EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : CLARA ANDINA PRASANTI F3309030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT


Clara Andina Prasanti F3309030

The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure. The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation. The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. Keywords

: The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK



Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran dari sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pengeluaran kas. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi langsung ke obyek penelitian yaitu kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia yang bertempat di Yogyakarta. Data yang digunakan merupakan data primer yang diperoleh langsung dari obyek penelitian, termasuk gambaran umum tentang yayasan serta dokumen akuntansi dan catatan yang digunakan oleh obyek penelitian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia. Kelemahan ini antara lain adalah belum ada pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan belum ada pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank. Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia sudah cukup baik dan masih memiliki beberapa kelemahan. Berdasarkan hasil penelitian, penelitian ini merekomendasikan bahwa diperlukan pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan diperlukan pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank. Kata Kunci : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, Evaluasi Sistem Akuntansi, Pengeluaran Kas, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia, JRS Indonesia

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Make It Happen! “Apply yourself. Get all the education you can, but then, by God, do something. Don’t just stand there, make it happen.”

“So what do we do? Anything. Something. So long as we just don’t sit there. If we screw it up, start over. Try something else. If we wait until we’ve satisfied all the uncertainties, it may be too late.” -Lee Lacocca

Penulis persembahkan kepada: ©

The God of All Possibilities: Jesus Christ

©

Papa, Mama, Ogi, dan Ludi

©

Eyang Kakung dan Eyang Putri

©

Sahabat seperjuangan: Ery Mutiara N.

©

Alma mater: Universitas Sebelas Maret

commitvito user


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan segala berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA” guna mencapai derajat Ahli Madya Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mendapatkan bimbingan, bantuan, dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan penghargaan yang tulus dan ucapan terima kasih kepada: 1.

Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S. selaku Rektor Universitas Sebelas Maret.

2.

Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

3.

Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

4.

Ibu Dra. Falikhatun, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing akademik.

5.

Bapak Sri Suranta, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing lapangan sekaligus dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan, dukungan, serta saran dalam penyusunan tugas akhir ini. commitviito user


6.

digilib.uns.ac.id

Bapak Indrayanto Prasetiyawan selaku National Finance Officer JRS Indonesia yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan kegiatan penelitian dan Mas Demetrius Vembri Turanto selaku Accounting Officer JRS Indonesia yang telah memberikan bimbingan bagi penulis terkait dengan pelaksanaan penelitian dan proses penulisan tugas akhir.

7.

Rekan-rekan JRS Indonesia di kantor nasional Yogyakarta: Romo Yadi; Romo Maswan; Pak Indra; Mas Vembri; Mbak Mia; Pak Indro; Mbak Dini; Pak Lino; Lars; Bang Doni; Mas Gombloh; Mas Herman; Mas Ucil; dan Mas Adi, terima kasih atas keramahan, keakraban, dan kerja sama yang begitu menyenangkan selama penulis melakukan kegiatan penelitian.

8.

Papa-Mama, Didik Sudjarwadi dan Paulina T.C. Wulandari, sebagai inspirasi sekaligus semangat hidup yang selalu mendidik, membimbing, mengarahkan, dan memberikan dukungan kepada penulis dalam menjalani kehidupan ini. Ucapan terima kasih tidak akan pernah cukup untuk menggambarkan wujud penghargaan penulis.

9.

Kedua adik laki-laki terbaik, Christophorus Nadianto Prayogi dan Cornelius Ludi Prasojo, terima kasih atas segala bentuk dukungan dan perhatian yang telah diberikan kepada penulis.

10.

Keluarga besar penulis, eyang kakung, dan kedua eyang putri, pakdhe, budhe, oom, tante, kakak-kakak, dan adik-adik sepupu, terima kasih atas dukungan doa dan semangat yang telah diberikan kepada penulis.

commit to user viii


11.

digilib.uns.ac.id

Sahabat terbaik, Ery Mutiara Nurkamalina, terima kasih atas persahabatan selama enam tahun semenjak berseragam putih abu-abu hingga bersama-sama menjadi mahasiswi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

12.

Teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan tahun 2009. Terutama untuk Cita Prasetyani Putri dan Ayu Eska Nugraheni, terima kasih telah menjadi teman belajar dan teman bermain selama dua tahun terakhir masa perkuliahan.

13.

Terakhir, my favorite person in the world, Yacob Aditama, thank you for stay with me any other way. Que quowle. Penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini dan

memohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca yang sedang mencari referensi penulisan tugas akhir terkait sistem akuntansi pengeluaran kas.

Surakarta,

Desember 2012 Penulis

commitixto user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................

iii

ABSTRACT ................................................................................................................

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ..........................................................................

vi

KATA PENGANTAR.............................................................................................. vii DAFTAR ISI.............................................................................................................

x

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ xiii BAB I

PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM YAYASAN...............................................

1

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS) ........................

1

2. Sejarah Yayasan JRS Indonesia ................................................

2

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan JRS Indonesia ........

4

4. Visi dan Misi Yayasan JRS Indonesia ......................................

5

5. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia ............................

6

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ...................................

7

7. Program Kegiatan dan Pelayanan ............................................. 80 B. LATAR BELAKANG ..................................................................... 82 commitxto user


digilib.uns.ac.id

C. PERUMUSAN MASALAH ........................................................... 84 D. TUJUAN PENELITIAN ................................................................. 84 E. MANFAAT PENELITIAN ............................................................. 85 BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 86 1. Sistem dan Prosedur................................................................... 86 2. Kas .............................................................................................. 87 3. Sistem Akuntansi ....................................................................... 87 4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas .......................................... 89 B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ................................... 104 1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai .......................... 104 2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank.................... 117 3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ............. 130 4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ........................... 137

BAB III TEMUAN A. KELEBIHAN ................................................................................... 142 B. KELEMAHAN ................................................................................ 144 BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN ................................................................................ 145 B. REKOMENDASI ............................................................................ 146 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 152 LAMPIRAN commitxito user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia tahun 2012 ..............

6

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir................... 101 Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ............. 113 Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank ...... 126 Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ............ 135 Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ....................................................................................... 147

commitxiito user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Pernyataan Tugas Akhir

Lampiran 2

Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang Kerja

Lampiran 3

Bukti Transaksi Internal: Nota Belanja

Lampiran 4

Bukti Transaksi Internal: Nota Pembayaran

Lampiran 5

Bukti Transaksi Internal: Nota Transportasi

Lampiran 6

Slip Cash Advance

Lampiran 7

Slip Cash Disbursement

Lampiran 8

Slip Transfer Request

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT



The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure. The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation. The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. Keywords

: The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I

PENDAHULUAN

A.

GAMBARAN UMUM INSTANSI 1.

Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS) Jesuit Refugee Service (JRS) adalah salah satu organisasi internasional (Non Governmental Organization) atau lebih dikenal dengan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dengan misi menemani, melayani, dan mempertahankan hak asasi pengungsi dan orang yang berpindah paksa. JRS memberikan pelayanan di tingkat nasional maupun internasional dengan dukungan dari kantor internasional di Roma. Jesuit Refugee Service (JRS) didirikan pada tanggal 14 November 1980 sebagai karya Serikat Yesus, yaitu salah satu ordo pastor-pastor Katolik. JRS secara resmi terdaftar sebagai yayasan di negara Vatikan pada tanggal 19 Maret 2000. Jesuit Refugee Service (JRS) melayani di 51 negara dengan memberikan bantuan bagi para pengungsi di kamp-kamp maupun di kota-kota, para pengungsi dalam negeri, para pencari suaka, dan pengungsi yang ditahan di dalam rumah detensi imigrasi. Karya pelayanan JRS terutama di bidang pendidikan, bantuan darurat,

commit1to user

2 digilib.uns.ac.id


kesehatan, kegiatan usaha, dan pelayanan sosial. Pada akhir tahun 2010, lebih dari 500.000 jiwa dilayani oleh JRS. 2.

Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Sebelum diresmikan pada tahun 1999, JRS Indonesia pernah beroperasi di Pulau Galang yang terletak 560km di sebelah tenggara Batam untuk melayani pengungsi–pengungsi dari Vietnam. Ketika itu beberapa Jesuit Indonesia ditugaskan untuk menemani, melayani, dan membela hak–hak para pengungsi Vietnam yang datang ke Pulau Galang, para Jesuit Indonesia tersebut diantaranya adalah: P. I. Warnabinarja, SJ,

P. V. Sugondo, SJ, dan P. A. Padmaseputra, SJ.

Setelah PBB menutup kamp pengungsian di Pulau Galang pada tahun 1997, maka berakhir pula tugas JRS Indonesia. Pada Maret tahun 1999, JRS Indonesia diresmikan oleh Provinsial Serikat Yesus Indonesia atas permintaan kantor JRS Asia Pasifik di Bangkok dan JRS Internasional di Roma. Provinsial Serikat Yesus Indonesia menunjuk P. Hendra Sutedja, SJ sebagai direktur nasional JRS Indonesia dan P. Karim Albrecht, SJ sebagai direktur JRS Timor Timur. Kantor nasional JRS Indonesia pada waktu itu berada di Jalan Teratai VIII Blok H–7, Jakarta. Pada awal peresmiannya, JRS Indonesia identik dengan Timor Barat karena hampir seluruh karya JRS dipusatkan untuk menangani pengungsi Timor Leste di Timor Barat (Betun, Atambua, dan Kupang) khususnya pemulangan pengungsi yang berada di Timor Barat ke Timor Leste.

commit to user


3 digilib.uns.ac.id

JRS Indonesia mulai berkarya di Ambon pada bulan Maret tahun 2000 dengan melayani pengungsi konflik internal antara komunitas Muslim dan Kristen. JRS Indonesia bekerja sama dengan LSM setempat, terutama LSM Muslim dengan memberikan pelayanan seperti pemberian obat, pendidikan, dan sebagainya. Pada akhir Juni tahun 2001 JRS Indonesia memberikan pelayanan di Aceh Timur dengan memberikan bantuan darurat bagi korban konflik, seperti pelayanan kesehatan, pendidikan, dan distribusi makanan dengan membentuk tim yang berbasis di Medan yang turut menangani pengungsi Aceh di wilayah Sumatera Utara. JRS Indonesia resmi tercatat sebagai yayasan di Indonesia pada tanggal 25 Juli 2001. Pelayanan JRS selanjutnya yaitu memberikan bantuan bagi para pengungsi tsunami Aceh di Banda Aceh, Langsa, Lamno, Calang, Meulaboh, dan Tapaktuan mulai akhir Desember tahun 2004 hingga pertengahan Juni tahun 2011. Selanjutnya, pada tahun 2005 hingga tahun 2007 JRS Indonesia memberikan pelayanan korban bencana gempa dan letusan Gunung Merapi di Yogyakarta dan Jawa Tengah. Pada awal tahun 2009 hingga sekarang, JRS Indonesia memberikan pelayanan bagi para pengungsi lintas batas dan pencari suaka yang berasal dari Myanmar dan negara–negara di kawasan Timur Tengah seperti Afghanistan, Pakistan, Iran, Irak, Kuwait, dan Somalia yang ditampung di rumah detensi imigrasi maupun di rumah–rumah penduduk commit to user


4 digilib.uns.ac.id

di Medan, Bogor, Yogyakarta, dan Surabaya. JRS Indonesia juga turut memberikan bantuan bagi para pengungsi Gunung Merapi di Yogyakarta maupun beberapa kabupaten di Jawa Tengah pada akhir tahun 2010, kemudian memberikan pelayanan bagi para pengungsi konflik di tempat pengungsian di Ambon, Maluku pada awal tahun 2012. 3.

Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) beralamat di Gang Cabe DP III/No.9 dan 13, Puren, Pringwulung, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283, nomor telepon/faks: (0274) 517405, e-mail: [email protected], dan website: www.jrs.or.id. Kantor nasional JRS Indonesia terdiri dari dua unit. Kantor nasional yang kedua berada di gang yang sama dengan nomor 13. JRS Indonesia juga memiliki beberapa kantor di wilayah layanan di beberapa daerah, yaitu: a.

JRS Medan-Immigration Detention Center Project Office Beralamat di Jalan Pinus I No.15, Kelurahan Pulo Brayan Bengkel Baru, Medan 20239, Sumatera Utara, nomor telepon: (061) 6631867.

b.

JRS Bogor-Asylum Seeker Project Office Beralamat di Jalan Raya Wangun, Kompleks Kehutanan Wana Mulya II No.326 RT.01 RW.02, Kelurahan Sindangsari, Bogor Timur 16720, nomor telepon: (0251) 8240540. commit to user

5 digilib.uns.ac.id


c.

JRS Pasuruan-Immigration Detention Center Project Office Beralamat di Perumahan Pondok Sejati Indah Blok IX/5 kota Pasuruan, Jawa Timur, nomor telepon: (0343) 426683.

d.

JRS Ambon-Internally Displaced Persons Molucca Project Office Beralamat di BTN Paso Indah, Blok 7 No.15 RT.046 RW.009, Desa Paso, Kecamatan Teluk Ambon, Ambon 97116, nomor telepon: (0911) 362715.

4.

Visi dan Misi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Visi: Demi penegakan keadilan (dan perdamaian) bagi pengungsi dalam semangat dialog dengan budaya dan agama lain, JRS Indonesia melaksanakan aneka pelayanan kepada masyarakat pengungsi agar para pengungsi

mendapatkan

martabatnya

kembali

sebagai

anggota

masyarakat yang normal dan damai sejahtera. JRS Indonesia sadar bahwa keadilan dan perdamaian tidak mungkin tercapai tanpa adanya kerja sama dengan pihak manapun termasuk dengan pihak-pihak yang beragama, berbudaya, berbangsa lain. Misi: Menemani, melayani dan membela hak-hak pengungsi lintas batas dan pengungsi internal. JRS Indonesia menyediakan diri dengan terlibat di tengah-tengah masyarakat maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan regional maupun global bagi kepentingan pengungsi maupun pengungsi internal.

commit to user

6 digilib.uns.ac.id


5.

Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Pembina Yayasan

Pengawas Yayasan

Pengurus Yayasan

Direktur Nasional

National Finance Officer

NPO & Project Director

Assistant Nat. Prog. Officer

Organization Secretary & PR

Communication Officer

Project Coordinator

Finance Officer

Info-Advo Officer

National InfoAdvo Officer

Field Officer

Support Officer

Accounting Officer

HR Admin Officer

Sumber: National Human Resources Officer JRS Indonesia

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) tahun 2012 commit to user

7 digilib.uns.ac.id


6.

Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab a.

Tanggung Jawab Pembina, Pengawas, dan Pengurus Yayasan Tanggung jawab pembina, pengawas, dan pengurus Yayasan JRS Indonesia dijabarkan sesuai dengan tanggung jawab umum jabatan di atas yang tercantum dalam UU RI No.28 Th.2004 tentang Perubahan atas UU No.16 Th.2001 tentang Yayasan.

b.

Uraian Kerja Direktur Nasional Bertanggung jawab kepada Regional Director atas tugas–tugas berikut ini: 1)

Berkaitan dengan Program a)

Mengkoordinasi

tim

assesment

untuk

membuka

program. b)

Mengkoordinasi tim project design untuk pembuatan proposal dan perencanaan kerja.

c)

Mengkoordinasi

tugas–tugas

untuk

implementasi

program para project director, National Officer, staf dan support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya. d)

Melaporkan program kepada donor.

e)

Bersama dengan National Finance Officer memetakan dana masing–masing donor.

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


f)

Menjawab

pertanyaan–pertanyaan

dari

lapangan

mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya (guideline) yang terkait dengan program. g)

Menetapkan pedoman (guideline) program–program yang dikerjakan JRS sebagai alat untuk mengevaluasi program.

h)

Menindaklanjuti

hasil

pemantauan

akuntabilitas

pelaksanaan program–program JRS apakah sudah berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku yang dibuat oleh National Program Officer. i)

Membuat keputusan atas rekomendasi yang diberikan oleh National Program Officer dalam melakukan pemantauan

program

berskala

besar

atau

yang

menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar JRS). j)

Menghadiri pertemuan dan mengadakan koordinasi program dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO di tingkat internasional dan nasional yang tidak bisa diwakilkan untuk mendukung kelancaran program.

k)

Menghentikan

atau

memutuskan

keberlangsungan

program di tingkat nasional. l)

Memutuskan pembukaan atau penutupan suatu proyek. commit to user

9 digilib.uns.ac.id


m)

Membentuk tim assessment untuk pembukaan program baru.

n)

Memberi persetujuan kepada Project Director atau National Officer untuk menandatangani suatu kerja sama (MoU) dengan pihak luar JRS.

o)

Memberi masukan kepada Project Director, National Information–Advocacy Officer dan National Program Officer

dalam

mengambil

keputusan

mengenai

keberlangsungan program JRS yang tidak bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS. p)

Memberi masukan kepada Project Director, National Information–Advocacy Officer dan National Program Officer

dalam

mengambil

keputusan

mengenai

keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS. q)

Memberi masukan–masukan dan pertimbangan kepada National Information–Advocacy

Officer

mengenai

kampanye, publikasi informasi dan data–data yang bertujuan untuk membela hak–hak pengungsi. r)

Memberi masukan–masukan kepada National Program Officer dalam mengambil keputusan untuk pemindahan dan atau pengalihan program dari wilayah proyek satu ke wilayah proyek lainnya jika ada program dan commit to user

10 digilib.uns.ac.id


anggaran yang belum dipakai dan dengan alasan–alasan yang kuat. s)

Mengelola

program

yang

dijalankan

di

Kantor

Nasional. t)

Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan

mengatur

penggunaannya

untuk

pelayanan

pengungsi. 2)

Berkaitan dengan Personil a)

Memutuskan komposisi personel JRS sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program di lapangan.

b)

Membantu National Human Resources Officer menjadi anggota tim perekrutan.

c)

Mengangkat personel menjadi staf JRS dan atau yang menduduki posisi struktural (para coordinator, project director, dan national officer).

d)

Menandatangani surat kesepakatan kerja semua staf JRS dan support staff yang langsung berada di bawah koordinasinya.

e)

Memutuskan perubahan atau perbaikan Kebijakan Kepegawaian.

f)

Memutuskan

penempatan,

pemindahan

dan

penggantian project director, para national officer, staf commit to user



HRD, staf Informasi–Advokasi, staf Finance serta support staff yang langsung di bawah koordinasinya. g)

Menetapkan gaji personel JRS.

h)

Membuat uraian kerja para project director, national officer, staf dan support staff yang langsung berada di bawah koordinasinya.

i)

Membuat penilaian kinerja atas para project director, national officer, staf dan support staff yang langsung berada di bawah koordinasinya.

j)

Memutuskan peserta pelatihan untuk tingkat nasional maupun internasional.

k)

Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru.

l)

Memutuskan wakil yang ditugaskan JRS dalam pertemuan–pertemuan internasional dan nasional.

m)

Mengambil kebijakan khusus untuk hal–hal yang belum diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.

n)

Memberikan ijin cuti bagi para director, para national officer, dan para officer yang berada langsung di bawah koordinasinya.

o)

Menerbitkan surat peringatan ke–3 (PHK) bagi personel yang melanggar peraturan sesuai dengan ketentuan yang ada. commit to user



p)

Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha

untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,

misalnya mempelajari dokumen–dokumen yang berisi tentang

perlindungan

pengungsi,

undang–undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb. 3)

Berkaitan dengan Keuangan a)

Mengambil keputusan untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) sesuai dengan ketentuan yang berlaku di JRS.

b)

Mengambil keputusan untuk pengeluaran di luar anggaran (di dalam proyek yang sedang berjalan) berdasarkan ketentuan yang berlaku di JRS.

c)

Memutuskan pembelian aset yang sangat dibutuhkan untuk program.

d)

Membuka rekening bank untuk seluruh program atas namanya dan National Finance Officer.

4)

Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership a)

Bersama Regional Director mencari dana untuk mendukung program–program di Indonesia, dalam bentuk pembuatan proposal.

commit to user



b)

Memberi

masukan–masukan

pertimbangan

kepada

dan

Regional

pertimbangan– Director

untuk

pembukaan dan penutupan program baru. c)

Bila mendapat delegasi dari Regional Director, membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain yang bersifat internasional, misalnya donor.

d)

Membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain, misalnya rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

c.

Uraian Kerja National Finance Officer Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini: 1)

Berkaitan dengan Program, Keuangan, dan Aset a)

Membantu

Country

Director

dalam

pengelolaan

keuangan dan penggalangan dana. b)

Bekerja sama dengan National Program Officer membuat penghitungan proposal, pengkodean dan pelaporan untuk para donor sesuai dengan butir-butir dalam proposal.

c)

Bekerja sama dengan Country Director melakukan penarikan tunai dari bank dan pemakaiannya untuk pembelian dan pembayaran dengan mempertimbangkan keamanan personel dan aset JRS. commit to user



d)

Melakukan monitoring atas laporan keuangan yang dibuat

oleh

masing-masing

Project

Finance

Coordinator, memperbaiki pengkodean yang salah dan menjelaskan hal-hal yang tidak jelas kepada mereka. e)

Bersama dengan National Program Officer membuat evaluasi penggunaan dana. Hasil evaluasi disampaikan kepada Country Director.

f)

Memberi usulan kepada Country Director dan National Program Officer untuk pembukaan dan penutupan suatu proyek.

g)

Membuat dan mengembangkan sistem logistik, aset dan dana untuk JRS Indonesia. Sistem yang dibuat harus disetujui oleh Country Director dan Regional Director.

h)

Mengembangkan sistem kontrol dan monitor bagi semua level transaksi keuangan di JRS.

i)

Mengembangkan sistem audit keuangan baik eksternal maupun internal.

j)

Membuat format anggaran dan pelaporan keuangan seperti format anggaran dan rekonsiliasi.

k)

Memastikan bahwa setiap akhir bulan (tanggal 25), anggaran pembelian dan pembayaran di proyek pada bulan berikutnya dibuat dengan persetujuan dari Country Director. commit to user



l)

Mengembangkan “banking system”: bank account holder, otorisasi transaksi bank, dsb.

m)

Menyediakan sistem dan mekanisme penggalangan dana sejauh disetujui oleh Regional Director.

n)

Memutuskan pengeluaran darurat Kantor Nasional berdasarkan ketentuan di JRS yang berlaku bila tidak bisa berkonsultasi dengan Country Director. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus.

o)

Menyajikan perkembangan laporan keuangan setiap bulan kepada Country Director, para National Officer, dan Project Director sebagai bahan evaluasi atas penggunaan uang proyek.

p)

Memastikan bahwa staf dapat dipercaya memegang PC dalam bentuk mata uang apa pun, melaporkannya secara bertanggung jawab dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

q)

Sejauh mendapatkan delegasi dari Country Director, menyetujui pemberikan hak-hak (gaji dan tunjangan) kepada staf JRS.

r)

Menjaga likuiditas (aliran) dana untuk 3 bulan ke depan. commit to user



s)

Membuka rekening bank atas nama Yayasan JRS Indonesia bersama dengan Country Director.

t)

Melakukan pengawasan uang milik JRS atas para finance officer dan menyediakan informasi tentang jumlah dan posisi keuangan JRS untuk Country Director: -

Memastikan semua transaksi memiliki buktibukti resmi seperti nota-nota.

-

Memastikan bahwa semua dokumen keuangan disimpan dan siap untuk keperluan audit.

-

Bertanggung jawab

atas

seluruh

kas

JRS

Indonesia dan aset-aset yang digunakan di proyek. u)

Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk pembelian aset-aset JRS kepada Country Director.

v)

Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan asetaset JRS bekerja sama dengan Project Finance Coordinator.

w)

Melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali) ke proyek dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit. Hasil evaluasi tertulis tersebut kemudian disampaikan kepada Country Director, para National Officer dan Project Director. commit to user



2)

Berkaitan dengan Personel a)

Membantu Country Director sebagai anggota tim perekrutan staf dan support staff finance (di kantor nasional)

sesuai

dengan

kebutuhan

program

di

lapangan. b)

Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan dan mekanisme finance.

c)

Memutuskan untuk mengangkat dan menghentikan support staff untuk bidang finance sesudah konsultasi dengan para National Officer dan Country Director.

d)

Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan Kepegawaian kepada Country Director.

e)

Memberikan uraian kerja personel finance serta support staff yang berada di bawah koordinasinya.

f)

Melakukan penilaian kinerja atas personel finance serta support

staff

yang berada langsung di bawah

koordinasinya. g)

Mengusulkan

penempatan,

pemindahan

dan

penggantian staf finance kepada Country Director, Project Director dan para National Officer. h)

Memutuskan

dan

mengkoordinasi

penempatan,

pemindahan, dan penggantian support staff finance commit to user



dengan berkonsultasi dengan para National Officer dan Country Director. i)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

j)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

k)

Mengambil

keputusan

mengenai

hal-hal

yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS. l)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,

misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang

perlindungan

pengungsi,

undang-undang



Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan commit to user



pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat, dan tepat pada waktunya. b)

Mengundang auditor dari luar (eksternal) untuk memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran audit tersebut.

d.

Uraian Kerja National Program Officer Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini: 1)


Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor Nasional maupun dengan proyek di lapangan dengan mengunjungi dan memberikan dukungan terhadap program-program demi keberhasilan

implementasi

program di lapangan. b)

Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim nasional maupun proyek untuk menjalankan perannya dalam koordinasi dan pemberian dukungan dan arahan proyek.

c)

Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan, pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program JRS pada level nasional. commit to user



d)

Membantu Country Director dalam mengkoordinasi penyusunan proposal dan membentuk tim project design.

e)

Bersama dengan National Finance Officer membuat kode keuangan sesuai dengan proposal. Kode keuangan ini dipakai untuk penyusunan laporan program.

f)

Membuat evaluasi keuangan program bersama National Finance Officer setelah laporan keuangan selesai dibuat.

g)

Bersama

National

Information-Advocacy

Officer

membuat analisis atau laporan untuk program-program tertentu. h)

Memberikan masukan dan konsultasi dengan tim di lapangan mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya (guideline) yang terkait dengan program.

i)

Bersama dengan

Country Director dan

Project

Director, mengembangkan dan memantau kriteria, metodologi

dan

panduan-panduan

progam

JRS:

standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan agenda, serta memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan. commit to user



j)

Melakukan pemantauan dan menjaga akuntabilitas pelaksanaan program-program JRS berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku, di antaranya dengan melakukan kunjungan secara berkala ke lokasilokasi proyek, serta membuat evaluasi dan rekomendasi tertulis dari setiap kunjungan serta menyampaikannya kepada Project Director dan Country Director untuk ditindaklanjuti.

k)

Melakukan pemantauan program berskala besar/tingkat nasional atau yang menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar JRS) bersama dengan Project Coordinator dan Project Director dan membuat rekomendasi tertulis kepada Country Director yang akan mengambil keputusan.

l)

Membangun jaringan kerja sama dan menghadiri pertemuan-pertemuan terkait dengan program yang dijalankan JRS dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO

di

tingkat

nasional

untuk

mendukung

melaksanakan

pertemuan-

keberhasilan program. m)

Mempersiapkan

dan

pertemuan para Project Director dan Coordinator untuk membahas isu-isu yang terkait dengan program. commit to user



n)

Memberi masukan-masukan kepada Project Director dan Coordinator dalam rapat-rapat sejauh diperlukan serta mendukung dan atau memfasilitasi pelatihanpelatihan yang relevan demi keberhasilan program yang dijalankan.

o)

Mengarahkan dan memastikan konsistensi penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di lapangan.

p)

Mengkoordinasi perumusan proposal-proposal proyek untuk

kegiatan-kegiatan

koordinasi

dan

menyampaikannya kepada Country Director. q)

Merekomendasikan

penghentian

atau

pemutusan

keberlangsungan proyek yang tidak bekerja sama secara resmi dengan pihak atau lembaga lain dengan mempertimbangkan masukan Project Director dan Project

Coordinator dan mengajukannya kepada

Country Director untuk diputuskan. r)

Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada Country Director. commit to user



s)

Membantu para Project Coordinator dan Project Director dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

t)

Memberikan

masukan-masukan

dan pertimbangan

kepada Country Director untuk pembukaan atau penutupan suatu proyek. u)

Membuat dan atau menandatangani kerja sama (MoU) dengan pihak luar JRS terkait dengan program sejauh didelegasikan oleh Country Director.

v)

Memberikan kepada

masukan-masukan

National

dan pertimbangan


Officer

mengenai kampanye, publikasi informasi dan data-data yang bertujuan untuk membela hak-hak pengungsi. w)

Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan mengupayakan untuk selalu memperbaharui database proyek supaya tidak kadaluwarsa.

x)

Bersama dengan Country Director dan Project Director membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumbersumber untuk evaluasi proyek. Selanjutnya membantu Project Coordinator dan Project Director dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

y)

Membuat rekomendasi kepada Country Director dan atau

Project Director commit to user

untuk

pemindahan

atau



pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek lainnya jika ada program dan anggaran yang belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang kuat. z)

Memberikan kepada

masukan-masukan

National

dan pertimbangan


Officer

mengenai program advokasi. aa)

Memberikan masukan dan pertimbangan mengenai program yang dijalankan di Kantor Nasional kepada Country Director.

bb) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan

mengatur

penggunaannya

untuk

pelayanan

pengungsi. 2)


Membantu National Human Resources Officer sebagai anggota tim perekrutan personel baru sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program di lapangan, antara lain dengan mewawancari calon.

b)

Mengusulkan perekrutan, pengangkatan, penggantian dan penghentian personel kepada Country Director.

c)

Mengusulkan dan memberi pertimbangan mengenai pengangkatan Project Director, Project Coordinator dan para National Officer kepada Country Director. commit to user



Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan Kepegawaian kepada Country Director. d)

Memutuskan

penempatan,

pemindahan

dan

penggantian staf dan support staff dari area proyek yang satu ke area yang lain yang berbeda project director melalui konsultasi dengan Country Director dan para National Officer. e)

Mengusulkan

penempatan,

pemindahan

dan

penggantian staf program (yang langsung di bawah koordinasinya) kepada Country Director dan para National Officer. f)

Mengusulkan gaji personel program kepada Country Director dan National Human Resources Officer.

g)

Membuat dan menandatangani, atas nama JRS, surat perjanjian kerja support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya.

h)

Membuat uraian kerja staf dan support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya.

i)

Membuat penilaian

kerja personel yang berada

langsung di bawah koordinasinya minimal 2 kali setahun.

commit to user



j)

Mengusulkan peserta pelatihan untuk tingkat nasional maupun internasional kepada Country Director dan National Human Resources Officer.

k)

Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru untuk materi program.

l)

Memberikan usulan dan pertimbangan kepada Country Director untuk pengangkatan Project Director dan National Officer.

m)

Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS

dalam

pertemuan-pertemuan

internasional maupun nasional. n)

Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director dan

National Human

Resources

yang

Officer

untuk

staf

ditugaskan

mengikuti seminar atau pelatihan yang diselenggarakan oleh

pihak

luar

JRS,

baik

nasional

maupun

internasional. o)

Mengambil

keputusan

mengenai

hal-hal

yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS. commit to user



p)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director dan National Human Resources Officer mengenai hal-hal yang berhubungan dengan personel sejauh belum diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS (misalnya mengenai tunjangantunjangan untuk personel).

q)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang



Bertanggung jawab kepada Country Director untuk penyusunan budget proposal untuk kegiatan-kegiatan yang diperlukan di bidang program.

b)

Menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan yang diperlukan di bidang program dan mengusulkannya kepada Country Director.

c)

Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas kegiatan-kegiatan program sesuai dengan format JRS yang tersedia kepada Country Director. commit to user



d)

Mengusulkan

pembelian

aset

untuk

kelancaran

kegiatan-kegiatan program kepada Country Director. 4)


Bersama Country Director membantu mencari dana untuk mendukung program-program di Indonesia, dalam bentuk pembuatan proposal.

b)

Mengembangkan dan mengelola perjanjian-perjanjian kerja dengan pihak lain terkait dengan implementasi program dengan berkonsultasi dengan Project Director dan National Officer.

c)

Menjadi penghubung para Program Officer di tingkat regional.

d)

Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan pembuatan laporan tepat pada waktunya.

e)

Bila mendapat

delegasi dari

Country Director,

membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain, misalnya donor, rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb. f)

Melakukan konsultasi dan kerja sama dengan Program Officer tingkat regional. commit to user



g)

Melakukan kerja sama dan partnership dengan lembaga-lembaga lain dalam menjalankan program.

e.

Uraian Kerja National Information–Advocacy Officer Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini: 1)


Membantu Country Director di bidang Informasi, Database, dan Riset.

b) 2)

Membantu Country Director di bidang Advokasi.


Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim JRS dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan advokasi, membantu perekrutan, orientasi dan induksi mengenai informasi dan

advokasi

serta

standar-standar

bantuan

kemanusiaan, dan peningkatan kapasitas staf. b)

Membantu memberikan uraian kerja personel informasi dan advokasi serta database & IT Officers yang berada di bawah koordinasinya.

c)

Melakukan penilaian kinerja atas personel informasi dan advokasi serta support staff yang berada di bawah koordinasinya.

commit to user



d)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

e)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

f)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang

tentang

pendidikan,

dokumen-dokumen

hukum

Indonesia serta standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb. 3)


Membantu Country Director untuk penyusunan budget proposal untuk kegiatan-kegiatan advokasi, research dan informasi.

b)

Membantu menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan

advokasi, research

dan

informasi dan

mengusulkannya kepada Country Director.

commit to user



c)

Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas kegiatan-kegiatan advokasi, research dan informasi kepada Country Director.

d)

Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran kegiatan advokasi yang sangat dibutuhkan kepada Country Director.

e)

Memberi usulan dan pertimbangan kepada Country Director mengenai pengeluaran di luar proposal dan pembukaan program baru di luar proposal proyek yang sudah disetujui.

4)

Hubungan dengan Tim Kerja, Donor, dan Partnership a)

Membantu Country Director mencari dana untuk program advokasi JRS.

b)

Menyediakan dan menyebarkan informasi tentang JRS untuk mendukung pencarian dana bagi programprogram JRS Indonesia dengan persetujuan Country Director.

c)

Menyelenggarakan kegiatan penggalangan dana di tingkat nasional bekerja sama dengan National Officer dan dengan persetujuan Country Director.

d)

Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk kepentingan hubungan dengan donor. commit to user



e)

Memeriksa dan mengoreksi konsep proposal dan laporan kegiatan program JRS jika dibutuhkan.

f)

Berkoordinasi dengan tim-tim kerja terkait, memastikan bahwa isu-isu advokasi selalu terintegrasi dalam pelaksanaan program di lapangan.

g)

Menjalin hubungan yang baik dengan jaringan advokasi dengan memberi informasi terbaru, berbagi informasi atau data, menghadiri pertemuan jaringan dan bentukbentuk komunikasi/koordinasi yang lain dengan tetap memperhatikan

kepentingan

masyarakat

yang

didampingi. h)

Mempublikasikan

dan

mengampanyekan

isu-isu

advokasi dengan tetap mempertimbangkan dampak positif-negatif terhadap masyarakat pengungsi yang didampingi oleh JRS dengan persetujuan Country Director. f.

Uraian Kerja Accounting Officer Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas berikut ini: 1)


Bertanggung jawab atas uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang ada di kantor nasional. commit to user



b)

Membukukan

semua

transaksi

keuangan

yang

dilakukan di kantor nasional. c)

Menyimpan bukti-bukti transaksi dan membuat laporan rekonsiliasi per minggu.

d)

Memeriksa laporan keuangan dari semua proyek yang ada di JRS Indonesia, sekaligus menginformasikan kepada proyek jika ternyata ada kesalahan kode.

e)

Memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

f)

Membuat laporan keuangan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam program akuntansi serta membuat laporan konsolidasi per tiga bulan.

g)

Membuat laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan aktivitas serta laporan perubahan aset lembaga berdasarkan pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

h)

Menginformasikan secara tertulis kepada National Finance Officer jika menemukan transaksi yang tidak wajar.

i)

Merekomendasikan kepada National Finance Officer mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses internal audit berdasarkan laporan bulanan dari proyek. commit to user



j)

Mencatat dan memproses laporan akuntansi atas semua aset yang dimiliki oleh JRS Indonesia.

k)

Membantu Finance Officer dalam menyusun laporan tahunan Pajak Penghasilan ps. 21 Staff/Volunteer dan Pajak penghasilan ps. 25 Badan.

l)

Membantu National Finance Officer dalam membuat laporan untuk donatur khusus.

m)

Membantu

National

Finance

Officer

dalam

menyediakan data yang diminta oleh auditor eksternal dan memberikan keterangan seperlunya kepada mereka atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. 2)


Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan dan mekanisme keuangan sejauh diberi delegasi oleh National Finance Officer.

b)

Melakukan penilaian kinerja atas personel finance yang berada langsung di bawah koordinasinya.

c)

Mengusulkan

dan

mengkoordinasi

penempatan,

pemindahan, dan penggantian staff finance kepada National Finance Officer. d)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada National Finance Officer untuk staff finance yang commit to user



ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS. e)

Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada National Finance Officer untuk staff finance yang ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

f)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang


Berkaitan dengan Keuangan dan Aset a)

Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk pembelian aset-aset JRS kepada National Finance Officer.

b)

Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan asetaset JRS bekerja sama dengan National Finance Officer.

c)

Membantu National Finance Officer melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali) terhadap seluruh commit to user



proyek JRS Indonesia dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit. 4)


Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat dan tepat pada waktunya di wilayah pelaksanaan proyek.

b)

Mengusulkan kepada National Finance Officer untuk mengundang

auditor

akuntabilitas

eksternal

laporan

untuk

keuangan

memeriksa JRS

dan

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran audit tersebut. g.

Uraian Kerja Human Resources Administration Officer Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas berikut ini: 1)

Berkaitan dengan Administrasi Human Resources a)

Perekrutan dan Seleksi Kandidat -

Membantu

mengkoordinasi

perekrutan

dalam

menyampaikan koordinator

hal

daftar tim

pelaksanaan pengumuman,

kandidat

perekrutan,

kepada

mengundang

kandidat, membuat agenda wawancara, merekap commit to user



hasil wawancara, mengumumkan penerimaan dan penolakan, menyampaikan kepada staf baru tanggal orientasi dan persiapan keberangkatan ke tempat kerja. -

Menyusun uraian kerja staf berdasarkan masukan dari para supervisor.

-

Membuat dan mengelola pengarsipan kontrak, uraian kerja, code of conduct dan dokumendokumen staf lainnya berdasarkan informasi dari para supervisor.

b)

Orientasi Staf Baru -

Membantu

memberi

penjelasan

administrasi

(kontrak

dan

ketentuan-ketentuan

mengenai

penggajian)

mengenai

dan

kesejahteraan

personel JRS. -

Mengumpulkan dokumentasi dari staf baru dan memberikan

dokumentasi

JRS

yang

harus

dipegang oleh staf baru. c)

Induksi Staf Baru -

Membantu supervisor membuat/mengingatkan jadwal induksi staf baru.

-

Membantu supervisor dalam pelaksanaan induksi staf baru. commit to user



d)

Pendampingan dan Pengembangan Staf -

Membantu membuat jadwal evaluasi kinerja untuk masing-masing personel.

-

Mengumumkan memerlukan

situasi

perhatian,

personel ulang

tahun,

yang dan

semacamnya. -

Membuat dan memperbaharui daftar seminar atau pelatihan yang pernah diikuti personel.

-

Membuat sertifikat seminar atau pelatihan jika difasilitasi oleh lembaga.

-

Memberikan masukan-masukan dan usulan halhal yang terkait dengan peraturan/undang-undang kepegawaian

pemerintah

dan organisasi/JRS

kepada para supervisor. -

Menyiapkan format-format untuk rekomendasi dan keperluan seminar atau pelatihan.

e)

Kesejahteraan Staf -

Mencatat absensi personel yang off unpaid.

-

Mencatat personel yang bekerja lebih dari 30 hari di luar wilayah kerjanya.

-

Membuat dan memperbaharui informasi atau data cuti dan mengurusi administrasinya dengan bekerja sama dengan Finance Officer. commit to user



-

Membuat dan memperbaharui informasi atau data antar kontrak dan mengurusi administrasinya dengan bekerja sama dengan Finance Officer dan supervisornya.

-

Memastikan dana solidaritas diberikan kepada staf yang berhak.

-

Mengelola administrasi Askes seluruh personel (pendaftaran,

reimburse,

penghentian,

perpanjangan, dll) dan membuat informasi atau data terbaru yang berhubungan dengan kesehatan setiap personel. f)

Penggajian Staf -

Mengusulkan gaji dan tunjangan personel baru berdasarkan sistem penggajian JRS kepada National Finance Officer.

-

Menghitung gaji dan tunjangan-tunjangan lain untuk

dilaporkan/diberikan

kepada

National

Finance Officer. -

Membuat slip dan mengirimkan slip-slip gaji maupun

tunjangan

kepada

masing-masing

personel dengan tembusan kepada National Finance Officer dan Project Finance Coordinator commit to user



untuk personel yang didanai oleh proyek yang bersangkutan. -

Mencatat dan menghitung perubahan-perubahan tunjangan-tunjangan personel yang mengalami perubahan status seperti rumah, suami/istri, anak, dll.

-

Melaporkan kepada Finance National Officer perubahan gaji pokok personel tiap tahun, dan per semester untuk support staff berdasarkan sistem yang berlaku.

-

Mengurus perpajakan serta memberi informasi kepada Finance National Officer mengenai perkembangan perpajakan

g)

Akhir Kontrak Staf -

Menyimpan arsip “exit questionnaire” masingmasing personel

-

Membuat draft surat rekomendasi kerja personel yang selesai di JRS.

-

Menyampaikan keputusan sanksi adminisitratif kepada personel yang bersangkutan.

-

Menghitung

hak-hak

akhir

kontrak

(gaji,

loyalitas, pesangon) dan memberikan slip hakhak tersebut kepada personel yang bersangkutan. commit to user



2)

Berkaitan dengan Personel pada Umumnya a)

Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel JRS wilayahnya.

b)

Membantu team finance dibidang transaksi keuangan harian di kantor nasional jika dibutuhkan.

c)

Memberi pertimbangan mengenai kebutuhan seminar atau pelatihan yang mendukung program kepada Country Director dan untuk secara keseluruhan.

d)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang

tentang pendidikan, kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb. e)


mengatur

penggunaannya

untuk

pelayanan

pengungsi. h.

Uraian Kerja Assistant National Program Officer Bertanggung jawab kepada National Program Officer atas tugas-tugas berikut ini:

commit to user



1)


Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor Nasional maupun dengan proyek di lapangan dan bersama dengan delegasi NPO, mengunjungi serta memberikan dukungan terhadap proyek JRS demi keberhasilan implementasi di lapangan.

b)

Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan, pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program JRS pada level nasional.

c)

Memberikan masukan dan konsultasi kepada NPO mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya (guideline) yang terkait dengan program.

d)

Bersama dengan NPO & PCs, mengembangkan dan memantau kriteria, metodologi dan panduan-panduan progam JRS: standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan agenda serta memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan.

e)

Memberikan masukan kepada NPO tentang konsistensi penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di lapangan. commit to user



f)

Membantu perumusan proposal-proposal proyek untuk kegiatan-kegiatan koordinasi dan menyampaikannya kepada National Programme Officer.

g)

Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada National Program Officer.

h)

Memberikan

masukan-masukan

dan pertimbangan

kepada NPO untuk pembukaan atau penutupan suatu proyek. i)

Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan mengupayakan untuk selalu memperbaharui database proyek supaya tidak kadaluwarsa.

j)

Membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumbersumber untuk evaluasi proyek bersama dengan NPO. Selanjutnya membantu Project Coordinator dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

k)

Membuat rekomendasi kepada NPO untuk pemindahan atau pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek lainnya jika ada program dan anggaran yang commit to user



belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang kuat. l)


mengatur

penggunaannya

untuk

pelayanan

pengungsi. 2)



untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang



Mengambil keputusan dalam situasi darurat dan tidak bisa konsultasi dengan atasan langsung untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) dengan anggaran sesuai dengan kebijakan finansial yang ada. Keputusan dibuat secara tertulis dengan

menggunakan

format

khusus. Jika bisa

konsultasi dengan atasan langsung, hal ini menjadi wewenang National Program Officer.

commit to user



b)

Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Program Officer.

4)


Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya.

b)

Menjalin hubungan dengan penduduk di wilayah kerjanya, para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga internasional maupun lokal (Badan PBB dan LSMLSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi (refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

c)

Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian program kepada National Program Officer.

i.

Uraian Kerja Communication Officer Bertanggung jawab kepada National Information-Advocacy Officer atas tugas-tugas berikut ini: 1)


Menganalisa kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh pihak-pihak yang berwenang terhadap situasi politik yang berkaitan dengan pengungsi lintas batas dan pengungsi internal di Indonesia. commit to user



b)

Mengembangkan

strategi-strategi

komunikasi

dan

rencana-rencana komunikasi JRS Nasional terkait dengan butir 1 di atas. c)

Membantu National Information-Advocacy Officer mengelola informasi, publikasi dan relasi dengan media serta menyebarkan riset dan kebijakan JRS seluasluasnya.

d)

Menulis artikel bagi publikasi nasional maupun internasional termasuk publikasi-publikasi JRS.

e)

Mengelola isi situs jejaring dan merancang serta mengedit publikasi nasional.

f)

Mengorganisasi pelatihan atau lokakarya media dan komunikasi bagi para staf JRS untuk peningkatan kesadaran masyarakat terhadap isu-isu yang terkait dengan pengungsi sehingga staf JRS mampu membuat identifikasi isu-isu untuk disampaikan secara umum, serta menerapkan pedoman-pedoman pelatihan yang telah dibuat kantor regional.

g)

Berperan serta dalam berbagai lokakarya, seminar dan pertemuan serta berkoordinasi dan mengembangkan komunikasi yang efektif antara JRS dan jejaring komunikasi/advokasi nasional. commit to user



h)

Memperbaharui database JRS untuk memastikan salinan dokumen-dokumen kunci, data dan foto-foto dari kantor-kantor lapangan maupun nasional dilakukan secara teratur.

i)

Mengelola dan memperbaharui milis internal, eksternal, termasuk alumni secara berkala.

j)

Memastikan perpustakaan JRS di kantor nasional memiliki koleksi pustaka terbaru sesuai dengan publikasi kunci terbaru dan informasi buku serta tersedianya dokumen online.

k)

Memastikan server JRS Indonesia berjalan dan membantu

kapanpun

dibutuhkan

dengan

mengorganisasi pemeliharaan perangkat keras yang digunakan baik staf nasional maupun lapangan. 2)


Mengkoordinasi sukarelawan di kantor nasional yang bertugas dalam memperbaharui database dan membuat desain rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan dan mendampingi pelaksanaannya.

b)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,

misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan commit to user

pengungsi,

undang-undang





Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Information-Advocacy Officer.

4)


Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya sejauh didelegasikan oleh supervisor.

b)


j.

Uraian Kerja Organization Secretary and Public Relation Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini: 1)

Hubungan dengan Pemerintah a)

Mencari

data

dan

informasi

serta

menganalisa

kebijakan-kebijakan pemerintah yang berhubungan dengan eksistensi lembaga JRS. commit to user



b)

Membantu Country Director dalam menyediakan syarat-syarat administratif dan konsultasi hukum terkait dengan kelembagaan JRS.

c)

Menyediakan

dan

mengurus

tuntutan-tuntutan

administratif dari pemerintah terhadap JRS sebagai lembaga. d)

Menyediakan

laporan-laporan

JRS

menyangkut

kelembagaan maupun kegiatan program yang perlu untuk pemerintah. e)

Membuat,

mengirim,

menerima

dan

mendokumentasikan surat-surat keluar dan masuk JRS ke dan dari pemerintah (sejauh diperlukan). f)

Membantu Country Director dalam membangun relasi dengan pemerintah demi lancarnya kegiatan program JRS.

2)

Hubungan dengan Institusi Gerejani a)

Membantu Country Director dalam menjaga relasi dan komunikasi yang baik dengan institusi gerejani dan kegiatan gerejani (Keuskupan, Paroki, Tarekat Religius, dan

komunitas-komunitas

rohaniwan/rohaniwati,

lembaga-lembaga sosial gereja lainnya). b)

Membuat, mengirimkan,

dan

mendokumentasikan

laporan-laporan kegiatan JRS kepada lembaga-lembaga commit to user



gereja (Kedutaan Vatican untuk Indonesia, KWI, dan institusi gerejani lain yang relevan). c)

Membuat sarana-sarana korespondensi JRS dengan lembaga-lembaga gerejani (kartu natal/paskah, ucapan terima kasih, surat-surat, dsb.) agar terjalin koordinasi dan kerja sama dengan institusi gerejani.

d)

Ikut merancang dan melaksanakan kesadaran terhadap keprihatinan dan program JRS serta penggalangan dana JRS untuk kalangan institusi-institusi gerejani.

e)

Bertanggung jawab terhadap program beasiswa anakanak dari Pulau Buru bekerja sama dengan lembaga gerejani (Panti Asuhan A.K. Ngawen dan Yayasan Pengabdian Masyarakat Realino).

3)

Hubungan dengan Masyarakat Umum a)

Membantu perencanaan dan pelaksanaan kegiatankegiatan khusus JRS dalam rangka kesadaran maupun menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat umum, misalnya kegiatan Peringatan Hari Pengungsi Sedunia,

kegiatan

peluncuran

dokumen

yang

diterbitkan JRS, dan semacamnya. b)

Memastikan terjalinnya hubungan dan komunikasi yang baik dengan masyarakat sekitar kantor JRS dan commit to user



aparat pemerintahan lokal (RT, RW, Desa, Kelurahan, Kecamatan). 4)

Kesekretariatan Mengelola arsip-arsip yang terkait dengan lembaga (selain database, data Human Resources, dan keuangan) yang meliputi: a)

Surat-surat masuk dan keluar JRS dengan pihak lain (pemerintah, institusi gerejani, masyarakat, donor, dll.).

b)

Dokumen dan surat-surat kelembagaan (akte yayasan, rapat-rapat yayasan, kebijakan-kebijakan pemerintah tentang lembaga, surat-surat kepemilikan tanah dan aset yang lain, sertifikat, dokumen konsultasi kelembagaan, kontrak kerja sama, dll.).

c)

Dokumen-dokumen program JRS (proposal, laporan, hasil evaluasi, dll.).

5)

Hospitalitas a)

Mengatur penerimaan tamu baik dari luar maupun internal JRS.

b)

Menerima telepon/fax.

c)

Melayani pemesanan tiket dan membantu pengiriman maupun penerimaan surat atau paket.

commit to user



6)

Lain-lain a)

Mengkoordinasi para personel yang menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

b)

Memberi masukan dan penilaian atas personel yang menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

c)

Mengkoordinasi makan siang di kantor nasional.

d)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principles tentang kepengungsian, dsb. e)


mengatur

penggunaannya

untuk

pelayanan

pengungsi. f)

Mengerjakan hal-hal penting yang belum teridentifikasi terkait dengan urusan kelembagaan dan relasi lembaga dengan lembaga lain (pemerintah, gereja, Serikat Yesus, dan masyarakat).

k.

Uraian Kerja Project Coordinator Tugas dan tanggung jawab Coordinator Asylum Seeker Project adalah: commit to user



1)

Membantu National Program Officer dalam hal: a)

Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana yang telah dibuat.

b)

Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembagalembaga internasional, nasional maupun lokal (Badan PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi (refugees/IDPs) di tingkat proyek.

c)

Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian program kepada National Program Officer.

d)

Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta menggunakan

relasi

tersebut

untuk

menjaga

terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas situasi mereka. e)


f)

Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan format standar dan memperbaharui informasi atau data pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan. commit to user



2)

Menjalankan tugas-tugas berikut: a)

Berkaitan dengan Personel -

Mengkoordinasi kegiatan (kerja) para personel (staf, volunteer, dan tenaga honorer) yang menjadi tanggung jawabnya.

-

Menyiapkan

agenda-agenda

memfasilitasi

pertemuan

menggunakan

teknik

yang

pertemuan, tim

dengan

sesuai

menurut

kesepakatan tim atas pedoman yang ada. -

Mendelegasikan tugas-tugas yang dibutuhkan (misalnya: rekaman, pengumpulan informasi, dsb.) kepada tim.

-

Memberikan

rekomendasi

tertulis

kepada

National Program Officer mengenai masalah staf, volunteer dan tenaga honorer yang tidak bisa ditangani oleh Project Coordinator. -

Membuat penilaian minimal dua kali setahun terhadap staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil penilaian tertulis kemudian disampaikan kepada National Program Officer.

-

Memberikan usulan cuti untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya commit to user



kepada National Program Officer berdasarkan Kebijakan Kepegawaian JRS. -

Mengusulkan uraian kerja untuk para staf, volunteer

dan

tenaga

honorer

di

bawah

koordinasinya kepada National Program Officer. -

Menjelaskan

uraian

kerja

dan

Kebijakan

Kepegawaian untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. -

Mengusulkan

permintaan,

penggantian

atau

pemindahan staf, volunteer dan tenaga honorer di bawah tanggung jawabnya kepada National Program Officer dengan alasan yang kuat. -

Mengusulkan

pengangkatan

pekerja/tenaga

honorer sejauh dibutuhkan kepada National Program Officer untuk mengurus kantor dan rumah tangga. -

Menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel JRS di wilayahnya.

-

Mengusulkan kebutuhan seminar atau pelatihan, volunteer atau tenaga honorer kepada National Progam Officer. commit to user



-

Bersama dengan National Program Officer menetapkan keanggotaan milis JRS untuk staf dan tenaga honorer.

-

Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang

tentang

pendidikan,

standar

kemanusiaan,

guiding

principle

tentang

kepengungsian, dsb. b)

Berkaitan dengan Keuangan -

Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) dengan anggaran maksimal lima juta rupiah jika ada anggaran program yang tidak dapat direalisasikan. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus. Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang National Program Officer.

-

Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk pengeluaran di luar anggaran dengan anggaran maksimal satu juta rupiah (dilihat per kasus). commit to user



Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang National Program Officer. -

Mengusulkan dibutuhkan

pengadaan untuk

aset

mendukung

yang

sangat

pelaksanaan

kegiatan program kepada National Program Officer. -

Mengadakan rekonsiliasi keuangan mingguan bersama dengan Finance Officer.

-

Memberikan otorisasi (persetujuan) secara tertulis setiap pengeluaran keuangan yang ada di wilayah proyek untuk program-program yang sudah ada dalam proposal atau perencanaan bulanan yang sudah

mendapatkan

persetujuan

dari

penanggungjawab di atasnya. -

Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan bulanan sesuai dengan format yang berlaku dan mengirimkannya

kepada

Officer

tembusan

dengan

National

Program

kepada

National

Finance Officer. -

Bersama Finance Officer membuka rekening baru atas nama Yayasan JRS dengan surat kuasa yang menentukan bahwa uang yang ada di rekening milik JRS. commit to user



c)

Berkaitan dengan Program -

Bersama dengan National Program Officer dan National


Officer,

menyusun proposal proyek tahunan, berdasarkan kebutuhan pengungsi dan sesuai dengan standar SPHERE atau standar lain yang berlaku umum. -

Mengkoordinasi program di bawah tanggung jawabnya dengan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program bulanan dengan mengacu pada proposal dan perencanaan proyek.

-

Menyusun

perencanaan

anggaran

program

(budget) bulanan di atas dengan dibantu oleh Finance Officer. Perencanaan anggaran tersebut kemudian dikirimkan kepada National Program Officer

dengan

tembusan


kepada

Officer

dan

National National

Finance Officer. -

Membuat dan menandatangani perjanjian kerja sama (MoU) dengan pihak lain di tingkat wilayah proyek atas

persetujuan

National Program

Officer. Surat perjanjian asli kemudian dikirmkan kepada Country Director dan dengan tembusan kepada National Program Officer, National commit to user




Officer

dan

National

Finance Officer. -

Menyelenggarakan perencanaan

rapat

kegiatan

melaporkannya

kepada

evaluasi

dan

mingguan

dan

National

Program

Officer. -

Menggali kebutuhan-kebutuhan baru (conduct needs assessment) bagi orang-orang yang dilayani di wilayah kerjanya dan melakukan analisis tentang situasi dan hak-hak mereka secara umum dan keseluruhan.

-

Merekomendasikan program-program baru di luar proposal setelah mendengarkan masukan dari staf, volunteer dan tenaga honorer lapangan. Project Coordinator mengusulkannya kepada National Program Officer yang akan memberi penilaian atasnya.

-

Memberi

usulan

menghentikan berjalan

dan

suatu

kepada

pertimbangan

program

National

yang

untuk sedang

Program Officer

dengan alasan yang kuat. -

Mengkoordinasi penyimpanan dan pengelolaan inventaris aset milik JRS bersama tim JRS di commit to user



wilayah proyek dan mengatur penggunaannya untuk orang-orang yang dilayani. -

Bekerja sama dengan Finance Officer, menata dan menginventaris semua bukti penerimaan dan distribusi barang untuk pengungsi, NGO lokal, staf dan tenaga honorer JRS.

-

Mengusulkan kampanye, publikasi informasi dan data-data yang bertujuan membela hak-hak orang-orang yang dilayani kepada National Information-Advocacy Officer atas sepengetahuan National Program Officer.

-

Jika memungkinkan bekerja sama dengan tim proyek, mengembangkan perpustakaan proyek yang mendukung program.

d)

Berkaitan dengan Informasi-Advokasi -

Membantu

staf

proyek

dalam

pemberian

informasi, berjejaring dan pendampingan untuk mencapai

tujuan

advokasi

proyek

serta

memperkenalkan anggota baru tim kepada pihak terkait: masyarakat setempat, pemerintah lokal, IOM, maupun UNHCR di wilayah proyeknya. -

Mengambil

bagian

rutin/harian/mingguan commit to user

dalam dengan

tim berbagi



pengalaman

dan

kesan

para

staf

selama

pendampingan dan penemanan. Memberikan informasi atau data mingguan dan laporan bulanan kepada National Program Officer, National


Officer

dan

National Finance Officer. -

Mengumpulkan

informasi

tentang

situasi

kesejahteraan pokok/dasar para pencari suaka dan kebutuhan

mereka,

pendukung

yang

sistem tersedia

dan

informasi

serta

informasi

mengenai prosedur Refugee Status Determination (RSD) dari UNHCR maupun memeriksa dan mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul dengan

pemangku

kepentingan

yang

lain

termasuk IOM, UNHCR, Imigrasi dan National Information-Advocacy Officer. -

Membaca

buku

pegangan

Refugee

Status

Determination (RSD) dan pendaftaran UNHCR untuk lebih meningkatkan pemahaman akan prosedur

dan

persyaratan

Refugee

Status

Determination (RSD) UNHCR. -

Bekerja sama dengan National InformationAdvocacy Officer mengembangkan bahan-bahan commit to user



informasi

dasar

mengenai

Refugee

Status

Determination (RSD) dalam bahasa asli para Pencari Suaka dan menyediakan penjelasan bagi mereka atau mengacu kepada staf lokal UNHCR jika ada pertanyaan-pertanyaan yang sangat rinci. -

Menyediakan

informasi

atau

data

terbaru

mengenai proyek, informasi dan memberi saran kepada masyarakat setempat, pemerintah lokal, dinas Imigrasi, UNHCR, IOM dan pemangku kepentingan lainnya. -

Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi lainnya bersama tim proyek sebelum dipinjamkan kepada para pencari suaka.

-

Memastikan informasi sensitif mengenai para pencari suaka akan dijaga dengan tanggung jawab besar sesuai dengan standar tingkah laku JRS untuk mencegah timbulnya hal-hal merugikan.

-

Mengadakan riset dan membangun kerja sama dengan pihak pemangku kepentingan eksternal seperti

universitas,

organisasi

lokal

kelompok yang

religius

memiliki

dan

potensi

mendukung maupun mengambil alih karya JRS bagi pencari suaka. commit to user

Jika

para

pemangku



kepentingan

sudah

didaftar

dan

bersedia

membantu atau mengambil alih pelayanan bagi para pencari suaka, Project Coordinator bersama dengan National Information-Advocacy Officer akan

mengkoordinasikan

pengalaman

dan

pengetahuan

penyampaian yang

telah

diperoleh. -

Membuat

refleksi atas

pengalamannya dan

melaporkan hasil-hasil pelayanannya sesudah 6 bulan dan di akhir kontrak. e)

Berkaitan dengan Pendampingan -

Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi orangorang

yang

dilayani

dengan

memberikan

dukungan moral. -

Mendengarkan kisah, permasalahan orang-orang yang dilayani dan memperdalam pemahaman terhadap

kebutuhan, masalah dan kepentingan

mereka. l.

Uraian Kerja Finance Officer Bertanggung jawab kepada Project Coordinator atas tugastugas berikut ini: 1)

Membantu Project Coordinator jika berhalangan hadir atau tidak berada di tempat dalam hal: commit to user



a)

Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana yang telah dibuat.

b)

Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembagalembaga internasional, nasional maupun lokal (Badan PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi (refugees/IDPs) di tingkat proyek.

c)

Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta menggunakan

relasi

tersebut

untuk

menjaga

terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas situasi mereka. d)


e)

Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan format standar dan memperbaharui informasi atau data pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan.

2)

Menjalankan tugas-tugas berikut: a)

Berkaitan dengan Finance -

Mencatat semua transaksi yang terjadi baik transaksi tunai maupun transaksi melalui bank commit to user



pada buku kas dan buku bank yang dilakukan untuk kebutuhan kantor proyek, maupun transaksi yang

berhubungan

dengan

proyek

dengan

memperhatikan bukti transaksi dan sesuai dengan format sistem laporan keuangan JRS. -

Menyimpan semua bukti-bukti transaksi dengan baik.

-

Membantu Project Coordinator menyusun dan mengevaluasi anggaran setiap bulan dengan mengacu pada rencana umum (proposal) sebagai bagian dari rencana kerja.

-

Dengan

persetujuan

Coordinator,

tertulis

mengajukan

dari

rencana

Project anggaran

bulanan kepada National Program Officer di Yogyakarta dengan tembusan kepada National Finance Officer. Anggaran tersebut diajukan paling lambat 5 hari sebelum tanggal akhir dalam setiap bulannya. -

Memberikan PC kepada masing-masing anggota tim kerja di wilayah proyeknya.

-

Menerima pertanggungjawaban keuangan yang dilaporkan personel JRS. commit to user



-

Mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan dalam

buku

keuangan

setempat,

dengan

memperhatikan penggolongan transaksi, sesuai sistem laporan keuangan JRS. -

Membuat rekonsiliasi seminggu sekali atas uang yang ada dalam tanggung jawabnya bersama Project Coordinator. Bila Project Coordinator tidak ada di tempat rekonsiliasi, rekonsiliasi bisa dilakukan dengan National Programme Officer atau orang lain yang mendapatkan delegasi.

-

Menyusun laporan keuangan bulanan beserta pengkodeannya dengan mengacu pada proposal maupun rencana kerja dan mengirimkan laporan berupa soft copy dan nota-nota asli yang sudah dijilid rapi kepada National Finance Officer di Yogyakarta paling lambat tanggal 5 pada bulan berikutnya.

-

Membuat analisa serta laporan naratif atas penggunaan uang atas situasi keuangan selama satu

bulan

yang berlalu

dan

memberikan

rekomendasi pengelolaan keuangan untuk bulan mendatang kepada National Program Officer commit to user



dengan tembusan kepada National Finance Officer. -

Membantu Project Coordinator memberikan pembayaran tunai menyangkut tunjangan, gaji, dan lain sebagainya dengan persetujuan dari National Finance Officer.

-

Membantu

Project

Coordinator

mengawasi

penggunaan dan pemeliharaan aset-aset dan inventaris milik JRS Indonesia di wilayah kerjanya. -

Menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan uang yang dipercayakan oleh JRS kepadanya.

-

Mengkoordinasi pemeliharaan dan penggunaan peralatan kantor dan perlengkapan kantor proyek.

-

Melaporkan minimal 3 bulan sekali mengenai penambahan, mutasi (perpindahan), kerusakan atau

kehilangan

aset

JRS

kepada

Project

Coordinator dengan tembusan kepada National Programme Officer dan National Finance Officer di Yogyakarta. -

Bertindak

untuk

Office

Management

yang

bertugas mengkoordinasi (jika ditugaskan untuk ini): commit to user



-

Pembayaran semua tagihan baik listrik, telepon, keamanan, maupun internet.

-

Mengontrol kebutuhan logistik kantor baik konsumsi staf maupun kebutuhan kantor lainnya,

seperti

peralatan

kantor

dan

pemeliharaan kantor. -

Membantu

Project

Coordinator

dalam

menjalankan proses audit eksternal maupun internal. -

Membantu Project Coordinator dalam tugastugas

lain

yang

dipercayakan

kepadanya

sehubungan dengan program pada umumnya selama tanggung jawab utamanya sudah selesai. b)

Berkaitan dengan Personel -

Mengkoordinasi para personel yang menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

-

Memberi masukan kepada Project Coordinator tentang

personel

yang

menjadi

tanggung

jawabnya (jika ada). -

Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman.

-

Mengusulkan seminar atau pelatihan untuk dirinya sendiri kepada Project Coordinator untuk commit to user



mendukung program yang menjadi tanggung jawabnya. -

Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi (Konvensi Geneva 1951 dan protocol 1967) dan standar-standar nasional maupun internasional yang lain yang berkaitan dengan isu ini.

c)

Berkaitan dengan Pendampingan -

Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi para pengungsi dan pencari suaka dengan memberikan dukungan

moral

(membuat

ceria

hari-hari

mereka). -

Mendengarkan

kisah,

permasalahan

para

pengungsi dan pencari suaka dan memperdalam pemahaman terhadap kebutuhan, masalah dan kepentingan mereka. -

Mengamati apa yang sudah diberikan kepada para pengungsi dan pencari suaka dan mencari tahu untuk memastikan kebutuhan dasar mereka terpenuhi

sesuai

proposal. commit to user

dengan

ketentuan

dalam



-

Memberikan informasi yang didapat secara rutin untuk tim kerjanya.

-

Membuat

refleksi

melaporkan

semua

atas

pengalaman

hasil

temuan

dan kepada

supervisor di akhir kontrak dan memberikan semua data dan informasi yang didapat selama masa kerjanya kepada JRS. m.

Uraian Kerja Field Officer Bertanggung jawab kepada Project Coordinator atas tugastugas berikut ini: 1)


Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi para pencari suaka dengan memberikan dukungan moral.

b)

Mendengarkan kisah, permasalahan para pencari suaka dan memperdalam pemahaman terhadap kebutuhan, masalah, dan kepentingan mereka.

c)

Memberikan informasi yang didapat secara rutin kepada Project Coordinator dan bagi tim sendiri.

d)

Merancang,

melaksanakan,

mengevaluasi

dan

melaporkan kegiatan belajar bahasa Inggris bagi para pencari suaka.

commit to user



e)

Memfasilitasi dan atau mengkoordinasi kegiatankegiatan yang dibutuhkan para pencari suaka, seperti kegiatan lainnya sejauh dibutuhkan.

f)

Membagikan pengalaman dan pengetahuan yang didapat sebagai dasar kelanjutan proyek ini baik jika dikelola JRS atau jika dilimpahkan kepada pemangku kepentingan eksternal yang akan bekerja sama dengan pihak pencari suaka.

g)

Membuat refleksi atas pengalaman dan melaporkan semua hasil temuan kepada supervisor di akhir kontrak.

2)


Membantu

Project

Coordinator

mengkoordinasi

sukarelawan di kantor proyek dan membuat desain rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan dan mendampingi pelaksanaannya. b)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb.

commit to user



3)


Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada Project Coordinator.

4)


Membantu Project Coordinator dalam penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya sejauh didelegasikan oleh supervisor.

b)


n.

Uraian Kerja Information–Advocacy Officer Bertanggung jawab kepada IDC Project Coordinator atas tugastugas berikut ini: 1)

Needs Assesment a)

Mengikuti

introduksi/workshop

Needs

Assessment

untuk mendapatkan pemahaman tentang arah, tujuan dan pedoman Needs Assessment JRS. b)

Merancang arah, tujuan, isi dan panduan pengumpulan informasi atau data untuk kegiatan Needs Assessment di commit to user



lapangan, termasuk di dalamnya mengidentifikasi data dan

informasi

yang

dibutuhkan

untuk

Needs

Assessment. c)

Memberikan masukan tentang kerangka dan metode analisis informasi atau data yang dikumpulkan di lapangan dalam kegiatan Needs Assessment.

d)

Melaksanakan seluruh proses Needs Assessment agar mencapai sasaran (outcome) yang ditargetkan dalam kegiatan ini.

e)

Melakukan koordinasi dengan tim Needs Assessment membuat dokumentasi tertulis maupun video/tape/foto.

f)

Mengumpulkan informasi atau data di lapangan untuk memastikan bahwa data dan informasi yang dihimpun oleh tim di lapangan mengarah pada tujuan dan target yang akan dicapai.

g)

Memberikan

masukan

dan

rekomendasi

untuk

perbaikan kegiatan pengumpulan data dan informasi di lapangan sebagai pengawasan yang dilakukan dengan membaca informasi mingguan terbaru yang dikirimkan dari kegiatan pengumpulan data di lapangan. h)

Bersama dengan tim manajemen JRS dan sejauh diperlukan dengan pihak-pihak ahli lain, mendiskusikan dan menganalisa data untuk mendapatkan identifikasi commit to user



akar masalah yang dan informasi akhir yang sudah dikumpulkan dari lapangan untuk penyusunan laporan bisa membantu untuk proses perencanaan proyek dan rekomendasi akhir. i)

Menyusun laporan akhir yang berisi hasil analisa informasi atau data dan rekomendasi-rekomendasi untuk penyusunan program kegiatan JRS ke depan.

2)

Program a)

Membantu Project Coordinator untuk mendapatkan informasi dan data yang akurat untuk kepentingan pelayanan advokasi.

b)

Membantu

Communication

Officer

dengan

mengumpulkan dan mengelola informasi advokasi: pengumpulan informasi, foto, film, perpustakaan, dan pengolahan informasi di wilayah proyeknya. c)

Mendapatkan pemahaman umum mengenai kebijakankebijakan dari pemerintah lokal ataupun lembaga lain yang menyangkut kepengungsian dan program kerja JRS.

d)

Menulis artikel atau tulisan tentang pengungsi dan pelayanan JRS di lapangan yang bisa digunakan untuk pembelaan terhadap hak-hak pengungsi. commit to user



e)

Bekerja

sama

dengan

Communication

Officer

menyiapkan publikasi dalam bentuk tulisan-tulisan yang berisi pembelaan pengungsi dalam buletin JRS maupun media massa. f)

Membantu anggota tim IDC lainnya dalam pemberian informasi, jejaring dan pendampingan untuk mencapai tujuan advokasi proyek.

g)

Memperkenalkan anggota baru tim kepada otoritas dan staf IDC, IOM maupun UNHCR.

h)

Mengambil bagian dalam tim rutin/harian/mingguan dengan berbagi pengalaman dan kesan anggota tim IDC lainnya selama pendampingan dan penemanan.

i)

Memberikan informasi atau data mingguan dan laporan bulanan kepada kantor nasional JRS.

j)

Mengumpulkan informasi tentang situasi kesejahteraan pokok/dasar para tahanan dan kebutuhan mereka, sistem dan informasi pendukung yang tersedia serta informasi

mengenai

prosedur

Refugee

Status

Determination (RSD) dari UNHCR maupun memeriksa dan mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul dengan pemangku kepentingan yang lain, termasuk IOM, UNHCR, Imigrasi dan NIAO. commit to user



k)

Mempelajari prosedur dan buku pegangan Refugee Status Determination (RSD) UNHCR serta pendaftaran UNHCR untuk lebih meningkatkan pemahaman akan prosedur dan persyaratannya.

l)

Membantu

Project

Coordinator

mengembangkan

bahan-bahan informasi dasar mengenai Refugee Status Determination (RSD) dalam bahasa asli para Pencari Suaka. m)

Menyediakan penjelasan bagi para deteni atau mengacu kepada staf lokal UNHCR jika ada pertanyaanpertanyaan yang sangat rinci.

n)

Menyediakan informasi atau data terbaru mengenai proyek, informasi dan memberi saran kepada Kepala IDC, staf imigrasi lainnya, UNHCR, IOM dan pemangku kepentingan lainnya.

o)

Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan percaya satu sama lain dengan semua tokoh terkait dan menggunakan

relasi

tersebut

untuk

menjaga

terpenuhinya hak-hak para deteni dan bela rasa atas situasi mereka. p)

Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi lainnya bersama dengan kepala IDC sebelum diberikan kepada para deteni serta berdasarkan kesepakatan commit to user



dengan pihak detensi, memeriksa dan menyeleksi setiap buku, film atau artikel bersama dengan kepala IDC untuk mencegah timbulnya hal-hal yang merugikan, memastikan informasi sensitif mengenai para deteni dan staf akan dijaga dengan tanggung jawab besar sesuai dengan standar tingkah laku JRS. q)

Mengadakan riset dan membangun kerja sama dengan pihak

pemangku

kepentingan

eksternal

seperti

universitas, kelompok religius dan organisasi lokal yang memiliki potensi mendukung maupun mengambil alih karya JRS bagi IDC serta mengkoordinasikan penyampaian pengalaman dan pengetahuan yang telah diperoleh jika para pemangku kepentingan sudah didaftar dan bersedia membantu atau mengambil alih pelayanan bagi para deteni. r)

Membuat refleksi atas pengalamannya dan melaporkan hasil-hasil pelayanannya di akhir kontrak.

s)

Melaksanakan dan mengevaluasi Strategi Advokasi untuk IDC Surabaya 2012-2014.

t)


mengatur

penggunaannya

pengungsi. commit to user

untuk

pelayanan



u)

Mempertanggungjawabkan uang yang digunakan dan melaporkannya kepada Field Finance Officer atas persetujuan Project Coordinator.

v)


untuk

mengembangkan

kemampuan

diri,


perlindungan

pengungsi,

undang-undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb. o.

Uraian Kerja Support Officer Bertanggung jawab kepada Project Coordinator atas tugastugas berikut ini: 1)

Sebagai Support Office JRS IDC a)

Menjaga keamanan dan tinggal di kantor kantor proyek JRS ketika semua staf sedang melakukan tugas keluar kantor.

b)

Memelihara

dan

menjaga

kebersihan

kantor,

lingkungan dan halaman JRS IDC Belawan. c)

Membantu

proses

perpindahan

kantor

(jika

diagendakan) dan proses penutupan kantor/rumah JRS. d)

Menjaga kebersihan dan perawatan kendaraan JRS IDC Belawan. commit to user



e)

Melakukan pembayaran rekening listrik, telepon, dan air.

f)

Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan untuk membantu pekerjaan lain selama tanggung jawabnya sudah selesai.

g)

Bekerja selama hari Senin-Sabtu pada hari kerja.

h)

Bersedia ditugaskan di kantor JRS di wilayah lain sesuai dengan cakupan jenis pekerjaannya.

2)

Sebagai Anggota Tim IDC Belawan a)

Menjaga informasi apapun yang didapat tentang Rudenim serta para deteni dan tidak memberikan informasi tersebut kepada pihak manapun tanpa seijin Informasi dan Advokasi Nasional.

b)

Menjaga kesopanan dan hubungan baik dengan para staf Rudenim dan para deteni.

c)

Menghadiri rapat-rapat kerja yang diadakan JRS setempat.

d)

Membantu dan mendukung kerja field officer atau atasan langsungnya.

e)

Melakukan tugas-tugas lain untuk mendukung program yang dipercayakan kepadanya oleh atasan langsung sejauh tugas-tugas utamanya sudah terlaksana. commit to user



f)

Bersama Tim IDC Belawan menjaga inventaris aset milik JRS untuk pelayanan pengungsi.

7.

Program Kegiatan dan Pelayanan Sesuai dengan visi dan misinya, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) berusaha terlibat di tengah-tengah masyarakat maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan regional maupun global bagi kepentingan pengungsi maupun pengungsi internal dengan melaksanakan berbagai program kegiatan dan pelayanan berikut ini: a.

Membantu proses repatriasi Repatriasi adalah kembalinya suatu warga negara dari negara asing yang pernah menjadi tempat tinggal menuju tanah asal kewarganegaraannya. Kata ini adalah gabungan dari awalan re(kembali) dan patria (tanah asal). JRS Indonesia bekerja sama dengan

UNHCR,

Satuan

Tugas

Penanggulangan

Masalah

Pengungsi, dan Satkorlak turut serta membantu proses repatriasi untuk 252 orang pengungsi di Timor Barat. b.

Pendampingan bagi para pengungsi Pada tahun 2009, JRS Indonesia melayani para pengungsi yang ditampung di rumah detensi imigrasi di Medan maupun di rumahrumah penduduk dengan memberikan pelayanan psikososial, kegiatan kesegaran jasmani, dan pelajaran bahasa Inggris. commit to user



Kemudian pada tahun 2010, JRS memberikan pelayanan bagi para pencari suaka di kawasan Cisarua, Jawa Barat. Para pencari suaka adalah mereka yang menyebut dirinya sebagai pengungsi, namun permintaan mereka akan perlindungan belum selesai dipertimbangkan. JRS Indonesia memberikan pelayanan di bidang kesehatan, akomodasi, pelajaran bahasa Inggris, dan beberapa kursus keterampilan bagi para pencari suaka. Selanjutnya pada tahun 2012, JRS Indonesia berkoordinasi dengan lembaga setempat maupun pihak imigrasi untuk melayani para pengungsi yang berada di rumah detensi Surabaya di Pasuruan dengan memberikan pendampingan psikososial dan penerjemahan. c.

Memberikan bantuan emergensi Pada akhir tahun 2010, JRS Indonesia turut serta memberikan bantuan emergensi (kebutuhan dasar) seperti: distribusi makanan, obat-obatan, dan pakaian bagi para pengungsi Gunung Merapi yang tersebar di daerah Yogyakarta, Magelang, dan Klaten.

d.

Pelayanan di bidang advokasi JRS Indonesia melayani para pengungsi korban bencana tsunami Aceh tahun 2004 dengan berfokus pada advokasi untuk rekonstruksi rumah di Kuala Parek, Kuala Simpang Ulim, dan pemulangan pengungsi Sumber Mulia.

commit to user



e.

Pelayanan di bidang pendidikan Pada awal tahun 2005, JRS Indonesia bekerja sama dengan LSM lokal dalam menyediakan bantuan pendidikan bagi para pengungsi korban tsunami Aceh dengan berkonsentrasi pada penyediaan buku-buku bacaan, sekolah tenda, dan beasiswa. Kemudian pada tahun 2012, JRS Indonesia melayani para pengungsi yang ditampung di Wisma Dinas Sosial di Sewon, Bantul dengan memberikan pelajaran bahasa Inggris.

B.

LATAR BELAKANG Penerapan

sistem

akuntansi

dalam

sebuah

perusahaan

dapat

mengoptimalkan biaya operasional yang dikeluarkan dan dapat mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem ini menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan untuk kebutuhan pengadaan berbagai aktiva atau perangkat, barang atau supplies, dan jasa yang dapat berasal dari perusahaan atau pihak lain. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan dengan aktiva lainnya, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap sedia untuk digunakan perusahaan. Prosedur-prosedur yang digunakan dalam pengawasan kas bisa berbedabeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini commit to user



tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber dana kas, dan sebagainya. Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3). Oleh karena itu perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan sistem akuntansi dengan baik dan kontrol internal yang dapat menjamin pengawasan terhadap kas agar kas tidak disalahgunakan karena kas mudah dipindahtangankan. Pada sistem yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek, sedangkan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem impres. Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini bank) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Catatan kas perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya dengan rekening koran bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan. Berdasarkan pada penelitian yang lalu, penulis tertarik untuk meneliti sistem pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia). Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah meneliti tanggung jawab masing-masing fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service commit to user



Indonesia (JRS Indonesia). Hal ini dapat mengantisipasi kelebihan dan kelemahan yang ada pada sistem pengeluaran yang diterapkan oleh perusahaan. Berdasarkan uraian di atas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia”.

C.

PERUMUSAN MASALAH Kas merupakan suatu aktiva perusahaan yang paling likuid, sehingga sistem pengendalian intern sangat diperlukan untuk menjaga kekayaan perusahaan, baik dalam perusahaan dagang, perusahaan jasa, perusahaan manufaktur, maupun instansi lain yang bergerak di berbagai bidang. Berdasarkan uraian latar belakang di atas, dalam tugas akhir ini penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1.

Bagaimanakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)?

2.

Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik?

D.

TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan uraian latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian yang akan dicapai yaitu memberikan evaluasi terhadap sistem commit to user



akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia).

E.

MANFAAT PENELITIAN 1.

Bagi penulis Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan dalam aplikasi ilmu dan teori akuntansi keuangan yang diperoleh selama mengikuti kegiatan perkuliahan Program Diploma III Akuntansi Keuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta ke dalam dunia pekerjaan.

2.

Bagi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dan bahan evaluasi bagi instansi terkait untuk lebih meningkatkan sistem akuntansi, khususnya dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) demi meningkatkan kinerja instansi di masa yang akan datang.

3.

Bagi pihak lain Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan pertimbangan dan referensi mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

Tinjauan Pustaka 1.

Sistem dan Prosedur Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika dipandang sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan

adanya sistem,

maka

kegiatan

operasional

perusahaan

diharapkan berjalan lancar dan terkoordinasi sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan. Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:2) adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diketahui perbedaan sistem dan prosedur. Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan

commit86to user



klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan. 2.

Kas Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya karena dengan persediaan kas yang cukup maka perusahaan dapat beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pengadaan barang dan jasa, pembelian aset, pembayaran hutang usaha, dan pembiayaan operasional serta kegiatan lainnya. Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu berupa uang (uang kertas dan uang logam), valuta asing, dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti kas (Mardiasmo, 2000:30). Kas adalah mata uang kertas dan logam, baik dalam valuta rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah, termasuk dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya kepada Bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commeractive coin, emas batangan, dan mata uang emas, serta valuta asing yang tidak berlaku lagi (Taswan, 2008:163).

3.

Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian commit to user



rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Mulyadi (2001:3) menyebutkan unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah sebagai berikut: a.

Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

b.

Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengkasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir.

c.

Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. commit to user



d.

Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekeningrekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e.

Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan.

4.

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas kecil dan sistem pengeluaran kas dengan cek. Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu imprest system dan sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system). Pengeluaran kas dengan cek dinilai lebih aman dibanding dengan pengeluaran kas secara tunai. Menurut Mulyadi (2001:509) pengeluaran kas melalui cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

commit to user



a.

Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis dalam formulir cek.

b.

Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas

perusahaan.

Dengan

digunakannya

cek

dalam

setiap

pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. c.

Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan

bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas: a.

Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2001:534-535) fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:

commit to user



1)

Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2)

Fungsi Akuntansi Dalam

sistem

dana

kas

kecil,

fungsi

akuntansi

bertanggung jawab atas: a)

Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.

b)

Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

c)

Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

d)

Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fundbalance system).

e)

Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. commit to user



3)

Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpangan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4)

Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai

5)

Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran

kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:513-514) adalah: 1)

Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Fungsi ini jika memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian

utang). Permintaan

cek

ini harus

mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan. 2)

Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. commit to user



Pembayaran kepada kreditur biasanya dilakukan dengan pemindahbukuan. 3)

Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, serta pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4)

Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening Kas dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

b.

Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:530-531) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai dengan kas kecil adalah: 1)

Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada commit to user



dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2)

Cek

3)

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil.

4)

Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan

pemakaian

dana

kas

kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5)

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:510-512) adalah: commit to user



1)

Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2)

Cek Cek

merupakan

dokumen

yang

digunakan

untuk

memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: check issuer membuat cek atas nama dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran

dan

mencoret

kata-kata “atau

pembawa” atau check issuer membuat cek atas unjuk dengan cara mengisi kata “tunai” pada ruang “Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada ________” dan membiarkan tanpa mencoret kata-kata “atau pembawa”. 3)

Permintaan Cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. commit to user



c.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:532-533) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil yaitu: 1)

Jurnal Pengeluaran Kas Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan

untuk

mencatat

pengeluaran

kas

dalam

pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2)

Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3)

Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance system. commit to user



Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran

kas

dengan

cek menurut

Mulyadi

(2001:513) adalah: 1)

Jurnal Pengeluaran Kas Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

2)

Register Cek Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2001:535-543) sistem dana kas kecil dibagi menjadi tiga prosedur yaitu sebagai berikut:

commit to user



1)

Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2)

Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur

permintaan

dan

pertanggungjawaban

pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit berbeda

dengan

prosedur

permintaan

dan

pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. 3)

Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai commit to user



yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas. Adapun prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:515-516) adalah: 1)

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

2)

a)

Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

b)

Prosedur Pembayaran Kas

c)

Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

Sistem

akuntansi pengeluaran

kas

yang memerlukan

permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a)

Prosedur Permintaan Cek Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek.

b)

Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Berdasarkan dikumpulkan

dokumen melalui

sistem

pendukung pembelian

yang atau

berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi commit to user



akuntansi (bagian utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas keluar. c)

Prosedur Pembayaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda yangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

d)

Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

e.

Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data:

commit to user



Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen.

2 1

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Berbagi dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam suatu paket.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

Penghubung pada halaman sama.

yang

Penghubung pada halaman berbeda.

commit to user



Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, menerima dan memeriksa jenis kegiatan klerikal yang lain.

On-line computer process. Simbol ini digunakan untuk pengolahan data dengan computer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip.

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

commit to user



Ya

Tidak

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan pemrosesan data.

arah

Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Keluar ke sistem lain.

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir commit to user



B.

Analisis Data dan Pembahasan Dalam menjalankan kegiatannya, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) membentuk beberapa sistem akuntansi, salah satunya adalah sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas ini dibentuk untuk menangani semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang akan dibahas di dalam bab ini adalah sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash. 1.

Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Pembayaran tunai dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilakukan dengan menggunakan main cash. Main cash yaitu uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional. Main cash terdiri atas: main cash IDR (Indonesia Rupiah), main cash USD (US Dollar), dan main cash EUR (Euro) yang disesuaikan dengan kepentingan fungsi pemakai dana kas. Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang dibahas dalam sub bab ini menggunakan main cash IDR (Indonesia Rupiah). a.

Fungsi yang Terkait 1)

Pemakai Dana Kas Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, pemakai dana kas adalah para staf yang memerlukan pembayaran tunai untuk pengeluaran yang bersifat rutin, misalnya: biaya listrik, biaya telepon, biaya air, dan biaya commit to user



pemakaian internet, selain itu juga untuk pengeluaran yang tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi, biaya pelaksanaan kegiatan yayasan, dll. 2)

Direktur Nasional Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal yang

berkaitan

dengan

keuangan,

Direktur

Nasional

bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran, pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening bank atas namanya dan National Finance Officer. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki kewenangan

mengeluarkan

kas

Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00. commit to user

yayasan

sebesar



3)

National Finance Officer National Finance Officer bertanggung jawab langsung kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan yayasan. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini National Finance Officer memiliki

kewenangan

atas

pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00. 4)

National Accounting Officer National Accounting Officer bertanggung jawab langsung kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional. National Accounting Officer bertugas memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi commit to user



keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang dihasilkan dalam program akuntansi. b.

Dokumen yang Digunakan 1)

Slip Cash Advance Slip cash advance adalah dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana kas. Slip cash advance terdiri dari dua rangkap. Slip cash advance lembar pertama diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut nama pemakai dana kas dan lembar kedua disimpan oleh pemakai dana kas sebagai bukti pertanggungjawaban pengeluaran kas untuk pembayaran tunai olehnya.

2)

Slip Cash Disbursement Slip cash disbursement adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai

dana

kas

untuk

mempertanggungjawabkan

pemakaian dana kas. Slip cash disbursement diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk dicatat

dalam

jurnal

pengeluaran kas. 3)

Bukti Transaksi Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan pada commit to user



form

cash

disbursement

sebagai

pertanggungjawaban

pemakai dana kas. Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi. Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar. c.

Catatan Akuntansi yang Digunakan 1)

Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan Front End.

2)

Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, buku commit to user



pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh National Accounting Officer. 3)

Laporan Rekonsiliasi Kas Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance Officer.

d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai 1)

Pemakai Dana Kas a)

Staf yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan pengeluaran dengan mengisi slip cash advance sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tunai tersebut. -

Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.

-

Apabila nominal permintaan yang diajukan kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance tersebut diteruskan kepada National Finance Officer.

b)

Setelah memperoleh uang yang dibutuhkan untuk pembayaran tunai beserta slip cash advance lembar commit to user



kedua dari National Accounting Officer, staf segera melakukan pembayaran tunai dan mengumpulkan bukti transaksi yang dapat mendukung transaksi. c)

Staf membuat pengeluaran kas dengan mengisi slip cash disbursement yang dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal kemudian diserahkan kepada National Accounting Officer.

d)

Setelah slip cash advance lembar kedua dibubuhi stempel lunas oleh National Accounting Officer, staf mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran kas.

2)

Direktur Nasional a)

Direktur Nasional menerima slip cash advance dari staf yang memerlukan

pembayaran

tunai lebih

dari

Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan memberikan

persetujuan

terhadap

permintaan

pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip

cash

advance

diteruskan

kepada

National

Accounting Officer. 3)

National Finance Officer a)

National Finance Officer menerima slip cash advance dari staf yang memerlukan pembayaran tunai kurang commit to user



dari

Rp2.500.000,00.

National

Finance

Officer

memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip cash advance diteruskan kepada National Accounting Officer. 4)

National Accounting Officer a)

National Accounting Officer menyerahkan uang tunai beserta dengan slip cash advance lembar kedua kepada staf yang memerlukan pembayaran tunai setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional atau National Finance Officer.

b)

Setelah

menerima slip

cash disbursement

yang

dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti transaksi

eksternal

dari

staf

yang

melakukan

pembayaran tunai, National Accounting Officer segera memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan. c)

Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas,

National

Accounting

Officer

memasukkan

transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera pada slip cash disbursement, slip cash advance rangkap dua, dan bukti transaksi terlampir ke dalam jurnal commit to user



pengeluaran kas pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode yang berlaku. d)

National Accounting Officer mengarsipkan slip cash advance lembar pertama menurut nama pemakai dana kas dan menyerahkan lembar kedua kepada pemakai dana kas setelah dibubuhi stempel lunas.

e)

National Accounting Officer mengarsipkan slip cash disbursement

dan

bukti

transaksi

dengan

menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut dan dijilid setiap bulan. e.

Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) dapat dilihat pada gambar 2.2.

commit to user



Pemakai Dana Kas

MULAI

Membuat permintaan pengeluaran

2 Permintaan dalam jumlah besar

Ya

Tidak

Cash Advance

1

1 2

Cash Advance

1

2

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai commit to user



Direktur Nasional


2

1

2 Cash Advance

1

2 Cash Advance

Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan

1


2 Cash Advance

1

3

2 Cash Advance

1

3

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai (Lanjutan) commit to user



National Accounting Officer 5

3

Dok. Pendukung

2 Cash Advance

Cash Advance 1

1

Cash Disbursement Konfirmasi ke supplier bila diperlukan

Menyerahkan uang kepada peminta

Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana

2 Cash Advance

1 Bersama dengan penyerahan uang tunai

Dok. Pendukung 2 Cash Advance 1

4

Cash Disbursement

6

A Front End

N Jurnal Pengeluaran Kas

SELESAI




Pemakai Dana Kas

4

Cash Advance

6 Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah dibubuhi stempel lunas

2

Cash Advance

2

T T Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

Membuat pengeluaran kas

Dok. Pendukung Cash Disbursement

5




2.

Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Pembayaran yang tidak memungkinkan dilakukan secara tunai akan dilakukan melalui rekening bank. Sistem pengeluaran kas melalui rekening bank yang dibahas dalam sub bab ini melalui rekening bank IDR (Indonesia Rupiah). a.


Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, pemakai dana kas adalah para staf yang tidak memungkinkan melakukan pembayaran secara tunai. Pengeluaran kas melalui rekening bank yang bersifat rutin adalah pembayaran gaji para staf, sedangkan yang tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian kendaraan, pembelian komputer, pembelian alat komunikasi, dll.

2)

Direktur Nasional Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal yang

berkaitan

dengan

keuangan,

Direktur

Nasional

bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran, pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening bank atas namanya dan National Finance Officer. commit to user



Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki kewenangan

mengeluarkan

kas

yayasan

sebesar

Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00. 3)

National Finance Officer National Finance Officer bertanggung jawab langsung kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan yayasan. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, National

Finance

Officer

bertanggung

jawab

untuk

melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui ATM terdekat. National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk commit to user



pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00. 4)

National Accounting Officer Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, National Accounting Officer bertugas memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang dihasilkan dalam program akuntansi.

b.


Slip Transfer Request Slip transfer request adalah dokumen yang digunakan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana kas. Slip transfer request akan disimpan oleh fungsi yang memerlukan

pengeluaran

kas

sebagai

bukti

pertanggungjawaban pengeluaran kas. 2)

Bukti Transfer Bank Bukti transfer bank adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bank sebagai bukti terjadinya transfer ke suatu rekening commit to user



bank atau bukti penerimaan pembayaran melalui teller bank. Bukti transfer bank terdiri dari dua rangkap. Bukti transfer bank lembar pertama diarsipkan oleh pihak bank dan bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank akan diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut tanggal terjadinya transaksi. 3)

Bukti Transaksi Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan bersama bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank sebagai pertanggungjawaban National Finance Officer yang telah melakukan transfer ke suatu rekening bank atau pembayaran melalui teller bank. Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi. Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar.

commit to user



c.


Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, catatan

akuntansi

yang

digunakan

untuk

mencatat

pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan Front End. 2)

Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, buku pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh National Accounting Officer.

3)

Laporan Rekonsiliasi Kas Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance Officer. commit to user



d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank 1)

Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas a)

Staf yang memerlukan pengeluaran kas membuat permintaan pengeluaran dengan mengisi slip transfer request sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tersebut. -

Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.

-

Apabila nominal permintaan yang diajukan kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request tersebut diteruskan kepada National Finance Officer.

b)

Setelah slip transfer request dibubuhi stempel lunas oleh

National

Accounting

Officer,

staf

mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran kas. 2)

Direktur Nasional a)

Direktur Nasional menerima slip transfer request dari staf yang memerlukan pengeluaran kas lebih dari Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan memberikan persetujuan commit to user

terhadap

permintaan



pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip transfer request diteruskan kepada National Finance Officer. 3)


National Finance Officer menerima slip transfer request dari staf yang memerlukan pengeluaran kas kurang dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf.

b)

Untuk

permintaan

pengeluaran

kas

lebih

dari

Rp2.500.000,00, National Finance Officer menerima slip transfer request setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional. c)

National Finance Officer melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui ATM terdekat. Setelah melakukan pembayaran, National Finance Officer akan menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dan selanjutnya National Finance Officer mengumpulkan bukti transaksi yang dapat mendukung transaksi.

d)

National Finance Officer mengumpulkan slip transfer request beserta bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri bukti commit to user



transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal kemudian diserahkan kepada National Accounting Officer. 4)


Setelah menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri bukti transaksi

internal maupun bukti transaksi

eksternal

National

dari

Finance

Officer

yang

melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui ATM terdekat, National Accounting Officer segera memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan. b)

Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas,

National

Accounting

Officer

memasukkan

transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera pada slip transfer request, bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank, dan bukti transaksi terlampir ke dalam jurnal pengeluaran kas pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode yang berlaku.

commit to user



c)

National Accounting Officer menyerahkan slip transfer request kepada staf yang memerlukan pengeluaran kas setelah dibubuhi stempel lunas.

d)

National Accounting Officer mengarsipkan bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak

bank

dan

bukti

transaksi

dengan

menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut dan dijilid setiap bulan. e.

Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Bagan alir sistem pengeluaran kas melalui rekening bank yang dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) dapat dilihat pada gambar 2.3.

commit to user



Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas 5

MULAI Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah dibubuhi stempel lunas


Permintaan dalam jumlah besar

Transfer Request

Ya

Transfer Request

T

1

Tidak Transfer Request

2

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank commit to user



Direktur Nasional


1

2

Transfer Request

Transfer Request



Transfer Request

Transfer Request

3

T

Melakukan pembayaran via teller bank/ATM

Menerima bukti transfer bank

Dok. Pendukung 2 Bukti Transfer 1 Transfer Request

Untuk pihak bank

4

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank (Lanjutan) commit to user



National Finance Officer 3

Transfer Request

T

Melakukan pembayaran via teller bank/ATM

Menerima bukti transfer bank

Dok. Pendukung 2 Bukti Transfer 1 Transfer Request

Untuk pihak bank

4





Dok. Pendukung Bukti Transfer 2 Transfer Request

Konfirmasi ke supplier bila diperlukan


Dok. Pendukung Bukti Transfer 2 Transfer Request

N

5

SELESAI

Front End

Jurnal Pengeluaran Kas




3.

Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash Selain digunakan untuk keperluan pembayaran yang tidak bersifat tunai, rekening bank IDR (Indonesia Rupiah) juga digunakan untuk pengisian main cash IDR (Indonesia Rupiah). Sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh fungsi pemegang dana kas untuk keperluan pembayaran tunai. a.


National Finance Officer National Finance Officer bertanggung jawab langsung kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan yayasan. Dalam sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash, National

Finance

Officer

bertanggung

jawab

untuk

melakukan penarikan tunai melalui teller bank. National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan pengisian main cash yang diajukan oleh National Accounting Officer. 2)

National Accounting Officer National Accounting Officer bertanggung jawab langsung kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor commit to user



nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional. Dalam sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash, National Accounting Officer bertanggung jawab dalam permintaan pengisian main cash apabila saldo main cash telah mencapai saldo minimal, yaitu Rp500.000,00. b.


Slip Penarikan Tunai Slip penarikan tunai adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bank sebagai bukti terjadinya transaksi penarikan tunai melalui teller bank. Slip penarikan tunai terdiri dari dua rangkap. Slip penarikan tunai lembar pertama diarsipkan oleh pihak bank dan slip penarikan tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank akan diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut tanggal terjadinya transaksi.

c.


Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash, catatan

akuntansi

yang

digunakan

untuk

mencatat

pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan Front End.

commit to user



2)

Laporan Rekonsiliasi Kas Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance Officer.

d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash 1)


Apabila saldo main cash telah mencapai saldo minimal, National Accounting Officer membuat permintaan pengisian dengan mengisi slip penarikan tunai sesuai dengan nominal yang dibutuhkan. Selanjutnya slip penarikan tunai diteruskan kepada National Finance Officer.

b)

Setelah menerima slip penarikan tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dari National Finance Officer bersamaan dengan penyerahan uang tunai, National Accounting Officer segera melakukan penyimpanan uang tunai dengan baik.

c)

National Accounting Officer memasukkan transaksi pengisian main cash dengan dasar nominal yang tertera pada slip penarikan tunai lembar kedua yang telah commit to user



divalidasi oleh pihak bank pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode yang berlaku. d)

National

Accounting

Officer

mengarsipkan

slip

penarikan tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan menempelkannya pada kertas sesuai dengan tanggal pengisian main cash dan dijilid setiap bulan. 2)


National Finance Officer menerima slip penarikan tunai dari National Accounting Officer. National Finance

Officer

memeriksa

dan

memberikan

persetujuan terhadap permintaan pengisian main cash yang diajukan oleh National Accounting Officer. b)

National Finance Officer melakukan penarikan tunai melalui teller bank. Setelah melakukan penarikan, National Finance Officer akan menerima slip penarikan tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dan selanjutnya National Finance Officer menyerahkan uang tunai beserta dengan slip penarikan tunai lembar kedua kepada National Accounting Officer.

commit to user



e.

Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash Bagan alir sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) dapat dilihat pada gambar 2.4.

commit to user




MULAI

Membuat permintaan pengisian

Slip Penarikan Tunai

Mengisi slip penarikan tunai

Menyimpan uang tunai

2 Slip Penarikan Tunai

1

1

2

Slip Penarikan Tunai

2

Front End

Jurnal Pengeluaran Kas

T

SELESAI

Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash commit to user



National Finance Officer 1


1


Melakukan penarikan tunai via teller bank


1

Bersama dengan penyerahan uang tunai Untuk pihak bank

2

Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash (Lanjutan) commit to user



4.

Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Berikut ini adalah hasil evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia): a.

Evaluasi Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai 1)

Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, fungsi akuntansi juga merangkap sebagai fungsi pemegang dana kas. Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan informasi akuntansi.

2)

Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang digunakan antara lain adalah: slip cash advance, slip cash disbursement, dan bukti transaksi. Dokumen-dokumen yang digunakan ini juga sudah bernomor urut dan dibuat rangkap. Khusus untuk slip cash advance lembar kedua diberi stempel lunas oleh fungsi akuntansi setelah proses pencatatan selesai.

3)

Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi yang digunakan antara lain adalah: jurnal pengeluaran kas, buku commit to user



besar, buku pembantu, dan laporan rekonsiliasi kas yang proses

pencatatannya

dilakukan

secara

komputerisasi

menggunakan program keuangan. Dengan catatan akuntansi yang dihasilkan oleh program keuangan ini, yayasan dapat dengan mudah mengetahui pengeluaran kas yang telah dilakukan dan informasi mengenai posisi keuangan yayasan. 4)

Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur Dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem, masing-masing fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas dengan uang tunai telah melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

b.

Evaluasi Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank 1)

Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, fungsi pemegang dana kas merangkap sebagai fungsi yang melakukan pembayaran melalui rekening bank. Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan informasi akuntansi.

2)

Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank sudah sesuai sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang digunakan antara lain adalah: slip transfer request, bukti commit to user



transfer, dan bukti transaksi. Dokumen-dokumen yang digunakan ini juga sudah bernomor urut dan dibuat rangkap. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank ini terdapat dokumen yang telah disahkan oleh pihak bank, yaitu dokumen bukti transfer. Khusus untuk slip transfer request diberi stempel lunas oleh fungsi akuntansi setelah proses pencatatan selesai. 3)

Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi yang digunakan antara lain adalah: jurnal pengeluaran kas, buku besar, buku pembantu, dan laporan rekonsiliasi kas yang proses

pencatatannya

dilakukan

secara

komputerisasi

menggunakan program keuangan. Dengan catatan akuntansi yang dihasilkan oleh program keuangan ini, yayasan dapat dengan mudah mengetahui pengeluaran kas yang telah dilakukan dan informasi mengenai posisi keuangan yayasan. Selain catatan-catatan tersebut, terdapat rekening koran bank (bank statement) yang dikirimkan oleh pihak bank secara periodik yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui rekening bank. commit to user



4)

Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur Dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem, masing-masing fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas melalui rekening bank telah melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

c.

Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash 1)

Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Dalam sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash, terdapat pemisahan fungsi antara fungsi yang memerlukan pengisian main cash dan fungsi yang melakukan pengisian main cash. Pemisahan fungsi yang dilakukan ini dapat menjamin keandalan informasi akuntansi.

2)

Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang digunakan adalah slip penarikan tunai yang terdiri dari dua rangkap.

3)

Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash sudah sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi commit to user



yang digunakan adalah jurnal pengeluaran kas dan laporan rekonsiliasi kas yang proses pencatatannya dilakukan secara komputerisasi menggunakan program keuangan. Selain catatan-catatan tersebut, terdapat rekening koran bank (bank statement) yang dikirimkan oleh pihak bank secara periodik yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui rekening bank. 4)

Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur Dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem, masing-masing fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas untuk pengisian main cash telah melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan hasil evaluasi data dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia), penulis memperoleh temuan-temuan tentang kelebihan dan kekurangan dari sistem akuntansi yang digunakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia). Temuan-temuan tersebut selanjutnya dapat digunakan oleh yayasan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas. Temuantemuan yang diperoleh adalah sebagai berikut: A.

KELEBIHAN Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) terdapat beberapa temuan kelebihan, antara lain sebagai berikut ini: 1.

Fungsi yang Terkait a.

Masing-masing fungsi yang terkait telah melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. Dengan adanya tanggung jawab masing-masing bagian dan tugasnya pada setiap pencatatan transaksi pengeluaran kas, maka akan tercipta pengendalian intern yang baik. commit to user 142



2.

Dokumen yang Digunakan a.

Dokumen yang digunakan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Kewenangan otorisasi ini didasarkan dengan besarnya nominal pengeluaran kas sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan atau manipulasi data.

b.

Dokumen yang digunakan telah bernomor urut dan dibuat rangkap sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan atau manipulasi data.

c.

Dokumen yang digunakan diarsipkan dengan baik dengan cara menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut dan dijilid setiap bulan. Hal ini dapat meminimalisasi terjadinya kehilangan dokumen sekaligus dapat mempermudah pencarian dokumen apabila diperlukan di kemudian hari.

3.

Catatan Akuntansi yang Digunakan a.

Proses pencatatan akuntansi semua transaksi dilakukan secara komputerisasi

menggunakan

program

keuangan.

Dengan

menggunakan program keuangan, selain meningkatkan efektivitas waktu, juga meminimalisasi terjadinya kesalahan (human error) pada saat proses pengolahan informasi data transaksi. b.

Pencatatan akuntansi melibatkan pihak ketiga yaitu pihak bank yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui rekening bank. Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi commit to user



pengeluaran kas dapat meningkatkan keandalan informasi yang dihasilkan. 4.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a.

Pelaksanaan sistem pengeluaran kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi dari awal sampai akhir. Hal ini dapat menciptakan pengendalian intern yang baik.

B.

KELEMAHAN Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia), penulis menemukan beberapa kelemahan yang harus segera diperbaiki. Kelemahan tersebut antara lain sebagai berikut ini: 1.

Fungsi yang Terkait a.

Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, fungsi akuntansi juga merangkap sebagai fungsi pemegang dana kas. Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan informasi akuntansi.

b.

Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, fungsi pemegang dana kas merangkap sebagai fungsi yang melakukan pembayaran melalui rekening bank. Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan informasi akuntansi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV

PENUTUP

A.

KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang dikemukakan pada Bab II, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) sudah cukup baik dan efektif. Kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis yaitu: 1.

Kesimpulan terhadap Fungsi yang Terkait Pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) tidak dilaksanakan oleh satu fungsi dari awal sampai akhir.

2.

Kesimpulan terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) telah bernomor urut, dibuat rangkap, diarsipkan dengan baik, dan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

commit to user 145



3.

Kesimpulan terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan Pencatatan akuntansi semua transaksi pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) dilakukan secara komputerisasi menggunakan program keuangan.

4.

Kesimpulan terhadap Jaringan Prosedur Bagan alir pada sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) telah menunjukkan prosedur yang urut dan dapat dipahami dengan mudah.

B.

REKOMENDASI Berdasarkan beberapa kelemahan yang sudah dibahas pada bab sebelumnya, maka penulis bermaksud memberikan beberapa masukan terhadap sistem pengeluaran kas untuk meningkatkan kinerja Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia). Masukan dari penulis yaitu: 1.

Rekomendasi terhadap Fungsi yang Terkait Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, fungsi akuntansi hendaknya terpisah dari fungsi pemegang dana kas dan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, fungsi pemegang dana kas hendaknya terpisah dari fungsi yang melakukan pembayaran melalui rekening bank. commit to user



Berikut ini disajikan bagan alir yang memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi pemegang dana kas dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai:

Pemakai Dana Kas

MULAI


2 Permintaan dalam jumlah besar

Ya

Tidak

Cash Advance

1

1 2

Cash Advance

1

2

Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai commit to user



Direktur Nasional


1

2

2 Cash Advance

1

2 Cash Advance


1


2 Cash Advance

1

3

2 Cash Advance

1

3

Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai (Lanjutan) commit to user



Pemegang Dana Kas

5

3

Dok. Pendukung

2 Cash Advance

Cash Advance 1

1

Cash Disbursement Konfirmasi ke supplier bila diperlukan

Menyerahkan uang kepada peminta


2 Cash Advance

1 Bersama dengan penyerahan uang tunai

Dok. Pendukung 2 Cash Advance 1

4

Cash Disbursement

7

A

6




National Accounting Officer

6

Dok. Pendukung Cash Advance 1 Cash Disbursement

Front End

N Jurnal Pengeluaran Kas SELESAI




Pemakai Dana Kas

4

Cash Advance

7 Dikembalikan oleh Pemegang Dana Kas setelah dibubuhi stempel lunas

2

Cash Advance

2

T T Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

Membuat pengeluaran kas

Dok. Pendukung Cash Disbursement

5



digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Robert N. and Vijay Govindarajan. 2002. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta: Salemba Empat.

Baridwan, Zaki. 1981. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta: Akademi Akuntansi YKPN.

Mardiasmo. 2000. Akuntansi Keuangan Dasar I. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Taswan. 2005. Akuntansi Perbankan Transaksi dalam Valuta Asing. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Manajemen YKPN.

commit to user 152


digilib.uns.ac.id

LAMPIRAN

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

Recommend Documents