UNIVERSITAS BINA NUSANTARA School Of Information Systems Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2012/2013
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI Ayu Novita 1301064071 Safitri Rahmadiani 1301068391 Hana Listianti 1301069261 Kelas / Kelompok : 07 PBA/ 04 Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk merancang sistem berbasis komputerisasi yang dimana diharapkan dapat memberikan efektifitas dan efisien dalam membaca, mencari, mengisi, meperbaharui data yang bertujuan akan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan pembelian dan pengeluaran kas PT. Sumber Sinar Lestari. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam penulisan skripsi ini yaitu 1.Studi Pustaka, 2.Studi Lapangan yang terdiri dari wawancara, observasi, dan review dokumen, 3.Metode Analisis, 4. Metode Perancangan yang terdiri dari rich picture, event table, UML activity diagram(overview dan detail), workflow table, UML class Diagram, navigation diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, dan rancangan laporan. HASIL YANG DICAPAI ialah terbuatnya sistem komputerisasi yang dapat mencari data, membaca data, mengisi data, menyimpan data dan membuat laporan pada perusahaan. SIMPULAN dari penelitian ini ialah, rancangan yang telah dibuat dapat beroperasi secara efektif, efisien dan bermanfaat bagi kepentingan perusahaan. Adapun sistem ini berisi data tentang pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat permintaan penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data pengeluaran bank, data bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan Hutang Jatuh Tempo, Laporan Pembelian berdasarkan Barang (sering dibeli), Laporan Pembelian Barang (terfavorit), Laporan Pembelian berdasarkan Pemasok, Laporan Pembelian berdasakan PO (berdasarkan nilai), Laporan Pembelian Periode yang nanti nya dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan pengambilan keputusan yang tepat pada PT. Sumber Sinar Lestari.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian dan Pengeluaran Kas.
Latar Belakang Kebutuhan akan teknologi menjadi salah satu kebutuhan yang penting bagi perusahaan, karena sudah banyak proses suatu bisnis perusahaan dikendalikan dengan teknologi informasi. “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu alat yang digunakan dalam bidang sistem Informasi dan teknologi Informasi (IT) dimana dirancang untuk membantu dalam manajemen dan pengendalian terhadap topik yang berhubungan dengan organisasi dalam bidang ekonomi dan keuangan” (Siamak;Nejadhosseini;Soudani. International Journal of Economics and Finance Vol. 4, No. 5;May 2012: p.136. The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance). Sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas adalah merupakan system informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisis, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai pembelian dan pengeluaran kas. “Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang proses bisnis yang dapat digunakan untuk menghasilkan output yang berarti bagi para pengambil keputusan.” (Brown; Ulysses, Park; Yonpae, Jung; Sungwoo. International Journal of Research in Higher Education;Aug 2010:p.3. The effects of students’ knowledge and attitude on the classroom performance). Selain itu, sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas juga sangat penting untuk melakukan pencatatan yang akurat serta menghasilkan informasi secara tepat waktu. Berdasarkan berbagai pertimbangan tersebut, maka dalam penyusunan tugas skripsi penulis memilih judul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI. ”
Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan pada sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Sumber Sinar Lestari dibatasi pada prosedur pembelian yang terdiri dari : 1. Pengajuan Permintaan pembelian, Pada pengajuan permintaan pembelian ini dimulai dari Bagian Penjualan memberikan Purchase Order Penjualan kepada Bagian Pembelian untuk melakukan pembelian yang sesuai Purchase Order Penjualan tersebut 2. Pemilihan Pemasok Pada pemilihan pemasok ini dimulai ketika Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), hingga pemasok memberikan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari, dimana dari SPH tersebut akan diketahui bahwa pembelian tersebut akan dilakukan dengan Down Payment atau tidak dengan Down Payment. 3. Pemesanan pembelian, Bagian Pembelian membuatkan Purchase Order yang akan dikirim ke pemasok sesuai dengan perjanjian harga yang telah disepakati. 4. Penerimaan barang,
Pada penerimaan barang ini dimulai ketika Bagian Pembelian menerima barang, mengecek kesesuaian barang yang diterima, hingga membuat Bukti Terima Barang (BTB). 5. Pencatatan hutang dan pengeluaran kas Pencatatan hutang dan pengeluaran kas atas pembelian dan pengeluaran kas dimulai ketika bagian pembelian menerima kwitansi dari pemasok, hingga membuat Tanda Terima Kwitansi yang akan diberikan kepada pemasok. Surat-surat tersebut akan diberikan kepada Bagian Keuangan untuk cross check, melakukan pembayaran dengan cek/ giro hingga dibuatkan Bukti Pengeluaran Bank oleh Bagian Keuangan. 6. Pada skripsi ini tidak membahas tentang retur pembelian.
Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat dari skripsi ini tentunya untuk memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari yang sangat berpengaruh dalam persediaan barang. A. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Penelitian dilakukan untuk menerapkan ilmu yang telah didapat selama perkuliahan. b. Penelitian dilakukan untuk lebih mengenal dunia perusahaan, selain itu lebih memahami masalah yang dihadapi perusahaan khususnya dalam pembelian dan pengeluaran kas. c. Penelitian dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan yang lebih sekedar yang didapat di bagku perkuliahan. 2. Bagi Perusahaan : a. Melakukan analisis terhadap transaksi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang terjadi di PT. Sumber Sinar Lestari b. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Sumber Sinar Lestari. c. Memberikan rekomendasi berdasarkan masalah-masalah yang ditemukan pada proses bisnis akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan pada PT. Sumber Sinar Lestari. B. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Bagi Penulis : a. Dapat mengetahui bagaimana sistem pembelian dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Sumber Sinar Lestari. 2. Bagi Perusahaan a. Memberikan kemudahan dalam mengakses data yang diperlukan PT. Sumber Sinar Lestari. b. Memberikan informasi yang detail dan sistematis sehingga dapat meningkatkan kinerja sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas yang digunakan pada PT. Sumber Sinar Lestari. c. Memberikan informasi dan saran berupa laporan bagi PT. Sumber Sinar Lestari mengenai solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas tercapainya strategi dan tujuan perusahaan.
Metodologi Penelitian Untuk mendukung pembuatan skripsi serta perancangan sistem informasi dan aplikasi yang sesuai dengan tujuan yang telah disampaikan, berikut penjabaran dari metodologi yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini : 1. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan teori-teori yang berkaitan dengan judul skripsi yang disajikan, dengan mempelajari beberapa literaturliteratur yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang berkaitan dengan proses Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari. 2. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pengumpulan data langsung yang berhubungan dengan perusahaan sebagai objek penelitian. Ada beberapa studi lapangan yang dilakukan, antara lain : a. Wawancara Salah satu metode studi lapangan yang dilakukan adalah dengan mengadakan wawancara, yaitu tanya jawab dengan pihak – pihak terkait dengan menemui ibu Ati selaku Bagian Pembelian pada tanggal 30 September 2012, tanggal 15 Oktober 2012 dengan menemui bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, dan tanggal 20 Desember 2012 menemui Direktur PT. Sumber Sinar Lestari dan bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, mengenai berbagai hal seputar penelitian berdasarkan pertanyaan – pertanyaan yang telah disiapkan terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan mengenai gambaran umum perusahaan dan masalah – masalah yang dihadapi sehubungan dengan tema penelitian. b. Observasi Observasi yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai proses bisnis yang dijalankan oleh PT. Sumber Sinar Lestari dalam kesehariannya. c. Review dokumen Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen – dokumen transaksi perusahaan yang berkaitan dengan proses pembelian dan pengeluaran kas meliputi Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), Purchase Order (PO), Bukti Terima Barang (BTB), Tanda Terima Kwitansi (TTK), dan Bukti Pengeluaran Bank (BPB), serta menerima menerima dokumen perusahaan yang berisi company profile. 3. Metode Analisis Dalam skripsi ini, metode analisis yang digunakan yaitu analisis sistem yang berorientasi objek untuk menentukan kebutuhan sistem. Mulai dari menganalisis proses bisnis untuk kebutuhan PT. Sumber Sinar Lestari hingga bagaimana kebutuhan tersebut akan digunakan, serta mengidentifikasi kelemahan sistem manual dan membuat sistem yang baru. 4. Metode Perancangan
Dalam skripsi ini, metode perancangan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified Modelling Languange (UML), yang meliputi tahap: a. Membuat narasi b. Membuat Rich Picture c. Membuat Event Table d. Membuat UML Activity Diagram (overview dan detail) e. Membuat Workflow Table f. Membuat UML Class Diagram g. Membuat Usecase Diagram h. Membuat Navigation Diagram i. Membuat Rancangan Database j. Membuat Rancangan Formulir k. Membuat Rancangan Layar l. Membuat Rancangan Laporan
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab. Untuk lebih memudahkan pembahasan, maka isi skripsi ini secara sistematis disusun dalam format-format sebagai berikut : BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang pemilihan judul skripsi “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI”, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi Penulisan, Sistematika Penulisan . BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan pembahasan mengenai konsep-konsep dan teoriteori yang digunakan dalam penulisan topik skripsi ini. Konsep-konsep tersebut dijadikan sebagai landasan umum selama Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari. BAB 3: ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Pada bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, analisis sistem yang sedang berjalan pada perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, dokumen yang digunakan, masalah yang sedang dihadapi, dan usulan pemecahan masalah. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Berisikan hasil analisis aspek kerahasiaan, analisis permasalahan dan kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas PT. Sumber Sinar Lestari, pemodelan sistem secara fungsional dan gambaran rancangan struktur program dan desain antar muka, serta memberikan gambaran tentang hasil laporan yang dapat dijadikan solusi untuk PT. Sumber Sinar Lestari. BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir akan memuat kesimpulan isi dari keseluruhan uraian babbab sebelumnya dan saran-saran dari hasil yang diperoleh yang diharapkan dapat bermanfaat dalam pengembangan selanjutnya.
Teori Dasar Pengertian Sistem Ralph Stair dan George Reynold (2011,p.8), mengemukakan bahwa “Sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan” Gelinas, Dull dan Wheeler (2012,p11), mengemukakan bahwa “Sistem adalah seperangkat elemen independen yang bersama-sama mencapai tujuan spesifik. ” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan satu sama lain untuk mencapai suatu output. Pengertian Informasi Rainer dan Turban (2009, p6), mengemukakan bahwa “Informasi menunjukkan data yang telah di atur sehingga informasi tersebut memiliki arti dan nilai bagi penerimanya.” Hall (2013, p110), mengemukakan bahwa “Informasi sering diartikan sebagai data yang diolah dimana informasi tersebut ditentukan oleh efeknya terhadap pengguna, bukan dari bentuk fisiknya.” Stair dan Reynold (2011,p.5), mengemukakan bahwa “Informasi adalah kumpulan fakta yang terorganisir dan diproses sehingga memiliki nilai tambah di luar nilai fakta individu” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang sudah diolah sehingga dapat berguna bagi kebutuhan penggunanya. Pengertian Sitem Informasi Satzinger (2009, p6), mengemukakan bahwa “Sistem informasi adalah sekumpulan komponen komputer yang saling berhubungan yang dikumpul, diproses, disimpan (biasanya di dalam database) dan menyediakan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis.” Dull dan Wheeler (2012, p12), mengemukakan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem yang umumnya terdiri dari serangkaian komponen berbasis komputer dan komponen manual bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data untuk memberikan output informasi ke pengguna” Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa “Sistem informasi adalah serangkaian prosedur resmi dimana data tersebut dikumpulkan, diproses menjadi informasi, didistribusikan kepada pengguna.” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kumpulan komponen yang diproses sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan untuk mencapai tujuan. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Considine, Olsen, Speer dan Lee (2010, p14), mengemukakan bahwa “Sistem informasi akuntansi menunjukan sebagai tekhnologi aplikasi untuk dapat mengambil, memverifikasi, menyimpan, memisahkan dan melaporkan data yang berhubungan dengan aktifitas organisasi atau perusahaan.”
Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57) mengemukakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah rangkaian aktivitas yang menggambarkan pemerosesan data-data dari aktivitas bisnis pengolahan data keuangan perusahaan dengan menggunakan sistem informasi komputer yang saling terintegrasi.” Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah bagian dari proses transaksi keuangan dan transaksi bukan keuangan yang secara langsung memberikan pengaruh pada proses transaksi keuangan.” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan manusia, perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan yang saling berkaitan untuk mengolah data keuangan maupun data bukan keuangan agar menjadi informasi yang dapat bermanfaat bagi kebutuhan pengguna. Pengertian Analisis Sistem Whitten dan Bentley (2007, p32), mengemukakan bahwa “analisis sistem adalah pembelajaran domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menentukan persyaratan dan perioritas bisnis sebagai solusi.” Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa “Analisis sistem adalah proses memahami dan menentukan secara rinci apa sistem informasi harus capai.” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa analisis sistem adalah tahap selanjutnya dari pengembangan sistem yang lebih rinci dan memerlukan banyak informasi serta memahami sistem dan permasalahan yang sudah ada sebelumnya. Pengertian Perancangan Sistem Whitten dan Bentley (2007, p33), mengemukakan bahwa “pengertian perancangan sistem adalah spesifikasi atau kontruksi solusi teknis yang berbasis komputer sebagai persyaratan bisnis yang diidentifikasikan dalam analisis sistem.” Romney dan Steinbert (2009, p819), mengemukakan bahwa “perancangan sistem adalah suatu proses detail, spesifikasi untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru. Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa “perancangan sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana banyak komponen dari sistem informasi harus secara fisik dilaksanakan.” Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa perancangan sistem adalah rancangan sistem terdiri dari aktivitas desain yang bertujuan untuk menentukan bentuk dari sistem tersebut yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Pengertian Event Table Jones dan Rama (2009, p22) mengemukakan bahwa “event adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.” Satzinger (2009, p168) mengemukakan bahwa “event table meliputi baris dan kolom, yang mewakili event dan detilnya masing-masing.”
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa event table adalah proses mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan. UML Class Diagram Whitten dan Bentley (2007, p.400), mengemukakan bahwa “Class Diagram adalah suatu gambaran grafis dari suatu struktur objek statis sistem, yang menunjukkan kelas objek bahwa sistem terdiri dari hubungan antara kelas objek.” Satzinger (2009, p.60), mengemukakan bahwa “UML class diagram adalah model grafis yang digunakan dalam pendekatan berorientasi obyek untuk menunjukan seluruh class dari objek suatu sistem.” “UML class diagram menunjukkan representasi statis dari masalah penelitian yang menggabungkan objek berorientasi database dan operasi yang diterapkan pada database.” (Vipin;Saxena, Deepa;Raj, Vishal;Verma. Computer and Electrical Engineering Vol.4, No.1, February 2012 : p.7. Vehicle Insurance Policy System through UML) Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah diagram yang menunjukkan kelas yang menunjukkan hubungan antar table dan sifatnya. Overview Activity Diagram Jones dan Rama (2009, p.79) mengemukakan bahwa “Overview Activity Diagram adalah suatu aktivitas UML yang menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan jumlah aliran informasi dalam peristiwa-peristiwa ini.” “Overview Activity Diagram ialah diagram yang menunjukkan aliran kegiatan melalui sistem.” (Dayanand;Ingle, Meshram. Computer Science Issues, Vol. 9, Issue 4, No 3, July 2012.: p.531. Hybrid Analysis and Design Model for Building Web Information). Detail Activity Diagram Jones dan Rama (2009, p.80) mengemukakan bahwa “Detail Activity Diagram adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyediakan penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang disajikan dalam OAD”. Pengertian C# (C Sharp) Nash (2010, p.1), mengemukakan bahwa “C # adalah tipe bahasa berorientasi objek yang hampir sama dengan kode visual C + + (dan Java).” Hejlsberg dan Golde (2006, p3) mengemukakan bahwa “C # (diucapkan "See Sharp") adalah sederhana, berorientasi objek, dan jenis bahasa pemrograman yang aman. C # memiliki akar dalam bahasa C dan dikenal dengan C, C + +, dan Java Programmer.” Dietel (2011, p37) mengemukakan bahwa "C# adalah berorientasi objek dan memiliki akses pada kecanggihan .Net Framework Class Library – koleksi komponen prebuilt dalam jumlah besar, memungkinkan programmer untuk mengembangkan aplikasi dengan cepat. " Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa C# adalah sebuah program berorientasi objek yang memiliki akses yang canggih didalamnya.
Pengertian Crystal Reports Peck (2003, p.2) mengemukakan bahwa “crystal reports menjadi jendela-laporan berdasarkan penulisan, penyedia semua alat yang dibutuhkan untuk membuat presentasi laporan yang berkualitas.” Taylor (2008, p11) mengemukakan bahwa “crystal reports adalah sebuah paket aplikasi pembuatan laporan untuk lebih dari satu dekade, dimana sejauh ini yang paling sering digunakan untuk membuat laporan didunia.” Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa crystal reports merupakan suatu peralatan yang digunakan untuk membuat laporan dan presentasi berkualitas dalam mengelola kegiatan yang dilakukan.
Teori Khusus Pengertian Pembelian Assauri (2008, p.233), mengemukakan bahwa pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan dalam pabrik. Bodnar dan Hopwood (2010, p308), mengemukakan bahwa “pembelian merupakan sinonim dari pengadaan, yang diartikan sebagai: pengadaan adalah proses bisnis pemilihan sumber, pemesanan, dan memperoleh barang dan jasa.” Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
Analisis Sistem Yang Berjalan Sejarah Perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dibidang electrical, mechanical, Instrument and control Equipment General Contractor Supplier dimana PT. Sumber Sinar Lestari melakukan penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan pesanan. Perusahaan ini didirikan pada awal tahun 22 November 2000 sebagai PT. Sumber Sinar Lestari dibawah akte notaris Ibu Netty Maria Machdar, SH dengan akte pendirian No. 10 dimana pengurusnya meliputi Bapak Roby Rudy Djohan sebagai Direktur Utama, Bapak Beny Rudy Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris. Perusahaan ini didirikan dengan No. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) 0002/10-04/PM/I/2001 tanggal 31 Januari 2001 dengan nama perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari yang berSJmisili di kota Tanggerang, tepatnya di Jl. Palem Siarai VII No. 12 RT/RW : 05/019 Bencongan - Curug - Tanggerang 15810 Sejalannya waktu pada tahun 2003 terjadi penjualan saham dan pengunduran diri Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris dibawah akte notaris Ibu Netty Maria Machdar, SH dengan akte pendirian No. 4
tanggal 06 May 2003 dimana pengurusnya berganti menjadi Bapak Roby Rudy Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Beny Rudy Djohan sebagai Komisaris. Pada tahun 2009 terjadi penyesuaian akte perusahaan dengan UU Perseroan No. 40/2007 dibawah akte notaris Bapak Linggo Darsono, SH dengan akte pendirian No. 5 tanggal 04 Agustus 2009. Pada tahun 2012 terjadi peningkatan modal dasar dari 1 Milyar menjadi 5 Milyar serta peningatan modal ditempatkan dan disetor penuh dari Rp.250.000.000 menjadi Rp.2.500.000.000 dibawah akte notaris Ibu Heriati Zuraida, SH dengan akte pendirian No. 23 tanggal 28 Juni 2012. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan menggambarkan bagaimana aliran tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada di dalam perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Sumber Sinar Lestari :
Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah Berikut ini adalah beberapa yang terdapat dalam sistem pembelian dan pengeluaran aks yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan pemecahan terhadap kelemahan yang ada.
1. Terjadinya kecurangan dalam proses pembelian dan penerimaan barang yang disebabkan adanya perangkapan tugas di Bagian Pembelian. Kriteria Jones dan Rama (2009, p134), pengendalian internal menurut laporan COSO salah satunya adalah adanya pemisahan tugas yang mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda. Sebab Didalam perusahaan, bagian pembelian bertanggung jawab terhadap otorisasi transaksi, pencatatan dokumen dan pelaksanaan transaksi meliputi pemesanan barang, pemilihan pemasok, penerimaan barang dan yang melakukan pengecekan barangbarang yang masuk. Akibat Penggelapan barang yang diterima dari pemasok akibat perangkapan tugas di bagian pembelian. Usulan Untuk pemecahan masalah ini, maka diusulkan untuk penambahan fungsi bagian penerimaan barang dalam struktur organisasi sehingga adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dengan bagian penerimaan barang. Dengan tujuan agar barang yang diterima lebih terjamin, serta menghilangkan potensi tindak kecurangan yang dapat dilakukan oleh pihak yang bersangkutan. 2. Terjadinya kesalahan di dalam dokumen pencatatan hutang yang disebabkan karena adanya akumulasi pembayaran. Kriteria Jones dan Rama (2009, p137), resiko terlambatnya, terlewatnya, atau terduplikasinya pembayaran dapat dikurangi dengan mengambil langkah untuk mencatat faktur secara tepat waktu. Sebab Dalam sistem berjalan ini, ditemukan masalah, misalnya ketika bagian keuangan melakukan pembayaran sebesar Rp. 10.000.000 untuk dua transaksi sekaligus yang terdiri dari satu transaksi yang terjadi hari ini dan satu transaki pembayaran sebelumnya yang diakumulasikan pembayarannya untuk hari ini, namun setelah dilakukan pengecekan ternyata 2 transaksi tersebut hanya sebesar Rp.9.000.000. Akibat Akibat dari pencatatan transaksi yang digabungkan tersebut membuat bagian keuangan melakukan kesalahan pencatatan hutang pada aging hutang karena adanya pembayaran hutang sebelumnya dapat diakumulasikan dengan pembayaran hutang yang akan dibayar. Usulan Untuk pemecahan masalah ini, maka akan dibuat sistem yang membantu dalam proses pencatatan, dimana transaksi yang terjadi dapat langsung tercatat oleh system dan ditampilkan pada saat 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo. 3. Mengembangkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi karena untuk menunjang kebutuhan perusahaan. Kriteria Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57), manfaat sistem informasi akuntansi salah satunya adalah menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien. Sebab Sering terjadinya kesalahan pencatatan dokumen yang disebabkan
oleh human eror sehingga perusahaan tidak dapat mencapai keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan. Akibat Dokumen yang dihasilkan tidak dapat menunjang proses bisnis pembelian dan pengeluaran kas dimana perusahaan membutuhkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat. Usulan Menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. 4. Tidak adanya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan dengan keuangan perusahaan. Kriteria Hutang jatuh tempo diperlukan apabila laporan digunakan untuk disesuaikan dengan keuangan perusahaan. Sebab Laporan yang dihasilkan masih berupa daftar transaksi yang belum diolah sesuai kebutuhan. Akibat Hal ini mengakibatkan direktur menjadi sulit dalam mengambil keputusan karena kurangnya informasi. Usulan Dibuatkannya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan dengan keuangan perusahaan. Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses pembelian dan pengeluaran kas di PT Sumber Sinar Lestari harus dilengkapi dengan berbagai informasi yang mendukung yang dibutuhkan untuk pengendalian internal, mengurangi terjadi kesalahan dari manusia ( human eror) dan mendukung proses pengambilan keputusan. Idetifikasi kebutuhan informasi antara lain : 1. Master data yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses transaksi, antara lain : a. Ms_Pemasok Data yang berisi informasi detail mengenai pemasok yang diperlukan untuk melakukan transaksi pembelian. b. Ms_Barang Data yang berisi seluruh informasi mengenai detail barang yang ada di dalam perusahaan yang dibutuhkan sebagai rincian pada setiap transaksi. c. Ms_Karyawan Data yang berisi informasi mengenai detail pada karyawan yang di perlukan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen dan transaksi tersebut. 2. Laporan yang dibutuhkan untuk mendukung pengendalian dalam perusahaan, antara lain : a. Laporan pembelian periode b. Laporan pembelian barang (terfavorit) c. Laporan pembelian barang (sering dibeli) d. Laporan pembelian berdasarkan pemasok e. Laporan pembelian barang berdasarkan PO (berdasarkan nilai) f. Laporan hutang jatuh tempo g. Laporan pengeluaran kas
Perancangan Sistem Yang Diusulkan Struktur Organisasi Yang Diusulkan Untuk mendukung prosedur pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Sumber Sinar Lestari, maka diusulkan untuk menambah fungsi didalam struktur organisasi sebagai berikut :
Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Dengan Down Payment
Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Tanpa Down Payment
Class Diagram
Rancangan Layar Form Login
Rancangan Layar Form Utama
Rancangan Layar Master Barang
Rancangan Layar Master Pemasok
Rancangan Layar Purchase Requisition
Rancangan Layar SPPH
Rancangan Layar PO
Rancangan Layar BTB
Rancangan Layar TTK
Rancangan Layar BP DP
Rancangan Layar BPB
Simpulan Setelah dilakukan analisis terhadap prosedur dan sistem berjalan di PT. Sumber Sinar Lestari terhadap masalah yang di hadapi, sistem yang dapat di usulkan, maka dapat di tarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. PT. Sumber Sinar Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dibidang electrical, mechanical, Instrument and control Equipment General Contractor Supplier dimana PT. Sumber Sinar Lestari melakukan penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan pesanan. 2. Terdapat beberapa masalah yang kami temukan, diantaranya yaitu adanya perangkapan fungsi di dalam struktur organisasi, mekanisme pembayaran
yang tidak sesuai dengan dokumen pendukung, dan tidak adanya cap “Lunas” pada Bukti Pengeluaran Bank yang mendukung kebutuhan perusahaan, tidak adanya integritas sistem antara bagian pembelian, bagian keuangan, dan bagian akuntansi serta laporan yang dihasilkanpun tidak menunjang dalam pengambilan keputusan terhadap strategi perusahaan. 3. Dengan adanya sistem yang baru perusahaan sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dimana sistem ini berisi data tentang pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat permintaan penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data pengeluaran bank, data bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan pembelian berdasarkan barang yang sering dibeli, laporan pembelian berdasarkan barang yang jarang dibeli, laporan pembelian per-PO, laporan pembelian per-Pemasok, laporan hutang, laporan pengeluaran kas yang nanti nya dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan pengambilan keputusan yang tepat pada PT. Sumber Sinar Lestari. Saran Saran – saran yang dapat dipertimbangkan mengenai sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diusulkan agar dapat berguna bagi pihak perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Data dan informasi yang dimasukkan kedalam sistem harus diperhatikan kelengkapan dan kebenarannya. Tujuannya agar mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. 2. Sebelum mengimplementasikan sistem yang diusulkan pada PT. Sumber Sinar Lestari, sebaiknya perusahaan perlu memberikan pelatihan kepada karyawannya mengenai cara pengoprasian aplikasi. 3. Perlu dilakukan backup data dan pengawasan terhadap penggunaan sistem untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian data, kerusakan data, overload data yang akan berdampak pada kinerja sistem dan penghapusan data kepada pihak yang tidak berwenang. 4. Dalam periode tertentu, minimal perbulan sebaiknya perusahaan melakukan pemeliharaan dan evaluasi terhadap kinerja sistem untuk mengetahui apakah sistem yang dijalankan tersebut masih berfungsi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
