1
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA UD. BERDI JAYA
Tugas Akhir Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Oleh : Tri Suko Purnomo F.3307115 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
i
2
BAB I PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah Berdirinya UD. Berdijaya Sejarah berdirinya perusahaan UD. Berdijaya di awali pada tahun 1982. Sebelum perusahaan ini berdiri, Bapak Sawiji yang sekarang menjabat sebagai direktur utama perusahaan dahulunya merupakan karyawan di perusahaan lain tetapi di bidang yang sama yaitu perusahaan penyortiran kertas. Penghasilannya tiap bulan sedikit demi sedikit beliau kumpulkan, walau masih bekerja pada perusahaan tersebut beliau mulai mengembangkan usaha sendiri. Setelah memiliki modal dan di rasa kemampuan yang dimiliki cukup pada bidang ini, Beliau keluar dari pekerjaannya untuk kemudian menyewa sebuah gudang kecil di daerah Sangkrah dan Pucangsawit. Selama bertahun-tahun usaha ini mulai berkembang, kemudian gudang yang dulunya di sewa, sekarang beliau bisa membelinya. Sejak tahun 1992 sampai sekarang, usaha Bapak Sawiji semakin
berkembang
pesat
sehingga
beliau
memutuskan
untuk
memindahkan lokasi perusahaan ke tempat yang lebih strategis. Perusahaan UD. Berdijaya bergerak di bidang jasa penyortiran kertas dengan alamat Ngringo Palur RT 07/03 PO BOX 261 Karanganyar, Jawa Tengah. Pendiri sekaligus pimpinan perusahaan bernama Bapak Sawiji. UD.Berdijaya merupakan usaha keluarga, sebagian besar staf kantor yang
1
3
mengelola perusahaan ini merupakan orang-orang kepercayaan dari Bapak Sawiji sendiri. UD.Berdijaya memiliki 125 pegawai yang terdiri dari 15 orang pegawai bulanan dan 110 pegawai mingguan. Pegawai bulanan sebagian besar orang-orang yang sudah dikenal baik dan dapat diberi kepercayaan penuh oleh pimpinan untuk mengelola perusahaan, sedangkan pegawai mingguan merupakan buruh yang diambil dari warga sekitar perusahaan. 2. Bidang usaha UD. Berdijaya Dalam menjalankan usahanya UD. Berdijaya bergerak pada dua bidang usaha, yaitu : a. Penyortiran kertas. Penyortiran kertas ini merupakan usaha yang dilakukan sejak awal berdirinya UD. Berdijaya. Penyortiran kertas ini dimulai dari mengumpulkan kertas dari para pemasok, kemudian menyortirnya sesuai dengan jenis kertas, selanjutnya adalah memadatkan kertas sehingga siap untuk dijual. b. Penyedia jasa pengangkutan barang. Dalam perkembangannya untuk memperluas usaha UD. Berdijaya kemudian membuka jasa pengangkutan barang. Jasa pengangkutan barang ini melayani baik di dalam kota maupun luar kota.
4
3. Struktur organisasi Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab profesional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi pada UD. Berdijaya digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam organisasi ini wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai wewenang kepada staf dibawahnya untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan. Berikut ini merupakan struktur organisasi UD. Berdijaya :
5
DIREKTUR
KABAG
KABAG PENJUALAN &
KABAG
LOGISTIK
TRANSPORTASI
ADMINISTRASI & UMUM
SEKSI
SEKSI
SEKSI
SEKSI
GUDANG
PEMADATAN
PENJUALAN
TRANSPORTASI
SEKSI
SEKSI
PENERIMAAN
SORTIR
SEKSI ANGKUTAN
SEKSI PENGUPAHAN
UMUM
PEMEGANG KAS KECIL
BENDAHARA
PEMEGANG BUKU JURNAL
SEKSI AKUNTANSI
PEMEGANG BUKU PEMBANTU
PEMBELIAN
PEMEGANG BUKU BESAR
Gambar I .1 4
Struktur Organisasi UD. Berdijaya
5
4. Deskripsi Jabatan Deskripsi jabatan UD. Berdijaya adalah sebagai berikut : a. Direktur Direktur bertanggung jawab terhadap aktivitas kantor dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah. b. Kabag Logistik Kabag Logistik bertugas untuk mengawasi segala aktivitas yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan perusahaan dari mulai barang masuk hingga barang keluar. c. Kabag Penjualan dan Transportasi Kabag Penjualan dan Transportasi bertanggung jawab terhadap kelancaran proses penjualan dan transportasi angkutan barang. d. Kabag Administrasi dan Umum Kabag Administrasi dan Umum bertanggung jawab terhadap pencatatan akuntansi perusahaan. e. Seksi Gudang Seksi Gudang bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang dagangan. f. Seksi Pemadatan Seksi pemadatan bertugas untuk memadatkan kertas yang sudah disortir petugas sortir agar siap untuk dijual.
6
g. Seksi Penerimaan Seksi Penerimaan mempunyai fungsi menerima barang dagangan baik dari rekanan, maupun dari retur barang yang dijual, serta membuat dokumen-dokumen yang diperlukan. h. Seksi Sortir Seksi Sortir bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penyortiran barang, mulai dari menyortir barang, menimbang, serta melaporkan pada kabag logistik. i. Seksi Angkutan Pembelian Seksi
Angkutan
Pembelian
bertanggungjawab
untuk
menjaga
kelancaran proses pengangkutan pembelian barang. j. Seksi Penjualan Seksi Penjualan bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penjualan barang serta membuat dokomen yang diperlukan untuk dilaporkan pada kabag penjualan dan transportasi. k. Seksi Transportasi Seksi Transportasi bertanggungjawab terhadap kelancaran proses transportasi perusahaan. l. Seksi Umum Seksi umum bertugas untuk membantu tugas-tugas dari kabag penjualan dan transportasi. m. Seksi Bendahara Seksi ini bertanggungjawab untuk mememegang kas perusahaan.
7
n. Seksi Akuntansi Seksi Akuntansi bertugas untuk menyelenggarakan pencatatan akuntansi perusahaan dari buku jurnal, buku besar hingga pembuatan laporan keuangan perusahaan. o. Petugas Penghitungan Upah Petugas ini bertanggung jawab untuk menghitung upah para pekerja sesuai dengan tarif upah yang diberikan. p. Pemegang Kas kecil Pemegang Kas Kecil bertugas untuk memegang kas kecil yang digunakan untuk membiayai transaksi perusahaan yang nilainya relatif kecil. q. Pemegang Buku Jurnal Pemegang Buku Jurnal bertanggungjawab unutk membuat jurnaljurnal dari semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. r. Pemegang Buku Pembantu Pemegang
Buku
Pembantu
mempunyai
tanggungjawab
untuk
menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang dicatat pada buku jurnal. s. Pemegang Buku Besar Pemegang Buku Besar betanggungjawab untuk mengelompokkan jurnal-jurnal yang telah dicatat pada buku jurnal.
8
B. LATAR BELAKANG MASALAH Penerapan mengoptimalkan
sistem
akuntansi
biaya
operasional
dalam yang
sebuah
perusahaan
dikeluarkan
dan
dapat dapat
mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas. Sistem ini menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting, mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan dengan aktiva lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap sedia untuk digunakan. Kas dilihat dari sifatnya merupakan aktiva yang paling lancar dan hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas merupakan komponen penting dalam kelancaran jalannya kegiatan operasional perusahaan. Karena sifat kas yang likuid, maka kas mudah digelapkan sehingga diperlukan adanya pemisahkan fungsi-fungsi pengeluaran, pembelian dan pencatatan. Selain itu juga diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi pengeluaran kas. Tanpa adanya pemisahan funsgsi tersebut akan mudah terjadi penggelapan kas yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Untuk menciptakan suatu sistem yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan tanggung
9
jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Untuk menciptakan suatu sistem yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendanya dilakukan suatu pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan pengeluaran kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Hal ini diperlukan agar petugas yang bersangkutan dengan transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas, kecuali bila mereka bersekongkol. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil. Dimaksudkan agar semua transaksi kas memiliki pencatatan yang terpisah dan dilakukan oleh pihak diluar perusahaan (ekstern). Hasil pencatatan yang dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bank yang dapat dijadikan konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi.
10
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber sumber kas, dan sebagainya. UD Berdijaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyortiran kertas. Dalam menjalankan usahanya agar berjalan efektif sebaiknya memperhatikan sistem pengolahan yang menyangkut segala aktivitas dan kegiatan perusahaan diantaranya mengenai pengeluaran kas. Sedangkan pengeluaran kas digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan itu sendiri seperti pembayaran utang perusahaaan, pembayaran gaji dan upah, pembelian barang dagangan, serta transaksi lainnya. Sehingga untuk dapat mempertanggung jawabkan laporan terutama mengenai pengeluaran kas, maka harus disesuaikan antara besarnya pengeluaran kas dengan hal-hal yang menyebabkan pengeluaran. Pada sistem yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek, sedangkan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem impres. Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini bank) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Catatan kas perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya
11
dengan rekening koran bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan. Dalam sistem kas yang baik mengharuskan penyetoran dengan pengeluaran kas dengan cek, dan penyelenggaraan dana kas kecil dengan imprest system, maka perusahaan dapat memanfaatkan catatan pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Dengan sistem akuntansi yang baik transaksi transaksi pengeluaran kas yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas (atau register cek) dapat direkonsiliasi dengan cek yang diuangkan ke bank, yang tercantum dalam rekening Koran bank. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:524) sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi empat macam, yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system, sistem pengeluaran kas dengan cek dalam One-time voucher payable system dengan cash basis, sistem pengeluaran kas dengan cek dalam One-time voucher payable system dengan accrual basis (full-fledged voucher payable system), dan sistem pengeluaran kas dengan cek dalam build-up voucher payable system. Berdasarkan penelitian pengeluaran kas pada UD. Berdijaya ini diharapkan dapat memberikan gambaran bagi perusahaan tentang sistem akuntansi pengeluaran kas dengan baik. Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,2001:3). Oleh karena itu
12
perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan sistem akuntansi dengan baik dan kontrol internal yang dapat menjamin pengawasan terhadap kas agar kas tidak disalah gunakan karena kas mudah dipindah tangankan. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menyusun Tugas
Akhir
dengan
judul
“EVALUASI
SISTEM
AKUNTANSI
PENGELUARAN KAS PADA UD BERDIJAYA”.
C. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang diuraikan maka permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada UD Berdijaya ? 2. Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan sudah baik ?
D. TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan perumusan masalah yang diuraikan, maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas yang sudah di terapkan pada UD. Berdijaya. 2. Mengevaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas perusahaan.
13
E. MANFAAT PENELITIAN 1. Kegunaan Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas khususnya sistem pengeluaran kas pada UD. Berdijaya. 2. Kegunaan Praktis a. Bagi Penulis Sebagai bahan masukan sehingga dapat menerapkan perpaduan yang tepat antara praktik dan keadaan teoritis yang diperoleh dari bangku kuliah khususnya bidang sistem akuntansi. b. Bagi Universitas Sebagai bahan referensi di perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta serta menambah informasi mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas. c. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang dapat digunakan oleh UD. Berdijaya dalam melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
14
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika dipandang sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem, maka kegiatan operasional perusahaan diharapkan berjalan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan. Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk
melaksanakan
suatu
kegiatan
atau
fungsi
utama
perusahaan.(W.Gerald Cole dalam Baridwan, 1981:1). Sistem menurut Harnanto (1987:39) adalah suatu kerangka prosedur-prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 2001:5). Sedangkan menurut Robert N.Anthony dan Vijay Govindarajan (2002:5) adalah suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. 14
15
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.( W.Gerald Cole dalam Baridwan, 1981:1). Prosedur menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu urutan kegiatan klerikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Akuntansi menurut sudut pemakai adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi, sedangkan menurut sudut proses kegiatan adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisan data keuangan suatu organisasi (Al. Haryono Yusup, 1997:4-5). Sistem akuntansi adalah formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
16
2. Kas Kas mempunyai banyak pengertian tergantung dari mana kita melihat karakteristik kas tersebut. Setiap perusahaan pasti memiliki yang namanya kas, baik itu disimpan sendiri maupun disimpan di bank. Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu berupa uang (uang kertas dan uang logam), valuta asing, dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti kas (Mardiasmo, 2000: 30) Kas adalah mata uang kertas dan logam baik dalam valuta rupiah maupun valuata asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah, termasuk dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya kepada Bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commeractive coin, emas batangan dan mata uang emas, serta valuta asing yang tidak berlaku lagi (Taswan, 2008: 163). 3. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas kecil. Pengeluaran kas yang dilakukan dengan tunai biasanya karena jumlahnya relatif kecil.
17
Pengeluaran kas dengan cek dinilai lebih aman dibanding dengan pengeluaran kas secara tunai. Adapun kebaikan pengeluaran kas melalui cek ditinjau dari pengendalian internnya, sebagai berikut (Mulyadi, 2001: 509) : a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis dalam formulir cek. b. Dengan menggunakan cek, pencatatan transaksi pengeluaran kas juga akan direkam oleh pihak Bank. c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Sistem akuntansi pengeluaran kas
adalah kesatuan yang melibatkan
bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas: a. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah (Mulyadi, 2001: 513-514) :
18
1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Fungsi ini jika memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan. 2) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. Pembayaran kepada kreditur biasanya dilakukan dengan pemindahbukuan. 3) Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas
yang
menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, serta pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4) Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening Kas dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan
19
dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas tunai dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001: 534535) : 1) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dalam sistem dana kas kecil bertanggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system). e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen
20
pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpangan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4) Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai. 5) Fungsi Pemeriksa Intern. Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. b. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah: (Mulyadi, 2001: 510-512) 1) Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. 2) Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau
21
organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3) Permintaan Cek (Check Request) Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai dengan kas kecil adalah (Mulyadi, 2001:530-531) : 1) Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2) Cek 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil. 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan
22
oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah (Mulyadi, 2001: 513) : 1) Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2) Register Cek Register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil yaitu (Mulyadi, 2001: 532-533) : 1) Jurnal Pengeluaran Kas Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti
23
kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2) Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3) Jurnal pengeluaran dana kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance system. d. Prosedur yang Dilaksanakan Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek,terdiri dari jaringan prosedur berikut (Mulyadi, 2001: 515): 1) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 2) Prosedur pembayaran kas 3) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Sedangkan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek,terdiri dari jaringan prosedur berikut (Mulyadi, 2001: 515) : 1) Prosedur permintaan kas 2) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
24
3) Prosedur pembayaran kas 4) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuatingfund-balance system dibagi menjadi tiga prosedur (Mulyadi, 2001:535) : 1) Prosedur pembentukan dana kas kecil Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. 2) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. e. Bagan alir dokumen/flowchart Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data: Dokumen.
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan semua jenis dokumen.
25
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini
2 1
digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Berbagi dokumen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan
dokumen
yang
berbagai
digabungkan
jenis
bersama
didalam suatu paket. Catatan.
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan
untuk
mencatat
data
yang
direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman berbeda.
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, menerima dan memeriksa jenis kegiatan klerikal yang lain. Keterangan,
komentar.
Simbol
ini
memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang
26
disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan
tempat
penyimpanan
dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkanarsip
permanen
yang
merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sitem akuntansi yang bersangkutan. Ya
Keputusan.
Simbol
ini
menggambarkan
keputusan yang harus dibuat dalam proses Tidak
pengolahan data. Garis
alir
(flowline).
Simbol
ini
menggambarkan arah pemrosesan data. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Keluar ke sistem lain.
Gambar II.1 Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
27
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 1. Sistem Pengeluaran Kas Pada UD. Berdijaya Dalam menjalankan usahanya UD. Berdijaya membentuk beberapa sistem akuntansi, diantaranya adalah sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem ini dibentuk untuk menangani pengeluaran kas perusahaan. Dalam membahas sistem ini penulis akan menjelaskan tentang sistem akuntansi yang digunakan pada UD. Berdijaya, yaitu : a. Fungsi yang Terkait 1) Kepala Bagian Administrasi dan Umum Kepala Bagian Administrasi dan Umum memiliki tanggung jawab terhadap kelancaran jalannya perusahaan terutama di bidang administrasi perusahaan. Pada sistem pengeluaran kas UD Berdijaya Kabag. Administrasi dan Umum ini mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menerima formulir-formulir dan dokumen pendukung dari sub sistem pembelian dan dari sub sistem penggajian dan pengupahan. 2) Direktur Direktur bertanggung jawab terhadap aktivitas kantor dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah. Pada sistem pengeluaran kas UD. Berdijaya direktur mempunyai tugas sebagai berikut :
28
a) Menerima kartu gaji dan bukti memo dari sub sistem penggajian dan pengupahan b) Membagikan gaji sesuai dengan kartu gaji c) Menyerahkan kartu gaji dan bersama uang kepada karyawan d) Menyerahkan bukti memo kepada Kabag. Administrasi dan Umum 3) Bendahara Bendahara bertugas untuk menangani keuangan perusahaan, mulai dari menerima uang, mengeluarkan uang dan menyimpan uang. Pada sistem pengeluaran kas bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian Administrasi dan Umum b) Memberi cap “lunas” pada BKK dan melalukan pembayaran c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 ke pemegang jurnal d) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2 dan melakukan pencatatan ke dalam laporan mutasi kas harian e) Menerima bukti pembelian barang lembar ke-1, BKK lembar 1 dan 2 dari Kabag. Administrasi dan Umum f)
Melakukan pembayaran atas transaksi pembelian barang dagangan
29
g) Menyerahkan bukti pembelian barang lembar ke-1 kepada penjual besarta uang h) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2 setelah mencatatnya terlebih dahulu kedalam laporan mutasi kas harian i) Menyerahkan BKK lembar ke-1 kepada pemegang jurnal j) Menerima kartu upah dan BKK lembar ke-2 dari kabag. Administrasi dan Umum. Memberi cap “lunas” pada BKK dan melalukan pembayaran 4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar Dalam sistem pengeluaran kas fungsi pemegang Jurnal dan Buku Besar bertugas untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 kepada pemegang buku pembantu d) Menerima dari Kabag. Administrasi dan Umum dokumen pendukung, Bukti Tanda Terima Sementara lembar ke-2, Laporan Penerimaan Barang dan Bukti Pembelian Barang lembar ke-2 dan diarsip sementara sesuai urut nomor e) Menerima BKK lembar ke-1 dari bendahara f) Menerima Kartu Potongan Gaji dan Upah karyawan dari kabag. Administrasi dan Umum g) Menerima BKK lembar ke-1 dari Bendahara
30
h) Menerima bukti memo dari Kabag. Administrasi dan Umum i) Mencatat kedalam jurnal pengeluaran kas, jurnal umum, dan buku besar dan menyertakan kepada pemegang buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu Pemegang Buku Pembantu mempunyai tanggungjawab untuk menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang dicatat pada buku jurnal. Pemegang Buku Pembantu dalam sostem pengeluaran kas mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar b) Menerima dokumen pendukung, bukti tanda terima sementara, laporan penerimaan barang, BPB lembar ke-2 dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar c) Mencatat ke dalam jurnal pembantu d) Menerima bukti memo, kartu potongan gaji upah karyawan dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar e) Melakukan pencatatan ke dalam buku pembantu piutang f) Mengarsip secara urut tanggal b. Dokumen-dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas adalah sebagai berikut : 1) Bukti Kas Keluar (BKK)
31
Yaitu dokumen yang dibuat oleh kabag Administrasi dan Umum sebagai tanda bukti telah mengeluarkan kas. Pengeluaran kas tersebut muncul dari transaksi pembelian barang dagangan dan pembayaran gaji dan upah. Bukti ini berisi nama pihak yang menerima pembayaran, alat pembayaran, rekening pengeluaran, nomor bukti dokumen, rekening yang didebit, nomor rekening, dan jumlah uang. 2) Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) Yaitu dokumen yang digunakan sebagai bukti tanda terima sementara atas penerimaan barang dari pemasok. Bukti ini berisi identitas pemasok barang, jenis barang, dan jumlah menurut penjual dalam satuan kilogram 3) Bukti Pembelian Barang (BPB) Yaitu dokumen yang digunakan sebagai bukti atas pembelian barang dagangan yang berisi identitas penjual barang, nomor laporan penerimaan barang, jenis barang, jumlah barang, harga satuan barang dan jumlah harga barang dagangan. 4) Kartu Gaji Kartu yang berisi identitas pegawai serta rincian jumlah gaji yang terdiri dari gaji pokok, uang lembur, dan tunjangan serta berisi potongan-potongan atas gaji. 5) Laporan Penerimaan Barang (LPB) Dokumen ini dibuat untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,mutu dan kuantitas.
32
Dokumen ini berisi identitas pemasok, jenis barang, jumlah barang serta data penimbangan barang 6) Faktur Pembelian Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok yang berisi jenis barang, kuantitas, dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pemasok. 7) Kartu Potong Gaji Upah Karyawan (PGUK) Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia yang berisi jumlah potongan-potongan, angsuran pinjaman, dan lain-lain yang menjadi kewajiban karyawan. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Laporan Mutasi Kas Harian, yaitu laporan yang dibuat oleh bendahara, laporan ini berisi nomor bukti BKK, penerimaan dan pengeluaran kas selama satu hari. 2) Jurnal Pengeluaran Kas, yaitu jurnal yang dibuat oleh pemegang jurnal yang berfungsi untuk mencatat pengeluaran kas perusahaan. 3) Buku Besar, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang jurnal dan buku besar yang berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. 4) Buku Pembantu, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang buku pembantu. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang berada dalam buku besar.
33
d. Prosedur transaksi pengeluaran kas berdasarkan SOP Dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran kas perusahaan harus melaksanakan
prosedur yang ditetapkan, yaitu mulai dari memesan
barang sampai dengan pembayaran atas barang yang telah dibeli. Adapun prosedur yang digunakan oleh UD. Berdijaya adalah dimulai dengan Kabag Administrasi dan Umum hingga pemegang Buku Pembantu, berikut ini adalah prosedur yang dilakukan oleh UD Berdijaya : 1) Kabag Administrasi dan Umum a)
Menerima formulir-formulir dan dokumen pendukung dari sub sistem pembelian dan dari sub sistem penggajian dan pengupahan.
b)
Bila jumlah permintaan kecil ke sub sistem kas prosedur permintaan kan pengeluaran kas kecil. Bila jumlah permintaan uang besar yang digunakan untuk
(1) Pembayaran gaji dan upah i. Pengeluaran uang untuk pembayaran gaji dilakukan setelah ada bukti memo dari direktur. Setelah data-data pada bukti memo dilengkapi selanjutnya diserahkan ke pemegang jurnal dan buku besar
34
ii. Pengeluaran uang untuk pembayaran upah didasarkan pada kartu upah, kartu potongan gaji upah karyawan dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 iii. Menyerahkan kartu upah dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 ke bendahara (2) Untuk pembelian barang dagangan maka dibuatkan bukti kas keluar dan mendistribusikan : i. Dokumen pendukung, bukti tanda terima sementara lembar 2 ke pemegang jurnal dan buku besar ii. Bukti kas keluar lembar 1 dan 2 serta bukti pembelian barang lembar 1 ke bendahara (3) Untuk transaksi lainnya harus ada dokumen pendukung selanjutnya dibuatkan bukti kas keluar. Menyerahkan dokumen pendukung dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 ke bendahara 2) Direktur a) Dari sub sistem penggajian dan pengupahan menerima kartu gaji dan bukti memo b) Membagikan gaji sesuai dengan kartu gaji c) Menyerahkan kartu gaji dan bersama uang kepada karyawan d) Menyerahkan bukti memo kepada kabag Administrasi dan umum 3) Bendahara
35
a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dan 2 dari bagian Administrasi dan Umum b) Memberi cap “lunas” pada BKK dan melalukan pembayaran c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 ke pemegang jurnal d) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2 dan melakukan pencatatan ke dalam laporan mutasi kas harian e) Menerima bukti pembelian barang lembar ke-1, BKK lembar 1 dan 2 dari Kabag. Administrasi dan Umum f) Memberi cap “lunas” pada BKK g) Melakukan
pembayaran
atas
transaksi
pembelian
barang
dagangan h) Menyerahkan bukti pembelian barang lembar ke-1 kepada penjual besarta uang i) Menerima kartu upah dan BKK lembar ke-2 dari kabag. Administrasi dan Umum. Memberi cap “lunas” pada BKK dan melalukan pembayaran upah. Kemudian mendistribusikan : i. Kartu upah bersama uang kepada karyawan ii. BKK lembar 1 kepada pemegang jurnal iii. BKK lembar 2 untuk diarsip secara mencatat ke dalam laporan mutasi harian 4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar
urut tanggal setelah
36
a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 kepada pemegang buku pembantu d) Menerima dari Kabag. Administrasi dokumen pendukung, Bukti Tanda Terima Sementara lembar ke-2, Laporan Penerimaan Barang dan Bukti Pembelian Barang lembar ke-2 dan diarsip sementara sesuai urut nomor e) Menerima BKK lembar ke-1 dari bendahara f) Setelah dilakukan pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dan buku besar selanjutnya dokumen-dokumen dan bukti-bukti tersebut diserahkan kepada pemegang buku pembantu g) Menerima Kartu Potongan Gaji dan Upah karyawan dari kabag. Administrasi dan Umum h) Menerima BKK lembar ke-1 dari Bendahara i) Menerima bukti memo dari Kabag. Administrasi dan Umum j) Selanjutnya mencatat kedalam jurnal pengeluaran kas, jurnal umum, dan buku besar dan menyertakan kepada pemegang buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar
37
b) Mengarsip sesuai urutan tanggal c) Menerima dokumen pendukung, bukti tanda terima sementara, laporan penerimaan barang, BPB lembar ke-2 dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar d) Mencatat ke dalam jurnal pembantu e) Mengarsip secara urut tanggal f) Menerima bukti memo, kartu potongan gaji upah karyawan dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar g) Melakukan pencatatan ke dalam buku pembantu piutang h) Mengarsip secara urut tanggal e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas berdasarkan SOP
38
KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM Dari Sub Mulai Sistem Pembelian
Dari Sub sistem penggajian dan pengupahan
12
Menerima dokumen pendukung
Pengeluaran uang dalam jumlah besar
ya
ya
Pengeluaran biaya gaji & upaha
ya
Biaya Gaji
Bukti memo
tidak Tidak Pengeluaran uang dalam jumlah besar
Ya PGUK
Membuat bukti kas keluar
tidak Dok pendukung Memberi cap lunas pada bukti pendukung
kartu upah 2 BKK
Ke bendahara ljt 2 Dok pendukung BTTS
Membuat bukti kas keluar
2
2 BPB
1
BKK
Dok pendukung
ke
1
peme gang
2
BKK
Meleng kapi data pada bukti memo
LPB
2
ke
jurnal
1
daha
BB
ra
Ljt.3
ljt.2
Ke bendahara ljt 2 1
Ke peme gang buku besar ljt.3
ben
&
Ke sub sistem kas Prosedur permintaan & Pengeluaran kas kecil
1
4
5
8
9
13
Keterangan: PGUK :Potongan gaji upah karyawan BTTS :Bukti Tanda Terima Sementara LPB :Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar
39
Gambar II.2 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas DIREKTUR Dari Sub sistem Penggajian dan Pengupahan
Mulai
Kartu Gaji Bukti Memo
Membagikan gaji sesuai dengan kartu gaji
Kartu Gaji Bukti Memo
Ke Kabag Administrasi dan Umum
Bersama Uang
12
Ke Karyawan
Gambar II.3
40
Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan)
BENDAHARA 1
5
Dok pendukung
BPB 2
BKK
2 1
BKK
1
Bukti kas Keluar
Bukti kas Keluar
di cap lunas
di cap lunas
melakukan
melakukan
pembayaran
pembayaran
Dok pendukung
BPB 2
BKK
2 1
BKK
Laporan Mutasi kas harian
Ke Jurnal Ljt. 3
1
Ke jurnal
Bersama Uang
Ljt. 3
2
6
T
T Ke penjual
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar BPB : Bukti Penerimaan Barang
41
Gambar II.4 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan) BENDAHARA
9
Kartu Upah 2 BKK
1
Bukti kas Keluar di cap lunas
melakukan pembayaran
Kartu Upah 2 BKK
1
Bersama Uang
Ke karyawan
Laporan Mutasi kas harian
Ke Jurnal Ljt. 3 10
T
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar
42
Gambar II.5 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan) PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR 2
6
4
Dok Pendukung BKK 1
Dok Pendukung BTTS LPB BPB
BKK
1
2 2
N
Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal Pengeluaran Kas
Buku Besar Buku Besar
Ke Pemegang Buku Pembantu
3
Ke Pemegang Buku Pembantu
7
Keterangan : BTTS : Bukti Tanda Terima Sementara LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang
43
BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.6 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan) PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR
8
PGUK
13
10
BKK
Bukti Memo
1
Jurnal Pengeluaran Kas Buku Umum
Ke Pemegang Buku Pembantu
Buku Besar 12
Keterangan :
44
BKK : Bukti Kas Keluar PGUK : Potongan Gaji Upah Karyawan Gambar II.7 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan) PEMEGANG BUKU PEMBANTU 7
3
Dok Pendukung BKK
1
Dok Pendukung BTTS LPB BPB BKK
11
Dok Pendukung BKK
1
2 1
Buku Pembantu Piutang
Buku kegiatan angkutan kendaraa Buku Pembantu
T
T
T
Selesai
Selesai
Selesai
Keterangan : BTTS : Bukti Tanda Terima Sementara LPB : Laporan Penerimaan Barang
45
BPB : Bukti Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.8 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas (lanjutan) 2. Sistem Pengeluaran Kas Kecil Pada UD. Berdijaya Dalam menjalankan usahanya UD. Berdijaya membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk melakukan pengeluaran kas dalam jumlah sedikit. Dalam membahas sistem ini penulis akan menjelaskan tentang sistem akuntansi kas kecil yang digunakan pada UD. Berdijaya, yaitu : a. Fungsi yang Terkait 1) Pemegang Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil bertugas untuk memegang kas kecil yang digunakan untuk membiayai transaksi perusahaan yang nilainya relatif kecil. Pada sistem pengeluaran kas kecil UD Berdijaya pemegang dana kas kecil bertugas untuk : a) Menerima permintaan uang dari sub sistem kas prosedur pengeluaran kas b) Membuat bukti pengeluaran kas kecil dan menyerahkan uangnya c) Mencatat dalam buku kas kecil d) Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dan dokumen pendukung 2) Kepala Bagian Administrasi dan Umum Kepala Bagian Administrasi dan Umum memiliki tanggung jawab terhadap kelancaran jalannya perusahaan terutama di bidang
46
administrasi perusahaan. Pada sistem pengeluaran kas kecil UD Berdijaya Kepala Bagian Administrasi dan Umum ini mempunyai tugas dan tanggung jawab : a) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan PPKK dari pemegang dana kas kecil b) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil dan mengesahkan PPKK c) Menyerahkan dokumen pendukung, PPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara d) Menyerahkan PPKK kepada bendahara e) Menerima dokumen pendukung, BPKK dari pemegang dana kas kecil f) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil g) Membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar h) Menyerahkan dokumen pendukung, BPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara 3) Bendahara Bendahara bertugas untuk menangani keuangan perusahaan, mulai dari menerima uang, mengeluarkan uang dan menyimpan uang. Pada sistem pengeluaran kas kecil bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk : a) Menerima dokumen pendukung, BPKK, bukti kas keluar lembar ke-1 dan 2 dari kabag Administrasi dan Umum
47
b) Melakukan Pencatatan dalam buku mutasi kas kecil c) Memberi cap “lunas” pada BKK dan PPKK d) Menyerahkan BKK lembar ke-1 dan dokumen pendukung kepada pemegang jurnal dan buku besar e) Mengarsip secara urut tanggal BPKK, BKK lembar ke-2 dan PPKK f) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan BKK lembar ke-1 dan 2 dari Kabag Administrasi dan Umum g) Memberi cap “lunas” pada BKK dan BPKK h) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2 i) Menyerahkan kepada pemegang jurnal dan buku besar dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti kas keluar lembar ke-1 4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar Dalam sistem pengeluaran kas kecil fungsi pemegang Jurnal dan Buku Besar bertugas untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK kepada pemegang buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu
48
Pemegang Buku Pembantu mempunyai tanggungjawab untuk menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang dicatat pada buku jurnal. Pemegang Buku Pembantu dalam sistem pengeluaran kas kecil mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar b) Mencatat ke dalam buku pembantu biaya c) Mengarsip secara urut tanggal b. Dokumen-dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas kecil adalah sebagai berikut : 1) Bukti Kas Keluar (BKK) Yaitu dokumen yang dibuat oleh kabag administrasi dan umum yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Bukti ini berisi nama pihak yang menerima pembayaran, alat pembayaran, rekening pengeluaran, nomor bukti dokumen, rekening yang didebit, nomor rekening, dan jumlah uang. 2) Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen
ini
dibuat
oleh
pemakai
dana
kas
kecil
untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini
49
dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 3) Permintaan Pengisian Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Laporan Mutasi Kas Kecil, yaitu laporan yang dibuat oleh bendahara, laporan ini berisi no bukti BKK, penerimaan dan pengeluaran kas selama satu hari. 2) Jurnal Pengeluaran Kas, yaitu catatan akuntansi dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas”. 3) Buku Besar, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang jurnal dan buku besar yang berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. 4) Buku Pembantu Biaya, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang buku pembantu. Buku pembantu biaya merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening tentang biaya-biaya yang berada dalam buku besar
50
d. Prosedur transaksi pengeluaran kas kecil berdasarkan SOP Prosedur yang digunakan oleh UD. Berdijaya dalam transaksi pengeluaran kas kecil adalah dimulai dengan Kabag Administrasi dan Umum hingga pemegang Buku Pembantu, berikut ini adalah prosedur yang dilakukan oleh UD Berdijaya : 1) Pemegang Dana Kas Kecil a) Menerima permintaan uang dari sub sistem kas prosedur pengeluaran kas b) Membuat bukti pengeluaran kas kecil dan menyerahkan uangnya c) Mencatat dalam buku kas kecil d) Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dan dokumen pendukung untuk selanjutnya di arsip sesuai urutan nomornya e) Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukung yang terkumpul bisa disimpulkan apakah dana kas kecil mencukupi atau tidak. (1) Bila dana kas kecil sudah tidak mencukupi membuat permintaan pengisian kas kecil. Menyerahkan dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, PPKK ke bagian administrasi dan umum
51
(2) Bila dirasa dana kas kecil mencukupi setiap sore hari menyerahkan dokumen pendukung dan bukti pengeluaran kas kecil ke bagian administrasi dan umum 2) Kabag Aministrasi dan Umum a) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan PPKK dari pemegang dana kas kecil b) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil dan mengesahkan PPKK c) Berdasarkan BPKK dan dokumen pendukung membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar d) Menyerahkan dokumen pendukung, PPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara e) Menyerahkan PPKK kepada bendahara f) Menerima dokumen pendukung, BPKK dari pemegang dana kas kecil g) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil h) Membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar i) Menyerahkan dokumen pendukung, BPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara 3) Bendahara a) Menerima dokumen pendukung, BPKK, bukti kas keluar lembar ke-1 dan 2 dari kabag Administrasi dan Umum b) Melakukan Pencatatan dalam buku mutasi kas kecil
52
c) Berdasarkan permintaan pengisian kas kecil mengeluarkan uang d) Memberi cap “lunas” pada BKK dan PPKK e) Menyerahkan BKK lembar ke 1 dan dokumen pendukung kepada pemegang jurnal dan buku besar f) Mengarsip secara urut tanggal BPKK, BKK lembar ke-2 dan PPKK g) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan BKK lembar ke-1 dan 2 dari Kabag Administrasi dan Umum h) Melakukan pencatatan ke dalam buku mutasi kas kecil i) Memberi cap “lunas” pada BKK dan BPKK j) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2 k) Menyerahkan kepada pemegang jurnal dan buku besar dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti kas keluar lembar ke-1 4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK kepada pemegang buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar b) Mencatat ke dalam buku pembantu biaya
53
c) Mengarsip secara urut tanggal
e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas berdasarkan SOP PEMEGANG DANA KAS KECIL Dari Sub sistem
MULAI
1
Kas Prosedur Pengeluaran kas
Menerima permintaan Uang
Membuat Bukti pengeluaran kas kecil & diserahkan uangnya
Dana kas kecil mencukupi
ya
Dok Pendukung BPKK
Tidak Membuat permintaan pengisian kas kecil
BPKK
Dok Pendukung BPKK PPKK
Setiap sore hari diserahkan ke bag. Adm dan umum
Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil & dok pendukung
N
1
2
6
54
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil PPKN: Permintaan Pengisian Kas Kecil Gambar II.9 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM
1
2
Dok Pendukung BPKK PPKK
Dok Pendukung BPKK
Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil
Memberi cap lunas bukti pengeluaran kas kecil & mengesahkan PPKK
Dok Pendukung
Membuat Bukti kas keluar
BPKK PPKK
Berdasarkan bukti pengeluaran kas keci membuat Bukti kas keluar
Dok Pendukung BPKK 2 BKK
Dok Pendukung BPKK 2 BKK
1
3
1
55
7
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil PPKN: Permintaan Pengisian Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.10 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan) BENDAHARA 7
3
Dok Pendukung BPKK
Dok Pendukung 2 BKK PPKK
BPKK 1
2 BKK
1
Buku mutasi kas harian Berdasarkan permintaan pengisian kas kecil mengeluarkan uang
Buku mutasi kas harian
Memberi cap lunas pada BKK & Bukti permintaan pengisian kas kecil
Memberi cap lunas pada BKK & Bukti permintaan pengisian kas kecil
Dok Pendukung BPKK 2
Dok Pendukung BKK
BPKK
1
2 BKK PPKK
4
1
8 T
T
56
Keterangan :BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil PPKN: Permintaan Pengisian Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.11 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan) PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR 8
4
Dok Pendukung
Dok Pendukung BKK
BKK
1
Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas
Buku Besar
5
1
Buku Besar
9
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar
57
Gambar II.12 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan)
PEMEGANG BUKU PEMBANTU 5
9
Dok Pendukung
Dok Pendukung
BKK
1
BKK
Buku Pembantu Biaya
1
Buku Pembantu Biaya
T
T
SELESAI
SELESAI
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar
58
Gambar II.13 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan)
3. Prosedur Pelaksanaan a. Prosedur Pengeluaran kas untuk pembelian barang dagangan KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM Dari Sub Sistem Pembelian
Mulai
Menerima dokumen pendukung
Membuat bukti kas keluar dan mengotorisasi
Dok pendukung BTTS LPB BPB BKK
1
2
Keterangan: BTTS :Bukti Tanda Terima Sementara LPB :Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar
59
Gambar II.14 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pembelian BENDAHARA
2
BPB BKK
Bukti kas Keluar di cap lunas
melakukan pembayaran
BPB BKK
Laporan Mutasi kas harian Ke
Bersama Uang
jurnal
3
Ke penjual
60
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar BPB : Bukti Penerimaan Barang Gambar II.15 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pembelian (lanjutan) PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR 3
1
Dok Pendukung BTTS LPB
BKK
Jurnal Pengeluaran Kas Buku Besar
Ke Pemegang Buku Pembantu
4
Keterangan: BTTS :Bukti Tanda Terima Sementara LPB :Laporan Penerimaan Barang BKK : Bukti Kas Keluar
61
Gambar II.16 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pembelian (lanjutan) PEMEGANG BUKU PEMBANTU 4
Dok Pendukung BTTS LPB BKK
Buku kegiatan angkutan kendaraan Buku Pembantu
T
Selesai Keterangan : BTTS : Bukti Tanda Terima Sementara LPB : Laporan Penerimaan Barang
62
BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.17 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pembelian (lanjutan) Penjelasan Prosedur : 1) Kabag Administrasi dan Umum a) Menerima formulir-formulir dan dokumen pendukung dari sub sistem pembelian. b) Dibuatkan bukti kas keluar kemudian mengotorisasi BKK tersebut dan mendistribusikan : i. Dokumen pendukung, bukti tanda terima sementara ke pemegang jurnal dan buku besar. ii. Bukti kas keluar serta bukti pembelian barang ke bendahara. 2) Bendahara a) Menerima bukti pembelian barang, BKK dari Kabag. Administrasi dan Umum. b) Memberi cap “lunas” pada BKK. c) Melakukan pembayaran atas transaksi pembelian barang dagangan. d) Menyerahkan bukti pembelian barang kepada penjual besarta uangnya. e) Kemudian mendistribusikan BKK ke pemegang jurnal dan buku besar 3) Pemegang Jurnal dan Buku Besar
63
a) Menerima dari Kabag. Administrasi dokumen pendukung, Bukti Tanda Terima Sementara, Laporan Penerimaan Barang. b) Menerima BKK dari bendahara c) Setelah dilakukan pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dan buku besar selanjutnya dokumen-dokumen dan bukti-bukti tersebut diserahkan kepada pemegang buku pembantu 4) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima dokumen pendukung, bukti tanda terima sementara, laporan penerimaan barang dan BKK dari pemegang jurnal dan buku besar b) Mencatat ke dalam jurnal pembantu c) Mengarsip secara urut tanggal
64
b. Prosedur Pengeluaran kas untuk penggajian DIREKTUR Dari Sub sistem Penggajian
Mulai
Kartu Gaji Bukti Memo
Membagikan gaji sesuai dengan kartu gaji
Kartu Gaji Bukti Memo
Ke Kabag Administrasi dan Umum
Bersama Uang
Ke Karyawan
1
65
Gambar II.18 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Penggajian
KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM
1
Bukti memo
Melengkapi data pada bukti memo
Ke pemegang jurnal & buku besar
2
Gambar II.19
66
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Penggajian (lanjutan)
PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR
2
Bukti Memo
Jurnal Pengeluaran Kas
Buku Besar
Buku Umum
3
67
Gambar II.20 Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Penggajian (lanjutan) PEMEGANG BUKU PEMBANTU
3
Bukti Memo
Buku Pembantu `
T
Selesai
Gambar II.21
68
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Penggajian (lanjutan)
Penjelasan Prosedur 1) Direktur a) Dari sub sistem penggajian menerima kartu gaji dan bukti memo b) Membagikan gaji sesuai dengan kartu gaji c) Menyerahkan kartu gaji dan bersama uang kepada karyawan d) Menyerahkan bukti memo kepada kabag Administrasi dan umum 2) Kabag Administrasi dan Umum Setelah data-data pada bukti memo dilengkapi selanjutnya diserahkan ke pemegang jurnal dan buku 3) Pemegang Jurnal dan Buku Besar a) Menerima bukti memo dari Kabag. Administrasi dan Umum b) Selanjutnya mencatat kedalam jurnal pengeluaran kas, jurnal umum, dan buku besar dan menyerahkan kepada pemegang buku pembantu 4) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima bukti memo dari pemegang jurnal dan buku besar b) Melakukan pencatatan ke dalam buku pembantu c) Mengarsip secara urut tanggal
69
c. Prosedur Pengeluaran kas untuk Pengupahan KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM Dari Sub Sistem Pengupahan
Mulai
Membuat BKK dan Mengotorisasi
kartu upah BKK
ke bendahara
1
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.22
70
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengupahan
BENDAHARA
1
Kartu Upah BKK
Bukti kas Keluar di cap lunas
melakukan pembayaran
Kartu Upah BKK
Laporan Mutasi kas harian Bersama Uang
Ke Karyawan
Ke Jurnal & BB 2
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.23
71
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengupahan (lanjutan) PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR
2
BKK
Jurnal Pengeluaran Kas
Buku Besar
Buku Umum
3
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.24
72
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengupahan (lanjutan) PEMEGANG BUKU PEMBANTU
3
BKK
Buku Pembantu `
T
Selesai Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar II.25
73
Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengupahan (lanjutan) Penjelasan Prosedur : 1) Kabag Administrasi dan Umum a) Menerima formulir-formulir dan dokumen pendukung dari sub sistem pengupahan. b) Pengeluaran uang untuk pembayaran upah didasarkan pada kartu upah dan bukti kas keluar c) Menyerahkan kartu upah dan bukti kas keluar ke bendahara 2) Bendahara Menerima kartu upah dan BKK dari kabag. Administrasi dan Umum. Memberi cap “lunas” pada BKK dan melalukan pembayaran upah serta mencatat ke dalam laporan mutasi harian. Kemudian mendistribusikan : a) Kartu upah bersama uang kepada karyawan b) BKK kepada pemegang jurnal 3) Pemegang Jurnal dan Buku Besar a) Menerima BKK dari Bendahara b) Selanjutnya mencatat kedalam jurnal pengeluaran kas, jurnal umum, dan buku besar dan menyertakan kepada pemegang buku pembantu. 4) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima BKK dari pemegang jurnal dan buku besar b) Melakukan pencatatan ke dalam buku pembantu.
74
c) Mengarsip secara urut tanggal d. Prosedur Pengeluaran kas kecil PEMEGANG DANA KAS KECIL
MULAI
Dari pihak yang
1
Membutuhkan kas
BPKK
Menerima permintaan Uang
Menyerahkan uangnya
Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dan membuat BPKK dan mengotorisasi
Setiap sore hari diserahkan ke bag. Adm dan umum
BPKK Bukti Pembayaran Kas Kecil
Buku kas Kecil
1
2
N
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil Gambar II.26
75
Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil KABAG ADMINISTRASI DAN UMUM
2
BPKK
Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil
Membuat Bukti kas keluar dan mengotorisasi
BPKK BKK
3
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.27 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (Lanjutan)
76
BENDAHARA 3
BPKK BKK
Buku mutasi kas kecil
Memberi cap lunas pada BKK
BPKK BKK
4
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.28 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan)
77
PEMEGANG JURNAL DAN BUKU BESAR
4
BPKK BKK
Jurnal pengeluaran kas
Buku Besar
5
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.29 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan)
78
PEMEGANG BUKU PEMBANTU
5
Dok Pendukung BKK
Buku Pembantu Biaya
T
SELESAI
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Bukti Kas Keluar Gambar II.30
79
Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil (lanjutan)
Penjelasan Prosedur : 1) Pemegang Dana Kas Kecil a) Menerima permintaan uang bagian yang membutuhkan uang kas kemudian menyerahkan uangnya. b) Mencatat dalam buku kas kecil c) Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dari bagian yang melakukan membutuhkan kas kecil setelah transaksi. d) Membuat bukti pengeluaran kas kecil dan melakukan otorisasi. e) Bukti pembayaran kas kecil di arsip sesuai urutan nomornya f) Setiap sore hari menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil ke bagian administrasi dan umum 2) Kabag Aministrasi dan Umum a) Menerima BPKK dari pemegang dana kas kecil b) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil c) Membuat bukti kas keluar dan melakukan otorisasi d) Menyerahkan BPKK dan bukti kas keluar kepada bendahara 3) Bendahara a) Menerima bukti pengeluaran kas kecil dan BKK Kabag Administrasi dan Umum b) Melakukan pencatatan ke dalam buku mutasi kas kecil c) Memberi cap “lunas” pada BKK dan BPKK
80
d) Menyerahkan kepada pemegang jurnal dan buku besar bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti kas keluar 4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar a) Menerima bukti pengeluaran kas kecil dan BKK dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil dan BKK kepada pemegang buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu a) Menerima bukti pengeluaran kas kecil dan dari pemegang jurnal dan buku besar b) Mencatat ke dalam buku pembantu biaya c) Mengarsip secara urut tanggal
4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Berikut ini evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya: a. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Untuk Pembelian 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pembelian. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Pemisahan fungsi
81
tersebut dapat meminimalisir terjadinya penyimpangan atau penyelewengan kas. 2) Evaluasi terhadap dokumen Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian formulir atau dokumen yang digunakan berupa Bukti Pembelian Barang, Laporan Penerimaan Barang, Bukti Tanda Terima Sementara dan Bukti Kas Keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Dokumendokumen pengeluaran kas telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang. 3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu yang digunakan mencatat pengeluaran kas untuk pembelian bahan baku. Di UD.Berdijaya terdapat sebagian catatan yang digunakan belum menggunakan sistem komputerise sehingga menyulitkan dalam pencatatan dan kurang efisien.
82
4) Evaluasi terhadap prosedur Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar. 5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah. b. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran untuk Penggajian 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk penggajian fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi penggajiannya. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dalam mengelola pengeluaran kas untuk penggajian. 2) Evaluasi terhadap dokumen Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk penggajian formulir atau dokumen yang digunakan berupa bukti memo, kartu
83
gaji, bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Terdapat sedikit perbedaan dengan standart operasionalnya yaitu tidak digunakannya potongan gaji upah karyawan tetapi potongan tersebut sudah dimasukkan di dalam kartu gaji. Dokumen- dokumen tersebut telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang. 3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan bukti memo serta kartu gaji. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu. Di UD.Berdijaya terdapat sebagian catatan yang digunakan belum menggunakan sistem komputerise sehingga menyulitkan dalam pencatatan dan kurang efisien. 4) Evaluasi terhadap prosedur Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar. 5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir
84
Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran untuk penggajian yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah. c. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran untuk Pengupahan 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pengupahan fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pengupahnya. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dalam mengelola pengeluaran kas untuk pengupahan. 2) Evaluasi terhadap dokumen Pada sistem akuntansi pengeluaran kas formulir atau dokumen yang digunakan berupa kartu upah, bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan
pencatatan.
Dokumen-
diotorisasi oleh fungsi yang berwenang. 3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi
dokumen
tersebut
telah
85
Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan kartu upah. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu dan mutasi kas harian. 4) Evaluasi terhadap prosedur Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar. 5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pengupahan
yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan
prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah. d. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Pada sistem akuntansi pengeluaran kas kecil fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena telah terdapat pembagian tugas atau fungsi. Sehingga masing- masing fungsi dapat menjalankan pekerjaannya sesuai dengan tugas masing-masing. 2) Evaluasi terhadap dokumen
86
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas formulir atau dokumen yang digunakan berupa Bukti pengeluaran kas kecil, Bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Dokumen- dokumen tersebut telah mendapatkan otorisasi dari fungsi yang berwenang. 3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan bukti pengeluaran kas kecil. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu biaya dan mutasi kas kecil yang digunakan mencatat pengeluaran kas kecil. 4) Evaluasi terhadap prosedur Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar. 5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas kecil yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut,
87
sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
BAB III TEMUAN
Berdasarkan hasil evaluasi data dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya, penulis memperoleh temuantemuan tentang kelebihan dan kekurangan dari sistem akuntansi yang digunakan pada UD. Berdijaya. Temuan-temuan tersebut dapat digunakan oleh perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya. Temuan-temuan yang diperoleh adalah sebagai berikut : A. KELEBIHAN 1. Transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan dan kas kecil tidak dilaksanakan sendiri oleh satu bagian sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain. 2. Pada sistem akuntansi pengeluaran kas telah terdapat pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pembelian. Untuk penggajian dan pengupahan juga telah terdapat pemisahan fungsi yaitu fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan penggajian pengupahan.
88
3. Perusahaan menggunakan dokumen bernomor urut tercetak yang dapat mempermudah dalam penelusuran kembali serta membantu untuk mempertanggungjawabkan dokumen yang dikeluarkan tersebut.
4. Pada transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan 87
dan kas kecil, dokumen yang digunakan telah mendapat otorisasi oleh fungsi yang berwenang. 5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas, buku besar dan buku pembantu didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
B. KELEMAHAN 1. Dokumen-dokumen yang dibuat tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. 2. Pencatatan masih menggunakan sistem manual sehingga sangat rentan terjadinya kesalahan, selain itu pengarsipan juga membutuhkan tempat khusus dan tidak dapat bertahan dalam waktu yang lama. Pencatatan secara manual akan menimbulkan kesulitan dalam me-review catatan akuntansi yang apabila ada kesalahan pencatatan. Selain itu pencatatan secara menual dinilai kurang efektif ditinjau dari sisi waktu.
89
BAB IV PENUTUP
A.
KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang dilakukan pada Bab II sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pengeluaran kas yang terdapat pada UD. Berdijaya sudah cukup efektif dan baik meskipun masih ada beberapa kelemahan. Kesimpulan yang dapat diambil penulis yaitu : 1. Pelaksanaan sistem pengeluaran kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi dari awal sampai akhir, hal itu ditunjukan telah adanya pembagian tugas dan
pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dengan fungsi
pengeluaran dan fungsi pembelian. Untuk penggajian dan pengupahan juga telah terdapat pemisahan fungsi yaitu fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan penggajian pengupahan. 2. Dokumen yang digunakan UD Berdijaya ada sebagian yang tidak sesuai dengan standar operasionalnya yaitu dokumen tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Namun dokumen tersebut sudah bernomor urut tercetak sehingga dapat
90
mempermudah dalam penelusuran kembali serta dapat membantu untuk mempertanggungjawabkan dokumen yang dikeluarkan tersebut. Semua dokumen tersebut telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 3. Catatan akuntansi UD. Berdijaya terdiri dari laporan mutasi kas harian, jurnal pengeluaran kas, buku besar, buku pembantu sudah dibuat dengan baik karena pembuatan catatan tersebut berdasarkan bukti dari transaksi yang terjadi. 4. Prosedur pelaksanan transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan dan kas kecil sudah efektif, meskipun masih ada yang perlu diperbaiki. 5. Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran untuk pembelian, penggajian dan pengupahan dan kas kecil yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah. B.
REKOMENDASI Berdasarkan berbagai kelemahan yang sudah dibahas pada bab sebelumnya dan dengan harapan dapat memberikan sedikit masukan, maka penulis dapat memberikan beberapa masukan terhadap sistem pengeluaran kas, untuk meningkatkan keefektifan dalam pengeluaran kas pada UD. Berdijaya. Beberapa masukan dari penulis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Sebaiknya UD. Berdijaya menggunakan dokumen-dokumen yang dicetak
rangkap
sehingga
apabila terjadi
kehilangan
dokumen
91
perusahaan masih mempunyai cadangan dokumen yang di arsipkan oleh bagian yang berwenang sehingga perusahaan memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. 2. Sebaiknya pencatatan yang dilakukan pada UD. Berdijaya menggunakan sistem komputeraise sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan, serta memudahkan review dan pengarsipannya.
92
DAFTAR PUSTAKA
Antoni, Robert N and Vijay Govindarajan. 2002. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta : Salemba Empat Baridwan, Zaki. 1981. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta : Akademi akuntansi YKPN Harnanto. 1987. Sistem Akuntansi I. Edisi Pertama. Yogyakarta : BPFE Jusup, Al. Haryono. 1997. Dasar-dasar Akuntansi. Edisi Kelima. Yogyakarta : Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Mardiasmo. 2000. Akuntansi Keuangan Dasar 1. Edisi Ketiga. Yogyakarta : BPFE Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta : Salemba Empat Taswan. 2005. Akuntansi Perbankan Transaksi dalam valuta Asing. Edisi Ketiga. Yogyakarta : Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Manajemen YKPN
