SISTEM INFORMASI OLAH DATA KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN JATIPURWO MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Yeni Mulyani
12.02.8199
Ary Hidayat
12.02.8251
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI OLAH DATA KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN JATIPURWO MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Yeni Mulyani1), Ary Hidayat2), Armadyah Amborowati3) 1,2)
Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
3)
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 1)
2)
Email :
[email protected] ,
[email protected] ,
[email protected]
3)
tertentu dengan aman. Pengolahan data sangat memegang peranan penting disebuah instansi , tetapi masih banyak instansi-instansi yang belum melakukan pengolahan data secara baik. Banyak data yang harusnya di proses, tetapi akhirnya terbengkalai, sehingga data tersebut rusak dan sulit di temukan saat diperlukan.
Abstract - Office of village headis agovernment agency that is used for data processing within the scope of village resident population consisting of population data in some hamlets. With RT and consist of several RW that has many people, the impact on the administration of the village into the hassles and frequent errors in managing the data.
Kelurahan adalah suatu instansi pemerintah kecil yang berhubungan langsung dengan masyarakat dalam hal memberikan jasa pelayanan administrasi kependudukan. Kesibukan dan rutinitas yang sangat tinggi menyebabkan masyarakat sangat mengharapkan pelayanan administrasi yang cepat, akurat dan efisien. Pengolahan data yang masih menggunakan sistem manual menyebabkan ketidak efisiennya waktu untuk memproses pelayanan kependudukan serta kesulitan dalam mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat.
Population data is animportant element to the office of village head. In managing the data can not be separated from the activities of collecting, processing, storing, andreview. The number of data are managed and need to send information quickly in the population administration services use information systems as a tool that is consideredable to assistin the processing of the data. Information system is needed to help the processing of the data population. The purpose of making an application to facilitate processing into a computerized data manually, by making this application can help the office of village for processing data related to population, so that if the population data into efficient, fast and easy.
Demikianlah dibutuhkan suatu sistem informasi pengolahan data yang dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan administrasi. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi maka dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis memilih judul “Sistem Informasi Olah Data Kependudukan pada Kelurahan Jatipurwo Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0”..
Keywords - Data Processing, Population, Information Systems.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka peneliti merumusan masalah bagaimana membuat sistem informasi olah data kependudukan pada Kelurahan Jatipurwo?
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi informasi yang berkembang pesat dan semakin marak di dunia mempengaruhi kebutuhan masyarakat untuk membantu proses dalam semua bidang, baik dalam bidang pendidikan, pemeritahan, bisnis dan lain sebagainya. Kemajuan teknologi tersebut mempengaruhi maju mundurnya organisasi atau instansi pemerintah, karena perannya yang sangat penting dalam proses pengolahan data pada instansi, maka di butuhkan teknologi sistem informasi untuk menyediakan informasi tersebut salah satunya adalah komputer.
1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan terarah dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan mengenai sistem informasi olah data kependudukan pada kelurahan Jatipurwo, maka peneliti menentukan batasan masalah yang meliputi: 1. Pengolahan data kependudukan antara lain: data kelahiran, data kematian, data perpindahan, data pendatang, KK dan data penduduk. 2. Laporan yang dihasilkan adalah laporan kelahiran, laporan kematian, laporan perpindahan,
Komputer merupakan alat pengolahan data yang tepat dengan akses kerja manusia. Selain itu, komputer juga dapat menyimpan banyak memori dalam bentuk file-file 1
3.
4.
Bab III – Tinjauan Umum, Pada bab ini menguraikan tinjauan umum tentang objek penelitian, analisis masalah, solusi yang ditawarkan, dan rancangan. Bab IV – Pembahasan, Pada bab ini membahas tentang implementasi aplikasi yang dikerjakan, hasil yang diperoleh saat proses berlangsung, dan hasil akhir, serta testing hingga penerapan aplikasi di objek penelitian. Bab V – Penutup, Pada bab ini berisi kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan tugas akhir dan saran penggunaan terhadap objek penelitian dan saran untuk pengembangan sistem yang dibuat agar lebih baik lagi. Daftar Pustaka
laporan pendatang, laporan kk dan laporan penduduk. Software untuk membuat sistem informasi olah data kependudukan pada Kantor Kelurahan Jatipurwo menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Microsoft SQL server 2000 sebagai database.
1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Penelitian tentang Sistem Informasi Olah Data Kependudukan Pada Kelurahan Jatipurwo Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 ini dibuat dengan maksud dan tujuan sebagai berikut: 1. Dapat mempermudah dalam pengolahan data kependudukan. 2. Mempermudah pegawai dalam menghasilkan dan membuat laporan data kependudukan. 3. Mencari jalan keluar untuk mengatasi masalahmasalah dari sistem yang dipakai saat ini. 4. Mempermudah dan mempercepat cara kerja karyawan dalam proses pengolahan data penduduk.
2. Pembahasan 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang didalamnya suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencana, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, menyajikan sinergi organisasi pada process.
1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Metode Observasi Mengamati kebutuhan yang diperlukan terhadap objek yang akan diteliti. Metode ini untuk mengumpulkan data yang efektif karena pengumpulan data dilakukan secara langsung pada instansi. 1.5.2 Metode Interview Melakukan Tanya jawab dengan pihak objek secara langsung terhadap objek tentang hal yang terkait. Metode ini untuk mendapatkan data yang berhungungan dengan masalah penelitian. 1.5.3 Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan sebagai alat pembanding antara teori yang ada dengan yang terjadi di lapangan serta sebagai acuan dalam pembuatan sistem informasi tersebut. 1.5.4 Dokumentasi Mengumpulkan dokumen-dokumen dari semua bagian yang berkaitan dengan sistem, dapat berupa dokumentasi kegiatan hasil kerja maupun hasil akhir dalam bentuk laporan terkait dengan permasalahan yang akan diteliti.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Kependudukan 2.2.1 Pengertian Kependudukan Penduduk adalah warga negara Indonesia dan orang asing yang bertempat tinggal di Indonesia. Kependudukan adalah hal ihwal yang berkaitan dengan jumlah, struktur, umur, jenis kelamin, agama, kelahiran, perkawinan, kehamilan, kematian, persebaran, mobilitas dan kualitas serta ketahanannya yang menyangkut politik, ekonomi, social, dan budaya. 2.2.2 Sistem Informasi Kependudukan Sistem informasi kependudukan merupakan sistem yang bertugas dalam hal mencatat dan memproses data yang berhubungan dengan penduduk diantaranya data penduduk, kelahiran, kematian, perpindahan, pendatang, dan KK. Pengelolaan data penduduk yang baik adalah salah satu upaya terencana yang mengarahkan perkembangan masyarakat ke dalam bidang teknologi dan menjadikan sumber daya manusia lebih modern.
1.6 Sistematika Penulisan Bab I – Pendahuluan, Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II – Landasan Teori, Pada bab ini menguraikan tentang teori-teori yang mendasari pembahasan pembuatan sistem informasi yang dibuat, berupa definisi-definisi dan konsep teori, aplikasi yang digunakan dan hadware atau software yang dibutuhkan.
2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.3.1 Microsoft Visual Basic Visual Basic 6.0 adalah aplikasi berbasis visual sehingga penting bagi para pengembang program untuk mengetahui bagian-bagian dari Integrad Development Environment (IDE) yang merupakan fasilitas pengembangan untuk membuat atau membangun aplikasi.
2
Jenis_kelahiran
NIK**
No_kelahiran
Kelurahan
Kelahiran_ke
Nik_pelapor
Berat_bayi
Nama_pelapor
Panjang Bayi
Nama Kep. Keluarga
No_KK
Alamat
Kecamatan
Rt
2.3.2 Microsoft SQL Server 2000 Micosoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan yang dimiliki Microsoft untuk database server. Beberapa keunggulan dari SQL Server 2000 diantaranya: 1. Memiliki dua mode Authentication, yaitu NT user dan SQL Server user. 2. Mampu mengatur hak akses dari pengguna table, view, function hingga pengguna field dalam table. 3. Bisa digunakan pada client dengan OS lama seperti Win 98 dan ME dengan pengguna ODBC.
Nik_saksi
Kabupaten
Rw
Kelahiran
KK
Kode Pos Nama_Saksi 1
Provinsi
1
No_kematian
Mempunyai
No_datang
Mempunyai
Nik
No_kk
Nama_kepala_ Alamat_asal keluarga
Kecamatan_ asal Kab.Asal
Nik_pemohon Kematian
umur
1
Kode_pos_asal
Nama_pemohon
telepon_ Asal
Status_KK_Pindah
Tanggal_kem atian Mengalami
NIK
Pukul
Pendatang
No_KK_Tujuan
Nama_penduduk
sebab_kematian
N
Nik_kpl_klrg_tujuan
Provinsi_tujuan
Kode_pos_tujuan
1
Tempat_kemati an
Pendidikan_terak hir
Yang_menerang kan
1
N
Nama_kplklrga_ tujuan Tgl_kedatangan
Penduduk
Kec_tujuan Alamat_tuju an
Jenis_kelamin golongan_darah
Nama_pelapor
Kab_tujuan
N
Tempat_lahir
Nik_pelapor
N
Agama Pekerjaan
Detail Datang Detail Pindah
Alamat
Penyandang cacat No_pindah
No_datang** NIK
Status_Perkawinan
Masa_berlaku_ktp
Masa_berlaku_ktp
NIK**
Status_dlm_keluarga
No_pindah Nik_ibu
NIK
2.4 Perancangan Database Setelah menganalisa dan mempelajari permasalahan –permasalahan yang terjadi pada kelurahan Jatipurwo, maka dapat diketahui sistem yang berjalan masih dilakukan manual. Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan sistem baru berbasis komputer yang menggambarkan jalannya sistem secara keseluruhan.
Nama_ibu
Tgl_pindah N
Nama Nik_ayah
Sts_KK_yg_Pindah Alasan_pindah
Nama_ayah
Perpindahan
Pegawai Sts_KK_yg_tdk_pindah
Alamat_tujuan
No_KK**
Kec._Tujuan
No_Paspor
Kab_tujuan Tgl_berakhir_paspor
Jenis_kepindahan Telepon Provisi_tujuan
Kode_pos
pasword nama_petugas
jabatan
No_akta_lahir No_akte_perkawinan Status_penduduk Status_tinggal
Gambar 2 ERD Sistem Informasi Olah Data Kependudukan 2.5 Perancangan Sistem yang Diusulkan 2.5.1 Flowchart Sistem yang diusulkan Dengan melihat permasalahan yang ada, maka perlu digambarkan flowchart sistem yang akan diusulkan. Adapun flowchart sistem yang diusulkan digambarkan sebagai berikut :
Dalam hal ini rancangan database yang diusulkan akan digambarkan dalam bentuk relasi database dan ERD. Relasi antar table menggambarkan hubungan antar tabel dalam sistem yang akan diusulkan. Sedangkan ERD menggambarkan permodelan sistem yang akan dikembangkan dalam basis datanya.
Data Pendatang
Data Kelahiran
Data Kematian
Input Data Pegawai
Input Data Kelahiran
Input Data Kematian
Olah Data Pegawai
Olah Data Kelahiran
Olah Data Kematian
Data Pegawai
Kelahiran
Kematian
Penduduk
Pengolahan Laporan Kelahiran
Pegolahan Laporan Kematian
Pengolahan Laporan Penduduk
Pengolahan Laporan Detail Datang
Pengolahan Laporan Pendatang
Laporan Data Kelahiran
Laporan Data Kematian
Laporan Data Penduduk
Laporan Data Detail Datang
Laporan Data Pendatang
2.4.1 Relasi Antar Tabel
Data Penduduk
nput Data Penduduk
Input Data Detail Datang
Olah Data Penduduk
Olah Data Detail Datang
Detail Datang
Input Data Pendatang
Olah Data Pendatang
Pendatang
Data KK
Input Data Detail Pindah
Input Data Perpindahan
Input Data KK
Olah Data Perpindahan
Olah Data
Perpindahan
KK
Pengolahan Laporan Detail Pindah
Pengolahan Laporan Perpindahan
Pengolahan Laporan KK
Laporan Data Detail Pindah
Laporan Data Pindah
Laporan Data KK
Olah Data Detail Pindah
Detail Pindah
Gambar 3 Flowchart Usulan 2.5.2 Konteks Diagram Gambar 1 Relasi Antar Tabel 2.4.2
Pegawai
ERD
Data Kelahiran Data Kematian Data Penduduk Data Pendatang Data Perpindahan Data KK
0 Sistem Informasi Olah Data Kependudukan
Laporan Data Kelahiran Laporan Data Kematian Laporan Data Penduduk Laporan Data Pendatang Laporan Data Perpindahan Laporan Data KK Laporan Data Detail Datang Laporan Data Detail Pindah
Laporan Data Kelahiran Laporan Data Kematian Laporan Data Penduduk Laporan Data Pendatang Laporan Data Perpindahan Laporan Data KK Laporan Data Detail Datang Laporan Data Detail Pindah
Gambar 4 Konteks Diagram
2.5.3
3
Data Flow Diagram Level 1
Kepala Desa
Data Kelahiran
Data Kematian
Data Penduduk
D1
1 Olah Data Kelahiran
D2 2
2 Olah Data Kematian
3 Olah Data Penduduk
_cacat Status_perk awinan Status_dala mkeluarga Nik_ibu Nama_ibu Nik_ayah Nama_ayah No_kk
Kelahiran
Kematian
D3 Penduduk
D7 Detail Datang
Data Pendatang
Pegawai
D4
4 Olah Data Pendatang
Pendatang
D8 Detail Pindah
Data Perpindahan
5 Olah Data Perpindahan
Varchar
30
Varchar
30
Char Varchar Char Varchar Char
16 20 16 16 16
Varchar Varchar
17 10
Char Varchar
11 20
Varchar
10
Varchar
10
Varchar Varchar
10 50
Vrchar
25
D5 Perpindahan
No_paspor Tgl_berakhi rpaspor No_akta No_akta_pe rkawinan Tgl_perkaw inan No_suratcer ai Tgl_cerai Status_pend uduk Status_tingg gal
Kepala Desa
Data KK
D6
6 Olah Data KK
KK
7 Laporan
Laporan Data Kelahiran Laporan Data Kematian Laporan Data Penduduk Laporan Data Pendatang Laporan Data Perpindahan Laporan Data KK Laporan Data Detail Datang Laporan Data Detail Pindah
Gambar 5 Data Flow Diagram Level 1
2.6 Struktur Tabel Tabel 1 Tabel KK Field
Tipe
Ukuran
No_kk
Char
16
Nama_kepalakeluarga Alamat Rt Rw Kelurahan Kecamatan Kabupaten Kode_Pos Provinsi
Varchar Char Char Char Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
50 3 3 3 20 20 25 6 20
Keterang an Primary Key
Foreign Key
2.7 Perancangan Form 2.7.1 Rancangan Form KK Rancangan input data KK bertujuan sebagai desain input untuk data KK(Kartu Keluarga).
Tabel 2 Tabel Penduduk Field
Tipe
Ukuran
NIK
Char
16
Nama_pend uduk Tempat_lahi r Tgl_lahir Jenis_kelam in Gol_darah Agama Pendidikan_ terakhir Pekerjaan Alamat Penyandang
Varchar
50
Varchar
20
Datetime Varchar
20
Varchar Varchar Varchar
2 20 30
Varchar Varchar Varchar
20 100 30
Keterang an Primary Key
Gambar 6 Rancangan Form Data Penduduk 2.7.2 Rancangan Form Penduduk
Gambar 7 Rancangan Form KK
4
2.
2.8 Implemetasi pada Visual Basic 2.8.1 Form Menu Utama
3.
4.
Sistem dapat dikembangkan menjadi sistem yang berbasis client server sehingga sistem mampu diakses oleh banyak komputer. Perlu adanya pengembangan sistem untuk fitur yang lebih baik agar sistem mampu menyajikan data lebih lengkap lagi. Sistem ini perlu dikembangkan untuk bagian hak akses agar lebih aman penggunaannya.
DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, Hanif. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem”.Yogyakarta: Andy Offset. [2] HM, Jogiyanto. 1989. “Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktik Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta: Andy Offset [3] HM, Jogiyanto. 1989. “Robert A. Leitch/ K. Roscoe Davis. Accounting Information System” (edisi kedua, New Jerseyr Prentice-Hall, 1983), hal 6, Yogyakarta: Andi. [4] HM, Jogiyanto. 1989. “John Burch, Gary Grudnitski. Information System Theory and Practice” (edisi keempat, New York:John Wiley & Sons, 1986), hal 3, Yogyakarta: Andi. [5] Kusrini. 2007. “Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan”. Yogyakarta: Andy Offset. [6] Kusrini. 2007.”Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”. Yogyakarta: Andy Offset. [7] Sunyoto, Andi. 2007. “Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL”. Yogyakarta: Andy Offset.
Gambar 8 Form Menu Utama 2.8.2 Form KK
Gambar 9 Form KK
3. Penutup
BIODATA PENULIS
3.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi kependudukan, maka diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi olah data kependudukan ini mempunyai fitur yang dapat digunakan untuk mengolah data penduduk, data kelahiran, data kematian, data KK, data pendatang, dan data perpindahan. 2. Sistem ini dapat menghasilkan laporan data keseluruhan meliputi laporan data penduduk, laporan data kelahiran, laporan data kematian, laporan data perpindahan, laporan data pendatang, dan laporan data KK. 3. Sistem ini dapat menghasilkan laporan data pertahun.
Yeni Mulyani, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer, Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Ary Hidayat, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer, Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Armadyah Amborowati, memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi, Fakultas Tehnik, jurusan Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta.
3.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dipaparkan di atas, saran yang ingin peneliti sampaikan adalah: 1. Sistem ini perlu dikembangkan untuk proses pembuatan surat pengantar dan surat keterangan lainnya yang dibutuhkan di Kelurahan.
5
