ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PROSES PRODUKSI PADA PT. SINAR EFFENDI MURNI Kelvindra Suryadi and Vini Mariani, S.Kom., MM. and Holly Deviarti, SE., MBA. Information systems and accounting, BINUS University
Abstrak PT. Sinar Effendi Murni adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam produksi obat herbal atau jamu. Produk yang menjadi andalan PT. Sinar Effendi Murni adalah produk jamu kuat yang bermerek “ALADINA”. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan pada sekarang ini yaitu terkait tentang sistem proses produksi. Perusahaan belum dapat menghitung berapa besar biaya produksi yang dikeluarkan untuk masing-masing departemen dan belum adanya pembuatan laporan biaya produksi yang dilakukan secara otomatis, tidak adanya pengawasan terhadap stock barang jadi dan bahan baku, tidak ada pembuatan jurnal serta terjadinya perangkapan tugas. Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan melakukan studi literatur, survey ke perusahaan dan melakukan wawancara langsung dengan pihak perusahaan. Untuk analisis dan perancangan sistem informasi akutansi akan dilakukan dengan menggunakan pendekatan OOAD (object oriented analysis and design), yang nantinya akan digambarkan melalui notasi Unified Modelling Language (UML) dan untuk perhitungan biaya akan menggunakan perhitungan biaya per departemental dengan metode persediaan menggunakan metode rata-rata tertimbang. Dengan adanya sistem informasi akuntansi proses produksi diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan setiap aktivitas proses produksi. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Kata Kunci : analisis, perancangan, sistem, informasi, akutansi
1.
Pendahuluan
Kegiatan produksi dalam suatu perusahaan merupakan kegiatan yang sangat kompleks, dikarenakan segala sumber daya perusahaan akan dimaksimalkan untuk menghasilkan suatu keluaran (output) yang bernilai lebih. PT. Sinar Effendi M urni adalah perusahaan manufaktur
yang bergerak dalam produksi obat herbal dan perusahaan ini belum memiliki infrastruktur sistem yang terstruktur dan terintegrasi pada proses produksinya. Perusahaan juga belum memiliki perhitungan yang dapat menghitung berapa besar biaya produksi yang dikeluarkan untuk masing-masing departemen dan belum adanya pembuatan laporan biaya produksi yang dilakukan secara otomatis, tidak adanya pengawasan terhadap stock barang jadi dan bahan baku di gudang serta tidak ada pembuatan jurnal. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah merancang sistem informasi produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi antar departemen pencampuran, departemen pengkapsulan dan departemen pengemasan agar dapat membantu perusahaan dalam penyajian data, dalam proses pencatatan biaya produksi, memperoleh informasi yang berhubungan dengan proses produksi dan melakukan perhitungan biaya produksi terhitung secara otomatis.
2.
Metode Penelitian
M etode penelitian yang digunakan yaitu dengan metode kualitatif yang biasa dikenal dengan teknik studi lapangan dan studi pustaka. Studi pustaka meliputi penggunaan beberapa buku sebagai sumber untuk dijadikan referensi dan acuan sedangkan studi lapangan melalui survey, mempelajari sistem yang sedang berjalan dan melakukan wawancara serta menganalisis terhadap temuan survey. M etode analisis dan perancangannya menggunakan OOAD (object oriented analysis and design) yang merupakan kumpulan dari pedoman umum yang digunakan untuk melakukan analisis dan perancangan. Object oriented analysis and design mencerminkan empat perspektif pokok pada suatu sistem dan konteksnya, yaitu problem-domain analysis, application-domain analysis, architectural design, dan component design. 1 M etode perhitungan biaya proses produksi (process costing) menggunakan perhitungan biaya rata-rata tertimbang (weighted average method) dimana pada dasarnya metode perhitungan biaya rata-rata tertimbang menggabungkan biaya persediaan awal dengan biaya periode saat ini, untuk menghitung biaya per unit. intinya, biaya disatukan dan hanya satu biaya unit rata-rata yang dihitung dan dibebankan baik pada unit yang ditransfer keluar maupun pada unit yang tetap dalam persediaan akhir. 2
3.
Hasil & Pembahasan
Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai beberapa metode analisis yang digunakan untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Oleh sebab itu maka akan dilakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada perusahaan, membuat sistem usulan dalam melakukan perhitungan biaya produksi dan perancangan suatu sistem. Penjelasan mengenai hal tersebut dapat dilihat pada sub-sub bab sebagai berikut. 1
Menurut Mathiassen, et., al (2000, p12)
2
Menurut Hansen Mowen yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary (2009, p310)
3.1. Analisis Sistem Berjalan Sistem yang berjalan pada perusahaan dapat terlihat pada gambar rich picture dibawah ini.
Gambar 1 - Rich Picture Sistem Berjalan PT. Sinar Effendi M urni Setelah melakukan survey, wawancara dan evaluasi terhadap proses produksi perusahaan, prosedur-prosedur berjalan dan struktur organisasi, maka dapat disimpulkan ada beberapa permasalahan yang teridentifikasi pada sistem yang sedang berjalan. Temuan permasalahan tersebut yaitu: 1. Adanya perangkapan tugas di dalam perusahaan seperti bagian kepala produksi merangkap sebagai bagian pembelian, bagian gudang merangkap sebagai bagian gudang barang jadi dan bahan baku, perhitungan biaya produksi dan biaya jual dilakukan oleh direktur. 2. Pengendalian persediaan bahan baku dan barang jadi perusahaan masih kurang terkendali sehingga perusahaan mengalami sulit dalam menentukan stock minimum bahan baku dan barang jadi dan terkadang stock bahan baku dan barang jadi digudang terlalu banyak. 3. Tidak adanya dokumen formal yang digunakan untuk melakukan permintaan penawaran harga kepada supplier dan kurangnya dokumen-dokumen pendukung dalam pelaporan aktivitas produksi. 4. Belum adanya nomor urut pada setiap dokumen dan sulit untuk melakukan perhitungan biaya produksi secara otomatis antar departemen pencampuran, departemen pengkapsulan, departemen pengemasan dan belum ada pembuatan laporan biaya produksi yang terintegrasi. 5. Proses pencatatan bahan baku dan perhitungan biaya produksi masih menggunakan pembukuan serta belum menggunakan sistem database.
3.2. Perhitungan Biaya Yang Diusulkan Untuk melakukan perhitungan biaya proses (process costing) maka diusulkan menggunakan metode perhitungan rata-rata tertimbang (weight-average) karena perhitungan dengan metode weight-average lebih mudah dari pada metode FIFO. Dalam perhitungan biaya proses, masing-masing departemen produksi memiliki proses tersendiri. Begitu barang selesai dalam satu departemen, maka barang tersebut akan dipindahkan ke departemen selanjutnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 2 - Aliran Biaya Produksi PT. Sinar Effendi M urni Dengan Perhitungan Biaya Proses Pada gambar diatas menjelaskan bahwa proses produksi jamu aladina akan dimulai dari departemen pencampuran hingga departemen pengemasan. Dalam departemen pencampuran akan ada proses pencampuran antara bahan baku, tenaga kerja pencampur dan overhead yang dibebankan. Perhitungan biaya rata-rata tertimbang memperlakukan biaya awal persediaan dan output ekuivalen setara dengan yang mengikutinya, sebagai periode waktu berjalan. Perhitungan ini dilakukan dengan menambahkan biaya produksi awal barang dalam proses ke biaya produksi yang muncul selama periode berjalan. Jumlah biaya diperlakukan sebagai jumlah biaya produksi periode berjalan. Output persediaan awal dan output periode berjalan akan digabungkan dalam perhitungan. Berikut ini terdapat beberapa tabel dan data mengenai biaya dan hasil produksi jamu bermerek ALADINA pada perusahaan PT. Sinar Effendi M urni untuk departemen pencampuran, departemen pengkapsulan, departemen pengemasan. Data yang digunakan yaitu data pada bulan agustus 2010 dan jumlah hari kerja 25 hari serta menganggap unit produk dalam satuan kemasan.
Bahan Baku Tenaga Kerja Overhead
Tabel 1 - Biaya Bulan A gustus 2010 PT. Sinar Effendi M urni Departemen Departemen Departemen Pencampuran Pengkapsulan Pengemasan Rp. 209.664.000 Rp. 120.960.000 Rp. 17.228.000 Rp. 30.900.575 Rp. 43.949.000 Rp. 52.540.000 Rp. 300.000 Rp. 350.000 Rp. 422.500 Rp. 240.864.575 Rp. 165.259.000 Rp. 70.190.500
Total Biaya Rp. 347.852.000 Rp. 127.389.575 Rp. 1.072.500 Rp. 476.314.075
Tabel 2 - Produksi Departemen Pencampuran Bulan Agustus 2010 PT. Sinar Effendi M urni Departemen Departemen Departemen Pencampuran Pengkapsulan Pengemasan Unit Dalam Proses 01 Agustus 2010 90.000 80.000 75.000 Unit Yang Dikerjakan dan Diselesaikan 1.922.000 1.934.000 1.941.000 Unit Dalam Proses 31 Agustus 2010 85.500 78.000 73.000 Total Produksi (Kemasan) 2.097.500 2.092.000 2.089.000
3.2.1. Perhitungan Biaya Departemen Pencampuran Produksi : Jumlah unit dalam proses, 1 Agustus 2010 90.000 Jumlah unit yang telah selesai dan ditransfer keluar 2.012.000 3 Jumlah unit dalam proses, 31 Agustus 2010, 60% selesai 85.500 Biaya : Biaya dalam proses, 1 Agustus 2010 Rp. 240.864.575 Biaya yang ditambahkan dalam bulan Juli Rp. 271.586.359
Gambar 3
3
60% conversion cost
Gambar 4
Gambar 5
Perhitungan Biaya Rata-Rata Tertimbang Departemen Pencampuran Bulan Agustus 2010 Tabel 3 - Langkah 1 Departemen Pencampuran - Analisis Aliran Unit secara Fisik Kemasan Kemasan Unit untuk dihitung : Unit pada awal barang dalam proses 90.000 Unit yang mulai dikerjakan selama periode 2.007.500 Total unit untuk dihitung 2.097.500 Unit yang telah dihitung : Unit yang telah selesai dan ditransfer keluar : M ulai dikerjakan dan diselesaikan 1.922.000 Dari awal barang dalam proses 90.000 2.012.000 Unit pada persediaan akhir barang dalam proses (60% selesai) 85.500 Total unit yang telah dihitung 2.097.500 Tabel 4 - Langkah 2 Departemen Pencampuran - Perhitungan Unit Ekuivalen Kemasan Unit yang telah diselesaikan 2.012.000 +
Unit pada persediaan akhir barang dalam proses x bagian yang selesai(85.500*60%) Output unit setara
51.300 2.063.300
Tabel 5 - Langkah 3 Departemen Pencampuran - Perhitungan Biaya Per Unit Rp Biaya Produksi Bulan Agustus 271.586.359 Biaya Yg Ditambahkan dalam Bulan Juli 240.864.575 Total Biaya M anufaktur 512.450.934 Biaya Per Kemasan = 248,36 Tabel 6 - Langkah 4 Departemen Pencampuran - Penilaian Persediaan Rp Biaya yang ditransfer keluar ke departemen pengkapsulan 499.709.823,2 Biaya pada akhir barang dalam proses 12.741.110,3 Tabel 7 - Langkah 5 Departemen Pencampuran - Rekonsiliasi Biaya Rp Barang yang ditransfer keluar 499.709.823,2 Barang pada persediaan akhir dalam proses 12.741.110,3 Total biaya yang dihitung 512.450.934 Persediaan awal barang dalam proses Yang muncul selama bulan berjalan Total biaya untuk dihitung
271.586.359 240.864.575 512.450.934
3.2.2. Perhitungan Biaya Departemen Pengkapsulan Produksi : Jumlah unit dalam proses, 1 Agustus 2010 80.000 Jumlah unit yang telah selesai dan ditransfer keluar 2.014.000 Jumlah unit dalam proses, 31 Agustus 2010, 80%4 selesai 78.000 Biaya : Biaya dalam proses, 1 Agustus 2010 Rp. 165.259.000 Biaya yang ditambahkan dalam bulan A gustus Rp. 499.709.823
4
80% conversion cost
Gambar 6
Gambar 7
Gambar 8
Perhitungan Biaya Rata-Rata Tertimbang Departemen Pengkapsulan Bulan Agustus 2010 Tabel 8 - Langkah 1 Departemen Pengkapsulan - Analisis Aliran Unit secara Fisik Kemasan Kemasan Unit untuk dihitung : Unit pada awal barang dalam proses 80.000 Unit yang diterima dari departemen pencampuran 2.012.000 Total unit untuk dihitung 2.092.000 Unit yang telah dihitung : Unit yang telah selesai dan ditransfer keluar : M ulai dikerjakan dan diselesaikan 1.934.000 Dari awal barang dalam proses 80.000 2.014.000 Unit pada persediaan akhir barang dalam proses (80% selesai) 78.000 Total unit yang telah dihitung 2.092.000
Tabel 9 - Langkah 2 Departemen Pengkapsulan - Perhitungan Unit Ekuivalen Kemasan Unit yang telah diselesaikan 2.014.000 +
Unit pada persediaan akhir barang dalam proses x bagian yang selesai (78.000*80%) Output unit setara
62.400 2.076.400
Tabel 10 - Langkah 3 Departemen Pengkapsulan - Perhitungan Biaya Per Unit Biaya Produksi Bulan Agustus Biaya dari departemen pencampuran Total Biaya M anufaktur Biaya Per Kemasan =
Rp 165.259.000 499.709.823 664.968.823 320,25
Tabel 11 - Langkah 4 Departemen Pengkapsulan - Penilaian Persediaan Rp Biaya yang ditransfer keluar ke departemen pengemasan Biaya pada akhir barang dalam proses
644.985.171,41 19.983.651,79
Tabel 12 - Langkah 5 Departemen Pengkapsulan - Rekonsiliasi Biaya Rp Barang yang ditransfer keluar 644.985.171,41 Barang pada persediaan akhir dalam proses 19.983.651,79 Total biaya yang dihitung 664.968.823 Persediaan awal barang dalam proses 165.259.000 Biaya dari departemen pencampuran 499.709.823 Total biaya untuk dihitung 664.968.823
3.2.3. Perhitungan Biaya Departemen Pengemasan Produksi : Jumlah unit dalam proses, 1 Agustus 2010 75.000 Jumlah unit yang telah selesai dan ditransfer keluar 2.016.000 5 Jumlah unit dalam proses, 31 Agustus 2010, 100% selesai 73.000
5
100% conversion cost
Biaya : Biaya dalam proses, 1 Agustus 2010 Biaya yang ditambahkan dalam bulan A gustus
Gambar 9
Gambar 11
Rp. Rp.
70.190.500 644.985.171
Gambar 10
Perhitungan Biaya Rata-Rata Tertimbang Departemen Pengemasan Bulan Agustus 2010 Tabel 13 - Langkah 1 Departemen Pengemasan - Analisis Aliran Unit secara Fisik Kemasan Kemasan Unit untuk dihitung : Unit pada awal barang dalam proses 75.000 Unit yang diterima dari departemen pengkapsulan Total unit untuk dihitung Unit yang telah dihitung : Unit yang telah selesai dan ditransfer keluar : M ulai dikerjakan dan diselesaikan 1.941.000 Dari awal barang dalam proses 75.000 Unit pada persediaan akhir barang dalam proses (100% selesai) Total unit yang telah dihitung
2.014.000 2.089.000
2.016.000 73.000 2.089.000
Tabel 14 - Langkah 2 Departemen Pengemasan - Perhitungan Unit Ekuivalen Kemasan Unit yang telah diselesaikan 2.016.000 +
Unit pada persediaan akhir barang dalam proses x bagian yang selesai (80.000*100%) Output unit setara
73.000 2.089.000
Tabel 15 - Langkah 3 Departemen Pengemasan - Perhitungan Biaya Per Unit Rp Biaya Produksi Bulan Agustus 70.190.500 Biaya dari departemen pengkapsulan 644.985.171 Total Biaya M anufaktur 715.175.671 Biaya Per Kemasan = 342,35 Tabel 16 - Langkah 4 Departemen Pengemasan - Penilaian Persediaan Rp Biaya yang ditransfer ke barang jadi
690.183.893,52
Biaya pada akhir barang dalam proses
24.991.777,89
Tabel 17 - Langkah 5 Departemen Pengemasan - Rekonsiliasi Biaya Rp Barang yang ditransfer ke barang jadi 690.183.893,52 Barang pada persediaan akhir dalam proses Total biaya yang dihitung Persediaan awal barang dalam proses Yang muncul selama bulan berjalan Total biaya untuk dihitung
24.991.777,89 715.175.671 70.190.500 644.985.171 715.175.671
3.3. Analisis dan Perancangan Sistem Usulan Dengan melihat beberapa masalah yang terjadi di dalam sistem yang berjalan maka di identifikasi suatu kebutuhan informasi untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan dan dengan mengusulkan suatu rancangan sistem. Rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut.
Gambar 12 - Rich Picture Usulan Pada PT. Sinar Effendi M urni
Gambar 13 - Class Diagram
Gambar 14 - Usecase Diagram
Gambar 15 - Navigation Diagram
4.
Penutup
Dari analisis dan perancangan sistem informasi akutansi proses produksi yang telah dilakukan, dapat ditarik simpulan yaitu dengan adanya sistem informasi akuntansi proses produksi perusahaan dapat menghitung biaya produksi per departemen secara otomatis dan dapat mengetahui berapa besar biaya yang telah dikeluarkan pada saat produksi untuk setiap departemennya. Di dalam sistem informasi akutansi proses produksi semua kebutuhan antar masing-masing bagian akan saling berintegrasi. Sistem ini juga akan membantu perusahaan dalam mengawasi stock minimum bahan baku dan barang di gudang dengan memberikan remainder stock minimum serta dapat membantu dalam penyajian data dan proses pencatatan, seperti pencatatan stock barang, pencatatan stock bahan baku, pencatatan pembelian bahan baku dan pembuatan laporan-laporan. Sistem ini dirancang dengan mengunakan database sebagai tempat penyimpanan data, dan sistem ini akan memberlakukan pembatasan akses antar karyawan dengan menggunakan password untuk setiap pengguna yang berhubungan dengan sistem, agar kerahasiaan data dapat terjaga.
Daftar Pustaka [1] Hendarti, Henny. (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Produksi Pada PD Sumber M ulya. Jurnal Komputerisasi Akuntansi, Vol. 1 (No. 1), Hal. 1-10. [2] Bennett, Simon. M cRobb, Steve. Farmer, Ray. Object Oriented Systems Analysis and Design Using Unified Modelling Language. 3rd edition. M cGrawHill, Berkshire, 2006, pp. 270. [3] Carter, William K, & M ilton F. Usry. Akuntansi Biaya. Edisi 13, buku 1. Terjemahan Krista S.E., AK. Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 6 dan Bab 9. [4] Garrison, RH. & Norren ,E.W.. Akuntansi Manajerial, Edisi 11, buku 1. Terjemahan Nuri Hinduan. Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 4. [5] Hansen & M owen.Akuntansi Manajemen. Edisi 7, jilid 1 terjemahan Dewi Fitriasari, M SI. dan Deny Arnos Kwary, M . HUM . Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 4 dan 6. [6] Hansen & M owen. Akuntansi Manajemen. Edisi 8, jilid 1 terjemahan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat, 2009, Bab 6. [7] Jones, Frederick L dan Rama, Dasaratha V.. Sistem Informasi Akutansi. Edisi 1, Buku Terjemahan M . Slamet Wibowo. Jakarta : Salemba Empat, 2008, pp. 7-9. [8] M athiassen, Lars. , et. al.. Object Oriented Analysis & Design. 1st edition. M arko Publishing ApS, Aslborg, Denmark, 2000, pp. 12-15. [9] O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan M anajerial. Edisi 12, terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat, 2006, pp. 29. [10] Render, Barry dan Jay Heizer. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2001, pp. 322-324.
ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN PT. SINAR EFFENDI MURNI’S PRODUCTION PROCESS Kelvindra Suryadi and Vini Mariani, S.Kom., MM. and Holly Deviarti, SE., MBA. Information systems and accounting, BINUS University
Abstract Sinar Effendi Murni Company is a manufacturing company which deals in producing medicine herb. The main product of PT. Sinar Effendi Murni is energizing medicine herb named “ALADINA”. The company is facing problem in their production system process. The company couldn’t determine how much production cost which incurred in each department and production cost report can’t be produce automatically, the lack of supervision on stock of finished goods and raw material, no journal entries and double jobs that took place in the company. The methods used are data collection method by using literature study, company’s survey and conducting direct interviews with the company man. For the analysis and design of accounting information system is done with OOAD which will be drawn using UML notation and for the cost calculation will be done with each department calculation method and cost of inventory method will be done with weighted average method. There is a high expectation that with this production process accounting information system can help the company to do every activity of the production process. Besides, it can produce reports that assist management in decision making. Keyword: analysis, design, system, information, accounting
1.
Introduction
Production an activity within a company is a very complex activity, because of all the company resources will be used to produce an output which worth more. PT. Sinar Effendi Murni is a manufacturing company engaged in the production of herbal medicines and this company’s production process has not been good in infrastructure and hasn’t had integrated production process.
The Company also cannot calculate how much the production costs incurred for each department and the production cost reporting is d not done automatically, the lack of supervision on stock of finished goods and raw materials in the warehouse and there is no journal making. Objectives that wished to be achieved in this research is to design a computerized system and integrated of information system production inter-departmental between mixing department, encapsulation department and packaging department in order to assist companies in preparing the data, in the process of recording the cost of production, obtain information related to the production process and calculate the cost of production automatically calculated.
2.
General Guidelines
The method used is a qualitative method that commonly known as the field studies and literature study. Literature study includes the use of several books as a source to be used as a reference while field studies are done through surveys, observe how the system is running and doing interviews and analyzing survey findings. Analysis and design method is using OOAD (object-oriented analysis and design) which consists of collection of general guidelines that are used to perform analysis and design. Object oriented analysis and design reflects the four main perspectives on a system and its context, the problem-domain analysis, application-domain analysis, architectural design, and component design. 1 Method of calculating the cost of the production process (process costing) using the calculation of weighted average cost (weighted average method) which basically combining the cost calculation method of the weighted average cost of beginning inventory with current period costs, to calculate the cost per unit. Essentially, the cost is only one average unit costs are calculated and charged either on the unit which transferred out and the units remain in ending inventory. 2
3.
Results & Discussions
In this text will be explained about some of the analytical methods that are used to obtain the expected results. Therefore there will be an analysis of current running system on the company, making the proposed system in calculating the cost of production and design of the system. Explanation of this can be seen in the sub chapters as follows.
3.1. Current running system System that runs on the company can be seen at pictures in rich picture below. 1 2
Menurut Mathiassen, et., al (2000, p12) Menurut Hansen Mowen yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary (2009, p310)
Picture 1 - Rich Picture of PT. Sinar Effendi Murni’s Current Running System After conducting surveys, interviews and evaluation of the company's current production processes, procedures and organizational structure, can be concluded that there are some problems identified in the current system. The problems that are found: 1. There are a lot of cases where the same person is doing 2 or more different jobs, such as production doubles as the head of the purchasing department; the warehouse serves as the warehouse of finished goods and raw materials, calculation of production costs and selling expenses made by the director. 2. Inventory control of raw materials and finished goods of the company are still very weak so that the company experienced difficulty in determining the minimum stock of raw materials and finished goods and sometimes the stock of finished goods and raw material in the warehouse is too much. 3. The absence of a formal document that is used to make requests for quotation to suppliers and the lack of supporting documents in the reporting of production activity. 4. The absence of serial number on every document and difficult to perform automatically the calculation of production costs between mixing department , encapsulation department, packing department and there has been no report of integrated production costs.
5. The process of recording raw materials and calculation of production costs are still using regular books entry and have not used database system.
3.2. Proposed Cost Calculation To perform the calculation of the cost of the process (process costing) is proposed by using the method of calculation of weighted average (weight-average) since the calculation of the weight-average method is easier than the FIFO method. In calculating the cost of the process, each production department has its own process. Once the processes of the goods have finished in one department, then the goods will be moved to the next department. For more details see the picture below.
Picture 2 - Flow of Production cost PT. Sinar Effendi Murni With the calculation of process cost method In the picture above explains that the production process of herbal medicine aladina will start from the mixing department to the packing department. In the mixing department, there will be the mixing process of raw materials, labor and overhead which is considered as expenses. The calculation of weighted average cost treats the initial cost of inventories and output equivalent with what is followed, as the time period running. This calculation is done by adding the initial production cost of goods in the process of production costs that arise during the period. Total expenses are treated as the sum of production costs for the period. Beginning inventory’s output and the output of current period will be combined in the calculations. Below are a few tables and data on costs and ALADINA branded medicinal products in the company of PT. Sinar Effendi Murni for the mixing department, encapsulation department, and packing department. The data used was the data in August 2010 and the numbers of working days were 25 days and assumed that each product was units of packaging products.
Table 1 - August 2010 Cost PT. Sinar Effendi Murni Mixing Encapsulation Packaging Department Department Department Raw Material Rp. 209.664.000 Rp. 120.960.000 Rp. 17.228.000 Labor Rp. 30.900.575 Rp. 43.949.000 Rp. 52.540.000 Overhead Rp. 300.000 Rp. 350.000 Rp. 422.500 Rp. 240.864.575 Rp. 165.259.000 Rp. 70.190.500
Total Cost Rp. 347.852.000 Rp. 127.389.575 Rp. 1.072.500 Rp. 476.314.075
Table 2 - Mixing Department Production August 2010 PT. Sinar Effendi Murni Mixing Encapsulation Department Department Unit in Process 01 August 2010 90.000 80.000 Unit done and finished 1.922.000 1.934.000 Unit in Process 31 August 2010 85.500 78.000 Total Production (Packaged) 2.097.500 2.092.000
Packaging Department 75.000 1.941.000 73.000 2.89.0
3.2.1. Mixing Department Calculation Cost Production: Unit in process, 1 August 2010 Units completed and transferred out Unit in process, 31 August 2010, 60% 3 complete Cost: Work in process, 1 August 2010 Cost added during July
Picture 3 3
60% conversion cost
90.000 2.012.000 85.500 Rp. Rp.
240.864.575 271.586.359
Picture 4
Picture 5
Calculation of Weighted Average Cost of Mixing Department August 2010 Table 3 - Step 1 Mixing Departments - Physical Flow Schedule Packaged Packaged Units to account for: Units in beginning work in process 90.000 Units started during the period 2.007.500 Total units to account for 2.097.500 Units accounted for: Unit completed and transferred out: Started and completed 1.922.000 From beginning work in process 90.000 2.012.000 Units in ending work in process (60% complete) 85.500 Total units accounted for 2.097.500 Table 4 - Step 2 Mixing Departments - Calculation of Equivalent Units Packaged Units completed 2.012.000 Add: Units in ending work in process x Fraction complete (85.500*60%) Equivalent units of output
51.300 2.063.300
Table 5 - Step 3 Mixing Departments - Computation of Unit Cost Rp July cost 271.586.359 August cost Total Manufacturing Cost Cost per equivalent unit =
240.864.575 512.450.934 248,36
Table 6 - Step 4 Mixing Departments - Valuation of Inventories Rp Cost of goods transferred to the Encapsulation Department 499.709.823,2 Ending inventory: 12.741.110,3 Table 7 - Step 5 Mixing Departments - Cost Reconciliation Rp Goods transferred out 499.709.823,2 Goods in ending work in process 12.741.110,3 Total costs accounted for 512.450.934 Goods in beginning work in process Units started during the period Total costs accounted for
271.586.359 240.864.575 512.450.934
3.2.2. Encapsulation Department Calculation Cost Production: Unit in process, 1 August 2010 Units completed and transferred out Unit in process, 31 August 2010, 80% 4 complete Cost: Work in process, 1 August 2010 Cost added in August
4
80% conversion cost
80.000 2.014.000 78.000 Rp. Rp.
165.259.000 499.709.823
Picture 6
Picture 7
Picture 8
Calculation of Weighted Average Cost of Encapsulation Department August 2010 Table 8 - Step 1 Encapsulation Departments - Physical Flow Schedule Packaged Packaged Units to account for: Units in beginning work in process 80.000 Units from Mixing Department 2.012.000 Total units to account for 2.092.000 Units accounted for: Unit completed and transferred out: Started and completed 1.934.000 From beginning work in process 80.000 2.014.000 Units in ending work in process (80% complete) 78.000 Total units accounted for 2.092.000
Table 9 - Step 2 Encapsulation Departments - Calculation of Equivalent Units Packaged Units completed 2.014.000 Add: Units in ending work in process x Fraction complete (78.000*80%) Equivalent units of output
62.400 2.076.400
Table 10 - Step 3 Encapsulation Departments - Computation of Unit Cost August cost Cost from Mixing Department Total Manufacturing Cost Cost per equivalent unit =
Rp 165.259.000 499.709.823 664.968.823 320,25
Table 11 - Step 4 Encapsulation Departments - Valuation of Inventories Rp Cost of goods transferred to the Encapsulation Department Ending inventory:
644.985.171,41 19.983.651,79
Table 12 - Step 5 Encapsulation Departments - Cost Reconciliation Rp Goods transferred out 644.985.171,41 Goods in ending work in process 19.983.651,79 Total costs accounted for 664.968.823 Goods in beginning work in process 165.259.000 Units started during the period 499.709.823 Total costs accounted for 664.968.823
3.2.3. Packaging Department Calculation Cost Production: Unit in process, 1 August 2010 75.000 Units completed and transferred out 2.016.000 5 Unit in process, 31 August 2010, 100% complete 73.000
5
100% conversion cost
Cost : Work in process, 1 August 2010 Cost added in August
Picture 9
Picture 11
Rp. Rp.
70.190.500 644.985.171
Picture 10
Calculation of Weighted Average Cost of Packaging Department August 2010 Table 13 - Step 1 Packaging Departments - Physical Flow Schedule Packaged Packaged Units to account for: Units in beginning work in process 75.000 Unit from Encapsulation Department Total units to account for Units accounted for: Unit completed and transferred out: Started and completed From beginning work in process Units in ending work in process (100% complete) Total units accounted for
2.014.000 2.089.000
1.941.000 75.000
2.016.000 73.000 2.089.000
Table 14 - Step 2 Packaging Departments - Calculations of Equivalent Units Units completed Add: Units in ending work in process x Fraction complete (80.000*100%) Equivalent units of output
Packaged 2.016.000
73.000 2.089.000
Table 15 - Step 3 Packaging Departments - Computation of Unit Cost Rp August cost 70.190.500 Cost from Encapsulation Department Total Manufacturing Cost Cost per equivalent unit =
644.985.171 715.175.671 342,35
Table 16 - Step 4 Packaging Departments - Valuations of Inventories Rp Cost of goods transferred to the finish good Ending inventory
690.183.893,52 24.991.777,89
Table 17 - Step 5 Packaging Departments - Cost Reconciliation Rp Goods transferred out 690.183.893,52 Goods in ending work in process Total costs accounted for Goods in beginning work in process Units started during the period Total costs accounted for
24.991.777,89 715.175.671 70.190.500 644.985.171 715.175.671
3.3. Proposed Analysis and Design System Considering at some of the problems that occur in the current system so it can be identified the need for information to solve problems that occur on the current system and by proposing a draft of the proposed system. The designs of the proposed system are as follows.
Picture 12 – Proposed Rich Picture of PT. Sinar Effendi Murni
Picture 13 – Class Diagram
Picture 14 – Use case Diagram
Picture 15 – Navigation Diagram
4.
Conclusion
From the analysis and design of accounting information systems of production processes that have been conducted, can be concluded that with the company's production process accounting information system can be calculated the cost of production per department and the company can automatically find out how much costs have been incurred at the time of production in each department. By the production process accounting information systems, all the needs of each department will be integrated. This system will also assist in overseeing the company's minimum stock of raw materials and goods in the warehouse by providing the remainder stock minimum and could assist in the presentation of data and recording processes, such as the stock of goods records, raw material stock records, purchase of raw materials records and the making of manufacturing reports. The system is designed using the database as data storage, and this system will make restrictions on access among employees by using a password for each user associated with the system, so that data confidentiality can be maintained.
References [1] Hendarti, Henny. (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Produksi Pada PD Sumber Mulya. Jurnal Komputerisasi Akuntansi, Vol. 1 (No. 1), Hal. 1-10. [2] Bennett, Simon. McRobb, Steve. Farmer, Ray. Object Oriented Systems Analysis and Design Using Unified Modelling Language. 3rd edition. McGrawHill, Berkshire, 2006, pp. 270. [3] Carter, William K, & Milton F. Usry. Akuntansi Biaya. Edisi 13, buku 1. Terjemahan Krista S.E., AK. Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 6 dan Bab 9. [4] Garrison, RH. & Norren ,E.W.. Akuntansi Manajerial, Edisi 11, buku 1. Terjemahan Nuri Hinduan. Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 4. [5] Hansen & Mowen.Akuntansi Manajemen. Edisi 7, jilid 1 terjemahan Dewi Fitriasari, MSI. dan Deny Arnos Kwary, M. HUM. Jakarta : Salemba Empat, 2006, Bab 4 dan 6. [6] Hansen & Mowen. Akuntansi Manajemen. Edisi 8, jilid 1 terjemahan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat, 2009, Bab 6. [7] Jones, Frederick L dan Rama, Dasaratha V.. Sistem Informasi Akutansi. Edisi 1, Buku Terjemahan M. Slamet Wibowo. Jakarta : Salemba Empat, 2008, pp. 7-9. [8] Mathiassen, Lars. , et. al.. Object Oriented Analysis & Design. 1st edition. Marko Publishing ApS, Aslborg, Denmark, 2000, pp. 12-15. [9] O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12, terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat, 2006, pp. 29. [10] Render, Barry dan Jay Heizer. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2001, pp. 322-324.
