ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI DESA WANUREJO, BOROBUDUR, MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Desy Verina Sari 10.12.4801
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
THE ANALYSIS AND PROGRAM OF A DEMOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM IN WANUREJO VILLAGE, BOROBUDUR, MAGELANG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI DESA WANUREJO, BOROBUDUR, MAGELANG Desy Verina Sari Kusnawi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In a government population census activity is an activity that always routinely implemented . Documenting the population , especially in the village Wanurejo still using a system that is not computerized , which the employee must write the data one by one resident and still have to file it again . This will inevitably lead to many problems including data collection is not as effective and efficient as it will take a lot of time searching for data archive and length of residence . Therefore , it takes a population information system that can help the population census. With the creation of population information system is expected to be effective demographic data processing and efficient , fast and the resulting data can be relevant . The system is able to process demographic data relating to the recording of data, creation of a certificate of residence and report generation . Software used in the manufacture of this system is Neatbeans IDE 7.0 and XAMPP for Windows 1.7.3 . Keywords : demographic information systems , governance
1.
Pendahuluan Sistem
administrasi
penyelenggaraan
kependudukan
pemerintahan.
Setiap
mempunyai orang
berhak
peranan
penting
mendapatkan
dalam
pelayanan
administrasi kependudukan, peran serta dalam administrasi kependudukan dan mendukung pembangunan sistem administrasi kependudukan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan
pelayanan
publik
tanpa
adanya
unsur
diskriminasi.
Dalam
penyelenggaraannya sistem administrasi kependudukan perlu di kelola dan di tata dengan sebaik-baiknya agar
memberikan manfaat dalam peningkatan kegiatan
pemerintahan. Berkaitan dengan pengelolaan administrasi kependudukan, di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang ini masih memiliki masalah yaitu pengolahannya masih belum terkomputerisasi, lamanya mengelola data penduduk dimana data tersebut saling berkaitan satu sama lain dan sulitnya mencari arsip dari data tersebut. Permasalahan tersebut sering muncul misalnya dalam mengelola data kartu keluarga ,kartu tanda penduduk, dan surat pengantar sehingga kurang efektif dan efisien. Hal tersebut pastinya akan menghambat kegiataan pelayanan administrasi di Desa Wanurejo, Borobudur. Seiring dengan perubahan zaman, teknologi tentunya akan sangat membantu instansi
pemerintahan
khususnya
Desa
Wanurejo
ini
dalam
mengelola
data
kependudukan. Selain itu peningkatan mutu sumber daya manusia juga harus terus dilakukan. Maka, untuk mendukung manajemen administrasi kependudukan disarankan untuk membuat suatu sistem informasi dimana nantinya bisa meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja pemerintahan di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang.
2. 2.1
Landasan Teori Pengertian Sistem
Menurut Mc Leod (1995): Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut Scoot (1996) : Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
1
2.2
Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunkan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan. Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
3. 3.1
Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Pada pengelolaan data kependudukan di Desa Wanurejo masih menggunakan
cara yang belum efektif dan efisien dimana prosesnya masih belum terkomputerisasi. Kekurangan yang terdapat pada pengelolaan data kependudukan dengan metode lama adalah : 1. Proses dari pendataan penduduk yang memerlukan waktu yang sangat lama seperti data biodata penduduk, KK, KTP, dan surat keterangan. 2. Kesulitan dalam mencari arsip –arsip data kependudukan, karena banyaknya arsip data yang tersimpan. Pembuatan laporan data
kependudukan juga masih ditulis menggunakan blanko,
sehingga kemungkinan bisa terjadi kesalahan saat pencatatannya.
Berdasarkan
permasalahan diatas maka perlu dibangun sebuah sistem baru dalam pengelolaan data di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang. Tujuan dengan dengan dibangunnya sistem baru ini adalah untuk mengurangi segala bentuk permasalahan yang berkaitan dengan pengolahan data penduduk. Diharapkan dengan adanya sistem baru ini pengelolaan data penduduk bisa dilakukan secara efektif dan efisien . 3.2
Perancangan Sistem Perancangan adalah tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana tahapan ini
bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar perancangan ini sesuai dengan aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan. Rancangan sistem juga merupakan gambaran umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem baru yang akan dibangun.
2
3.3
Flowchart Sistem yang Diusulkan
Kartu keluarga
Detail KK
Kartu Tanda Penduduk
Biodata Penduduk
Surat keterangan untuk menikah
Surat keterangan belum menikah
SKCK
Surat Keterangan Pindah WNI
Detail Pindah WNI
Surat keterangan kelahiran
Surat keterangan kematian
User
Input KK
Input Detail KK
Input KTP
Input biodata penduduk
Input surat keterangan untuk menikah
Input surat keterangan belum menikah
Input SKCK
Input Surat keterangan pindah WNI
Input Detail pindah WNI
Input surat keterngan kelahiran
Imput surat keterangan kematian
Input data user
Pengolahan KK
Pengolahan Detail KK
Pengolahan KTP
Pengolahan biodata penduduk
Pengolahan surat keterangan untuk menikah
Pengolahan surat keterangan belum menikah
Pengolahan SKCK
Pengolahan keterangan pindah WNI
Pengolahan Detail Pindah WNI
Pengolahan surat keterangan kelahiran
Pengolahan surat keterangan kematian
Pengolahan data user
KK
Detail KK
KTP
Biodata Penduduk
Surat keterangan menikah
Surat keterangan belum menikah
SKCK
surat keterangan pindah WNI
Surat keterangan kelahiran
Surat keterangan kematian
user
Detail Pindah WNI
Pembuatan laporan KK
Pembuatan KTP
Pembuatan biodata penduduk
Pembuatan laporan surat keterangan menikah
Pembuatan laporan surat keterangan belum menikah
Pembuatan laporan SKCK
Pembuatan laporan Surat keterangan pindah WNI
Pembuatan laporan kelahiran
Pembuatan laporan kematian
Pembuatan laporan user
Laporan KK
Laporan KTP
Laporan biodata penduduk
Laporan surat keterangan menikah
Laporan surat keterangan belum menikah
SKCK
Laporan keterangan pindah WNI
Laporan kelahiran
Laporan kematian
Laporan user
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan
3
3.4
Data flow Diagarm 1. DFD level 0
Data Login Data Validasi Login Data biodata penduduk Data KK Data Detail KK
User
Data KTP Data surat keterangan belum menikah Data surat keterangan untuk menikah Data SKCK Data surat ket. Pindah WNI Data surat keterangan kelahiran Data surat kematian
Sistem Informasi Kependudukan Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang
Laporan surat keterangan kematian Laporan surat keterangan kelahiran
Laporan surat keterangan pindah WNI Laporan SKCK Laporan surat keterangan untuk menikah
Kepala Desa
Laporan surat keterangan belum menikah Laporan KTP Laporan KK laporan biodata penduduk
Gambar 3.2 DFD level 0
4
3.5
Entity Relational Diagram
*Nik
*no_surat
Nama_lengkap
**nik_meninggal Nama_meninggal
*no_surat **nik_ayah
**Nik_Pelapor
Nama_ayah
Nama_Pelapor
**nik_ibu Nama_ibu
Kode Pos
**nik_pelapor Nama pelapor **id_user Nama_bayi
RT/RW
Biodata_Penduduk 1
Umur 1
Agama Status_perkawinan
memiliki
tempat Sebab_kematian Tgl_buat_surat
memiliki
Hari_kelahiran Tgl_lahir Pukul Tempat_lahir
1
memiliki
Pekerjaan
1
1
Pendidkan terakhir
Hari_kematian Tgl_kematian
Jenis_kelamin
Memiliki
**id_user
1
Tempat_Lahir
Jenis_kelamin
1
Alamat Tgl_lahir
Tgl_buat_surat 1
Gol_darah **Nik
Detail_ KK
*no_ktp **nik
*No_KK KTP
m
m
1
Surat_Kematian
Nama_desa
Kewarganegaraan Dokumen_ Imigrasi
Surat_Kelahiran
**No_kk
Status_hub.keluarga
Nama_Kecamatan Memiliki
memiliki
memiliki
Berlaku hingga m
1
1
1
User
*No_KK Nama_Kepala_Keluarga
KK
memiliki 1
Berlaku _Hingga
1
1
*id_user
1
Nama_ibu_pemohon
Nama_user
Nama_ayah_pemohon
Password memiliki
memiliki
m
m
Jabatan *no_surat
1 1
Surat_Blm_Menikah
**no_ktp Berlaku_tanggal
Surat_Untuk_me nikah
Sampai_tanggal
memiliki
Status_perkawinan *no_surat
Tgl_buat_surat
**no_ktp m
Status Keperluan_surat *no_surat
No_surat_pengantar_RT
**No_KK memiliki
m
**No_KTP
Berlaku_tanggal Sampai_tanggal
SKCK Keperluan
Tgl_buat_surat
Tgl_berlaku Sampai_tanggal Ket_pidana Tgl_buat_surat memiliki
1
memiliki
m
Pindah_WNI
m
memiliki
m
*no_surat **no_kk
Detail Pindah WNI
1
memiliki
m
Alasan_pindah Alamat_tujuan Klasifikasi_pindah
**no_surat **nik
Jenis_pindah Tgl_pindah Status_KK_yg_pindah
Gambar 3.3 Entity Relational Diagram
5
1
4.
Impementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap dimana menerapkan sistem yang dibuat
supaya siap dioperasikan oleh pengguna. Sistem yang dibuat oleh harus melalui proses pengujian untuk menjamin tidak ada permasalahan saat pemanfaatannya nanti. 4.2
Pembahasan
4.1.1
Pengujian Sistem Tujuan dari pengujian sistem adalah untuk mencari dan memastikan bahwa
sistem yang dibangun tidak mengalami kesalahan-kesalahan dan sistem tersebut siap untuk digunakan. Dalam pengujian ini terdapat dua macam pengujian yaitu blck box testing dan white box testing. 1. Black Box Testing Pengujian program dengan black box testing ini dilakukan berdasarkan inputan data yang sesuai dan mengecek apakah program bisa mengantisipasi jika inputan tidak sesuai. Halaman yang diuji untuk black box testing ini adalah halaman biodata penduduk. 2. White Box Testing Pengujian dengan white box testing adalah dengan meneliti kode-kode program ke dalam modul apakah terdapat kesalahan atau tidak. Salah satu contoh white box testing adalah saat user salah memasukkan id user atau password maka muncul pesan “id user atau password salah”. Untuk menagtasinya perlu dibuat validasi dengan beberapa kondisi didalam program yang menentukkan layak atau tidaknya validasi data pada kolom tersebut. 4.1.2
Konversi Sistem Dalam penerapannya Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo ini
menggunakan konversi pararel, dimana sistem lama dan sistem baru akan dioperasikan secara bersama-sama. Hal ini untuk memastikan agar sistem baru yang akan dipakai benar-benar berjalan dengan baik sebelum sistem yang lama dihentikan. Kelebihan dari konversi sistem ini adalah jika sistem yang baru mengalami kegagalan dalam pengoperasiannya maka sistem lama masih tetap bisa beroperasi. Tapi walaupun bisa demikian tetap ada konsekuensinya yaitu pada biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai dua sistem sekaligus.
6
Alasan dari penerapan dengan menggunakan konversi pararel pada sisem ini adalah dengan pertimbangan jika pada saat dioperasikan sistem baru hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan maka masih ada data pada sistem lama sehingga kegiatan pengolahan data kependudukan tidak terhambat dan masih bisa beroperasi.
5. 5.1
Penutup Kesimpulan Berdasarkan uraian dari bab-bab terdahulu yang telah di jelaskan oleh penulis,
maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk membuat Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo dibutuhkan beberapa langkah yaitu melakukan penelitian masalah yang muncul pada sistem lama, melakukan interview kepada pihak desa, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan pembuatan sistem, melakukan analisis dan perancangan, melakukan implementasi dan melakukan pengujian terhadap program. 2. Berdasarkan hasil pengamatan didapatkan bahwa pelayanan dengan sistem lama membutuhkan lebih banyak waktu, dan sistem baru membutuhkan waktu yang lebih singkat dari sistem lama. 3. Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan. 4. Data kependudukan yang disimpan pasti akan saling berkaitan sehingga data tersebut disimpan dalam satu database agar keakuratan data terjamin. 5.2
Saran Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan dalam proses perancangan
Sistem Informasi Kependudukan Desa Wanurejo ini adalah 1. Hardisk terkena virus atau rusak sangat mungkin terjadi sehingga diperlukan auto backup 2. Database sistem kependudukan ini juga bisa diintegrasikan dengan data base pemerintah kecamatan maupun level yang lebih tinggi sehingga lebih mudah dalam mencocokan data.
7
3. Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo ini sebatas mengolah data kependudukan, surat keterangan dan pembuatan laporan maka harapan penulis agar nantinya sistem ini bisa dikembangkan lagi.
8
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi
9
