APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sekarningtyas Dewi Utami 08.12.3320
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
INFORMATION SYSTEM APPLICATION OF EMPLOYEE’S SALARY AT MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
Sekarningtyas Dewi Utami NIM. 08.12.3320
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT From the analyzed of data or information that got about the urgent needs in producing employees data processing application MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA saves same data to process the salary data processing. After that all the data insert into computer though Ms. Excel application. Based on the interview result with the staff that handles salary data processing, this program cannot run well to process employee‘s salary data this thing becomes problem because cause the late information and loose data. System to improve works performance. The methodology that used to design that nim computerized system are the analyzing of current system, design the new system, make a system program, and testing the new system. The application that is got from this program is the information system application of employee’s salary at MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA by using Visual Basic 6.0. This application produces employee’s biodata report, salary data report that consist of the whole salary data report, grouping salary data report and journal. Key word : Salary, Information System, Furniture
1.
PENDAHULUAN Perkembangan dunia usaha dan dunia ilmu pengetahuan teknologi yang semakin meningkat, maka dibutuhkan suatu alat yang dapat menjalankan semua aktivitas tersebut. Sehingga dengan kehadiran komputer sebagai alat untuk pengolahan data maupun perancangan
model
sistem
sangatlah
tepat
yang
berlandaskan
pada teori. Dari hasil analisa terhadap data atau informasi yang diperoleh terdapat kebutuhan yang mendesak akan ketersediaan suatu program aplikasi pengolahan data karyawan. Untuk melakukan proses pengolahan data gaji karyawan pada Murakabana Furniture dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut dimasukkan ke dalam komputer melalui aplikasi Ms. Excel. Berdasarkan dari data hasil wawancara dengan petugas yang menangani masalah penggajian karyawan ini, bahwa kemampuan SDM dalam menggunakan Ms. Excel sangat rendah. Akibatnya program ini tidak dapat dimanfaatkan secara baik untuk mengolah data gaji karyawan ini. Hal inilah yang menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan kehilangan data. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasi yang baru untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan adanya kesempatan ini, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan selama ini dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Dan untuk menunjang kegiatan administrasi Murakabana Furniture penulis mencoba membuat suatu Sistem Informasi “Aplikasi
Sistem
Yogyakarta”
Informasi
Penggajian
Karyawan
Pada
Murakabana
Furniture
dimana sistem ini merupakan bagian dari proses pelayanan kecepatan
informasi.
2. DASAR TEORI Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sementara itu, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jika dibandingkan dengan definisi pendekatan prosedur, definisi dari pendekatan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen atau komponenkomponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang luas. Definisi ini lebih banyak
diterima, karena kenyataanya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Sebagai contoh sistem akutansi yang terdiri dari subsistem akuntasi penjualan, subsistem akuntasi pembelian, subsistem akuntasi penggajian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. (Jogiyanto, 1995:2). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat mendatang. Informasi itu sendiri memiliki cirri-ciri seperti berikut : 1.
Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2.
Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima. Tambahan.
Informasi
dapat
memperbaharui
atau
memberikan
perubahan
terhadap informasi yang telah ada. 3.
Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
Pengertian Sistem Informasi Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataan komputer merupakan bagian yang penting. 3. ANALISIS Analisa yang dipaparkan dalam pembahasan ini merupakan gambaran secara keseluruhan kendala-kendala yang ada dalam sistem penggajian karyawan pada Murakaban Furniture. Untuk mengetahui permasalahan tersebut maka disusun beberapa analisa yang dibutuhkan, yaitu :
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi penyebab masalah, perlu diadakan suatu analisis dari sistem yang ada dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service) yang meliputi :
Analisis Kinerja (Performance) PARAMETER
HASIL ANALISIS a) Kinerja pada sistem lama cenderung mengalami keterlambatan dalam memberikan informasi mengenai pencairan gaji karyawan,
Troughput
terkadang data gaji yang sudah terdata namun belum bisa dicairkan karena sistem administrasi yang belum tertata rapi. b) Mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan mengenai data karyawan yang menerima gaji. Pada sistem yang lama waktu tanggap dalam pencairan gaji sangat lambat sehingga masih terjadi antrian dan kurang efektif. Banyaknya
Respon time
kegiatan pencatatan yang dilakukan seperti mengetik, menggandakan, menghitung, mencocokkan data menyebabkan semakin penjangnya waktu tanggap sistem.
Analisis Informasi (Information) PARAMETER
HASIL ANALISIS Informasi yang ada, maupun laporan-laporan mengenai data pencairan gaji tidak dapat langsung diperoleh karena laporanlaporan tersebut dibuat setiap minggu bahkan terkadang bisa
Akurat
sampai satu bulan untuk memprosesnya dan pembuatan laporan masih manual dengan mencocokkan arsip yang ada. Informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diproses secara manual sehingga dapat dikatakan sistem tersebut belum akurat.
Tepat Waktu
Relevan
Informasi yang dihasilkan harus menunggu dari hasil mencocokkan arsip yang lama.
Misalnya informasi yang disajikan berupa laporan pencairan gaji, harus menyalin dari arsip-arsip data lembur dan presensi yang ada.
Analisis Ekonomi (Economy) PARAMETER
HASIL ANALISIS Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses
Biaya dan
pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat
Keuangan
boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan diharuskan mengganti dengan yang baru.
Analisis Pengendalian (Control) PARAMETER
Perawatan
Pengembangan
HASIL ANALISIS Perawatan aplikasi secara berkala dan penambahan fitur untuk mengingkatkan mutu pelayanan. Pengembangan fitur sangat diperlukan untuk membantu proses kinerja adminstrasi.
Analisis Efisiensi (Efficiency) PARAMETER
Waktu
HASIL ANALISIS
Pada sistem yang lama pendataan masih dilakukan secara manual sehingga terjadi pemborosan waktu.
Analisis Pelayanan (Service) PARAMETER
HASIL ANALISIS Banyaknya kekurangan pada sistem lama mulai dari pelayanan pencairan gaji, sehingga dapat dikatakan sistem tersebut tidak handal dalam menjalankan semua pekerjaan. kurang optimal, dan
Kehandalan
belum adanya sistem terkomputerisasi yang secara khusus menanganai pencairan gaji. Oleh sebab itu solusi dari masalahmasalah tersebut adalah mengganti sistem yang lama dengan sistem data karyawan berbasis komputer.
Hasil Analisis Kelayakan Ekonomi Metode
Hasil
Keputusan
Keterangan
Payback Periode
1 tahun 4 bulan 10
Layak
Investasi yang ditanamkan
hari
pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break
Even
Point)
pada
waktu 4,3 bulan (1 tahun 4 bulan 10 hari), yang berarti bahwa pada tahun ke-2 mulai dapatmengambil keuntungan dari sistem tersebut. Pengambilan
35,74%
Layak
Investasi
Proyek
Investasi
tersebut
mempunyai ROI lebih besar dari
0
dan
menghasilkan
akan
keuntungan
35,74%
maka
proyek
tersebut
dapat
diterima
kelayakannya. Nilai
Sekarang
Rp. 3.651.408,-.
Bersih
Layak
NPV > 0. Maka keuntungan yang
akan
perusahaan 3.651.408,-.
4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Relasi Antar Tabel
diperoleh
sebesar
Rp.
Flowchart Sistem Informasi Yang Diusulkan Data Presentasi
Data Jabatan
Data Karyawan
Data Pencairan Gaji
Data Lembur
Input Data Presentasi
Input Data Jabatan
Input Data Karyawan
Input Data Pencairan Gaji
Input Data Lembur
Olah Data Presentasi
Olah Data Jabatan
Olah Data Karyawan
Olah Data Pencairan Gaji
Olah Data Lembur
Presentasi
Jabatan
Karyawan
Pencairan Gaji
Lembur
Pembuatan Laporan Pegawai
Pembuatan Laporan Jabatan
Pembuatan Laporan Karyawan
Laporan Pencairan Gaji
Pembuatan Laporan Pegawai
Laporan Pegawai
Laporan Jabatan
Laporan Karyawan
Laporan Gaji
Laporan Pegawai
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 0
Pimpinan
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 1 Administrasi
Input Input Data Data Presensi Presensi
1 Olah Data Presensi
2 Olah Data Jabatan
3 Olah Data Karyawan
Olah Olah Data Data Jabatan Jabatan
Olah Olah Data Data Presensi Presensi D1 Data Presensi
Input Input Data Data Jabatan Jabatan
D2 Data Jabatan
Data Data Presensi Presensi
Input Input Data Data Karyawa Karyawa n n
Olah Data Olah Data Karyawan Karyawan D3 Data Karyawan
Input Input Data Data Gaji Gaji
4
Olah Data Pencairan Gaji Olah Olah Data Data Pencaira Pencaira n Gaji n Gaji D4 Data Pencairan Gaji
5 Olah Data Lembur Olah Olah Data Data Lembur Lembur D5 Data Lembur
Data Data Pencaira Pencaira n Gaji n Gaji
Data Data Karyawan Karyawan
Data Data Jabatan Jabatan
Input Input Data Data Lembur Lembur
Data Data Lembur Lembur
1
2
3
4
5
Buat Laporan Presensi
Buat Laporan Jabatan
Buat Laporan Karyawan
Buat Laporan Pencairan Gaji
Buat Laporan Lembur
Laporan Laporan Data Data Presensi Presensi
Laporan Laporan Data Data Jabatan Jabatan
Laporan Laporan Data Data Karyawan Karyawan
Pengguna
1. From Password
Laporan Laporan Data Data Gaji Gaji
Laporan Laporan Data Data Lembur Lembur
2. From Menu Utama
3. From Input Jabatan
4. Form Karyawan
5. Form Presensi
6. From Lembur
7. From Pencairan Gaji
1.
From Laporan Data Jabatan
2.
Laporan Data Karyawan
3.
Laporan Data Presensi
4.
Laporan Data Lembur
5.
Laporan Data Pencairan Gaji
6.
Laporan Slip Gaji
4.
KESIMPULAN Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada Murakabana
Furniture Yogyakarta khususnya bagian administrasi penggajian karyawan dan berdasarkan data-data, masalah yang dihadapi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem lama kurang akurat, tidak tepat waktu dan tidak relevan dalam menyajikan informasi. Sedangkan sistem baru lebih efektif, akurat, tepat waktu dan relevan dalam menyajikan informasi ketika dibutuhkan. Penggunaan sistem baru pada adminstrasi Murakabana Furniture Yogyakarta dapat membantu : 1. Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Murakabana Furniture Yogyakarta, pengolahan datanya masih dilakukan secara manual dimana output yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak. Sehingga seringkali terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi kepada pihak pimpinan maupun pelayanan kepada karyawan. 2. Mengurangi tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data. 3. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan pimpinan menjadi lebih ringan. Sehingga kinerja administrasi lebih meningkat dan pencairan data akan lebih mudah. Data yang tersusun rapi dalam database membuat penggajian manjadi lebih cepat. Serta pengendalian laporan akan lebih mudah dan tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M.Rudiyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi. H.M, Jogiyanto. 1995. Pengenalan Komputer. Bandung: Informatika Bandung. Kusrini.2006.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi.
