PERANCANGAN APLIKASI RENTAL KOMPUTER MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA VISSICOM YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Erni Dwi Rastuti 10.22.1223
kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
NASKAH PUBLIKASI
COMPUTER RENTAL APPLICATION DESIGN USING MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ON VISSICOM YOGYAKARTA PERANCANGAN APLIKASI RENTAL KOMPUTER MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA VISSICOM YOGYAKARTA Erni Dwi Rastuti Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Vissicom Yogyakarta computer rental provide computer rental services, typing services, black and white print, color print, scan etc. In terms of data processing such as storage of member data, transaction data, monthly reports, and other data usually done the old manual way and pile up or collect a bunch of paper that contains only data, this would bevery time consuming and inefficient. Creating a system requirement analysis, feasibility analysis system, and system design, database and interface. The software used among others, use the operating system Microsoft Windows XP SP2, the database program Microsoft Office Access 2007, Microsoft Visual Basic 6.0, Crystal Report program statements 8.5 By
using
computer
information
systems,
data
can
be
stored
properly and quickly the information can be viewed as necessary because the media is stored in a fairly small and can produce output that is run by the user, instead we have to look one by onefrom the various stacks of paper, so that makes it easy for users in the transaction, the data collection and reporting accurately andprecisely.
Keywords: Application Design, Computerized Data Processing, Computer Rental
1.
Pendahuluan Perkembangan dunia ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sudah
berkembang dengan sangat cepat. Berbagai peralatan dan barang-barang kebutuhan manusia sudah banyak menggunakan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Salah satu produk dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang saat ini memegang peranan yang cukup penting, khususnya dalam hal penanganan data dan informasi adalah mesin yang dikenal dengan komputer. Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan suatu informasi yang dapat menyimpan data. Indonesia juga tidak mau ketinggalan dalam memanfaatkan komputer untuk hal penanganan data. Sebagai contoh dalam hal pengolahan data dan pembayaran pada rental komputer Vissicom Yogyakarta. Pengolahan data seperti penyimpanan data member, data transaksi dan data-data lainnya pada rental komputer, yang biasanya dilakukan lama dengan cara manual dan menumpuk atau mengumpulkan segudang kertas yang hanya berisi data-data, dapat dilakukan lebih cepat oleh komputer. Untuk pengolahan data yang berulang-ulang dalam jumlah yang besar yang dapat menyita waktu, dapat diselesaikan dengan bantuan komputer dengan cepat. Dengan informasi yang cepat dan tepat tersebut maka akan memudahkan pihak petugas rental untuk dapat melakukan analisa, evaluasi dan perencanaan sehingga bertujuan untuk menghasilkan informasi yang lebih berguna dan berarti. Dengan bantuan komputer data dapat disimpan dengan baik dan informasi dapat dilihat dengan cepat bilamana diperlukan karena tersimpan dalam media yang cukup kecil serta dapat menghasilkan output yang dijalankan oleh user, daripada kita harus mencarinya satu persatu dari berbagai tumpukan kertas yang ada. Hal inilah yang mendorong penulis untuk membuat suatu program yang dapat menyimpan data-data rental tersebut dan memilih judul ”PERANCANGAN APLIKASI RENTAL KOMPUTER MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA VISSICOM YOGYAKARTA” dalam penulisan tugas akhir ini. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1
Konsep Dasar Sistem Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu. Pengertian sistem menurut Gordon B. Davis adalah : Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi
bentuk
yang
mudah
dipahami
oleh
penerimanya
dan
informasi
ini
menggambarkan kejadian-kejadian nyata untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadiankejadian dan kesatuan yang nyata. 2.1.3
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan‐laporan yang diperlukan.
2.1.4
Konsep Dasar Sistem Penyewaan Sistem informasi penyewaan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung
proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penyewaan jasa / barang dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar penyewa dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.2.1
Mengidentifikasi Masalah Sistem yang digunakan di rental komputer ini masih menggunakan sistem
manual, yakni melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan kertas, dari pencatatan transaksi rental dan laporan bulanan serta perhitungan waktu dan total yang harus dibayar. Karena sistemnya yang masih manual, kemungkinan terjadinya kesalahan pengolahan data cukup besar. Pada vissicom masalah yang terjadi yaitu sebagai berikut : 1. Pencatatan data member, data biaya jasa, data komputer, data transaksi serta laporan-laporan masih menggunakan buku sebagai arsip sehingga kesalahan sering terjadi
2. Pencatatan transaksi penyewaan dan jasa masih menggunakan buku, sehingga bisa dimanipulasi. 3. Proses perhitungan waktu dan jumlah biaya yang harus dibayar, masih menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. 4. Dalam pembuatan laporan dibutuhkan waktu yang lama sehingga data yang disajikan menjadi kurang tepat waktu. 5. Terjadinya laporan transaksi yang tidak valid akibat human error. 3.3.1.2 Diagram Konteks Data Pegawai Data Biaya Rental Data Member Data Komputer Data Biaya Jasa Data Kas Keluar Data Transaksi
Data Member Data Komputer Data Biaya Jasa Data Kas Keluar Data Transaksi
0
Pemilik Laporan Data Member Laporan Data Biaya Jasa Laporan Transaksi Laporan Kas Keluar
Sistem Rental Komputer
Petugas
Gambar 3.3 Diagram Konteks 3.3.1.3 Data Flow Diagram (DFD)
Petugas
data komputer
data kas keluar data transaksi data komputer data biaya jasa data member
data biaya jasa data member 1
Admin/Pemilik
data transaksi 3
2
Pengolahan Data Komputer
Pengolahan Data Biaya Jasa
Data Komputer
Data Biaya Jasa
data biaya rental data pegawai data kas keluar
Pengolahan Data Member
4
5
6
7
Pengolahan Data Transaksi
Pengolahan Data Kas Keluar
Pengolahan Data Pegawai
Pengolahan Data Biaya Rental
data pegawai
data biaya rental
Data Komputer
data kas keluar
data detail transaksi
Data Member
Data Transaksi
Data Biaya Jasa
Data Pegawai Data Member
D1
komputer.db
D2
biaya jasa.db
D3
member.db
Data Member
D4 transaksi.db
Data Transaksi
D9
detail_ transaksi.db
D5
kas_keluar.db
data detail transaksi
Data Biaya Jasa
Data Kas Keluar 8 Pembuatan Laporan-laporan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram
D6
pegawai.db
D7
biaya_rental.db
Lap Transaksi Lap Member Lap Biaya Jasa Lap Kas Keluar
3.3.2.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.8
Manual Program
4.8.1
Form Login
Gambar 4.4 Tampilan Menu Login Jika password tidak cocok dengan username, maka akan tampil kotak informasi seperti dibawah ini :
Gambar 4.5 Tampilan Kotak informasi kesalahan password
Jika password yang dimasukan benar maka akan tampil kotak informasi selamat datang seperti dibawah ini :
Gambar 4.6 Tampilan Kotak informasi selamat datang Kemudian tampil kotak loading untuk menuju ke Menu Utama seperti dibawah ini :
Gambar 4.7 Tampilan Loading 4.8.2
Form Menu Utama
Gambar 4.8 Tampilan Menu Utama 4.8.3
Form Member Form ini digunakan untuk mengolah data member. Untuk menginputkan data
member baru, tekan tombol tambah, Id Member akan muncul secara otomatis, lalu petugas dapat mengisi data member yang lain. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data member, jika data belum lengkap diisi atau data telah tersimpan,akan muncul kotak informasi. Tekan cetak Member Card untuk mencetak Member Card. Di menu ini, petugas juga dapat merubah data dan menghapus data.
Gambar 4.9 Tampilan Input Data Member Untuk pencarian data member, dapat dilihat di tab Data Member. Petugas dapat memilih kriteria pencarian berdasarkan salah satu data member yang diketahui untuk mempermudah pencarian, kemudian masukan data yang bersangkutan dengan kriteria. Tombol Refresh untuk merefresh semua data, tombol dan text input setelah pengolahan data. Berikut tampilan tab Data member:
Gambar 4.10 Tampilan Data Member
4.8.11 Sub Menu Hapus File Sub menu ini hanya dapat diakses oleh petugas berstatus admin.Jika pemilik atau admin berkehendak menghapus semua data karena terjadi kesalahan atau ingin merefresh menjadi data baru dan data terlalu banyak untuk dihapus satu persatu, maka admin dapat menggunakan menu ini. Petugas hanya memilih file yang akan dihapus, kemudian tekan tombol hapus file.
Gambar 4.24 Tampilan Sub Menu Hapus File Jika yakin akan dihapus maka tampil form loading seperti dibawah ini, tekan cancel jika ingin membatalkan penghapusan data.
Gambar 4.25 Tampilan Loading Hapus Fie 4.8.10 Sub Menu Backup Data Sub menu ini dapat diakses oleh semua user, digunakan untuk membackup database yang diinginkan, khususnya database rental komputer itu sendiri, guna berjagajaga jika suatu saat sistem terkena virus atau kehapus tanpa sengaja. Pilih database yang akan di backup, kemudian pilih tempat tujuan dan nama file backup yang diinginkan, tekan tombol backup. Setelah proses berhasil, petugas dapat mengecek file backup di file tujuan.
Gambar 4.18 Tampilan Sub Menu Backup Data 4.8.12 Menu Transaksi Menu ini bisa diakses oleh semua user. Form transaksi berfungsi untuk melakukan transaksi penyewaan komputer, dari awal transaksi yaitu menginputkan id member, no komputer, dan mulai perhitungan waktu sampai akhir transaksi yaitu menghentikan perhitungan waktu dan menginputkan data jasa jika ada. Dengan otomatis total bayar akan tampil, masukan jumlah yang dibayar untuk menyelesaikan transaksi. Klik tombol Cetak Faktur untuk mencetak faktur.
Gambar 4.26 Tampilan Menu Transaksi Tab Awal Transaksi
Jika transaksi hanya berupa jasa tanpa penyewaan rental komputer, maka user hanya menginput data transaksi di tab akhir transaksi saja, dengan klik tombol tambah kemudian input id member dan jasa. Masukan jumlah yang dibayar untuk menyelesaikan transaksi. Klik tombol Cetak Faktur untuk mencetak faktur.
Gambar 4.27 Tampilan Menu Transaksi Tab Akhir Transaksi
Gambar 4.27 Tampilan Menu Transaksi Tab Akhir Transaksi
Di tab lihat data transaksi user dapat melakukan pencarian data transaksi berdasarkan kriteria yang diinginkan, seperti berdasarkan no faktur, tanggal transaksi, id member, no komputer atau status rental dengan memasukan kata berdasarkan kriteria.
Gambar 4.28 Tampilan Menu Transaksi Tab Lihat Transaksi
Untuk pengecekan saldo kas, user dapat menekan tombol Cek Saldo pada Menu Kas Keluar, informasi saldo kas dapat di lihat secara periodik.
Gambar 4.31 Tampilan Form Cek Saldo 4.8.18 Sub Menu Laporan Transaksi
Gambar 4.37 Tampilan Sub Menu Laporan Transaksi
Gambar 4.38 Tampilan Laporan Transaksi
4.8.23 Member card
Gambar 4.44 Member Card 4.8.24 Faktur pembayaran
Gambar 4.45 Faktur Pembayaran
5. 5.1
Penutup Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu
pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi yang dapat membantu mengelola data dan proses administrasi sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna dalam melakukan transaksi maupun pendataan secara cepat dan tepat, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Sistem yang digunakan di rental komputer ini masih menggunakan sistem manual, yaitu melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan kertas, dari pencatatan transaksi rental hingga laporan bulanan. Karena
sistemnya yang masih manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengolahan data cukup besar. 2. Penerapan sistem yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan di Rental Komputer Vissicom Yogyakarta tersebut, tetapi sistem ini dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada Rental Komputer tersebut menjadi lebih efisien, seperti pencarian, pencatatan dan pembuatan laporan. 3. Sistem Rental Komputer ini dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan terhadap konsumen terutama dalam proses transaksi penyewaaan. 4. Pembuatan sistem ini sebagai fasilitas pengolahan data yang bermanfaat meminimalkan waktu dan pengolahan data bagi petugas. Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat dirasakan dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi terkomputerisasi. 5. Output dari pengolahan data dapat digunakan sebagai acuan bagi pemilik untuk mengambil keputusan. 6. Sistem Rental Komputer ini menghasilkan jumlah informasi yang lebih akurat, sehingga produktifitas meningkat. 5.2
Saran Pengolahan data yang dilakukan menggunakan sarana komputer sebagai alat
bantu dalam sistem administrasinya, maka agar program ini dapat selalu berjalan dengan baik maka saran yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sarana komputer sebagai berikut : 1. Diperlukan kedisiplinan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat dengan lebih teliti dalam penginputan data sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. 2. Melakukan pemeliharaan terhadap Hardware dan Software secara berkala. 3. Membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J. 2006. Pemrograman Database dengan Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Firdaus. 2005. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. H.M, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Tim Penyusun. 2006. Analisis & Desain Sistem Informasi. Jakarta: Bina Sarana Informatika. Tim Penyusun. 2006. Basis Data. Jakarta: Bina Sarana Informatika. Ilmukomputer.2008.Kalkulator Sederhana dengan Visual Basic 6.0 http://www.ilmukomputer.org/2008/11/25/kalkulator-sederhana-dengan-vb6/ (diakses tanggal 20/10/2011) Staffsite.2009.Tutorial Ms Access 2007 http://Hariyanto.staff.jak-stik.ac.id/files/tutorial-ms-access-2007.pdf (diakses tanggal 03/10/2011) Visual Programming.2009.Backup Database Access http://www.rudihartono.com/index.php/tips-dan-trik/62-backup-restore-access (diakses tanggal 09/11/2011)
