PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENUNJANG PENINGKATAN PENGENDALIAN BIAYA PROYEK PADA PT. BUKIT JAYA ABADI

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 6 (2013)

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENUNJANG PENINGKATAN PENGENDALIAN BIAYA PROYEK PADA PT. BUKIT JAYA ABADI Siti Aliya [email protected]

Sapari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT The cost accounting information system is the whole procedure and technique are needed in order to collect the entire data of expenditure and process the data into information which is needed by the manager in monitoring the work performance. The internal control structure in the cost accounting information system is an affective project which becomes one of the important factors which is necessary to be applied to maximize the company’s profit. Some important aspects which are necessary to be considered are the purchasing system, and the payment of salary and wages system. A better internal control approach can be achieved through comprehension of the existing system by assessing its strengths and weaknesses. The result of research indicates that there are some shortages which have to be improvedin the company information system in order to be optimum in supporting the cost control process, such as the separation of authority and responsibility of each department in the purchasing process. In this purchasing process, the procurement department as the performer should have good control system. One of the recommendation solutions as the result of this research is to perform the separation of task and function in written and documented in regard to every department that is using this information system. By the existing improvement in the implementation of cost control therefore obstacles and cheats which are occurred in the company can be minimized so an optimum profit can be achieved. Keywords: Accounting Information System, Cost Control, Internal Control. ABSTRAK Sistem informasi akuntansi biaya merupakan suatu keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data pengeluaran biaya secara keseluruhan dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja. Struktur pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi biaya suatu proyek yang efektif menjadi salah satu faktor penting yang perlu diterapkan untuk memaksimumkan laba perusahaan. Aspek-aspek penting yang perlu ditinjau adalah sistem pembelian, dan sistem penggajian dan pengupahan. Pendekatan mengenai pengendalian intern yang lebih baik dapat diperoleh melalui pemahaman mengenai sistem yang ada dengan menilai kelebihan dan kelemahannya. Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada beberapa kekurangan yang harus diperbaiki dalam sistem informasi perusahaan agar dapat optimal dalam mendukung proses pengendalian biaya, antara lain pemisahan wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam proses pembelian. Dalam proses pembelian ini, departemen procurement sebagai pelaku harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Salah satu solusi yang disarankan sebagai hasil dari penelitian ini adalah melakukan pemisahan fungsi dan tugas secara tertulis dan terdokumentasi mengenai setiap bagian yang ada dalam penggunaan sistem informasi tersebut. Dengan adanya perbaikan dalam penerapan pengendalian biaya, maka hambatan dan kecurangan yang terjadi dalam perusahaan dapat diminimalisasi, sehingga dapat mencapai laba yang optimal. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Pengendalian Biaya, Pengendalian Intern.


2

PENDAHULUAN Bidang konstruksi merupakan salah satu sektor yang sangat mendukung pembangunan nasional. Hasil dari jasa konstruksi sangat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat, misalnya pembangunan dan perbaikan jembatan, perbaikan dan peningkatan pembangunan bandara, pembangunan rumah sakit dan puskesmas di seluruh pelosok negeri, perluasan dan perbaikan sarana dan prasarana jaringan telekomunikasi, jalan raya, terminal, dan sebagainya. Pembangunan pada tiap-tiap bidang akan memberikan kontribusi yang sangat besar bagi penggunanya. Dengan semakin meningkatnya pembangunan, maka perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi juga mengalami perkembangan yang sangat pesat. Perusahaan konstruksi merupakan salah satu partner pemerintah dalam menunjang keberhasilan pembangunan. Perusahaan konstruksi memiliki karakteristik yang berbeda dibandingkan dengan perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang. Perusahaan konstruksi merupakan sebuah perusahaan jasa. Jasa yang dijual kepada pengguna berupa pengerjaan bangunan, jembatan, jalan raya, telekomunkasi dan sebagainya. Jasa yang diberikan biasanya sesuai dengan keinginan pengguna. Sebelum jasa dikerjakan harus dilakukan komunikasi dengan baik antara perusahaan konstruksi dengan penggunanya karena usaha tersebut sangat rentan terhadap resiko. Perusahaan konstruksi merupakan suatu perusahaan yang tentunya memiliki tujuan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek pada umumnya adalah untuk mendapatkan laba, sedangkan tujuan jangka panjang adalah untuk memelihara kelangsungan hidup perusahaan, mampu berkembang untuk tahun ke depannya, dan mampu bertahan dalam dunia persaingan yang semakin ketat. Tidak ada suatu perusahaan yang didirikan hanya untuk sesaat, semua ingin tetap ada dan diakui dalam komunitasnya. Ini sesuai dengan prinsip going concern. Untuk mencapai laba yang maksimal, perusahaan dituntut beroperasi secara efisien dan efektif. Agar dapat beroperasi secara efisien dan efektif, maka perencanaan yang dibuat harus matang dan berdaya guna. Dalam melakukan perencanaan diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Salah satu dari informasi tersebut adalah informasi akuntansi yang sangat berguna bagi operasional perusahaan. Informasi akuntansi sangat penting bagi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan, misalnya salah satu dari informasi akuntansi yang penting adalah informasi tentang persediaan. Bagi perusahaan konstruksi, masalah persediaan merupakan salah satu masalah utama karena dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan, kurangnya persediaan ataupun kelebihan persediaan akan berdampak secara langsung terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Jumlah persediaan yang cukup banyak memerlukan biaya yang cukup besar dan beberapa persediaan sangat mudah rusak sehingga tidak boleh disimpan terlalu lama. Disisi lain, perusahaan harus memiliki persediaan pada saat diperlukan karena jasa yang diberikan oleh perusahaan konstruksi memiliki tenggang waktu penyelesaian yang sudah pasti. Tanpa adanya pengawasan yang baik dan informasi yang akurat, maka perusahaan tidak mampu mencapai tujuan dengan baik. Informasi dihasilkan oleh sistem yang disebut dengan sistem informasi. Sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Pengertian tersebut mengandung arti bahwa sistem informasi adalah bagaimana data diolah menjadi informasi dan informasi digunakan oleh pemakainya. Pengolahan data dapat dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer.


3

PT. Bukit Jaya Abadi merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa konstruksi yang akan dijadikan pokok bahasan dalam skripsi tersebut. Pada awalnya dalam perusahaan tersebut pencatatan atas persediaan, opname pekerjaan, dan semua kegiatan di lapangan dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan menggunakan komputer namun masih belum terhubung dengan sistem jaringan langsung (secara online). Dengan banyaknya proyek diluar pulau dan luar kota serta terbatasnya jumlah sumber daya manusia membuat sistem tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan, banyak kendala yang dihadapi, seperti informasi yang tersedia tidak akurat sehingga jumlah persediaan sebagian bahan menumpuk, kadangkala terjadi kekurangan bahan yang menyebabkan keterlambatan proses pembangunan karena kurangnya informasi yang tepat mengenai jumlah bahan yang dibutuhkan. Jika hal ini tidak teridentifikasi secara dini, maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Pelaksanaan proyek yang membutuhkan dana yang cukup besar menginginkan adanya sistem pencatatan yang cepat, tepat waktu, dan akurat. Bila tidak, maka kekeliruan dalam mengambil keputusan akan sering terjadi. Sistem pencatatan yang dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan komputer tidaklah cukup dalam mengintegrasikan data secara cepat dan akurat. Disamping itu, data yang dibutuhkan manajemen setiap waktu tidak dapat dipenuhi karena lambatnya informasi yang dihasilkan. Dalam suatu perusahaan, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara langsung dan menyeluruh terhadap semua proyek yang berjalan. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem informasi akuntansi ini merupakan keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja. Pengendalian dan pengawasan terhadap suatu proyek dapat dilaksanakan dengan maksimal jika terdapat suatu program sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dan terintegrasi secara langsung. Program komputer akuntansi dewasa ini sudah merupakan kebutuhan bagi perusahaan yang ingin mengelola kegiatan akuntansi secara efisien, karena dengan bantuan program komputer pengelolaan data akuntansi seperti transaksi pengeluaran kas, dan pembelian menjadi mudah, dan dengan cepat dapat menghasilkan berbagai laporan keuangan yang akurat. Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan pada PT. Bukit Jaya Abadi, serta menghasilkan perbaikan atas pengelolaan aktivitas dan pencapaian hasil dari masing-masing fungsi dengan cara memberikan saran-saran perbaikan yang dapat ditempuh agar pendayagunaan sumber daya dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif.

TINJAUAN TEORETIS Definisi Sistem Suatu organisasi/perusahaan menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuannya dalam berkompetisi. Untuk dapat mengelola informasi yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, maka diperlukan suatu sistem yang tepat. Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Steinbart , 2004: 2) Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) ( Hall (2001: 5).


4

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ciri sistem adalah: (a) Komponen ganda, Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian; (b) Keterkaitan, Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua bagian mendukung tujuan yang sama; (c) Tujuan, Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan; (d) Dekomposisi sistem, Proses membagi sistem menjadi bagian-bagian subsistem yang lebih kecil. Menurut Widjajanto (2001: 2) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output”.

Definisi Informasi Menurut Wilkinson (1993:3) informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Idealnya informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka, bahkan simbol mentah yang merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Menurut Krismiaji (2005: 15) informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transasksi memiliki fungsi sistem informasi. Bodnar dan Hopwood (2000:11) menyatakan bahwa fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data. Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam setiap organisasi. Mukhtar (1999:4) menyatakan bahwa tujuan dari sistem informasi adalah mentransfer data menjadi informasi yang berguna bagi pengambil keputusan. Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna (Hall, 2007:7) Tujuan dari sistem informasi adalah: (a) Mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk pada tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar; (b) Mendukung pengambilan keputusan manajemen Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan; (c) Mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan informasi akuntansi. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasil-hasilnya (Haryono, 2003: 395). Menurut Mulyadi (2008: 3) “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Niswonger et al (1999: 182) sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.


5

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Definisi Pengendalian Biaya Pengendalian biaya didefinisikan sebagai pengeluaran yang diatur dalam anggaran yang disahkan sambil menyediakan bangunan dengan kualitas yang diharapkan dengan batas waktu yang spesifik (Jelen dan Black, 1983). Pengendalian biaya juga dapat diartikan sebagai keseluruhan proses pengendalian pengeluaran-pengeluaran biaya dari seluruh proyek, sesudah penerimaan ide dari klien sampai dengan penyelesaian akhir dan pembayaran akhir dari klien pada kontraktor yang telah menyelesaikan pekerjaan di lapangan (Pilcher, 1992). Kerangka kerja yang dibangun secara tepat dapat membantu manajemen dalam proyek untuk membagi proyek secara sistematis, menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah untuk diatur. Kerangka kerja yang tepat juga dapat menghindari arus informasi yang berlebihan dalam proses konstruksi (Charoenngam & Sriprasert, 2001). Kerangka kerja pengendalian biaya terdiri dari tiga faktor substansial yaitu: (1) Work Breakdown Structure (WBS), WBS merupakan suatu pohon yang dibentuk berdasarkan item-item pekerjaan (worktask). WBS membagi pekerjaan-pekerjaan dalam proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga lebih muda dalam melakukan pengendalian. Desain struktur dalam WBS yang tidak tepat dapat menyebabkan rantai dalam semua fungsi pengendalian biaya menjadi kurang efisien; (2) Pengkodean Biaya, Keberhasilan dari sistem pengendalian biaya tergantung pada perluasan kemampuan untuk mengembangkan suatu sistem indentifikasi kode untuk basic cost data. Pengkodean penting dalam suatu proyek karena proyek terdiri dari banyak item pekerjaan dan banyak orang dengan latar belakang yang berbeda yang berhubungan dengan biaya proyek, sehingga perlu adanya bahasa umum yang dapat mengatur semua (Ahuja, 1980). Standar kode biaya sebagai bahasa yang umum, harus tidak hanya dimengerti oleh estimator tetapi juga oleh pelaksana, engineer, book-keeper, dan manajemen; (3) Earned Value Concept atau konsep nilai hasil dapat didefinisikan sebagai pengukuran performa dari laporan mengenai status proyek baik dalam segi biaya maupun waktu pada suatu waktu. Penelitian ini memfokuskan pada analisa biaya saja, tidak difokuskan pada analisa schedule. Nilai hasil dapat dihitung dengan mengalikan harga satuan dalam budget dengan jumlah aktual yang terjadi di lapangan. Cost Control Function Breakdown Structure Budgeting merupakan proses dari pengalokasian sumber daya yang berkaitan dengan proyek (uang, manusia, mesin, dan material) sebagai pusat dari biaya dan menjadi pembanding antara pengeluaran biaya aktual untuk sumber daya dengan biaya yang telah


6

direncanakan. Budgeting merupakan alat di mana perencanaan dan pengendalian terhadap biaya dapat diintegrasikan. Budget harus disiapkan dengan kerjasama dan partisipasi dari manajer yang mempunyai otoritas untuk mendelegasikannya. Budget dalam hal ini adalah biaya yang disiapkan untuk pelaksanaan pekerjaan dalam proyek, sudah tidak melibatkan profit dan cadangan untuk biaya yang tidak terduga. Monitor biaya merupakan salah satu fungsi yang paling sulit untuk dilakukan. Data biaya yang ada di lapangan pertama-tama harus dimonitor oleh personel lapangan yang secara langsung melihat kegiatan operasional konstruksi tersebut dari hari ke hari. Konsep dari monitoring merupakan konsep yang sederhana. Pengeluaran aktual dari masingmasing item pekerjaan harus dimonitor sehubungan dengan kode biaya. Progress pekerjaan dan nilai hasil dari masing-masing item pekerjaan juga harus dimonitor sehingga memudahkan untuk melakukan identifikasi dari status biaya pada suatu progress tertentu. Monitoring progress dalam suatu proyek adalah keharusan untuk dilakukan. Persentase penyelesaian harus dimonitor dan dicatat secara berkala. Progress ditunjukkan dengan jumlah gambar yang diselesaikan, spesifikasi yang telah dituliskan, dan estimasi yang telah disediakan untuk berbagai macam work package dalam proyek. Usaha untuk mengikuti konstruksi sangat vital untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Informasi mengenai progress dapat secara berkala dikumpulkan dari lapangan dengan inspeksi secara visual dan membandingkannya dengan jadwal asli. Proses monitoring yang melibatkan banyak data dari sumber-sumber yang berbeda dapat diperlancar dengan menggunakan prosedur standart yang telah ditetapkan sebelumnya. Prinsip utama dari analisa terhadap status biaya adalah untuk mengetahui secara umum waktu kejadian dan arti informasi dari data yang telah dikumpulkan. Varian dan analisa trend merupakan dasar utama yang digunakan. Konsep nilai hasil (earned value concept), varian, dan analisa trend dapat digunakan untuk menganalisa penyelesaian dari tiap-tiap item pekerjaan sehingga dapat dilakukan langkah koreksi. Sistem informasi untuk pengendalian biaya yang modern harus dapat memberikan bermacam-macam laporan yang berguna tanpa terkecuali. Sistem informasi untuk pengendalian biaya harus berfungsi sebagai sistem yang membantu dalam pembuatan keputusan dengan menyediakan informasi yang up to date untuk setiap tingkatan manajemen mengenai berbagai macam aspek dalam kinerja proyek. Laporan terhadap status biaya proyek yang memberikan informasi mengenai performa proyek dapat meningkatkan produktivitas manajemen dengan memfokuskan pada hal yang paling kritis. Langkah perbaikan yang tepat waktu dan tepat sasaran adalah tujuan utama dari sistem pengendalian biaya. Manajemen harus menganalisa varian yang ada, membuat keputusan dan mendelegasikan kepada bawahan mengurangi biaya deviasi aktual dari biaya rencana. Revisi dan updating terhadap budget harus dilakukan agar dapat menjaga rencana biaya proyek pada tingkat yang realistis. Kontraktor harus menyimpulkan hasil dari kinerja mereka, apakah mereka memperoleh keuntungan atau kerugian setelah menyelesaikan suatu proyek. Nilai dari pemasukan yang diperoleh dari akuntan harus dapat diperoleh secepat mungkin sehingga kontraktor dapat mengatur cash flow dan merencanakan tender untuk proyek selanjutnya. Historical cost data dan pembelajaran-pembelajaran yang diperoleh dari proyek sebelumnya harus secara formal dipelihara sebagai competitive advantage di masa yang akan datang.


7

Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Biaya Jasa Konstruksi Prianthara (2010:170) menyebutkan bahwa beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya usaha jasa konstruksi adalah : (1) Prosedur biaya konstruksi, Dalam prosedur ini, fungsi pembiayaan terhadap produksi yang dialokasikan dengan menggunakan metode sistematis dan rasional dan diterapkan secara konsisten pada semua biaya yang mempunyai karakteristik yang sama. Alokasi tersebut didasarkan pada tingkat normal aktivitas konstruksi yang meliputi biaya overhead konstruksi meliputi biaya-biaya seperti penyiapan dan pemprosesan gaji karyawan. Prosedur ini akan berkaitan langsung dengan sistem akuntansi penggajian; (2) Prosedur alokasi biaya (budget), Dalam prosedur ini, fungsi semua biaya yang diterima dari alokasi biaya departemen dapat diperlakukan sebagai elemen biaya yang dapat diidentifikasi langsung ke pusat biaya secara langsung; (3) Prosedur pembiayaan pembelian, Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan pembiayaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembiayaan dengan menggunakan surat biaya pembelian; (4) Prosedur pencatatan utang, Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (sistem pembayaran, dan pembiayaan dari pemberi jasa konstruksi ke customer) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsip dokumen sumber sebagai catatan utang. Pengendalian biaya proyek merupakan sebuah aktivitas pokok dalam sebuah perusahaan kontraktor yang perlu dilakukan secara benar dan berkesinambungan sejak awal proyek hingga proyek selesai. Untuk melakukan pengendalian biaya proyek dengan baik dan benar diperlukan komitmen dan keterlibatan berbagai pihak serta alat (tools) yang mampu mendukung aktivitas pengendalian tersebut. Secara ringkas pengendalian biaya adalah menjaga agar rencana biaya pelaksanaan proyek (RAP) dapat terlaksana dengan baik dan juga dapat mendeteksi penyimpangan sedini mungkin serta memberikan solusi menjaga agar proyek terkendali (make project on control). Rencana yang baik merupakan sebuah keharusan, tetapi itu saja belum cukup. Setiap tahapan proyek harus selalu bisa dimonitor agar apabila terjadi penyimpangan dapat segera dicarikan jalan keluarnya. Untuk memonitor seluruh kegiatan terutama pengeluaran biaya proyek (bahan, upah, alat, subkontraktor, overhead) maka diperlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi yang dirancang khusus untuk perusahaan jasa konstruksi dengan tujuan utama sebagai “project cost control” dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas sehingga menjadi sebuah alat Bantu yang sangat power full untuk mengelola seluruh kegiatan perusahaan dan proyek. Dalam penerapan sistem informasi akuntansi perusahaan kontraktor, terdapat fasilitas material manajemen yang berfungsi untuk mengelola seluruh kegiatan pembelian (logistik), mulai dari pengelolaan permintaan dari proyek, membuat order pembelian, pengiriman ke proyek, pembuatan jurnal hutang bahan dan pencatatan tagihan dari pemasok. Setiap biaya yang terjadi diproyek harus ditindak lanjuti oleh bagian akuntansi untuk dibuatkan jurnalnya. Pekerjaan pembuatan jurnal ini sangat menyita waktu, karena transaksi yang terjadi diproyek bisa sangat banyak apabila perusahaan mengelola beberapa proyek sekaligus. Dengan adanya sistem informasi akuntansi perusahaan kontraktor menyediakan fasilitas pembuatan jurnal yang akan sangat membantu bagian akuntan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Dengan berbagai fasilitas yang saling terintegrasi, maka pembuatan


8

laporan keuangan dapat dilakukan dengan sangat cepat. Dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi pembelian yang baik dalam perusahaan, maka diharapkan pengendalian biaya proyek yang terkait dengan pembelian dapat terkontrol dengan baik. Peneliti Terdahulu Dinar Puspita (2005) dengan judul penelitian ”Penerapan Sistem Informasi Akuntansi sebagai alat bantu manajemen dalam Pengendalian Biaya yang sesuai bagi CV. Cempaka.”, hasil penelitian adalah perbaikan yang dilakukan CV. Cempaka untuk memperbaiki Sistem Informasi Akuntansi dengan pengklasifikasian biaya yang terkendali maupun yang tidak terkendali dan kodifikasi akun dengan tujuan untuk memudahkan pihak manajemen dalam pengendalian biaya dan mengidentifikasi biaya-biaya yang timbul dalam kegiatan operasional perusahaan. Lyla Ekajaya (2007) dengan judul penelitian ”Evaluasi Sistem Pengendalian Biaya Proyek dalam Sistem Informasi Akuntansi pada Perusahaan Jasa Kontruksi Berskala Besar di Surabaya.”, tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan megevaluasi sistem pengendalian biaya dengan mengidentifikasi adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian biaya yang diterapkan. Kelemahan yang ditemui antara lain adalah sebagian besar perusahaan tidak memiliki format yang distandartkan dan pengkodean biaya yang belum diterapkan sehingga pengelolaan informasi biaya tidak maksimal. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran dari Populasi (Objek) Penelitian Ditinjau dari jenis penelitian yang digunakan dalam membahas “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam menunjang peningkatan pengendalian biaya proyek pada PT. Bukit Jaya Abadi”, Penulisan skripsi ini dikategorikan sebagai penelitian lapangan. Penelitian lapangan adalah penelitian secara langsung ke objek studi dengan mengadakan tanya jawab serta melihat, meneliti, dan menyimpulkan informasi atau data yang ada. Dengan pendekatan kualitatif, penulis menggunakan metode studi kasus dalam proses penelitian. Studi kasus merupakan strategi yang lebih cocok apabila pokok pertanyaan penelitian berkenanaan dengan menjawab pertanyaan “Bagaimana” atau “Mengapa” dimana Penulis tidak mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi objek penelitian yang serupa dengan yang dialami dalam situasi saat ini dan membutuhkan sumber bukti yang lain yakni observasi dan wawancara untuk menguji hipotesa penelitian. Teknik Pengambilan Sampel Untuk menggali berbagai sumber informasi Penulis menggunakan sampel bertujuan (purposive sampling) yang merupakan metode dari pengambilan sampel secara nonprobabilitas. Penulis mengambil sampel yaitu sistem informasi akuntansi kemudian meneliti dan menganalisis sistem akuntansi berkaitan dengan biaya proyek. Teknik Analisis Data Analisis data adalah kasus spesifik yang dipilih untuk mengidentifikasikan suatu penelitian. Studi kasus sebagai suatu teknik pemecahan masalah, tidak sering dilakukan dalam organisasi karena penemuan jenis masalah yang sama mengingat keengganan perusahaan untuk menyingkapkan permasalahan mereka.


9

Langkah-langkah yang dilakukan untuk membahas penerapan sistem informasi akuntansi dalam menunjang efektifitas pengendalian biaya proyek yang diterapkan pada PT. Bukit Jaya Abadi adalah sebagai berikut : 1. Mengamati pelaksanaan dan alur mengenai pengeluaran biaya dalam hal pembelian material proyek, dan menganalisis laporan biaya mulai dari permintaan pengadaan suatu barang (PPB), order pembelian (PO), surat perjanjian kerja dengan subkontraktor (SPK), pembelian material secara langsung di lapangan, penerimaan material, pemakaian material hingga adanya suatu tagihan dari supplier maupun subkontraktor. 2. Mengetahui alur verifikasi bagian keuangan hingga pencairan dana pembelian material dari supplier maupun subkontraktor. Menarik suatu simpulan dari hasil analisis yang dilakukan serta memberikan saran kepada pihak manajemen yang dapat membantu untuk kemajuan program selanjutnya. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN PT. Bukit Jaya Abadi (BJA) merupakan sebuah perusahaan swasta nasional yang telah beroperasi semenjak didirikan pada tahun 1975, dikendalikan dari kantor pusat di Surabaya. Pada saat ini BJA mempunyai kemampuan dalam bidang Engineering, Procurement, dan Construction (EPC) proyek prasarana fisik dan penunjang khususnya di sektor: Telekomunikasi, Energi, Industri, Transportasi, dan Prasarana Umum (public utility). Dengan dukungan dari ratusan staf ahli dan berpengalaman, kesemuanya bekerjasama dalam satu teamwork secara terpadu didalam memasok produk dan jasa untuk memuaskan para pelanggan. Customer Satisfaction Through Operational Excellence merupakan strategi dasar BJA untuk menghasilkan produk dan jasa dengan mutu sesuai persyaratan, penyelesaian tepat waktu, harga kompetitif dan peningkatan secara terus menerus proses bisnis BJA. Komponen Biaya Utama Proyek pada PT. Bukit Jaya Abadi Terkait dengan pengendalian biaya dan estimasi biaya-biaya proyek dalam suatu tender, PT. Bukit Jaya Abadi membagi biaya menjadi 5 (lima) komponen biaya utama yang terdiri dari: 1. Biaya material, yang berisikan informasi mengenai volume yang dibutuhkan, harga satuan material, dan jadwal pengiriman. 2. Biaya upah tenaga kerja, yang berisikan informasi mengenai jenis pekerjaan dan harga satuan upah. 3. Biaya peralatan, yang berisikan informasi mengenai jenis peralatan, biaya peralatan, dan waktu penggunaan. 4. Biaya subkontraktor, yang berisikan informasi mengenai nama subkontraktor, jenis pekerjaan, volume pekerjaan, dan nilai kontrak Biaya overhead, yang berisikan informasi mengenai biaya-biaya untuk keperluan overhead kantor maupun overhead lapangan. Penelitian mengenai pengendalian biaya dilakukan pada Project Telecommunication Tower. Penelitian ini dilakukan melalui wawancara dengan bagian pengendalian biaya (cost control). Wawancara digunakan untuk mengetahui pelaksanaan pengendalian biaya yang telah dilakukan pada proyek tersebut dan pendapat responden mengenai kebutuhan sistem pengendalian biaya proyek. Hasil penelitian mengenai pengendalian biaya yang telah dilakukan dan dibutuhkan oleh kontraktor di Surabaya kemudian dianalisa dan


10

digabungkan dengan sistem pengendalian biaya yang ada di literatur, sehingga dapat diperoleh suatu usulan sistem pengendalian biaya yang efektif. Analisa mengenai pelaksanaan pengendalian biaya pada proyek yang diteliti dilakukan dengan melihat kerangka kerja pengendalian biaya (cost control framework) dan fungsi pengendalian biaya (cost control function breakdown structure). Kerangka kerja pengendalian biaya dilihat dari 3 bagian pokok dalam kerangka kerja pengendalian biaya, yang meliputi Work Breakdown Structure, Pengkodean Biaya, dan Earned Value. Cost Control Function Breakdown Structure pada perusahaan yang diteliti dilihat dari 6 fungsi utama yaitu allocating budget, monitoring cost, analyzing cost status, reporting cost status, decision making and correcting action dan project post evaluating. Proyek tidak memiliki WBS yang digunakan sebagai dasar pengendalian biaya. WBS ini tidak dikenal dalam lingkungan proyek meskipun secara tidak langsung WBS digunakan sebagai dasar dalam perencanaan jadwal (scheduling) proyek dan Rencana Anggaran Proyek (RAP) yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan yang lebih detail namun hal ini belum dilakukan secara sistematis. Pelaksanaan pengendalian biaya sehubungan dengan WBS memiliki kekurangan yaitu bagian pengendalian biaya tidak dapat mengetahui penggunaan biaya (aktivitas dan lokasi pekerjaan) pada tiap-tiap elemen biaya secara pasti. Kelemahan yang lain adalah kemampuan telusur yang rendah karena pembagian pekerjaan tidak dilakukan secara sistematis dan detail. Pengkodean biaya dilakukan berdasarkan konsep MUSTIRO. Konsep tersebut adalah konsep pengkodean biaya yang diciptakan dengan membagi elemen-elemen biaya menjadi 7 elemen utama, yaitu: Kode Biaya Utama Elemen Biaya M Material U Upah pekerja S Subkontraktor T Peralatan I Biaya lain-lain R Overhead lapangan O Overhead kantor (pusat) Bentuk pengkodean biaya utama ini digunakan dalam setiap proyek, namun setiap proyek diberikan kebebasan untuk menetukan detail masing-masing kode biaya. Kode biaya yang membedakan antara satu proyek dengan proyek yang lain adalah kode proyek itu sendiri. Pengkodean biaya pada level-level yang lebih kecil dilakukan berdasarkan kode utama dan diurutkan dari nilai uang tertinggi sampai nilai uang terendah dari elemen-elemen biaya pada level tersebut, tidak dibedakan menurut aktivitas pekerjaannya. Pengkodean biaya yang digunakan dalam proyek ini juga tidak berhubungan dengan pengkodean akuntansi yang digunakan oleh bagian keuangan dan kode aktivitas yang digunakan oleh bagian pengendalian jadwal proyek. Masing-masing bagian memiliki kode-kode yang berbeda dan tidak berhubungan satu sama lain. Pengkodean biaya pada proyek dapat dikatakan kurang sesuai dengan tujuan pengkodean biaya karena pengkodean biaya yang dilakukan tidak sistematis sehingga menyulitkan bagian pengendalian biaya untuk memonitor dan mengevaluasi biaya yang digunakan dalam proyek. Pengkodean biaya yang digunakan tidak dapat menunjukkan aktivitas dan lokasi penggunaan elemen-elemen biaya. Pengkodean biaya yang berlainan


11

antara bagian pengendalian biaya, bagian keuangan, dan bagian pengendalian jadwal proyek seharusnya tidak dilakukan, karena ketiga bagian ini harus merupakan bagian yang saling berhubungan satu sama lain dan memiliki pengkodean yang sama atau yang serupa sehingga mudah dikonversikan satu sama lain untuk mengendalikan proyek secara keseluruhan. Kode yang berlainan tersebut mengakibatkan pengendalian diproyek menjadi terhambat dan tidak maksimal, terutama dalam memasukkan input ke dalam sistem pengendalian biaya. Tabel 1 menunjukkan beberapa pengkodean biaya. Pelaksanaan earned value concept pada proyek dilakukan dengan melihat biaya sumber daya secara keseluruhan berdasar material (M), upah pekerja (U), subkontraktor (S), peralatan (T), biaya lain-lain (I), overhead lapangan (R), dan overhead kantor pusat (O) untuk keseluruhan proyek. Anggaran proyek yang dijadikan dasar untuk BCWS yang digunakan di lapangan adalah Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek (RAPP) yang didasarkan dari Rencana Anggaran Biaya yang disetujui oleh owner. Pengendalian biaya pada proyek dilakukan dengan melihat volume dan budget total, sisa volume dan sisa budget yang dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan dan volume dan jumlah uang yang telah terealisasi/ terlaksana, dan volume progress. Pengendalian biaya untuk earned value concept juga dilakukan dengan mengantisipasi pekerjaan tambah kurang selama proyek berlangsung. Pengendalian terhadap status biaya dan status akuntansi dari proyek dilakukan setiap seminggu sekali. Bentuk form yang digunakan untuk pengendalian biaya ada dua macam, yaitu summary untuk 7 elemen biaya utama dan detail untuk masing-masing elemen biaya yang telah dikodekan. Tabel 2 menunjukkan bentuk standar pengendalian biaya untuk 7 elemen biaya utama yang dilakukan pada proyek dan tabel 3 menunjukkan standar pengendalian biaya untuk elemen biaya yang lebih detail berikut dengan cara perhitungannya. Pelaksanaan earned value concept pada proyek sudah dapat menunjukkan status akuntansi dan status biaya proyek tersebut. Status akuntansi dapat diketahui dengan membandingkan nilai anggaran dengan total pengeluaran proyek seperti yang ditampilkan dalam form pada tabel 2 dan tabel 3, sedangkan status biaya dapat dilihat dengan membandingkan nilai yang dihasilkan kontraktor dari termyn owner dengan pengeluaran aktual untuk melakukan progress tersebut. Pelaksanaan earned value yang diterapkan telah digunakan untuk memprediksi pengeluaran total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan menekan bagian pengendalian jadwal proyek untuk meningkatkan produktivitasnya apabila terjadi status biaya proyek yang menunjukkan nilai negative. Pengendalian biaya pada proyek tidak dilakukan mendetail sampai ke masing-masing aktivitas kurang tepat karena aktivitasaktivitas yang bermasalah tidak dapat dilihat. Pengalokasian budget untuk proyek dilakukan berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang telah disesuaikan. Keputusan penyesuaian RAB menjadi budget proyek yang digunakan dalam suatu proyek berada dalam wewenang direktur kantor pusat. Budget untuk lapangan ini disebut dengan Rencana Anggaran Proyek (RAP). RAP ini tidak langsung digunakan sebagai budget yang diberikan kepada lapangan, melainkan dilakukan penyesuaian oleh project manager sehingga menjadi Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek (RAPP). Nilai RAPP ini berasal dari nilai RAP yang ditetapkan oleh kantor pusat dan telah diturunkan jumlahnya oleh project manager untuk mengantisipasi terjadinya kenaikan biaya karena perubahan harga atau perubahan material. Nilai RAPP ini lebih rendah dari nilai RAP dengan tujuan agar apabila proyek mengalami pembengkakan biaya, biaya proyek tersebut masih berada dibawah nilai yang ditetapkan dalam RAP. Besarnya nilai RAP berasal dari nilai RAB proyek yang telah disetujui oleh owner, yang dikurangi dengan prosentase tertentu (biasanya ±5%) untuk keuntungan kantor pusat.


12

Budget lapangan yang digunakan lebih kecil dari RAB dan RAP sehingga dapat mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Pengalokasian budget yang dilakukan dengan memperimbangkan kemungkinan-kemungkinan negative yang terjadi di masa yang akan dating, menunjukkan bahwa fungsi pengendalian biaya telah dilakukan dengan baik dan terencana. Budget proyek yang lebih kecil dari RAB dan RAP membuat personel proyek merasa bertanggung jawab untuk mengerjakan proyek dengan sebaik-baiknya karena adanya pemberian insentif dari perusahaan kepada personel proyek apabila biaya yang dikeluarkan lebih kecil dari budget yang ditargetkan. Insentif ini memberikan motivasi untuk para personel, terutama pada personel pengendalian biaya untuk dapat mengerjakan proyek dengan biaya yang terkendali dengan baik sehingga pelaksanaan pengendalian biaya dapat dilakukan dengan baik dan dapat menanggulangi terjadinya pembengkakan biaya. Pemberian insentif juga dapat menghindarkan terjadinya kecurangan-kecurangan dalam pelaksanaan proyek karena para personel proyek telah mengetahui dengan cara bagaimana insentif tersebut dapat diperoleh sehingga para personel proyek bekerja sama untuk menekan biaya konstruksi menjadi sekecil mungkin dengan meningkatkan produktivitas mereka. Proses monitoring terhadap biaya yang dikeluarkan dilakukan setiap satu minggu sekali, namun hanya dimonitor dan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan secara keseluruhan. Proses monitoring dilakukan langsung oleh bagian pengendalia biaya bersama-sama dengan bagian keuangan. Monitoring terhadap biaya aktual material dilakukan dengan melakukan pengecekan volume melalui Surat Permintaan Pengadaan (SPP) dan pengecekan harga dengan order pembelian (OP). Biaya yang telah dikeluarkan secara aktual tersebut kemudian dibandingkan dengan nilai progress aktual yang telah dikalikan dengan nilai kontrak. Nilai progress aktual adalah kuantitas di lapangan yang telah terpasang dan digunakan untuk melakukan penagihan terhadap pembayaran owner. Penerbitan SPP yang dilakukan oleh pelaksana, dikendalikan dengan persetujuan berupa tanda tangan dari engineering, bagian pengendalian biaya, site manager, dan project manager. Pengendalian yang dilakukan secara bertahap ini sangat berguna untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan wewenang dengan melakukan pengadaan yang tidak semestinya, dengan demikian pengendalian terhadap biaya proyek dapat lebih terkendali. Pengendalian biaya proyek untuk biaya upah dan subkontraktor dilakukan dengan membandingkan antara Surat Perintah Kerja (SPK) pekerjaan pemborongan yang dimiliki mandor dan subkontraktor dengan opname pekerjaan dari mandor dan subkontraktor. Dalam SPK dan opname dapat diketahui volume pekerjaan dan biaya sesuai budget dan yang telah dilakukan di lapangan. Proses monitoring yang dilakukan secara berkala setiap minggu sekali dapat digunakan untuk menganalisa status biaya proyek sehingga pembengkakan biaya yang terjadi dapat ditanggulangi dengan cepat. Proses monitoring yang dilakukan dengan menghitung progress secara keseluruhan kemudian digunakan untuk monitoring progress tiap elemen biaya tidak dapat memberikan gambaran secara tepat karena progress tiap elemen biaya yang satu dengan yang lain belum tentu sama. Analisa terhadap status biaya proyek dilakukan berdasarkan hasil monitoring. Analisa yang dilakukan hanya dapat menunjukkan status biaya proyek untuk elemen biaya utama secara total, tanpa mengetahui secara pasti status elemen biaya proyek secara mendetail. Analisa terhadap status biaya proyek dilakukan dengan membandingkan progress proyek dan biaya aktual yang dikeluarkan, sehingga pihak pengendalian biaya dapat mengetahui dari proyek tersebut pada suatu periode tertentu. Progress proyek saat dilakukan analisa


13

dilakukan dengan memonitor secara langsung di lapangan dan dibandingkan dengan schedule proyek. Analisa terhadap status proyek yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya memiliki banyak kelemahan terutama karena tidak dapat dilakukannya analisa secara mendetail terhadap status masing-masing elemen proyek. Perhitungan progress proyek pun tidak akurat karena hanya berdasarkan persentase total saja, bukan persentase masingmasing elemen biaya, padahal pada kenyataannya progress pada masing-masing elemen biaya tidak sama antara satu dengan yang lain. Laporan untuk status biaya proyek tidak dilakukan oleh bagian pengendalian biaya. Bagian pengendalian biaya pada proyek hanya melaporka status akuntansi proyek, yaitu jumlah biaya yang telah dikeluarkan dan dibandingkan dengan budget yang ditargetkan. Jalannya pelaporan status biaya proyek dimulai dari bagian pengendali proyek lalu harus ditanda tangani oleh site manager, dan oleh project manager. Filtering dari level proyek ke level kantor pusat dilakukan oleh project manager sehingga yang berwenang untuk memutuskan data yang perlu dikirim ke kantor pusat adalah kebijakan project manager. Fungsi reporting cost status pada proyek secara keseluruhan dapat dikatakan masih belum berfungsi dengan benar. Hal ini disebabkan karena bagian pengendalian biaya pada kantor pusat tidak memiliki laporan yang jelas mengenai status biaya pada proyek-proyek yang ditanganinya, melainkan hanya mengetahui status akuntansi proyek saja. Laporan terhadap status proyek sebaiknya dibuat dengan jelas dan terstruktur dengan baik sehingga memudahkan para manager proyek untuk mengambil keputusan dan apabila terjadi kesalahan dapat melakukan tindakan perbaikan. Laporan mengenai status akuntansi dan laporan mengenai keadaan biaya di proyek dijadikan dasar untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap pembengkakan biaya proyek. Langkah perbaikan apabila terjadi pembengkakan biaya yang biasa dilakukan oleh bagian pengendalian biaya di proyek adalah dengan menutupnya dengan anggaran biaya untuk elemen biaya lain, sehingga secara keseluruhan proyek tidak terjadi pembengkakan biaya. Hal itu dilakukan sebab apabila harga sudah melebihi budget (ditandai dengan warna merah), maka akan terjadi kesulitan dalam meminta uang untuk biaya selanjutnya dari kantor pusat. Pembengkakan biaya yang tidak dapat ditanggulangi lagi oleh bagian pengendalian biaya proyek di lapangan, dilaporkan kepada kantor pusat sehingga dapat dilakukan revisi terhadap budget yang diberikan. Fungsi Correcting Action pada pengendalian biaya ini dikatakan kurang baik, karena pengendalian biaya yang dilakukan dengan menggunakan alokasi budget untuk elemen biaya lain untuk menutup pembengkakan biaya tidak dapat menyelesaikan masalah denga tepat. Correcting action seperti itu tidak menyelesaikan masalah namun hanya akan menimbulkan masalah yang sama dikemudian hari karena akan mempengaruhi dalam proses post eveluatingnya karena nilai aktualnya tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Perbaikan terhadap cost overrun seharusnya dilakukan dengan koreksi pada material yang bersangkutan, dan yang lebih baik lagi harus dikoreksi terhadap masingmasing aktivitas sehingga tidak mengakibatkan efek yang besar untuk pekerjaan selanjutnya. Hasil dari pengendalian biaya setelah proyek selesai merupakan historical data yang disimpan di bagian pengendalian biaya di lapangan selama 3 bulan sebelum disimpan di kantor pusat. Data-data yang diperoleh selama masa konstruksi proyek biasanya tidak dianalisa lebih lanjut mengenai pelaksanaan pengendalian biaya untuk pelaksanaan proyek secara keseluruhan, karena data yang berada di kantor pusat hanya merupakan data mengenai jumlah uang yang dikeluarkan selama proyek saja dan tidak ada data mendetail


14

mengenai tiap-tiap elemen biaya proyek. Kantor pusat hanya dapat mengevaluasi apakah total biaya yang dikeluarkan melebihi budget yang ditetapkan, dan apakah perusahaan mengalami kerugian atau kekurangan selama pengerjaan proyek. Historical data mengenai pelaksanaan proyek yang sebenarnya, hanya akan dimengerti oleh bagian pengendalian biaya pada proyek, tanpa berlanjut ke kantor pusat. Hal itu disebabkan karena tidak semua data mengenai pengendalian biaya yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya pada proyek disimpan sebagai data base di kantor pusat. Evaluasi setelah proyek selesai yang akan dilaksanakan saat proyek selesai, kurang efektif dalam pelaksanaanya karena tidak akan memberikan masukan yang banyak mengenai pelaksanaan proyek tersebut. Data pengendalian biaya secara keseluruhan total biaya tidak dapat menilai pelaksanaan proyek secara detail dan tepat. Bagian pengendalian biaya di lapangan dan di kantor pusat sebaiknya memiliki sistem pengendalian biaya yang terpadu dan terintegrasi sehingga pengendalian biaya yang dilakukan selama proyek berjalan dapat terpantau dengan baik dan setelah proyek selesai dapat digunakan sebagai historical data base yang memberikan banyak masukan untuk kelangsungan proyek-proyek berikutnya. Sistem Informasi Akuntansi Biaya Proyek pada PT. Bukit Jaya Abadi Pengontrolan kebutuhan biaya untuk melaksanakan suatu proyek secara keseluruhan meliputi biaya untuk pembelian material/bahan bangunan dan biaya untuk upah pekerjaan. Sistem Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan untuk memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut disebut pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Fungsi dari pembelian adalah untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Pembelian Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian pada PT. Bukit Jaya Abadi adalah sebagai berikut: a. Fungsi Gudang Dalam proyek lapangan, fungsi gudang dirangkap oleh logistik lapangan, hal ini karena suatu proyek/tender memiliki jangka waktu/periode tertentu. Biasanya perusahaan mendirikan direksi keet yang berfungsi sebagai kantor dan gudang sementara dalam suatu proyek. Selain melakukan pembelian, logistik lapangan mempunyai tugas untuk membuat dan mengerjakan segala urusan administrasi terkait dengan pembelian material/bahan, misalnya menyiapkan formulir permintaan pembelian (pengadaan barang) atas permintaan pelaksana lapangan proyek sesuai dengan proyek yang dikerjakan. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian pada perusahaan dipegang oleh logistik kantor yang bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga alat dan material yang dibutuhkan, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih, serta bertanggung jawab atas tagihan dari supplier yang masuk ke kantor.


15

c. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap alat dan material beserta kuantitas barang yang diterima dari supplier. Fungsi ini dirangkap oleh bagian logistik lapangan. Barang yang sudah diterima kemudian dimasukkan ke dalam direksi keet. d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar). Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam Menunjang Peningkatan Pengendalian Biaya Proyek Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai masalah yang dihadapi. Tidak jarang terdapat permasalahan yang sama antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lainnya, namun dalam penyelesaian masalah yang diterapkan dalam suatu perusahaan belum tentu sama dengan perusahaan yang lain. Hal ini bisa dikarenakan perbedaan pengaruh intern maupun ekstern pada setiap perusahaan. Pengendalian intern yang baik sangat diperlukan dalam menjalankan aktivitas operasi perusahaan. Agar pengendalian intern dapat dikatakan baik maka unsur-unsur dalam pengendalian intern harus terkoordinasi dan mampu menjaga kekayaan perusahaan, memeriksa keandalan dan ketelitian data akuntansi, serta efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan. Pengendalian intern yang baik juga dapat menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan, penyelewengan dan penyimpangan. Evaluasi terhadap pengendalian intern diperlukan agar perusahaan dapat menilai efektivitas dan efisiensi dari aktivitas pengendalian intern tersebut. Evaluasi pengendalian intern dilakukan dengan membandingkan antara sistem pengendalian intern dalam perusahaan dengan sistem pengendalian dalam praktik yang seharusnya. Hasil analisa ini diambil dari hasil wawancara terhadap personil dari masing-masing divisi yang terkait. Terdapat beberapa permasalahan utama yang dihadapi perusahaan, antara lain: (a). Dalam bagan struktur organisasi PT.Bukit Jaya Abadi, pemisahan tugas dan wewenang pada setiap divisi sudah tersusun dengan cukup baik, namun dalam pelaksanaannya seiring dengan perkembangan usaha perusahaan, pada beberapa divisi terdapat perangkapan tugas dan wewenang dalam struktur organisasi perusahaan, seperti pada fungsi gudang dengan pembelian, dan fungsi penerimaan barang dengan fungsi gudang (b). Adanya ketidakteraturan dalam pelaksanaan prosedur pembelian. Misalnya untuk formulir permintaan pengadaan barang (PPB) dan bukti penerimaan barang (BPB) yang sering terjadi penumpukan nomor (nomor yang sudah dipakai, digunakan lagi), serta tidak adanya tembusan surat order pembelian (PO) pada pihak lapangan. (c). Kurangnya kontrol manajemen dalam perusahaan mengakibatkan tidak terlaksananya tugas dari beberapa divisi akibat dari perangkapan tugas yang diberikan perusahaan. Misalnya, tidak adanya pembaharuan pencatatan persediaan barang di gudang oleh bagian logistik sehingga informasi mengenai bahan/alat tidak akurat. Setelah mengetahui permasalahan yang terjadi dalam perusahaan, dapat dikatakan bahwa dalam pelaksanaan pengendalian intern masih terdapat beberapa kelemahan dalam penerapannya, sehingga pengendalian intern yang dilakukan oleh perusahaan masih belum memenuhi kriteria sistem pengendalian intern yang memadai.


16

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam Menunjang Peningkatan Pengendalian Biaya Proyek pada PT. Bukit Jaya Abadi yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: Sistem pengendalian biaya yang dibutuhkan adalah sistem dengan pengkodean biaya yang berdasarkan WBS (Work Breakdown System) sehingga dapat memberikan kemampuan telusur. Pelaksanaan semua fungsi dalam cost control fuction breakdown structure didasarkan pada pengkodean biaya dan WBS (Work Breakdown System), sedangkan pada fungsi analyzing juga didasarkan pada earned value concept untuk mengetahui status biaya proyek (tidak hanya status akuntansi saja). Sistem pengendalian biaya melihat dua aspek pengendalian biaya, yaitu kerangka kerja pengendalian biaya dan cost control function breakdown structure saling berkaitan, sehingga dapat memberikan kemampuan telusur dengan menunjukkan aktivitas penggunaan elemen biaya. Kerangka kerja pengendalian biaya berupa WBS (Work Breakdown System) dan pengkodean biaya yang digunakan pada setiap fungsi dalam cost control function breakdown structure secara sistematis namun fleksibel, mulai dari fungsi allocating budget sampai project post evaluating. Earned value concept diterapkan dalam fungsi analyzing cost status untuk memberikan status biaya dan status akuntansi secara detail tiap elemen biaya dan tiap item pekerjaan baik secara periodik maupun secara komulatif (to date). Earned value concept memberikan prediksi jumlah biaya sampai penyelesaian proyek dengan sistem to date unit cost. Hasil dari analisa dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan tindakan perbaikan apabila terjadi permasalahan, dan pada akhir proyek dapat memberikan historical database. Secara tertulis struktur organisasi pada PT. Bukit Jaya Abadi sudah dilakukan pemisahan fungsi, tugas, dan wewenang dengan jelas, namun secara teknis masih ada perangkapan tugas dan wewenang terutama terkait dengan sistem pembelian sehingga pengendalian terhadap biaya suatu proyek tidak dapat berjalan dengan maksimal. Adanya beberapa dokumen dalam perusahaan tersebut tidak bernomor urut tercetak, sehingga sering terjadi penulisan nomor yang sama dengan nomor dokumen sebelumnya. Tidak adanya pencatatan persediaan barang/alat pada gudang, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui informasi tentang persediaan barang/alat dalam gudang dengan akurat. Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa secara teori struktur pengendalian biaya dalam sistem informasi akuntansi biaya proyek pada PT. Bukit Jaya Abadi masih memiliki kelemahan, oleh karena itu diperlukan suatu perbaikan dalam penerapan pengendalian biaya. Saran Berdasarkan kesimpulan yang disajikan diatas, maka penulis memberikan saran sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan sistem pengendalian biaya bagi pihak manajemen PT. Bukit Jaya Abadi adalah sebagai berikut: Sistem pengendalian biaya yang dibentuk harus dilaksanakan oleh semua bagian yang terlibat dalam proyek, tidak hanya menjadi tanggung jawab bagian pengendalian biaya proyek saja sehingga pengendalian biaya proyek dapat berjalan dengan efektif.


17

Perlu adanya training dan sosialisasi terhadap semua karyawan bahwasannya dengan sistem pengkodean biaya harus berdasarkan dengan WBS (Work Breakdown Structure) sehingga mempunyai kemampuan telusur dalam mengidentifikasi untuk kepentingan proyek satu dengan proyek yang lainnya. Perlu adanya software sistem pengendalian biaya proyek sehingga proses pengendalian biaya dapat berjalan dengan akurat dan cepat. Perlu adanya sistem pengendalian biaya yang memiliki hubungan online antara bagian pengendalian biaya di lapangan dengan bagian biaya proyek di kantor pusat. Hubungan secara online ini dapat meningkatkan transparansi antara lapangan dengan kantor pusat. Untuk menghindari adanya penumpukan tugas, dan wewenang pada perusahaan, sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi dan tugas secara tegas. Pihak manajemen harus dapat bertindak tegas dan secara berkelanjutan (berkala) dalam melakukan pengawasan. Dengan demikian pekerjaan akan dapat terselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat. Sebaiknya semua dokumen menggunakan nomor urut bercetak agar tidak ada nomor ganda, sehingga dokumen dan laporan dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan dan pelaksanaanya juga lebih efektif dan efisien. Untuk menjaga pengendalian persediaan barang dalam gudang, harus dilakukan pencatatan persediaan barang di gudang serta dilakukan stok opname secara berkala. Dengan demikian maka informasi mengenai persediaan barang dapat diketahui dengan cepat dan akurat. DAFTAR PUSTAKA Bodnar, G. H. dan W. S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi keenam . Salemba Empat. Jakarta. Chariri, A. dan H. Imam. 2003. Teori Akuntansi. Edisi revisi. Badan Penerbit Undip. Semarang. Ekajaya, L. 2007. Evaluasi Sistem Pengendalian Biaya Proyek dalam Sistem Informasi Akuntansi pada Perusahaan Jasa Kontruksi Berskala Besar di Surabaya. Skripsi. Jurusan Akuntansi Keuangan Stie Perbanas Surabaya. Hall, J. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ketiga . Salemba Empat. Jakarta. Husein, F. M. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan pertama. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Yogyakarta. Ibnu, S. 2000. Metodologi Penelitian. Edisi tiga. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Yogyakarta. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Yogyakarta. Mukhtar, A. M. 1999. Audit Sistem Informasi. PT. Rineka Cipta. Jakarta. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Salemba Empat. Jakarta. Niswonger R,C. Warren dan J. Reeve. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi. Edisi 19. Erlangga. Jakarta. Prianthara, I.B.T. 2010. Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Kontraktor. Edisi Pertama. Graha Ilmu. Yogyakarta. Puspita, D. 2005. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi sebagai alat bantu manajemen dalam Pengendalian Biaya yang sesuai bagi CV. Cempaka. Laporan Tugas Akhir. Jurusan Manajemen Keuangan Universitas Airlangga Surabaya.


18

Romney, M dan P.J. Steinbart. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Salemba Empat. Jakarta. Sularso, S. 2003. Metode Penelitian Akuntansi: Sebuah Pendekatan Replikasi. BPFE. Yogyakarta. Sunarto. 2002. Akuntansi Biaya. Pena Persada. Yogyakarta. Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta. Wilkinson, J. 1993. Sistem Akunting dan Informasi. Jilid satu. Edisi Ketiga. Binarupa Aksara. Jakarta. Winarno, W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. UPP STIM YKPN. Yogyakarta. Yusup, A. 2001. Auditing. STIE YKPN. Yogyakarta. _______________. 2003. Dasar-dasar Akuntansi. Edisi keenam. STIE YKPN. Yogyakarta. ●●●

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENUNJANG PENINGKATAN PENGENDALIAN BIAYA PROYEK PADA PT. BUKIT JAYA ABADI

Recommend Documents