ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI ADMINISTRASI PADA NADILA SALON DAN SPA DI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Dwi Anggraini 12.22.1430
Kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATIVE APPLICATIONS NADILA SALON AND SPA IN YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI ADMINISTRASI PADA NADILA SALON DAN SPA DI YOGYAKARTA Dwi Anggraini Rum Muhammad Andri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Nadila Salon and Spa is a business that focuses on the beauty services. In terms of data processing such as member data, product data , services data, and that others data usually still done manually and not computerized, or collect a myriad of paper that contains only data, and certainly this will be very time consuming and less efficient. Creating a system of requirements analysis, feasibility analysis, system design and system design in the form of models, databases and interfaces. The software that will be used include using Microsoft Visual Basic 6.0 and Access 2007 database program. With a computer-based applications, data can be stored properly and the information can be found quickly when needed and can produce output that is run by the user, rather than having to look for the data from the various piles of paper around, so it makes it easy for users to carry out data collection, transaction or preparing reports quickly and easily. Keywords: Designing Applications, Data Processing, Nadila Salon and Spa
1.
Pendahuluan Dewasa ini perkembangan dunia Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) sudah berkembang dengan sangat cepat. Berbagai peralatan dan barangbarang kebutuhan manusia sudah banyak yang menggunakan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sistem informasi yang memakai komputer memberikan efektifitas kerja yang tinggi, baik dalam hal penanganannya maupun ketepatan dan kecepatannya. Karena disadari bahwa komputer merupakan alat bantu dalam hal penyelesaian pekerjaan secara cepat dan tepat. Dimana perusahaan – perusahaan dan instansi instansi baik pemerintah maupun swasta juga telah banyak menggunakan komputer sebagai alat bantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaan. Karena menyadari bahwa penggunaan tenaga manusia dalam menyelesaikan pekerjaan pengolahan data yang berjumlah cukup banyak, tentunya sangat memakan waktu dan kurang efisien. Sebagai contoh dalam hal pengolahan data dan transaksi pada salon. Saat ini masih banyak salon yang menggunakan sistem manual dalam pengelolaan administrasinya, yakni mencatat di buku atau lembar dokumen . Misalnya data anggota, data jasa, transaksi, dan sebagainya. Salah satu salon yang masih menggunkan sistem ini adalah Nadila Salon dan Spa. Hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi pembayaran, penyewaan barang, dan pengolahan data yang masih dicatat dalam buku atau lembaran dokumen. Pada saat transaksi pembayaran, petugas sering merasa kewalahan karena banyaknya pelanggan yang ingin membayar, sedangkan perhitungan transaksi harus dihitung satu-persatu secara manual dan tidak jarang membuat para pelanggan merasa pelayanannya lamban. Kemudian pada saat pengembalian barang yang disewa oleh pelanggan. Petugas juga sering mengalami kesulitan dalam pencarian data penyewa, karena harus membuka lembaran catatan satu persatu. Sedangkan catatan yg dibuat pada salon tidak dibuat berdasarkan spesifikasi baik nama ataupun tanggal, tetapi hanya urutan penyewa dari yang pertama sampai yang terakhir meminjam. Dengan bantuan komputer, data dapat disimpan dengan baik dan informasi dapat dilihat dengan cepat bilamana diperlukan karena tersimpan dalam media serta dapat menghasilkan output yang dijalankan oleh user, dan tidak harus mencari satu persatu dari berbagai tumpukan kertas yang ada. Hal inilah yang mendorong penulis untuk membuat suatu program yang dapat menyimpan data-data salon tersebut dan memilih judul” ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI ADMINISTRASI PADA NADILA SALON DAN SPA DI YOGYAKARTA” dalam penulisan skripsi ini.
2.
LandasanTeori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem
Sistem yaitu adalah sistem adalah jaringan kerja dari prosedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Menurut Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi sistem dalam kamus Websters Unbriged adlah elemen-elemen yang saling berhubungan dan bentuk satu kesatuan atau organisasi. Menurut Mc Leod (1995), mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2 Karakteristik Sistem Adapun definisi dari komponen-komponen karakteristik sistem tersebut menurut andri kristanto yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 2.2
Komponen Sistem (Component) Batasan Sistem (Boundary Lingkungan Luar sistem (Environment) Penghubung Sistem (Interface. Masukan Sistem (Input) Keluaran Sistem (Output) Pengolahan Sistem (Proses) Sasaran Sistem (Goal) Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. 2 Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
1 2
Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Apilkasinya. Gava Media. Hal 3 - 7 Ibid , Hal 8 -10
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.2. 1 Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Sistem yang digunakan di salon Nadila ini masih menggunakan sistem manual, yakni melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan kertas, dari pencatatan transaksi salon , pencarian data penyewaan barang dan pembuatan laporan. Karena sistemnya yang masih manual, kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data . Pada Nadila Salon masalah yang terjadi yaitu sebagai berikut : 1. Pencatatan data member, data biaya jasa, data barang, data transaksi serta laporan-laporan masih menggunakan buku sebagai arsip sehingga kesalahan sering terjadi. 2. Proses pencarian data penyewaan masih menggunakan buku, sehingga dalam pencarian pun membutuhkan waktu yang cukup lama. 3. Dalam pembuatan laporan dibutuhkan waktu yang lama sehingga data yang disajikan menjadi kurang tepat waktu. 4. Terjadinya laporan transaksi yang tidak valid akibat human error. 3.2.1.2 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks
3.2.1.3 Data Flow Diagram
User
Admin/Pemilik
data member data barang sewa data jasa data transaksi
data pegawai
data diskon
data member data transaksi 1
2
3
Pengolahan Data Member
Pengolahan Data Jasa
Pengolahan Data Transaksi
4 Pengolahan Data Diskon
Data Diskon
5
6
Pengolahan Data Pegawai
Pengolahan Data Barang sewa
Data Jasa Data Transaksi Data Jasa
Data Member
Data Detail sewa
data pegawai
data diskon
data barang sewa
Data Pegawai Data Member Data Barang Sewa
D1
member.db
D2
jasa.db
D3 transaksi.db
D4
detail sewa
D5
detai jasa
D6
diskon.db
D7
pegawai.db
D8
barang_sewa.db
data Detail Sewa Data Transaksi Data Pegawai
7 Pembuatan Laporan-laporan
Data Member
Data Detail jasa
Data Jasa
Gambar 3.3 Data Flow diagram
3.2.2.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.14 Relasi Antar Tabel
Lap Transaksi Lap Member Lap Jasa Lap pegawai
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.7
Manual Program
4.7.1.
Form Login
Pada saat program dijalankan akan ada tampilan menu Login yang berfungsi sebagai menu awal ketika akan masuk kedalam program. Masukan username dan password, kemudian tekan enter atau tombol Login.
Gambar 4.17 Tampilan Menu Login Jika password tidak cocok dengan username, maka akan tampil kotak informasi seperti dibawah ini :
Gambar 4.18 Tampilan Kotak informasi Kesalahan Password Jika password yang dimasukan benar maka akan tampil kotak informasi selamat datang seperti dibawah ini :
Gambar 4.19 Tampilan Kotak informasi Selamat Datang 4.7.2.
Form Menu Utama
Pada form ini menampilkan menu – menu yang dapat digunakan dalam aplikasi administrasi salon tersebut.
Gambar 4.20 Tampilan Form Menu Utama 4.7.3.
Form Member Form ini digunakan untuk mengolah data member. Untuk menginputkan data member baru, tekan tombol baru, Id Member akan muncul secara otomatis, lalu petugas dapat mengisi data member yang lain. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data member. Tekan cetak Member Card untuk mencetak Member Card. Di menu ini, petugas juga dapat merubah data dan menghapus data.
Gambar 4.21 Tampilan Input Data Member Untuk pencarian data member, dapat dilihat di tab Data Member. Petugas dapat menuliskan kata kunci pencarian berdasarkan salah satu data member yang diketahui
untuk mempermudah pencarian. Tekan tombol Refresh untuk merefresh semua data, tombol dan text input setelah pengolahan data. Berikut tampilan tab Data member:
Gambar 4.22 Tampilan Data Member 4.7.4.
Menu Data Transaksi Form ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang ada di Nadila Salon. Untuk bentuk transaksinya ada dua macam yaitu transakasi penjualan dan transaksi penyewaan barang. Form dibawah ini digunakan oleh petugas, apabila pelanggan hanya ingin menggunakan jasa yang ada di Nadila salon. Berikut tampilan form transaksi jasa:
Gambar 4.29 Tampilan Form Transaksi Jasa
Bagi pelanggan yang ingin menyewa barang yang terdapat di Nadila salon, maka form yang digunakan oleh petugas yaitu form pada tab transaksi penyewaan. Berikut tampilan form transaksi penyewaan :
Gambar 4.30 Tampilan Form Transaksi Penyewaan
Gambar 4.31 Tampilan Form Transaksi Pengembalian
4.7.5. Menu Kontrol Terdapat sub menu pada menu control seperti yang sudah disebutkan pada uraian Menu Utama, yaitu yang akan diuraikan satu per satu sebagai berikut : 4.7.6. Sub Menu Data Pegawai Menu data pegawai hanya bisa diakses oleh pegawai berstatus admin. admin dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pegawai.
Disini
Gambar 4.32 Tampilan Sub Menu Data Pegawai 4.7.7. Sub Menu Data Transaksi Di sub menu data transaksi admin dapat melakukan pencarian data transaksi berdasarkan kriteria yang diinginkan dengan menuliskan kata kunci, seperti berdasarkan no nota, tanggal transaksi, kode jasa dan id member. Berikut tampilan form sub menu data transaksi :
Gambar 4.33 Tampilan Sub Menu Data Transaksi
4.7.8.
Menu Laporan Menu laporan dibagi menjadi 3 sub menu, yaitu sub menu laporan transaksi jasa, sub menu laporan transaksi sewa dan sub menu laporan data salon. 4.7.9.
Sub Menu Laporan Transaksi Jasa Laporan ini menampilkan tentang pendapatan salon dari transaksi jasa. Dari laporan ini, admin akan lebih mudah melihat jumlah data transaksi dan total pendapatan pada waktu tertentu dengan cepat dan tepat.
Gambar 4.34 Tampilan Sub Menu Laporan Transaksi Jasa 4.7.10. Sub Menu Laporan Transaksi Sewa Laporan ini menampilkan tentang pendapatan salon dari transaksi sewa. Dari laporan ini, admin akan lebih mudah melihat jumlah data transaksi dan total pendapatan pada waktu tertentu dengan cepat dan tepat.
Gambar 4.36 Tampilan Sub Menu Laporan Transaksi Sewa
Ga ambar 4.35 Tampilan T Laporan Transaksi Jasa
Gambar 4.40 4 Tampila an Member Card C
5. 5.1
Penutup Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi yang dapat membantu mengelola administrasi sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna dalam melakukan transaksi maupun pendataan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Sistem yang digunakan di Nadila salon ini masih menggunakan sistem manual, dan dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini mampu membantu baik dalam hal pengolahan data dan transaksi maupun dalam output yang dihasilkan dari sistem tersebut yaitu pembuatan laporan. 2. Penerapan sistem yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan di Nadila salon Yogyakarta tersebut, tetapi sistem ini dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada salon tersebut menjadi lebih efisien,seperti pencatatan dan pembuatan laporan. 3. Pembuatan sistem ini sebagai fasilitas pengolahan data yang bermanfaat meminimalkan waktu dan pengolahan data bagi petugas. Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat dirasakan dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi terkomputerisasi. 5.2
Saran
Pengolahan data yang dilakukan menggunakan sarana komputer sebagai alat bantu dalam sistem administrasinya, maka agar program ini dapat selalu berjalan dengan baik maka saran yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sarana komputer sebagai berikut : 1. Diperlukan kedisiplinan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat dengan lebih teliti dalam penginputan data sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. 2. Dalam sistem administrasi salon ini masih terdapat kekurangan seperti pembuatan laporan arus kas yang belum ada, pengembangan dari single server menjadi client server. Hal ini dapat diperbaiki maupun dilengkapi untuk pengembangam selanjutnya. Demikianlah beberapa saran yang penulis berikan untuk dapat memajukan kinerja pada Nadila Salon Yogyakarta dan untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk melengkapi kekurangan yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
Hariyanto.staff.jak-stik.ac.id/files/tutorial-ms-access-2007.pdf, diakses tanggal 22 Mei 2013. Kristanto, Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Apilkasinya. Jakarta : Gava Media. Kusrini,2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Offset.
Yogyakarta : Andi
Liang Gie , 2007, Ruang Lingkup Administrasi, Erlangga : Jakarta Sakur Stendy B, 2009, Sistem Persewaan Berbasis Dekstop, Bandung : CV. Informatika. Sunyoto, Andi, 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.
