SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA OBAT DI PUSKESMAS KALASAN
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Yosep Eko Nugroho Saputro 07.11.1851
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA OBAT DI PUSKESMAS KALASAN Yosep Eko Nugroho Saputro, Sudarmawan, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected],
Abstract - In the current era of advanced technology like this, everyone is required to follow the rapidly evolving technological advances. With the development of science and technology is expected to facilitate any activity or activities performed in daily life. One of the main activities that must be done at this time is the activity of buying and selling, buying and selling activities in order to run smoothly, practical, and easy then the required support facilities that can help smooth the process of buying and selling and stock. Thesis entitled to build data processing drug information system aims to create a computerized information system which is useful to help the activities of buying and selling at the health center. PHC is currently still using the manual method in calculating seems slow and the possibility to calculate the errors are quite large, which will disappoint consumers and chairman of the health centers in the present report. With the establishment of this information system will reduce the workload and increase customer satisfaction seller because the buying and selling process can run smoothly, easily, and efficiently. Besides health centers do not have to worry about forgetting the price of drugs and drug stocks because all perform automatic price list already stored in the computer and it will automatically calculate and reduce the number of products purchased and sold. Keywords - auto, buying and selling, and practical 1. Pendahuluan Puskesmas yang merupakan salah satu sarana kesehatan dapat dijangkau oleh segenap lapisan masyarakat sebagai ujung tombak dari sistem kesehatan nasional, yang dituntut peranannya dalam hal pengelolaan obat agar mampu terlaksananya penyebaran obat secara merata dan teratur dan diperoleh pada saat yang dibutuhkan serta agar terjaminnya mutu, keamanan dan efisiensi penggunaan obat bagi masyarakat. Sistem informasi pengolahan data obat merupakan salah satu fungsi ketepatan administrasi dalam memberikan pelayanan kepada pasien, dan memenuhi setiap tuntutan informasi pihak management. Sistem pengolahan data yang baik dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
[email protected]
2. Pembahasan 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem pada umumnya. Schronderberg (1971) dalam suradinata(1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah: a. Komponen-komponen yang saling berhubungan. b. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya. c. Bersama-sama mencapai tujuan. d. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainya. e. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output. f. Menunjukan adanya keseimbanagn didalam sistem. g. Memiliki aturan. h. Memiliki subsistem yang lebih kecil. i. Memiliki deferensial antar subsistem. j. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda. 2.1.2 Konsep Dasar Informasi 2.1.2.1 Definisi Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. Informasi yang berkualitas memiliki tiga kriteria, yaitu: a. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi berguna. Bila informasi datang terlambat sehingga keputusan
1
c.
terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi perusahaan. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Disamping karakteristik, nilai informasi juga menetukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporanlaporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu sistem, diperlukan pemahaman yang lebih tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut. 2.1.5 Konsep Pemodelan Sistem
2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.5.1
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
Flowchart
Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
2.1.3.1 Komponen Sistem Informasi
2.1.5.2
Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Untuk melakukan siklus ini, maka sebagai satu sistem diperlukan komponen-komponen tertentu. Sistem informasi mempunyai enam komponen, yaitu : Komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Blok Masukan (Input Block) Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kkombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan, mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan 5. Blok Basis Data (Database Block) Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali (Controls Block) Pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan maka dlangsung diatasi dengan cepat.
Diagram konteks
Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. 2.1.5.3 Diagram flow data DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. 2.1.6 Pengertian Basis Data Basis Data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang-lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. 2.1.7 Sistem Perangkat Lunak 2.1.7.1 Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang cukup populer dan mudah untuk dipelajari. Visual Basic menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form.
2
A. Analisis Kinerja (Performance) Kelemahan sistem lama yang ada di puskesmas berdasarkan dari analisis kinerja adalah : a. Pengolahan data secara manual menyebabkan kesalahan dalam pemrosesan data. b. Pekerjaan lebih berat karena proses pemasukan data ke dalam laporan menjadi lama, karena harus mengumpulkan arsip-arsip yang ada. c. Masalah efisiensi waktu dalam setiap pekerjaan menjadi persoalan utama. B. Analisis Informasi (Information) Laporan-laporan yang sudah diproses akan digunakan sebagai informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas akurat,relevan, dan tepat waktu.
Gambar 2.1 Tampilan Awal Visual Basic 2.1.7.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft selain dari Microsoft Acces yang diincludekan dalam paket Microsoft Office. SQL server 2000 merupakan database yang mendukung penggunaan arsitektur client-server, sehingga sangat cocok bagi pengguna yang akan mengembangkan aplikasi yang berbasis client-server.
C. Analisis Ekonomi (Economy) Dalam pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari dapat terjadi pembengkakan biaya karena kesalahan-kesalahan yang terjadi. Nilai ekonomis merupakan motivasi suatu proyek pengembangan baru dalam membuat suatu sistem baru, walaupun memerlukan biaya tambahan atau overhead akan tetapi analisis yang dilakukan penulis pada penekanan bidang ekonomi dan biaya dapat ditekan seminimal mungkin. D. Analisis Kendali (Control) Pencegahan / pendeteksian kesalahan sistem masih kurang baik karena sistem lama masih terjadi redundansi data (kerangkapan data), yang disebabkan data-data yang ada belum dibentuk normalisasi data. Terjadi kelambatan dalam mengakses data, ini disebabkan oleh banyaknya arsip yang menumpuk, sehingga mempersulit pencarian data. E. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal, guna meminimalkan pemborosan. Atau dengan kata lain input yang kecil menghasilkan output yang besar / maksimal. Sistem lama tidak efisien dilihat dari segi sumberdaya yang diinputkan, karena penggunaan kertas yang banyak mengakibatkan pemborosan biaya dan waktu yang cukup lama untuk data pencatatan data, selain itu harus mencatat laporan-laporan data penjualan yang sudah dipakai sebelumnya secara berulang.
Gambar 2.2 SQL Server Manager 2.2 Analisis Dan Perancangan Sistem 2.2.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
F. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan terhadap konsumen masih menggunakan manual dengan mencatat data obat yang dibeli dan, hal ini merugikan bagi perusahaan karena kurang memberikan layanan yang nyaman jika banyak konsumen terlalu lama antri untuk membayar.
2.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengoptimalkan sebuah kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem, maka sebagai pembanding apakah sistem yang baru layak ataukah tidak dapat diukur melalui analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
3
2.2.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah cara untuk menggambarkan, mengilustrasikan dan merancang suatu model fisik yang dibuat agar proses sistem dapat berjalan dengan baik. Aktivitas-aktivitas yang berjalan di dalam sistem diproses ke dalam bentuk flowchart sistem. Hal ini akan memberikan gambaran yang jelas dari setiap bagian sistem yang dibuat sehingga program akan berjalan dengan baik 2.2.4 Perancangan Proses Perancangan proses berfungsi untuk mengambarkan tiap tahapan proses pada suatu sistem. Berdasarkan data diatas, maka dapat disusun proses model sistem, dimana proses ini menggambarkan operasional sistem secara formal. Serta mengilustrasikan aktivitas-aktivitas data sistem secara berkala. Pada data proses model diimplementasikan ke dalam Data Flow Diagram (DFD), informasi ini akan memberikan penjelasan dari sistem yang akan dibangun.
Gambar 4.1 Pembuatan Database 2.3.2 Pembuatan Form dan Script Program Untuk dapat mengolah data di dalam database baik insert dan update sebuah record, maka diperlukan sebuah form untuk media pengolahan record tersebut. Di dalam sistem penjualan ini salah satu contoh form yang dibuat yaitu form obat dan codingnya adalah :
2.2.5 Perancangan Basis Data Tahapan dalam perancangan basis data dari aplikasi yang akan dibangun ini meliputi proses normalisasi. Normalisasi pada sistem ini dilakukan untuk menguji pada beberapa kondisi apakah ada kendala atau kesulitan pada saat menambah/menyisipkan, menghapus, mengubah dan mengakses pada basis data. Bila terdapat kesulitan pada pengujian tersebut maka perlu dipecahkan relasi pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan basis data belum optimal. Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghilangkan kerangkapan data, mengurangi kompleksitas dan untuk mempermudah pemodifikasian data serta menghindari proses data redundant dari relasi antar tabel. 2.2.6 Perancangan Tabel Bentuk struktur tabel dari diagram ERD pada sistem ini diuraikan secara lebih rincian. Hal ini dimaksud untuk mengetahui lebih jelas setiap susunan tabel yang terdiri dari beberapa field dan tipe data yang berbeda. Tentunya penyusunan ini memberikan kemudahan bagi administrasi dalam membangun sistem informasi data obat.
Gambar 4.2 Pembuatan program data obat 2.3.3 Pengetesan Sistem Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan rancangan yang telah dibuat dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna.Ada dua metode untuk melakukan pengetesan yaitu pengujian black box testing dan white box testing.
2.2.7 Perancangan Antarmuka / Interface Perancangan interface dari sistem ini terdiri dari halaman yang memiliki fungsi informasi yang di sajikan secara berbeda di setiap halamannya. Hal ini dimaksud untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan data obat.
2.3.4 Black Box Testing
2.3 Implementasi
Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan kesalahan bisa dilakukan perbaikan.
2.3.1 Pembuatan Database dan Program Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang dilakukan dalam membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Seperti telah dibahas sebelumnya bahwa untuk pembuatan database Sistem Pengolahan data obat.
4
2.3.5 White Box Testing Pengujian white box testing adalah pengujian yang dilakukan terakhir sebelum sistem diimplementasikan. Cara ini dapat dilakukan dengan cara meninjau langsung kode program yang ditulis dalam membangun sebuuah sistem informasi. Termasuk di dalamnya komponen-komponen berupa fungsi (function), prosedur (procedure) ataupun modul-modul eksternal yang digunakan. 2.3.6 Manual Program A. Menu Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah karyawan yang diberi wewenang. Menu Login
Gambar 4.5 Gambar Input Data Obat
Masukkan Username dan Password anda
D. Data Transaksi Resep Username
:
xxxxxx
Password
:
xxxxxxxxxx
Login
Menu ini digunakan untuk meginputkan data-data penjualan dalam transaksi penjualan obat/ resep. Dalam transaki penjualan dilengkapi dengan tombol cari, masuk, simpan, batal dan cetak. Dalam menu penjualan ini terdapat tiga macam prosedur pembayaran antara lain pembayaran tunai, cicilan dan hutang.
Tutup
Gambar 4.3 Menu Login B. Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan pilihanpilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan program aplikasi. Menu Utama File
Olah Data
Laporan
Help
LogOut
Dokter
Pendataan Pasien
Pasien
Help
Exit
Obat
Resep (obat keluar)
Obat keluar
About
Penyetokan obat
Obat masuk
Transaksi
Stock Obat
Gambar 4.6 Gambar transaksi resep E. Tampilan Laporan Form laporan digunakan untuk mencetak data yang telah diinputkan sebelumnya, dalam sistem ini terdapat beberapa laporan namun disini hanya ditampilkan laporan data Obat.
Gambar 4.4 Menu Utama C. Input Data Obat
3. Kesimpulan
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data obat, seperti kode obat, nama obat, dll. Menu ini dilengkapi dengan tombol tambah, cari, hapus, simpan, update dan keluar.
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam sistem informasi pengolahan data obat di puskesmas kalasan sebagai berikut: 1. Untuk membuat Sistem Informasi Pengolahan Data Obat di Puskesmas Kalasan dibutuhkan beberapa langkah yaitu melakukan penelitian masalah yang muncul pada sistem lama, melakukan interview kepada pegawai puskesmas, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan pembuatan sistem,
5
2.
3.
4.
melakukan analisis dan perancangan, melakukan implementasi dan melakukan pengujian terhadap program. Berdasarkan hasil pengamatan didapatkan bahwa pelayanan dengan sistem lama membutuhkan lebih banyak waktu, dan sistem baru membutuhkan waktu yang lebih singkat dari sistem lama. Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan. Data obat yang disimpan pasti akan saling berkaitan,sehingga data tersebut disimpan dalam satu database agar keakuratan datanya terjamin.
Sudarmawan, memperoleh gelar Sarjana Teknik (ST), Jurusan Teknik Elektro UGM Yogyakarta, lulus tahun 1998. Memperoleh gelar Master Teknik (MT), Jurusan Teknik Elektro UGM Yogyakarta, lulus tahun 2006. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Daftar Pustaka [a] Al-Bahra bin Ladjamudin,. 2006,” Rekayasa Perangkat Lunak”, Graha Ilmu, Yogyakarta. [b] Al-Fattah, Hanif,. 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern”, Andi Offset, Yogyakarta. [c] Bruch dan Strater,. 1974, “Information System: Theory and Practice”, Hamilton Publishing Company, Santa Barbara, California. [d] Davis, Gordon B,. 1974, “Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development”. McGraw-Hill International Book Company. California. [e] Fatansyah, Ir,. 1999. “Pengenalan Basis Data”, Informatika, Bandung. [f] George R. Terry, Ph.D,. 1962, “Office Management and Control”, Fourth Edition, Richard D. Irwin Inc., Homewood, Ilinois. [g] Jerry, Fitz, Gwerald,. 1981, “Fundamentals of System Analis”. Johf n Willey dan Sonns, New York. [h] Jogiyanto, HM,. 2005, “ Analisis & Desain Sistem Informasi “. Andi Offset, Yogyakarta. [i] Kendal,.2006. “Analisis dan perancangan sistem”. Andi Offset, Yogyakarta. [j] Kristanto, Andri. 2004. “Rekayasa Perangkat Lunak”. Andi Offset, Yogyakarta. [k] Kusrini,. 2007, “Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”, Andi Offset, Yogyakarta. [l] Raymond, McLeod, Jr,. 1996, ”Sistem Informasi Manajemen”, Hamilton Publishing Company, Santa Barbara, California. [m] Tavri P.Mahsuri,. 1989, “Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data”, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Biodata Penulis Yosep Eko Nugroho Saputro, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
6
