APLIKASI PENGELOLAAN TRANSAKSI PENJUALAN UNTUK APOTEK RAMFI FARMA BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh La Ode Achmad Mursalim 09.11.3171
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
i
AN APPLICATION OF SALES TRANSACTION MANAGEMENT FOR WEB-BASED RAMFI FARMA PHARMACY APLIKASI PENGELOLAAN TRANSAKSI PENJUALAN UNTUK APOTEK RAMFI FARMA BERBASIS WEB La Ode Achmad Mursalim Kusrini Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT As we know, in this modernization era, the advancement of technology has been so fast and plays an important role in the humans’ life because it can helps people to work easily with the application, which is why many company used computer application or computerized system to support their business. Most of nowadays companies conduct their business through computer because it is fast. One of the systems which are mostly used is web. With the wide range application on it, Web Informational System capable to help human work in the various kind of daily activities, including trade (buy-sell) transaction management. Therefore, the author would love to design an Application of Sales Transaction Management for Web-Based Ramfi Farma Pharmacy which is aimed at assisting on the data management at Ramfi Farma Pharmacy. Especially, at the data management of buying transaction, selling transaction and also reporting data. So, the owner can see all the transaction report done. Besides, this application can also help to minimize the error done by human, especially in terms of accuracy, so hopefully with this application; the transaction conducted in Ramfi Farma Pharmacy can be more efficient and effective on handling the data. Keywords: Information System, Ramfi Farma Pharmacy, Selling Application.
ii
1.
Pendahuluan Apotek Ramfi Farma merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang
pelayanan kesehatan, khususnya dalam hal penjualan obat-obatan. Apotek ini berfungsi untuk melayani masyarakat dalam pelayanan kesehatan, seperti penyediaan obatobatan. Perusahaan haruslah pandai mengatur strategi penjualan untuk meningkatkan hasil penjualannya. Dimana apotek ini harus bisa memberikan pelanyanan yang baik kepada masyarakat. Dalam apotek, prosedur pembelian dan penjualan sangat penting untuk dilakukan, baik itu dari proses pengadaan sampai dengan pengelolaan barang yang telah dibeli oleh perusahaan untuk dijual kembali kepada pelanggan. Adapun kendala-kendala yang dihadapi apotek ramfi farma adalah belum menggunakan suatu aplikasi, masih manual dengan menggunakan buku untuk pencatatan transaksinya seperti proses pencarian obat, daftar harga barang, pencatatan pembelian barang dan pencatatan barang yang terjual serta proses pembuatan laporan penjualan sebagai informasi dari hasil transaksi. Hal ini tentu akan sangat menyulitkan karyawan dalam membuat laporan transaksi penjualan. Tugas yang menumpuk pada kasir dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan suatu “Aplikasi Pengelolaan Transaksi Penjualan Untuk Apotek Ramfi Farma Berbasis Web” yang dapat berperan dalam pemrosesan dan pengelolaan data pembelian serta penjualan menjadi laporan yang bertujuan untuk menutupi kelemahan pada sistem yang lama sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja apotek ramfi farma. 1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengambil suatu kesimpulan bagaimana merancang dan membuat sistem yang baik bagi apotek ramfi farma. Terutama dalam hal pengelolaan data transaksi penjualan, pembelian, pengelolaan stok barang dan pembuatan laporan hasil transaksi sehingga mampu meningkatkan kinerja apotek ramfi farma. 1.2 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam pembuatan aplikasi pengelolaan transaksi penjualan untuk apotek ramfi farma berbasis web adalah : 1.
Aplikasi pengelolaan transaksi penjualan berbasis web ini hanya digunakan untuk menangani data pada apotek ramfi farma.
2.
Menggunakan local database server.
1
3.
Menangani pengelolaan barang, stok, transaksi penjualan, pembelian dan informasi berupa total pembelian, penjualan sesuai dengan rentang waktu tertentu yang ditentukan sendiri oleh pemilik apotek.
4.
Software yang digunakan Adobe Dreamweaver untuk mendesain web.
5.
Aplikasi berbasis web ini dibagun dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemogramannya dan MySQL sebagai basis datanya.
1.3 Tujuan Tujuan dari pembuatan aplikasi pengelolaan transaksi penjualan untuk apotek ramfi farma berbasis web ini adalah : 1. Sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan program studi Strata 1 STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Membuat aplikasi berbasis web untuk penjualan pada apotek Ramfi farma. 3. Menerapkan ilmu dan teori-teori selama mengikuti pendidikan ke dalam aplikasi nyata. 4. Tersedianya aplikasi yang mampu mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada pada apotek ramfi farma. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini yaitu : 1. Mempermudah pemilik Apotek Ramfi Farma dalam melakukan transaksi penjualan. 2. Mampu menghasilkan informasi total tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan secara cepat dan tepat. 3. Mempermudah pemilik Apotek Ramfi Farma untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia dan mempermudah mengetahui total hasil penjualan sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan sendiri oleh pemilik apotek. 4. Mampu meningkatkan kinerja pemilik apotek Ramfi Farma. 2.
Landasan Teori Dan Tinjauan Umum
2.1 Konsep Dasar Sistem Pendefinisian sistem dikelompokkan dalam dua pendekatan, yaitu pendefinisian yang menekankan pada prosedur dan elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai berikut (Jogiyanto, 2005): “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. ”Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut (Jogiyanto, 2005): “Sistem adalah
2
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.” Kedua pengertian sistem di atas adalah benar semua dan tidak saling bertentangan, perbedaan hanya pada pendekatannya saja. Dari kedua pengertian diatas diperoleh kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa subsistem yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang diinginkan suatu organisasi. 2.1.2 Karakteristik Sistem Hanif Al Fatta (2007; 5-6), Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1. Batasan Sistem ( Boundary ) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur yang membedakan komponen didalam sistem atau diluar sistem. 2. Lingkungan ( Environtment ) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan ( Input ) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran ( Output ) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen ( Component ) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung ( Interface ) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi 7. Penyimpanan ( Storage ) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
3
2.2 Pengertian Apotek Apotek adalah tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat (Departemen Kesehatan RI, 2002). Menurut PP No. 51 tahun 2009, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Pekerjaan kefarmasian yang dilakukan meliputi pembuatan termaksud pengendalian mutu sediaan farmasi, pengemanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan dan obat tradisional. Sediaan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat tradisional. Sebagai salah satu
sarana
mengutamakan
pelayanan
kesehatan,
kepentingan
maka
masyarakat
dalam
yaitu
pelayanannya
menyediakan,
apotek
menyimpan
harus dan
menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik. Dalam pengelolaannya, apotek harus dikelola oleh apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. 2.3 Pengertian Aplikasi Aplikasi merupakan penerapan, menyimpan sesuatu hal, data permasalahan, pekerjaan kedalam suatu sarana atau media yang digunakan untuk menerapkan atau mengimplementasikan hal atau permasalahan tersebut sehinggga berubah menjadi bentuk yang baru tanpa meenghilangkan nilai-nilai dasar hal, data, permasalahan atau pekerjaan. Jadi dalam hal ini hanya bentuk dari tampilan data yang berubah, sedangkan isi yang termuat dalam data tersebut tidak mengalami perubahan. Jadi program aplikasi adalah sederetan kode yang digunakan untuk mengatur komputer supaya dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan keinginan programmer atau user. Atau definisi lain aplikasi merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Misalnya penjumlahan, klasifikasi, rotasi, koreksi geometri, query, overlay, buffer, join table dan sebagainya. Menurut Supriyanto (2005:117:132) Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas pemerosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu. Aplikasi program dapat dijelaskan dalam beberapa penjelasan yaitu : 1. Accounting adalah digunakan untuk membuat laporan keuangan dari suatu organisasi yang termasuk didalamnya yaitu general ledger (GL), payable, payroll dan businesstax preparation packages. 2. Communication adalah software yang untuk menangani pengiriman dan penerimaan data dari PC ke sumber eksternal lainnya.
4
3. Desktop Database adalah basis data yang digunakan untuk menyimpan dan mengola data dalam bentuk urutan, tingkatan, relasi ataupun dalam format objek, seperti microssoft access, paradox dari borland’s. Dari penjelasan diatas penulis menyimpulkan, bahwa aplikasi merupakan proses pembuatan laporan yang diolah atau diproses menggunakan aplikasi program tertentu yang menghasilkan sebuah keluaran (output) yang berbentuk informasi. Program aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain. Aplikasi menggunakan sistem operasi komputer dan aplikasi pendukung lainnya. Berdasarkan basis pengembangannya, aplikasi (software) dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu aplikasi berbasis desktop dan aplikasi berbasis web. (Prasetyo, 2008) 3.
Analisis Dan Perancangan
3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi kesempatan,
hambatan-hambatan
permasalahan-permasalahan,
yang
terjadi
dan
kesempatan-
kebutuhan-kebutuhan
yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. 3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem 3.1.1.1 Identifikasi Masalah Mengenal masalah adalah langkah pertama yang dilakukan dalam analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai. Oleh karena itu pada tahap perancangan sistem, langkah pertama yang harus dilakukan
adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah masalah yang terjadi. Permasalahan yang timbul pada apotek ramfi farma adalah lamanya proses pembuatan laporan pembelian dan penjualan karena masih menggunakan cara manual. Berdasarkan masalah tersebut akan digunakan metode analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) sebagai bahan analisis sistem. Analisis SWOT digunakan sebagai metode analisis kelemahan sistem karena analisis ini lebih spesifik dalam menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah untuk menangkap
5
peluang dari terbentuknya sistem yang baru sehingga sistem yang lama masih bisa digunakan tanpa harus menggantinya. 3.1.1.2 Analisis SWOT Analisis SWOT digunakan sebagai bahan analisis dari sistem yang sudah ada. Setelah didapat analisis ini dapat diusulkan rancangan untuk diterapkan dalam sistem baru. Hasil analisis dari apotek ramfi farma berdasarkan Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman) adalah sebagai berikut :
Strength (Kekuatan)
Weakness (kelemahan)
Adanya konsultasi, informasi, edukasi bagi konsumen. Pemilik apotek adalah seorang apoteker. Aplikasi ini mampu memudahkan kerja dari penjualan pada apotek ramfi farma karena sistem ini dapat menampilkan data barang, laporan penjualan dan pembelian, dapat menjalankan transaksi penjualan dan pembelian serta mampu menangani input, edit dan delete data barang.
Opportunities (Peluang)
Modal yang terbatas. Produk yang tidak dapat dibedakan dengan produk kompetitor. Kurangnya pemanfaatan teknologi komputerisasi sebagai media pengelolaan transaksi penjualan.
Theat (Ancaman)
Lokasi apotek yang strategis. Satu-satunya apotek yang berada diarea itu.
Kemungkinan munculnya kompetitor. Kompetitor baru diarea yang sama.
Gambar 3.1 Analisis SWOT
3.2 Perancangan Sistem Rancangan sistem menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau peraturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6
3.3 Perancangan Basis Data Database merupakan sekumpulan data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara terpusat, melalui database inilah data-data disimpan secara sistematis dan bisa dipakai sesuai keperluan. 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan. 4.1.1 Implementasi Database Basis data dibuat menggunakan DBMS Mysql. Berikut merupakan implementasi basis data yang didasari pada perancangan struktur basis data. 4.2 Pembahasan Pembahasan merupakan tahapan ketika penelitian diimplementasikan yang meliputi pembahasan kode program dan pengujian program. 4.2.1 Pembahasan Kode Program Untuk pembahasan kode program yang dilakukan adalah pada halaman transaksi penjualan. Kode program halaman penjualan
4.3 Pengujian Sistem Ujicoba sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa komponenkomponen program atau tiap-tiap modul program yang telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Ujicoba sistem termasuk dalam pengetesan program secara menyeluruh. Pada pengetesan program yang sebelumnya telah dilakukan, masing-masing komponen atau modul berjalan dengan benar. Namun hal ini bukan berarti komponen atau modul program tersebut
dapat berjalan dengan sempurna
dengan program yang lainnya atau dengan modul-modul yang lain ketika modul tersebut diintegrasikan untuk menjadi satu kesatuan sistem yang utuh. Kumpulan dari beberapa program atau modul yang telah diintegrasikan perlu dilakukan tes kembali untuk mengetahui
apakah
program
dapat
menerima
input
data
dengan
baik
dan
memprosesnya dengan baik pula. Dalam pembuatan program, semua program yang telah dibuat harus dilakukan ujicoba dengan cara sebagai berikut: a. White Box Testing White box testing merupakan ujicoba yang dilakukan untuk memeriksa detail dari prosedur program atau software. Pada white box alur logika software akan diujicoba dengan menyediakan kasus ujicoba untuk melakukan sekumpulan kondisi atau perulangan tertentu. Kondisi dari program dapat diperiksa dari beberapa titik yang bervariasi untuk menentukan apakah status yang diharapkan sesuai dengan status sesungguhnya.
10
Gambar 4.1 Contoh Ujicoba Pada Form Data Supplier Pada gambar 4.27 pada form supplier data yang telah diinputkan kemudian akan disimpan. b. Black Box Testing Black box testing mengarah pada ujicoba yang dilakukan terhadap interface program. Meskipun didesain untuk menemukan kesalahan, ujicoba black box digunakan untuk mendemonstrasikan fungsi program yang dioperasikan, apakah program sudah menerima program dengan benar, output yang dihasilkan juga benar, apakah integritas sistem juga terpelihara. Ujicoba black box memeriksa beberapa aspek sistem namun memeriksa sedikit mengenai logika sistem atau program. Pada hasil ujicoba semua interface program dengan black box testing dapat disimpulkan bahwa semua fungsi interface program berfungsi sesuai harapan dan mampu menerima input dengan benar serta hasil pengolahan yang ditampilkan juga benar.
Gambar 4.2 Contoh Ujicoba Fungsi Form Jenis Barang Dengan Metode Black Box Testing
11
Pada gambar 4.28 proses pengujian form data jenis barang dengan menggunakan metode black box testing dengan maksud untuk menguji kelengkapan data yang diinputkan misal jenis barang tidak diisi maka akan muncul pesan “data jenis barang tidak boleh kosong”. Sama halnya dengan bagian-bagian lainnya yang belum terisi maka sistem secara otomatis akan menampilkan peringatan. Dengan demikian pengujian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dapat bekerja dengan baik. 4.4 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan sistem yang diusulkan oleh penulis. Adapun penggunaanya sebagai berikut: 1. Menu Utama Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.
Gambar 4.3 Form Menu Utama 5.
Penutup
5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya aplikasi pengelolaan transaksi penjualan untuk apotek ramfi farma berbasis web, pemilik apotek dapat memperoleh informasi tentang jumlah stok barang yang tersedia,
12
data pembelian dan penjualan selain itu pemilik dapat mengelola data yang ada didalam apotek. Seperti, data barang, data supplier, data karyawan, transaksi pembelian, transaksi penjualan serta laporan dari hasil penjualan. Sehingga pemilik apotek tidak lagi melakukan pencatatan manual seperti sebelumnya. Selain itu, dengan adanya sistem ini mampu meningkatkan kinerja dari pemilik apotek ramfi farma lebih cepat terselesaikan dibandingkan pada saat masih menggunakan pencatatan manual. 5.2 Saran Untuk meningkatkan kinerja aplikasi pengelolaan transaksi penjualan untuk apotek ramfi farma berbasis web, maka perlu dilakukan perbaikan dan penambahan serta kelengkapan fungsi sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi pengelolaan transaksi penjualan untuk apotek ramfi farma berbasis web sesuai dengan kondisi yang diinginkan. 2. Menambahkan modul fungsi grafik untuk merepresentasikan bentuk laporan penjualan. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Prasetyo, E. 2008. Pemograman Web PHP dan MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu. Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Salemba.
13
