SISTEM PENGOLAHAN DATA SISWA BERBASIS CLIENT SERVER SMP NEGERI 3 GAMPING
Naskah Publikasi
diajukan oleh Hasby Maulana Pratama
07.02.6644
Muhammad David Muharom
07.02.6698
Safril Adi Husada
07.02.6703
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
INTISARI SMP Negeri 3 Gamping saat ini masih menggunakan Ms. Excel sebagai pengolahan datanya sehingga dianggap belum memanfaatkan kinerja komputer secara optimal. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari semakin tidak memadai. Seperti pengolahan data yang masih menggunakan manual, keamanan data tidak terjamin, proses pencarian data yang lama, besar kemungkinan data bisa hilang/terselip, tidak efisien. Dengan menggunakan sistem informasi, segala permasalahan tersebut akan dapat teratasi sehingga kegiatan akan menjadi lebih lancar dan lebih baik. Sistem pengolahan data siswa diharapkan dapat membantu pengambilan keputusan dalam penilaian, kenaikan kelas maupun pendataan siswa. Proses penilaian dan kenaikan kelas mempunyai beberapa variabel yang telah ditentukan oleh pihak sekolah, seperti nilai pengetahuan umum, nilai pengetahuan khusus, nilai psikotest dan kemampuan berbahasa asing. Untuk proses evaluasi kinerja karyawan mempunyai beberapa variabel seperti kedisiplinan, pengalaman kerja, perilaku, tanggung jawab. Sistem pengolahan data siswa yang baru dibuat untuk mengambil peluang pada sistem pengolahan data yang lama dimana masih belum efisien serta kurang praktis dan memadai. Pengolahan data siswa sudah terkomputerisasi sehingga proses input, pengubahan, pencarian data, dan pembuatan laporan menjadi semakin mudah dan cepat. Sistem pengolahan data siswa yang baru memiliki sistem enkripsi data yang menjamin keamanan data-data di dalamnya. Mengurangi atau meminimalisir terjadinya data yang hilang, terselip atau rusak.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Manajemen, Database.
Student Information System Using Client Server for SMP Negeri 3 Gamping Sistem Pengolahan Data Siswa SMP Negeri 3 Gamping Berbasis Client Server Hasby Maulana Pratama Muhammad David Muharom Safril Adi Husada Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
SMP Negeri 3 Gamping currently using Ms. Excel as its data processing that is considered not optimally utilize the computers performance. But with the method of data storage is increasingly inadequate. As data processing still using manual, data security is not guaranteed, the process of finding the old data, most likely the data can be lost / misplaced, inefficient. By using information systems, all these problems will be resolved so that the activities will become more fluent and better. Data processing system students are expected to help decision-making in the valuation, an increase in both class and student data collection. Assessment process and increase the class has several variables that have been determined by the school, such as the value of general knowledge, the value of specialized knowledge, values and ability to speak foreign psikotest. For the employee performance evaluation process has several variables such as discipline, work experience, behavior, responsibility. Data processing system of the new students are made to take a chance on the old data processing system which is still not efficient and less cumbersome and inadequate. Data processing has been computerized so that the students input, alteration, retrieval of data, and preparing reports has become easier and faster. Data processing system of new students who have a data encryption system that guarantees security of data in it. Reduce or minimize the occurrence of missing data, stuck or damaged.
Keywords : Information System, Management System, Database.
1.1.
Latar Belakang SMP Negeri 3 Gamping saat ini masih menggunakan Ms. Excel sebagai
pengolahan datanya sehingga dianggap belum memanfaatkan kinerja komputer secara optimal. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari semakin tidak memadai. Dan beberapa permasalahan pada sistem pengolahan data yang lama antara lain: 1) Pengolahan data yang masih menggunakan manual sehingga proses pemasukan data relatif lama. 2) Keamanan data kurang terjamin. 3) Proses pencarian data cukup lama. 4) Besar kemungkinan data hilang atau terselip. 5) Kurang efisien. Sistem pengolahan data siswa yang baru dibuat untuk mengambil peluang pada sistem pengolahan data yang lama dimana masih belum efisien serta kurang praktis dan memadai. Beberapa keuntungan penggunaan sistem pengolahan data siswa yang baru antara lain : 1) Pengolahan data siswa sudah terkomputerisasi sehingga proses input, pengubahan, pencarian data, dan pembuatan laporan semakin mudah dan cepat. 2) Sistem pengolahan data siswa yang baru memiliki sistem enkripsi data yang menjamin keamanan data–data di dalamnya. 3) Mengurangi atau meminimalisir terjadinya data yang hilang, terselip atau rusak.
1.2.
Rumusan Masalah Penelitian Dari latar belakang masalah tersebut diatas dapat diidentifikasi bahwa
rumusan masalah yang ada adalah : 1) Banyaknya siswa dan perhitungan nilai-nilai yang cukup merepotkan serta report yang masih dicetak secara manual. 2) Dengan disimpannya data-data yang masih tidak terproteksi menyebabkan semua orang dapat
mengaksesnya, sehingga
keamanan data sangat tidak aman. 3) Borosnya tenaga yang digunakan oleh guru dan pegawai untuk mengolah data-data siswa swcara manual juga mengakibatkan borosnya efisiensi sumber daya. Kecepatan dalam proses data juga sangat kurang dikarenakan proses manual membutuhkan banyak waktu. Oleh karena itu sebagai solusi dari permasalahan diatas maka dibangunnya suatu Sistem management akademik sebagai pengganti sistem lama yang selama ini ada.
1.3.
Batasan Masalah 1) Pendataan siswa 2) Pendataan kelas 3) Pendataan mata pelajaran 4) Pendataan guru 5) Pendataan nilai 6) Pendataan laporan siswa 7) Pendataan laporan kelas 8) Pendataan laporan mata pelajaran 9) Pendataan laporan guru 10) Pendataan laporan nilai
1.4. Metode Pengumpulan Data 1) Metode Interview 2) Metode Observasi 3) Metode Sampling 4) Metode Pustaka
1.5. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penyusun membagi sistematika penulisan menjadi lima bab dengan rincian sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Berisi tentang latar belakang yang diteliti, rumusan masalah, batasan permasalahan, maksud dan tujuan, metode pengumpulan dan sistematika penulisan. Bab II Dasar Teori Dasar teori dan tinjauan pustaka adalah konsep yang relevan dengan obyek penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembuatan aplikasi, yaitu membahas tentang MySQL Server, Visual Basic, Data Report, dasar teori dari sistem informasi, dan basis data. Bab III Tinjauan Umum Bab ini berisi tentang gambaran umum tentang sejarah berdiri, visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi, sistem yang diusulkan. Bab IV Pembahasan dan Perancangan Sistem Pada bab ini membahas tentang perancangan dan pembahasan sistem, pendataan siswa dan karyawan secara umum, terdiri dari data pribadi maupun data tambahan lainya, dan mata pelajaran, data tahun ajaran, data nilai harian maupun ulangan umum yang juga digunakan untuk memproses penilain dan kenaikan kelas. Serta perancangan database dan perangkat lunak untuk sistem pengolahan data siswa yang menghasilkan laporan-laporan untuk keperluan data sekolah seperti laporan data siswa, laporan data guru, laporan data nilai dan raport. Bab V Penutup Bab ini merupakan penutup dari penjelasan yang berisi tentang kesimpulan dan saran.
2.1.
Perancangan Sistem 2.1.1. Document Flowchart Sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah komputerisasi. Jika sistem informasinya tidak layak dipakai lagi maka perlu adanya perubahan dalam pengolahan datanya sehingga menghasilkan sistem informasi yang cepat dan akurat supaya menghasilkan suatu keputusan yang lebih baik.
2.1.2. Data Flow Diagram (DFD) Kepala Sekolah
Laporan Siswa Laporan Nilai Laporan Tahun Ajaran
Guru
Data Nilai
Sistem Pengolahan Data Siswa SMP Negeri 3 Gamping
Data Siswa Data Guru Data Mata Pelajaran Data Kelas DataTahun Ajaran Data Wali Kelas Data Kelas Siswa
Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan
Tata Usaha
Prose Data Kelas Siswa
Proses Data Wali Kelas
Input data thn ajaran
Proses Data Mapel
Proses Data Kelas
Input data wali kelas
Input data mapel
Proses Data Siswa
Input data kelas
Input data siswa
Input data guru Proses Data Guru
Guru
Input data kelas siswa
Tata Usaha
Proses Data Thn Ajaran
Proses Data Nilai
Data Guru
Data Kelas Data Siswa
Data Mapel
Data Kelas Siswa
Data Nilai
Data Flow Diagram Level 1 yang diusulkan
Data Wali Kelas
Laporan data tahun ajaran
Laporan data nilai
Laporan data siswa
Kepala Sekolah
Data Thn Ajaran
2.1.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
IdNilai
KdMapel
Mapel
KdMapel
Nis
I
NILAI
I
memiliki
PELAJARAN N
N KdKelas Nis
Kelas
memiliki
mengajar
I Nama
N
SISWA
N
memiliki
KELAS
N
N
I Tempat_ lhr
I
memiliki
GURU
N
I
JenKel
memiliki
memiliki
Nama
NIP
Alamat
N
TAHUN AJARAN
N
N Kd_Thn Ajaran
Th_Ajran
ERD terdiri dari 3 komponen yaitu : 1) Entitas 2) Atribut 3) Kerelasian/Hubungan
2.1.4. Perangkat Lunak yang Digunakan 1) MySQL Server 2) Visual Basic 6.0 3) Data Report
memiliki
4.1.
Perancangan Sistem 4.1.1. Relasi Antar Tabel Kelas_Wali Kd_ThnAjaran* Kd_Kelas ** Nip **
Kelas_Siswa Kelas Kd_Kelas * Nm_Kelas Keterangan
Thn_Ajaran* Kd_Kelas ** Nis **
Guru
Tahun Ajaran Kd_ThnAjaran** Thn_ Ajaran**
Nip * Nm_Guru Tmpt_Lahir Tgl_Lahir Jen_Kelamin Agama Pendidikan_Akhir Spesialis Status Alamat
Guru Mengajar Nip** Kd_Pelajaran* Thn_Ajaran*
Siswa Nis * Nm_Siswa Gol_Darah Jen_Kelamin Tmpt_Lahir Tgl_Lahir Agama War_Negara AnakKe Alamat Phone Sek_Asal Tgl_Sttb No_Sttb Thn_Masuk Nm_Ortu Pek_Ortu
Nilai IdNilai * Nis ** Kd_Pelajaran * NilHarian NilTugas NilUU NilRerata UserId **
Pelajaran Kd_Pelajaran ** Nm_Pelajaran Akronim Jenis Bobot
Keterangan : * = Primary Key (Kunci Utama) ** = Foreign Key (Kunci Tamu) = Bentuk Relasi One to Many
4.1.2. Perancangan Input dan Output 1) Rancangan Input Data Siswa
2) Rancangan Input Data Pengguna
3) Rancangan Output Laporan Semua Data Siswa
5.1.
Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data siswa pada SMP Negeri 3 Gamping dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain: a)
Sistem pengolahan data siswa yang diterapkan oleh SMP Negeri 3 Gamping masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya.
b)
Sistem komputerisasi pengolahan data siswa yang dibuat ini dapat mempermudah dalam hal pencarian data yang berkaitan dengan siswa dan SMP karena data tersimpan secara terstruktur.
c)
Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang akan dilaporkan. Pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP Negeri 3
Gamping selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu: “Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan secara mendadak’’
Salah satu upaya untuk mengatasi kekurangan diatas adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkurang saat ini yaitu dengan membuat software aplikasi pengolahan data siswa. Kelebihan dari sistem aplikasi ini adalah: a)
Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan baik dari segi kuantitas dan kualitas yang tentunya akan berdampak pada kenaikan jumlah siswa.
b)
Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan efektifitas waktu. Selain mempunyai kelebihan komputer juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah : ‘‘Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan.”
DAFTAR PUSTAKA Arief, Rudianto, M. 2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Penerbit Andi. Yogyakarta.
Razaq, Abdul. 2004. Belajar Cepat langsung Praktek Visual Basic 6.0. Penerbit Indah Surabaya.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Penerbit Andi. Yogyakarta.
Komputer, Wahana. 2010. Membuat Aplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008. Penerbit Andi. Semarang.
Kadir, Abdul. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Penerbit Andi. Yogyakarta.
