ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN UD. FAMILY RIAU
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh : Widodo Gondo Herdiko 08.12.3294
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASTIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN PAYROLL IN PLANTATION UD. FAMILY RIAU ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN UD. FAMILY RIAU Widodo Gondo Herdiko Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT UD.Family Plantation Plantation is one engaged in oil palm and rubber plantations which at the end of the accounting period (month) process payroll for his employees and make payroll reports. The process of recording and calculation of salaries applied by Plantation UD.Family still manual payroll process often resulting in late and no mistake. In solving these problems, the authors designed a system employee payroll information. In this design, the authors use the programming language Visual Basic 6.0, the database format using Microsoft SQL Server 2000, and the results of the reports using Seagate Crystal Report 8.5. With the design of the application is expected Plantation UD.Family will get some ease in entering data while helping the Plantation UD.Family to prepare payroll reports to be faster and more efficient. Keywords : Perkebunan, Sistem Informasi., Penggajian
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia usaha dan dunia ilmu pengetahuan teknologi yang semakin meningkat, maka dibutuhkan suatu alat yang dapat menjalankan semua aktivitas tersebut. Sehingga dengan kehadiran komputer sebagai alat untuk pengolahan data maupun perancangan model sistem sangatlah tepat yang berlandaskan pada teori. Dari hasil analisis terhadap data atau informasi yang diperoleh terdapat kebutuhan
yang
mendesak
akan
ketersediaan
suatu
program
aplikasi
pengolahan gaji Buruh. Untuk melakukan proses pengolahan gaji Buruh pada Perkebunan UD. Family
Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang
diterapkan oleh perkebunan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering terlambat dan Pembukuan yang kurang teratur juga tidak adanya laporan di akhir bulan. Oleh sebab itu Perkebunan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses penggajian menjadi lebih efisien. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan adanya kesempatan ini, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan selama ini menunjang
dan dituangkan
dalam
bentuk tulisan. Dan untuk
kegiatan administrasi Perkebunan UD. Family
penulis mencoba
membuat suatu Sistem Informasi “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Buruh Pada Perkebunan UD. Family
Riau”
dimana sistem ini
merupakan bagian dari proses pelayanan kecepatan informasi.. 1.2. Rumusan Masalah Pada latar belakang masalah diatas, sudah dijelaskan bawah masalah utama dari sistem penggajian
pada Perkebunan UD. Family dikarenakan masih
dilakukan secara manual. Maka masalahan yang sering muncul dan dihadapi oleh pemilik Perkebunan UD. Family biasanya berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut: 1.
Bagaimana merancang sistem informasi Penggajian pada Perkebunan
UD.Family
Riau
yang
dapat
melakukan
terkomputerisasi yang cepat dan akurat ?
1
proses
Penggajian
secara
Selain itu karena dilakukan secara manual, sistem pengarsipan dan perhitungan menjadi kurang efektif dan efisien. Hal tersebut disebabkan seringnya terjadi kesalahan data entry dalam mengarsipkan data-data Buruh serta kekurang telitian perhitungan gaji Buruh. 1.3. Batasan Masalah Karena luasnya cakupan masalah yang ada, maka dalam penyusunan skripsi ini, penulis membatasi atau hanya menspesifikasikan pada bagian penggajian dan laporan-laporannya yaitu: 1.
Data yang diolah adalah data yang berhubungan langsung dengan penggajian Perkebunan UD. Family a. Data jabatan b. Data Buruh c.
Data Presensi
d. Data lembur e. Data utang f. 2.
Data gaji
Untuk presensi Buruh, dilakukan oleh supervisor bukan dilakukan oleh Buruh sendiri. Hal ini dilakukan karena sesuai dengan aturan yang berlaku di Perkebunan UD. Family
3.
Pembuatan laporan yang sesuai dengan aturan yang berlaku di Perkebunan UD. Family
4.
Laporan data Buruh a. Laporan jabatan b. Laporan Buruh c.
Laporan presensi
d. Laporan lembur e. Laporan utang f. 5.
Laporan gaji
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Perkebunan UD. Family Riau
6.
Software yang digunakan dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian Perkebunan UD. Family Riau a. Windows xp Profesional SP 2 b. Microsoft SQL Server 2000 c.
Microsoft Visual Basic 6.0
d. Crystal Raport 8.5
2
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel—variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi,
dan
saling
bergantung
sama
lain.
Murdick
dan
ross
(1993)
mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus webster’s unbriged
adalah
elemen—elemen
yang
saling
berhubungan
dan
membentuk satu kesatuan atau organisai. 2.2 Konsep Dasar Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (acurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
2.3 Pengertian Sistem Informasi Penggajian Sistem informasi penggajian merupakan bagian yang penting bagi perusahaan dalam menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh Buruh kepada perusahaan. Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab Manajemen Sumber daya Manusia. Fungsi utamanya adalah memberikan kompensasi untuk pegawai berupa gaji sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi/instansi. 2.4 Konsep Basis Data 2.4.1 Pengertian Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, atau simbol). 2.4.2 Flowchart Sistem Flowchart merupakan diagram aliran data yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer atau secara fisikal dalam proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut. 2.4.3 Data Flow Diagram Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan
3
menggunakan data flow diagram (DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya. 2.4.5 ERD Perancangan basis data dengan mengunakan model entitty relationship adalah dengan mengunakan Entity Relationship Diagram (ERD) terdapat tiga notasi dasar yang berkerja pada model E-R yaitu : Entitiy Sets Relationship sets, dan attributes. 2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.6.1 SQL Server 2000 SQL server 2000 merupakan salah satu produk DMBS yang dibuat oleh microsoft. Selain microsoft SQL server 2000, produk DMBS microsoft yang lai adalah microsoft access yang di-include-kan dalam paket microsoft office sehingga versi dari DMBS Ms. Access terbaru adalah versi Ms. Access 2003 yang di-include-kan dalam paket produk Ms.Office 2003. 2.6.2 Visual Basic 6.0 Visual basic 6.0 adalah aplikasi berbasiskan visula sehingga sangat penting bagi pengembang program yang mengetahui bagian-bagian dari integrated developmentenvironment (IDE) visual basic 6.0. IDE merupakan fasilitas pengembangan untuk membangun aplikasi dengan visual basic 6.0. 2.6.3 Crystal Report 8.5 Crystal Report adalah sebuah program aplikasi untuk membuat laporanlaporan dalam berbagai bentuk dan dari berbagai sumber data. Sumber data yang dapat diolah oleh Crystal Report dapat berasal dari sumber data lokal maupun sumber data remot, misalnya dari komputer server. Sumber data dapat berasal dari berbagai macam program aplikasi, misalnya dBase, Delphi, Access, Oracle, SQL Server, dan MySQL. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (Hasil Kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Trougput dan Response Time. Troughput adalah jumlah pekerja yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal
4
pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan pada UD. Family pada waktu tertentu dapat dikatakan efektif dan efesien. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Analisis Informasi (Informations) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik maka perkebunan akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi (Economics) Analisis Ekonomi adalah peningkatan terhadap manfaat atau keuntungankeuntungan dan penurunan biaya yang terjadi, ekonomi merupakan motivasi paling umum dalam proyek sistem untuk mengantisipasi pembengkakan biaya yang dikeluarkan dari segi penyampaian informasi. 4. Analisis Kendali (Control) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya control, maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa di perbaiki.
5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Merupakan
peningkatan
terhadap
operasi
yang
dikerjakan.
Efisiensi
berhubungan dengan bagaimana kita menggunakan sumber-sumber daya yang ada dengan penggunaan paling minimum. 6. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan merupakan daya tarik tersendiri bagi sebuah organisasi bisnis, dengan memberikan pelayanan yang baik, akan membuat karyawan merasa puas dan mereka kerja sebaik mungkin.
5
3.2 Analisis Kelayakan Sistem 3.2.1 Kelayakan Teknis Secara teknis, sistem ini mudah untuk dioperasikan dan dapat melakukan proses transaksi penggajian dengan lebih cepat. Selain itu sistem ini juga dapat dikonversi atau dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi, sehingga tepat untuk diimplementasikan dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini bersifat user-friendly. 3.2.2 Kelayakan Operasional Sistem ini layak secara
operasional
dikarenakan sistem
informasi
penggajian yang terkomputerisasi dengan menghasilkan informasi secara cepat pada saat dibutuhkan serta dapat menghemat biaya operasional. 3.2.3 Kelayakan Hukum Penggembangan sistem dapat dikatakan layak secara hukum jika tidak melangar hukum yang berlaku. Penggunaan sofwer asli dan berlisensi yang terkait dalam penggunaan aplikasi pendukung sistem merupakan syarat mutlak agar tidak terjadi masalah di kemudian hari.
3.2.4 Kelayakan Ekonomi Sistem ini layak dari segi ekonomi setelah melalui proses perhitungan sebagai berikut. 1. Metode Periode Pengembalian. 2 Tahun 5 bulan 2. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment). Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke – 2 sebesar 66,10 % dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak digunakan. 3. Metode nilai sekarang Bersih (Net Present Value) Dari hasil perhitungan diatas, dapat disimpulkan bahwa jumlah keuntungan yang diterima sekarang pada tahun ke-2 apabila sistem ini diterapkan adalah Rp 3.177.966,5 4. Internal rate of return (IRR). Proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 33,62% per tahun.
6
3.3 Perancangan Basis Data
Gambar 3.1 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi Sistem 4.1. Pengertian Implementasi Manual instalasi
akan menjelaskan tata cara menginstal aplikasi-aplikasi
yang mendukung sistem kedalam komputer. Berikut ini akan menjelaskan bagaimana cara melakukan instalasi pada computer : 1. Pastikan komputer sudah terinstal Sql server 2000 2. Attach database a. Buka SQL Server 2000 lalu klik enterprise Manager. b. Kemudian klik kanan pada “database”
lalu pilih all task lalu attach
database c.
Kemudian klik (…) untuk mencari lokasi penyimpanan database cari data dengan ekstensinya .mdf misal nama UDFamily.mdf setelah itu Klik ok.
3. Instalasi program menggunakna CD, caranya :
7
a. Masukan CD yang berisikan program aplikasi sistem penggajian ke dalam CD ROM computer yang akan program tersebut. b. Jalankan File setup.exe yang ada pada CD c.
Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang di tampilkan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai.
4.2 Rencana Implementasi Tahap pengetesan sistem ini digunakan untuk memeriksa kekompakan antara sitem yang di implementasikan. Tujuanya untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Pengetesan sistem ini adalah pengetesan program secara menyeluruh dan dilakukan untuk mencari kesalahan dan kelemahan yang mungkin terjadi pada sistem tersebut. 4.4 Pengujian White Box White box testing adalah cara menguji dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan di perbaiki, kemudian di compile ulang.
4.5 Pengujian Black Box Pada Black Box
testing, cara penggujian hanya dilakukan dengan
menjalankan atau mengeksekusi unit, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka unit menyelesaikannya, dilanjutkan pada penggujian yang kedua yaitu white box testing.
8
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari analisis
terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan
dapat di ambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penggajian ini yaitu : 1. Penggolahan data di Perkebunan UD. Family masih bersifat manual sehingga dapat menyajikan informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. 2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data, karna data tersebut masih disimpan dalam bentuk catatan pada buku buku atau lembaran- lembaran kertas. 3. Dibuatkan suatu sistem pengolahan data Penggajian yang diharapkan dapat menghasilkan informasi
yang cepat dan akurat serta dapat
membantu dalam proses penggajian di perkebunan UD. Family.
5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Perkebunan UD. Family didalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat di pertimbangkan oleh Pemilik Perkebunan UD. Family 1. Menganti sistem yang lama
menjadi sistem yang terkomputerisasi,
dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien di bandingkan dengan sitem yang lama 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang Penulis usulkan, sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolaha data penggajian di perkebunan UD. Family. 3. Jika sistem yang di usulkan oleh penyusun digunakan oleh pihak pemilik Perkebunan UD. Family maka perlu di adakan pelatihan personal dalam menangani pengolahan data penggajian secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai Operator program, supaya proses pengimputan data gaji dan karyawan sampai laporan dapat berjalan dengan lancar. 4. Dalam pembuatan aplikasi ini
penyusun menyadari bahwa masih
banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
9
DAFTAR PUSTAKA Arief. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Andi Fatta. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern . Yogyakarta : Andi, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi bisnis. Yogyakarta : Andi Kurniadi. 2000. Mudah Microsoft Windows 2000 Profesional. Jakarta : PT Elex Media Komputindo, Kusrini. 2007. Strategi perancangan dan pengelolaan Basis Data . Yogyakarta : Andi Nextag - Compare prices before you buy. ( www.nextag.com ) di Akses Tanggal 22 Desember 2011
10
