PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ANGGARAN BIAYA PRODUKSI PT. LIVIO FURNITURE Bima Dwi Hartono ; Noerlina N, S.Kom., MM ; Joni Suhartono, S.Kom., MM Sistem Informasi dan Akuntasi, Binus University ABSTRACT PT. Livio Furniture is a company engaged in manufacturing, particularly in the field of interior and furniture. The problem faced by the company is the management difficulties in monitoring the production costs are difficult totraced and lead to suboptimal profits and the absence of a stated plan of production activities in the form of quantitative neatly manajamen causing difficulty in evaluating whether the company has achieved in accordance with the company's plans. Therefore, the authors felt the need to propose a budget accounting information system design whose goal is to help simplify the process of recording the cost of production, the determination of the production budget, and the budget realization report comparisons between budget and realization of production budgets. The information system is expected to produce the information needed management company. The method used in this research is the study of literature, observations, interviews, and analyze and design the system. Whereas in its design, use of object-oriented analysis and design or OOAD (Object Oriented Analysis and Design) by Satzinger. The programming language used is Microsoft Visual Studio 2008 using SQL Server 2008. To design using UML (Unified Model Language) Enterprise Architecture with Microsoft Visio 2007 Professional. With the budget information system ultimately facilitate the monitoring of the costs to be incurred enterprise and simplify the process of evaluating a company's management needs. Keywords: Budget Cost of Production, Management, Manufacturing, Programming, Actual Budget, Accounting Information Systems
ABSTRAK PT. Livio Furniture adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur, khususnya dalam bidang interior dan furniture. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah manajemen kesulitan dalam melakukan pemantauan terhadap biaya-biaya produksi yang sulit untuki ditelusuri yang menyebabkan sering tidak optimalnya laba perusahaan. serta tidak adanya rencana kegiatan produksi yang tertuang dengan rapi dalam bentuk kuantitatif sehingga menyebabkan manajamen kesulitan dalam mengevaluasi apakah yang dicapai perusahaan sudah sesuai dengan rencana
perusahaan. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk mengusulkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi anggaran yang tujuannya adalah membantu mempermudah proses pencatatan biaya produksi, penentuan anggaran biaya produksi, realisasi anggaran serta laporan komparasi antara anggaran biaya dengan realisasi anggaran biaya produksi. Sistem informasi ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen perusahaan. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi pustaka, observasi, wawancara, dan menganalisis serta merancang sistem. Sedangkan dalam perancangannya, digunakan Analisis dan perancangan berorientasi objek atau OOAD (Object Oriented Analysis and Design) menurut Satzinger. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Studio 2008 menggunakan SQL Server 2008. Untuk perancangan menggunakan UML (Unified Model Language) Enterprise Architecture dengan Microsoft Visio 2007 Professional. Dengan adanya sistem informasi anggaran pada akhirnya mempermudah proses pemantauan terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan perusahaan serta mempermudah proses evaluasi yang dibutuhkan manajemen perusahaan. Kata Kunci : Anggaran Biaya Produksi, Manajemen, Manufaktur, Pemrograman, Realisasi Anggaran, Sistem Informasi Akuntansi
PENDAHULUAN Pada saat ini berbagai perusahaan yang bergerak dibidang interior, furniture dan kontraktor saling berlomba – lomba untuk memenangi persaingan pasar. Dalam memenangkan persaingan yang ada diperlukan suatu kinerja yang baik didalam manajemen perusahaan. Suatu sistem yang baik sangat diperlukan didalam manajemen perusahaan, agar perusahaan tidak tertinggal di dalam persaingan dengan perusahaan sejenis. Perusahaan menyadari menerapkan sistem informasi akuntansi untuk perbaikan operasional perusahaan dan memberikan pengendalian internal yang baik bagi setiap fungsi di dalam perusahaan Masalah yang sering terjadi di PT. Livio Furniture pada saat ini adalah karena tidak adanya prosedur anggaran biaya produksi maka sering munculnya biaya- biaya yang melebihi target yang direncanakan, begitu sulitnya diketahui dari mana dan apa saja yang menyebabkan biaya-biaya melebihi target. Maka dari itu salah satu sistem informasi yang dibutuhkan dalam PT. Livio Furniture adalah sistem informasi pada anggaran biaya produksi. Dengan penerapan sistem informasi pada anggaran biaya produksi, maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengetahui penghitungan keseluruhan biaya yang dibutuhkan dalam setiap proses bisnis yang akan berjalan dan membantu dalam penyesuaian dari biaya-biaya sesuai rencana biaya yang akan dikeluarkan maupun sudah dikeluarkan. Dalam hal ini, penulis tertarik untuk merancang sebuah sistem yang dapat digunakan ketika penyusunan anggaran yang direncanakan dan juga ketika sudah terealisasi, untuk memudahkan karyawan dalam memantau jalannya biaya produksi ketika proyek sedang berjalan, dan memudahkan dalam mengevaluasi laporan pertanggungjawaban pada akhir proyek.
Metode Penelitian Adapun metodelogi penelitian yang akan di lakukan penulis dalam pembuatan skripsi nya adalah : 1. Penelitian Literatur Penelitian literatur akan dilakukan dengan melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber seperti buku dan bacaan lain yang dapat mendukung teori dalam pembahasan topik skripsi. 2. Penelitian Lapangan Penelitian lapangan akan dilakukan dengan melakukan pengumpulan data dari wawancara, observasi dan analisis kebutuhan perusahaan. 3. Metode Analisis Metode analisis akan dilakukan dengan metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Analysis and Design). 4. Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem akan digunakan software-software seperti Microsoft Visual Studio 2008 dan SQL Server 2008 5. Perancangan Database Sistem yang dirancang menggunakaan arsitektur 2 tier dimana user interface sistem dijalankan pada sisi client dan data yang digunakan dalam sistem disimpan dalam database pada sisi server. Landasan Teori Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Satzinger (2007, p7), dalam bukunya Object Oriented Analysis and Design menyatakan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Menyelesaikan tugas bisnis biasanya adalah “masalah” yang telah dibicarakan sebelumnya. Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi adalah kombinasi dari komponen-komponen terkait, yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses dan menyediakan output informasi yang diperlukan oleh pengguna dalam sebuah organisasi. Menurut Nafarin (2007, p11) Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang, tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Tujuan-tujuan lainya dalam Penyusunan Anggaran adalah 1. Perencanaan Anggaran memberikan arahan bagi penyusunan tujuan dan kebijakan perusahaan. 2. Koordinasi Anggaran dapat mempermudah koordinasi antar bagian-bagian dalam perusahaan. 3. Motivasi Anggaran membuat manajemen dapat menetapkan target-target tertentu yang harus dicapai oleh perusahaan. 4. Pengendalian Keberadaan anggaran di perusahaan memungkinkan manajemen untuk melakukan fungsi pengendalian atas aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.
Menurut Aliminsyah (2003, p242), Pengertian anggaran bahan baku ini ialah budget yang merencanakan secara lebih terinci jumlah unit bahan mentah yang diperlukan untuk penyelenggaraan proses produksi secara periode yang akan datang, sebagai dasar penyusunan anggaran biaya produksi. Sedangkan anggaran tenaga kerja sangat berhubungan erat dengan rencana laba tahunan, mengingat upah tenaga kerja merupakan pas biaya yang paling besar jika dibandingkan dengan biaya lainnya. Budget tenaga kerja harus dikembangkan menurut jam kerja langsung dan biaya kerja langsung dan juga harus dikembangkan menurut tanggung jawab dan menurut periode. Sedangkan anggaran biaya yang mempunyai kerumitan tersendiri adalah anggaran biaya overhead, yaitu anggaran biaya yang berisikan biaya-biaya selain dari biaya bahan baku dan tenaga kerja, yang ada pada proses produksi perusahaan.
Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan selama ini adalah tidak adanya anggaran biaya produksi adalah sebagai berikut : 1. Tidak adanya pencatatan biaya produksi, biasanya bagian keuangan hanya mengumpulkan bon pembelian yang diberikan oleh bagian produksi, untuk melaporkan biaya-biaya bahan baku yang keluar. 2. Lemahnya internal kontrol dalam mengawasi biaya produksi yang keluar, karena pada umumnya hanya bagian produksi saja yang mengetahui apa-apa saja bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi suatu barang maka hal ini bisa saja menyebabkan kecurangan 3. Tidak adanya sajian laporan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi yang dapat melihat apakah biaya produksi yang dikeluarkan sesuai pada batas normal atau jauh melebihi biaya produksi yang seharusnya
Solusi Permasalahan Solusi pemecahan dari masalah yang ada di perusahaan adalah sebagai berikut : a. Menerapkan sistem informasi anggaran biaya produksi yang dapat melakukan pencatatan biaya produksi mulai dari biaya bahan baku yang diperlukan, biaya tenaga kerja langsung yang digunakan, serta biaya overhead. b. Menerapkan sistem informasi yang mempunyai sebuah master barang yang bisa mengetahui bahan baku apa saja serta berapa banyak yang dibutuhkan dalam memproduksi suatu barang, sehingga memudahkan manajemen dalam melakukan sebuah kontrol. c. Menerapkan sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan yang berguna sebagai dasar evaluasi bagi manajemen, yaitu laporan ko9uimparasi antara pengajuan anggaran dengan realisasi anggaran.
Pembahasan Prosedur anggaran biaya produksi yang diusulkan Prosedur anggaran biaya produksi yang diusulkan untuk Sistem Informasi Anggaran pada PT. Livio Furniture adalah sebagai berikut : Sistem ini bermula ketika bagian marketing menerima order masuk dari pelanggan, Kemudian bagian marketing membuat form surat perintah kerja yang kemudian dikirimkan kepada Kepala bagian produksi dan bagian keuangan. Lalu kepala bagian produksi akan mengajukan form pengajuan anggaran kepada manajer operasional berdasarkan surat perintah kerja yang diberikan marketing. Manajer operasional akan mengecek apakah permohonan yang diajukan itu wajar atau
tidak berdasarkan data historis yang ada diperusahaan. Lalu setelah pengajuan anggaran tersebut disetujui oleh manajer operasional, permohonan tersebut akan diajukan kepada direktur utama untuk diberikan otorisasinya. Kemudian, setelah direktur utama menyetujui pengajuan anggaran untuk tersebut, direktur utama akan mengotorisasi pengajuan anggaran, kemudian formulir pengajuan anggaran itu akan diserahkan kembali kepada kepala bagian produksi. Tahap selanjutnya, kepala bagian produksi akan menyerahkan formulir pengajuan anggaran kepada tersebut kepada bagian keuangan. Setelah itu, bagian keuangan akan memberikan dana sesuai dengan yang tertera pada anggaran pengajuan anggaran kepada kepala bagian produksi yang kemudian akan digunakan selama proses produksi tersebut. Kegiatan selanjutnya yang dilaksanakan adalah setelah selesainya produksi maka kemudian bagian keuangan akan membuat form realisasi anggaran yang dikeluarkan selama produksi. Kemudian form realisasi anggaran akan diserahkan kepada bagian akuntansi, untuk dibuatkan laporan anggaran biaya produksi dan laporan komparasi anggaran. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan kepada direktur utama. act Activ ity Diagram Anggaran Biaya Produksi PT. Liv io Furniture Bagian Marketing
Bagian Keuangan
Ka Bagian Produksi
Manajer Operasional
membuat forrm pengajuan anggaran
mengecek kewajaran
Direktur Utama
Bagian Akuntansi
membuat form order
membuat form spk
FPA
memberikan otorisasi persetujuan anggaran
menerima FPA
menyerahkan dana kepada KaBag Produksi
membuat laporan anggaran biaya produksi
membuat form realisasi anggaran
membuat laporan komparasi anggaran
menandatangani laporan FRA
Berikut ini adalah Usecase Diagram PT. Livio Furniture
uc Use case PT LIVIO FURNITURE Sistem Informasi anggaran PT. Livio Furniture
Bagian Marketing
Membuat Form Order
Membuat Form Pengaj uan Anggaran
Membuat Form Surat Perintah Kerj a
Membuat Inv oice
memberikan status persetuj uan FPA
KaBag Produksi
Membuat Bukti Penerimaan Pembayaran
Bagian Keuangan
Direktur Utama
Membuat Laporan Anggaran Biaya Produksi
Bagian Akuntansi
Membuat Laporan Komparasi Anggaran
Membuat Form Realisasi Anggaran
Dalam analisis pada proses bisnis yang diusulkan dapat dilihat berdasarkan gambar Class Diagram dibawah ini : class Domain Model Class Diagr...
Form_Bukti_Penerimaan_Pembayaran
Form_Order
Inv oice
Master_Pelanggan -
1..* -
Id_Pelanggan Nama_Pelanggan 1 Alamat telp kota
Id_Order Tanggal_Order Down_Payment Tanggal_Pengiriman 1
1
Form_Surat_Perintah_Kerj a -
Id_SPK Tanggal_SPK Id_Order Tanggal_Penyelesaian
1
1 -
Id_Invoice Tanggal_Invoice Id_Order 1 Jatuh_Tempo Total_Tagihan Status_Pembayaran
1..* 1
1
1..* -
Id_Barang Nama_Barang Qty Harga_Barang
Id_BPP Tanggal_BPP Id_Invoice Total_Payment Sisa_Payment
Master_Barang
Detail_Form_Order
1
1..* -
-
1..*
Id_Barang Nama_Barang Tipe_Barang Harga_Barang Rincian_Bahan_Baku tingkat_kesulitan 1..*
1
1..*
1 Form_Realisasi_Anggaran -
Id_FRA Tanggal_FRA Id_SPK Total_Realisasi_Anggaran 1
1 1 1..* Master_Bahan_Baku -
Id_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku 1..* Harga_Dasar Qty
1
Form_Pengaj uan_Anggaran 1 -
Id_FPA Tanggal_FPA Id_SPK Rincian_Pengajuan_Anggaran_Produksi 1 Biaya_TKL Biaya_FOH
Form_Persetuj uan_Anggaran 1 -
Id_Persetujuan Tanggal_Persetujuan Id_FPA Total_Anggaran_Produksi Status_Persetujuan
Berikut akan dijabarkan event table yang terjadi didalam PT. Livio Furniture
Event Membuat Form Order
Trigger Order pelanggan
Membuat Telah Form Surat terbentuknya Perintah form order Kerja Membuat Form Pengajuan Anggaran
Source
Use Case
Marketing
Membuat Form Order
Marketing
Membuat Form Surat Form Surat Perintah Perintah kerja Kerja
Bagian Keuangan dan KaBag. Produksi
Membuat Form Pengajuan Anggaran
Manager Operasional dan Direktur Utama
Form Surat KaBag. Perintah Produksi Kerja
Memberikan Form Persetujuan Pengajuan FPA Anggaran
Direktur Utama
Response Destination Order pelanggan
Form Pengajuan Anggaran
KaBag. Produksi
Memberikan Persetujuan status Pengajuan persetujuan Anggaran
KaBag. Produksi
Pelanggan
Membuat Invoice
Form Order Bagian dan Form Keuangan Surat Perintah Kerja
Membuat Invoice
Invoice
Membuat Bukti Penerimaan Pembayaran
Menerima pembayaran dari pelanggan
Membuat Bukti Penerimaan Pembayaran
Bukti Pelanggan Penerimaan Pembayaran
Membuat Form Realisasi Anggaran
Bagian Bagian keuangan keuangan telah mengeluarkan dana produksi
Membuat Form Realisasi Anggaran
Form Realisasi Anggaran
Manager Operasional dan Bagian Akuntansi
Membuat Laporan
FPA telah di Bagian
Membuat Laporan
Laporan Anggaran
Direktur
Bagian Keuangan
Anggaran Biaya Produksi
approve
Akuntansi
Membuat Laporan Komparasi Anggaran
FRA telah Bagian selesai di Akuntansi
Anggaran Biaya Produksi
Biaya Produksi
Utama
Membuat Laporan Komparasi Anggaran
Laporan Komparasi Anggaran
Direktur Utama
Sistem informasi anggaran biaya produksi PT. Livio Furniture menggunakan arsitektur clientserver dengan bentuk centralized data, dimana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan pada server terdapat komponen model. Setiap client memiliki komponen function yang digunakan untuk membaca, menghapus, dan mengubah data yang ada di server sesuai hak akses masing-masing melalui user interface-nya yang kemudian selanjutnya diproses atau diperbaharui, dan data yang diperbaharui tersebut akan disimpan di server
Sistem informasi penyusunan anggaran biaya produksi PT. Livio Furniture ini dikembangkan dengan menggunakan personal Computer (PC) dan menggunakan bahas pemrograman Microsoft Visual Studio 2008 dan menggunakan SQL Server 2008 sebagai database engine-nya. User interface yang digunakan sesuai dengan standard windows. Sistem dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard. Sistem Informasi yang tepat digunakan pada saat ini adalah Two Tier. Karena sistem informasi penyusunan anggaran dapat digunakan kedalam satu server agar dapat mempercepat transaksi/ proses bisnis pada PT. Livio Furniture. Jadi dengan menggunakan two tier, terdapat presentation layer (tempat untuk menginput data), business logistic (logikal sistem atau yang merespon sistem), data access layer (record data atau penyimpanan data). Semua transaksi dilakukan dalam 1(satu) server. Sehingga semua sistem saling terhubung antara bagian keuangan, marketing, bagian operator, direktur utama dan bagian akuntansi.
Didalam pengimplementasian sistem yang akan digunakan, sebelum digunakan sistem akan di-install terlebih dahulu dan dilakukan pengaturan terhadap spesifikasinya agar sistem dapat dijalankan. Setiap user akan diberikan buku panduan yang berisi langkahlangkah dalam penggunaan sistem yang akan diberikan dalam bentuk buku panduan dan compact disc (CD). Selanjutnya perusahaan akan memberikan pelatihan kepada user mengenai cara penggunaan sistem agar setiap user memiliki pemahaman dan pengetahuan yang memadai mengenai cara kerja sistem yang baru serta dapat menggunakan sistem dengan baik. Pelatihan akan diadakan setiap hari dengan durasi selama 60 menit selama satu minggu. Setelah itu akan dilakukan pengujian terhadap sistem untuk mengetahui apakah sistem telah sesuai dan memenuhi kebutuhan user.
ask 1. Pemilihan Hardware dan Software 2. Mempersiapkan Database 3. Instalasi Sistem 4. Testing 5. Pelatihan User 6. Evaluasi Sistem
1
2
3
4
5
Bulan 6 7
8
9 10
11
SIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi anggaran biaya produksi yang telah dilakukan pada PT. Livio Furniture, maka dapat diambil simpulan sebagai berikut : 1. Masalah yang ditemukan didalam perusahaan adalah karena tidak adanya prosedur penyusunan anggaran biaya produksi dan pencatatan rincian biaya produksi yang baik maka hal ini menyebabkan perusahaan sering mengalami masalah overbudget dalam hal pengeluaran untuk biaya produksi. Dengan adanya sistem anggaran biaya produksi ini diharapkan mampu mengatasi masalah overbudget karena tiap proyek produksi sudah mempunyai anggaran biaya produksi yang jelas dengan rincian biaya produksinya. 2.
Masalah yang kedua adalah lemahnya internal kontrol perusahaan dalam mengawasi biaya-biaya produksi yang keluar, dikarenakan hanya bagian produksi saja yang mengetahui proses produksi. Dengan adanya sistem pengajuan anggaran diharapkan mampu mengatasi masalah tersebut karena biaya produksi yang akan dikeluarkan harus melalui persetujuan direktur utama, sehingga pengawasan terhadap biaya-biaya produksi yang keluar lebih terkontrol.
3. Masalah yang ketiga adalah tidak adanya sajian laporan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi yang dapat melihat apakah biaya produksi yang dikeluarkan cukup sesuai atau jauh melebihi biaya produksi yang seharusnya. Dengan adanya sistem yang dapat mengkomparasikan antara anggaran biaya dengan realisasi biaya diharapkan mampu membantu manajemen dalam hal evaluasi biaya produksi, yang kemudian hal itu dapat dijadikan acuan untuk melihat apakah pengeluaran biaya produksi sesuai yang diharapkan atau tidak.
12
DAFTAR PUSTAKA Garrison, Noreen. (2008). Akuntansi Manajerial. Jilid 1. Edisi 11. Salemba Empat, Jakarta. Matz dan Usry. (2002). Cost Accounting. Edisi 13. South Western Publishing Cincinati, Ohio. Mulyadi. (2002). Akuntansi Manajemen: Konsep, Manfaat,Dan Rekayasa. Edisi 2. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Murti Sumarni, John Soeprihanto. (2003). Pengantar Bisnis (Dasar-dasar Ekonomi Perusahaan). Edisi 5. Liberty, Yogyakarta. Nafarin, M. (2007). Penganggaran Perusahaan. Salemba Empat, Jakarta. O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat. Jakarta. Rama, D. V, Jones, F. L. (2006). Accounting information systems. Publishing. Roff, J. T, South-Western College. Romney, Marshall B,. Steinbart, PJ. (2006). Accounting Information System. 10th Edition.New Jersey :Pearson Education Inc. Satzinger, J.W., Jackson, R.B and Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. (1st Edition). Course Technology, Boston. Satzinger, W. John (2007). Object-Oriented Analysis & Design. Course Technology, Mexico Simamora, Henry. (2002). Akuntansi Manajemen. edisi 2. UPP AMP YKPN, Jakarta. Warren, et, al. (2005). Accounting-Pengantar Akuntansi. edisi2. Salemba Empat, Jakarta. Weygandt J, Jerry et al. (2005). Accounting Principles. Canada, Hourcourt Inc.
Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonie D. (2004). System Analysis and Design Methods.(7th Edition). Mc Graw-Hill, New York.
