ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA
Naskah publikasi
diajukan oleh: Widhyarini T
08.21.0379
kepada SEKOLAH TINGGI MENEJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN USING PRESENSI EMPLOYEE FINGERPRINT AT ABA YIPK YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA Widhyarini T Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT One element is the presence of supporting performance in the workplace are listed. One way of recording employee attendance is by means of automation or computerization. ABA YIPK Yogyakarta is a foundation that moves in the field of education, especially foreign language majors. In efforts to achieve a better work productivity, attendance factor is important, especially related to payroll, labor discipline and work performance. Presence recording of employees is one important factor in the management of human resources. Employee attendance system ABA YIPK Yogyakarta today still use the tool usage manually. We have not been using computerized systems. Along with the development, the foundation need repair step by step in the employee attendance. The system running this has several weaknesses including the possibility of opportunity in which the employee dishonesty other peers registering working time is not itself a term buddy punching. This makes the recording of employee time and attendance becomes inaccurate. In attendance recording system that has not been computerized, it takes a long time to mengentri data. Therefore, to improve this system is made of a biometric-based attendance system (fingerprint), which is more accurate in identifying a person through fingerprints. Key words: Presence, computerized, buddy punching
1. Pendahuluan Menghadapi era globalisasi saat ini, kinerja karyawan yang baik pada sebuah perusahaan diperlukan untuk dapat memuaskan pengguna jasanya. Salah satu unsur penunjang kinerja adalah kehadiran di tempat kerja yang tercatat. Salah satu cara pencatatan kehadiran karyawan adalah dengan alat yang otomatisasi atau komputerisasi. ABA YIPK Yogyakarta merupakan yayasan yang bergerak di bidang pendidikan khususnya jurusan bahasa asing. Dalam upaya pencapaian produktivitas kerja yang baik, faktor kehadiran karyawan merupakan hal yang penting, terutama berhubungan dengan penggajian, kedisiplinan kerja dan prestasi kerja. Pencatatan presensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. Biometrik merupakan pengembangan dari metoda dasar identifikasi personal yang menggunakan karaktristik alami manusia sebagai basisnya. Karakteristik yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah sidik jari. Sidik jari telah lama digunakan sebagai pengidentifikasi personal karena sifatnya yang unik. Sistem presensi sidik jari merupakan salah satu solusi yang dapat mengatasi masalah kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan terutama yang memiliki banyak karyawan. Kerja sistem ini sangat cepat karena sistem biometrics ini dapat segera memberikan laporan waktu kedatangan/kepulangannya, sesuai dengan waktu di clock komputer. Pada sistem ini, proses pengambilan informasi kehadiran karyawan hampir 100% akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing karyawan. Proses pencatatan dan pelaporannya dilakukan secara otomatis oleh sebuah komputer khusus. Berdasarkan ketertarikan pada komputerisasi pencatatan presensi di atas, maka penulis mengajukan perancangan sistem informasi dalam bentuk penulisan skripsi berjudul ” ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA.” Harapan dari penulisan ini pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama di bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak ABA YIPK Yogyakarta dalam pengambilan keputusan. 2. Landasan teori
2.1. Konsep Dasar Fingerprint Teknologi fingerprint adalah alat untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan presensi dan juga menghindari adanya manipulasi data presensi yang sangat mudah dilakukan apabila presensi masih dilakukan secara manual. Sampai saat ini dan untuk masa yang akan datang fingerprint merupakan salah satu cara yang paling aman karena fingerprint tidak bisa dimanipulasi. Fingerprint telah terbukti cukup akurat, aman, mudah dan nyaman untuk dipakai sebagai identifikasi bila dibandingkan dengan system lainnya seperti retina mata atau DNA. Hal ini dapat dilihat pada sifat yang dimiliki oleh sidik jari, antara lain : 1. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat pada kulit manusia seumur hidup. 2. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah berubah, kecuali mendapatkan kecelakaan yang serius. 3. Individuality, pola sidik jari adalah unik dan berbeda untuk setiap orang. Dari ketiga sifat ini, sidik jari dapat digunakan sebagai sistem identifikasi yang dapat digunakan dalam aplikasi teknologi informasi seperti : 1. Access System Security, yaitu akses untuk masuk ke suatu area atau ruangan tertentu yang restricted. 2. Authentification System, yaitu untuk akses data yang sifatnya rahasia dan terbatas (misalnya data pada perbankan, militer dan diplomatik). Kelebihan menggunakan Fingerprint adalah :
1. Sistem absensi yang akurat 2. Menunjang kelancaran pelaksanaan tugas 3. Menghindari kecurangan, seperti: pulang lebih cepat, titip absen,dll 4. Meningkatkan Kinerja Instansi dengan mengoptimalkan Jam Kerja Karyawan atau Pegawainya.
5. Meningkatkan produktivitas penghitungan dan pelaporan otomatis 6. Proses data kehadiran cepat dan mudah serta cara penggunaan yang sangat mudah
7.
Tekhnologi universal untuk segala kebutuhan dan keinginan, untuk siapa saja baik perorangan ataupun instansi pemrintah dan swasta.
8. 2.2.
Menampilkan data otentik.
Cara Penggunaan Fingerprint
Merupakan solusi untuk sistem absensi yang menggunakan kartu elektronik (smartcard) atau sidik jari untuk lembaga kecil, menengah dan besar. General Time & Attendance System (GETAS) memiliki dua komponen yaitu, perangkat sensor yang biasanya adalah smartcard atau fingerprint (dipilih sesuai permintaan pengguna) yang terhubung ke komputer serta aplikasi absensi yang mengkombinasikan secara akurat data-data yang dibaca pada hasil sensor sidik jari ataupun smartcard. Menurut Francis Galton (1822-1916) mengatakan bahwa tidak ada dua sidik jari yang sama, artinya setiap sidik jari yang dimiliki oleh seseorang adalah unik. Berdasarkan klasifikasi, pola sidik jari dapat dinyatakan secara umum ke dalam tiga bentuk yaitu ; arch, loop, whorl dan composite
WHORL
ARCH
LOOP
Gambar 2.1. Pola sidik Jari Contoh alat yang digunakan seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2.2 contoh fingerprint Alat ini dilengkapi dengan kabel USB yang bisa di gunakan untuk menyambungkan ke PC dan bisa digunakan untuk mengambil data. Alat menampung lebih dari 1000 templete/ 1jari dan lebih dari 100000 record. Penggunaan alat ini mudah dipakai oleh orang awam, dengan menempelkan jari pada alat ini maka data dari pengguna/karyawan secara otomatis akan masuk. Hasil dari penginputan data tersebut akan diperoleh output/laporan yang akurat dan bisa digunakan untuk laporan bulanan karyawan ke atasan suatu instansi. 2.3. Software Yang Digunakan 2.3.1. Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang mudah dipelajari dan andal, Visual Basic adalah bahas pemrograman evev-driven yang berasal dari BASIC. Evendriven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai. Bahasa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan bahasa inggris yang umum digunakan, rencananya tidak perlu lagi menghafalkan sintak-sintak maupun format-format bahasa bermacam-macam. Didalam Visual Basic sudah disediakan semuanya dalam pilihanpilihan yang tinggal diambil sesuai kebutuhan. Selain itu sarana pembangunan yang bersifat Visual memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi Windows, bersifat mouse driver (digerakkan dengan mouse), dan berdaya guna tinggi. Visual Basic (VB) selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya sebagai berikut: a) Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows b) Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control active X, file help, aplikasi internet. c) Menguji program (Debugging) dan menghasilkan program akhir berakhir exe yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. 2.3.2 Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access adalah paket software database relasional yang hebat, yang memudahkan untuk mengelolah dan membuat database yang kompleks. Pada Microsoft Access sebuah database disimpan dalam sebuah berkas dengan ekstensi .mdb, didalam berkas inilah semua objek yang terkait dengan database termasuk semua tabel, disimpan pada istilah kolom yang biasa dipakai pada basisdata relasional disebut Field dan baris biasa disebut Record. Microsoft Access dapat menolong mengelola segala ukuran database, dari daftar yang sederhana sampai database bisnis komplek.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1. Definisi Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan.1 3.2. Analisis Sistem Informasi Presensi Karyawan Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap design sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena dengan adanya kesalahan ditahap ini maka juga akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya. Didalam analisis sistem, pengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang harus dilakukan. Masalah dapat diidefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan dan dicari pemecahannya sebagai salah satu alternatif sistem tersebut, agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan sasaran tujuan sistem yang terjadi. Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada ABA YIPK Yogyakarta , dapat diidentifikasikan bahwa sistem presensi yang dijalankan masih kurang efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dari proses presensi karyawan yang masih menggunakan tanda tangan sehingga data dapat dimanipulasi serta proses pembuatan laporan yang tidak tepat waktu. Masalah diatas terjadi karena Sistem Infromasi Presensi Karyawan masih dilakukan secara manual, sehingga presensi karyawan tidak tepat waktu. Dengan demikian, jika permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan bahkan diabaikan, maka akan berdampak pada kedisiplinan karyawan serta mempengaruhi kinerja perguruan tinggi. 3.3. Analisis PIECES Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem informasi presensi karyawan serta laporan presensi ini menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini akan diperoleh beberapa hal yang dapat disimpulkan masalah utama yang dihadapi secara jelas dan spesifik. Dari hasil analisis itu akan dirumuskan sebagai usulan untuk membantu perancangan sistem yang lebih baik. 3.4. Analisis Kelayakan Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai 1
Jogiyanto HM,Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 2005, halaman 129.
pengembangan dari sistem yang lama akan layak pakai atau tidak. Dalam tahap ini tentunya diperlukan
pertimbangan yang sangat matang ketika menentukan seberapa banyak
keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut. 4. Hasil penelitian dan pembahasan 4.1. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini : 4.2.Penerapan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.3. Implementasi Aplikasi Implementasi aplikasi, dalam hal ini menggunakan Visual basic 6.0. dalam aplikasi ini diperlukan beberapa file .ocx pendukung, antara lain : a. LVbuttons.ocx,yang digunakan untuk membuat Button style windows xp. b. Vsflex8.ocx, yang digunakan untuk database di aplikasi. Selain file .ocx, juga diperlukan sebuah file arpro2,dll dan file bfpcpp.dll yang merupakan file dari Activereports dan fingerprint. Activereports ini digunakan untuk membuat laporanlaporan dalam visual basic sedangkan fingerprint alat untuk medeteksi sidi jari. Karena ini bukan file bawaan visual basic, maka file ini harus dicopykan. File .ocx, arpro2.dll dan bfpcpp.dll tersebut dicopykan ke direktori sistem. Karena penulisan menggunakan sistem operasi windows xp, maka file-file tersebut dicopykan ke direktori system32. apabila menggunakan windows 98, maka file tersebut dicopykan ke direktori sistem. 4.4. Instalasi Aplikasi
Untuk mengintal aplikasi, silahkan jalankan file Setup.exe, tampilan pertama dari proses instalasi sebagai berikut :
Gambar 5.47 Proses Pertama Instalasi Aplikasi Klik “Next”, selanjutnya tampil pemilihan shortcut start menu
Gambar 5.48 Proses Instalasi Ke Dua Aplikasi Klik “Next”, selanjutnya untuk membuat shurtcut pada destop
Gambar 5.49 Proses Instalasi Ke Tiga Aplikasi Klik “Next”, selanjutnya muncul informasi pilihan-pilihan sebelumnya
Gambar 5.50 Proses Instalasi Ke Empat Aplikasi Kemudian Klik “Install”, berikutnya adalah tampil proses intalasi berlangsung
Gambar 5.51 Proses Instalasi Ke Lima Aplikasi Kemudian Klik “Finish”, untuk proses intalasi selesai
Gambar 5.52 Proses Instalasi Terakhir Aplikasi
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan implementasi yang telah digunakan guna penyusunan skripsi yang berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Presensi Karyawan Menggunakan Sidik Jari Di Aba Yipk Yogyakarta “ maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aba Yipk Yogyakarta membutuhkan sebuah sistem presensi yang terotomatisasi yang mampu memberikan informasi kehadiran pegawai dengan menggunakan sidik jari. 2. Kelebihan sistem yang baru adalah dapat menjadi sistem informasi yang mudah, cepat serta akurat dan mengantisipasi hal-hal agar tidak dimanipulasi. 3. Laporan-laporan yang dihasilkan antara lain : a. Laporan data dosen b. Laporan data karyawan c.
Laporan Presensi harian berdasarkan tanggal, bulan dan tahun serta laporan presensi harian per dosen atau karyawan.
d. Laporan presensi ijin dosen dan laporan ijin karyawan e. Laporan presensi cuti dosen dan laporan presensi cuti karyawan. 4. Agar dapat berjalan dengan baik sistem presensi sidik jari ini membutuhkan hardware yaitu fingerprint. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto.1999. Analisis dan Design Sistem Informasi , Yogyakarta: Andi Offset Madcoms. 2002. Seri Panduan Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, Yogyakarta: Andi Offset Madcoms.2002. Aplikasi Pemrograman Database Dengan Visual Basic 6.0 Dan Cristal Report,Yogyakarta:Andi Offset. Utami, ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Menggunakakan Sql Sever, Ms Acces dan Ms Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset http://solution.co.id http://fingerscan.com http://bhineka.com
