EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. INDOPRIMA MIKROSELINDO (SINARMAS TELECOM) SKRIPSI. Program Studi Akuntansi

1  

“ EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. INDOPRIMA MIKROSELINDO (SINARMAS TELECOM)”

SKRIPSI Program Studi Akuntansi

Nama :

CAESAR R. V MAWIKERE

NIM

0320311 – 272

:

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2007

2  

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

Nama

: Caesar Romero Valentine Mawikere

NIM

: 0320311-272

Program Studi

: Ekonomi jurusan Akuntansi

Judul Skripsi

: Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Smart Telecom (Sinarmas Telecom)

Tanggal Ujian Skripsi : 30 Mei 2008

Disahkan Oleh : Pembimbing (Hari Setiyawati, SE, Ak, M.Si) Tanggal :

Dekan,

(Dra. Yuli Harwani, MM) Tanggal :

Ketua Jurusan Akuntansi

(Nurul Hidayah, SE, Ak, M.Si) Tanggal :

3  

KATA PENGANTAR

Ucapan syukur dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yesus Kristus karena berkat dan penyertaanNya sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini dengan baik, untuk memenuhi tugas akhir kuliah sebagai salah satu syarat memperoleh gelar kesarjanaan di bidang ekonomi pada jurusan akuntansi. Adapun hasil penelitian ini mampu dikerjakan berkat bimbingan, tuntunan, ataupun sumbangsih yang berharga dari pribadi – pribadi ataupun pihak – pihak yang terlibat secara langsung maupun tak langsung sehingga hasil penelitian atau skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Untuk itu izinkanlah melalui ini penulis ingin menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih yang sebesar – besarnya masing – masing kepada : 1. Dosen pembimbing saya yakni, Ibu Hari Setiyawati, SE, Ak, M.si, yang sudah bersedia memberikan waktu dan perhatiannya dan sabar dalam membimbing serta mengarahkan penulis dalam mengerjakan skripsi ini. 2.

Ibunda tercinta saya yakni, Ibu Sonya Palit Mawikere, yang selalu menguatkan dan mengingatkan serta memberikan dorongan moril selama penulisan skripsi ini.

3.

Atasan saya ditempat saya bekerja di PT. Smart Telecom, yakni manajer saya yang baik hati, bapak Irwin Indrawan, yang sudah memberikan

i

4  

dorongan moril dan sudah berbaik hati untuk merelakan laptop kesayangannya diakuisisi oleh penulis dengan harga yang terjangkau. 4.

Atasan saya yang kedua ditempat saya bekerja di PT. Smart Telecom, yakni selaku general manager di departemen account payable dan Tax yakni bapak Budianto Tjioe. Atas dorongan moril dan pengertian dari beliau dan toleransinya sehingga penulis mampu terlecut semangatnya dalam menyelesaikan skripsi ini.

5.

Teman – teman saya di tempat saya bekerja saat ini yang tak mungkin saya sebutkan satu persatu yang ada di divisi finance PT. Smart Telecom, bahwa tak luput sari sumbangsih pengalaman cerita dan informasi serta perhatian dari mereka – mereka, penulis mampu menyelesaikan skripsi ini.

6.

Pribadi yang spesial berinisial E.A di PT. Smart Telecom, yang mampu memotivasi dan menginspirasi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini dengan perhatian yang kepeduliannya yang mendalam. Adapun skripsi ini mungkin tak luput dari kekurangan dan kesempurnaan, untuk itu penulis sangat terbuka terhadap kritikan dan saran yang membangun dari semua yang menilai dan membacanya. Akhir kata, semoga skripsi ini mampu berguna dan memberikan tambahan wawasan serta referensi bagi semua pihak yang membacanya abik di dunia akademis maupun khalayak umum. Terima kasih.

Jakarta, 20 Mei 2008 penulis ii

5  

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .......................................................................... DAFTAR

ISI

i

..................................................................................................

iii BAB I :

BAB II :

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian ……………………………....

1

B. Perumusan Masalah ……………………………………..

5

C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ……………………….

6

LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem dan Karakteristik Sistem …………

7

2. Pengertian Informasi dan Data ………………………

11

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi …………….... a. Pengertian Akuntansi ..................................

13

13

b. Konsep Sistem Informasi Akuntansi ……….... 14 c. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi.. 17 B. Konsep Analisa Dan Perancangan Sistem 1. Struktur Pengendalian Internal ............................

18

a. Pengertian dan Unsur Pengendalian Intern ....... 18 b.Tujuan dan Fungsi Pengendalian Intern .............. 21

6  

c. Pengendalian Intern Dalam Lingkungan PDE ......

22

iii 2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas .................................................................................. 23 a. Sistem dan Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas 24 b. Dokumen dan Catatan yang Digunakan ...................... 27 c. Flowchart Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas dan Diagram Arus Data Sistem Pembelian................... BAB III :

29

METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum ……………………………..................... 32 B. Metode Penelitian ...................................................................... 32 C. Metode Pengumpulan Data ....................................................... 33 D. Definisi Operasional Variabel ................................................... 33 E. Metode Analisa Data ................................................................. 34

BAB IV :

ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A.

Evaluasi

Sistem

Informasi

Akuntansi

Pembelian

dan

Pengeluaran Kas …………………………………………....... 40 1. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ……….... 40 2. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas ...... 48

7  

B. Pengendalian Internal dalam Perusahaan .………………........ 53 1. Penerapan Pengendalian Internal terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pembelian …...……………………………….... 53 iv 2. Penerapan Pengendalian Internal terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek ……………….... 56 BAB V :

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan …………………………………………………..... 63 B. Saran …………………………………………………………... 64

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

8  

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian Merupakan suatu hal yang tak dapat dipungkiri bahwa pilar kemajuan perekonomian suatu bangsa ditunjang oleh kegiatan usaha yang berlangsung di suatu negara tersebut yang diwujudnyatakan dalam bentuk perusahaan, yang dalam hal ini terdiri atas perusahaan perseorangan, persekutuan dan dalam bentuk korporasi. Yang kemudian kita kenal pula dua jenis kegiatan usahanya berupa jasa dan atau barang. Mencermati akan perkembangan perekonomian dunia yang semakin maju pesat yang sejalan dengan kecenderungan globalisasi perekonomian dan liberalisasi perdagangan menuntut perusahaan– perusahaan di Indonesia, baik Badan Usaha Milik Negara / Daerah maupun

Swasta

untuk

dapat

mampu

mempertahankan

dan

mengembangkan perusahaannya di tengah–tengah persaingan yang semakin ketat. Industri telekomunikasi sebagaimana halnya dengan industri lainnya di Indonesia tumbuh dan berkembang sangat pesat dan semakin rumit (dari sisi regulasi dan srategi bisnis) serta beroperasi dengan tingkat persaingan yang sangat ketat antar operator. Untuk menghadapi

9  

persaingan–persaingan yang semakin tajam tersebut sudah tentu dituntut adanya pengeloalaan manajemen yang baik. Sifat alamiah industri telekomunikasi yang padat modal dan teknologi ini mengharuskan manajemen tak boleh salah mengambil keputusan karena sekali salah dalam pengambilan keputusan maka modal besar yang diinvestasikan akan sulit kembali sebagaimana halnya dalam kesalahan memilih teknologi. Semarak

industri

telekomunikasi

di

Indonesia

semakin

meruncingkan tingkat persaingan antar sesama pemain di industry ini. Tercatat saat ini sedikitnya terdapat 6 pemain telekomunikasi selular dimana Telkomsel memimpin dengan 34,5 juta pelanggan, diikuti Indosat (16,5 juta) dan PT. Excelcommindo Pratama / XL (9,5 juta) – berada di jalur GSM, sementara di jalur CDMA pemain seperti Telkom dengan Telkom Flexi, Indosat dengan Star One, Bakrie dengan Esia dan Mobile-8 dengan Fren, serta pemain baru seperti Sinarmas Telecom dengan Primasel-nya yang akan hadir sekitar awal Agustus 2007 nanti (Warta Ekonomi, 2007 : 21). Teknologi terpenting dalam menunjang pengelolaan organisasi perusahaan adalah adanya system informasi yang efektif dan efisien serta akurat, mengingat sifat bisnis telekomunikasi ini rumit dan kompleks. Sistem informasi yang tepat selain sebagai suatu alat yang dipakai sebagai dasar pemantauan (monitoring), dan evaluasi juga merupakan unsur penting dalam pengambilan keputusan supaya perusahaan dapat berjalan lancar dan terkendali pada masa sekarang dan yang akan datang.

10  

Sistem Informasi yang mengelola data–data keuangan yang kerap kita sebut Sistem Informasi Akuntansi ini memiliki bentuk penerapan yang berbeda–beda di setiap perusahaan meskipun antar perusahaan memiliki ciri bisnis yang sama. Antar sesama perusahaan telekomunikasi seperti ; PT. Excelcomindo Pratama (XL) dan PT. Indosat memiliki bentuk penerapan Sistem Informasi yang berbeda walaupun menggunakan sistem perangkat lunak (software) yang sama dalam mengelola data–data keuangan mereka. Yang menjadi perhatian utama dalam hal ini apakah system tersebut mampu memberikan data–data keuangan yang handal dan mengurangi kuantitas kerja atau pencapaian efisisiensi, kecepatan akses informasi–manakala membutuhkan data dengan periode tertentu. Pengkajian masalah–masalah system informasi akuntansi seringkali diidentifikaskan sebagai pemfokusan kepada mekanisme kegiatan tulis–menulis dimana pandangan demikian tersebut hanya terlalu menekankan aspek yang menonjol dan tidak kepada aspek yang lebih fundamental. Dimana dalam hal ini mengidentifkasikan masalah–masalah tersebut akan lebih tepat apabila diasosiasikan dengan masalah–masalah manajerial yang dihadapi oleh manajemen, seperti tentang : perencanaan, pengkordinasian, pengendalian, dan perlindungan keamanan harta milik perusahaan. Suatu cara pemecahan terhadap kasus tertentu pada suatu perusahaan yang dianggap memuaskan, mungkin tidak demikian halnya bagi perusahaan lain atau pada waktu yang berlainan.

11  

Suatu organisasi sangat menggantungkan diri pada system informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Selanjutnya bisa dikatakan bahwa informasi pada dasarnya adalah sebagai sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan, dimana produktivitas yang dihasilkan agar tetap kompetitif adalah dengan atau melalui penerapan system informasi yang lebih baik. Akuntansi sebagai suatu system informasi adalah mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang dan informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat, sedangkan system merupakan kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu yang diinginkan. Adapun keuntungan dari Akuntansi yang terkomputerisasi yang merupakan salah satu asset yang cukup besar bagi perusahaan yakni : 1. Dapat menyelesaikan data akuntansi lebih cepat dan akurat serta menambah citra perusahaan dimata public dan stakeholder. 2. Dapat meningkatkan nilai ketelitian dan efisiensi waktu sehingga manajemen dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan lebih baik. 3. Efisiensi ruang penyimpanan data keuangan yang banyak sehingga penerapan system akuntansi manajemen menjadi efektif. Sinarmas Telecom adalah perusahaan baru yang bergerak dibidang telekomunikasi. Suatu bidang bisnis jasa layanan telekomunikasi

12  

di jalur CDMA dengan berbasis teknologi CDMA 2000 (Code Division Multiple Access) 1X EV-DO, berada pada frekuensi 1900 MHz dimana merupakan satu–satunya operator yang berada di jalur frekuensi tersebut. Salah satu bidang bisnis baru dari Group Sinarmas ini memiliki Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerisasi yang sudah berjalan sekitar enam bulan sejak Desember 2006 lalu semenjak peralihan Sistem Informasi Akuntansi semula yang manual dengan menggunakan alat bantu software MYOB, kemudian kepada system yang terintegrasi (ERP) yakni dengan SAP – yang mana tentunya merupakan suatu hal yang menarik untuk dievaluasi akan kinerja atas hasil penerapan system tersebut maupun jalannya prosedur dalam perusahaan. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap siklus sistem pembelian dan pengeluaran kas pada perusahaan telekomunikasi untuk mengevaluasi apakah sudah berjalan dengan baik, efektif dan efisien dan memenuhi kebutuhan pemakai informasi terkait dengan keuangan. Oleh sebab itu penulis memilih topik yang menjadi judul dalam skripsi ini adalah “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. PT. Smart Telecom (Sinarmas Telecom)”.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang penelitian diatas, masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :

13  

Apakah

Sistem

Informasi

Akuntansi

Pembelian

dan

Pengeluaran Kas pada PT. Smart Telecom (Sinarmas Telecom) sudah diterapkan sesuai dengan konsep teori Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum ?

C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : Untuk mengevaluasi penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Smart Telecom. Adapun kegunaan dari penelitian ini, yakni : 1. Untuk memenuhi syarat kelulusan akhir sebagai sarjana ekonomi pada jurusan akuntansi Universitas Mercu Buana. 2. Bagi perusahan, sebagai bahan masukan yang diharapkan dapat berguna sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. 3. Bagi penulis, untuk mengembangkan kemampuan analitis serta memperoleh pengalaman dalam mengaplikasikan teori yang didapat selama perkuliahan.

14  

BAB II LANDASAN TEORI

A. Konsep Dasar Sistem Informasi Suatu rangkaian sistem memerlukan konsep atau tata aturan agar supaya teratur dan tidak kacau, dimana akan berdampak pada proses yang dilakukan dan dalam rangka suatu keputusan akhir yang akan diambil pada nantinya. Untuk itu, pemahaman konsep dasar sangat perlu dalam mengenal keseluruhan fungsi rangkaian sistem itu sendiri. 1. Pengertian Sistem dan Karakteristik Sistem Setiap perusahaan pada umumnya memiliki sistem yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas perusahaannya, sehingga aktivitas tersebut dapat berjalan dengan baik dan dapat memenuhi tujuan dari perusahaannya. Sistem merupakan kumpulan dari subsistem yang terpadu dan saling berinteraksi dalam mengolah suatu data atau transaksi, sehingga dapat menyajikan informasi yang mendukung perusahaan dalam pengambilan keputusan. Berikut akan diuraikan pengertian–pengertian system menurut para ahli, yakni : Pengertian system menurut Hall (2001:5) :

15  

Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen– komponen yang saling berkaitan atau subsistem–subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Pengertian system menurut Nugroho (2001:2) : Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian–bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Pengertian system menurut Romney and Steinhart (2006:4) : “System is a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal” Dalam mempelajari suatu system akan lebih tepat jika mengetahui apa dan bagaimana suatu system itu dan berdasarkan dari definisinya

yang paling penting adalah bagaimana pendekatan dalam

mempelajari system itu sendiri. Pendekatan suatu system yang mana ditarik dari kumpulan dari elemen–elemen atau komponen–komponen atau susbsistem–subsistem itu sendiri. Dimana kumpulan system tersebut tidak dapat berdiri sendiri tetapi saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat dicapai. Jadi kesimpulannya, bahwa system merupakan sekumpulan elemen – elemen yang saling berhubungan dan saling bergantung untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian system secara umum menurut Mulyadi (2001:2) dapat didefinisikan dari unsur–unsur yang terdiri sebagai berikut : a. Input (masukan), kegiatan yang dapat dilakukan seperti : 1). Mendapatkan data secara mendetail dari semua transaksi. 2). Pengambilan data–data yang dibutuhkan yang berasal dari luar perusahaan.

16  

b. Pemrosesan atau pengolahan input, kegiatan yang dapat dilakukan pada saat pemrosesan seperti : 1). Menyimpan dan mengambil kembali data yang sudah ada. 2). Mengklasifikasi dan menyaring data. 3). Membagi data dalam kelompoknya. 4). Mengkalkulasi dan menganalisis data. 5). Menghasilkan laporan semua data yang ada. c. Output (keluaran), kegiatan yang dapat dihasilka seperti saat ouput seperti : 1). Informasi manajemen yang dibutuhkan. 2). Mendapatkan dan menghasilkan transaksi historis. 3). Laporan eksternal. Menurut

Jogiyanto

(2001:3)

suatu

sistem

mempunyai

karakteristik atau sifat–sifat yang tertentu, antara lain adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem. Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen–komponen system atau elemen– elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian– bagian dari system, dan suatu system dapat mempunyai system yang lebih besar yang disebut supra system. b. Batas Sistem. Batas system (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas system memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem. Lingkungan luar (environment) dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system. Dapat bersifat merugikan dan menguntungkan system tersebut. d. Penghubung system Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya sehingga membentuk satu kesatuan. e. Masukan Sistem. Masukan (Input) adalah energy yang dimasukan ke dalam an dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) adalah

17  

energy yang dimasukkan supaya subsistem tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) adalah energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem. Keluaran (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolah Sistem. Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem. Suatu system pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) untuk menentukan masukan yang dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengena tepat pada sasaran dan tujuannya. Konsep sistem berdasarkan komputerisasi yang canggih seperti yang dijelaskan oleh Hall (2001 : 39) adalah yang disebut sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau yang dikenal dengan perencanaan sumber daya perusahaan, adalah merupakan sebuah model sistem

informasi

yang

memampukan

suatu

organisasi

untuk

mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses – proses bisnis kuncinya. Dimana dikatakan bahwa ERP mampu memecahkan dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi, dan dengan memperkenalkan praktik – praktik bisnis umum di antara semua pemakai organisasi. Selanjutnya, menurut Hall (2001 : 66), sistem yang berdasarkan komputerisasi memiliki ciri khas pada jenis – jenis file magnetis yang berbeda yang terdiri dari : a. File Induk.

18  

Sebuah file yang berisi data – data akun. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk. Dimana nilai data – data dalam file induk diperbarui dari transaksi b. File Transaksi. Merupakan file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file induk. Permintaan pembelian, pengeluaran kas adalah contoh dari file transaksi. c. File Referensi Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke table pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji. d. File Arsip Sebuah file arsip berisi record – record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagian yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal – jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, record tentang akun yang dihapus, dan buku besar periode sebelumnya. 2. Pengertian Informasi dan Data. Informasi yang cepat, tepat, akurat merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan. Dibawah ini adalah pendapat – pendapat mengenai definisi informasi : Pengertian informasi menurut Baridwan, Zaki (2000:4) : “Informasi merupakan keluaran (ouput) dari suatu proses pengolahan data”. Pengertian informasi menurut Krismiaji (2002:15) : “Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”. Pengertian informasi menurut Wilkinson (2000:5) :

“Information is

intelligent that is meaningful and useful to person for what is intended”.

19  

Pengertian informasi menurut Mcleod (2000:15) : “Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti”. Dari berbagai pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah melalui pemrosesan menjadi suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau masa mendatang. Dan dari beberapa definisi diatas, dapat pula diambil kesimpulan bahwa karakteristik yang harus dimiliki dalam suatu informasi agar dapat digunakan dan diperoleh manfaatnya semaksimal mungkin adalah harus : a. Akurat (accurate) Suatu informasi harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan harus dapat memberikan gambaran keadaan yang sebenarnya. b. Tepat waktu (on-time). Informasi baru berguna jika informasi tersebut disajikan tepat pada waktunya. Informasi yang telah using tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. c. Relevan (relevamce) Informasi harus berkaitan dengan kebutuhan akan informasi tersebut dalam pengambilan keputusan. d. Terpercaya.

20  

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya sehingga informasi tersebut dapat dipercaya oleh para penerima atau pemakai informasi. e. Kelengkapan (completeness) Penyajian informasi harus mencakup semua hal yang dibutuhkan dalam suatu proses pengambilan keputusan. f. Dapat dimengerti. Informasi harus dimengerti oleh pemakainya dan dinyatakan dalam bentuk dan istilah yang disesuaikan dengan batas pengertian para pemakaianya. Selama ini kita sering mendengar istilah data namun apa arti data yang berkaitan dengan system informasi akuntansi akan kita telaah dibawah ini : Data menurut Baridwan, Zaki (2000: 4) adalah sebagai berikut: Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu system informasi. Biasanya data ini belum dapat digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Pengertian data menurut Wilkinson (2000:3) : Data adalah fakta, angka, bahkan symbol mentah. Secara bersama– sama mereka merupakan masukan bagi suatu system informasi. Dari uraian–uraian diatas dapat disimpulkan bahwa untuk menghasilkan suatu informasi dibutuhkan tahap–tahap masukan atau tahap pengumpulan data, tahap pemrosesan data dan tahap keluaran atau

21  

penyiapan informasi. Dengan begitu, suatu kerangka kerja dengan mana sumberdaya (manusia dan computer) dikoordinasikan akan mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi) yang berguna untuk mencapai sasaran–sasaran perusahaan. 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. a. Pengertian Akuntansi. Definisi akuntansi yang telah luas dalam pemakaiannya, diberikan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (2001:5) sebagai berikut : proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Definisi diatas mengandung beberapa pengertian, yakni : 1). Bahwa akuntansi merupakan proses yang terdiri dari identifkasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi (kegiatan akuntansi). 2). Bahwa informasi ekonomi yang

dihasilkan oleh akuntansi

diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan (dari segi kegunaan akuntansi). Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi

(economic

entity)

kepada

pihak

–

pihak

yang

berkepentingan. b. Konsep Sistem Informasi Akuntansi Berikut ini akan diuraikan konsep atau pengertian–pengertian system informasi akuntansi menurut beberapa ahli antara lain adalah :

22  

Pengertian system informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hoopwood (2000 : 23) adalah sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasika data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan ke beragam pemakai. Kita menggunakan istilah system informasi akuntansi karena mencakup siklus–siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan system informasi. Kemudian menurut Cushing (2000:17), memberikan pengertian sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan manusia dan sumber– sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Warren et al. (2004:226) : Sistem informasi akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Nugroho (2001:4) : Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson (2000:7) :

23  

Accounting information system is a unified structure within an entity, such as a bussines form, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, within the purpose of satisfying the information needs of variety of users. Dari beberapa definisi sistem informasi akuntansi diatas, dengan demikian dapat dikemukakan bahwa suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa unsur pendukung yang penting, yakni : 1). Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang terkait dengan transaksi direkam pertama kali sebagai dasar pencatatan. 2). Catatan a). Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama, yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data terkait lainnya. b). Buku Besar (General Ledger) Buku besar terdiri dari akun–akun yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. c). Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu terdiri dari rekening–rekening pembantu yang merinci data keuangan, yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan

24  

catatan akuntansi akhir (Books of final entry) , yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam buku besar dan buku pembantu. 3). Laporan Laporan keuangan adalah hasil akhir dari proses akuntansi berupa neraca, laporan keuangan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan. Laporan tersebut merupakan bagian utama yang paling penting dari bentuk informasi akhir yang dihasilkan dari sebuah sistem akuntansi. Selanjutnya, menurut Hall (2001 : 84) bahwa sistem akuntansi yang berdasarkan komputerisasi memiliki dua ciri khas kelompok besar. Yakni, sistem batch dan sistem real – time. Dimana dijelaskan bahwa kedua karakteristik masing – masing tersebut yakni : a. sistem batch. Kerangka waktu informasi dimulai pada saat jangka waktu terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak. Sumber daya (perangkat keras, program, pelatihan) yan dibutuhkan lebih sedikit. Dan efisiensi terhadap sejumlah besar transaksi lebih terlihat. b. sistem real – time. Pemrosesan dilakukan ketika peristiwa ekonomi saja. Lebih banyak membutuhkan sumber daya dan sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit output. c. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Adapun sebagai tujuan dan fungsi dari sistem informasi akuntansi ini menurut Hall (2001:18) yaitu : 1). Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen 2). Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen 3). Untuk mendukung kegiatan operasi manajemen.

25  

Kemudian, tujuan dan fungsi sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) : 1). Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha. 2). Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3). Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan secara intern 4). Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Dengan demikian dapat disimpulkan atas pengertian–pengertian diatas adalah bahwa suatu informasi yang dihasilkan dalam system informasi akuntansi akan membuat pihak manajemen dapat menentukan langkah–langkah penting guna tercapainya suatu kegiatan manajemen yang efektif. Dalam menghasilkan informasi yang handal tidak dapat mengandalkan pada system informasi akuntansi yang baik saja, tetapi harus juga didukung oleh adanya suatu pengendalian yang dimaksudkan untuk menjaga kualitas informasi tersebut.

B. Konsep Analisa Dan Perancangan Sistem 1. Struktur Pengendalian Internal Suatu Sistem Informasi Akuntansi yang baik harus mempunyai suatu pengendalian. Sistem pengendalian intern (internal control) yang diterapkan pada Sistem Informasi Akuntansi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal–hal yang tidak diinginkan (kesalahan–kesalahan atau kecurangan– kecurangan). Sistem pengendalian

26  

intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan–kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. a. Pengertian dan unsur pengendalian intern Menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) (2001: 319.2) pengendalian intern adalah : Suatu proses yang dijalakankan oleh Dewan Komisaris manajemen, dan personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern Menurut Mulyadi (2001:163) yaitu : Sistem pengendalian intern meliputi organisasi, metode dan dan ukuran–ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Kemudian, pengertian pengendalian intern menurut Arens et.al (2006:270) yakni : “System of internal control consists of policies and procedures designed to provide management with reasonable assurance that the company achieves its objectives and goals” Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) pengendalian intern terdiri dari lima unsur, yakni : 1). Lingkungan pengendalian, menetapkan corak suatu organisasi, Mempengaruhi kesadaran pengendalian orang–orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian terdiri dari : a). Integritas dan nilai etika b). Komitmen terhadap kompetensi

27  

c). Partisipasi dewan komisaris atau komite audit d). Filosofi dan gaya operasi manajemen e). Struktur Organisasi f). Pemberian wewenang dan tanggung jawab g). Kebijakan dan praktik sumber daya manusia 2). Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, memberikan suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. Resiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut : a). Perubahan dalam lingkungan operasi b). Personel baru c). Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki d). Teknologi baru e). Lini produk, produk atau aktivitas baru f). Restrukturisasi korporasi g). Operasi luar negeri h). Standar akuntansi baru 3). Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian terdiri dari : a). Peninjauan (Review) terhadap kinerja b). Pengolahan informasi c). Pengendalian fisik d). Pemisahan tugas 4). Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. 5). Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja Pengendalian intern sepanjang waktu. Unsur–unsur pengendalian intern yang di kemukakan oleh Krismiaji (2002:227) yakni sebagai berikut : 1).Otorisasi yang tepat terhadap aktivitas dan transaksi. Otorisasi umumnya didokumentasikan dengan menandatangani, memberi paraf, atau mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili transaksi. Otorisasi dibedakan menjadi dua, yaitu otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang dierikan oleh manajemen untuk menangani transaksi yang rutin terjadi tanpa perlu menambahkan persetujuan khusus. Otorisasi khusus adalah otorisasi tambahan yang diberikan oleh manajemen yang lebih atas, jika transaksi yang dilaksanakan menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

28  

2).Pemisahan tugas Pengendalian intern yang baik menghendaki bahwa tidak ada seorang karyawan yang diberi terlalu banyak tanggung jawab atau tugas. Pemisahan tugas yang efektif mensyaratkan fungsi– fungsi berikut ini dipisahkan : Otorisasi, pencatatan dan penyimpanan. 3).Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Perancangan dan pengunaan dokumen dan catatan yang tepat akan menjamin transaksi dan kelengkapan pencatatan seluruh data relevan tentang transaksi. Untuk itu, bentuk dan isi dokumen harus dirancang sesederhana mungkin agar pencatatan dapat dilakukan secara efisien, kesalahan pencatatan dapat diminimumkan dan memudahkan pengkajian dan verifikasi. 4).Perlindungan yang memadai atas aktiva dan catatan. Salah satu aktiva perusahaan yang paling penting adalah informasi. Oleh karena itu, perusahaan perlu memikirkan langkah– langkah untuk melakukan perlindungan yang memadai terhadap jenis aktiva tersebut. 5).Pengecekan independen terhadap kinerja. Pengecekan internal untuk menjamin bahwa transaksi diproses secara akurat merupakan elemen pengendalian intern lain yang penting. Pengecekan ini harus independen karena pengecekan ini biasanya lebih efektif jika dilakukan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan perusahaan. b. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Intern Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) : mengemukakan tiga golongan tujuan pengendalian intern, yakni : 1). Keandalan pelaporan keuangan 2). Efektivitas dan efisiensi operasi 3). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Sementara, Mulyadi (2001:178) menjelaskan rincian tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1). Menjaga kekayaan perusahaan a). Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. i). Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan ii). Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan.

29  

b). Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat, dibandingkan dengan kekayaan sesungguhnya ada. i). Pembandingan secara periodic antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. ii). Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan. 2). Mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi. a). Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan. i). Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang ii). Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang. b). Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi. i). Pencatatan semua transaksi yang telah terjadi. ii). Transaksi yang dicatat adalah benar–benar terjadi. iii). Transaksi yang dicatat dalam jumlah yang benar. iv). Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya. v). Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya. vi). Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti. Adapun tujuan dan fungsi pengendalian intern yang dituturkan oleh Arens et al. (2006:270), yakni : Management typically has three broad objectives in designing an effective Internal Control System : 1). Reliability of financial repot 2). Efficiency and effectivity of operation 3). Compliance with laws and regulation. c. Pengendalian Intern Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik (PDE). Pengendalian aplikasi berhubungan dengan tugas–tugas khusus yang dijamin oleh PDE. Fungsi dari pengendalian aplikasi ini adalah untuk memberikan jaminan yang cukup

30  

bahwa

pencatatan,

dilaksanakan

dengan

proses, benar.

dan

pelaporan

Pengendalian

data

sudah

aplikasi

ini

dikelompokkan menjadi pengendalian masukkan, proses, dan keluaran. Definisi pengendalian masukkan, proses, dan keluaran menurut Zaki Baridwan (2000:105) adalah : Pengendalian masukkan direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa data yang diterima untuk diproses oleh EDP sudah diotorisasi, diubah kebentuk yang dapat dibaca oleh mesin dan diidentifikasikan, dan data itu (termasuk data yang dikirimkan lewat jalur komunikasi) tidak ada yang hilang, berkurang, bertambah, diduplikasi, atau diubah tanpa izin. Pengendalian masukkan termasuk pengendalian yang berhubungan dengan penolakan, koreksi, dan memasukkan kembali data yang sudah dikoreksi. Pengendalian proses direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa EDP telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan dari aplikasi tertentu ; misalnya, bahwa semua transaksi diproses seperti yang direncanakan, bahwa tidak ada transaksi yang sah yang hilang, dan bahwa tidak ada transaksi yang tidak sah yang ditambahkan. Pengendalian keluaran direncanakan untuk menjamin ketelitian dalam memproses hasil (seperti daftar rekening atau display, laporan – laporan, file dalam pita magnetis, faktur, atau cek yang akan digunakan untuk membayar) dan menjamin hanya pihak yang berhak saja yang menerima output itu. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam akuntansinya berorientasi pada orang (people–oriented) sedangkan dengan penggunaan sistem PDE maka yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data adalah computer sehingga terjadi peralihan dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada computer (computer–oriented system).

31  

Pengendalian aplikasi bersangkutan dengan ketelitian dan kelengkapan data dalam aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dirancang untuk mejamin bahwa pencatatan penggolongan, dan peringkasan transaksi yang telah diotorisasi dan pemutakhiran arsip induk dapat menghasilkan informasi yang teliti dan lengkap pada waktu yang seharusnya. 2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas. a. Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas. Sistem informasi umumnya terdiri dari struktur dan proses sistem. Struktur sistem informasi merupakan unsur–unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem informasi menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem dalam mencapai tujuan sistem. Hal–hal yang berkaitan dengan sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas antara lain : sistem pemrosesan pembelian dan sistem pengeluaran kas, input informasi sistem akuntansi, prosedur, struktur pengendalian intern dan laporan yang dihasilkan. Menurut Mulyadi (2001:302) bagian-bagian yang terkait pada sistem informasi akuntansi pembelian, dimana masing–masing bagian tersebut memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1). Bagian gudang atau pemakai barang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian. 2). Bagian pembelian bertanggung jawab untuk Memperoleh informasi mengenai harga, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pada pemasok terpilih.

32  

3). Bagian penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok untuk menentukan dapat atau tidak diterimanya barang tersebut oleh perusahaan. 4). Bagian akuntansi bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang dan mencatat harga pokok persediaan barang yang terjadi. Selanjutnya, menurut Mulyadi (2001:517) jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas dengan cek, yakni : 1). Prosedur permintaan cek. Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar fungsi terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar. 2). Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima dari fungsi akuntansi, dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut. 3). Prosedur pembayaran kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejaba berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. 4). Prosedur pencatatan pengeluaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Berikutnya, Hall (2001:275) menjelaskan prosedur pengeluaran kas sebagai berikut :

33  

1). Departemen Utang dagang a). Setiap hari, petugas administrasi utang dagang mempelajari file utang dagang untuk utang dagang yang jatuh tempo dan kemudian mengirim voucher dan dokumen pendukung tersebut ke departemen pengeluaran kas. b). Petugas utang dagang mendebit akun pemasok di buku besar pembantu utang dagang dan mengirimkan rangkuman akun ke departemen buku besar. 2). Departemen pengeluaran kas a). Petugas administrasi pengeluaran kas menerima arsip voucher dan mempelajari kelengkapan dan keakuratan administrasi dokuemen tersebut. b). Petugas administrasi pengeluaran kas menyiapkan cek yang terdiri dari tiga bagian dan mencatat nomor cek, jumlah rupiah, nomor voucher dan data penting lainnya dalam register cek (jurnal pengeluaran kas). c). Petugas administrasi pengeluaran kas mengirim cek bersama dokumen pendukung lainnya ke manajer departemen pengeluaran kas untuk ditandatangani. d). Satu salinan cek dikirimkan ke pemasok (penerima pembayaran), satu salinan ke arsip voucher sebagai bukti pembayaran dan menyimpan salinan yang ketiga. e). Petugas tersebut kemudian menandakan dokumen– dokumen dalam arsip voucher sebagai telah dibayar dan mengembalikan ke departemen utang dagang. f). Petugas administrasi pengeluaran kas merangkumkan jurnal yang dibuat ke register cek dan mengirim voucher jurnal ke departemen buku besar. 3). Departemen buku besar a). Petugas administrasi buku besar menerima voucher kas dan jurnal dari departemen pengeluaran rangkuman akun dari departemen utang dagang. b). Petugas administrasi buku besar memposkan ke akun kontrol utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan merekonsiliasi akun control utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang. Mulyadi (2001:517) melanjutkan penjelasan mengenai pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem pengeluaran kas dengan cek yakni :

34  

1). Organisasi a). Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi b).Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain 2). Sistem otorisasi dan prosedur pembelian a). Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. b). Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. c). Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 3). Praktik yang sehat a). Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. b). Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c). Penggunaan rekening Koran bank untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern. d). Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. e). Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan system pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan sistem imprest fund. f). Secara periodic diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. g). Kas yang ada di tangan (cash on hand) dan yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. h). Kasir diasuransikan. i). Kasir dilengkapi dengan alat–alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan j). Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.

35  

b. Dokumen dan catatan yang digunakan Dokumen dan catatan adalah merupakan peranan yang penting dari sebuah sistem informasi akuntansi. Dimana suatu pengendalian dan pengawasan terhadap dokumen dan catatan adalah merupakan salah satu bentuk kegiatan kontrol yang harus ada dalam membangun sebuah sistem informasi akuntansi yang sehat dan efektif. Adapun

dokumen

yang

digunakan

dalam

prosedur

pembelian menurut Hall (2001:267), yakni : 1) Dokumen permintaan pembelian Merupakan dokumen dari user yang sudah di otorisasi sampai ke tingkat pejabat berwenang atas permintaan kebutuhan barang tertentu. 2) Dokumen pesanan pembelian Merupakan dokumen kesepakatan dengan pemasok atas pemesanan barang tertentu yang sudah di otorisasi sampai ke tingkat pejabat yang berwenang dari bagian pembelian. 3) Laporan penerimaan Merupakan dokumen pernyataan atas barang sudah diterima dalam kondisi baik oleh pihak user atau yang mewakili. 4). Faktur pemasok Merupakan dokumen penagihan dari pemasok atas pemesanan barang dengan suatu nilai tertentu. 5) Voucher perintah pembayaran Merupakan voucher yang disiapkan oleh bagian utang dagang sebagai perintah pembayaran ke bagian pengeluaran kas, setelah bagian utang dagang menjurnal sesuai akun yang tercatat dalam voucher tersebut atas nilai suatu pemesanan barang yang sudah di verifikasi kebenaran faktur penagihan dari pemasok. Menurut Hall (2001:272), catatan yang biasanya digunakan dalam sistem pembelian meliputi :

36  

1). Jurnal pembelian 2). Jurnal pengeluaran kas 3). Jurnal umum 4). Buku besar pembantu utang dagang 5). Buku besar Sedangkan menurut Mulyadi (2001:510), dokumen yang biasanya digunakan dalam sistem pengeluaran kas adalah sebagai berikut : “1). Bukti kas keluar, 2). Cek, 3). Permintaan cek” Adapun catatan yang biasanya digunakan dalam sistem pengeluaran kas menurut Mulyadi (2001:513), yakni : “1). Jurnal pengeluaran kas, 2). Register cek” Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang penting karena dapat membantu manajemen dalam rangka membuat perencanaan, operasional sehari–hari, dan sebagai pengendalian seluruh kegiatan perusahaan agar suatu laporan bermanfaat bagi penerimanya maka laporan harus mengandung prinsip –prinsip yang menurut Baridwan, Zaki (2000:35) : 1) Pertanggungjawaban : laporan harus disusun dengan tanggung jawab bagian–bagian dalam perusahaan. 2) Pengecualian : laporan harus menunjukkan hal–hal yang menyimpang dari standar / budget. 3) Perbandingan : laporan harus dapat diperbandingkan dengan kriteria tertentu. 4) Ringkas : laporan untuk bagian yang lebih tinggi harus lebih ringkas agar dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas. 5) Komentar : laporan berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun laporan. c. Flowchart sistem pembelian dan pengeluaran kas dan diagram arus data sistem pembelian

37  

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Gambaran Umum PT. Smart Telecom adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang industri telekomunikasi, yang terletak atau berkedudukan di Jl. K.H Agus Salim No. 45, Jakarta Pusat, dengan izin lisensi sebagai operator selular CDMA 2000 1X EV-DO. Perusahaan ini merupakan, hasil merger antara PT. Wireless Indonesia (WIN), milik Sinar Mas, dan PT. Indoprima Mikroselindo atau dikenal dengan nama Primasel, perusahaan asal Surabaya yang mengantongi lisensi operator seluler CDMA. Mergernya kedua perusahaan ini disebabkan imbas dari aturan BRTI (Badan Regulasi Telekomunikasi Indonesia) sebagai bagian dari penataan frekuesi radio dan demi menciptakan iklim yang kondusif dari pertumbuhan operator– operator telekomunikasi baru dewasa ini. PT. Smart Telecom merupakan satu–satunya pemain jaringan telekomunikasi selular berbasis teknologi CDMA di frekuensi 1900 Mhz, dimana membedakan dengan operator CDMA lain seperti Fren (Mobile-8), Star One (Indosat), TelkomFlexi, maupun Esia (Bakrie Telecom) yang bermain di frekuensi 800 Mhz.

38  

B. Metode Penelitian Metode penelitian ini adalah deskriptif dimana membandingkan teori–teori yang ada dengan kenyataan pada objek pada objek yang di teliti. Yakni, memaparkan kondisi yang ada pada objek yang diteliti secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta–fakta akan sistem informasi akuntansi dari objek yang di teliti tersebut.

C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang di lakukan adalah dengan dua cara, yakni : 1. Penelitian kepustakaan, yaitu membandingkan teori-teori sistem informasi akutansi dengan kenyataan yang ada akan sistem informasi akuntansi pada objek yang diteliti. 2. Penelitian lapangan, dimana dari penelitian lapangan ini akan diperoleh data–data baik data primer dan data sekunder. Data primer tersebut adalah berupa wawancara dan observasi mengenai sistem informasi akuntansi, dan data sekunder adalah berupa sejarah dari perusahaan, struktur organisasi dan sistem informasi akuntansi perusahaan yang mencakup prosedur standar perusahaan (Standard Operating Procedure).

D. Definisi Operasional Variabel

39  

Sesuai dengan judul penelitian ini yaitu Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas : Studi Kasus pada PT. Smart Telecom, maka definisi

variabel merupakan petunjuk atas

variabel yang ada dari judul tersebut. Definisi Variabel ini terdiri dari : 1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah suatu proses kumpulan informasi dan aktifitas dimulai dari permintaan pembelian untuk memenuhi kebutuhan modal sampai pada terjadinya pengadaan suatu barang dengan pencatatan terhadap barang tersebut dengan akurat dan dengan melalui suatu kontrol pemeriksaan yang efektif. 2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses kumpulan informasi dan aktifitas setelah pembelian barang terjadi, dimana nilai suatu barang tersebut akan dicatat dan di otorisasi untuk dilakukan pembayaran melalui suatu control otorisasi pembayaran yang sesuai dengan ketetapan yang sah.

E. Metode Analisa Data Metode analisa data yang akan digunakan penulis dalam mengevaluasi masalah yang diangkat , yaitu dengan menggunakan metode analisa deskriptif dengan pendekatan secara kualiatif, yaitu dengan mengadakan perbandingan antara teori–teori yang diperoleh dengan masalah yang sedang diteliti.

40  

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas Sistem pembelian perusahaan terdiri dari atas pembelian barang dan jasa. Pembelian barang dapat berupa pembelian aktiva dan pembelian yang bersifat non aktiva atau kebutuhan operasional perusahaan. Sedangkan pembelian jasa

adalah berupa jasa pengerjaan dan jasa profesi. Sistem

pesanan pembelian barang dan jasa perusahaan adalah melalui telepon, faks, atau e-mail, setelah melakukan seleksi atas pemasok yang memenuhi syarat tertentu, yang kemudian diputuskan lewat tahap negosiasi lanjut. Sistem pengeluaran kas perusahaan terdiri dari pengeluaran cek / giro dan tunai. Dimana pengeluaran cek / giro adalah merupakan bentuk pembayaran ke rekanan (vendor), jika pembayaran dalam jumlah yang besar, sedangkan pengeluaran tunai (cash), adalah jika pembayaran dalam jumlah yang kecil. 1. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berikut ini adalah penerapan SIA pembelian yang diterapkan oleh perusahaan : Fungsi – fungsi yang terkait dengan SIA pembelian perusahaan a. Bagian pembelian (Supply Chain Management / Procurement) b. Bagian Gudang / pemakai (Warehouse / user) c. Bagian (Account Payable)

41  

Dokumen dan catatan dalam SIA pembelian perusahaan a. Purchase Requisition (PR) adalah dokumen permintaan pembelian yang diajukan oleh pemakai (user). (Lihat lampiran. 4) b. Purchase Order (PO) adalah dokumen pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. (Lihat lampiran. 5) c. Perjanjian kontrak kerja adalah dokumen pesanan pengerjaan jasa – biasanya berupa pengerjaan konstruksi bangunan atau alat mekanikal elektrikal yang nilainya dalam skala sangat besar, yang umumnya tidak diikat melalui PO (pesanan pembelian). Biasanya disebut Surat Perintah Kerja (SPK). (Lihat lampiran. 5a) c. Quotation Comparison Form atau QCF (Formulir Perbandingan Harga) adalah dokumen seleksi penentuan pemasok atas barang atau jasa tertentu, yang diputuskan untuk memilih sesuai harga yang sesuai, pantas dan mampu memenuhi anggaran perusahaan – yang dianggap murah dan berkualitas sama. (Lihat Lampiran. 3) d. Delivery Order (DO) dan atau Acceptance Letter (Berita Acara Serah Terima) adalah dokumen yang merupakan konfirmasi pengiriman barang telah diterima dan atau konfirmasi atas pekerjaan / jasa telah selesai dilaksanakan dan dapat diterima. (Lihat Lampiran. 6) e. Goods Receipt Note atau GRN adalah dokumen atas pengakuan barang atau jasa telah diterima dan disetujui oleh user (dalam hal ini berupa bentuk dokumen hardcopy dan juga menggunakan softcopy melalui

42  

program sistem terintegrasi - ERP System, model sistem software bernama SAP). (Lihat Lampiran. 6) e. Invoice & Tax Invoice (Faktur Tagihan & Faktur Pajak) adalah dokumen yang merupakan bukti transaksi penjualan barang atau jasa yang dibuat oleh rekanan / pemasok (vendor) kepada perusahaan. f. Credit Memo (Memo Kredit) adalah dokumen yang merupakan bukti terjadinya retur atas penjualan yang dibuat oleh rekanan / pemasok atas barang atau jasa kepada perusahaan. Prosedur Pembelian Barang atau Jasa a. Bagian pembelian menerima permintaan pembelian (PR) dari pemakai (user) dengan dokumen PR yang telah di otorisasi sampai ke pejabat yang berwenang tertentu, dan di masukan dalam sistem informasi terintegrasi (ERP System) kemudian di konfirmasi dengan e-mail atau lewat telepon, atau dengan memberikan dokumen hardcopy yang telah di otorisasi ke bagian pembelian – jika diperlukan dan memungkinkan (mengingat jarak antara kantor cabang dan kantor pusat yang berjauhan). b. Bagian pembelian (Supply Chain Management) akan mengecek otorisasi atas permintaan pembelian (PR) dari user dan kemudian menindaklanjuti dengan mencarikan pemasok yang sesuai kebutuhan yang diminta, dengan menyeleksi pemasok yang mampu memasok barang / jasa yang diminta user dengan menggunakan formulir QCF,

43  

yang diajukan ke pejabat SCM yang berwenang untuk menyetujui pemilihan pemasok (vendor). c. Bagian pembelian akan membuat PO (Pesanan Pembelian) terhadap pemasok yang telah disetujui oleh pejabat SCM yang berwenang dan telah yang di negosiasikan harga yang sesuai kesepakatan. Dokumen PO tersebut akan diinput dalam sistem terintegrasi (ERP System), supaya bagian A/P (Account Payable) dapat mengkonfirmasi manakala penagihan dari pemasok datang. PO hardcopy asli akan disimpan oleh bagian pembelian dan kemudian memberikan salinannya ke pemasok lewat fax atau e-mail. Salinan PO tidak diberikan ke bagian A/P sampai pemasok datang menagih ke bagian akuntansi pada saat penagihan. d. Bagian A/P (Account Payable) akan menerima faktur tagihan dari pemasok, dengan mengecek kelengkapan dokumen penagihan tersebut dan juga mengecek keakuratan klaim tagihan sesuai PO. Adapun dokumen kelengkapan penagihan dari pemasok harus berupa : 1). Faktur tagihan, yang akurat sesuai PO dan dilengkapi meterai yang cukup dengan tanda tangan dan cap perusahaan dari pemasok. 2). Faktur Pajak, yang sesuai format standar yang baku sesuai ketentuan pajak yang berlaku umum. 3). Surat Jalan (Delivery Order) dan atau Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (Acceptance Letter) yang telah ditanda tangani baik oleh pihak pemasok dan pihak internal yang berwenang (Project In Charge – PIC) dari perusahaan.

44  

4). PO (Pesanan Pembelian) asli, yang didapat dari bagian SCM saat hari memasukan tagihan ke bagian A/P (Account Payable). 5). Kelengkapan dokumen lainnya, yang berupa BAST (Berita Acara Serah Terima) dan Dokumen Permintaan Pembayaran yang merupakan ketentuan khusus yang diminta, misalnya : jika jasa yang diberikan berupa jasa pengerjaan konstruksi, pemeliharaan atau pemasangan Billboard iklan serta pemasangan logo perusahaan pada bangunan kantor perusahaan. (Lihat Lampiran 7 & 8). e. Setelah bagian Account Payable (A/P) menerima kelengkapan dokumen penagihan dari vendor, maka akan diperiksa kembali jadwal jatuh tempo pembayaran sesuai PO atau pesanan berdasarkan perjanjian kontrak kerja, yang kemudian diurutkan proses pembayaran sesuai jatuh tempo. Kemudian mengecek GRN (Goods Receipt Note) dalam sistem ERP (misalnya jika dalam hal ini sistem pemesanan barang atau jasa direkam dalam sistem integrasi) apakah sudah disetujui dan diterima. Jika memang belum di GR maka bagian A/P akan meminta konfirmasi GR ke user agar A/P dapat memproses pembayaran dengan membuat Voucher Pembayaran. Dalam hal berupa jasa pengerjaan konstruksi tertentu, maka bagian A/P akan memintakan verifikasi dan otorisasi dari bagian SCM (Supply Chain Management) sampai ke tingkat manajer sebagaimana bagian SCM yang merupakan sentralisasi koordinasi dari pengerjaan jasa yang dilakukan oleh vendor di wilayah – wilayah yang sudah dibagi menurut kebijaksanaan perusahaan untuk selanjutnya

45  

bertanggung jawab atas kelayakan perkembangan pengerjaan proyek, dengan berkoordinasi langsung dengan pimpinan dalam internal perusahaan dari masing – masing wilayah tersebut, yang dalam hal ini disebut Regional Project Leader (RPL). (Lihat Lampiran. 19). f. Voucher pembayaran yang dibuat A/P sesuai jurnal yang telah ditentukan dan tanggal jadwal pembayaran, yang kemudian disebut Account Payable Voucher (APV) akan dimintakan otorisasi tanda tangan dan pengecekan final ke tingkat manajer A/P supaya bisa diteruskan ke bagian pengeluaran kas (Treasury) untuk dapat dibayar sesuai tanggal pembayaran. (Lihat Lampiran. 20). g. Tiap akhir bulan, A/P akan melakukan tutup periode (closing) yang dalam hal ini biasanya dilakukan setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya. Dimana hal ini akan dibuatkan laporan utang dagang / jasa atas utang yang masih menggantung (outstanding) yang belum dibayar oleh

bagian

pengeluaran

kas

(Treasury).

Selanjutnya

laporan

outstanding utang tersebut akan dibahas bersama dalam rapat bersama dengan bagian pengeluaran kas dan bagian akuntansi (Accounting Report) bersama pejabat tinggi bagian keuangan, yang bertujuan untuk penyesuaian laporan dan jurnal rekonsiliasi serta pengambilan keputusan bersama atas alasan dari permasalahan pengakuan utang yang masih menggantung tersebut.

46  

Prosedur Retur Pembelian Retur pembelian biasanya terjadi dalam perusahaan karena user dalam perusahaan tiba-tiba meminta kuantitas dan spesifikasi barang agar diubah, dan atau atas jasa tertentu yang dikerjakan tidak sesuai hasil yang dicapai maksimal oleh vendor atau dalam hal ini mengalami kendala tertentu sehingga pengerjaan dibatalkan ditengah jalan. Berikut prosedur retur pembelian perusahaan : a. Berdasarkan pengembalian barang dan atau jasa, maka bagian administrasi pembelian akan membuat revisi PO jika barang yang diminta berubah spesifikasinya. Atau akan dibuatkan memo pembatalan pekerjaan berupa surat yang ditujukan ke vendor beserta alasan dan dengan tembusan ke pejabat internal perusahaan yang berwenang. Revisi PO atau Memo Pembatalan lbr ke-1 untuk vendor Revisi PO atau Memo Pembatalan lbr ke-2 untuk A/P Revisi PO atau Memo Pembatalan lbr ke-3 untuk user / warehouse Revisi PO atau Memo Pembatalan lbr ke-4 untuk bagian administrasi pembelian b. User / administrasi warehouse mencatat barang yang akan dikembalikan berdasarkan Memo lbr ke-3 dan membuat laporan pengembalian dengan rangkap 2, dimana lbr rangkap 1 di simpan dan lbr rangkap 2 diberikan ke bagian administrasi pembelian.

47  

c. Bagian administrasi pembelian berdasarkan Memo lbr ke-4 akan mencatat retur pembelian kemudian meng-update ke dalam laporan master file utang atas vendor. d. Bagian A/P berdasarkan Memo lbr ke-2 akan melakukan verifikasi file transaksi pencatatan utang dan mengupdate master file utang dengan melakukan jurnal balik (reverse journal) jika memang sudah terlanjur catat, dan menginformasikan ke bagian pajak agar melakukan pembatalan pelaporan pajak atau koreksi SPT. Bentuk laporan atau data yang dihasilkan oleh SIA pembelian a. File jurnal pembelian File ini berisikan kumpulan jurnal pembelian yang dibuat bagian A/P. b. File transaksi retur pembelian File ini berisi kumpulan transaksi retur atas pembelian yang terjadi. Biasanya kumpulan voucher pembatalan (cancel voucher) dari jurnal yang sudah dibuat, dengan koordinasi dengan bagian akuntansi atas penyesuaian utang atau penghapusan utang. d. Master file pemasok atau buku besar pembantu utang File induk ini berisi data pemasok yang meliputi nama pemasok, alamat pemasok, nomor telepon, dan nomor fax termasuk contact person yang bisa dihubungi yang didalamnya berisikan kumpulan transaksi jurnal yang pernah terjadi dengan pemasok (vendor) tersebut. e. Master file utang

48  

File induk ini berisi data mengenai saldo utang pemasok yang meliputi nama pemasok, alamat pemasok, tanggal transaksi, no. bukti transaksi termasuk data mengenai pending pembayaran dari bagian Treasury berkenaan kasus tertentu, termasuk voucher pembatalan atas jurnal yang dianggap keliru atau salah. 2. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Berikut ini adalah penerapan SIA pengeluaran kas yang diterapkan oleh perusahaan : Fungsi – fungsi yang terkait dengan SIA pengeluaran kas perusahaan a. Bagian Account Payable b. Bagian Akuntansi c. Bagian Otorisasi Pembayaran Cek / Giro (Executive Chairman Officer) d. Bagian Pajak (Tax) Dokumen dan catatan dalam SIA pengeluaran kas perusahaan a. Account Payable Voucher (APV), adalah dokumen perintah pembayaran kepada pemasok, yang didalamnya memuat jurnal, nilai nominal yang harus dibayar serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Termasuk didalamnya adalah pembukuan (posting) atas jurnal dari bagian A/P. (Lihat Lampiran. 9) b. Bank Payment Voucher (BPV), adalah merupakan dokumen bukti kas keluar yang dibuat bagian Treasury yang didalamnya berisikan otorisasi tanda tangan pejabat yang berwenang terkait jumlah yang harus dibayar

49  

berdasarkan dokumen APV dari bagian A/P, serta nomor rekening dari pemasok (vendor) yang harus dibayar . (Lihat Lampiran. 9) c. Petty Cash Voucher (PCV), adalah dokumen bukti kas keluar yang merupakan permintaan pembayaran yang dibuat oleh bagian Treasury, yang berisikan jurnal, nilai nominal yang harus dibayar dan otorisasi tanda tangan dari pejabat Treasury yang berwenang – dimana besaran jumlah pembayaran ini dalam jumlah yang kecil. (Lihat Lampiran. 10) d. Cek / Giro, adalah dokumen permintaan cek keluar, yang berupa selembar surat berharga berdasarkan Bank tertentu dimana rekening kas perusahaan ditempatkan, untuk kemudian ditransfer oleh Bank sesuai Cek / Giro tersebut kepada rekening pemasok. Dimana cek / giro ini mengandung referensi terkait dokumen APV dan BPV. Nomor cek / giro ini memiliki referensi terkait dengan nomor voucher pembayaran APV dan BPV diatas. (Lihat Lampiran. 18) Prosedur Pengeluaran Kas Perusahaan a. Bagian Treasury menerima dokumen APV (Account Payable Voucher) dari bagian A/P sebagaimana memuat perintah pembayaran kepada pemasok (vendor) tertentu, dimana dokumen tersebut harus lengkap dari segi otorisasi perintah pembayaran dan sudah di posting dalam jurnal yang sesuai transaksi oleh bagian A/P. Dalam hal ini yang melakukan posting (rekam) ke buku besar seharusnya bagian akuntansi, namun otorisasi tersebut pada pelaksanaannya telah di percayakan ke bagian A/P demi pertimbangan mempersingkat timeline (alur waktu)

50  

juga sebagai hasil keputusan bersama dalam manajemen untuk mengurangi tugas yang dianggap pelaksanaan posting lebih bersifat klerikal – mengingat aktifitas transaksi yang sangat gencar dan padat. Sebagai lampiran dari dokumen ini memuat faktur tagihan asli, faktur pajak (berupa copy-an), Surat Jalan asli atau Berita Acara Serah Terima asli, atau lampiran lainnya yang terkait (jika sesuai SOP menghendaki demikan) berupa foto atau gambar dari suatu pengerjaan jasa tertentu. b. Berdasarkan dokumen APV dari bagian A/P tersebut, maka bagian Treasury akan membuat dokumen BPV (Bank Payment Voucher) bersamaan dengan mencetak nilai nominal pembayaran dalam sebuah cek / giro yang dilampirkan bersama – sama dengan dokumen APV dan BPV tersebut. Selanjutnya Lembar dokumen BPV (Bank Payment Voucher) yang dilengkapi dengan cek / giro akan di routing (edarkan) tidak hanya ke tingkat manajer Treasury, namun juga ke bagian otorisasi

pembayaran

(Executive

Chairman

Officer)

untuk

menandatangani cek / giro. Pejabat yang menandatangani cek / giro tersebut diatas adalah dua orang dimana yang satunya mewakili pimpinan tertinggi dari bagian Treasury (Division Head) dan satunya lagi adalah dari Executive Chairman Officer (ECO). c. Selanjutnya, cek / giro yang sudah ditanda tangani tersebut akan di dijalankan transfer pembayaran melalui Bank, sesuai jatuh tempo pembayaran sesuai yang diberikan oleh bagian A/P dimana berdasarkan

51  

jatuh tempo PO. Jatuh tempo pembayaran adalah tanggal sejak bagian A/P menerima kelengkapan faktur tagihan dari pemasok. d. Semua cek / giro yang sudah di otorisasi tersebut, termasuk juga berupa uang untuk pembayaran petty cash oleh bagian Treasury akan disimpan dalam brankas besi dengan pengaman, dengan otorisasi pemegang kunci hanya pegawai Treasury tertentu yang berhak membukanya, dan pegawai tersebut akan digilir memegang otorisasi kunci tersebut sesuai kebijakan pejabat Treasury. (Lihat Lampiran. 18) e. Bagian Treasury akan melakukan control internal atas laporan pengeluaran Petty Cash dari masing – masing wilayah yang kemudian disebut Cash Count, secara mendadak yang dijadwalkan secara rahasia minimal setiap bulan atau setiap tiga bulan sekali. Dalam hal ini masing – masing wilayah pemegang Petty Cash memegang saldo sejumlah seratus juta rupiah yang bersifat Imprest Fund, dan akan melaporkan pengeluaran kas ke bagian Treasury kantor pusat setiap mendekati akhir bulan sebelum tutup periode bulanan. Kemudian bagian Treasury kantor pusat akan melakukan Petty Cash Reconciliation pada setiap akhir bulan dan membuat laporan pengeluaran kas bulanan. (Lihat Lampiran. 16 & 17) f. Bagian pajak perusahaan akan melakukan fungsi verifikasi atas APV dan BPV yang dibuat oleh bagian A/P dan Treasury terhadap kalkulasi perhitungan pajak, yakni PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan Pajak Penghasilan atas jurnal yang dilakukan dan terhadap faktur pajak

52  

diverfikasi kembali jika format yang digunakan sudah benar dan sesuai dengan aturan ketentuan pajak yang berlaku. Jika ternyata kalkulasi yang dilakukan atas jurnal tersebut tidak sesuai menurut perhitungan pajak dan sesuai ketentuan pajak, maka bagian pajak akan menginformasikan ke bagian A/P agar selanjutnya di revisi terhadap jurnal ataupun pada faktur pajak yang dianggap cacat. Kemudian tugas dari bagian pajak pada akhir setiap bulan, akan meminta konfirmasi (rekonsiliasi) dengan bagian Treasury atas pajak berupa PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau PPh (Pajak Penghasilan) 23 dan PPh Final, apakah sudah dibayarkan ke vendor – karena dengan demikian bagian pajak memiliki keyakinan untuk melaporkan (pengkreditan) dalam laporan SPT Masa. Karena hal ini berkenaan dengan kepentingan agar supaya SPT Masa tidak mengalami koreksi dikemudian hari, agar supaya meminimalisasi frekuensi koreksi yang hanya merepotkan tugas bagian pajak perusahaan. g. Bagian akuntansi dalam hal ini bertindak sebagai controler atas jurnal penyesuaian yang dilakukan oleh Treasury jika ada penyesuian kurs saat pembayaran oleh bagian Treasury atau penyesuaian biaya yang dilakukan bagian Treasury jika ada selisih dalam pembayaran. Bentuk laporan atau data yang dihasilkan oleh SIA pengeluaran kas a. File laporan pengeluaran kas File ini berisikan kumpulan jurnal pengeluaran kas terkait transaksi yang pernah terjadi yang sudah disesuaikan dengan laporan rekonsiliasi

53  

pengeluaran kas melalui bank dan Petty Cash. (Lihat Lampiran. 11, 12, 13, 14, 15, 16 & 17). b. File register cek / giro File ini berisikan kumpulan penomoran cek / giro yang berkaitan erat dengan nomor voucher baik voucer APV dan BPV diatas. Teknologi Yang Digunakan dalam Perusahaan Teknologi dalam SIA pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan oleh perusahaan : a. Hardware Perangkat computer HP (Hewlett Packard) yang terdiri dari monitor, mouse, keyboard, hard disk, dan printer HP Laserjet 4200. b. Software Operating System

: Microsoft Windows XP

Application System : ERP Integration System menggunakan SAP.

B. Pengendalian Internal dalam Perusahaan 1.

Penerapan pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pembelian : a. Otorisasi yang tepat atas aktifitas dan transaksi •

Adanya bentuk otorisasi yang sesuai terhadap transaksi, baik mulai dari

permintaan

pembelian,

penentuan

pemasok,

pesanan

pembelian sampai kepada perintah pembayaran yang dibuat, dimana hal ini didokumentasikan dengan jelas melalui tanda tangan

54  

atau paraf dan cap perusahaan pada lembar dokumen yang mewakili transaksi. Dalam hal ini bentuk kebijakan otorisasi tersebut ditetapkan melalui yang disebut Authorization Matrix (Matriks Otorisasi) yang berisikan sampai ke pejabat internal tingkat mana untuk memenuhi otoritas baik aktifitas dan transaksi. (Lihat Lampiran. 20). •

Otorisasi umum diterapkan untuk proses pembelian yang bernilai kurang signifikan jumlahnya. Dan otorisasi khusus diterapkan untuk proses pembelian yang dianggap sangat signifikan jumlahnya, dimana melibatkan sampai ke tingkat direktur bahkan sampai ke tingkat pemilik perusahaan, dengan otorisasi melalui tanda tangan atau paraf yang didokumentasikan. Sementara dalam tahap negosiasi dan kesepakatan harga yang terjadi atas pembelian barang atau jasa dalam jumlah tertentu yang signifikan, wajib disaksikan oleh bagian Bussiness Control.

b. Pemisahan tugas •

Adanya pemisahan fungsi dari user (pemakai), dan aktifitas pembelian sampai pencatatan pembayaran. Dimana karyawan dalam bagian pembelian, memisahkan bagian penentuan pemasok sampai ke tahap negosiasi harga atas pemasok yang diputuskan. Dalam hal ini fungsi tanggung jawab tersebut terpisah dan memiliki otorisasi tersendiri.

55  

•

Bagian pembelian terpisah dengan fungsi proses pembayaran – dalam hal ini A/P. Dimana bagian A/P secara struktur organsasi terpisah dengan bagian pembelian. A/P dibawah struktur organisasi keuangan dan bagian pembelian dibawah struktur organisasi SCM. Selanjutnya bagian A/P juga terpisah dari bagian Treasury (pengeluaran kas) dimana A/P berhak atau memiliki otorisasi melakukan verifikasi terhadap pemasok yang layak dibayar tagihannya, sedangkan bagian Treasury memiliki otoritas sendiri dalam menjalankan eksekusi pembayaran.

•

Bagian A/P memisahkan fungsi tugas staff A/P admin dan A/P lainnya, dimana A/P admin yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan verifikasi penagihan dan A/P staff lainnya yang melakukan tanggung jawab input transaksi tagihan dalam pembukuan.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai •

Adanya bentuk dokumen dan catatan yang memadai, dimana bagian pembelian memiliki ciri khas dokumen atau formulir tersendiri dengan dokumen atau formulir permintaan pembelian, dengan memiliki nomor identifikasi. Begitupun dengan bagian A/P, memiliki ciri khas dokumen berupa voucher yang tersendiri yang dikenal dengan sistem penomoran, yang membedakan penomoran selama satu periode dengan periode berikutnya.

d. Perlindungan yang memadai atas aktiva dan catatan

56  

•

Adanya pencatatan tersendiri atas aktiva – aktiva perusahaan yang dibeli oleh bagian asset management, dimana bagian pencatatan asset merupakan bagian dari struktur fungsi akuntansi dan keuangan. Aktiva perusahaan selanjutnya diberi label tersendiri dengan menggunakan penomoran berupa barcode yang di lakukan dengan melakukan tagging (penempelan stiker penomoran) terhadap fisik aktiva. Selanjutnya, identifikasi aktiva perusahaan dikenal dengan nomor tertentu, yang biasanya mengikutsertakan data dari pemakai – jikalau aktiva tersebut digunakan secara berkelanjutan oleh si pemakai atau karyawan perusahaan.

e. Pengecekan independen terhadap kinerja •

Adanya fungsi internal audit yang bertugas untuk menilai kelayakan atas aktifitas dari transaksi yang dilakukan oleh bagian – bagian dalam tubuh perusahaan. Internal audit akan mengecek dilapangan dengan melakukan kunjungan langsung ke lapangan untuk meminta konfirmasi atas suatu jenis transaksi yang dilakukan apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan dalam kondisi yang wajar.

2.

Penerapan pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan cek : a. Organisasi •

Fungsi penyimpanan kas perusahaan terpisah dari dari bagian akuntansi.

57  

•

Transaksi pengeluaran kas tidak dilaksanakan sendiri oleh bagian bagian pengeluaran kas (Treasury), dimana pengeluaran kas yang umumnya dalam jumlah besar harus diproses verifikasi dan input oleh bagian A/P. Sedangkan proses dalam pengeluaran kas sendiri terdapat

jenjang

pejabat

otorisasi

berlini

yang

bertugas

mengesahkan pengeluaran cek atau kas. b. Sistem otorisasi dan prosedur pembelian •

Setiap pengeluaran kas dalam perusahaan dilaksanakan dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang dalam hal ini minimal sampai ke level manajer pengeluaran kas.

•

Pembukaan dan penutupan rekening dalam bagian pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Dalam hal ini harus sampai ke tingkat division head.

•

Setiap kali ada pencatatan jurnal pengeluaran kas harus melampirkan bukti dokumen pendukung yang lengkap, dan akurat sehingga yang menjadi dasar pengeluaran kas yang biasanya sudah disetujui minimal sampai ke level manajer.

c. Praktik yang sehat •

Saldo kas baik uang tunai dan cek / giro biasanya disimpan dalam brankas besi dengan hanya karyawan bagian pengeluaran kas tertentu yang memiliki kode kunci tersebut. Dalam hal ini minimal level supervisor.

58  

•

Adanya bentuk dokumentasi terhadap pengeluaran kas dengan biasanya dibubuhi cap dan tanda tangan oleh bagian pengeluaran kas setelah pembayaran dilakukan.

•

Adanya rekening koran bank setiap akhir bulan yang dicocokkan dalam laporan kas bulanan.

•

Setiap pengeluaran kas disarankan agar penerima pembayaran dalam cek / giro menggunakan nama perusahaan, atau jikalau hanya berupa nama perorangan, maka harus menyertakan surat keterangan penerima kuasa dari perusahaan yang dibubuhi cap dan meterai perusahaan penerima pembayaran tersebut.

•

Pengeluaran

kas

dalam

jumlah

kecil,

penyelenggaraan

akuntansinya dengan sistem imprest fund. •

Biasanya menjelang setiap akhir bulan bagian pengeluaran kas akan melakukan rekonsiliasi atas jumlah fisik kas dengan catatan pengeleluaran kas.

•

Minimal setiap akhir bulan atau setiap tiga bulan dijadwalkan inspeksi atas cash on hand bagi setiap pemegang kas baik kantor cabang dan kantor pusat oleh level supervisor bagian pengeluaran kas dengan membandingkan dengan laporan pengeluaran kas.

•

Kasir perusahaan diasuransikan dari resiko kehilangan.

•

Bentuk perlindungan terhadap pencegahan pencurian kas hanya dilengkapi dengan alat penyimpanan berupa brabkas besi dengan kode kunci.

59  

•

Semua nomor cek dicatat dan diikhtisarkan bersama dalam laporan pengeluaran kas atau dalam catatan buku bank.

Kelebihan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan perusahaan : a. Adanya fungsi control internal yang diterapkan terhadap semua akifitas dan transaksi yang terdokumentasi dengan otorisasi yang berlapis, sehingga mampu meminimalisasi efek kerugian atau kecurangan dalam perusahaan. b. Dalam organisasi perusahaan terdapat aturan dan kebijakan yang baku dimana menjelaskan alur atau proses arus informasi dan data yang mencakup prosedural secara lini berjenjang, dari level bawah ke tingkat atas yang jelas. Dalam hal ini dikenal dengan SOP (Standard Operating Procedur) yang dikeluarkan oleh bagian Bussines Control. c. Terdapatnya fungsi pemisahan tugas yang memadai dalam setiap lini bagian organisasi perusahaan sehingga memudahkan setiap karyawan mampu mengenal tugas dan tanggung jawabnya dengan jelas guna mencegah penyimpangan dan kemudahan bagi atasan untuk menilai mengukur kinerja karyawan. d. Adanya bentuk perancangan dokumen dan catatan yang memadai, unik, dan efisien sehingga mampu membedakan dengan jelas bentuk dokumen dan catatan antara bagian pembelian dan pengeluaran kas. e. Bentuk keamanan data dan informasi dalam perusahaan dilindungi dengan sistem “key block” tertentu, sehingga setiap karyawan dalam

60  

melakukan input informasi tertentu dikenal dengan “password” tersendiri dan setiap karyawan yang diberi kunci atas akses informasi tersebut dibatasi secara khusus terhadap proses informasi seperti apa yang berhak dilakukannya. Dalam hal perlindungan terhadap aktiva, cukup memadai dengan adanya sistem label barcode pada setiap jenis aktiva yang terinci sampai kepada informasi si pemakai. f. Adanya fungsi pengecekan independen terhadap kinerja mampu menjaga profesionalitas kinerja karyawan secara individu atau secara departemen sehingga informasi dan data yang dihasilkan cukup akurat. g. Adanya penerapan alat sistem yang terintegasi menggunakan modul SAP, mampu menciptakan efisiensi dalam hal aktifitas komunikasi dan arus informasi serta mempercepat sekaligus mempermudah aktifitas transaksi dan identifikasi dokumen yang diperlukan. Kelemahan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan perusahaan : a. Penerapan otorisasi pembayaran yang berlapis sangat panjang seringkali membawa dampak pada keterlambatan penagihan dan proses pembayaran bagian oleh bagian keuangan ke pihak ketiga atau vendor. b. Adanya kurang ketegasan dalam proses verifikasi tagihan, sehingga membawa dampak tagihan yang tidak layak proses menjadi menumpuk dalam bagian A/P, sehingga membuat integritas perusahaan dimata pihak ketiga cukup mengganggu.

61  

c. Adanya perubahan struktur organisasi yang selalu berubah – ubah membawa dampak pada bisnis proses dalam tubuh perusahaan baik aktifitas dan proses pembayaran seringkali mengalami kerancuan atau salah persepsi dari pihak ketiga (vendor). d. SOP (Standard Operating Procedur) yang diterapkan kadangkala mengalami perubahan sehingga kurang up to date, maka dampaknya menjadi bias di internal dan dilapangan serta antar lini dalam bagian perusahaan maupun ke pihak ketiga. e. Kurang kepatuhan dalam menggunakan dokumen penerimaan barang yang ditetapkan SOP oleh bagian penerima barang (pemakai), dapat membawa dampak kecurangan dan seringkali dalam kenyataan dilapangan menimbulkan bias. Hal ini dikarenakan bagian A/P harus selalu mengecek dengan bagian penerima barang (user / pemakai) baik secara langsung dan melalui e-mail. Hal ini cukup mengganggu aktifitas kelancaran proses verifikasi dokumen oleh bagian A/P. f. Cukup banyak kesalahan penulisan dokumen pendukung (baik BAST, dan atau PO) tagihan oleh bagian internal yang bertanggung jawab terhadap proyek, sehingga memakan waktu terhadap bagian A/P untuk melakukan klarifikasi internal. g. Adanya bentuk kesalahan klasifikasi jurnal yang seringkali harus melakukan penyesuaian (reclass) oleh bagian akuntansi. Dalam hal ini cukup mengganggu dan membawa dampak pada pembukuan, dimana banyak terdapat koreksi (adjustment) dan sebagainya. Hal ini

62  

disebabkan implementasi system terintegrasi (ERP) menggunakan SAP pada kondisi awal peralihan cukup banyak terdapat kesalahan pengertian dan keliru menggunakan kunci atau kode dalam menghubungkan jurnal. Misalnya : Uang Muka Proyek harusnya menggunakan kode B, namun digunakan kode D, yang dalam artinya merupakan kode asset.

63  

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Setelah mengevaluasi sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Smart Telecom, dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Smart Telecom sudah diterapkan sesuai dengan konsep teori yang berlaku umum. Penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang sesuai dengan teori yang berlaku umum tersebut dapat terlihat dalam beberapa hal misalnya : 1.

Menerapkan dokumen dan catatan yang sesuai dengan teori yang berlaku umum sebagai unsur pendukung dalam sistem informasi akuntansi. Seperti contohnya : permintaan pembelian, pesanan pembelian dan voucher perintah pembayaran, serta pengeluaran kas dengan cek yang terkontrol otorisasinya. Disamping adanya jurnal yang sesuai dengan prinsip standar akuntansi dalam menghasilkan pelaporan.

2.

Menerapkan pengendalian intern yang sesuai teori yang dikemukakan yang berlaku umum, seperti misalnya : adanya otorisasi yang tepat terhadap semua transaksi, dan tidak adanya pelampauan batas (overlaping) atas otorisasi. Adanya pemisahan tugas atau fungsi tugas

64  

yang jelas sehingga tidak ada penyimpangan serta bentuk penilaian kinerja secara independen. B. Saran Penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Smart Telecom yang sudah sesuai dengan teori yang berlaku umum dapat dipertahankan kontinuitas penerapannya sehingga mampu menjaga integritas terhadap seluruh stakeholders. Terhadap

adanya

kelemahan

yang

dikemukakan

dalam

pembahasan, mengenai adanyan ketidakpatuhan dalam penggunaan dokumen penerimaan barang maupun dokumen pendukung dalam penagihan sebaiknya diambil langkah-langkah yang tegas agar mampu mencegah adanya indikasi penyimpangan yang kemungkinan bisa terjadi untuk kedepannya, agar mampu menjaga keamanan, kestabilan dan kelancaran bisnis proses dalam perusahaan.

65  

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Randal J. Elder, Mark S. Beasley. 2006. Auditing and Assurance Service, An Integrated Approach, Eleventh Edition, Prentice Hall, New Jersey. Cushing, Barry E. Sistem Informasi Akuntansi dan Organsasi Perusahaan, terjemahan Drs. Ruchyat Kosasih, Edisi 4, 2000, Erlangga. Jakarta. Christiastuti, Genuk “Gaya Gerilya Sinarmas”, Warta Ekonomi, 5 Maret, 2007. h.20 Hall, James. A. 2001. Accounting Information System, alih bahasa Amir Abadi Jusuf, Edisi 3, 2001, Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi, UPP AMP YKPN. Yogyakarta. Mcleod Raymond, Jr. 2000. Management Information System, alih bahasa Hendri Teguh, Edisi 7, 2001, Prenhalindo, Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat, Jakarta. Nugroho, Widjajanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Romney, Marshall, B. and Paul John Steinhart. 2006. Accounting Information System, Tenth Edition, Pearson Education, New Jersey. Warren, Carl S., James M. Reeve, Philip E. Fess. 2004. Accounting, alih bahasa Aria Farahmita, Edisi 21, 2005, Salemba Empat, Jakarta. Wilkinson, Joseph W. 2000. Accounting Information System, Fourth Edition, John Wiley & Sons, New Jersey.

66  

Zaki Baridwan. Sistem Informasi Akuntansi, Badan Penerbit Fakultas Ekonnomi Universitas Gajah Mada, Edisi 4, 2000, Yogyakarta.