ARTIKEL SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN MOVIEBOX SETURAN YOGYAKARTA
WAHID NURYANA 11090223
Moviebox adalah sebuah usaha yang bergerak dibidang hiburan perfileman. Usaha ini menawarkan produk home cinema kepada para pelanggannya pencinta filem. Home cinema adalah fasilitas menonton bersama keluarga dalam sebuah ruangan / box khusus yang berkapasitas 2-16 orang saja. Meskipun perusahaan ini bergerak dibidang perfileman akan tetapi perusahaan ini juga menyediakan fasilitas-fasilitas pendukung untuk kenyamanan para pelanggannya. Fasilitas-fasilitas pendukung yang disediakan Moviebox antara lain rental VCD, Cafe, dan juga marcendise yang berhubungan dengan filem. Latar Belakang Masalah 1.
Latar Belakang Masalah Sistem penggajian karyawan yang dilakukan secara manual akan menambah berat kinerja admin. Karena banyaknya jenis usaha maka gaji karyawan dimasingmasing bagian juga akan berbeda. Belum lagi admin harus menghitung potongan gaji dan juga bonus karyawan yang juga berbeda-beda. Untuk itu perlu dibuat sebuah sistem informasi penggajian karyawan agar dapat membantu kinerja admin dalam membuat laporan penggajian. Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Moviebox Seturan dapat membantu admin dalam pengelolahan data karyawan, pengelolaan data lembur, pengelolaan data bonus, penghitungan gaji karyawan, pembuatan slip gaji, penghitungan potongan karyawan. Sehingga dapat mempermudah admin dalam menyusun laporan, mempermudah dalam mengedit data karyawan, serta dapat meningkatkan keamanan data karyawan.
2.
Rumusan Masalah Moviebox mempunyai beberapa jenis usaha sehingga karyawan yang ada didalamnya pun menjadi beragam dengan gaji yang beragam pula. Oeleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi disetiap bagiannya. Dalam
konteks diatas Moviebox belum mempunyai sistem informasi yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Untuk itu rumusan masalah yang dibahas adalah sistem informasi penggajian yang dapat mempermudah kerja admin dalam melakukan penyusunan laporan , penggajian karyawan dan juga pengelolaan data karyawan. Dimana pada sistem ini penggajian karyawan, laporan penggajian dan juga data karyawan akan terintegrasi. Sehingga admin tidak perlu lagi membuka berbagai data untuk membuat laporan. Admin cukup membuka satu aplikasi yaitu Sistem Informasi Penggajian Karyawan.
3.
Batasan Masalah Untuk mempermudah pembuatan sistem informasi penggajian karyawan Moviebox ini maka perlu sebuah batasan-batasan agar program tidak melenceng dari tujuan awalnya. Adapun program ini akan membahas masalah-masalah sebagai berikut: a. Pengelolahan data karyawan b. Pengelolaan data lembur c. Pengelolaan data bonus d. Penghitungan gaji karyawan e. Pembuatan slip gaji f. Pencatatan akutansi penggajian g. Penghitungan potongan karyawan
4.
Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang diharapkan dari pembuatan sistem informasi penggajian ini adalah sebagai berikut : a. Mempermudah dalam proses pengolahan data karyawan, sehingga data karyawan dapat disimpan dengan aman dan juga dapat diedit ketika ada perubahan pada karyawan. b. Menghitung bonus karyawan secara otomatis, sehingga akan mempermudah kinerja admin. c. Menghitung lembur dan juga potongan karyawan d. Membuat slip gaji secara Sistem.
5.
Manfaat Penelitian
Pembuatan sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan ini hendaknya dapat dimanfaatkan untuk berbagai macam aktivitas diantaranya: a. Mempermudah admin dalam proses pengolahan data karyawan, karena ketika admin merubah data pada karyawan baik berupa jabatan ataupun profil pribadi dari karyawan, admin tidak perlu lagi merubah pada saat proses penggajian. b. Efisiensi waktu karena dengan sistem ini diharapkan kinerja admin akan semakin cepat. Ketika admin memproses suatu penggajian maka akan langsung terhubung dengan proses laporan sehingga admin tidak perlu lagi menyusun laporan. c. Meningkatkan
keamanan
data
karyawan.
Dibangdingkan
dengan
metode
penyimpanan yang lama, pada sistem informasi penggajian ini menggunakan password untuk masuk kedalam sistem, sehingga hanya orang yang diberi hak akseslah yang dapat merubah ataupun mengambil data. d. Mempermudah admin dalam mengedit data karyawan. e. Untuk penulis laporan ini bermanfaat sebagai laporan tugas skripsi. f. Untuk dunia pendidikan laporan ini dapat dijadikan sebagai referensi aplikasi penggajian. Setiap perusahaan tentunya memiliki aturan yang berbeda-beda dalam menentukan kebijakan penggajian. Untuk itu penelitian ini bisa dijadikan referensi dalam membuat sistem informasi penggajian di perusahaan lain terutama perusahaan yang bergerak dibidang jasa.
6.
Data Flow Diagram Data flow diagram adalah suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan yang berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. DFD merupakan penggambaran sistem yang baru secara umum.
6.1 Diagram Konteks Diagram konteks merupakan gambaran-gambaran keterkaitan aliran- aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar sistem (kesatuan luar). Kesatuan ini menjadi sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem tersebut. Dibawah merupakan diagram konteks yang menggambarkan keterkaitan aliran data antara sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan dengan bagian luar sistem yaitu admin dan menejer.
Hak_akses
Pegawai Jabatan Data_presensi admin
Admin
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN MOVIE BOX SETURAN
Lap.penggajian Hak_akses Lap_pegawai Slip_gaji total.gaji_bulanan
Menejer
Gambar 4.1 Diagram Konteks
Keterangan gambar : Admin
System informasi penggajian
Entitas luar
Proses pengolahan data
Arus data Penjelasan gambar: 1. Admin merupakan entitas luar yang mempunyai tugas menginputkan data-data kedalam sistem. Data yang di inputkannya antara lain pegawai, data presensi, jabatan, admin. Admin juga memperoleh out put atau keluaran dari sistem berupa hak_akses. 2. Manajer adalah entitas yang berhak menggunakan sistem dan juga memperoleh laporan atau output dari program berupa laporan penggajian,total gaji dalam satu bulan, hak akses, laporan data karyawan.
6.2 DAD Level 0 DAD level 0 merupakan penjabaran dari diagram konteks. DAD Level 0 menggambarkan semua proses yang ada pada sistem informasi dan membentuk sebuah jaringan antar fungsi, yang berhubungan satu sama lain dan menyimpannya dalam suatu tabel. Inf.pegawai
Pegawai
Rec.pegawai Jabatan Pegawai admin
Admin
1.0 Input
Inf.jabatan
Jabatan
Inf. admin admin
Data_presensi
Rec.admin
Inf.penggajian
2.0 Penggajian
Penggajian
Hak_akses
3.0 Laporan
Rec.penggajian
Lap.penggajian Hak_akses Slip_gaji Lap_pegawai Lap.gaji_bulanan
Menejer
Gambar 4.2 DAD Level 0
Keterangan gambar : Entitas luar System informasi penggajian
Proses pengolahan data /sistem
Arus data
Rec.jabatan Rec.pegawai
Tabel
Penjelasan gambar: 1. Admin merupakan entitas luar yang mempunyai tugas menginputkan data-data kedalam sistem. Data yang di inputkannya antara lain data pegawai, data tunjangan, data potongan, data jabatan, admin. 2. Setelah data-data tersebut masuk kedalam sistem bagian input data maka diperoleh beberapa tabel yaitu pegawai, jabatan. 3. Tabel pegawai, jabatan kemudian dimasukan ke tahapan berikutnya yaitu pemrosesan yang diinputkan juga oleh admin data absensi karyawan. Maka dari proses ini di dapatkan tabel penggajian dan admin. 4. Tabel penggajian dan admin selanjutnya masuk ketahapan berikutnya untuk memperoleh keluaran berupa laporan penggajian, hak akses, total gaji bulanan, slip gaji, laporan data karyawan. 5. Admin memperoleh out put atau keluaran dari sistem berupa hak akses. 6. Manajer memperoleh out put atau keluaran dari sistem
berupa laporan
penggajian, total gaji bulanan, hak akses, laporan data karyawan.
6.2.1 DAD Level 1 Input Data DAD level 1 input data merupakan gambaran
yang lebih
terperinci dari DAD level 0 pada tahapan input data. Gambaran DAD Level 1 input data yang ada didalam sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan adalah sebagai berikut.
Data_pegawai
Admin
Data_jabatan
admin
1.1 Input_pegawai
Inf.pegawai
Pegawai
1.2 Input_jabatan
Inf.jabatan
Jabatan
1.3 Input_admin
admin Jabatan
Rec_pegawai
Gambar 4.3 DAD Level 1 Input Data
Keterangan gambar : Entitas luar System informasi penggajian
Proses pengolahan data /sistem
Arus data
Tabel Penjelasan gambar: 1. Admin memberikan inputan kedalam sistem berupa data pegawai dan dari sistem di peroleh tabel pegawai. 2. Admin memberikan inputan kedalam sistem berupa data jabatan dari sistem diperoleh tabel jabatan.
6.2.2 DAD Level 1 Proses DAD level 1 proses merupakan gambaran yang lebih terperinci dari DAD level 0 pada tahapan pemrosesan data. Gambaran DAD Level 1 proses yang ada didalam sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan adalah sebagai berikut Rec.jabatan Jabatan
Pegawai
Admin
Rec.pegawai
2.1 Penggajian
Inf.penggajian
Penggajian
Data_presensi Rec.admin Admin
Gambar 4.4 DAD Level 1 Proses
Keterangan gambar : Entitas luar System informasi penggajian
Proses pengolahan data /sistem
Arus data
Tabel Penjelasan gambar: 1.
Setelah diperoleh tabel-tabel dari tahapan input data kemudian tabeltabel tersebut (tabel pegawai, jabatan) diteruskan ke tahapan pemrosesan disertai dengan data presensi yang diinputkan oleh admin.
2.
Setelah tabel pegawai, jabatan dan data presensi diproses maka menghasilkan tabel penggajian.
3.
Admin memasukan kembali password kedalam sistem beserta data pegawai dan terbentuklah tabel admin.
6.2.3 DAD Level 1 Laporan DAD level 1 laporan adalah langkah pembuatan laporan secara terperinci dari DAD level 0. Gambaran DAD level 1 laporan yang ada di dalam sistem ini adalah sebagai berikut.
Penggajian
Rec.penggajian
3.1 Laporan_penggajian
Hak_akses
Admin
Lap.penggajian Lap.gaji_bulanan Lap_pegawai Ha_akses
Menejer
Gambar 4.5 DAD Level 1 Laporan
Keterangan gambar : Entitas luar System informasi penggajian
Proses pengolahan data /sistem Arus data
Tabel
Penjelasan gambar: 1. Tabel penggajian dan admin masuk dan diproses pada tahapan laporan ini sehingga menghasilkan laporan penggajian, laporan pegawai, total gaji bulanan, slip gaji, hak akses. 2. Admin sebagai entitas luar memperoleh out put berupa hak akses 3. Sedangkan Menejer memperoleh laporan pegawai, laporan penggajian, hak akses, slip gaji dan juga total gaji bulanan.
6.3 Proses Normalisasi Setelah proses DAD selesai maka dapat dilihat bahwasannya dari sistem penggajian ini ada beberapa tabel yang menyusun sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan. Tabel tabel itu diantaranya tabel penggajian, tabel akun, tabel jabatan, tabel pegawai, tabel admin. Proses normalisasi bertujuan agar tidak ada perulangan pada sebuah tabel atau kelompok elemen dalam basisdata, selain itu untuk menghilangkan ketergantungan baik ketergantungan parsial terhadap suatu elemen. Berikut adalah tahapan dalam proses normalisasi basis data yang akan digunakan untuk membuat Seturan.
sistem informasi penggajian karyawan Moviebox
6.3.1 Bentuk Normal Kedua Suatu tabel dikatakan sebagai normal bentuk kedua yaitu jika tabel tersebuat sudah memenuhi kriteria bentuk normal pertama (setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom) dan juga mempunyai kunci primer Pada normal kedua ini menentukan atribut kunci primer pada masing-masing tabel. Penggajian
Jabatan
Pegawai
No_slip * NIK Kd_jabatan Tgl_gaji Alpha Jam_terlambat Jmlh_tgl_merah Jam_lembur Jmlh_piket Pesan Total_gaji
Kd_jabatan * Nama_jabatan Gaji_pokok Tunj_oprasional Tunj_prestasi Tunj_uang_mkn Tunj_piket Tunj_lembur Tunj_tgl_merah Pot_terlambat Pot_alpha
NIK * Kd_jabatan Nama_peg Tempat_lhr Tgl_lhr No_tlp
Admin Nik Pass
Gambar 4.6 Bentuk Normal Kedua
Gambar diatas merupakan bentuk normal kedua. Tabel-tabel tersebut diadapatkan dari proses DAD yang telah dijelaskan diatas dan tabel-tabel pada normal kedua sudah di tentukan kunci primernya. Kunci primer pada masing-masing tabel sebagai berikut: 1. Tabel penggajian dengan kunci primer No_slip 2. Tabel admin tidak mempunyai kunci primer 3. Tabel jabatan dengan kunci primer Kd_jabatan 4. Tabel pegawai dengan kunci primer NIK
6.3.2 Bentuk Normal Ketiga Dalam bentuk normalisasi ketiga ini tabel harus sudah mempunyai kunci tamu dan juga harus sudah memenuhi kriteria normal ke dua yaitu mempunyai kunci primer.
Penggajian
Jabatan
Pegawai
No_slip * NIK ** Kd_jabatan ** Tgl_gaji Alpha Jam_terlambat Jmlh_tgl_merah Jam_lembur Jmlh_piket Pesan Total_gaji
Kd_jabatan * Nama_jabatan Gaji_pokok Tunj_oprasional Tunj_prestasi Tunj_uang_mkn Tunj_piket Tunj_lembur Tunj_tgl_merah Pot_terlambat Pot_alpha
NIK * Kd_jabatan** Nama_peg Tempat_lhr Tgl_lhr No_tlp
Admin Nik** Pass
Gambar 4.7 Bentuk Normal Ketiga
Gambar diatas merupakan bentuk normal ketiga yang sudah mempunyai kunci primer dan kunci tamu. 1. Tabel Penggajian dengan kunci primer No_slip dan kunci tamunya adalah NIK, Kd_jabatan. 2. Tabel Jabatan dengan kunci primer Kd_jabatan dan tidak mempunyai kunci tamunya. 3. Tabel Pegawai dengan kunci primer NIK dan kunci tamunya adalah Kd_jabatan. 4. Tabel Admin mempunyai kunci tamu NIK dan tidak mempunyai kunci primer.
6.4 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel adalah hubungan antara kunci-kunci relasi yang merupakan kunci utama dengan kunci tamu dari masing-masing file. Setelah ditentukan semua kunci primer dan kunci tamunya maka langkah selanjutnya adalah menghubungkannya agar terjadi suatu relasi. Relasi ini juga yang menggambarkan bagai mana sistem infomasi penggajian ini berjalan dengan alur yang telah ditentukan. Berikut adalah relasi antar tabel yang terjadi pada sistem informasi penggajian karyawan Moviebox Seturan.
Jabatan Kd_jabatan * Nama_jabatan Gaji_pokok Tunj_oprasional Tunj_prestasi Tunj_uang_mkn Tunj_piket Tunj_lembur Tunj_tgl_merah Pot_terlambat Pot_alpha
Penggajian
Pegawai
No_slip * NIK ** Kd_jabatan ** Tgl_gaji Alpha Jam_terlambat Jmlh_tgl_merah Jam_lembur Jmlh_piket Pesan Total_gaji
NIK * Kd_jabatan** Nama_peg Tempat_lhr Tgl_lhr No_tlp
Admin Nik** Pass
Gambar 4.8 Relasi Antar Tabel Keterangan gambar : (**)
kunci tamu
(*)
kunci primer Arus data Penjelasan:
1. Tabel Jabatan dengan Kd_jabatan sebagai kunci primer berrelasi dengan tabel Penggajian dan tabel Pegawai. Jika Kd_jabatan dinputkan kedalam tabel Jabatan maka akan muncul juga di tabel Penggajian dan tabel Pegawai. 2. Tabel Pegawai dengan NIK sebagai kunci primer berrelasi dengan tabel Penggajian dan tabel admin. Jika NIK dinputkan kedalam tabel Pegawai maka akan muncul juga di tabel tabel Penggajian dan tabel admin. 6.5 Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah diagram yang menunjukan semua aliran data dalam proses pengolahan data dari masuk sampai keluar dari sistem.berikut rancangan flowchart sistem yang terjadi pada sistem informasi penggajian Moviebox Seturan.
Penggajian
Pegawai
Jabatan
Admin
Simpan
Simpan
Simpan
Simpan
Penggajian
Pegawai
Jabatan
Admin
Cetak
Cetak
Cetak
Cetak
3
4
2 1
1. 2. 3. 4.
Lap.penggajian Slip Gaji total gaji bulanan Lap_pegawai
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Keterangan gambar :
Tabel input data
Proses penyimpanan sementara
Database /tempat penyimpanan data
Laporan/ hasil out put dari sistem
Menunjukan alur data dalam siatem Keterangan : 1. Dari tabel penggajian data penggajian diproses kedalam database penggajian kemudian disimpan di database penggajian. Dari database penggajian kemudian dicetak kedalam proses cetak bersamaan dengan database pegawai dan juga jabatan.
2.
Dari tabel pegawai data pegawai diproses kedalam database pegawai kemudian disimpan di database pegawai. Dari database pegawai kemudian dicetak kedalam proses cetak dan menghasilkan laporan pegawai. Database pegawai juga digunakan dalam proses penggajian.
3. Dari tabel jabatan data jabatan diproses kedalam database jabatan kemudian disimpan di database jabatan. Dari database jabatan kemudian digunakan kedalam proses penggajian dan juga pegawai. 4. Dari tabel admin data admin diproses kedalam database admin kemudian disimpan didatabase admin. Dari database admin kemudian digunakan kedalam proses pegawai.
