SISTEM INFORMASI PRESENSI DAN PENGGAJIAN PADA BALAI DESA WONOKERTO WONOGIRI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Anjas Wisnu Saputro
11.02.8006
Her Suseno
11.02.8019
Ahmad Inung Sujatmiko
11.02.8022
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEMS PRESENCE AND PAYROOL EMPLOYEE AT THE VILLAGE HALL WONOKERTO WONOGIRI SISTEM INFORMASI PRESENSI DAN PENGGAJIAN PADA BALAI DESA WONOKERTO WONOGIRI Anjas Wisnu Saputro Her Suseno Ahmad Inung Sujatmiko Bayu Setiaji Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Wonokerto Village Hall as the agency regulating circuit processes and procedures in the conduct of human relations in living the life of society in order to get the regularity of life. Apparatus village who was instrumental in running the government, especially the village of service to those in need. Performance and discipline the employees should be improved to make it better and also employees' salaries will be right. Presence data processing and payroll information must be managed properly will be kept confidential so as not to be misused by unauthorized persons. Awareness of the importance of performance and employee payroll data information do not maximized at the Village Hall Wonokerto. In the manufacture of presence information systems and payroll employees, is expected to help the performance of the employees to be more effective and efficient. The permissions are managed by an admin who will be responsible for the authenticity of the data. Implementation of this policy is taken in order to maintain safety and minimize risks will arise. The system that will help make the report Presence and employee payroll. Information systems needed to support data processing and employee payroll presence. The purpose of making an application to facilitate processing into a computerized data manually, by making this application can help the village hall to perform the data processing associated with presence and payroll.
Keywords : Information systems, Presence, payroll, Village Hall .
1.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang pesat mempengaruhi kebutuhan masyarakat untuk membantu mempermudah proses pada semua bidang. Penggunaan sistem komputer mempunyai peranan penting dalam dunia kerja. Balai Desa Wonokerto sebagai instansi yang mengatur rangkaian tata cara dan prosedur dalam melakukan hubungan antar manusia dalam menjalani kehidupan bermasyarakat dengan tujuan mendapatkan keteraturan hidup. Aparatur desa yang berperan penting dalam menjalankan roda pemerintahan desa khususnya pelayanan terhadap warga yang membutuhkan. Kinerja dan kedisiplinan para pegawai harus lebih ditingkatkan agar menjadi lebih baik dan juga penerimaan gaji pegawai akan tepat. Pengolahan data informasi presensi dan penggajian yang harus dikelola dengan baik akan dijaga kerahasiaannya agar tidak disalah gunakan oleh orang yang tidak berkepentingan. Kesadaran akan pentingnya kinerja dan informasi data penggajian pegawai belum maksimal dilakukan di Balai Desa Wonokerto. Metode yang digunakan untuk masalah tersebut dengan metode survey, interview, percobaan, studi pustaka dan dokumentasi. Dengan pembuatan sistem informasi presensi dan penggajian pegawai , diharapkan dapat membantu kinerja para pegawai agar lebih efektif dan efisien. Hak akses akan dikelola oleh seorang admin yang akan bertanggung jawab akan keaslian data. Penerapan kebijakan ini diambil demi menjaga keamanan dan meminimalisir resiko yang akan muncul. Sistem tersebut yang akan membantu membuat laporan presensi dan penggajian para pegawai. Hasil analisis masalah masih ditemukan beberapa hal yang masih perlu diperbaiki dalam penerapan sistem informasi presensi dan penggajian pegawai, pengembangan juga penting untuk menjadikan sistem lebih baik lagi. Alasan tersebut yang melatar belakangi penulis untuk membuat Sistem Informasi Presensi dan Penggajian pada Balai Desa Wonokerto, karena sistem yang ada di Balai Desa Wonokerto masih menggunakan sistem manual, hal ini tentunya kurang ideal dalam menghasilkan informasi secara cepat, teliti dan tidak membutuhkan waktu yang lama. 2.
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu tatanan yang terdiri dari sejumlah komponen fungsional (dengan tugas dan fungsi khusus) yang saling berhubungan dengan maksud yang sama dalam mencapai suatu tujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). 2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi
Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi data yang memiliki arti, dan mempunyai manfaaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang bagi penerimanya.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Gordon B Davis (1995), sistem informasi adalah suatu sistem yang menghubungkan pengguna (individu dan organisasi) dengan komputer yang dirancang secara integrasi guna menyediakan informasi yang mendukung fungsi operasional, manajemen, analisis serta fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. 2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Presensi dan Penggajian
2.4.1
Pengertian Presensi
Presensi adalah suatu proses kegiatan pencatatan data kehadiran yang dilakukan secara terus menerus yang dilakukan pada setiap hari jam kerja, dengan tujuan untuk mengetahui data keaktifan seseorang dan pembuatan laporan kehadiran pada kurun waktu tertentu. 2.4.2
Pengertian Penggajian
Penggajian adalah proses memberikan kompensasi untuk pegawai yang berupa gaji sebagai ganti kontribusi mereka terhadap instansi. Secara umum penggajian mempunyai pengertian yaitu suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atau karyawan atas jasa dan hasil kerjanya yang berupa gaji. 2.4.3
Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Pegawai
Sistem informasi presensi dan penggajian merupakan sistem yang bertugas dalam hal mencatat dan memproses data yang digunakan untuk data kehadiran dan membayar pegawai atas kinerja mereka yang berlanjut pada pembuaatan laporan. 2.5
Konsep Dasar Basis Data
2.5.1
Pengertian Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling terhubung. Data memiliki pengertian yaitu fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dapat dinyatakan dengan nilai seperti angka, deretan karakter, atau simbol). 2.6
Konsep Pemodelan Sistem
2.6.1
Flowchart
Flowchart adalah penggambaran atau bagan-bagan yang menunjukkan alur/arus kerja dan menjelaskan urutan prosedur di dalam sistem secara keseluruhan yang membentuk suatu sistem. Flowchart dapat mempermudah penyelesaian suatu masalah yang perlu dievaluasi lebih lanjut. 2.6.2
Konsep Data Flow Diagram (DFD)
Pemodelan proses, cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. DFD merupakan cara untuk mempresentasikan proses model yang paling populer digunakan. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang diakukan dan bagaimanakah data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. DFD mempunyai 2 jeniss, yaitu DFD logis untuk menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik untuk menggambarkan proses model disertai implementasi pemrosesan informasinya.
2.6.3
Konsep Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambar ataua diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. 2.7
Perangkat Lunak yang Digunakan
Dalam pembuatan sistem informasi presensi dan penggajian ini, penulis menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan database Microsoft SQL Server 2000. Dengan program tersebut dirasa pas untuk membangun sistem baru yang lebih baik lagi. 2.8
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 adalah aplikasi berbasiskan visual sehingga penting bagi para pengembang program untuk mengetahui bagian-bagian dari Integrated Development Environment (IDE) yang merupakan fasilitas pengembangan untuk membuat atau membangun aplikasi. Cara kerja Visual Basic berbasiskan prinsip Oriented Programming (OOP) karena berorientasi pada objek-objek yang dipisah-pisah dalam pemrograman dan dikembangkan dengan basis visual yang berarti daam mengembangkannya menggunakan sarana grafis. 2.9
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan yang dimiliki Microsoft untuk database server. SQL Server 2000 mempunyai database yang lengkap dan dapat melakukan analisis data untuk memberikan solusi e-commerce, lini bisnis, dan gudang data secara cepat, kemampuan dalam melakukan menajemen data serta memiliki kemudahan pengoperasian membuat DBMS (Database Management System) hal inilah yang menjadi pilihan para database administrator. 3.
TINJAUAN UMUM
3.1
Gambaran Umum Desa Wonokerto
Desa Wonokerto terletak di wilayah Kecamatan Wonogiri, berbatasan langsung dengan 2 (Dua) Kabupaten sebelah baratnya Kabupaten Sukoharjo, sebelah utara dan timur Kabupaten Karanganyar. Memiliki 11 (Sebelas) dusun, sembilan dusun terletak di sektor selatan, dan dua dusun terletak di sektor utara yang dipisahkan desa Wonoharjo. Jumlah penduduk Desa Wonokerto tahun 2013 sebanyak 4895 jiwa, laki – laki 2532 jiwa dan perempuan 2363 jiwa, dengan jumlah kepala keluarga (KK) sebanyak 968 KK. Kondisi wilayah desa wonokerto datar dan berbukit, jarak dari ibu kota Kecamatan dan Kabupaten + 5 Km melalui jalur “Alas Kethu” setelah dibangunya jembatan timang oleh pemerintah ”Orde Baru” yang resmi penggunaannya di tanda tangani Gubernur Jawa Tengah tahun 1999 transportasi makin cepat dan lancar, berbeda sebelum adanya jembatan timang harus menggunakan perahu penyeberangan memakan waktu lama, terkadang air surut perahu tidak bisa beroperasi, harus lepas sepatu untuk menyeberang sungai Walikan dan Bengawan. Perubahan yang cukup signifikan setelah adanya jembatan timang adalah :
1. Transportasi lancar dan cepat 2. Meningkatkan perekonomian 3. Mempermudah hubungan masyarakat.
dunia
usaha,sekolah,pegawai,pengusaha,dan
Kelembagaan yang ada di desa Wonokerto cukup lengkap diantaranya BPD, LPM, LPKK dan karang taruna. Dalam hal sektor pertaniaan,perdagangan,industri kecil, peternakan, pegawai, pengusaha tumbuh dan berkembang dalam rangka pemenuhan kebutuhan perekonomian. 3.2
Visi dan Misi Balai Desa Wonokerto Visi
:
Melayani masyarakat Wonokerto dengan pendekatan sosial dan kemasyarakatan menuju desa yang maju, bermartabat dan menjunjung tinggi nilai norma dan budaya. Misi
:
1. Meningkatkan pembangunan disegala bidang seperti infrastruktur desa, ekonomi, politik, sosial kemasyarakatan, pendidikan dan kesehatan. 2. Melakukan pembenahan birokrasi guna meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat. 3. Menyelenggarankan pemerintahan yang bersih dan bermartabat. 4. Meningkatkan perekonomian masyarakat melalui penciptaan lapangan kerja, pengembangan dalam pertanian, peternakan dan industri kecil rumah tangga. 5. Meningkatkan dan melestarikan kearifan budaya lokal dengan selalu menjunjung tinggi nilai – nilai agama dan norma yang berlaku di masyarakat. 3.3
Struktur Pemerintahan Desa Wonokerto
Gambar 1 Struktur Pemerintahan
3.4
Flowchart Sistem Yang Sedang Berjalan
Flowchart sistem yang digambarkan sebagai berikut :
sedang
berjalan pada
Balai Desa Wonokerto,
Gambar 2 Flowchart Sistem Yang Sedang Berjalan 4.
PEMBAHASAN
4.1
Sistem yang Diusulkan
Setelah menganalisa dan mempelajari permasalahn-permasalahan yang terjadi pada balai desa Wonokerto, maka dapat diketahui sistem yang berjalan masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan sistem baru berbasis komputer yang menggambarkan berjalannya sistem secara keseluruhan. Dalam hal ini rancangan sistem yang diusulkan akan digambarkan dalam bentuk fisik dan logical. Model fisik akan menggunakan bagan alir (sistem flowchart) yang menggambarkan sistem yang akan di usulkan secara fisik. Sedangkan model logical akan digambarkan dengan model diagram arus data (Data Flow Diagram) yang akan menggambarkan secara logical fungsi kerja dari subsistem-subsistem yang ada dalam sebuah sistem. 4.1.1
Flowchart Sistem yang Diusulkan
Dengan melihat permasalahan yang ada, maka perlu digambarkan flowchart sistem. Adapun flowchart sistem yang diusulkan digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3 Flowchart Sistem yang diusulkan
4.2
Perancangan Sistem
4.2.1
Data Flow Diagram (DFD)
Diagram ini menunjukkan proses aliran data yang diproses dalam sistem yang kemudian menjadi data yang siap digunakan atau diolah kembali untuk menjadi bahan pengambilan keputusan oleh Balai Desa Wonokerto.
4.2.1.1
Context Diagram
Gambar 4 Context Diagram
4.3
Perancangan Database
4.3.1
Hubungan Antar Tabel
Gambar 5 Hubungan Antar Tabel
4.4
Perancangan Sistem Secara Terinci (Detailed Systems Desaign)
Pada perancangan sistem secara terinci akan memberikan gambaran mengenai rancangan input dan output. 4.4.1
Rancangan Input
Rancangan input merupakan tampilan manual yang akan dirancang pada aplikasi visual basic digunakan sebagai penuntun bagi pengguna tentang cara pemasukan data (entry data). 4.4.2
Rancangan Output
Pada perancangan output yang perlu dilakukan adalah mendesain bentuk dari hasil akhir dari sistem informasi yang dapat dilihat yang berupa print out kertas. 4.5
Implementasi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Untuk pengembangan perangkat lunak ini digunakan Visual Basic versi 6.0 dan SQL Server 2000. Visual Basic 6.0 dipilih sebagai perangkat lunak pengembangan untuk membangun tampilan atau interface. SQL Server 2000 digunakan sebagai perangkat lunak pengembangan dalam pembuatan database. Spesifikasi minimum perangkat lunak(Software) yang dibutuhkan terdiri dari : 1. Windows XP 2. Program Compiler Visual Basic 6.0 3. Microsoft SQL Server 2000 Spesifikasi minimum perangkat keras(hardware) yang dibutuhkan terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5.
Prosessor Intel Pentium IV 2.0 GHz RAM kapasitas minimal 512 MB Harddisk kapasitas minimal 80 GB VGA card terpasang rekomendasi minimal 32 MB Keyboard dan mouse
4.6
Pembuatan Database
4.6.1
Pembuatan Database Balai Desa Wonokerto
Pembuatan database Balai Desa Wonokerto Wonogiri akan dibuat pada Local Disk dengan dua buah file, antara lain SIP3.mdf yang berisi dari database tersebut dan SIP3.ldf yang merupakan file history. Script untuk membuat database SIP3, sebagai berikut :
CREATE DATABASE SIP3 ON ( NAME = SIP3dat, FILENAME = 'C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\SIP3.mdf’, SIZE = 10MB, MAXSIZE = 50MB, FILEGROWTH = 5MB) LOG ON ( NAME = SIP3log, FILENAME = 'C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\SIP3.ldf', SIZE = 10MB, MAXSIZE = 50MB, FILEGROWTH = 5MB)
4.7
Implementasi Program
berikut ini adalah tampilan aplikasi yang telah dikerjakan disertai dengan penjelasan untuk tiap-tiap form. 4.7.1
Form Login
Form login merupakan bagian dari sistem yang berfungsi untuk menjaga sistem dari akses pengguna yang tidak diinginkan. Jadi hanya pengguna yang mempunyai akses khusus yang berhak masuk untuk mengolah data. Berikut ini adalah tampilan form login.
Gambar 6 Form Login 4.7.2
Form Menu Utama
Menu utama Program Form ini untuk menampilkan semua form yang kerkaitan untuk mengelola data pegawai, presensi, penggajian dan laporan. Pengguna hanya bisa mengakses setelah melakukan login. Berikut ini tampilan form menu utama. Menu utama digunakan untuk mempermudah pengguna untuk melakukan akses ke form-form yang lainnya.
Gambar 7 Form Menu Utama
4.7.3
Form Input Data Pegawai
Pengolahan data pegawai yang berkaitan dengan nip,nama,jenis kelamin,tempat lahir,dan lain-lain. Didalam form pegawai. Berikut ini merupakan tampilan form pegawai.
Gambar 8 Form Input Data Pegawai
Gambar 9 Lihat Data Form Input Data Pegawai 4.7.4
Form Jabatan
Pengolahan data jabatan yang berkaitan dengan kode jabatan,nama jabatan, gaji pokok yang ada di dalam form jabatan. Berikut ini adalah tampilan form jabatan.
Gambar 10 Form Jabatan
4.7.5
Form Tunjangan
Pengolahan data tunjangan yang berkaitan dengan kode tunjangan,tunjangan anak,jumlah tunjangan, yang ada Didalam form tunjangan. Berikut ini adalah tampilan form tunjangan.
Gambar 11 Form Tunjangan 4.7.6
Form Presensi Masuk
Form presensi masuk digunakan untuk keaktifan pegawai,dan hanya pegawai yang sudah terdaftar yang bisa presensi. Berikut ini adalah tampilan presensi masuk.
Gambar 12 Form Presensi Masuk
4.7.7
Form Presensi Pulang
Form presensi pulang digunakan untuk keaktifan pegawai,dan hanya pegawai yang sudah terdaftar yang bisa presensi. Berikut ini adalah tampilan presensi pulang.
Gambar 13 Form Presensi Pulang 4.7.8
Form Penggajian
Pengolahan data penggajian pegawai yang berkaitan dengan no gaji,nip,nama,jabatan,dll yang ada di form penggajian. Berikut ini adalah tampilan form penggajian.
Gambar 14 Form Penggajian
4.7.9
Form Tambah Admin
Pengolahan data admin berkaitan dengan username dan password di dalam form tambah admin. Berikut ini adalah tampilan form tambah admin.
Gambar 15 Form Tambah Admin
4.7.10 Form Cetak Presensi dan Penggajian Digunakan untuk mencetak hasil presensi dan penggajian yang sudah di inputkan. Berikut ini adalah tampilan form presensi dan penggajian.
Gambar 16 Form Cetak Presensi dan Penggajian 4.7.11 Form Cetak Slip Didalam form cetak slip,bisa langsung memilih no gaji yang ada.Berikut ini adalah tampilan form cetak slip. Digunakan Untuk mencetak slip gaji tiap pegawai berdasarkan nomor gaji, jika hendak mencetak pilih nomor gaji pada kolom kemudian klik tombol cetak.
Gambar 17 Form Cetak Slip 4.7.12 Laporan Data Pegawai Laporan ini menampilkan data pegawai yang akan dibuat laporan berupa format pdf, docx atau yang lainya,atau bisa langsung dicetak menggunakan print. Berikut ini gambar laporan data pegawai.
Gambar 18 Laporan Data Pegawai 4.7.13 Laporan Data Presensi Laporan ini menampilkan data presensi yang akan dibuat laporan berupa format pdf,docx atau yang lainya,atau bisa langsung dicetak menggunakan print. Berikut ini gambar laporan data presensi.
Gambar 19 Laporan Data Presensi
4.7.14 Laporan Data Penggajian Laporan ini menampilkan data penggajian yang akan dibuat laporan berupa format pdf,docx atau yang lainya,atau bisa langsung dicetak menggunakan print. Berikut ini gambar laporan data penggajian.
Gambar 20 Laporan Data Penggajian
4.7.15 Slip Gaji Laporan ini menampilkan slip gaji yang akan dibuat laporan berupa format pdf,docx atau yang lainya,atau bisa langsung dicetak menggunakan print. Berikut ini gambar laporan slip gaji.
Gambar 21 Slip Gaji
5.
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
Setelah melakukan semua tahapan penelitian maka sistem yang dibuat sudah mampu menangani kebutuhan seperti yang tercantum di rumusan masala yaitu bagaimana cara “isi dari rumusan masalah” .berdasarkan penelitian didapatkan kesimpulan : 1. Membuat sistem presensi dan penggajian yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga mempermudah dan mempercepat kinerja. 2. Untuk membuat Sistem Informasi Presensi dan Penggajian pada Balai Desa Wonokerto menggunakan software Microsoft Visual Bassic 6.0, Microsoft SQL Server 2000 sebagai pengolah databasenya. 5. 2
Saran
Berdasarkan analisa dari kesimpulan yang telah dibuat ,penulis menyampaikan saran kepada pimpinan kelurahan Wonokerto wonogiri sebagai berikut : 1. Sebaiknya dibuatkan file duplikat (back up), untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data. 2. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekataan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.
