PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Supra Yoga Pratama 10.12.5118
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
APPLICATION DESIGN DATA COLLECTION RURAL POPULATION MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA Supra Yoga Pratama Heri Sismoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Minomartani Urban Village is one of the government agencies in Sleman that have a lot of data on population , but still using manual systems in the data processing . It has the disadvantage of including a lot of data or reports that are not properly archived , data retrieval time consuming because they have to look for one at a time and space constraints to accommodate a lot of files or data Village , in addition to the residence application is made to maintain the quality of the information because it would be more safe if the data is stored in the computer . Population application is made to facilitate the processing of data such as the manufacture of Letters Birth , Death Letter , Letter Population Data Collection , Letters Move and Family Card ( KK ) is there. The approach used in the study is a structured approach that uses several tools and construction techniques , such as flowcharts , diagrams context , and Data Flow Diagrams ( DFD ) . To identify the problem , to do an analysis of the performance , information , economy , security applications , efficiency and customer service . This guide is known as PIECES analysis ( Performance , Information , Economy , Control, Eficiency and Services ). This analysis is usually obtained from a few major problems. This is important because it usually appears on the surface that is not a major problem, but only a symptom of the main problem alone . With the implementation of the application design residence in the Village Minomartani using PHP programming language and MySQL database , is expected to ease in managing the whole population data , without having to place the data redundancy and error in managing such data . So the Village Office or the agency can achieve the goals that have been set to maximum . Keywords : Technology , Applications , Population
1.Pendahuluan 1.1
Latar Belakang Masalah Instansi pemerintah pada tingkat yang paling bawah adalah Kantor Kepala
Desa dimana merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan penduduk terutama dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK). Untuk dapat menciptakan kemudahan, keakuratan dan kecepatan dalam
pendataan penduduk beserta laporannya kepada
instansi yang lebih tinggi yaitu kecamatan, maka diperlukan sebuah sistem pendataan yang terkomputerisasi. Kelurahan Minomartani adalah salah satu instansi pemerintah di Sleman yang mempunyai banyak data kependudukan, namun masih menggunakan sistem manual dalam pemrosesan data tersebut. Hal tersebut mempunyai kelemahan yaitu antara lain banyak data atau laporan yang tidak terarsip dengan baik, pencarian data memakan waktu karena harus mencari satu persatu dan keterbatasan tempat untuk menampung file – file atau data Kelurahan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu solusi yaitu dengan menggunakan aplikasi kependudkan yang terkomputerisasi berbasis website. Aplikasi ini banyak keunggulan diantaranya membantiu proses pendataan penduduk di Desa Minomartani terutama pada proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK) yang memerlukan kecermatan dan ketelitian tinggi. Sehingga dalam waktu yang singkat pembuatan laporan pendataan penduduk tersebut diatas dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi. Berdasarkan uraian tersebut penulis mengangkat judul “Perancangan Aplikasi Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta”.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka yang menjadi pokok
permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1.
Bagaimana membangun sebuah sistem pengolahan data kependudukan yang terkomputerisasi sehingga dapat menunjang efektifitas kerja pada Kantor Kelurahan Minomartani?
2.
Bagaimana merancang aplikasi pendataan penduduk dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan
Kartu Keluarga (KK) yang dapat menyajikan sebuah aplikasi yang
berkualitas bagi Kantor Kelurahan Minomartani?
1.3
Batasan Masalah Mengingat luasnya permasalahan dan terbatasnya waktu serta data yang dapat
dikumpulkan penulis, maka penulis membatasi permasalahan pada : 1.
Pendataan penduduk dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK) sehingga menjadi lebih optimal dan terkontrol dalam pelaksanaannya.
2.
Aplikasi ini dirancang dan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML (HyperText Markup Language), PHP (HyperText Preprocessor), MYSQL sebagai database, dan Apache untuk
web server, serta didukung dengan
software yang lain seperti : Macromedia Dreamweaver 8, Adobe Photoshop CS3 dan Mozilla Firefox.
1.4
Tujuan Penelitian Adapun maksud dan tujuan dibuatnya skripsi dengan judul Perancangan
Aplikasi Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta ini adalah : 1.
Sebagai persyaratan kelulusan program S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.
2.
Memperdalam dan menuangkan ilmu tentang software yang didapat selama belajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
3.
Mengatasi masalah yang selama ini muncul di Kantor Kelurahan Minomartani yaitu dalam pengolahan data penduduk
4.
Untuk menghasilkan suatu sistem pendataan penduduk desa yang cepat dan akurat
5.
Untuk menghasilkan arsip pendataan penduduk berbentuk file sehingga mudah untuk diteliti dan diperbaharui setiap terjadi perubahan.
1.5
Manfaat Penelitian Sedangkan manfaat yang diperoleh dari aplikasi ini adalah : 1.
Memberikan informasi yang lebih efektif dan akurat dengan sistem yang terkomputerisasi
2.
Memberikan pengetahuan tentang sistem layanan informasi terkomputerisasi dibandingkan dengan secara manual
1.6
Metodologi Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode
penelitian, salah satunya dengan metode pengumpulan data, antara lain :
1.
Metode Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak Desa Minomartani dan masyarakat sehingga diperoleh data yang dibutuhkan.
2.
Metode Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian.
3.
Metode Study Pustaka Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengambil referensi dari beberapa sumber
seperti
buku, dokumen, artikel di internet
yang terkait
dengan penelitian.
1.7
Sistematika Penulisan Agar penyajian laporan ini baik dan terstruktur serta mudah untuk dipahami
maka dalam penulisan laporan ini dibagi menjadi beberapa bab antara lain : BAB I Pendahuluan Pada bab ini penulis menerangkan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode pengumpulan data, sistematika penulisan laporan. BAB II Landasan Teori Pada bab ini penulis mulai menguraikan hal-hal yang berhubungan dan mendukung dalam perencanaan dan pembuatan aplikasi, mulai dari perencanaan konsep-konsep, komponen-komponen, langkah-langkah dasar, teknik penyajian aplikasi serta pengenalan hardware dan software yang digunakan. BAB III Analisis dan Perancangan Sistem Bab ini berisi tentang analisis terhadap sistem yang akan dibuat serta perancangan bagaimana sistem tersebut akan berjalan dan siapa saja yang terlibat di dalam sistem tersebut. BAB IV Implementasi dan Pembahasan Pada bab ini menjelaskan serta memaparkan hasil penelitian dan langkahlangkah pembuatan website dari penyusunan format aplikasi sampai penyusunan akhir aplikasi. BAB V Penutup Pada bab ini berisi tentang kesimpulan Skripsi serta beberapa saran yang berguna untuk penulis dan penuntut ilmu yang akan datang.
2.Landaan Teori 2.1
Pengertian Sistem Sistem mempunyai beberapa definisi, tetapi dari beberapa definisi itu
mempunyai makna yang hampir sama. Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan bersama. Definisi sistem menurut para pakar antara lain sebagai berikut : 1. Menurut Murdick dan Ross (1993) : Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu denngan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. 2. Menurut Scott (1996) : Sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output) 3. Menurut Mc. Leod (1995) : Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 4. Menurut Abdul Kadir (2003) : Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling terkait dan terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2
Pengertian Informasi Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri. Data adalah
bahan dasar dari sebuah informasi. Sementara pengertian informasi adalah data yang telah menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi pemakainya untuk mengambil keputusan. Definisi informasi menurut pakar antara lain : 1. Menurut Mc. Leod (1995) : Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2. Menurut Abdul Kadir (2003) : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
2.3
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sedangkan menurut Mc. Leod : “Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.
2.4
Kependudukan Dewasa ini yang diartikan dengan sistem registrasi penduduk di Indonesia
umumnya yang menyangkut pelaporan dan pencatatan kelahiran, kematian, dan migrasi. Dalam pengertian ini sistem registrasi penduduk banyak dijumpai di desa-desa. Peraturan pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 menyatakan bahwa urusan adminitrasi kependudukan dikabupaten atau kota dilaksanakan oleh instansi pelaksana. Pelaksanaan pencatatan sipil yang meliputi peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan anak dikecamatan tertentu dilakukan oleh Unit Pelaksanaan Teknis Dinas (UPTD) instansi pelaksana. Dalam Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 menegaskan bahwa Petugas Registrasi adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan penting serta pengolahan dan penyajian data kependudukan di desa atau kelurahan. Masalah-masalah
yang
sering
ditangani
dikantor
kelurahan
tentang
kependudukan antara lain pendataan penduduk baru, penduduk yang mau pindah atau mutasi, kelahiran dan kematian. Selain itu pegawai kelurahan juga membutuhkan laporan statistik jumlah penduduk dan jumlah KK. Terkadang ketika ada seorang penduduk yang pindah tetapi data penduduk tersebut masih tercantum sebagai anggota kelurahan tersebut, akibatnya saat dilakukan penghitungan jumlah penduduk hasilnya tidak akurat. Sistem
informasi kependudukan adalah sistem
yang dirancang untuk
menangani pengolahan data penduduk, penyimpanan, pencarian dan penyajian informasi. Dizaman yang semakin maju, masyarakat tentumya mengharapkan pelayanan yang lebh baik tentang masalah kependudukan.
3.Analisis dan Perancangan Sistem 3.1
Tinjauan Umum Kantor Kelurahan Minomartani
3.1.1
Sejarah Desa Minomartani Kelurahan Minomartani adalah salah satu kelurahan yang ada di Kecamatan
Ngaglik, Sleman. Kelurahan Minomartani berbatasan dengan Desa Sleman, untuk sebelah utara berbatasan dengan Desa Sinduharjo. Sebelah selatan berbatasan dengan Condong Catur, Sebelah Barat Berbataan dengan Desa Sinduharjo dan Desa Condong Catur, adapun perbatasan sebelah timur adalah Desa Wedomartani. Luas wilayah Desa Minomartani adalah 153.1440 Ha. Sumberdaya alam yang ada di Desa Minomartani yaitu Sungai Klandupan dan Kondisi tanah yang berpasir. Kesenian dan kebudayaan yang ada di Desa Minomartani adalah kesenian yang bersifat tradisional seperti kesenian Badui Kubro Siswo Laras Mudo. Jumlah penduduk Desa Minomartani pada tahun 2012 adalah 11.575 yang terdiri dari laki-laki sebanyak 5694 dan perempuan 5881.
3.1.2
Visi dan Misi Desa Minomartani 1. Visi : Terwujudnya kehidupan masyarakat Desa Minomartani yang sejahtera lahir dan batin berbasis gotong royong warga.
2. Misi : a. Meningkatkan keamanan lingkungan b. Meningkatkan pelayanan untuk warga c.
Meningkatkan derajat kesejahteraan masyarakat
d. Menjaga kehidupan masyarakat yang Agamis e. Meningkatkan kualitas insfrastruktur yang ada.
3.2
Analisis Sistem
3.2.1
Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.2.2
Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam
tahapan analisis, masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem tidak dapat dicapai, oleh karena itulah pada tahap analisis langkah awal yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi didalam sistem. Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi kependudukan pada Desa Minomartani Sleman Yogyakarta penulis menemukan beberapa masalah antara lain 1. Proses dan pencatatan data penduduk dan pembuatan laporan yang lamban 2. Dalam
hal
komputerisasi
dikelurahan
Desa
Minomartani
hanya
digunakan pengetikan surat-surat bersifat resmi, bukan digunakan untuk sistem pengolahan data penduduk.
3.2.3
Analisis Kelayakan Sistem Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu
apakah sistem yang baru akan lebih baik dari sistem yang lama atau sebaliknya. Dalam melakukan analisis kelayakan tersebut terdapat empat parameter yang bisa digunakan, yaitu sebagai berikut. 1. Kelayakan Teknologi Kelayakan teknoligi berhubungan dengan penerapan sistem teknologi yang ada. Dari segi hardware, Kantor Kelurahan Desa Minomartani sudah memiliki sebuah komputer sehingga hanya dibutuhkan sebuah printer untuk melengkapi kebutuhan hardware sistem yang baru. Dari segi software Kantor Kelurahan Desa Minomartani belum menggunakan aplikasi khusus untuk mengolah data penduduk. Sedangkan dari segi brainware, sudah ada beberapa perangkat desa yang bisa mengoperasikan komputer. Jadi sistem baru dikatakan layak untuk dioperasikan dan tidak ada hambatan dari segi teknologi. 2. Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari hari karena melanggar dari segi hukum yang berlaku terutama masalah legalitas dari software yang digunakan untuk pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan
perijinan yang berlaku, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada saat sekarang maupun yang akan datang. Jadi untuk kelayakan hukum, sistem baru layak dipakai karena tidak melanggar aturan hukum. 3. Kelayakan operasional Aplikasi kependudukan harus bisa menyelesaikan masalah-masalah yang dialami oleh Kelurahan Minomartani dibidang kependudukan tentunya. Dengan adanya aplikasi ini informasi yang dibutuhkan akan didapatkan dengan cepat dan tepat waktu. Laporan bulanan kependudukan yang biasanya pembuatannya lama dan merupakan pemborosan waktu pegawai tidak akan terjadi lagi. Pencarian data penduduk yang biasanya pegawai kelurahan tidak sanggup, dengan adanya aplikasi ini maka pencarian data penduduk akan semakin mudah. Analisis operasional berkaitan dengan sumber daya manusia yang mengunkan sistem baru. Sistem ini dirancang agar mudah dioperasikan. Selain itu nantinya juga akan ada pelatihan kepada para perangkat desa tentang bagaimana menggunakan sistem sistem yang baru. Sehingga sistem baru yang akan dietrapkan dapat dikatakan layak untk digunakan. 4. Kelayakan Ekonomi Aspek paling dominan dari empat aspek kelayakan sistem adalah kelayakan ekonomi. Tidak bisa dipungkiri bahwa motif instansi untuk membangun sebuah sistem adalah demi keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem.
3.2.4
Data Flow Diagram
1.Implementasi dan Pembahasan 4.1
Rencana Kegiatan Implementasi Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya
siap dioperasikan. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan.
4.2
Kegiatan Implementasi kegiatan implementasi sistem terdiri dari beberapa dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam rencana kegiatan implementasi. Kegiatan dalam implementasi sistem antara lain adalah sebagai berikut. 1.
Pengetesan Program
2.
Instalasi Hardware dan Software
3.
Pelatihan Personil
4.
Pengetesan Sistem
5.
Konversi Sistem
6.
Pemeliharaan
4.2.1 Pengetesan Program Program tentunya harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan, untuk mengetahui atau menemukan kesalahan maka program harus dites terlebih dahulu. Program yang telah berjalan dengan baik dan benar kemungkinan akan terjadi crash dengan program lain yang ada. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk mengetahui apakan program tersebut dapat menerima input data dengan baik, memprosesnya dengan baik, dan memberikan output yang sesuai dengan harapan kepada orang lain, maupun berguna untuk mengambil keputusan bagi pengguna. Dari hasil pengetesan program tidak ditemukan kesalahan kode program, kesalahan proses maupun kesalahan logika.
4.2.2 Instalasi Hardware dan Software 1.
Instalasi Hardware Hardware atau perangkat keras yang akan digunakan pada Kelurahan Minomartani sebagian sudah ada sebelumnya, yang belum ada adalah printer. Instalasi printer cukup pasang kabel data printer ke slot usb komputer kemudian tancapkan kabel power ke stop kontak.
2.
Instalasi Software Software atau perangkat lunak dalam implementasi sistem ini adalah program aplikasi hasil pengkodean bear aplikasi pendukungnya, yaitu aplikasi XAMPP untuk database. a. Instalasi XAMPP XAMPP berfungsi sebagai software untuk pembuatan databse dimana dalam XAMPP tersebut terdapat software MySql. b. Instalasi driver Printer Langkah pertama instalasi driver printer adalah hidupkan printer lalu tancapkan kabel data printer ke slot usb komputer. Setelah itu instal driverprinter dan tunggu sampai proses selesai.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Ofset. Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript & XML. Yogyakarta: Andi Offset.
