PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Shinta Damayanti 11.12.5878
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGROJAYA SOKARAJA Shinta Damayanti1), Kusnawi2) 1)
Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected]),
[email protected])
Abstrack - The development of technology and communication is very rapid. His position could now be aligned with the
1.
primary requirement. In everyday life we never loose with
1.1 Latar Belakang
technology and communication devices such as televisions,
Sistem
radios, PCs, laptops or even cell phones.
Pendahuluan
penggajian
adalah
mengembangkan
sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik,
Basically all human work can not be resolved quickly, there
manahan,
dan
memotivasi
staf serta
untuk
mengendalikan biaya pembayaran gaji. Dengan prosedur yang
are times when men want to get the job done more effectively
disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap – tiap organisasi, dan
using computerized assistance are available. One such
merupakan kebijakan yang dianggap adil.
example is the problems that exist in the CV. Agro Jaya
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur
Sokaraja Banyumas area that has quite a lot of employees, but
yang terdiri dari prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur
the employees payroll processing is still done manually
distribusi biaya gaji, dan prosedur pembayaran gaji.
because the data must be recorded or processed repeatedly in
Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi
an effort to prepare reports employees salaries.
yang semakin pesat, banyak perusahaan membutuhkan sistem Juaga companies experiencing problems such as the
penggajian yang lebih bisa mengoptimalkan pengolahan data
occurrence of errors that wages must be paid to the employees
gaji karyawannya secara cepat dan akurat. Namun belum
of the other employees as well as delays in processing
semua perusahaan menerapkan sistem penggajian yang
employee payroll. In this case the researchers will produce a
terkomputerisasi, salah satunya CV. Agro Jaya yang
new system of payroll information that could be useful to
menggunakan sistem penggajian terkomputerisasi namun
expectations and the company's desire to allow a user to use
sederhana yaitu menggunakan software Ms. Exel sehingga
it.
dalam pengolahan datanya mengalami hambatan terjadinya proses kesalahan seperti perhitungan gaji lembur, potongan
Keywords : Payroll Information System, Payroll, Information
gaji, gaji pegawai, tunjangan, gaji pokoknya dan laporan gaji
Payroll, CV. Agro Jaya, System Payroll.
harus dihitung dan mengalami proses perhitungan yang berulang– ulang dari tiap karyawannya. Apalagi jumlah karyawannya yang banyak berarti membutuhkan pendataan dan perhitungan yang berkali - kali. Hal ini sangat
1
menghambat dalam penyampaian laporan penggajian kepada
2. Landasan Teori
pemimpin. Jika masalah ini dibiarkan berlanjut maka akan
2.1 Definisi Gaji
mengakibatkan sistem kerja menjadi kurang efektif.
Gaji
adalah
sebuah
komponen
yang
mutlak
dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan
karyawan,
diatas, maka penulis merancang sistem informasi ini dengan mengambil
“Perancangan
judul
Sistem
yang
mana
hal
ini
untuk
menjamin
keberlangsungan perusahaan itu sendiri.
Informasi 2.2 Contoh Teknik Penggajian
Penggajian Karyawan Berbasis Desktop pada CV. Agro JayaSokaraja”.
Berikut ini contoh pendekatan dalam penentuan elemen gaji. Secara umum sasaran penggajian ditujukan
1.2 Rumusan Masalah
karena pertimbangan beberapa hal sebagai berikut.
Dari penjelasan latar belakang masalah yang telah a. Pay
diuraikan diatas, dapat terumuskan masalah inti yaitu
for Position, yaitu penetapan gaji karyawan
“Bagaimana merancang sistem informasi penggajian
disebabkan pertimbangan nilai suatu pekerjaan yang
karyawan yang cepat dalam proses pengolahan data
menjadi tanggung jawabnya. b. Pay for Person, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan
karyawannya sehingga laporannya dapat selesai tepat waktu?”
pertimbangan orangnya yang dapat dibedakan dari aspek kompetensinya atau juga karena faktor kelangkaan
1.3 Tujuan Penelitian
ketersediaan orang dengan kualifikasi yang sesuai di pasar
Tujuan penelitian terbagi menjadi tiga meliputi :
tenaga kerja. c. Pay for Performance, adalah penetapan gaji karyawan
1. Peneliti a.
Mengembangkan praktikum
dan
yang
menerapkan
didapat
teori
selama
disebabkan pertimbangan pencapaian kinerja seseorang.
dan
d. Pay for Year of Service, adalah penetapan gaji karyawan
mengikuti
disebabkan pertimbangan masa kerja seseorang.
perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta, b.
Untuk
meningkatkan
perancangan
masalah
kemampuan yang
sistematika
terjadi
Tabel 2.1 Matrix Komponen Penggajian
dilapangan
kemudian merancang sebuah sistem informasi yang
Kompone n Penggajia n
mudah dikelola. 2. Perusahaan 1.
Membantu
memecahkan
masalah
pada
sistem
Gaji Pokok Tunjangan Jabatan Tunjangan Makan Tunjangan Transport Bonus ...
penggajian karyawan. 2.
Memudahkan
penyajian
laporan
penggajian
karyawan. 3. Pembaca 1.
Mengetahui langkah demi langkah dalam kegiatan penelitian yang dilakukan.
2.
Bahan refrensi dalam penyusunan sebuah karya ilmiah.
2
Kompensasi Penggajian Pay for Position
Pay for Person
Pay for Performance
Pay for year of service
3. Analisis dan Perancangan Sistem
Tabel 2.3 Analisis Information Sistem diajukan
3.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas
Sistem Lama
Akurat
Jika terjadi kesalahan pada proses input atau pencarian data maka data yang dihasilkan tidak benar.
Proses input dan pencarian data lebih terjamin keakuratannya.
Tepat Waktu
Terlalu bayak data mengakibatkan terlambatnya penyediaan informasi data yang sedang dibutuhkan karena harus mencari berkas terlebih dulu.
Lebih menghemat waktu ketika memberikan informasi yang sedang dibutuhkan oleh pimpinan karena data sudah ada dalam satu applikasi.
Relevan
Kesesuaian data dan validasi data yang diinputkan harus sesuai namun tidak mudah di edit jika tejadi kesalahan.
Kesesuaian data dan validasi data yang diinputkan harus sesuai dan dengan mudah untuk di edit jika tejadi kesalahan.
bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah layanan (throughtput) dan waktu tanggap (Respone time) yaitu jumlah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan pada suatu sistem. Tabel 2.2 Analisis Performance
Faktor
Sistem Lama
Sistem yang diajukan
Throught put
Cetak Laporan
Digital Laporan
Respone Time
Sistem penggajian secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data dan menghabiskan waktu 3 jam.
Sistem berbasis komputer dengan menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan secara praktis menghabiskan waktu 5 menit.
yang
Faktor
2. Analisis Informasi (Information) Sebuah
sistem
informasi
yang
baik
akan
3. Analisis Ekonomi (Economy)
menghasilkan informasi yang berkualitas, kualitas suatu
Sebuah
informasi yang harus akurat (accurate), tepat pada
keuntungan
waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). Akurat
sistem –
hendaknya
keuntungan
dan
dapat juga
meningkatkan penghematan
operasional. Peningkatan keuntungan dapat diperoleh dari
berarti informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan –
peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan,
kesalahan dan tidak menyesatkan serta mencerminkan
sedang penghematan operasional dapat dilakukan dengan
keadaan yang sebenarnya, tepat pada waktunya berarti
mengurangi alat – alat yang dapat mengakibatkan
informasi tersedia atau informasi sesuai dengan yang
pembengkakan biaya.
dibutuhkan.
3
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Tabel 2.4 Analisis Economy Faktor Biaya
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
Sistem yang diajukan
Sistem Lama Terjadi pemborosan dalam penggunaan ATK (Alat Tulis Kantor) terlebih apabila terjadi kesalahan dalam pendataan dan pembuatan laporan selain itu pemborosan pembelian almari untuk penyimpanan berkas karena seiring berjalanyya waktu akan terjadi penumpukan data.
daya yang ada digunakan dengan pemborosan seminimal mungkin. Efisisensi dari sebuah sistem adalah pemakaian
Menghemat biaya penggunaan ATK dan pembelian almari untuk penyimpanan data.
secara maksimal atas susmber daya yang ada meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data. Tabel 2.6 Analisi Eficiency Faktor
Sistem yang diajukan
Sistem Lama
Sumberdaya
4. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal – hal yang dapat merugikan organisasi itu sendiri. Pengendalian dapat dilakukan dengan memperhatikan aktivitas organisasi agar tidak terjadi penurunan kerja dibawah standar yang telah
Perangkat komputer yang ada belum digunakan secara maksimal karena penghitungan jumlah pembayaran gaji masih menggunakan exel.
Perangkat komputer yang ada digunakan untuk menjalankan applikasi yang sudah dirancang sebelumnya.
ditetapkan, sehingga dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data, dan kecurangan yang akan terjadi. Dengan adanya pengendalian, maka
6. Analisis Pelayanan (Service)
tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat
Pelayanan
diperbaiki.
dalam
sebuah
sistem
mencakup
pelayanan yang diberikan pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung.
Tabel 2.5 Analisis Control
Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah Faktor
Sistem Lama
Sistem yang diajukan
personal yang mengoperasikan sistem tersebut sedang
Internal
Admin rentan memanipulasi data. Pihak luar bisa memanipulasi data.
Keamanan data terjaga.
elemen
Eksternal
yang
tidak
langsung
yaitu
yang
tidak
mengoperasikan sistem tetapi terlibat dalam aktivitas sistem tersebut seperti pelanggan. Kualitas pelayanan
Pihak luar tidak sembarangan memanipulasi data karena sistem hanya bisa dibuka menggunakan password.
dapat ditinjau dari kemudahan penggunaan sistem, keakuratan pengolahan data, dan kefleksibilitasan sistem untuk berubah.
4
Tabel 2.7 Analisis Service
Faktor
Sistem Lama
Sistem diajukan
yang
Kemudahan penggunaan sistem
Dalam satu aplikasi terdiri dari beberapa sheet tetapi tidak saling terhubung dengan sheet lain.
Dari satu aplikasi terdiri dari beberapa form tetapi saling terhubung dengan form lain.
Keakuratan
Pendatan pegawai masih manual dengan mengisi form biodata menggunakan kertas yang bisa menimbulkan kesalahan pada pengisian kolom. Penambahan atau perubahan data pegawai, data potongan gaji, data tunjangan, data lembur, dan data gaji pokok memerlukan ketelitian karena sistem masih bekerja secara manual. bekerja secara manual.
Pendataan pegawai di input secara sistem sehingga dapat memudahkan dalam proses pengolahan.
Fleksibilitas
Gambar 4.1 Tampilan Login Menu Data Lembur berfungsi untuk mengolah data lembur yang meliputi insert, update, dan delete.
Penambahan atau perubahan data pegawai, data potongan gaji, data tunjangan, data lembur, dan data gaji pokok lebih mudah karena datanya bisa di update.
Gambar 4.2 Tampilan Menu Data Lembur 4. Pembahasan Interface Program
Menu Laporan berfungsi untuk mencetak data laporan dan dimenu ini menyediakan 5 macam laporan.
Menu Login adalah halaman untuk admin bisa menjalankan aplikasi. Login ini sangat bermanfaat karena sebagai kunci utama dalam bentuk password yang tidak bisa di jalankan orang lain. Hanya orang tertentu yang bisa menjalankan program aplikasi tersebut. Berikut bentuk halaman login yang sudah dirancang dan dapat dijalankan.
Gambar 4.3 Tampilan Menu Laporan
5
1. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian pada Cv.
Contoh Tampilan Laporan.
Agro Jaya yang terkomputerisasi diberikan kemudahan dalam memberikan informasi data gaji karyawan dan informasi data karyawan seperti: a. Informasi data pegawai di Cv. Agro Jaya. b. Inforrmasi data admin di Cv. Agro Jaya. c. Informasi data gaji pokok, gaji pegawai, gaji lembur, potongan gaji, dan tunjangan di Cv. Agro Jaya. d. Informasi laporan di Cv. Agro Jaya. 2. Aplikasi
penggajian
ini
bisa
membantu
secara
terkomputerisasi yang lebih efektif daripada sistem yang sebelumnya yang menggunakan microsoft exel. 5.2 Saran Gambar 4.4 Tampilan Laporan Lembur
Dengan sistem informasi penggajian karyawan
4.1 Pemeliharaan Sistem
ini semoga bermanfaat bagi Cv. Agro Jaya untuk
Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem
membantu proses penggajian karyawannya. Dan untuk
ini adalah untuk mencegah, memperbaiki, menjaga dan
pembaca
mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak
mengembangkan program ini dengan menambah fitur-
sengaja agar sistem tetap berjalan serta tetap bisa digunakan.
fitur yang lebih komplek dan penambahan laporan-
atau
peneliti
selanjutnya
agar
dapat
laporan yang belum tersedia di program penggajian
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan
karyawan ini.
sistem yaitu : 1. Dari segi implementasi sistem harus dilihat kembali
Daftar Pustaka
apakah sudah sesuai dengan rancangan yang telah disusun
[1] Miftakhul H dan Bunafit N. 2002. Membuat Aplikasi
sebelumnya, dan apakah telah mampu menghasilkan
Penggajian debgan Java & MySQL. Pt Elex Media
informasi-informasi yang dibutuhkan pemakai. Jika belum
Komputindo. Jakarta.
maka mengkoreksi dan memperbaiki program hingga Biodata Penulis
sesuai dengan kebutuhan. 2. Menyiapkan backup data database dilakukan
untuk
program ataupun backup
Shinta Damayanti1), memperoleh gelar Sarjana Komputer
mengantisipasi jika
(S. Kom), Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM
ada
Yogyakarta, lulus tahun 2015.
kesalahan yang tidak di sengaja, seperti salah menghapus data pada database maupun data program.
Kusnawi S. Kom, M.Eng2), memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Teknik Informatika STIMIK
5. Penutup
AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2003. Memperoleh
5.1 Kesimpulan Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya diatas,
gelar Sarjana (M. Eng), Jurusan Teknik Elektro UGM
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
STIMIK AMIKOM Yogyakarta.
Yogyakarta, lulus tahun 2009. Saat ini menjadi Dosen di
6
