EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RUMAH SAKIT SILOAM HOSPITAL KEBON JERUK
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
NAMA
: SUWANTO
NIM
: 4320412-055
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 1
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RUMAH SAKIT SILOAM HOSPITAL KEBON JERUK
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi
NAMA
: SUWANTO
NIM
: 4320412-055
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 2
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
:
SUWANTO
NIM
:
4320412-055
Program Studi
:
Akuntansi
Judul Skripsi
:
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RS. SILOAM HOSPITAL KEBON JERUK
Tanggal Ujian Skripsi
:
20 Februari 2009
Disahkan Oleh :
Pembimbing
( Fitri Indriawati, S.E., M.Si. ) Tanggal :
Dekan
Ketua Jurusan Akuntansi
( Nurul Hidayah, S.E.,Ak., M.Si ) Tanggal :
( Dra. Yuli Harwani, R., M.M. ) Tanggal :
3i
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI
Nama
:
SUWANTO
NIM
:
4320412-055
Program Studi
:
Akuntansi
Judul Skripsi
:
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RS. SILOAM HOSPITAL KEBON JERUK
Telah dipertahankan di depan penguji pada tanggal 20 februari 2009 Susunan Dewan Penguji : Ketua penguji
( Fitri Indriawati, S.E.,M.Si. ) Tanggal: 20 Februari 2009
Penguji I
( Ratna Mappayuki, S.E., Ak.,M.Si.) Tanggal : 20 Februari 2009
Penguji II
( Nurul Hidayah, S.E.,Ak., M.Si. ) Tanggal : 20 Februari 2009 4ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim, Assalam’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah, penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Tujuan penyusunan skripsi ini guna memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan Gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Mercu Buana. Dalam penyusunan skripsi ini penulis merasa banyak kesalahan-kesalahan dan kekurangan dalam hal pembahasan dan penjabarannya yang tidak maksimal yang disebabkan oleh keterbatasan penulis dalam mengumpulkan data. Walaupun demikian, penulis berharap skripsi ini dapat memberikan sumbangsih yang bermanfaat bagi para pembaca. Penulis menyadari bahwa banyak pihak yang membantu dalam penyusunan skripsi ini, pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bimbingan, bantuan dan pengarahannya, ucapan terima kasih dari penulis ditujukan kepada : 1.
Bapak dan Ibu serta Kakak-kakakku yang tercinta yang telah memberikan dukungan dan bantuannya baik moril maupun materi untuk penulis.
2.
Ibu Fitri Indriawati, SE,M.Si. selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah membimbing penulis dalam penyusunan skripsi ini.
3.
Ibu Dra. Yuli Harwani R, MM selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana.
4.
Ibu Nurul Hidayah,SE,AK, M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Mercu Buana
iii 5
5.
Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana yang telah banyak memberikan bimbingan dan pengarahan serta ilmu yang sangat bermanfaat dari semester awal hingga semester akhir.
6.
Pimpinan dan seluruh Staff RS Siloam Hospital yang telah memberikan izin untuk mengadakan penelititan.
7.
Rekan-rekan mahasiswa, serta pihak-pihak yang sudah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Dengan
penuh harapan skripsi ini dapat disempurnakan di hati para pembaca dan semoga dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Jakarta, 31 Januari 2009
Penulis
6iv
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL HALAMAN PENGESAHAN......………………………………………….
i
KATA PENGANTAR ..................................................................................
iii
DAFTAR ISI ................................................................................................
v
ABSTRAK ....................................................................................................
viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang.............................................................................
1
B. Perumusan Masalah ....................................................................
4
C. Tujuan Penelitian ........................................................................
4
D. Manfaat Penelitian ......................................................................
4
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi .........................................................................
6
1. Pengertian Sistem ..............................................................
6
2. pengertian Informasi...........................................................
8
B. Sistem Informasi Akuntansi ..................................................
9
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................
10
2. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ..................................
11
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ..................................
12
4. Komponen Sistem akuntansi .............................................
14
C. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ..................................
17
1. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian ...........................
17
2. Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Pembelian ..................
19
7 v
3. Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian ..........
19
4. Flowchart untuk Prosedur Pembelian ……………………
24
D. Pengendalian Sistem Informasi ………………………………….
26
1. Pengertian Pengendalian Intern .........................................
26
2. Tujuan Pengendalian Intern ……………………………...
27
3. Unsur unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian .........................................................
28
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan ......................................................
31
1. Sejarah Singkat Perusahaan ...............................................
31
2. Struktur Organisast ............................................................
31
3. Bidang usaha dan jenis produk ..........................................
37
B. Metode penelitian
........................................................................
37
C. Metode Pengumpulan Data ..........................................................
37
D. Metode Analisis ............................................................................
38
BAB IV ANALISA DAN HASIL PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat dan ALKES Yang Diterapkan RS. Siloam Hospitals Kebon Jeruk ................
39
1. Sistem Informasi yang digunakan ......................................
39
2. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian ....................
44
3. Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian............
47
B . Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat pada Siloam Hospital .......................................
51
1. Pemisahan Fungsi Fungsi operasi ...................................
52
2. Sistem wewenang dan Otorisasi Transaksi.....................
52
vi8
3. Kontrol Akses....................................................................
53
4. Cara yang ditempuh dalam menciptakan praktek yang sehat
53
C . Evaluasi Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat dan Alat Kesehatan pada Siloam Hospital ..................................
55
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ...................................................................................
60
B. Saran Perbaikan .............................................................................
61
Daftar Pustaka Lampiran – lampiran
vii9
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RUMAH SAKIT SILOAM HOSPITALS KEBON JERUK
SUWANTO FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi bagaimana perusahaan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi pembelian, cepatnya perubahan di dunia bisnis dan teknologi menuntut perusahaan untuk menerapkan sistem informasi dan sistem akuntansi yang baik dan yang mampu mengatasi kelemahan-kelemahan dan kecurangan yang mungkin timbul. Sistem informasi pembelian yang baik akan melibatkan melibatkan beberapa departemen diantaranya: Departemen Gudang, Departemen Keuangan dan Kasir dan Departemen Penerimaan Barang, dimana masing masing fungsi tersebut dilakukan oleh orang yang berbeda-beda, dan setiap transaksi harus mendapatkan otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pengendalian menjadi hal yang penting dalam sebuah sistem karena dengan pengendalian yang baik akan menciptakan praktek yang sehat dalam sebuah perusahaan. Kata Kunci : Sistem Informasi dan pengendalian
viii 10
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, bidang ekonomipun berkembang dengan pesat. Keadaan ini menyebabkan semua perusahaan harus dapat dengan cepat menyesuaikan diri terhadap situasi yang ada. Hanya perusahaan yang mengusai informasi saja yang dapat memenangkan persaingan dalam dunia usaha. Kebutuhan akan adanya informasi mutlak tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaannya terutama dalam proses pengambilan keputusan. Penggunaan dan perkembangan teknologi informasi membawa dampak yang besar bagi perusahaan-perusahaan untuk membangun sistem informasi. Mereka berupaya untuk memperoleh hardware, software, brainware yang berkualitas dalam menyajikan informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat. Penggantian sistem yang bersifat manual dengan sistem yang berbasis komputer diyakini sebagai salah satu cara untuk menunjang efektifitas dan efisiensi perusahaan. Setiap aktifitas dalam perusahaan merupakan komponen yang saling berkaitan dalam memberikan kontribusi bagi profitabilitas perusahaan dan memerlukan penerapan sistem informasi yang baik dan terpadu dalam pelaksanaannya. Untuk itulah setiap aktivitas dalam perusahaan harus dikelola dan dikendalikan dengan baik agar penyimpangan dan kekurangan - kekurangan yang terjadi dapat 1
dideteksi dan segera dilakukan perbaikan. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan, penyelewengan, pemborosan, dan keterlambatan informasi maka diperlukan penerapan sistem akuntansi dan sistem informasi yang memadai. Dengan adanya suatu sistem informasi yang baik dan ditunjang dengan tenaga kerja yang kompeten, maka pihak manajemen perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Informasi ini berguna bagi pihak manajemen untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan serta pengambilan keputusan yang tepat dalam menghadapi berbagai situasi. Sistem informasi tersebut dioperasikan pada unit-unit fungsional dalam perusahaan termasuk fungsi pembelian dan pemasaran yang agak dominan dalam mencapai laba yang dianggarkan. Output dari fungsi pembelian menjadi input bagi fungsi pemasaran. Agar output dari proses pembelian efektif dan efisien diperlukan juga informasi yang berkualitas dari fungsi pemasaran sehingga akan memudahkan bagi fungsi pembelian untuk menentukan berapa besar pembelian persediaan yang paling ekonomis. Pada perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa seperti rumah sakit, persediaan juga merupakan aktiva lancar yang terbesar dalam operasi mereka, persediaan obat dan alat kesehatan yang dimiliki merupakan bagian yang signifikan, karena ketersediaan obat dan alat kesehatan tersebut dapat mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan. kebanyakan persediaan alat alat kesehatan mempunyai masa berlaku yang tidak terlalu lama dan hanya digunakan dalam kasus kasus tertentu namun harus tersedia dalam jumlah yang cukup membuat perusahaan harus jeli dalam mengendalikannya, selain itu 2
banyaknya jenis obat-obatan yang memiliki fungsi yang sama namun dengan merek yang berbeda dan karakteristik para dokter dalam menuliskan resep yang berbeda-beda menuntut perusahaan untuk lebih berhati -hati dalam menentukan ketersediaan dan kecukupan persediaan obat dan alat kesehatan sehingga tidak akan terjadi kehabisan stok maupun kelebihan stok yang akan mengakibatkan kerugian
besar yang timbul akibat kesalahan dalam menentukan besarnya
ketersediaan persediaan, sehingga diperlukan informasi yang akurat agar fungsi pembelian dapat memperoleh harga beli yang ekonomis. Untuk mencapai harga beli ekonomis dan kualitas optimal tersebut, sangat dibutuhkan sistem informasi pembelian yang terkendali, efektif dan efisien yang didukung oleh tenaga kerja yang kompeten. Maraknya praktik komisi atau titipan yang dilakukan antara pemasok dengan petugas pembelian, kesalahan memesan barang dan sebagainya harus dapat dikendalikan melalui sistem yang baik dan benar. Penyimpangan dan kelemahan tersebut harus di minimalis karena dapat menumbulkan kerugian yang besar. ditambah dengan banyaknya pesaing, maka kebutuhan akan sistem dapat memperkecil kemungkinan penyimpangan yang terjadi sangat penting dan perlu dikembangkan secara terus menerus. Berdasarkan hal-hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengevaluasi sistem informasi pembelian sebagai pokok bahasan penulis yang diberi judul : “ EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RUMAH SAKIT SILOAM HOSPITAL KEBON JERUK”.
3
B. Perumusan Masalah Untuk melaksanakan prosedur pembelian diperlukan sistem informasi akuntansi yang terencana dengan baik agar prosedur pembelian sesuai dengan manajemen perusahaan yang sudah diterapkan. Dalam hal ini penulis akan menetapkan pokok masalah yang akan dibahas yaitu : 1. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Pembelian obat yang diterapkan pada RS Siloam Hospital Kebon Jeruk ? 2. Apakah Sistem Informasi Akuntansi Pembelian obat yang ada sudah sesuai dengan teori SIA yang berlaku umum ? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi pembelian obat yang berjalan dalam perusahaan apakah sudah sesuai dengan sistem yang berlaku dalam manajemen Perusahaan.
2.
Untuk
mengevaluasi
sistem
Akuntansi
Pembelian
apakah
terjadi
penyimpangan - penyimpangan yang tidak terdeteksi oleh sistem yang berjalan. D. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini diharapkan pula mendatangkan manfaat antara lain : a. Bagi Penulis Kegunan bagi penulis yaitu, dapat menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman dibidang ekonomi, khususnya mengenai bagaimana sistem
4
informasi akuntansi pembelian yang penulis dapatkan dalam bangku pendidikan dengan penerapannya di perusahaan. b. Bagi Perusahaan 1.
Sebagai bahan masukan yang diharapkan bermanfaat bagi pihak perusahaan
untuk
menyempurnakan
sistem
informasi
akuntansi
pembelian yang telah ada serta pengembangan sistem tersebut. 2.
Untuk mendorong terciptanya sistem pengendalian intern yang efisien dan efektif dalam pembelian, sehingga memudahkan manajemen untuk melakukan tugas pengendalian.
c. Bagi Pembaca Diharapkan dapat menjadi bahan referensi bagi pihak - pihak yang ingin mengetahui lebih lanjut proses penerapan sistem akuntansi pembelian dalam suatu perusahaan.
5
BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Suatu perusahaan pasti memiliki sistem pengolahan tertentu yang mungkin akan mirip dengan sistem perusahaan yang lain tetapi belum tentu sama persis, walaupun bergerak dalam bidang yang sama. Definisi sistem banyak sekali dijumpai karena penulis menuliskan teorinya berdasarkan gaya dan persepsi masing-masing. Namun pada prinsipnya, teori-teori tersebut memiliki pengertian yang sama. Romney, et al (2006: 4 ) menyatakan “ sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan “ McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh (2001:9) mendefinisikan, “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Mulyadi (2001:2) mendefinisikan, “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan“. Cushing yang diterjemahkan oleh Kosasih (2000:4) juga memberikan definisi bahwa, “sistem adalah satuan (entity) yang terdiri dari dua atau lebih
6
komponen atau subsistem yang terjalin satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan”. Sementara
Wilkinson
yang
diterjemahkan
oleh
Sinaga
(2000:2)
mendefinisikan, “Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih”. Syarat - syarat yang harus dipenuhi dalam menciptakan suatu sistem adalah : 1. Sistem harus lengkap dan terperinci Lengkap artinya sistem harus dapat mencakup seluruh transaksi perusahaan yang terjadi. Terinci artinya harus jelas langkah-langkah dalam pelaksanaan sistem tersebut, baik mengenai peralatan maupun perlengkapan yang digunakan dalam bentuk laporan yang dihasilkan. 2. Sistem harus fleksibel. Yang
dimaksud
dengan
fleksibel
harus
dipertimbangkan
kemungkinan timbulnya perubahan-perubahan dimasa yang akan datang. 3. Sistem harus sederhana Maksud dari sederhana disini adalah sistem tersebut harus dapat mencapai tujuan perusahaan dengan menggunakan biaya minimum. 4. Dapat diterima oleh semua pihak Sistem yang digunakan harus dapat digunakan oleh seluruh bagian dari perusahaan baik pelaksanaan maupun pemimpin.
7
2. Pengertian Informasi Definisi informasi menurut Zaki
(2000:4) adalah sebagai berikut :
“Informasi merupakan keluaran atau output dari suatu proses pengelolaan data.” Dari definisi tersebut nampak jelas informasi berbeda dengan data, padahal umumnya orang menganggap bahwa data sama dengan informasi. Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi pemakai, yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sedangkan data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta, angka, bahkan, simbol mentah yang merupakan masukan bagi suatu sistem informasi sehingga belum dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambil keputusan. Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Lebih lanjut sebagian besar informasi sulit ditaksirkan keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitas dan efisiensinya. Adapun kualitas dari suatu informasi menurut Jogiyanto (2000:4) tergantung tiga hal, yaitu : 1. Akurat (accurate) Berarti informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bisa atau
menyesatkan.
Akurat
juga 8
berarti
informasi
harus
jelas
mencerminkan maksudnya, informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya (timely basis ) Maksudnya adalah informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Untuk mendapatkan informasi dengan cepat, diperlukan teknologi - teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah , dan mengirimnya. 3. Relevan ( relevance ) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. B.
Sistem Informasi Akuntansi Dalam informasi akuntansi dijelaskan hal hal yang berkaitan dengan data keuangan suatu perusahaan. Data keuangan itu perlu disusun dalam bentuk bentuk yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan, untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi. Sistem tersebut dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi.
9
1.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem yang tentunya mempunyai sebuah definisi. Definisi sistem informasi akuntansi menurut Mardhani (2005): ”Sistem informasi manajemen berkepentingan dengan penyediaan informasi yang menyeluruh dan terintegrasi untuk membantu pengambilan keputusan berbagai tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dan perusahaan. Ditinjau dari hal tersebut, maka sistem informasi akuntansi merupakan sub sistem dari sistem informasi manajemen. Suatu subsistem yang menghasilkan informasi keuangan baik untuk kepentingan manajeral maupun eksternal berbasis data akuntansi biasanya disebut sistem informasi akuntansi.”
Sistem informasi akuntansi menurut Bodnar (2000:1) adalah : ”Sekumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambilan keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini, baik secara manual ataupun dengan bantuan komputer.” Sedangkan menurut Cushing (2000:5) yang diterjemahan oleh Kosasih memberikan definisi sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan manusia dan sumbersumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Informasi ini selanjutnya disediakan untuk dipakai oleh semua tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi.” Dari definisi diatas, sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu jaringan prosedur yang terdiri sumberdaya seperti, manusia, organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan dan diatur oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 10
2. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Romney, et al ( 2004 : 3 ) fungsi dari sistem informasi akuntansi adalah : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumberdaya yang dipengaruhi oleh aktivitas aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang ( review ) hal hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk
membuat
keputusan
dalam
aktivitas
perencanaan, pelaksanaan, dan pegawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asetaset organisasi,termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal. Masih menurut Romney, et al (2004 : 17 ) peran sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data antar aktivitas. Hal lain yang juga penting adalah sistem informasi akuntans harus mengumpulkan dan mengintegrasikan baik data keuangan, maupun non keuangan dari aktivitas aktivitas organisasi .
11
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi adalah : ” menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan ” Romney, et al ( 2004 : 4 ) Model umum SIA beserta elemen elemen yaitu pemakai akhir, sumber data, pengumpulan data, pemrosesan data, penghasil informasi ( Hall 2001 ) digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.1 Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi Lingkungan Eksternal Sistem Informasi
Sumber Data Eksternal
Pengumpulan Data
Manajemen Data Base
Pemrosesan Data
Penghasil Informasi
Pemakai Akhir Eksternal
Umpan Balik Sumber DataIksternal
Pemakai AkhirInformasi
Organisasi Bisnis Umpan Balik
Sumber data Adalah
transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari
sumber internal dan eksternal, misalnya : penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas. 12
Pengumpulan data Merupakan tahapan operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuanya adalah untuk memastikan bahwa ada data data peristiwa yang memasuki sistem itu sah ( valid ),lengkap dan bebas dari kesalahan material. Dan terdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpilan data yaitu : relevan dan efisien Pemrosesan data Dalam hal ini dapat bervariasi dari yang sederhana
yang
kompleks,
misalnya: algoritma matematika, tekhnik-tekhnik statistik dan prosedur prosedur untuk memposkan dan merangkum yang digunakan dalam aplikasi akuntansi. Manajemen data base Data base dalam organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Dapat berupa disket, filing kabinet dan sebagainya. Penghasil informasi Merupakan
proses
menyajikan informasi
mengumpulan,
mengatur,
memformat
dan
untuk para pemakai. Informasi dapat berupa
dokumen operasional, seperti surat pesanan penjualan, laporan dan sebagainya. Dari pengertian diatas dapat dikatakan bahwa tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyampikan informasi kepada
13
pemakai baik dari pihak luar maupun dari pihak dalam perusahaan itu sendiri dengan tepat waktu dan akurat. 4. Komponen Utama Sistem Akuntansi Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem akuntansi ini tentunya memiliki komponenkomponen utama. Menurut Romney, et.all ( 2004: 4 ) komponenkomponen itu antara lain : a. Orang orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi. c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi . d. Soft ware yang dipakai untuk memproses suatu organisasi. e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan dari komunikasi jaringan. Sedangkan
Jogiyanto (2000:37-39) mendefinisikan, komponen
sistem informasi akuntansi terdiri dari 6 (enam) blok yang disebut blok bangunan, yaitu :
14
1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi operator
15
komputer,
pemrogram,
operator
pengolah
kata, spesialis
telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya. 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikan rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data
yang
baik
juga
berguna
untuk
efisiensi
kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBM (Database management Sistem). 6. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan - kecurangan, kegagalan - kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
16
C.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 1. Pengertian Sistem Pembelian Sistem yang terkait dalam siklus pengeluaran diantaranya adalah sistem pengadaan dimana didalamnya terdapat sistem pembelian dan sistem penerimaan barang . Sistem pembelian menurut Krismiaji ( 2002 : 12 ) ” merupakan aktivitas pembelian bahan baku, suplais, mesin dan gudang yang diperlukan untuk mendukung kegiatan perusahaan ” Aktivitas
pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan
pembelian oleh petugas Pencatat Kartu Persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan barang digudang juga menipis sehingga perlu diisi kembali dengan menggadakan pembelian barang. Dengan menggunakan dokumen permintaan pembelian, bagian pembelian mempersiapkan dokumen pesanan pembelian. Pesanan pembelian ( purchase order ) adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual. Dokumen pesanan pembelian itu dibuat beberapa rangkap. Bagian
Pembelian
mencatat
dokumen
pesanan
pembelian,
yang
dikembalikan oleh rekanan sebagai pemberitahukan kesanggupan memasok barang ke dalam file Pesanan yang Masih Terbuka. Petugas di Bagaian Pembelian bertanggung jawab untuk menindaklanjuti pesanan-pesanan yang belum ada. Apa bila rekanan menyerahkan barang, bagian pembelian Barang akan menerima dan mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian tadi. Ketika barang sudah diperiksa secara teliti, petugas Bagian Penerimaan mempersiapkan laporan penerimaan barang ( receiving report ). Penerimaan ini akan menambah jumlah persediaan pada kartu persediaan dan mengurangi jumlah pesanan yang masih terbuka. Penerima barang tersebut akan 17
meningkatkan jumlah persediaan digudang dan mengurangi jumlah pesanan yang masih terbuka. Lembar terakhir laporan penerimaan barang tersebut dikirim kegudang bersama-sama dengan penyerahan barang dari Bagian Penerimaan Barang ke Bagian Gudang. Penyerahan barang dari Bagian Penerimaan ke Bagian Gudang merupakan pengalihan tanggung jawab atas barang yang perlu mendapat perhatian yang seksama. Pengalihan tanggung jawab itu harus didukung oleh bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar laporan penerimaan barang. Apabila semuanya sesuai, petugas tersebut dapat menandatangani laporan. Lembar yang telah bertanda tangan itu selanjutnya diteruskan ke Bagian Gudang. Bagian Utang menerima faktur dari rekanan yang meminta pembayaran atas barang yang telah diserahkan keperusahaan. Sebelum menyetujui pembayaran jumlah yang ditagihkan pada faktur tersebut, petugas bagian Utang mencocokkan data yang tercantum dalam faktur tersebut dengan data yang tercatat pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang. Selanjutnya laporan Penerimaan barang juga dicek kembali untuk meyakinkan bahwa jumlah yang ditagihkan dalam faktur benar-benar sesuai dengan harga barang yang diterima. Jika semua langkah ini telah ditentukan, Bagian Utang dapat membuat voucher yang prinsipnya memberikan persetujuan atas pembayaran faktur tersebut. Dari prosedur diatas kita bisa melihat adanya kemandirian tiga fungsi, yaitu : a. fungsi operasional atau pelaksanaan dilaksanakan oleh Bagian Pembelian, b. fungsi pengelolahan yang dilaksanakan oleh Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Gudang, serta c. fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh Bagian Utang dan Petugas Pencatat Persediaan.
18
2. Fungsi fungsi yang terkait dalam Sistem Pembelian Mulyadi (2001 : 30 ) mengatakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah : 1. Bagian gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima dari bagian penerimaan barang. 2. Bagian pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih, pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok. 3. Bagian penerimaan barang, bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok, guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian penerima juga bertangung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi penjualan 4. Bagian akuntansi, bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatat utang dan bagian pencatat persediaan. Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai bukti pembantu utang. 3. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pembelian Mulyadi ( 2001 : 35 ) mengatakan bahwa dokumen yang digunakan dalam dokumen dalam sistem pembelian bahan baku adalah : 1. Surat permintaan pembelian ( Purchase Requisition ) Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh gudang atau pemakai barang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu yang diinginkan . surat permintaan ini biasanya dibuat 2 rangkap untuk setiap permintaan, satu lembar untuk bagian pembelian dan tembusanya untuk arsip bagian yang meminta barang ( bagian gudang ) adapun gambarnya sebagai berikut :
19
Gambar 2.2 Surat Permintaan Pembelian No.SPP 475687 Tanggal : …… / ……… SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Gunakan formilir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta Dari Bagian : ……………… digunakan untuk……………………………………. Sifat Permintaan : Biasa Kuantitas
Segera
No.Part/No.Katalog
Ukuran
Kirim Ke………………… Bebankan Ke Dep….No.Rek……….
Mendesak Penjelasan lengkap
Diisi oleh Bagian Pembelian Pemasok
Tgl. Diperlukan……../……/…………
Harga
Total
perunit
Harga
No.SOP
Diperlikan Oleh……………………… Disetujui Oleh……………………….
Harga yang berlaku…………………… Pemasok yang lalu…………………..,. Ya untuk dibeli…………………………
Sumber : mulyadi ( 2001 : 305 )
2. Surat Permintaan Penawaran Harga ( Purchase Price Quation ) Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi ( tidak repetitive ) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Adapun bentuk formulirnya seperti berikut:
20
Gambar 2.3 Surat Permintaan Penawaran Harga PT Dirgantara Jl.Sawa CT 8/ 94 Jogjakarta,55281…………………… Telp.(0274)86104 Fak.(0274) 86104 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Kepada Yth
Catatan Permintaan penawaran harga ini Bukan merupakan order Tgl Penyerahan
Tgl SPPH
Silahkan menawarkan kepada kami barang barang berikut ini,kami bersedia mempertimbangkan barang substitusi
Kuantitas
No.Part
Keterangan
Harga
perunit
Potongan
Harga
Bersih
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat FOB……………..dan syarat pembayaran…………………dengan jangka waktu pengiriman ……….setelah order pembelian kami terima Kirimkan kembali formilir ini kebagian pembelian pada alamat diatas
Nama perusahaan
Tanda tangan
Sumber : Mulyadi ( 2001: 305 )
3. Surat Order Pembelian dokumen ini digunakan untuk memesan barang barang kepada pemasok yang dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusandengan bagian sebagai berikut : a. Lembar pertama dikirim ke pemasok .
21
b. Lembar kedua dikirim ke pemasok lalu dikembalikan ke persahaan Sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian serta tanda kesanggupan . c. Lembar ketiga dikirim kepada gudang . d. Lembar
keempat untuk bagian pembelian ( menurut tanggal
penerimaan barang yang diharapkan ) e. Lembar kelima bagian pembelian f.
Lembar keenam bagian penerimaan
g. Lembar ketujuh bagian akuntansi 4. laporan penerimaan barang dokumen ini dibuat olenh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas, seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian Dokumen ini dibuat apabila terjadi perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Adapun gambarnya sebagai berikut :
22
Gambar 2.4 Surat Perubaha Order Pembelian PT Dirgantara Jl.sawa CT 8/94.Yogjakarta, 55281 Fak.(0274) 86104
SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN Kepada
No.Surat perubahan order pembelian
Yth.
No.Surat Order Pembelian Kode
Kuantitas
Satuan
Keterangan
Tgl Tgl
Harga
Total
persatuan
Harga
Menurut Order pembelian kami yang lalu berubah menjadi
Manajer Pembelian
Sumber : Mulyadi (2001)
6. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi untuk dasar pencatatan transaksi transaksi pembelian oleh bagian akuntansi, dan juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
5. Flowchart Untuk Prosedur Pembelian Barang Bagan alir ( Flowchart ) untuk prosedur pembelian yang diselenggarakan secara komputerisasi, dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut ini.
23
24
a. Departemen Pemrosesan Data Proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam proses produksi, sistem menentukan jika item item yang dipengaruhi dalam file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Pencatatan dilakukan pada file Permintaan Pembelian terbuka.setiap record ( catatan) dalam file permntaan terbuka menunjukan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. b. Departemen Pembelian Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan- salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemroses data, dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri.
c. Departemen Penerima Barang Ketika barang- barang diterima, petugas administrasi penerimaan mengakses file pesanan pembelian secara Real-Time ( segera ) dengan memasukan nomor psanan pembelian yang diambil dari slip pengemasan, selanjutnya petugas ini segera memasukan kuantitas yang diterima dari setiap item pada pesanan pembelian.
25
d. Departemen Utang dagang Ketika menerima salinan permintaan pembelian dan surat pesanan pembelian oleh petugas utang dagang dibuat file penundaan utang dagang, setelah menerima salinan laporan penerimaan barang dan salinan faktur pemasok, petugas administrasi utang dagang mencocokan dengan file penundaan utang dagang dan kemudian mempersiapkan voucher pembayarnanya.
D. Pengendalian Sistem informasi 1. Pengertian Pengendalian Intern Suatu sistem informasi merupakan subyek terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Hal itu yang menjadikan pengendalian intern suatu sistem informasi mutlak diperlukan . Kontrol atau pengendalian adalah “ penggunaan seluruh sarana perusahaan untuk meningkatkan , mengarahkan , mengendalikan dan mengawasi berbagai aktifitas dengan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai “( Sawyer, 2003: 15-16 ).Institute of International Auditor (IIA) mendefinisikan Kontrol sebagai “ setiap tindakan yang diambil manajemen untuk meningkatkan tercapainya tujuan dan sasaran yang ditetapkan “ ( Sawyer, 2003 : 59
).
Kontrol internal menurut American Institute of
Certified Public
Accountant (AICPA) ( Sawyer, 2003 : 58 ) dalam pernyataan yang terakhir tahun 1997 adalah sebagai berikut : 26
“Kontrol internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh aktivitas dewan komisaris, manajemen aatu pegawai lainya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar mengnai pencapaian tujuan dalam hal : (a) keandalan pelaporan keuangan (b) efektifitas dan efisiwn operasi , dan (c) ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku “ Berdasarkan beberapa kesimpulan di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian pada dasarnya merupakan usaha atau langkah langkah yang dilakukan oleh manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan atau aktivitas yang telah dilakukan telah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan , terjaganya keamanan sumberdaya perusahaan , dan sumberdaya digunakan secara efektif dan efisien . pengendalian dilaksanakan dengan membandingkan kegiatan yang dilaksanakan agar selaras dengan rencana . 2. Tujuan Pengendalian Intern
Pengendalian intern dalam suatu sistem informasi meliputi struktur organisasi metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk mencapai suatu tujan. Tujuan dari pengendalian intern menurut Mulyadi ( 2001 : 163 ) adalah: 1) 2) 3)
Menjaga kekayaan organisasi Mengecek ketelitian dan dapat dipercayanya data akuntansi Mendorong efisiensi mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen .
Tujuan nomor 1 dan 2 merupakan tujuan sistem pengendalian akuntansi, sedangkan tujuan nomor 3 dan 4 merupakan tujuan sistem pengendalian administratif. Suatu sistem informasi yang baik selalu dilengkapi dengan sistem tersebut. Pengendalian intern itu sendiri mempunyai beberapa elemen pokok yang akan mendukung keleluasaan desain sistem tersebut .
27
3. Unsur unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dalam sebuah sistem tentunya diperlukan suatu pengendalian intern. Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi pembelian dirancang unruk mencapai tujuan pokok pengendalian intern antara lain : menjaga kekayaan ( persediaan ), dan kewajiban perusahaan ( hutang dagang atau buku kas keluar yang akan dibayar ), menjadi ketelitian dan keandalan akuntansi ( utang dan persediaan ) Untuk merancang unsur unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern terdiri dari : 1)
Organisasi a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang d.
Transaksi pembelian harus melibatkan fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh salah satu fungsi tersebut.
2). Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang , atau oleh fungsi 28
pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai . b. surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. f.
Pencatatan dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Praktik yang sehat a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya dipertanggung jawapkan oleh fungsi gudang b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaianya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan d. Pemasok dipilih berasarkan jawaban penawaran harga yang bersaing dari berbagai pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan, jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembalian 29
dari fungsi pembelian. f.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari
pemasok
dengan
cara
menghitung
dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai bukti pembayaran hutang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar. i.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j.
Buku kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah dikirim ke pemasok.
30
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan Siloam Hospitals Kebon Jeruk Siloam Hospitals Kebon Jeruk (SHKJ) yang berlokasi di Jalan Raya Pejuangan, Kebon Jeruk Jakarta 11530 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa kesehatan. Siloam Hospitals Kebon Jeruk (SHKJ), dahulu bernama Rumah Sakit Graha Medika yang didirikan pada bulan Maret 1988 dibawah pengelola PT.Baligraha Medika Tama yang mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman pada bulan Juli 1989. Mulai beroperasi secara komersial pada tanggal 22 April 1991. Pada tahun 1998 telah Go Public dan saat ini dibawah pengelola PT.Siloam Health Care, Tbk. Pada saat ini luas area Siloam Hospitals Kebon Jeruk adalah 14.883 M2 ( 12.684 M2 + 2.199 M2 ) dan luas bangunannya adalah : 19.798 M2. Didukung 590 tenaga dokter, 882 perawat, 213 asisten perawat dan 337 paramedis, perseroan senantiasa berusaha memberikan pelayanan pemeliharaan kesehatan terbaik kepada masyarakat, melalui peningkatan kualitas tenaga medis dan peralatan medis yang canggih, serta tenaga dokter dan para medis yang terampil dan bersahabat. 2. Struktur Organisasi Dalam rangka menjamin keberhasilan peningkatan mutu dan kualitas pelayanan Rumah Sakit seiring dengan tuntutan kebutuhan masyarakat, Rumah Sakit perlu dikelola secara berdayaguna dan berhasilguna. Untuk mencapai 31
tujuan-tujuan Rumah Sakit seperti yang tercantum dalam misi dan visinya, perlu ada pengorganisasian di rumah sakit. Susunan Organisasi Siloam Hospitals Kebon Jeruk terdiri dari ( Bagan Struktur Organisasi Perusahaan Terlampir ): 1. Direktur Siloam Hospitals Kebon Jeruk 2. Chief Executive Officer 3. Dewan Penasehat Medik 4. Chief Operational Officer 5. Chief Financial Officer 6. K3LH 7. Kepala Bidang Pelayanan & Penunjang Medik 8. Kepala Bidang Pelayanan Umum 9. Kepala Bidang HRD 10. Kepala Bidang Bussiness Office 11. Kepala Bidang Quality Improvement 12. Kepala Bidang Akutansi & Keuangan 13. Kepala Bidang Logistik 14. Kepala Bidang Sistem Informasi 15. Kepala Bidang Keperawatan
32
a. Fungsi-fungsi dari Direktur Siloam Hospitals Kebon Jeruk dan Chief Executive Officer adalah : 1. Menyusun kebijaksanaan pelaksanaan kegiatan di rumah sakit 2. Membina pelaksanan kegiatan di rumah sakit 3. Megkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan dan perundanang-undang yang berlaku 4. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan 5. Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah disetujui 6. Mengusulkan rencana pembangunan dan pengembangan saran dan prasarana rumah sakit yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan saat ini serta pembangunan dimasa mendatang 7. Bersama-sama dengan CEO HealthCare Division menentukan dan merumuskan strategi serta rencana induk pembangunan rumah sakit 8. Melaporkan kegiatan penyelenggaraan rumah sakit, meliputi laporan pelayanan, ketenagaan dan keuangan kepada CEO HelthCare Division dan Komisaris PT. Siloam Gleneagles Hospitals 9. Memelihara hubungan baik dengan pemerintah, organisasi perumahsakitan, organisasi profesi dan masyarakat b. Fungsi-fungsi dari Chief Operational Officer adalah : Melakukan pengendalian terhadap Bidang Pelayanan & Penunjang Medik, Keperawatan, Umum, HRD, dan Business Office.
33
c. Fungsi-fungsi dari K3LH (Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Kesehatan Lingkungan) adalah : Merumuskan kebijakan, peraturan, pedoman, petunjuk dan pelaksanaan prosedur keselamatan, kesehatan kerja dan kesehatan lingkungan. d. Fungsi-fungsi dari Bidang Pelayanan & Penunjang Medik adalah : Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen di bawah bidang Pelayanan Medik yang secara garis besar mencakup fungsi perencanaan, pengadaan, pengelolaan serta evaluasi sistem operasional, dengan tujuan menciptakan efisiensi dan efektifitas pelayanan baik internal ataupun pelayanan esternal kepada pengguna jasa rumah sakit. e. Fungsi-fungsi dari Bidang Keperawatan adalah : 1. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasioanl pelayanan keperawatan di rumah sakit 2. Bertanggung jawab untuk pengembangan profesionalisme pelayanan keperawatan di masa mendatang f.
Fungsi-fungsi dari Bidang Umum adalah : Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen di bawah bidang Pelayanan / Urusan Umum yang secara garis besar mencakup fungsi perencanaan, pengelolaan serta evaluasi sistem operasional, dengan tujuan menciptakan efisiensi dan efektivitas pelayanan esternal kepada pengguna jasa rumah sakit.
34
g. Fungsi-fungsi dari Bagian HRD adalah : Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia yang secara garis besar mencakup fungsi kepersonalian rumah sakit, fungsi hokum, menciptakan keharmonisan hubungan industrial di rumah sakit serta mengembangkan produktivitas kerja sumber daya manusia secara optimal. Adapun h. Fungsi-fungsi dari Bagian Business Office Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen di bawah bidang business Office yang secara garis besar mencakup fungsi perencanaan, pengelolaan serta evaluasi sistem operasional, dengan tujuan menciptakan efisiensi dan efektivitas pelayan baik secara internal ataupun pelayanan eksternal kepada pengguna jasa rumah sakit. i. Fungsi-fungsi dari Bagian Keuangan dan Akutansi Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen di bawah bidang keuangan dan akutansi
yang secara garis besar mencakup fungsi perencanaan,
pengadaan, pengelolaan serta evaluasi sistem operasional, dengan tujuan menciptakan efisiensi dan efektivitas pelayanan baik secara internal ataupun pelayanan eksternal kepada pengguna jasa rumah sakit. j. Fungsi-fungsi dari Bagian Logistik 1. Melakukan perencanaan dan pengembangan sistem dan prosedur untuk bagian logistik secara keseluruhan 2. Membuat rencana strategi kegiatan dan pengembangan untuk bagian logistik 35
k. Fungsi-fungsi dari Bagian Sistem Informasi Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen di bawah bidang sistem informasi yang secara garis besar mencakup fungsi perencanaan, pengadaan, pengeloaan serta evaluasi sistem informasi dengan tujuan menciptakan efisiensi dan efektifitas pelayanan baik secara internal ataupun pelayanan eksternal kepada pengguna jasa rumah sakit.. l. Fungsi-fungsi dari Bagian Quality Improvement Memastikan diimplementasikannnya Sistem Manajemen Mutu di Siloam Graha Medika Hospital sesuai dengan standar ISO 9001:2000, Standar Akreditasi Rumah Sakit, maupun standar-standar lainnya yang ditetapkan oleh
pimpinan
siloam
Graha
Medika
Hospital,
dan
senantiasa
meningkatkan mutu pelayanan Siloam Graha Medika Hospital. m. Fungsi-fungsi dari bagian Penasehat Medik : Penasehat Medik mempunyai fungsi membantu Direktur menyusun standar profesi/standar pelayanan medis dan memantau pelaksanaannya, melaksanakan pembinaan etika profesi, mengatur kewenangan profesi anggota Staf Medis Fungsional serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan untuk meningkatkan mutu tenaga medis.
36
3. Bidang Usaha dan Jenis Produk Siloam Hospitals Kebon Jeruk adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha kesehatan.adapun Pusat pelayanan utama di Siloam Hospitals Kebon Jeruk yang berlokasi di Kebon Jeruk Jakarta Barat adalah : a. Urology Center b. Obstetrics & Gynecology Center c. Fertility Center d. Gastro Enterology Center e. Skin Center B. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, faktual dan akurat mengenai evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian Obat dan ALKES .
C. Metode Pengumpulan Data Dalam skripsi ini digunakan data data untuk menunjang penelitian yang digunakan oleh penulis, dan diusahakan agar data data yang diperoleh yang berkaitan atau berhubungan dengan masalah yang dianalisa . mengenai metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah : 1.
Penelitian Lapangan ( Field Research ) dalam penelitian lapangan ini penulis langsung mengadakan penelitian pada RS Siloam Hospital Kebon Jeruk yang dilakukan dengan dua cara yaitu : 37
a.
Pengamatan ( Observasi ) yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti .
b.
Wawancara ( Interview ) Yaitu suatu cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab dengan responden untuk memberikan informasi mengenai masalah yang diteliti dan kemudian mencatatnya dengan sistematis .
2.
Penelitian Kepustakaan ( Library Reseach ) penelitian ini dilakukan dengan mengutip pendapatpendapat ahli dari buku, membaca dan menelaah Literatur Literatur catatan catatan kuliah dan artikel artikel yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas .
D. Metode Analisis Data Dalam penyusunan skripsi ini metode analisis data yang digunakan penulis adalah : Analisa Deskriptif kualitatif, adalah analisis yang didasarkan pada pernyataan keadaan dan ukuran kualitas .
38
BAB IV ANALISA DAN HASIL PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat Yang Diterapkan RS. Siloam Hospitals Kebon Jeruk. Pada perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan seperti rumah sakit, Obat merupakan suatu kebutuhan yang mutlak harus tersedia, karena kedua jenis barang tersebut merupakan sarana dalam upaya memelihara dan mencapai kesehatan / kesembuhan pasien, mewujudkan pelayanan kesehatan yang berkualitas
dalam rangka
Rumah Sakit Siloam
membutuhkan sebuah manajemen pengelolaan terhadap Obat –obatan yang baik. Obat
merupakan
barang
barang
yang
dalam
setiap
pengadaanya
mendapatkan perhatian khusus dari pemerintah karena barang barang tersebut jika digunakan oleh orang yang tidak kompeten dibidangnya akan menjadi hal yang sangat berbahaya dan sangat rawan untuk disalah gunakan, terlebih untuk obat-obat Narkotika, bahan berbahaya dan alat yang digunakan untuk hal tersebut, oleh karena itu dalam mengelola Obat obatan memerlukan sistem informasi yang akurat dan handal. 1. Sistem Informasi Yang digunakan Sistem yang digunakan oleh Siloam Hospital Kebon Jeruk adalah sistem MAGIC, yaitu sebuah sistem komputer dengan jaringan Local Area Network ( LAN ) yang terhubung keseluruh fungsi yang yang terlibat dalam kegiatan 39
operasional Perusahaan, dimana antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain saling berinteraksi dan saling memberikan informasi yang akurat, sistem tersebut dapat dilihat dalam gambar 4.1 berikut ini
Gambar 4.1 Jaringan Komputer GUDANG
PEMBELIAN
FIN & ACC
SERVER
APLIKASI
BASIS DATA
Sumber : RS. Siloam Dalam pengadaan Obat, RS Siloam membedakan menjadi dua yaitu pengadaan obat baru dan pengadaan obat yang lama/ sudah pernah ada. a. Pengadaan obat baru Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat yang diterapkan di RS Siloam Hospital untuk pengadaan obat baru dijelaskan dalam flowchart seperti terlihat pada gambar 4.2 berikut ini: 40
Gambar 4.2 flowchart Pengadaan Obat Baru
Dokter Usulan Baru
obat
N
Pembelian
Gudang Dokter Koordinator
Usulan obat baru
Usulan kode Obat baru
Approve
PO PFT
Y Vendor
Ke Bagian Utang Dagang
Sumber : RS. Siloam
1.
Usulan obat baru diproses melalui dokter yang mengusulkan dan ditanda tangani oleh dokter koordinator kemudian disetujui oleh Panitia Farmasi dan Terapi ( PFT ) dan kepala Divisi penunjang medis.
2.
Usulan minimal diusulkan 3 orang Dokter Sepesialis
3.
Bagian Gudang Mengajukan permohonan kode obat baru
kepada
Departemen Pembelian. c. Pengadaan Obat yang sudah ada Obat yang sudah ada adalah Obat yang sebelumnya sudah pernah ada dan dibeli di Siloam Hospital, pengadaan Obat yang sudah ada dilakukan oleh Bagian Gudang dengan berdasarkan stok maksimum dan stok minimum 41
yang telah ditentukan sebelumnya, pembelian Obat diawali dari Bagian gudang melakukan proses pesanan otomatis pada komputer.sebagai mana digambarkan dalam gambar 4.3 berikut : Gambar 4.3 Flowchart Sistem Pembelian
GUDANG
PEMBELIAN
PENERIMAAN
Permintaan Pembelian
file kartu persediaan
Pesanan Pembelian
FIN & ACC Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian
pemasok Proses PP Otomatis
Menyiap kan PO
Laporan penerimaan Surat jalan pemasok
Membuka file PP
Menyiapkan PP
PO
PO PO
File penundaan UD
Menyiap kan RR
Pesanan Pembelian
pemasok
Faktur pemasok
RR Permintaan Pembelian
pemasok Laporan penerimaan Cocokan faktur dgl file penundaan UD
Permintaan pembelian Pesanan Pembelian
Voucher Pembayaran PP PO RR
file
Faktur Voucher
Membuka file Voucher
Sumber : RS. Siloam 42
1. Dari hasil proses pesanan otomatis, petugas gudang melakukan koreksi pesanan yang akan dilakukan dangan cara membandingkan jumlah penjualan selama tiga bulan terakhir dangan jumlah persediaan yang masih tersedia di Siloam
Hospital, berdasarkan hasil perbandingan
tersebut petugas gudang melakukan penyesuaian atas
jumlah
usulan
pesanan yang akan disetujui. sesuai dengan trend penjualan tiga bulan sebelumnya. 2. Setelah didapatkan jumlah pembelian yang paling sesuai, petugas gudang mencetaknya menjadi Permintan Pembelian, kemudian diberikan kepada bagian pembelian untuk kemudian didownload menjadi Pesenan Pembelian. 3. Berdasarkan permintaan pembelian dari gudang, bagian pembelian membuat Pesanan Pembelian dan didistribusikan kepada pemasok, bagian penerimaan, bagian utang dagang. 4. Berdasarkan Surat jalan pemasok, petugas penerimaan menyiapkan Laporan Penerimaan, dan mencetaknya dalam beberapa rangkap. 5. Berdasarkan Permintaan pembelian, Pesanan Pembelian, Laporan Penerimaan, dan Faktur Pemasok, petugas keuangan menyiapkan Voucher Pembayaran dan melakukan pembayaran kepada pemasok.
43
2. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Pembelian a. Unit Pemakai Barang Tugas dari unit ini adalah menganalisa dan melakukan penghitungan kebutuhan obat yang akan digunakan dalam kegiatan operasional di unit tersebut dan mengajukan permintaan barang ke unit gudang. Dokumen dokumen yang digunakan oleh unit pemakai barang adalah : 1) Formulir Permintaan Barang 2) Bukti serah terima barang dari gudang b. Departemen Gudang Unit ini bertugas untuk melakukan pemeriksaan persediaan, membuat Permintaan Pembelian dan juga bertanggung jawab untuk melaksanakan fungsi penerimaan barang dari pemasok yaitu mencetak Tanda Terima Barang, memeriksa kuantitas dan kualitasnya sesuai dengan yang dipesan, kemudian menyimpan dan mendistribusikan. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh Unit Gudang adalah : 1) Formlir Permintaan Barang dari unit pemakai barang. 2) Permintaan Pembelian 3) Order Pembelian 4) Surat jalan Suplier 5) Bukti Penerimaan Barang / Tanda Terima Barang 6) Kartu Stok Barang
44
c. Departemen Pembelian Departemen pembelian merupakan departemen yang mempunyai peran besar dalam pengadaan barang bagi perusahaan. Pembelian merupakan suatu fungsi dalam hal pelayanan yang sangat menunjang kegiatan operasi departemen lain. Untuk dapat melakukan kegiatanya dengan baik, maka harus ada informasi yang jelas yang dibutuhkan oleh departemen pembelian dari departemen lain dalam perusahaan. Departemen pembelian bertanggung jawab untuk mendapatkan informasi mengenai harga, menentukan pemasok yang akan dipilih dan melaksanakan pembelian barang untuk kegiatan operasional perusahaan. Disamping itu departemen pembelian juga bertugas untuk menerima dan memeriksa Faktur / Invoice / kwitansi / Nota dan Surat Jalan Suplier Asli dari pemasok dan dokumen lain yang mendukung terjadinya pembelian tersebut. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh Departemen Pembelian adalah : 1) Permintaan Pembelian 2) Order Pembelian 3) Surat jalan Suplier Asli 4) Faktur / Invoice / Kwitansi / Nota 5) Rencana Pembayaran 6) Bukti Penerimaan Barang 7) Estimasi Pembayaan
45
d. Departemen Keuangan dan kasir Departemen keuangan bertanggung jawab untuk memeriksa semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pembalian yang diterima dari departamen pembelian dan mempersiapkan pembayaran kepada pemasok. sedangkan kasir bertugas untuk melaksanakan pembayaran kepada pemasok . Dokumen-dokumen yang digunakan adalah : 1) Order pembelian 2) Bukti Penerimaan Barang 3) Tanda Terima Faktur dan Surat Jalan Suplier 4) Faktur/Invoice/Kwitansi/Nota Asli,Surat Jalan Suplier Asli e. Departemen Accounting Departemen Accounting bertugas untuk menyelenggarakan pencatatan dan memperbaharui hutang dagang , membuat jurnal untuk dicatat dalam Ledger serta mempersiapkan dokumen asli sebagai sumber pencatatan Hutang Dagang. Dokumen-dokumen yang digunakan adalah : 1) Order Pembelian 2) Bukti Penerimaan Barang 3) Tanda Terima Faktur dan Surat Jalan 4) Rencana Pembayaran 5) Bukti Pengeluaran Bank
46
3. Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian. a. Formulir Permintaan Pembelian Formulir
Permintaan pembelian adalah dokumen yang diisi oleh
bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu yang diinginkan, formulir ini dibuat dalam dua rangkap untuk setiap kali
melakukan permintaan.
Lembar pertama formulir ini diserahkan ke bagian pembelian dan lembar kedua untuk file di bagian gudang, formulir permintaan pembelian ini di bedakan menjadi dua yaitu : 1.
Permintaan pembelian Manual, yaitu permintaan pembelian yang dibuat berdasarkan permintaan dari unit pemakai barang dan barang yang diminta tidak distok di gudang,
2.
Permintaan pembelian Otomatis, yaitu permintaan pembelian yang dibuat berdasarkan stok maksimum dan stok minimum yang ada di gudang pusat, permintaan pembelian ini dibuat secara rutin dan terjadwal, yaitu hari senin dan kamis untuk permintaan pembelian Obat, dan hari selasa dan jumat untuk permintaan pembelian Alat Kesehatan Dalam
Permintaan Pembelian tercantum antara lain; Nomor
Permintaan, Nama Pemasok, kode barang, dan jumlah yang diminta. Sebelum di serahkan ke bagian pembelian dokumen ini ditandatangani oleh kepala gudang.
47
harus
b. Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga kepada calon pemasok, dokumen ini hanya digunakan untuk barang yang belum pernah dibeli sebelumnya, permintaan penawaran harga
dibuat oleh
departemen pembelian atas dasar permintaan informasi harga dari unit yang meminta barang , tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendapatkan informasi mengenai harga barang serta berbagai syarat pembeliannya, dokumen ini dikirimkan kepada minimal 3 ( tiga ) pemasok dengan tujuan untuk mendapatkan pemasok yang terbaik. c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang barang kepada pemasok yang dipilih, dalam Surat Order Pembelian tercantum antara lain; Nomor Pesanan, Nama Pemasok, Kode barang, Jumlah Barang, dan Harga Barang, Dokumen ini di buat oleh Bagian Pembelian atas dasar Permintaan pembelian lembar pertama yang diberikan oleh bagian gudang, Order pembelian dibuat dalam 3 ( tiga ) rangkap dengan ditandatangani oleh pejabat yang ditetapkan oleh manajemen, dalam hal ini adalah direktur keuangan dan kepala bagian pembelian didistribusikan sebagai berikut : 1
lampiran 1 difax/ dikirim ke Pemasok
2
lampiran 2 untuk Departemen Keuangan
3
lampiran 3 untuk Departemen Pembelian 48
dan
Order Pembelian lampiran 1 difax/ dikirim ke pemasok untuk dicek apakah harga yang tercantum dalamnya telah sesuai dengan harga yang telah disepakati sebelumnya, begitu juga dengan kesanggupan dalam hal kuantitas. Apabila sudah sesuai, maka order pembelian tersebut ditandatangani dan difax/ atau dikirim kembali ke Departemen pembelian. Sedangkan apabila terdapat ketidak cocokan antara Order Pembelian dengan perjanjian sebelumnya atau terjadi perubahan harga maka pemasok mengembalikan Order Pembelian tersebut untuk direvisi. d. Laporan Penerimaan / Tanda Terima Barang Dokumen ini digunakan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pebelian. Penerimaan Barang dilaksanakan oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang menerima barang dan surat jalan dari pemasok untuk dibuatkan Tanda Terima Barang ( TTB ) oleh staf Gudang yang bertugas membuat Tanda Terima Barang. Dalam membuat tanda terima, petugas tersebut memasukan data antara lain Nomor Surat Jalan/ faktur, Nama Pemasok, dan Nomor Pesanan. apabila data yang dimasukan tersebut benar maka secara otomatis akan muncul surat pesanan dalam bentuk Soft Copy yang online dengan komputer di Departemen Pembelian dan Departemen Keuangan, lalu petugas tersebut mencocokan antara kuantitas yang tertera pada surat jalan / faktur dengan Order Pembelian Yang terlihat di monitor, setelah semuanya cocok, maka Petugas Gudang tersebut akan mencetak Tanda 49
Terima Barang sebanyak 4 ( empat ) rangkap dan mengambil dua lembar copy faktur pemasok yang akan digunakan sebagai lampiran Tanda Terima Barang, dalam Tanda terima tercantum Nomor Surat Jalan / faktur, Nomor Tanda Terima, Nama Pemasok, Nomor Order Pembelian, Nama Barang dan Kuantitas, Tanda Terima Barang tersebut kemudian diserahkan kepada Staf Gudang yang bertugas memeriksa barang untuk kemudian dicocokan dengan jumlah barang yang dikirimkan, Tanda Terima Barang yang sudah diperiksa kelengkapan dan kesesuaianya dengan fisik kemudian ditandatangani oleh petugas gudang yang memeriksa dan petugas pengantar barang. Tanda Terima tersebut rangkap 1 dan 2 diserahkan kepada pemasok beserta surat jalan / faktur asli, rangkap 3 untuk bagian pembelian dilampirkan copy faktur pemasok, dan rangkap ke 4 untuk file bagian gudang yang dilampirkan copy faktur pemasok. rangkap 1 digunakan untuk file Pemasok sedangkan rangkap 2 digunakan untuk penukaran faktur atau penagihan, rangkap 3 diserahkan ke Departemen Pembelian, Selanjutnya Tanda Terima rangkap 4 oleh petugas gudang dikonfirmasi kedalam komputer yang digunakan untuk mencatat Stok sehingga catatan stok digudang akan bertambah, selain dicatat dikomputer stok tersebut juga dicatat pada kartu stok manual untuk memudahkan dalam pemeriksaan. Dan oleh bagian Gudang Tanda Terima rangkap 3
dilampirkan bersama Surat Jalan / faktur kemudian difile
berdasarkan Nomor Urut TTB.
50
e. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi untuk dasar pencatatan transaksi transaksi pembelian oleh bagian akuntansi, dan juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. Sebelum bukti kas keluar ini dibuat, terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan dokumen dokumen pendukung transaksi pembelian oleh bagian pembelian, Berkas berkas yang telah diperiksa oleh bagian pembelian kemudian diserahkan kebagian keuangan untuk dicocokan kembali dengan copy Order Pembelian dan copy Tanda Terima Barang dari bagian gudang, kemudian berkas berkas tersebut oleh bagian keuangan digunakan untuk memperbaharui catatan Hutang
dan untuk mempersiapkan Bukti
Penegeluaran Bank . Kasir menerima Bukti Pengeluaran Bank dengan dilampirkan Tanda Terima Barang, faktur/ Invoice/ Kwitansi, Surat Jalan Suplier, dan Order Pembelian dari departemen keuangan, setelah semua dokumen diperiksa kembali kebenaranya, kasir membuat Cek/Bilyet Giro atau bukti transfer bank yang ditanda tangani oleh Direktur.
B. Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat pada Siloam Hospital Dalam menjalankan pengendalian internal
Siloam Hospital mempunyai
unsur-unsur pokok pengendalian internal sebagai berikut:
51
1
Pemisahan Fungsi Fungsi operasi a. Fungsi gudang bertanggungjawab untuk membuat permintaan pembelian berdasarkan laporan stok. b. Fungsi pembelian merupakan tanggung jawab bagian pembelian c. Fungsi Cost Accounting bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengevaluasi harga pembelian barang. d. Fungsi penerimaan, pemeriksaan
dan penyimpanan barang
merupakan tanggumg jawab gudang. e. Fungsi
keuangan
dan
kasir
bertanggungjawab
melaksanakan
pemeriksaan dokumen pembelian dan melakukan pembayaran ke pemasok. f. Fungsi Accounting bertanggung jawab melakukan pencatatan yang berhubungan dengan kegiatan pembelian. 2. Sistem Wewenang dan Otorisasi Transaksi Siloam Hospital setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk meyetujui terjadinya transaksi tersebut. Sehingga dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi untuk terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam suatu organisasi. Penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Sistem wewenang ini di Siloam Hospital diterapkan dengan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, yaitu : 52
a.
Surat Permintaan Pembelian dibuat
oleh bagian gudang dan
diotorisasi oleh kepala bagian gudang . b. Surat Pesanan Pembelian diotorisasi oleh
bagian Pembelian, dan
diotorisasikan oleh pejabat yang lebih tinggi yaitu Direktur Keuangan. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh bagian gudang sebagai fungsi yang menerima barang . d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh F & A manager sebagai fungsi pemeriksa, manajer keuangan sebagai fungsi yang menyetujui, bagian akuntansi sebagai fungsi pencatat dan bagian kasir sebagai fungsi pembayaran. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada laporan penerimaan barang Yang didukung dengan surat pesanan pembelian. 3. Kontrol Akses Dalam rangka pengendalian atas kontrol sistem pembelian, maka setiap bagian diberikan kontrol akses transaksi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing masing dengan cara diberikan pasword. Pada masing masing pasword mempunyai akses yang berbeda beda sehingga akan menghindari kemungkinan kecurangan. 4. Cara- cara yang ditempuh Siloam Hospital dalam menciptakan praktek yang sehat umumnya adalah : 1
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang antara lain : 53
a.
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang.
b.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian sebagai fungsi pembelian.
c.
Laporan penerimaan barang / Tanda Terima Barang bernomor urut cetak, nomor ini dikeluarkan oleh bagian pembelian dan dipertanggung jawabkan oleh bagian gudang.
2
Pemasok dipilih oleh bagian pembelian
berdasarkan jawaban
penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok, serta pertimbangan manajer pembelian, dan persetujuan Finance dan Accounting manajer 3
Barang diperiksa kuantitasnya oleh bagian gudang sebagai fungsi penerima, jika fungsi ini telah menerima tembusan order pembelian dari bagian pembelian dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membendingkanya dengan tembusan order pembelian.
4
Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar oleh bagian keuangan.
5
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar oleh bagian akuntansi.
54
6
Buku kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi keuangan.
C. Evaluasi Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat
pada
Siloam Hospital. 1. Perencanaan Pembelian Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu perusahaan harus didasari oleh perencanaan. Menurut pendapat penulis, proses perencanaan kagiatan pembelian pada Siloam Hospital telah dilaksanakan secara efektif. Perencanaan pembelian diawali dengan adanya usulan dari pengguna, yang mana pihak yang mengusulkan berkewajiban untuk menggunakan atau menjual barang yang diminta sampai habis, sehingga resiko kerugian akibat kadaluarsa menjadi kecil. Kemudian untuk pembelian barang rutin permintaan pembelian diawali dengan melakukan pemeriksaan stok yang masih tersedia baik di gudang pusat maupun di gudang ruang dan membandingkan dengan rata rata penjualan perbulan
sehingga meminimalkan kerugian akibat
kekurangan stok maupun stok yang berlebih. 2. Prosedur Pembelian Prosedur pembelian yang dilaksanakan oleh Siloam Hospital diawali dengan pengajuan permintaan pembelian oleh bagian gudang ke departemen pembelian,dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembalian, prosedur penerimaan dan penyimpanan barang dan diakhiri dengan pemeriksaan faktur, pembayaran hutang dagang dan prosedur pencatatan hutang dagang. 55
a. Prosedur yang pertama adalah prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur permintaan pembelian departemen gudang menerima permintaan barang dari unit pengguna ( user ) yang berisi nama barang dan jumlah
yang dibutuhkan oleh user, kemudian bagian gudang
membuat permintaan pembelian.
untuk membuat permintaan
pembelian otomatis petugas gudang melakukan pemeriksaan posisi persediaan yang ada di gudang pusat dan gudang ruang lalu membandingkan dengan rata-rata penjualan perbulan, dan bagian gudang hanya membuat permintaan pembelian jika stok sudah mencapai minimum dan hanya memesan sejumlah batas stok maksimum. Penulis menilai prosedur permintaan pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan sebagian sudah baik, hal ini dapat dilihat dari : 1) Dilakukan pengecekan terhadap laporan posisi stok terlebih dahulu oleh bagian gudang, hal ini dilakukan sebagai upaya pengawasan agar tidak terjadi pembelian barang yang berlebihan. 2) Jumlah dan perancangan formulir yang dibuat sudah efisien. 3) Nomor
dokumen
permintaan
pembelian
yang
sudah
pranomor sehingga memudahkan dilakukan pengendalian terhadap dokumen yang telah dikeluarkan. 4) Adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen permintaan yang dkeluarkan. 56
b. Prosedur yang kedua adalah prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. untuk pembelian barang yang belum pernah dibeli, departemen pembelian telah melakukan prosedur ini dengan baik, yaitu dengan melakukan pengiriman surat permintaan penawaran harga kepada minimal
3 (tiga)
pemasok sehingga departemen
pembelian dapat melakukan perbandingan mengenai harga dan kualitas barang , untuk mendapatkan harga dan kualitas yang terbaik. c. Prosedur yang ketiga adalah prosedur pembelian. Prosedur ini dilaksanakan oleh departemen pembelian setelah adanya keputusan mengenai pembalian yang ditanda tangani oleh kepala bagian pembelian. menurut pendapat penulis prosedur ini sudah berjalan dengan baik, dimana terdapat surat penawaran harga dari setidaknya 3 calon pemasok, pembelian berdasarkan permintaan pembelian, dan pemasok yang dipilih adalah pemasok yang terbaik. d. Prosedur yang keempat adalah prosedur penerimaan dan penyimpanan barang. Menurut penulis masih terdapat kelemahan dalam pelaksanaan prosedur ini, yaitu perangkapan dalam fungsi penerimaan dan penyimpanan yang dilakukan oleh bagian gudang.
seharusnya
penerimaan dan pemeriksaan barang dilakukan petugas Quality Assurance ( QA ) intern. Sedangkan penyimpanan barang dilakukan oleh bagian gudang. Penulis menilai fungsi penerimaan harus dilakukan secepat mungkin setelah barang diterima dari pemasok. Hal ini dilakukan untuk mengantisiapasi apabila terdapat ketidak cocokan 57
atau kerusakan pada barang dapat segera diselesaikan. perancangan formulir bukti penerimaan barang telah dibuat pranomor. e. Prosedur kelima adalah prosedur pemeriksaan faktur, pembayaran hutang dan pencatatanya. Menurut pendapat penulis prosedur pemeriksaan terhadap Faktur dari pemasok telah dilaksanakan dengan baik, sebelum dokumen dokumen tersebut diserahkan ke Departemen Keuangan terlebih dulu dilakukan pemeriksaan dokumen oleh petugas departemen pembelian. Pemeriksaan antara lain dilakukan terhadap kelengkapan, harga, dan ketelitian perkalian dalam faktur serta diperiksa
keabsahanya didepan pihak pemasok sehingga apabila
terdapat kesalahan dapat segera diketahui. Dalam prosedur pembayaran hutang dagang, penulis menilai prosedur ini telah dilaksanakan dengan baik, sebelum dilakukan pembayaran, kasir memeriksa
kembali Tanda Terima Faktur dengan Bukti
Pengeluaran Bank beserta dokumen pendukungnya,
setelah yakin
akan kebenaran dan keabsahan dokumen dokumen tersebut, kasir menyerahkan cek / Bilyet Giro yang telah diotorisasi oleh direktur . f. Prosedur yang terakhir adalah prosedur pencatatan hutang dagang yang dilaksanakan oleh Departemen Accounting , menurut penulis prosedur ini telah dilaksanakan dengan baik, dimana pencatatan hutang dagang dimulai pada saat diterimanya dokumen dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, seperti Surat Jalan Pemasok, Tanda Terima Barang dan Order Pembelian. Dan pemutakhiran 58
Hutang Dagang dilakukan setelah diterimanya kembali dokumen dokumen tersebut berikut bukti Pengeluaran Bank, dan dilakukannya pembayaran oleh Kasir.
59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A . KESIMPULAN Setelah melakukan penelitian atas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat Pada Rumah Sakit Siloam Hospital Kebon Jeruk, penulis menyimpulkan sebagai berikut : 1
Sistem Informasi Akuntansi pembelian Obat dan Alat Kesehatan yang ada di Siloam Hospital Kebon jeruk sebagian besar sudah berjalan sesuai dengan teori SIA yang berlaku umum , hal ini dapat dilihat dari: a.
Setiap pembelian akan dilakukan selalu diadakan pemeriksaan jumlah persediaan yang masih tersedia, pemeriksaan persediaan dilakukan pada semua persediaan yang ada di seluruh ruangan, dan jumlah pembelian selalu dibandingkan dengan trend penjualan dibulan bulan sebelumnya oleh bagian gudang.
b.
Dalam melakukan pembeliannya Siloam Hospital juga telah melibatkan Departemen departemen yang memang harus terlibat dalam proses pembelian, diantaranya departemen pemakai barang, departemen gudang departemen pembelian, departemen keuangan, kasir., dan departemen Accounting dengan demikian terdapat kroscek dan tindakan korektif atas masing masing fungsi yang telibat dalam satu siklus pembelian.
c.
Pemeriksaan faktur, pencatatan hutang dagang, dan pembayaran hutang dagang yang dilakukan di Siloam Hospital telah dilaksanakan dengan baik, dimana pemeriksaan terhadap Invoice / faktur dan dokumen 60
pendukung lainya dilakukan pada setiap departemen yang terlibat dalam proses pembayaran hutang dagang. dan Pencatatan hutang yang dilakukan oleh departemen Accounting dilakukan setelah dilakukan pemeriksaan dokumen dokumen dan pembayaran oleh departemen keuangan dan kasir. d.
Pengendalian atas Sistem yang berjalan di Siloam Hospital
sudah
berjalan dengan baik, dimana terdapat pemisahan fungsi antara gudang sebagai peminta barang, pembelian sebagai fungsi yang melakukan pembelian dan keuangan sebagai fungsi yang melaksanakan pembayaran kepada pemasok, sehingga terdapat saling kroscek dalam setiap transaksi pembelian yang terjadi. 2. Terdapat sedikit kelemahan
yang terjadi dalam proses penerimaan dan
penyimpanan, dimana kedua proses tersebut dilaksanakan oleh bagian gudang saja, sehingga rawan terjadinya kesalahan dalam menerima barang karena tidak ada kroscek yang terjadi didalamnya.
B. SARAN PERBAIKAN Dari kesimpulan seluruh rangkaian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Obat pada Siloam Hospital tersebut diatas, penulis menyampaikan saran perbaikan yaitu Harus dilakukan pemisahan tugas yang jelas antara bagian yang menerima barang dengan petugas yang menyimpan barang, hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dan kekeliruan dalam menerima barang.
61
DAFTAR PUSTAKA
Bordnar, G.H and W.S Hopwood ( 2003 ) Sistem Informasi Akuntansi Jilid I Penerbit PT Index Jakarta Bordnar, G.H and W.S Hopwood ( 2003 ) Sistem Informasi Akuntansi Jilid II Penerbit PT Index Jakarta Cushing, B.E (2000). Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan ( terjemah Kosasih R. ) Jakarta: Penerbit Erlangga Hall, J.A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi ( buku 1, edisi pertama ). Alih bahasa Jusuf, A.A Jakarta : Penerbit Salemba Empat Jogiyanto, H.M (2000) Sistem Informasi Berbasis Komputer BPFE
( edisi kedua ). Yogyakarta :
Krismaji, ( 2002 ) Sistem Informasi Akuntansi . AMP YKPN, Yogyakarta Mc. Load Jr,R. ( 2001 ) Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 & 2 edisi ketujuh, edisi Bahasa Indonesia . ( alih bahasa Teguh, H. ) Jakarta : PT. Prengallindo Mulyadi ( 2001 ). Sistem Akuntansi ( edisi ketiga ). Jakarta : penerbit Salemba Empat Romney, M.B. and P.J Steinbart, 2005 Sistem Informasi Akuntansi, Jilid satu, Salemba Empat, Jakarta Sawyer, B. Lawrence ( 2003 ) Internal Audit, edisi kelima ( alih Bahasa Desi Andhariani). Jakarta : Penerbit Salemba Empat Wilkinson, J.W. ( 2000 ) Sistem Akuntansi dan Informasi Jilid 1 & 2. edisi ke empat alih bahasa Sinaga, M.) Jakarta : Penerbit Erlangga
(
Zaki Baridwan. ( 2000 ). Sistem Informasi Akuntansi ( edisi ketiga ). Yogyakarta: Bagian Penerbit Akademi Akuntansi YKPN
62
LAMPIRAN
63
Lampiran 1 : Bagan Strutur Organisasi Siloam Hospital
Sumber : Siloam Hospital 64
Lampiran 2 : Formulir Permintaan Informasi Harga
Sumber : Siloam Hospital 65
Lampiran 3 : Formulir Persetujuan Pembiayaan Proyek
Sumber : Siloam Hospital 66
Lampiran 4 : Formulir Permintaan Pembembelian
Sumber Siloam Hospital 67
Lampiran 5 : Formulir Surat Pesanan Pembelian
Sumber : Siloam Hospital 68
Lampiran 6 : Formulir Tanda Terima Barang
Sumber : Siloam Hospital 69
Lampiran 7 : Faktur Pemasok
Sumber : Siloam Hospital 70
Lampiran 8 : Faktur Pajak
Sumber : Siloam Hospital 71
Lampiran 9 : Tanda Terima Faktur
Sumber : Siloam Hospital 72
Lampiran 10 : laporan Pesanan Barang Otomatis
Sumber : Siloam Hospital 73
Lampiran 11 : Surat Pesanan Narkotik
Sumber : Siloam Hospital 74
Lampiran 12 : Formulir Usulan Obat Baru
Sumber : Siloam Hospital 75
Lampiran 13 : Laporan Barang Masih Dalam Pesanan
Sumber : Siloam Hospital 76
