PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN MICROSOFT SQL SERVER PADA GRAND ROSELA HOTEL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Yogyaningtyas Hepy Prasetyo 09.12.4073
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN MICROSOFT SQL SERVER PADA GRAND ROSELA HOTEL Yogyaningtyas Hepy Prasetyo1), Kusrini2), 1) Sistem
Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2) Sistem
Email :
[email protected],
[email protected],
Abstract - The development of the existence and the need for today's information very rapidly. One use of information technology is to support the assessment of performance among company employees. Decision support systems define as a system capable of providing problem solving ability and the ability of communicating to problems with the condition of semi-structured and unstructured.
Di karenakan sistem yang lama tugas - tugas karyawan belum dapat terdokumentasi dengan baik. Maka pada tugas akhir ini akan dibuat suatu aplikasi sistem penilaian kinerja karyawan menggunakan Visual Basic dan Microsoft SQL, agar dapat menjadi suatu sistem penilaian kinerja karyawan di Grand Rosela Hotel menjadi lebih efektif dan efisien.
Application of a decision support system is built with Visual Basic and SQL Server 2000 as the database. System Client-Server running it will produce output in the form of employee performance appraisal processing and the processing of the employee's duties. This system is expected to help managers and directors to determine employee performance.
1.1 Rumusan Masalah
Keywords: Systems, performance appraisal
1.
Decision
Support
Bagaimana membuat Sistem penilaian kinerja karyawan Grand Rosela Hotel menjadi lebih tepat guna dan tepat waktu? 1.2 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah membangun suatu sistem pendukung keputusan berdasarkan penilaian kinerja karyawan yang dapat mengolah kinerja dan tugas-tugas yang di berikan agar dapat di dokumentasikan dengan baik. Sehingga dapat menjadi pertimbangan oleh atasan dalam hal memberikan penilaian kinerja karyawan, sehingga di harapkan sistem ini dapat meningkatkan keefektifan dan kedisiplinan karyawan.
Systems,
Pendahuluan Perkembangan keberadaan dan kebutuhan terhadap sistem informasi dewasa ini sangat pesat. Dan hal ni membutuhkan adanya perkembangan teknologi informasi yang inovatif dan tinggi. Oleh karena itu, semakin banyak kebutuhan terhadap suatu sistem yang berbasis teknologi. Kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi yang begitu cepat, semakin mengukuhkan keberadaan bidang informasi tersebut. Salah satu bentuk dari sistem informasi yang berkembang dan banyak diimplementasikan pada sistem yang berbasis informasi adalah sistem pendukung keputusan yang sering di gunakan untuk penilaian kinerja.
1.3 Metode Penelitian Untuk mendapatkan data yang baik dan releven dengan aplikasi yang akan dibangun maka digunakan beberapa metode pengumpulan data untuk mengumpulkan data. Beberapa metode pengumpulan data tersebut diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Metode Interview 2. Metode Observasi 3. Metode Kepustakaan
Dalam perkembangannya sistem penilaian kinerja karyawan semakin hari semakin banyak di butuhkan oleh suatu perusahaan, termasuk perhotelan di Yogyakarta. Semakin tingginya tingkat wisatawan baik dari luar maupun dari dalam negeri, membuat tempat – tempat penginapan di daerah Yogyakarta pun semakin ramai. Dengan bertambahnya wisatawan, maka bertambah pula karyawan yang bekerja di perhotelan. Dengan jumlah yang semakin banyak ini maka di perlukan suatu sistem pendukung keputusan guna memberikan penilaian kinerja kepada karyawan.
2.
Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan Sistem Pendukung Keputusan / Decision Support System (DSS) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, permodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya di buat. (Alter, 2002) .
1
Dalam sistem pendukung keputusan terdapat tiga jenis keputusan, yaitu : (Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan : 2007).
Penilaian kinerja karyawan biasanya menggunakan bobot dalam setiap indikator yang terkait dengan derajat kepentingan dari item tersebut.Beberapa contoh dari metode penilaian karyawan adalah pendekatan daftar periksa, metode pilihan dan metode pendekatan.Pada setiap metode difokuskan pada hubungan faktor - faktor potensi individu karyawan (mutu SDM) dengan kinerjanya yang kemudian dilakukan pembobotan sesuai dengan besar kepentingannya. Manfaat penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut (Handoko, 1994), (Siagian, 1995): a) Perbaikan prestasi kerja b) Penyesuaian kompensasi c) Keputusan penempatan d) Kebutuhan latihan dan pengembangan e) Perencanaan dan pengembangan karir f) Memperbaiki penyimpangan proses staffing g) Mengurangi ketidak-akuratan informasi h) Memperbaiki kesalahan desain pekerjaan
1) Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin. Prosedur pengambilan keputusan sangatlah jelas. Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah. Contoh: Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang. 2) Keputusan Semiterstruktur Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai dua sifat, yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan. Prosedur dalam pengambilan keputusan tersebut secara garis besar sudah ada, tetapi ada beberapa hal yang masih memerlukan kebijakan dari pengambil keputusan. Biasanya keputusan semacam ini di ambil oleh manajer level menengah dalam suatu organisasi. Contoh kebutuhan jenis ini adalah pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi dan pengendalian sediaan.
Sistem penilaian kinerja karyawan nantinya akan menghasilkan output penilaian kinerja karyawan dalam bentuk tertentu. Bentuk tersebut misalnya adalah score penilaian yang terdiri dari angka-angka yang menunjukkan kualitas kerja karyawan. Untuk mengetahui karyawan yang berprestasi, konsep perangkingan/peringkat nilai dapat menjadi salah satu alternatif pemilihan.Perangkingan dapat dilihat dari jumlah nilai penilaian.Dimana karyawan dengan jumlah nilai penilaian tertinggi dapat diasumsikan sebagai karyawan dengan kinerja yang baik.Demikian juga sebaliknya karyawan yang mempunyai penilaian rendah dapat diasumsikan mempunyai kinerja yang buruk.
3) Keputusan Tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal. Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas. Informasi yang dibutuhkan umum, luas, internal, dan eksternal. Contoh: Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain, perekrutan eksekutif.
2.3 Konsep Dasar Database
2.2 Sistem Penilaian dan Penilaian Kinerja Karyawan
Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah sekumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lainlain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol). Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan, dalam pengambilan kembali.
(Dessler, 1997) Sistem Penilaian adalah sistem atau sekumpulan sistem atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dari beberapa kriteria atau ukuran dengan tujuan melakukan penilaian atau memberikan nilai dari suatu objek.Salah satu contoh objek dari penilaian yaitu penilaian kinerja karyawan.
2.4 Normalisasi
Penilaian kinerja karyawan adalah adalah suatu proses penilaian prestasi kinerja pegawai yang dilakukan pemimpin perusahaan secara sistematik berdasarkan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya (Dessler, 1997).
Normalisasi adalah cara pendekatan dalam membangun desain logikabasis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Bentuk - bentuk normalisasi (kusrini : 2007): 1. Bentuk Tidak Normal 2. Normalisasi pertama (first normal form) 3. Normalisasi kedua (second normal form)
Menurut Simamora penilaian prestasi kerja adalah “suatu alat yang berfaedah tidak hanya untuk mengevaluasi kerja dari para karyawan, tetapi juga untuk mengembangkan dan memotivasi kalangan karyawan” (Simamora, 2001). 2
4.
Normalisasi ketiga (third normal form)
3.2 Analisis Data
2.5 Microsoft Visual Basic 6.0
Analisis data merupakan upaya mengolah data menjadi informasi dengan tujuan karakteristik atau sifat-sifat datanya mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan sitem yang dibuat. Input : - Data Admin (Id_admin, username_admin, hak_akses, password) yang bersumber dari admin. - Data Jabatan (Id_jabatan, nama_jabatan) yang bersumber dari jabatan. - Data Departemen (Id_departemen, nama_departemen) yang bersumber dari departemen. - Data Pegawai (Id_pegawai,nama_pegawai, id_departemen, id_jabatan, alamat_pegawai, nama_jenis_tugas) yang bersumber dari pegawai, jabatan dan departemen. - Data Jenis Tugas (Id_jenis_tugas, id_departemen, id_jabatan, nama_jenis_tugas) yang bersumber dari jenis tugas, departemen dan jabatan. - Data Tugas (Id_tugas, id_jenis_tugas, id_pegawai, nama_tugas) yang bersumber dari tugas, jenis tugas dan pegawai. - Data Kriteria Penilaian (Id_penilaian, id_pegawai, id tugas, kelakuan, disiplin, ketelitian, kerja_sama, sikap, loyalitas, kemampuan, inisiatif, ketaatan, komunikasi, etika) yang bersumber dari kriteria penilaian, pegawai, dan tugas.
Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan / instansi dengan sistem yang lebih besar (Sunyoto ; 2007). 2.6 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Managament System) yang dibuat oleh Microsoft, didesain untuk melakukan proses manipulasi penjualan database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudian dalam pengoperasiannya membuat SQL Server 2000 ini menjadi pilihan para database administrator. (Sunyoto ; 2007). 3.
Analisis dan Perancangan Sistem 3.1
Analisis SWOT
Untuk dapat mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dalam perancangan pembuatan Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Karyawan Grand Rosela hotel menggunakan visual basic, maka digunakan analisis SWOT. Analisis SWOT adalah metode perancangan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threats) dalam suatu perancangan. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang lebih spesifik dari spekulasi perancangan dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Tabel 3. Analisis SWOT
Output : - Laporan Nilai Akhir (Pengolahan data laporan nilai akhir), yang bersumber dari jabatan, departemen, pegawai, jenis tugas, tugas, kriteria penilaian dan nilai akhir.
Eksternal Opportunities (O)
Threats (T)
Strategi SO
Strategi WO
Sistem dapat melakukan pendataan karyawan, sistem dapat melakukan entri tugas, sistem dapat menampilkan laporan.
Sistem tidak membahas kenaikan pangkat . Sistem penilaian bersifat subjektif karena masih berdasarkan kinerja karyawan. Strategi WT
Internal
Strength (S)
Strategi ST
Weakness (W)
Adanya aplikasi sejenis, tetapi aplikasi ini dirancang khusus dari permasalahan yang ada pada sistem kinerja karyawan Grand Rosela Hotel.
3.3 Analisis Model Analisis pada sistem ini tidak berbeda jauh dengan analisis yang biasa di gunakan pada sistem penilaian rapor. Sistem ini menggunakan teori rapor, yaitu dengan mengitung nilai – nilai tugas yang diberikan, beserta kriteria – kriteria yang telah di tentukan oleh manager yang di jumlah kemudian di bagi dengan data tugas dan kriteria – kriteria yang sudah di tetapkan, maka akan di peroleh nilai akhir.
Dapat memperbaiki kinerja karyawan hotel dan dapat memperbaiki pelayanan hotel sehingga kelak pengunjung akan semakin nyaman dan perasa puas atas pelayanannya.
3
Hasil penilaian akhir di peroleh dari : Nilai Akhir = NT+ K1+D+K2+K3+S+L+K4+I+K5 10
Keterangan NT : Nilai Tugas K1 : Kelakuan D : Disiplin K2 : Ketelitian K3 : Kerja Sama S : Sikap L : Loyalitas K4 : Kemampuan I : Inisiatif K5 : Ketaatan
3.4
Gambar 3.1 Konteks Diagram Sistem Penilaian Kinerja
Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urutan – urutan prosedur dari suatu program. Flowchart untuk sistem penilaian kinerja karyawan Grand Rosela Hotel dapat di lihat pada Gambar . Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Penilaian Kinerja 4.
Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi
Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 1. Implementasi Database 2. Implementasi Program Gambar 3. Flowchart Sistem Kinerja Karyawan 3.5
4.2 Pengetesan Sistem
DFD
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponenkomponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
4
setiap periode ataupun waktu yang diinginkan pada aplikasi ini dan menampilkan ranking kinerja karyawan per periode berupa tabel atau grafik. Daftar Pustaka [1]
Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset, 2005. [2] Bruch dan Strater, Information System: Theory and Practice, Hamilton Publishing Company, Santa Barbara, California, 1974. [3] Dessler, G. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Prenhallindo. Edisi ke-7, Alih bahasa, Jilid 1 & Jilid 2, 1997. [4] Fatta, H. Al. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2007. [5] Handoko, T.H. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta: BPFE, 1994. [6] Kusrini & Ester, S. Pemanfaatan Analytical HierarchyProcess (AHP) sebagai Model SistemPendukung Keputusan Seleksi Penerimaan Karyawan. Surabaya: ITS, 2006. [7] Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset,2007. [8] Kusrini. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset, 2007. [9] Siagian, Sondang P. Manajemen sumberdaya manusia, Jakarta: Bumi Aksara, 1995. [10] Sunyoto, A. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset, 2007.
Gambar 4 Tampilan Menu Utama Ada beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pengetesan sistem, antara lain : 1. Black Box Testing Pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul apakah berjalan dengan yang diharapkan atau tidak. Pengetesan ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Berikut adalah hasil pengetesan Black Box Testing yang terdapat pada Sistem Penilaian Kinerja Grand Rosela Hotel. Tabel 4. Table Black Box Testing No 1 2
Form Login Data Departemen
3
Data Jabatan
4
Data Karyawan
5
Data Tugas Karyawan
6 7
Data Kriteria Penilaian Data Penilaian kinerja
8 9 10 11 12
Laporan Departemen Laporan Karyawan Laporan tugas Laporan Penilaian Laporan Rangking
Proses Login, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tambah, simpan, refresh, Edit, hapus, keluar Tampilkan Tampilkan Tampilkan Cetak Cetak
Hasil Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses
Biodata Penulis
Sukses
Yogyaningtyas Hepy Prasetyo, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Saat ini menjadi freelance desain grafis.
Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses
Kusrini, memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (S.Kom). Memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (M.Kom). Memperoleh gelar Doktor Ilmu Komputer di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (Doktor). Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan tahapan penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat sudah mampu menangani kebutuhan seperti yang tercantum di rumusan masalah, yaitu bagaimana membuat sistem yang mampu memberikan penilaian kinerja karyawan secara mudah dan akurat. 5.2 Saran Cara pandang dan konsep alur dari setiap individu berbeda sehingga kesempurnaan suatu sistem pun berbeda-beda tergantung dari sudut pandang setiap individu. Saran bagi peneliti atau pengembang selanjutnya adalah menambah fungsionalitas pada sistem, seperti menambahkan fungsi sistem backup data
5
