SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA KEDAI DIGITAL YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Indah Retnaningtyas 13.02.8483
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA KEDAI DIGITAL YOGYAKARTA Indah Retnaningtyas1), Ali Mustopa2), 1)
Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected]),
yang dilakukan oleh karyawan. Data presensi sebagai buki kehadiran karyawan diperlukan untuk beberapa kepentingan, misalnya gaji kedatangan, gaji lembur, dan nominal gaji lainnya yang sangat ditentukan oleh jumlah kehadiran karyawan. namun permasalahannya adalah apakah data-data tersebut dapat diperoleh dengan cepat dan akurat meningat perhitungan manual yang dilakukan berpeluang besar terjadi kesalahan.
Abstract - Kedai Digital is a manufacture of various kinds of merchandise and t-shirts . Where all the process from design and operation has been computerized. But in the data processing of employee salary at the Kedai Digital Yogyakarta still using manual process. So that the data processing takes a long time. It also resulted in less effective in data processing. In this case the author uses interviews, archives and libraries to collect data. The data used as the basis for system design. Made into shapes such information modeling system flowchart to illustrate the flow of the system. Software used is Microsoft Excel 2013 and Visual Basic Application as supporting software and Microsoft Word 2013 to edit the data paycheck will be in print.
Sistem penggajian yang selama ini digunakan, yaitu proses presensi di print kemudian dihitung secara manual dan harus melakukan perhitungan ulang bila terjadi kesalahan. Sebagai contoh, apabila ada seorang karyawan yang ternyata lupa tidak melakukan presensi maka admin harus mengulang perhitungan dari awal dengan jumlah data yang sangat banyak, tampaknya menjadi suatu permasalahan bagi admin untuk memperoleh informasi tersebut dengan cepat.
The information system is needed to help process data processing. The purpose of making this payroll information system as manual processing facility becomes computerized, with the creation of payroll information system can help Kedai Digital’s manager to process data related to payroll, so the process if the payroll data more quickly and accurately.
Untuk mendapatkan data dan informasi yang cepat dan akurat, maka sistem penggajian yang selama ini berjalan di konversi menjadi sistem penggajian berbasis komputer sehingga untuk beberapa kepentingan dapat diperoleh informasi yang cepat dan akurat. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi maka dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis memilih judul “Sistem Informasi Penggajian Pada Kedai Digital Yogyakarta”.
Keywords: data processing, payroll, information system 1. Pendahuluan 1.1.
[email protected])
Latar Belakang
1.2.
Komputer adalah mesin penghitung eletronik yang cepa dengan menerima informasi input digital, memprosesnya sesuai dengan suatu program yang tersimpan di memorinya ( stored program ) dan menghasilkan output informasi[1]. Pengolahan data sangat memegang peranan penting disebuah instansi, tetapi masih banyak instansi-instansi yang belum melakukan pengolahan data secara baik. Banyak data yang harusnya diproses, tetapi akhirnya terbengkalai sehingga data tersebut rusak dan sulit ditemukan saat diperlukan.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka peneliti merumusan masalah yaitu bagaimana merancang aplikasi pengolahan gaji untuk Kedai Digital Yogyakarta? 1.3.
Batasan Masalah
Agar pembahasan terarah dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan mengenai sistem informasi penggajian pada Kedai Digital Yogyakarta, maka peneliti menentukan batasan masalah yang meliputi :
Kedai Digital adalah salah satu penyedia ruang bisnis berupa pengolah bahan setengah jadi menjadi barang jadi dimana Kedai Digital sudah menggunakan Finger Print untuk merekam presensi
1.
1
Sistem pengolahan data gaji karyawan ini dibuat untuk mengolah data karyawan, gaji kedatangan,
gaji kehadiran, gaji lembur/piket dan gaji bersih yang diterima karyawan pada Kedai Digital Yogyakarta berdasarakan presensi yang dilakukan dan insentif bulanan, insentif khusus, insentif marketing, tunjangan berdasarkan kebijakan manager dan konsekwensi kegagalan. 2.
pendampingnya adalah buku yang berjudul Computer Organization, analisis perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi moderen, Strategi perancanagan dan pengolahan basis data, Analisis dan desain sistem informasi, Perancangan sistem informasi dan aplikasinya, Sistem informasi akuntansi, VBA Macro Ms. Excel Manual Book, Taknik mackover excel 2007, From zero to advance, Belajar MS Word dan MS Excel dai nol.
Software untuk membuat sistem informasi penggajian pada Kedai Digital Yogyakart menggunakan Microsoft Excel 2013, Microsoft word 2013 dan Custom UI Editor.
1.6.3. 1.4.
Dokumentasi dari penelitian ini adalah slip gaji yang dibuat dengan Microsoft Word dan laporan penggajian yang dibuat dengan Microsot Excel.
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.
Untuk memperbaiki sistem pengolahan data gaji karyawan di Kedai Digital Yogyakarta.
2.
Dapat mengolahan data penggajian secara efektif dan efisien.
3.
Menghasilkan suatu laporan data penggajian yang cepat dan akurat.
4.
Mempermudah dan mempercepat cara kerja manager dalam proses pengolahan data penggajian karyawan.
1.5. 1)
2. Pembahasan 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem merupakan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan1. Menurut kusrini “ Sistem adala tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsu khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/ pekerjaan tertentu”( Kusrini,2007:11) [3]. 2.2 Konsep Dasar Informasi
Manfaat Penelitian
Pengertian informasi menurut Jogiyanto “ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (HM, Jogiyanto,2006:8) [4]. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian pada data, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif . Informasi tersebut iyalah hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode tertentu.
Bagi Mahasiswa Menerapakn ilmu yang berhubungan dengan basis data yang telah di perolah untuk pengembangan sistem di bidang pendidikan.
2)
Bagi Kedai Digital Yogyakarta Membantu mempermudah proses pengolahan data gaji keryawan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sistem.
1.6.
2.3 Kosep Dasar Sistem Informasi Menurut Jogiyanto Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkat dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya (HM, Jogiyanto, 2005:11) [4]. Tujuan adalah untuk menyajikan informasi guna mengambil keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, penyajian informasi guan mengendalikan kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, menyajikan sinergi organisasi pada organisasi pada proses. Dengan demikian, sistem informasi bersadarkan konsep(input,processing,outputIPO), sistem dapat dilihat dari gambar berikut:
Metode Pengumpulan Data
Mengamati kebutuhan yang diperlukan terhadap objek yang akan diteliti. Metode ini untuk mengumpulkan data yang efektif karena pengumpulan data dilakukan secara langsung pada instansi. 1.6.1.
Metode Interview
Penulis melakukan interview dengan Bp. Rifki Hasanudin selaku manager pada Kedai Digital 1 Yogyakarta 1.6.2.
Dokumentasi
Tujuan Penelitian
Studi Pustaka
Buku utama yang digunakan dalam penelitian ini adalah buku yang berjudul “Mudahnya Belajar Microsoft Excel 2013 karya Sigit Pritandae, dan buku
2
Bagaimana juga sebaliknya, VBA yang bekerja di lingkungan Ms. Word hanya bekerja di lingkungan software pengolah kata itu. Dalam perkembangannya, aplikasi yang diciptakan menggunakan VBA, disebut juga dengan istilah Macro(Jubille Entreprise,2015:1) [11] 2.7.3 Microsoft Word 2013 Microsoft Word 2013 digunakan untuk membuat dokumen, naskah, buku, surat menyurat, label, amplop dan lain sebagainya. Microsoft Word 2013 merupakan apliksi Microsoft Office 2013 yang paling populer karena bisa digunakan oleh siapapun tanpa memandang profesi. (Jubille Entreprise, 2015:11) [11] 2.7.4 CustomUI Editor Merupakan software yang digunakan untuk memodifikasi default Ribbon aplikasi Microsoft Excel, baik itu menambah, menghapus ataupun menyembunyikan Ribbon tapi hal ini hanya berlaku pada Workbook tertentu saja, yang bertujuan untuk memudahkan user menggunakan Aplikasi yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel.
Gambar 1 konsep sistem informasi 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. 2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penggajian Sistem informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan(Krismiaji, 2005:25) [7]. 2.6 Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1 Flowchart Flowchart merupakan representasi dari sistem informasi dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah berupa proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran,aliran-aliran data fisik dan kegiatan-kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
3.
Gambaran Umum
3.1.
Profil Kedai Digital Yogyakarta Kedai Digital kelompok usaha yang bergerak di bidang penawaran jasa berupa percetakan barang setengah jadi menjadi barang jadi. Kedai Digital telah memiliki 33 cabang yang sudah tersebar di seluruh indonesia dan terus bertambah hingga saat ini. Semakin banyaknya tingkat keinginan konsumen untuk memiliki ataupun membuat barang yang sesuai dengan keinginan dan merk tersendiri membuat semakin banyaknya pesaingan di pasar saat ini. Hal ini mempengaruhi perusahaan untuk bertahan dan terus berkembang demi mencapai kepuasan konsumen. Berikut permasalahan pada sistem lama: a. Belum lengkapnya aplikasi penunjang. b. Sering terjadinya kesalahan input data. c. Ketidakefektifan sistem lama.
2.7 Perangkat Lunak yang digunakan, 2.7.1 Microsoft Excel 2013 Lembar kerja dalam Excel 2013, satu sheet terdiri dari 16.384 kolom (column) dan 1.048576 baris (rows). Kolom ditampilkan dalam tanda huruf A, B, C dan berakhir pada kolom XFD. Sedangkan baris dilambangkan dalam bentuk angka 1,2,3 dan berakhir pada 1.048576. perpotongan antar baris dan kolom disebut sel (cells). Misal, pada perpotongan kolom B dengan baris ke – 5 disebut sel B5 dan sel yang berbaris tebal menandakan bahwa sel tersebut dalam keadaan aktif. (Sigit Pritandae,2014:9) [5] 2.7.2 Visual Basic Application Visual Basic for Appication merupakan pemrograman yang ada dalam aplikasi Ms. Office, khususnya Ms. Excel. Itu artinya, pemrograman VBA bersifat ekslusif,hanya untuk mengontrol bagaimana Ms. Excel bekerja. Perintah-perintah yang ada dalam VBA Ms. Excel hanya bisa di kenali oleh software penglah data (spreadsheet) tersebut.
4. 4.1.
Pembahasan. Perncangan Sistem yang Diusulkan. Dalam penelitian kali ini penulis merancang sistem yang digambarkan dalam flowchart. Adapun flowchart sistem pada Microsoft Excel yang diusulkan digambarkan sebagai berikut:
3
c.
Berikut merupakan rancangan sheet penggajian:
Gambar 6. Rancangan sheet penggajian 4.3.
Implementasi a.Berikut merupakan implementasi dari tampilan slip gaji karyawan:
Gambar 2 Flowchart Excel Rancangan Input Rancangan input merupakan tampilan manual yang akan dirancang pada aplikasi Microsoft Excel maupun Microsoft Word digunakan sebagai penuntun bagi pengguna tentang cara pemasukan data. a. Berikut merupakan rancangan form detail penggajian dengan Visual Basic for Application pada Microsoft Excel 2013: 4.2.
Gambar 7. Tampilan slip gaji b.Berikut merupakan implementasi dari sheet penggajian:
b.
Gambar 3 Rancangan form detail Berikut merupakan rancangan sheet presensi pada Microsoft Excel: Gambar 8. Tampilan Sheet Penggajian
Gambar 4. Rancangan sheet presensi 4
c.Berikut merupakan implementasi dari form detail penggajian: 2.
3.
Gambar 9. Tampilan form detail
5. 5.1.
insentif marketing, THR, Tunjangan sakit, Kasbon, Kredit dan konsekwensi kegagalan produk. Sistem ini perlu dikembangkan agar supaya tidak perlu meng- copy-kan data output dari mesin Finger Print berupa file Excel kedalam sheet presensi. Perlu adanya pengembangan sistem untuk fitur yang lebih baik agar sistem mampu menyajikan data lebih lengkap lagi.
Daftar Pustaka [1] Hamacher, V.C., Z.G. Vranesic. S.G, Zaki.1993. Computer Organization. Edisi ke 3. Diterjemahkan oleh: Ria Lestari. Jakarta:Erlangga. [2] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi modern. Yogyakarta: Andi Offset. [3] Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta:Andi Offset. [4] Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [5] Pritandae, Sigit. 2014. Mudahnya Belajar Microsoft Excel 2013 Untuk Pemula. Yogyakarta: NOTEBOOK. [6] Kristanto, Andri. 2003.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media [7] Krismiaji, 2005. Sistem informasi akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN [8] Enterprise, Jubilee. 2015. VBA Macro MS Excel Manual Book. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [9] Wicaksono, Yudhi.2009. Teknik Makeover Excel 2007. Jakarta:PT Elex Media Komputindo. [10] Komputer, Wahana. 2014.From Zero to Advance. Yogyakarta:Andi. [11] Enterprise, Jubilee. 2015. Belajar MS Word dan MS Excel dari Nol. Jakarta: PT Gramedia.
Penutup Kesimpulan
Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi penggajian pada Kedai Digital Yogyakarta, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Cara membuat aplikasi penggajian pada Kedai Digital Yogyakarta, adalah sebagai berikut: a. Analisis sistem yang berjalan. Sistem penggajian yang berjalan di Kedai Digital saat ini masih menggunakan perhitungan manual sehingga berpeluang besar untuk terjadi kesalahan input data maupun dalam proses perhitungan total gaji. b. Perancangan sistem yang diusulkan, pada penelitian ini penulis menggunakan flowchart system untuk menggambarkan proses yang berjalan. c. Implementasi. Penulis menggunakan Microsoft Excel 2013 untuk proses perhitungan dan record, data dan Microsoft Word untuk pembuatan slip gaji 2. Penelitian ini menghasilkan aplikasi penggajian dengan fitur sebagai berikut: a. Mampu mengolah data dengan cepat. b. Mampu mempermudah user dalam penginputan data c. Mempermudah dalam proses pembuatan slip gaji d. Mempermudah user dalam pembuatan laporan penggajian di setiap bulannya.
Biodata Penulis Indah Retnaningtyas, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (Amd), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Ali Mustopa, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2004, dan memperoleh gelar Magister (M. Kom), jurusan Paska Sarjana Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
5.2.
Saran. Dengan kemampuan dan waktu yang digunakan, maka penelitian ini masih banyak kekurangan dalam berbagai hal. Diharapkan apabila penelitian ini dikembangkan, maka disarankan: 1. Sistem ini perlu dikembangkan agar bisa terhubung dengan perekapan data pendapatan Kedai Digital agar tidak perlu memasukan secara manual nominal insentif bulanan, 5
