able to improve service to employees getting better. Key words : information system, design, payroll
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi yang begitu pesatnya khususnya teknologi informasi, menciptakan kemudahan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan dalam suatu informasi. Namun masih banyak permasalahan - permasalahan dan kelemahan suatu sistem yang dijalankan oleh perusahaan. Berdasarkan pengamatan di lapangan menunjukan bahwa proses penggajian yang terjadi di perusahaan tersebut masih bersifat manual, karena komputer yang tersedia hanya digunakan untuk mencatat penambahan karyawan, serta potongan dan tunjangan gaji. Dan belum ada program secara otomatis dapat mengolah data penggajian di perusahaan tersebut. Saat itu outputnya masih berupa arsip - arsip atau laporan - laporan yang jumlahnya cukup banyak, sehingga masih terjadinya keterlambatan dalam memberikan informasi kepada karyawan. Proses presensi karyawan juga masih menggunakan mesin presensi manual. Selain itu juga masih kurang terjaminnya keamanan data. Dengan adanya kenyataan ini penyusun memandang perlunya melakukan komputerisasi pada sistem yang ada khususnya pada bagian penggajian dan presensi karyawan, yang bertugas untuk mengolah data penggajian yang berupa mengolah data karyawan dan data gaji serta membuat laporan gaji setiap bulannya. Penyusun mengharapakan dengan adanya sistem pengolahan data penggajian dan sistem presensi yang terkomputerisasi dapat mengontrol ketertiban proses penggajian dan ketertiban karyawan agar datang tepat waktu sehingga akan lebih efektif dan efisien, disamping itu diharapkan juga mampu menunjang evaluasi analisis untuk pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang berkualitas. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada AMANDA 2 Swalayan maka diperlukan suatu sistem pengolahan data yang dapat menunjang evaluasi proses pengambilan keputusan.hal ini lah yang melatar belakangi penyusun unntuk menerapakan judul skripsi "ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA AMANDA 2 SWALAYAN". Sehingga mungkin saja dalam sistem penggajian masih belum berinteraksi secara optimal walaupun sebagian kegiatan penggajian sudah menggunakan sistem komputer.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedur-procedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu 2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.3 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model proses yang tertentu untuk dihasikan informasi yang akurat agar dapat menjadi bahan jawaban pertanyaan dan dapat berdaya-guna. Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu : informasi harus akurat (Accurate), tepat pada waktunya (Timeliness), relevan (Relevance) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan strategi dari suatu organisasi dan mmenyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Kebutuhan hardware yang digunakan untuk menjalankan program PowerBuilder adalah sebagai berikut :
prosesor : dianjurkan Pentium IV atau yang lebih baik.
RAM : dianjurkan 128 Mb ke atas.
Ruang harddisk yang kosong : minimal 200 Mb.
Sistem Operasi : windows Xp
Software yang digunakan adalah :
PowerBuilder Enterprise versi 8.0
Ms SQL Server versi 2000 atau versi 7.0
3. Analisis dan Perancangan Sistem Perusahaan atau swalayan ini awal berdiri pada tanggal 11 September 2005. Pemilik perusahaan ini adalah Bapak Suharyanto. Bentuk usaha nya adalah perorangan. Awal berdirinya perusahaan ini berawal dari pemilik ingin berbelanja atau ingin memenuhi kebutuhan keluarga tetapi disekitar tempat tinggalnya belum ada swalayan yang menjual kebutuhan sehari-hari yang lengkap. Karena di daerah itu belum ada swalayan yang lengkap maka Bapak Suharyanto berinisiatif untuk mendirikan sebuah swalayan agar bisa memenuhi kebutuhan keluarga dan juga ingin membantu memenuhi kebutuhan orang-orang di sekitarnya agar bermanfaat bagi masyarakat. Semakin lama swalayan semakin berkembang sampai sekarang. Nama swalayan itu diberi nama “AMANDA 2 SWALAYAN” yang beralamatkan di Jl. Imogiri Timur km 10, Wonokromo, Pleret, Bantul, Yogyakarta. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisiskan sebagai: Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau komponen-komponenenya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dalam analisis sistem terhadap langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu memebuat laporan hasil analisis. Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan sebelumnya, maka disusun analisis yang digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sebuah sistem yaitu dengan menggunakan analiasis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service).
Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam tabel sebagai berikut:
Metode biaya dan manfaat Payback Periode Return Of Investment Net Present Value
Nilai
Syarat
Keputusan
1 tahun 6 bulan 14 hari
2 tahun
Layak
63,71%
>0
Layak
Rp 5.834.351,58
>0
Layak
Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Adapun sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Perancangan Proses Flowchart Bagan alir sistem (flowchart system) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam system Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dari satu entity ke entity yang lain dalam suatu sistem. DFD menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan diuraikan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam bentuk modul-modul (disebut lower level). Penggambaran Data Flow Diagram dilakukan secara terstruktur sehingga akan dimulai dari yang paling luas. Proses tersebut dikembangkan menjadi diagram sebagai berikutnya secara detail.
Perancangan Basis Data Basis data merupakan komponen yang penting yang diperlukan untuk menampung seluruh data dalam suatu sistem. Basis data mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam. Rancangan basis data tersebut tersusun atas beberapa tahapan yaitu normalisasi, perancangan diagram hubungan entitas atau ERD dan perancangan tabel. Normalisasi Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang kita buat sudah normal atau belum, normal disini mengandung arti bahwa suatu database sudah tidak menimbulkan kerancuan data ataupun duplikasi data.
Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel memberikan gambaran tentang hubungan masing-masing tabel terhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersabut akan mempermudah pembacaan tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan primary key dan foreign key-nya. Hubungan tersebut akan mempengaruhi isi tabel jika terjadi pemasukan, penghapusan maupun pengubahan data pada tabel tertentu. Perancangan Interface / Antarmuka Rancangan input merupakan bagian dari rancangan sistrm informasi. Tujuan dari perancangan input adalah memberikan kemudahan kepada pemakai atau user sebagai pengguna program untuk melakukan input data. Adapun tujuan dari programer adalah sebagai langkah awal dalam menentukan letak maupun bentuk input data dengan berpijak pada user friendly. Setiap bentuk dari rancangan input, memberikan fasilitas untuk pemasukan data dimana rancangan input tersebut memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya. Setiap rancangan input yang diusulkan telah disertai dengan rancangan untuk pencarian data, sehingga memberi kemudahan dalam proses penggunaannya
4. Implementasi Sistem 4.1 Implementasi Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode
program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Adapun tujuan dalam tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan Uji Coba Sistem dan Program Definisi Testing Testing atau pengujian dilakukan untuk memenuhi persyaratan kualitas perangkat lunak, dengan cara mengeksekusi program untuk mencari kesalahan sintaks program, melakukan verifikasi perangkat lunak untuk melihat kesesuaian antara perangkat lunak dengan keinginan customer. Tujuan Testing Sistem antara lain: 1)
Testing merupakan proses eksekusi program yang bertujuan untuk menemukan error.
2) Sebuah test yang baik adalah yang mempunyai kemungkinan besar menemukan error yang sebelumnya tidak terditeksi. 3) Sebuah test dikatakan sukses jika dapat menemukan error yang tidak ditemukan sebelumnya. Pengetesan Program Pengetesan dilakukan untuk mengetahui apakah program dapat berinteraksi dengan personil yang mengoperasikan program tersebut atau tidak. Dalam arti program mudah untuk dioperasikan. Selain itu pengetesan program bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan dalam program sebelum program tersebut diterapkan dalam sistem yang resmi. Sedangkan bentuk-bentuk dari kesalahan program terdiri dari: 1. Kesalahan Bahasa Pemrograman (Syntax Error) 2. Kesalahan Sewaktu Proses (Run Time Error) 3. Kesalahan Logika (Logical Error) 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari keseluruhan bab pada skripsi ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada proses menganalisis system dilakukan dengan cara menganalisis kelemahan sistem, analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan teknologi, analisis biaya dan manfaat, dan analisis kelayakan. Apabila kemampuan dan
kualitas informasi baik, maka swalayan akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan dengan yang diharapkan. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan, sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai. 2. Dalam menggabungkan sistem presensi dengan sistem penggajian karyawan dengan cara input data karyawan melalui kartu pegawai yang di scan, secara otomatis sistem akan membaca semua data karyawan tersebut dan program akan menghitung gaji secara otomatis sesuai yang dibuat didalam program tersebut sehingga hasil output nya berupa daftar gaji pegawai. 3. Cara megolah data penggajian dengan cara pengelompokan data. Penggunaan sistem informasi penggajian yang baru dengan berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem informasi penggajian yang telah terkomputerisasi, dapat diperoleh keuntungan antara lain: 1. Dapat menyajiakan informasi penggajian secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data. 3. Memudahkan dalam pencarian data-data yang dibutuhkan. 4. Hasil laporan data gaji pegawai yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu. 5. Dengan menerapkan sistem terkomputerisasi beban pekerjaan manager menjadi lebih ringan sehingga kinerja lebih meningkat. 6. Diharapkan sistem yang diusulkan dapat membuat sistem yang telah berjalan menjadi lebih efektif. 5.2 Saran Untuk
meningkatkan
kualitas
informasi
yang
dibutuhkan
sesuai
dengan
perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar: 1. Sebaiknya sistem lama yang masih manual diganti dengan sistem baru yang telah dibuat dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah data dan menyajikan informasi yang diperlukan. 2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru.
3. Pihak yang terlibat dalam hal ini adalah manager AMANDA 2 Swalayan perlu melakukan
peninjauan
terhadap
sistem
yang
diusulkan
agar
dapat
mempertimbangkan baik dan buruknya sistem sehingga dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan. 4. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki secara terus menerus sehingga dapat diperoleh sistem informasi yang optimal.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis &Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Jogianto, H M. (2005), Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Arief, M Rudyanto. (2006), Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact – SQL dengan Miccrosoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset. Djuandi, Feri. (2003), Pemrograman PowerBuilder 8.0 dengan SQL Server 2000, Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
