SISTEM INFORMASI PRESENSI DAN PENGGAJIAN USTAD DAN USTADZAH MDAA MASJID SOKOTUNGGAL YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Trisna Tera Soejdita 10.12.4633
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Ustad dan Ustadzah MDAA Masjid Sokotunggal Yogyakarta Trisna Tera Soedjita1), Bambang Sudaryatno 2), 1) 2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
cepat, tepat, dan akurat sehingga tingkat kepuasan pengajar dan peserta didik dapat lebih ditingkatkan.
Abstract – Mdaa Sokotunggal, using a desktop application even though there are some who still use manually. Presence and payroll not use desktop application. The existence of a new payroll system and the presence is expected to facilitate Ustad and Ustadzah in providing presence quicly and accurately. System development using Java and MySQL.
MDAA Sokotunggal yang diketuai oleh Edy Dwi Daryapto merupakan sebuah lembaga pendidikan islam. Sistem yang diterapkan oleh lembaga ini masih menggunakan cara manual , oleh karena itu dari latar belakang diatas maka penulis bermaksud untuk melakukan penelitian pada MDAA Sokotunggal dengan judul “ Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Ustad dan Ustadzah MDAA Masjid Sokotunggal Yogyakarta”.
Recording information system will take the form of data input Presence later in the process of become salary data, which later as periodic reports to the Director. So the presence f a computerized system will facilitate the office, as well as improve the quality of Ustad and Ustadzah in each attendance.
2.
Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem Informasi
Keywords : Ustad and Ustadzah, System Information, Presence and Pay Roll, MDAA Sokotunggal. Masjid. . 1.
[email protected])
2.1.1 Definisi Sistem Sistem adalah beberapa bagian yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang di sepakati bersama. 1 2.1.2 Definisi Sistem Informasi Suatu sistem yang di buat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu memberikan informasi.
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Pada saat ini sebagian besar kegiatan telah dipermudah dengan adanya teknologi yang semakin berkembang, penggunaan perangkat komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi telah banyak diterapkan dan berkembang disegala bidang. Perangkat komputer dirasa telah memiliki banyak keunggulan, karena komputer dapat diatur dan diprogram sehingga dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan pemakainya.
2.1.3 Definisi Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Aktivitas mengolah dan mencatat data presensi, aktivitas keaungan kantor, dan kegiatan pengolahan data terkait yang berhubungan dengan pengolahan pengajar MDAA mulai dari proses input, process, dan output berupa informasi gaji yang bermanfaat.
Maka dari itu sistem informasi berbasis komputer kini telah memiliki peran yang sangat penting bagi pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan, karena mampu memberikan kinerja yang baik dan menciptakan citra yang baik untuk lembaga.
2.2 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling beralsi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain – lain. DATA dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karekter, atau symbol).2 2.3 Karakteristik Sistem Informasi Sistem dapat dikembangkan atau di pahami dengan cara membedakan unsur – unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang
Pengolahan data yang berkaitan dengan presensi dan penggajian umumnya masih menggunakan cara manual, sehingga sering mengalami kesalahan dan membutuhkan banyak waktu untuk melakukan proses penghasilan laporan yang tepat dan akurat. Dengan adanya perancangan sistem informasi presensi dan penggajian berbasis komputer diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang ada, serta memberikan informasi yang
1
Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan organisasi Modern, 2008 hal: 14; 2 Kusrini, Strategi perancangan dan pengolahan basis data 1
dapat membedakan sistem yang satu dengan yang lainnya : 1) Batasan (boundary) 2) Lingkungan (environment) 3) Masukan (input) 4) Keluaran (output) 5) Komponen (component) 6) Penghubung (interface) 7) Penyimpanan (storage)
Madrasah ini berada di kawasan Masjid Sokotunggal yang beralamatkan di Taman, KT 1 / 318 Yogyakarta 55133. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Hasil analisis mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency and Service ). Dari analisis ini akan di temukan bebererapa masalah utama maupun masalah yang bersifat geajala dengan jelas dan spesifik, sehingga nantinya dapat membantu perancangan sistem yang lebih baik.
2.4 Komponen Sistem Informasi Menurut Strair (1992), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri komponen – komponen berikut :3 1) Perangkat keras 2) Perangkat lunak 3) Database 4) Telekomunikasi 5) Manusia4
1) Analisi Kinerjar (Performance). a. Kehadiran Ustad - Ustadzah Dalam seminggu pertemuan dilaksanakan selama 3 kali setiap jam perpertemuan ustad – ustadzah digaji sebesar Rp. 5000 . 1 kali pertemuan di waktukan sebanya 1 jam berarti 1 * Rp5000 = Rp. 5000 perhari ustad – ustadzah digaji. Sedangkan jika di lihat dalam efektif mengajar ustad – ustadzah yang sering datang terlambat rata – rata 30 menit jadi waktu efektif mengajar (1 jam – 20 menit – 10 persiapan ) = 30 menit mengajar, dan itu belum termasuk mengontrol situasi anak – anak sekitar 5 – 10 menit. Jadi waktu yang efektif ustad – ustadzah mengajar sebesar 20 menit.Sehingga pengajarannya pembayaran Rp. 5000 untuk 20 menit waktu efektif mengajar. b. Proses Penggajian Penggajian dilakukan setelah semua data informasi presensi ustad – ustadzah terkumpul. Pendataan presensi dilakukan setelah akhir bulan sehingga tidak biasa langsung dilakukan belum termasuk bonus yang akan diberikan. Jadi waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui berapa gaji yang akan diterima yaitu 30 hari jadi sekitar 1 minggu 3 kali pertemuan, 4 minggu * 3 = 12 hari yang dibutuhkan untuk mengetahui gaji perustad. Proses penghitungan gaji Direktur harus melihat presensi ustad – ustadzah membutuhkan waktu 1 jam , kemudian di masukkan kedalam data membutuhkan waktu 30 menit, merekap data gaji sebagai pengeluaran MDAA membutuhkan waktu 1 jam. Sehingga waktu yang dibutuhkan sekitar 2 jam 30 menit untuk melakukan proses penghitungan gaji.
2.5 Java Java adalah bahasa pemrograman yang daoat di berbagai perangkat komputerm termasuk pada ponsel. Di kembangkan oleh Sun Microsystems dan dirilis pada 1995, Java berbedangan dengan JavaScript. Java dapat dijalankan di bebebrapa platform atau sistem operasi komputer; sesuai dengan perinsip tulis sekali, jalankan di mana saja. Dengan kelebihan ini, pemrogramman cukup menulis sebuah program Java dan dikompilasi (diubah, dari bahasa yang dimengerti manusia menjadi bahasa mesin atau bytecode) lalu hasilnya dapat dijalankan di atas beberapa platform tanpa perubahan. Kelebihan ini memungkin sebuah program berbasis java dikerjakan di atas oprating system linux tetapi dijalankan dengan baik di atas Microsoft Windows. Platform yang diukung saat ini adalah Microsoft Windows, Linux, Mac OS dan Sun Solaris. Penyebabnya adalah setiap sistem operasi menggunakan programnya sendiri – sendiri ( yang dapat diunduh dari situs Java ) untuk meninterpretasikan bytecode tersebut. 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Singkat MDAA Masjid Sokotunggal MDDA merupakan singkatan dari Madrasah Diniyah Awwaliyah ‘Aisyiyah. MDDA Sokotunggal merupakan salah satu lembaga pendidikan Al Quran yang ada di Yogyakarta yang berbasiskan Madrasah Diniyah. Madrasah ini berada di bawag paying dari Pimpinan Cabang ‘Aisyiyah bidang DikDasMen Kecematan Kraton. Madrasah ini, didirikan pada tanggal 18 November 1989 oleh Pimpinan Cabang ‘Aisyiyah bidang DikDasMen Kecamatan Kraton dan diremikan oleh Ketua Camat Kecamatan Kraton.
2) Analisis Inforamsi ( Information ) Tabel 1. Tabel Analisis informasi Parameter Hasil Analisis Akurat Pengolahan data presensi dilakukan secara manual sehingga terjadi kesalahan berupa Hilangnya presensi dan Ustad – ustadzah lupa melakukan presensi yang memnyebabkan data menjadi tidak akurat Tepat waktu Dalam pengolahan data masih bersifat manual sehingga jika ingin mengetahui jumlah gaji harus menghitung kehadiran ustad –
3
Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan organisasi Modern, 2008 hal: 3-6; 4 Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan organisasi Modern, 2008 hal: 9-10; 2
Relevan
ustadzah kemudian dikalikan dengan gaji yang diperoleh setiap kehadiran baru menadapatkan hasil, sehingga meperlambat penyampaian informasi menjadi tidak tepat waktu. Pengolahan data yang masih berifat manual menyebabkan kesalahan perhitungan trutama untuk mengitung bonus yang akan diterima serta pemotongan gaji yang diterima, sehingga informasi yang tersaji menjaid tidak relevan.
sehingga dalam penyusunan laporan penggajian tidak memiliki waktu tetap sehingga pada saat waktu senggang saja dapat membuat laporan penggajian sehingga laporan penggajian tidak dapat di buat setiap saat.
6)Analisis Layanan ( Service ) Tabel 4. Tabel Analisis Layanan Parameter Analisis Pelayanan Layanan 1. Pelayanan terhadap santri yang membutuhkan waktu selama 1 jamberkurang menjadi 20 menit karena proses keterlambatan para ustad – ustadzah dalam menghadiri kelas. Sehingga pelayanan terhadap santri menjadi tidak maksimal. 2. Pelayanan terhadap pengajar ( ustad – ustadzah ) dalam memberikan laporan penggajian seharusnya dapat langsung diberikan, tapi karena proses dilakukan secara manual maka mebutuhkan waktu 2 jam 30 menit yang informasi hanya didapat pada waktu tertentu yaitu pada setiap akhir bulan dan tidak setiap waktu.
3)Analisi Ekonomi ( Economy ) Tabel 2. Tabel Analisis Ekonomi Parameter Hasil Analisis Biaya
Manfaat
1. Dalam penyebaran informasi masih menggunakkan kertas yang ditulis manual membutuhkan tenaga ekstra. 2. Cara pengolahan data tersebut tentunya memerlukan biaya untuk pembelian alat tulis kertas dan buku. 1. Menerima informasi yang didapat sesuai keinginan pembuat laporan.
4)Analisis Pengendalian ( Control ) Kelemahan : Kurangnya pengendalian proses pengolahann informasi yang terdapat pada sistem informasi data presensi ustad-ustadzah sehingga tidak diketahui pasti data presensi yang akurat dan yang dibutuhkan serta kurangnya proteksi karena tidak adanya pembatasan hak akses atas informasi yang ada. Data presensi tidak hanya diketahui oleh derektur tetapi juga diketahui oleh pengurus tetap MDAA. Data presensi di letakkan secara sembarang pada saat telah selesai presensi oleh pengurus tetap, sehingga pada saat pengurus tetap tidak hadir ustad – ustadzah yang lain tidak dapat melakukan presensi, dan pada saat penggajian direktur membawa data presensi sehingga sering terjadi kehilangan data manual.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.4.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Untuk meningkatkan kualitas informasi yang disajikan dari sistem lama, maka dibutuhkan sistem informasi yang baru. Adapun untuk membangun sistem informasi yang baru untuk MDAA Masjid Sokotunggal ini dibutuhkan : 1) Pendataan ustad dan ustadzah: a) Pengguna (admin) dapat melakukan input , edit , hapus data ustad dan ustadzah. b) Pengguna ( pengurus , ustad-ustadzah ) dapat melakukan edit data masing – masing. c) Sistem dapat memberikan informasi data ustadustadzah ( perustad , seluruh ustad ). 2) Pendataan santri: a. Pengguna (admin,pengurus) dapat melakukan input , edit , hapus data santri. b. Sistem dapat memberikan informasi data santri ( persantri , seluruh santri ). 3) Proses pembayaran SPP: a. Pengguna (admin,pengurus) dapat melakukan input, edit, dan penghapusan data biaya-biaya yang dibebankan kepada santri. b. Sistem dapat menampilkan data tagihan dan pembayaran santri. 4) Proses Sumbangan Donatur: a. Pengguna (admin,pengurus) dapat melakukan input , edit , penghapusan data donatur dan jumlah sumbangan.
5)Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Tabel 3. Tabel Analisis Efisiensi Parameter Analisis Efisiensi Sumber daya 1. Pencatatan data presensi pada buku menjadi tidak efisiensi karena pendokumentasian akan memakan waktu dan tempat. Hal ini dikarenakan sistem kurang baik dan masih bersifat manual sehingga beban kerja direktur menjadi lebih besar bila dibandingkan dengan penggunaan sistem baru yang dilakukan secara komputerisasi. 2. Direktur juga memiliki pekerjaan diluar sebagai Direktur MDAA
3
b. Sistem dapat memberi informasi data donatur (perdonatur, seluruh donatur). 5) Proses presensi : a. Pengguna (admin,ustad-ustadzah,pengurus) dapat melakukan input, ubah data presensi. b. Pengguna (admin,pengurus) dapat melakukan penghapusan data presensi. c. Sistem memberikan informasi presensi (perhari, perbulan, pertahun). 6) Proses pembayaran gaji a. Pengguna (admin) dapat melakukan input , edit, hapus data pembayaran gaji. b. Sistem memberikan informasi pembayaran gaji (perustad, seluruh ustad, perbulan , pertahun).
Pembuatan software sistestem informasi ini didasarkan pada teknologi yang saat ini sudah semakin berkembang, dan dengan adanya bahasa pemrogramman yang mendukung semua jenis sistem operasi sehingga software yang dihasilkan dapat digunakan di setiap sistem operasis sepreti linux, windows, mac os. Adapun software pendukung juga yang bersifat GPL ( General Public Licience ), sehingga software pendukung dapat di update setiap saat dan didapatkan secara gratis. 3.5.2 Analisis Kelayakan Operasional Sistem yang dikembangkan dapat dioprasikan, karena dalam pembutan sistem informasi ini layak karena sumber daya manusia ( Direktur ) merupakan lulusan teknik informatika, dan software pendukung yang digunakan mudah didapatkan secara gratis sehingga dalam operasional sistem ini sudah layak.
3.4.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 1)Hardware Tabel 5. Perangkat keras yang dibutuhkan Spesifikasi CPU Hard Disk RAM Monitor
3.5.3 Analisis Kelayakan Hukum Peraturan menunjukkan bahwa dalam pembuatan aplikasi harus menggunakan software yang sudah memiliki lisensi resmi, software tersebut bukan merupakan software bajakan. Dalam pembuatan aplikasi ini pembuatan bahasa programming dan software pendukung yang digunakan bersifat GPL ( General Public Licience )..
Kebutuhan Intel core 2 duo 2.22Ghz WDC 320 GB Visipro 2GB LCD Philips 15”
Perangkat keras di atas merupakan spesifikasi perangkat keras yang sudah ada di kantor MDAA Masjid Sokotunggal, sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan.
3.5.4 Analisis Kelayakan Ekonomi Tabel 7. Hasil Analsis Biaya dan Manfaat
2)Software Tabel 6. Software yang dibutuhkan Software Kebutuhan Windows 7/ Sistem Linux / MAC Operasi OS Database Mysql Editor Java Netbeans Laporan iReport
Harga 1.139.200
No.
Biaya dan Manfaat
1
Payback period (PP) Return On Investment (ROI) Net Present Value
2 -
3
Tabel diatas adalah perangkat lunak ayng dibutuhkan untuk pembuat aplikasi sistem informasi presensi dan penggajian.
Hasil
Syarat
Keputusan
1 tahun 12 hari 82.7 %
< 2 tahun >0
Layak
897.540,551
>0
Layak
Layak
3.6 Perancangan Sistem
3)Brainware Sebagi pelaksana dari sistem yang diusilkan adalah : a) Admin Bertugas mengopersaikan sistem yang telah dibuat, meliputi proses input, pengeditan, pemeliharaan data. b) Teknisi Teknisi diperlukan untuk memlihara perangkat lunak yang mendukung aplikasi.
3.6.1 Flowchat Sistem Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukan arus perkerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan – urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem.
3.5 Analisis Kelayakan Sistem 3.5.1 Analisis Kelayakan Teknologi
4
4) Uji Coba Program 5) Pengujian Sistem 6) Manual Program 7) Pemilihan dan Pelatihan Personil 8) Pemeliharaan Sistem 2.2 Halman Antar Muka 1) Antar Muka Admin
Gambar 1. Flowchart Sistem 3.6.2 Diagram Konteks
Gambar 4. Antar Muka Admin 2) Antar Muka Presensi
Gambar 2. Diagram Konteks
3.6.3 DFD Level 1 ( Data Flow Diagram Level 1 ) Gambar 5. Antar Muka Presensi 3) Antar Muka Input Gaji
Gambar 3. DFD Level 1 4.
Implementasi dan Pembahasan
2.1 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : 1) Pembuatan Database dan Tabel 2) Koneksi Database 3) Listing Program
Gambar 6. Antar Muka Input Gaji
5
gaji ustad – ustadzah setiap saat dibutuhkan secara cepat, tepat, dan akurat. 4) Dengan adanya sistem informasi ini, dapat mempermudah MDAA SOKO TUNGGAL dalam penghitunga gaji dan presensi ustad – ustadzah.
4) Antar Muka Form Gaji
Daftar Pustaka [1] Al fattah, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit ANDI: Yogyakarta [2] Amborowati. A. 2007. Pengantar Pemograman Terstruktur. Penerbit ANDI: Yogyakarta. [3] Azzolini, Jhon 2000. Introduction to Systems Engineering Practices, http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram, diakses tanggal 26 Januari 2014. [4] Jogiyanto. H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI: Yogyakarta. [5] Kurniawan, Hendra, Mardiani, Eri, Rahmansyah, Nur (2011). Aplikasi Penjualan dengan Program Java Netbeans, Xampp, dan IReport. Penerbit PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO: Jakarta. [6] Kusrini. 2007. Stratgi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit ANDI: Yogyakarta. [7] Sterneckert, Alan B. 2003. Critical Incident Management, http://id.wikipedia.org/wiki/Flowchart, diakses tanggal 26 Januari 2014. [8] Nuh, Muchamad, Februari 2013. “Pembangunan Sistem Informasi Presensiu Siswa Pada Sekolah Menengah Atas(SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Finger Print”. Indonesia Jurnal on Computer Science. Volume 10, No. 1, http://ijins.org/journal/index.php/speed/article/view /1098/1086, 28 Februari 2015.
Gambar 7. Antar Muka Form Gaji 5) Form Utama Pengajar
Gambar 8. Form Utama Pengajar 6)Form Utama Pengurus
Biodata Penulis Trisna Tera Soedjita, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Gambar 9. Form Utama Pengurus
Bambang Sudaryatno, MM, saat ini menjadi dosen tetap sekaligus Ketua Jurusan Sistem Informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
3.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam perancangan system informasi presensi dan penggajian ustad dan ustadzah mdaa sokotunggal yogyakarta adalah sebagai berikut: 1) Dengan adanya sistem informasi ini, dapat mempercepat MDAA SOKO TUNGGAL dalam mengolah data gaji ustad dan ustadzah. 2) Dengan adanya sistem informasi ini, MDAA SOKO TUNGGAL dapat mengetahui jam masuk, jam keluar, jumlah gaji, dan lama ustad dan ustadzah mengajar sercara cepat , tepat, dan akurat. 3) Dengan adanya sistem informasi ini, MDAA SOKO TUNGGAL dapat menerima informasi kehadiran dan 6
