SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA RENCANA ANGGARAN BIAYA PROYEK KONSTRUKSI PT EMKABE NUSA PRADA Rachmat Hidayatullah Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
[email protected]
Anindito, S.Kom., S.S., MTI Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Hery Harjono Muljo, S.Kom., MMSI Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Pembuatan rancangan anggaran biaya (RAB) merupakan hal utama dalam proses proyek konstruksi. Perusahaan konstruksi proyek konstruksi di Indonesia hingga saat ini masih jarang yang melakukan pemantuan atas perencanaan anggaran biaya yang dihasilkan oleh perusahaan. Tujuan penelitian ini untuk dapat mengidentifikasi kelemahan serta memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi untuk alur dokumen persiapan proyek dan metode perhitungan perancangan anggaran biaya pada PT Emkabe Nusa Prada, yang bergerak pada bidang jasa konstruksi. Metode perancangan menggunakan pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek (OOAD). Prosedur bisnis yang berjalan pada perusahaan dimodelkan dalam activity diagram. Perancangan sistem dilakukan berdasarkan pemecahan masalah dari model yang terjadi serta pengembangan proses bisnis pada prosedur pembuatan rancangan anggaran biaya (RAB) serta persiapan proyek. Perancangan sistem, menghasilkan analisis permasalahan serta solusi atas masalah pada proses pendapatan jasa yang terjadi di perusahaan. Berdasarkan analisis dan perancangan yang diusulkan pada PT Emkabe Nusa Prada, terkait kestabilan penganggaran biaya dapat dibantu dengan pembuatan sistem RAB dengan metode activity based budgeting (ABB) dan pembuatan kurva S. (RH) Kata kunci: Perusahaan Jasa Konstruksi, RAB, ABB, SIA, OOAD ABSTRACT The making of plan cost design (RAB) is the main subject in construction project. In Indonesia, it’s very uncommon for construction company to monitoring the plan cost design (RAB). The purpose of this paper is to identify the compromise of the plan cost design and also give the idea about design of accounting information systems (AIS) for the construction project preparation at Emkabe Nusa Prada Company that engaged in construction services. Design method using the approach of object-oriented analysis and design (OOAD). Business procedures running on enterprise modeled in the activity diagram. The design of the system was based on problem solving that occurs and the developed model of budgeting process. The design of the system, resulting a problem analysis and solution of problems in the service revenues that occurred in the company. Based on the analysis and design of accounting information system budgeting
process at Emkabe Nusa Prada Company. Based on the analysis and design that proposed at Emkabe Nusa Prada in related to the stability of budgeting cost can be helped by making the system with the help of Activity-Based Budgeting (ABB) and the making of S Curve. (RH) Keywords: Construction Services Company, AIS, ABB, OOAD
1. PENDAHULUAN Penganggaran pada perusahaan konstruksi merupakan hal yang vital. Penganggaran adalah landasan dari proses pengendalian manajemen di hampir seluruh organisasi (Hansen, Otley, & Van der Stede, 2003). Penganggaran dapat memberikan pengaruh terhadap produktivitas, kinerja, kualitas dan batasan biaya dari proyek konstruksi (Labombang, 2011). Penganggaran dianggap sangat penting karena kemampuannya untuk merencanakan dan mengontrol perkembangan ekonomi suatu perusahaan dan juga untuk melakukan kontrol tanggung jawab eksekutif di semua tingkatan manajemen (Janikova, 2011). Penganggaran memiliki banyak metode, namun, terdapat satu metode dimana popularitasnya meningkat beberapa tahun belakangan ini, yaitu Activity-based budget (ABB). ABB adalah hasil pengembangan dari Activity-based Costing (ABC), yang mana serupa dengan Zero-based Budgeting (Pazarceviren, Celayir, & assistant, 2013). ABB mencatat bagaimana para staf terkait mengalokasikan aktivitasnya. Dengan mengembangkan ABB secara seksama para eksekutif akan mampu untuk menciptakan penghubung yang jelas antara beban kerja dan biaya dan metode ini mudah untuk dirancang. Dengan ABB kita dapat melihat kemana uang disalurkan (Shane, 2005). Adapun penelitian oleh (Kaplan & Anderson, 2008) men-ilustrasikan tahapan Activitybased Budgeting pada Sippican Corporation yang menunjukkan bahwa dengan adanya ABB perusahaan tersebut berhasil mengungkap peluang meningkatkan laba kotor sebesar 35% yang sebelumnya hanya 21% dan laba usaha menjadi 18%. Survey oleh Soekirno dalam (Soekirno, Wirahadikusumah, & Abduh, 2007) terhadap 22 perusahaan kontraktor di kota bandung dalam kurun waktu januari 2000 sampai desember 2005 menunjukkan bahwa jenis sengketa yang paling sering terjadi adalah gabungan biaya, waktu dan lingkup pekerjaan (60%). Organisasi harus mampu menyesuaikan prioritasnya, menciptakan nilai lebih “added-value”. Performa yang baik dalam pendokumentasian data-data dapat mendukung kelancaran produksi (Noorlaelasari, 2008) serta untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk dikomunikasikan pada user untuk berbagai pengambilan keputusan (Gondodiyoto, 2007, p. 121). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mengumpulkan dan memproses data transaksi dan kemudian menyebarkan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2011). SIA sangat variatif dari satu bisnis ke bisnis yang lain, karena SIA mempunyai beberapa karakteristik yang membedakannya dari computer based information system yang lain (Ayuliana, 2011). Rencana anggaran biaya (RAB) bangunan atau konstruksi merupakan perkiraan biaya yang dihitung berdasarkan gambar rencana bangunan. Penyusunan RAB sangat diperlukan sebagai pedoman agar biaya riil tidak terlalu jauh dari biaya perkiraan. Sampai saat ini, perhitungan rencana anggaran biaya pada konstruksi umumnya masih dikerjakan secara manual (Wicaksono, 2013), padahal pertimbangan penghematan biaya yang sering dipakai untuk perhitungan anggaran terkadang justru berlaku sebaliknya, sedangkan hal ini sangat penting mengingat anggaran biaya adalah kunci penentu dari ketepatan pembangunan (Irawan, Ranala, & N.S, 2011). Oleh karena itu penganggaran pada proyek konstruksi kearah yang lebih modern diperlukan dengan sistem webbased yang berlandaskan sistem informasi akuntansi.
2. Metode Penelitian Metode penelitian dilakukan dengan melakukan beberapa langkah, dimulai dengan melakukan studi literatur yang dilakukan dengan data atau pencarian referensi dan informasi yang relevan tentang sistem informasi akuntansi, penganggaran, dan khususnya di bidang jasa konstruksi bangunan yang berasal dari buku ilmiah dan karya ilmiah. Setelah itu dilakukan studi lapangan dengan tinjauan secara langsung tentang proses bisnis yang terjadi, wawancara, dokumentasi dengan melakukan penelusuran bukti-bukti transaksi yang terkait dengan anggaran proyek konstruksi. Kemudian dilakukan analisis sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan pendekatan UP Discipline dengan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh (Satzinger, Jackson, & Burd, 2005). Sebagai hasil dari analisis sistem tersebut kemudian dibuat rancangan sistem aplikasi dengan menggunakan sistem berbasis web.
3. Analisis dan Rekomendasi 3.1 Analisis Sistem Berjalan 1.
2.
3.
Sistem saat ini diperkirakan menjadi salah satu kendala yang berpengaruh pada kestabilan penganggaran biaya pada proyek konstruksi PT Emkabe Nusa Prada yang disebabkan karena perancangan RAB masih menggunakan perhitungan estimasi yang subjektif berdasarkan pengalaman pembuatnya dan juga tidak adanya pemantauan atas penggunaan rancangan anggaran biaya yang telah dibuat. Akibatnya adalah pengalokasian anggaran menjadi tidak tepat, boros, dan tidak sesuai dengan kebutuhan proyek dan juga penggunaan modal perusahaan untuk kegiatan operasi proyek konstruksi. Alur dokumentasi pembelian untuk persiapan proyek yang kurang terstruktur, disebabkan oleh karena belum terdapat prosedur pencatatan pembelian kepada Vendor untuk proyek konstruksi yang berakibat terjadi duplikasi penagihan atas pembelian barang dan perubahan realisasi atas rencana anggaran biaya. Terhambatnya pengambilan keputusan oleh petinggi perusahaan yang disebabkan belum adanya laporan atas kegiatan proyek dan kegiatan keuangan atas pembelian untuk persiapan awal proyek yang berakibat sulitnya pengambilan keputusan oleh petinggi perusahaan dalam pengerjaan proyek.
3.2 Rekomendasi Rekomendai yang ditawarkan adalah: 1. Sistem perencanaan penganggaran dengan metode ABB yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam database untuk perhitungan vendor, tenaga kerja, serta bahan material, serta membuat time schedule dengan tampilan grafik kurva S untuk memantau rencana penyelesaian pekerjaan awal dengan realisasi. 2. Prosedur baru untuk pembelian barang dalam sistem informasi akuntansi pembelian untuk persiapan proyek yang terintegrasi dengan proses bisnis pembelian kepada Vendor disertai database Vendor yang dapat berfungsi sebagai dasar pemilihan Vendor. 3. Sistem informasi akuntansi pada rencana anggaran biaya untuk mendukung integrasi kegiatan perancangan anggaran biaya serta persiapan awal proyek. Sistem ini digunakan untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi ke dalam bentuk laporan secara cepat dan akurat. Laporan yang dihasilkan dapat sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh petinggi perusahaan. Laporan tersebut terdiri dari laporan purchase order, laporan invoice, dan laporan RAB.
3.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang dirancang agar lebih sempurna dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan serta membantu manajemen memperoleh laporan terkait proyek konstruksi.
a. System Design
Gambar 3.1 Activity Diagram–Current System
Gambar 3.2 Usecase Diagram–Sistem Rekomendasi
Gambar 3.3 Activity Diagram(AD)–Sistem RAB
Gambar 3.4 AD-Sistem Administrasi
Gambar 3.5 Domain Model Class
b. User Interface Design
4. Simpulan Dan Saran 1.
2.
3.
Terkait Sistem terdahulu diperkirakan membuat anggaran biaya pada proyek konstruksi Emkabe tidak stabil dapat dibantu dengan membuat sistem penganggaran dengan metode ABB dalam database untuk perhitungan tenaga kerja, bahan, material serta memantau penggunaan RAB dengan time schedule dalam tampilan grafik kurva S. Terkait alur dokumentasi pembelian untuk persiapan proyek yang kurang terstruktur dapat terbantu dengan membuat prosedur baru untuk pembelian barang dalam tahap persiapan proyek dan berintegrasi dengan prosedur pencatatan pembelian kepada Vendor disertai database Vendor. Terhambatnya pengambilan keputusan oleh petinggi perusahaan dapat diatasi dengan Merancang sistem informasi akuntansi pada rencana anggaran biaya serta persiapan awal proyek.
Adapun saran-saran yang dapat diberikan adalah: 1. Penulisan ini belum membahas proyek konstruksi dalam skala besar, diharapkan kedepannya penelitian dikembangkan ke skala yang lebih besar. 2. Pengembangan sistem saat ini yang hanya terbatas pada perancangan dan monitoring RAB. Perusahaan dapat mengembangkan sistem hingga mencakup pelaksanaan dan penyelesaian proyek. 3. Melakukan verifikasi atau standar nilai untuk pengambilan proyek, begitu pula dengan Vendor agar kualitas perusahaan dan nama baik nya terjaga. 4. Untuk meningkatkan keamanan, meminimalkan kerusakan serta kehilangan data transaksi, perusahaan dapat melakukan back-up terhadap data transaksi secara konsisten. 5. Agar Pengembangan sistem selanjutnya dapat go-mobile.
Referensi Ayuliana. (2011, Maret). Sistem Informasi Akuntansi. Chaphalkar, N., & K. C. Iyer. (2014). Factors Influencing Decisions on Delay Claims in Construction Contracts for Indian Scenario. Australasian Journal of Construction Economics and Building, 14 (1) 32-44. Devi, C. (2012). Berkala Ilmiah Mahasiswa Akuntansi – Vol 1, No. 1. Peranan Perencanaan Sistem Informasi Terhadap Kualitas Sistem. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Jakarta: Mitra Wacana Media. Hansen, S. C., Otley, D. T., & Van der Stede, W. A. (2003). Practice Development in Budgeting: An Overview and Research Perspective. Journal of Management Accounting Research, 15, 95-116. Janikova, D. (2011). Draving Up a Budget Using The Activity Based Budgeting Methodology Through The Simulation of Processes. Quality Innovation Prosperity, XV/2. Jones, F.L, Rama, & D.V. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Kaplan, S. R., & Anderson, S. R. (2008). What-If Analysis and Activity-Based Budgeting: Forecasting Resource Demands. Harvard Business. Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2011). Intermediate Accounting Volume 1, IFRS Edition. USA: John Wiley & Sons Ltd. Labombang, M. (2011, Pebruari). Manajemen Risiko dalam Proyek Konstruksi. SMARTek, 9, 39-46. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Nesensohn, C., Bryde, D., Ochieng, E., & Fearon, D. (2014). Maturity and Maturity Models in Lean Construction. Australasian Journal of Construction Economics and Building, 14 (1) 45-59.
Pazarceviren, S. Y., Celayir, D., & assistant, r. (2013). Target Costing Based on The Activity-based Costing Method and a Model Proposal, IV. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design. USA: Course Technology, Cengage Learning. Shane, J. M. (2005). Activity-based Budgeting. Creating a Nexus between Workload and Costs. Soekirno, P., Wirahadikusumah, R. D., & Abduh, M. (2007). Sengketa dalam Penyelenggaran Konstruksi di Indonesia: Penyebab dan Penyelesaiannya. Industri Konstruksi Indonesia. Wicaksono, Y. (2013). Membuat Aplikasi RAB Bangunan dengan Macro Excel. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. Yusronia, P. (2011). Bidang konstruksi di Indonesia dalam proses perkembangannya.
Riwayat Penulis Rachmat Hidayatullah lahir di Jakarta pada tanggal 17 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2014.
