PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA APOTEK RAFI FARMA YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Naskah Publikasi
disusun oleh Uhlull Intanti 07.12.2645
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
THE TRADE AND PURCHASE APPLICATION DESIGNOF RAFI FARMA YOGYAKARTA DRUGSTORE THAT USE VISUAL BASIC 6.0 PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA APOTEK RAFI FARMA YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Uhlull Intanti Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT At this time, advances in technology develops faster and has entered the era of globalization. Many businesses in any field began to improve its quality so as not to compete with other businesses. In the field of sales, many places of business began to improve their quality, both in terms of the transaction and in terms of data processing. But many are also places of business that have not been implemented computerization in business, so they must record everything the manual way. Of course this will be very much more time consuming, so much time is wasted. In fact, not infrequently too many mistakes in recording data, so it will be very detrimental to the business. So with the technology like the computer is expected to help that place in business. To develop management tools in one pharmacy in Yogyakarta, there should be development and processing of adequate information system. Running processes are still using manual systems. Therefore, we need a computerized system for the performance run effectively and efficiently. The things like that needs to be done analyzing the sales data processing system at the pharmacy Rafi Farma to make it better. This research aims to build a system that is used to assist in the transaction process of selling goods, and reports sales of goods to be more clear and orderly. Keywords : information system, system, sales system
1. Pendahuluan Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi sebuah perusahaan, terutama dengan pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di dalam sistem transaksi penjualan, data akan dapat di olah dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan menghemat biaya. Sistem transaksi penjualan dan pembelian obat yang dikerjakan secara manual perlu adanya pendataan dan pengolahan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam mengolah data. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat. Aplikasi Penjualan pada Apotek Rafi Farma
adalah aplikasi komputer yang
dikembangkan untuk bidang Penjualan pada Apotek Rafi Farma. Dengan adanya Aplikasi Penjualan pada Apotek Rafi Farma ini akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi sekaligus mengetahui data barang yang dibeli secara tunai maupun kredit, didukung dengan laporan yang lengkap. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan obyek – obyek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar obyek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2.1.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1. Elemen – Elemen (Elements) 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Pengolah (Process) 7. Keluaran (Output) 8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen
yang berfungsi untuk
membantu perencanaan, pengendalian, dan
pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.2.3 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari enam komponen, yaitu : 1. Blok Masukan Input disini termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Pengendalian digunakan untuk mencegah hal – hal yang dapat merusak sistem atau untuk mengatasi kesalahan – kesalahan yang terlanjur terjadi. 2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk membantu dalam pengolahan data, memberikan informasi berupa laporan – laporan transaksi penjualan maupun pembelian di dalam sebuah usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan dan juga memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2.3 Konsep Permodelan Sistem Untuk menerjemahkan suatu konsep, maka diperlukan suatu alat untuk memodelkan suatu sistem baik pada tahapan analisis maupun pada tahapan
perancangan. Dalam dua tahapan tersebut terdapat dua hal penting yang akan ditangani yaitu proses yang sedang berlangsung dan data yang mengalir. 2.3.1 Rancangan Model Physical System Bagan alir sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical system. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 2.3.2 Rancangan Model Logika Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi – fungsi di dalam sistem informasi secara logika akan bekerja. 2.4 Konsep Basis Data Sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya. 2.4.1 Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redundansi). 2.5 Perangkat Lunak 2.5.1 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator. Ada dua cara mengolah database dalam SQL Server, yaitu melalui jendela enterprise manager dan query analyzer. 2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Agar dapat menggunakan Visual Basic, kita harus memahami IDE (Integrated Development Environment) atau lingkungan kerja dari visual basic 6.0 itu sendiri. Berikut tampilan IDE pada visual basic 6.0 :
Gambar 2.1 Tampilan IDE 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. 3. 2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services). 3.3.1 Analisis Kinerja (Performance Analysis) Berdasarkan hasil penelitian, kinerja memakan waktu, misalnya dalam proses pencatatan data membutuhkan waktu 10 menit sehingga jumlah produksi tidak dicapai dengan maksimal. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data memerlukan waktu yang lama karena kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual, dalam pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari data – data pada arsip yang masih berupa kertas – kertas. 3.3.2 Analisis Informasi (Information Analysis) Informasi yang diterima kurang relevan, tidak tepat waktu, dan kurang akurat karena sistem yang digunakan masih secara manual sehingga proses pencarian dan pemberian informasi masih kurang.
3.3.3 Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Berdasarkan penelitian yang dilakukan, pencatatan masih menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak dan perlu diganti sehingga menambah biaya operasional. 3.3.4 Analisis Keamanan (Control Analysis) Berdasarkan penelitian yang dilakukan, pengendalian terhadap keamanan data relatif sulit karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan penyimpanan data masih dalam bentuk arsip-arsip. 3.3.5 Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis) Berdasarkan penelitian yang dilakukan, sistem pengolahan masih dilakukan secara manual, pendayagunaan waktu dan sumber daya masih kurang efisisen serta proses pencarian data dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual. 3.3.6 Analisis Layanan (Service Analysis) Pelayanan yang diberikan oleh Apotek Rafi Farma cukup baik, hanya saja masih terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem manual. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Penjualan ini sangat bernilai ekonomis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah dimengerti oleh pengguna. Kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu kebutuhan fungsional dan non fungsional. 3.5 Analisis Kelayakan Sistem Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu, apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Untuk menguji apakah suatu sistem dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan beberapa analisis. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut : 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Hukum 3. Kelayakan Operasional 4. Kelayakan Ekonomi 3.6 Perancangan Proses Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram.
3.6.1 Physical System Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk
menggambarkan
physical
system.
Simbol-simbol
bagan
alir
sistem
ini
menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol input, proses, dan laporan-laporan. Systems flowchart merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer. 3.6.2 Logical Model Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.1 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut : 4.1.1 Pemrograman Dalam membuat sebuah program ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, antara lain : 1. Mendefinisikan Masalah 2. Perencanaan / Desain 3. Pembuatan Database 4. Perancangan Tabel Database 5. Perancangan Form 6. Koding 4.1.2 Pengetesan Sistem Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya pengujian kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen. Menurut Pressman, ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing. 1. Black Box System Pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen
dengan
kebutuhan
fungsional
tertentu.
Fokusnya
adalah
pengoperasian umum oleh pengguna, interaksi antara pengguna dengan software ketika aplikasi berlangsung. 2. White Box System
Pengujian yang memegang perhitungan mekanisme internal sistem atau komponen. Melakukan pengecekan data processing untuk setiap kasus tes. Hal yang diuji adalah berjalannya komunikasi ke server, penampilan error message, beberapa perintah untuk karakter dan sebaik apa aplikasi dapat berjalan. 4.2 Tampilan Program 1. Menu Utama Menu Utama adalah tampilan
pertama yang muncul ketika sistem akan
digunakan. Pada saat form ini dijalankan semua menu (data, penjualan, pembelian, bayar hutang, laporan, dan help) tidak aktif kecuali menu file dimana terdapat sub menu login untuk admin maupun kasir. Jika admin yang melakukan login maka semua menu akan aktif kecuali menu penjualan, sedangkan jika kasir yang melakukan login maka hanya menu penjualan yang akan aktif. Berikut tampilan menu utama:
Gambar 4.1 Menu Utama 2. Login Admin Pada form ini seorang admin diharuskan memasukkkan password, hal ini bertujuan untuk memberikan hak akses terhadap program aplikasi user/pemakai, selain itu input login ini juga berfungsi untuk memberikan keamanan data bagi admin itu sendiri.
Gambar 4.2 Login Admin 3. Login Kasir Pada form ini seorang kasir diharuskan memasukkkan id kasir dan password, hal ini bertujuan untuk membatasi hak akses terhadap program aplikasi user/pemakai, selain itu input login ini juga berfungsi untuk memberikan keamanan pada data penjualan.
Gambar 4.3 Login Kasir
4. Data Barang Sub menu Data Barang berguna untuk melakukan pengisian terhadap data-data barang.Tampilan form Data Barang adalah sebagai berikut:
Gambar 4.4 Data Barang Keterangan: a. Tombol BARU
: Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN
: Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol EDIT
: Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS
: Untuk menghapus data.
e. Tombol BATAL
: Untuk membatalkan inputan
f. Tombol CARI
: Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KELUAR
: Untuk Kembali ke Menu Utama.
5. Data Pemasok Sub menu Data Pemasok berguna untuk melakukan pengisian terhadap datadata pemasok. Fungsi tombol – tombol pada form ini sama seperti pada form barang. Untuk contact person atau telepon bisa dikosongi pada saat penginputan.
Gambar 4.5 Data Pemasok 6. Data Penjualan Form ini berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan yang terjadi.
Gambar 4.6 Data Penjualan Keterangan: a. Tombol BARU
: Untuk melakukan transaksi baru.
b. Tombol SIMPAN
: Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol BATAL
: Untuk membatalkan transaksi.
d. Tombol CETAK
: Untuk mencetak nota penjualan.
e. Tombol KELUAR
: Untuk Kembali ke Menu Utama.
f. Tombol CARI
: Untuk mencari kode barang yang dibeli.
7. Data Pembelian Tunai Sub menu Pembelian Tunai berguna untuk melakukan transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai.
Gambar 4.7 Data Pembelian Tunai 8. Data Pembelian Kredit Sub menu Pembelian Kredit berguna untuk melakukan transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit.
Gambar 4.8 Data Pembelian Kredit
9. Data Pembayaran Hutang Menu Bayar Hutang berguna untuk melakukan transaksi pembayaran hutang yang pembeliannya dilakukan secara kredit.
Gambar 4.9 Form Pembayaran Hutang 10. Laporan – Laporan Rancangan output atau rancangan keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data dimana proses dilakukan secara otomatis oleh komputer. 1. Laporan Data Barang
Gambar 4.10 Laporan Barang 2. Laporan Data Pemasok
Gambar 4.11 Laporan Pemasok
3. Laporan Data Penjualan
Gambar 4.12 Laporan Penjualan 4. Laporan Data Pembelian Tunai
Gambar 4.13 Laporan Pembelian Tunai 5. Laporan Data Pembelian Kredit
Gambar 4.14 Laporan Pembelian Kredit
6. Laporan Data Pembayaran Hutang
Gambar 4.15 Laporan Pembayaran Hutang 7. Laporan Stok Barang Menipis
. Gambar 4.16 Laporan Stok Menipis 8. Laporan Penjualan per tanggal
Gambar 4.17 Laporan Penjualan per Tanggal 9. Laporan Pembelian Tunai per Tanggal
Gambar 4.18 laporan Pembelian Tunai per tanggal
10. Laporan Pembelian Kredit per Tanggal
.Gambar 4.19 Laporan Pembelian Kredit per Tanggal 11. Form Manual Program Sub menu manual Program digunakan untuk membantu petugas karena pada form ini terdapat petunjuk pengguanaan sistem informasi penjualan Apotek Rafi Farma Yogyakarta.
Gambar 4.20 Manual Program 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Perancangan Aplikasi Penjualan dan Pembelian pada apotek rafi Farma Yogyakarta menggunakan Visual Basic 6.0" maka dapat diambil kesimpulan bahwa: Dari penelitian dapat dilihat bahwa sistem yang digunakan masih menggunakan sistem manual sehingga sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, antara lain: 1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu. 2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan perubahan data. 3. Kesulitan dalam mencari data yang telah usang atau lama.
Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini: 1. Dapat menyajikan informasi secara tepat waktu, akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu dalam pemasukan, pencarian dan perubahan data.
3. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. 4. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama. 5.2 Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Seiring berkembangnya organisasi maka semakin komplek juga kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan. 2. Hal yang penting untuk diperhatikan pada sistem baru adalah melakukan perawatan terhadap hardware dan software dengan baik dan benar. 3. Penulis sangat menyadari bahwa program sistem informasi penjualan yang dibuat dan disarankan ini masih perlu dikembangkan lebih luas lagi seperti pada form – form transaksi, sehingga penulis mengharapkan bagi pembaca yang berminat mengenai aplikasi ini, diharapkan dapat mengembangkannya.
Daftar Pustaka Fatta, A. H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Harga – Harga Software. 2010. www.amazon.com pada 31 Agustus 2010. Nilai Kurs Dolar. 2010. www.amazon.com pada 31 Agustus 2010. Jogianto, H.M. 1990. Analis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.
