PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEUANGAN SMP NEGERI 3 KALASAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sulastri Melani
09.02.7614
Esti Rosyada
09.02.7623
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
MANUFACTURING INFORMATION SYSTEM OF PROCESSING FINANCIAL SMP NEGERI 3 KALASAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEUANGAN SMP NEGERI 3 KALASAN Sulastri Melani Esti Rosyada Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
SMP Negeri 3 Kalasan Sleman as an educational instance has important financial data and must be processed well, must be kept confidential, integrity, and availability. The Used method in this research is observation in location, interview with relevance source, and literature in order that writer get the accurate based of theory . Result analysis of the problem found that information system of processing Financial in SMP Negeri 3 Kalasan still use Microsoft Excel that not to practically in used, that’s why we try to make the new system to facillitate the administrator in processing financial data. Keyword: Information, Financial, System, Processing
1.
Pendahuluan Penggunaan teknologi komputer dewasa ini berkembang sangat pesat, hal tersebut dapat dilihat dari berbagai aspek kehidupan, misalnya : pendidikan, komunikasi dan bisnis. Pemanfaatan teknologi komputer diantaranya dapat membantu menyelesaikan pekerjaan maupun mengatasi masalah yang timbul dalam kegiatan sehari – hari dan ini sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi kehidupan manusia maupun bagi suatu instansi. Teknologi informasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan bagi pengembangan sistem informasi dengan pemanfaatan teknologi informasi yang berbasis komputer, demikian juga yang terjadi di SMP Negeri 3 Kalasan. Khusus di pengolahan data keuangannya masih sangat membutuhkan alat bantu berupa aplikasi khusus untuk menyimpan pencatatan transaksi pada pemasukan dan pengeluaran keuangannya. Kelemahan di instansi tersebut hanya pada sistemnya yang masih menggunakan Microsoft Exel pada pengolahan data keuangan dan pembuatan laporannya sehingga penggunaannya kurang efektif untuk admin yang kurang mengetahui logika dan rumus – rumus Microsoft Exel. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka pembuatan sistem informasi pengolahan data keuangan menggunakan aplikasi khusus sangat diperlukan, karena dengan sistem yang tepat dan akurat pada akhirnya akan memperlancar proses selanjutnya.
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variabel-variabel yang saling bergantung sama lain. 2.1.2 Karekteristik Sistem Karakter sistem terdiri atas : 1.
Batasan Sistem (boundary)
2.
Lingkungan Luar (environment)
3.
Masukan Sistem (input)
4.
Keluaran Sistem (output)
5.
Komponen Sistem (component)
6.
Penghubung Sistem (interface)
7.
Pengolah Sistem
8.
Sasaran Sistem
2.2 Konsep Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. 2.2.2 Siklus Informasi Untuk memperolah informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, pertamatama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah dip roses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level managemen). Sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, dari keputusan yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses) begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi atau (information cycle).
3.
Gambaran Umun
3.1. Sejarah Singkat SMP Negeri 3 Kalasan Pada tahun 1985/1986 terbit surat perintah dengan nomor: 0494/O/1985 tanggal
Juli 1985 untuk pendirian sekolah baru dengan nama SMP Negeri
Purwomartani. Kemudian terbit SK dengan nomor: 0594/O/1985 tanggal 22 November 1985 dengan nama SMP Negeri Kalasan NSS 201040215144, tempat belajar di SMP Negeri 1 Depok (sekarang SMP Negeri 3 Depok) masuk sore dengan jumlah siswa kelas 1 88 anak untuk 2 kelas. Bergabung dengan SMP Negeri 1 Depok selama 2 tahun pelajaran dengan Kepala Sekolah Bapak Anies. Selanjutnya mulai tahun pelajaran 1987/1988 menempati gedung baru SMP Negeri 3 Kalasan di Dusun Sidokerto Desa Purwomartani Kecamatan Kalasan Kabupaten Sleman sampai dengan sekarang dengan jumlah kelas 9.
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Sekolah Visi Sekolah : SANTI BERBUDI
1
Insan Terpuji Berprestasi Berbudi Luhur dan Berbudaya Indonesia
2
Kalasan Tiga Bersih Bernuansa Sejuk Teduh dan Indah
3.2.2 Misi Sekolah 1.
Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan dengan insentif untuk mencapai tingkat ketuntasan dan daya serap yang tinggi
2.
Mengembangkan potensi guru dan siswa dalam kegiatan pembelajaran dan bimbingan
3.
Meningkatkan disiplin dan menumbuh kembangkan penghayatan, pengamalan agama serta budi pekerti
4.
Mengembangkan potensi siswa dalam kegiatan olahraga dan seni budaya secara optimal
5.
Meningkatkan penguasaan IPTEK dan IMTAQ
4.
Analisis dan Pembahasan
4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Setelah penulis melakukan peninjauan langsung, diketahui bahwa sistem yang sedang berjalan di SMP Negeri 3 Kalasan masih menggunakan Microsoft Exel, khususnya pada bagian pengolahan data keuangannya. 4.2 Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh bagian bendahara, maka penulis mencoba membuat sistem baru, sehingga dapat mempermudah dalam proses penginputan dan laporannya.
4.3 Flowchart Sistem Dalam pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data Keuangan SMP N 3 Kalasan, di buatlah Flowchart Sistem seperti pada gambar dibawah ini :
4.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem dimaksudkan agar memberikan gambaran umum kepada pemakai (user) mengenai sistem yang baru. 4.4.1. Data Flow Diagram Level 0
4.4.2 Data Flow Diagram Level 1
4.4.3 Data Flow Diagram Level 2 4.4.3.1 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
4.4.3.2 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
4.4.3.3 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
4.4.3.4 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4
4.4.3.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 5 Data DetailProgram
A
Data JenisProgram
B Laporan DetailProgram 6 Pengolahan Laporan DetailProgram
Kepala Sekolah Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 5
4.4.3.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 6
A
Data RKAS
Laporan jenisProgram 7 Pengolahan Laporan RKAS
Kepala Sekolah Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 2 Proses 6 4.4.3.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 7 8 Pengolahan Laporan User User Laporan
Kepala Sekolah Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 2 Proses 7 4.5 Perancangan Database 4.5.1 Entity Relationship Diagram
4.7 Implementasi Sistem 4.7.1 Hasil Implementasi Berikut ini adalah hasil implementasi pembuatan Sistem Pengolahan Data Keuangan SMP Negeri 3 Kalasan berdasarkan tampilan form yang ada dalam perangkat lunak. 4.7.1.1 Form Login Form Login merupakan form yang berisikan tentang NIP user dan password untuk membuka program.
Gambar 4.37 Form Login Pengguna
4.7.1.2 Menu Utama
Gambar 4.38 Form Menu Utama
4.7.1.3 Form Gaji Dan Tunjangan
Gambar 4.39 Form Gaji Dan Tunjangan 4.7.1.4 Form Standar Isi
Gambar 4.40 Form Standar Isi
4.7.1.5 Form Standar Proses
Gambar 4.41 Form Standar Proses
4.7.1.6 Form Standar Kompetensi Kelulusan
Gambar 4.42 Form Standar Kompetensi Kelulusan
4.7.1.7 Form Standar Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
Gambar 4.43 Form Standar Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
4.7.1.8 Form Standar Sarana dan Prasarana
Gambar 4.44 Form Standar Sarana dan Prasarana
4.7.1.9 Form Standar Pengelolaan
Gambar 4.45 Form Standar Pengelolaan
4.7.1.10 Form Standar Pembiayaan Pendidikan
Gambar 4.46 Form Standar Pembiayaan Pendidikan
4.7.1.11 Form Standar Penilaian Pendidikan
Gambar 4.47 Form Standar Penilaian Pendidikan
4.7.1.12 Form Edit User
Gambar 4.48 Form Edit User 4.7.1.13 Form Tambah User
Gambar 4.49 Form Tambah User
4.7.1.14 Form Ganti Pasword
Gambar 4.50 Form Ganti User
4.7.2 Hasil Laporan 4.7.2.1 Hasil Laporan Data Gaji Dan Tunjangan
Gambar 4.51 Laporan Data Gaji Dan Tunjangan
4.7.2.2 Hasil Laporan Data Standar Isi
Gambar 4.52 Laporan Standar Isi
4.7.2.3 Hasil Laporan Data Standar Proses
Gambar 4.53 Laporan Standar Proses
4.7.2.4 Hasil Laporan Data Standar Kelulusan
Gambar 4.54 Laporan Standar Kelulusan
4.7.2.5 Hasil Laporan Data Standar Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
Gambar 4.55 Laporan Standar Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
4.7.2.6 Hasil Laporan Data Standar Sarana Dan Prasarana
Gambar 4.56 Laporan Standar Sarana Dan Prasarana
4.7.2.7 Hasil Laporan Data Standar Pengelolaan
Gambar 4.57 Laporan Data Standar Pengelolaan
4.7.2.8 Hasil Laporan Data Standar Pembiayaan Pendidikan
Gambar 4.58 Laporan Data Standar Pembiayaan Pendidikan
4.7.2.9 Hasil Laporan Data Standar Penilaian Pendidikan
Gambar 4.59 Laporan Data Standar Penilaian Pendidikan
4.7.2.10 Hasil Laporan Rencana Kerja Anggaran Sekolah (RKAS)
Gambar 4.60 Laporan RKAS 4.7.2.11 Hasil Laporan User
Gambar 4.62 Laporan User
5 . Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di SMP N 3 KALASAN maka dapat diambil kesimpulan : 1.
Sistem Informasi Pengolahan Data Keuangan SMP N 3 KALASAN bisa dikatakan lebih baik dari aplikasi pengolah angka,misal microsoft exel, karena sistem ini dapat mengurangi faktor kesalahan manusia yang berupa salah hapus data, terdapatnya data ganda dan lain sebagainya.
2. Sistem Informasi Pengolahan Data Keuangan SMP N 3 KALASAN lebih optimal dari sitem manual yang selama ini dipergunakan oleh SMP N 3 KALASAN dalam mendokumentasikan transaksi keuangannya. Dikatakan lebih optimal karena sistem Pengolahan Data Keuangan ini dapat menginputkan data transaksi, proses pencarian data transaksi,penghitungan data transaksi, mencetak laporan secara cepat. 3. Sistem ini tidak menggunakan sistem akun dalam pencatatan transaksinya, hal ini yang membedakan sistem informasi pengolahan data keuangan dengan sistem informasi akuntansi. 4. Sebuah sistem bisa dikatakan user friendly jika dalam cara penggunaan sistem tersebut mudah digunakan oleh pihak user baik itu user yang mengerti suatu sistem yang terkomputerisasi maupun user yang tidak mengerti sama sekali. 5. Pengolahan data menggunakan sistem manual, yang tidak efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer diharapkan informasi yang dihasilkan lebih efektif dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal pengolahan data.
DAFTAR PUSTAKA Hanif
Al
Fatta,2007,
Analisis
dan
Perancangan
Sistem
Informasi,
Yogyakarta:Penerbit ANDI. Kusrini,2006,Strategi :Penerbit ANDI.
Perancangan
dan
Pengolahan
Basis
Data,Yogyakarta
