ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN MOTOR
Linduben Lumban Gaol / 24209477 Pembimbing: Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM
Latar Belakang Masalah •
•
•
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini membuat setiap perusahaan harus dapat mengembangkan dan membuat sistem yang baik bagi perusahaannya. Sistem dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengerjaan serta meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut. Saat ini masih di dapatkan perusahaan yang belum menggunakan sistem dalam pengolahan usahanya, cara manual pun masih digunakan untuk kegiatan usaha sehari hari. Tidak bisa dipungkiri kesalahan dalam pengelolaan perusahaan pasti dapat terjadi yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu saja, waktu pengerjaan pun akan semakin lama, sehingga efektifitas kurang terkendali. Salah satu aktifitas yang bisa dirancangkan sistem informasi akuntansinya yaitu kegiatan pembelian. Melihat cukup kompleksnya pekerjaan yang dikerjakan pada bagian pembelian maka diperlukan suatu aplikasi dan sistem terkomputerisasi sebagai sarana untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Sistem informasi akuntansi pembelian dalam pencatatannya terdapat beberapa tahapan seperti pembuatan order pembelian, pencairan dana, pembuatan laporan pembelian dan penerimaan barang ke perusahaan.
Latar Belakang Masalah •
•
Yamaha Sinar Harapan Motor adalah salah satu Dealer resmi Yamaha yang menjalankan usahanya dalam pelayanan service dan spare part segala motor Yamaha. Yamaha Sinar Harapan Motor berlokasi di Jl. Kp. Rawa Kalong-Setia Mekar, Bekasi. Kegiatan pembelian meliputi dari pembelian spare part serta peralatan motor kepada supplier secara kredit, dalam hal ini supplier adalah pusat kantor Yamaha serta vendor yang bekerjasama dengan Yamaha. Kegiatan pencatatan pembelian kredit yang dilakukan oleh Yamaha Sinar Harapan Motor masih menggunakan sistem manual. Ini jelas membuat kinerja perusahaan menjadi lamban, bukan hanya itu saja kelalaian dari pegawai pun bisa menjadi faktor utama yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan. untuk kelancaran penjualan barang, diperlukan pembelian yang baik dan pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Dalam pembelian spare part dan peralatan motor, Yamaha Sinar Harapan Motor hanya melakukan pembelian kredit dikarenakan sistem yang diterapkan oleh kantor pusat adalah menunggu pemesanan pembelian sesuai dengan waktu memesan dan ketersediaan dikantor pusat.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian 1. 2. 3.
1. 2. 3.
Rumusan Masalah : Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor? Apakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor sudah berjalan secara efektif? Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar harapan Motor? Tujuan Penelitian : Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan Yamaha Sinar Harapan Motor Untuk menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian kredit yang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar Harapan Motor
Alat Analisis •
•
Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual yang berasal dari pembuatan dokumen permintaan pembeliaan spare part dan oli. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi, sedangkan normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang, setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
Hasil dan Pembahasan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Kredit SEBELUM
SESUDAH BAGIAN GUDANG
BAGIAN GUDANG START
X
X
Start
4
7
Supplier
2
Bersama barang
PO 2
Bersama barang
Saat minimal stock
Membuat SPP 2 lbr
ST 1 ST 2
PO 2
SPP 1
SPP 1 PO 5
Faktur 2 TTB 2
Membuat surat permintaan pembelian 2 lbr
SPP 1
Mencocokan barang dengan dokumen
SPP 2 Di arsip sesuai jenis barang yang di pesan
SPP 1 SPP 2
Mencocokan dokumen dengan barang
Mencocokan dokumen N 1
Membuat STTB 2 lbr
N 1
PO 5
PO 2 Faktur 2
SPP 1
x
PO 2
TTB 2
SPP 1 STTB 1 ST 1 STTB 2 ST 2
SPP : Surat Permintaan Pembelian PO : Purchase Order LPB : Laporan Pembelian Barang TTB : Tanda terima Barang
N N
N
supplier
SPP : Surat Permintaan Barang PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima Barang ST : Surat Tagihan
X
4
Sebelum
Sesudah BAGIAN PEMBELIAN BAGIAN PENERIMAAN BARANG SUPPLIER 1
X
2
SUPPLIER
Bersama barang, Faktur & Surat Jalan
6
Bukti Pesan barang
Faktur 1
SPP 2 PO 1
Faktur 2
BPB 2
Faktur 3
SPH
Faktur 4 SJ
Memeriksa bukti pesan Membuat SPPH 1 lbr
DIKIRIM KE SUPPLIER
Mencocokan barang dengan dokumen
BPB 1
Membuat PO 6 lbr dan LPB 3 lbr
BPB 2
SPPH Membuat TTB 4 lbr
PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan BPB : Bukti Pemesanan Barang TTB : Tanda Terima Barang
N 6 PO 1 TTB 1 Faktur 1
PO 2 Menerima penawaran harga
LPB 1
SJ
SPH
PO 1
LPB 2
BPB 2
PO 3
Faktur 2
PO 4 DITERIMA DARI SUPPLIER
TTB 2
PO 5
2
TTB 3 Faktur 3
PO 6
3
LPB 3
Supplier 4
5
N
SPH N
Manajemen
X
SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PO : Purchase Order BPB : Bukti Pemesanan Barang LPB : Laporan Pembelian Barang
Faktur 4
Bersama barang
TTB 4 7 Supplier 8 9
10
SEBELUM
SESUDAH
BAGIAN KEUANGAN 3
4
X
BAGIAN AKUNTANSI
BAGIAN KEUANGAN 5
8
PO 6
Faktur 3
3
10
9
PO 3
TTB 4
Faktur 4
11
X Per 3 bulan BS
SU 1
SU 1 PO 3
BKK 1
BS 2
SU 2
LPB 1
STTB 2 ST 2
Mencocokan Purchase Order dengan Faktur dari supplier
Membuat laporan pembelian barang Membayar utang ke supplier
Membandingkan faktur dari supplier dengan PO, BKK, TTB, BS & LPB
SU BS 2 Mencocokan semua dokumen dan membuat surat utang
SU 1
LPB 1 BS 1
Membayar utang ke Supplier
LPB 2 SU 2
PO : Purchase Order LPB : Laporan Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar TTB : Tanda Terima barang BS : Bukti Setor
BS 2
PO : Purchase Order BKK : Bukti Kas keluar BS : Bukti Setor
N
Membuat Jurnal pembelian
Per 3 bulan
manajemen N
Melakukan penjurnalan
Membuat Bukti Kas Keluar 2 lbr
supplier END X
Arsip BKK yang belum dibayar BS
PO 3
PO 3 Jurnal Pembelian
Faktur 4 BKK 1
BKK 1
STTB 2
LPB 1
SU 1 SU 2
Jurnal
PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima barang ST : Surat Tagihan SU : Surat Utang LPB : Laporan Pembelian Barang BS : Bukti Setor
PO 6 BS
Faktur 3 11 supplier
N
N END
X
N
N
TTB 4
BKK 2
ST 2
Model Logika dari Sistem yang Diusulkan Diagram Konteks Sistem Pembelian Kredit
GUDANG
Surat Permintaan Pembelian
LPB, LKK SISTEM PEMBELIAN KREDIT
MANAJEMEN Laporan Hutang Laporan Jurnal
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga PO : Purchase Order TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPH: Surat Penawaran Harga BPB : Bukti Pesan Barang LPB : Laporan Pembelian Barang LKK : Laporan Kas Keluar BS : Bukti Setor
SPPH, PO, TTB, BS
SPH, BPB, SJ, Faktur
SUPPLIER
DIAGRAM ZERO
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1 DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3 Purchase Order
Kas Keluar
3
5.1p Validasi semua data
5.2p Penjurnalan
5.3p Pencetakan Laporan
Akun
Jurnal
Laporan Pembelian Barang, Laporan Utang
Laporan Kas Keluar, Laporan Jurnal
MANAJEMEN
Entity Relationship Diagram Kd_permintaan *
No_tanda_terima ** Kd_permintaan **
Tgl_permintaan
Kd_kas keluar **
satuan
Kd_PO * Kd_utang **
No_permintaan
Kd_supp ** Nm_bagian_permintaan Kd_brg ** Nm_supp Tgl_pemesanan
Permintaan Pembelian
Almt_supp Nm_brg No.tlp_supp Jmlh_brg Kd_supp * Total_pesan
Purchase Order
Barang
Supplier
Nm_brg No_tanda_terima *
Jmlh_brg
Tgl_pengiriman
Hrg_brg Kd_brg *
Nm_brg
Tanda Terima Barang
Total_bayar alamat
Kas Keluar
Utang Tgl_beli
Tgl_kas.keluar Tgl_j.tempo Jmlh_kas.keluar Jmlh_utang Kd_kas.keluar *
Kd_utang *
No_kas_keluar
Jurnal
Total_kas_keluar
Akun Kd_jurnal * No_akun No_jurnal Jenis_akun tgl_jurnal Total_harga keterangan termin
NORMALISASI Bentuk Normal Pertama ( 1NF)Supplier Unnormalized Form / UNF Kd_permintaan Tgl_permintaan Satuan No_permintaan Nm_bagian_permintaan No_tanda_terima Kd_permintaan Kd_kas_keluar Kd_PO Kd_utang Kd_supp Kd_brg Tgl_pemesanan Nm_brg Jmlh_brg Total_pesan Nm_supp Almt_supp No_telp_supp Kd_supp Nm_brg Jmlh_brg Hrga_brg Kd_brg No_tanda_terima Tgl_pengiriman Nm_brg Total_bayar Alamat Tgl_beli Tgl_jatuh_tempo Jmlh_utang Keterangan Debet kredit Kd_utang Kd_jurnal Tgl_jurnal Keterangan Termin Tgl_kas_keluar Jmlh_kas_keluar Kd_kas_keluar No_kas_keluar Total_kas_keluar
Permintaan Pembelian Kd_permintaan Tgl_permintaan Satuan No_permintaan Nm_bagian_permintaan
Utang
Barang
Kd_utang Tgl_beli Tgl_J.Tempo Jmlh_utang
Kd_brg Nm_brg Jmlh_brg Hrg_brg
Akun No_akun Jenis_akun Total_harga
Purchase Order Kd_PO Tgl_pesan Kd_utang Kd_supp Kd_brg Nm_brg Jmlh_pesanan Total_pesan Kd_kas.keluar Kd_jurnal Kd_permintaan No_tanda_terima
Kd_supp Nm_supp Nm_depan_supp Nm_tengah_supp Nm_belakang_supp Almt_supp No.telp_supp
Kas Keluar Kd_kas.keluar Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar No_kas_keluar Total_kas_keluar
Tanda Terima Barang
Jurnal
No_tanda_terima Tgl_pengiriman Nm_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan kota
Kd_jurnal keterangan Tgl_jurnal Keterangan Termin Debet kredit
Bentuk Normal Kedua (2NF) Permintaan Pembelian Kd_permintaan * Tgl_permintaan Satuan No_permintaan Nm_bagian_permintaan
Utang
Barang
Kd_utang * Tgl_beli Tgl_J.Tempo Jmlh_utang
Kd_brg * Nm_brg Jmlh_brg Hrg_brg
Akun No_akun * Jenis_akun Total_harga
Purchase Order Kd_PO * Tgl_pesan Kd_utang ** Kd_supp ** Kd_brg ** Nm_brg Jmlh_pesanan Total_pesan Kd_kas.keluar ** Kd_jurnal ** Kd_permintaan ** No_tanda_terima ** No-_akun
Supplier
Kd_supp * Nm_supp Nm_depan_supp Nm_tengah_supp Nm_belakang_supp Almt_supp No.telp_supp
Kas Keluar Kd_kas.keluar * Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar No_kas_keluar Total_kas_keluar
Tanda Terima Barang
Jurnal
No_tanda_terima * Tgl_pengiriman Nm_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan kota
Kd_jurnal * keterangan Tgl_jurnal Keterangan Termin Debet kredit
Desain
Database
yang
Diusulkan Tabel Utang No 1
Nama Field kd_utang
Type C
Width 20
Keterangan Kode Utang
2
tgl_beli
D
10
Tanggal Beli Barang
3 4
tgl_jatuh_tempo jmlh_utang
D C
10 20
Tanggal Jatuh Tempo Jumlah Utang
Tabel Purchase Order
Tabel Barang No 1 2 3 4
Nama Field Kd_brg Nm_brg Jmlh_brg Hrga_brg
Type C C N C
Width 8 30 10 7
Keterangan Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Harga Barang
Tabel Supplier No 1 2 3 4
Nama Field Kd_brg Nm_brg Jmlh_brg Hrga_brg
Type C C N C
Width 8 30 10 7
Keterangan Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Harga Barang
No
Nama Field
Type
Width
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
kd_PO tgl_pesan kd_brg kd_supp kd_utang Nm_brg Jmlh_brg Total_brg kd_kas_keluar kd_jurnal kd_permintaan
C D C C C C N N C C C
20 10 8 5 20 30 10 20 8 5 10
12
no_tanda_terima
N
10
Keterangan kode purchase order tanggal pesan kode barang kode supplier kode utang nama barang jumlah barang total barang kode kas keluar kode jurnal kode permintaan nomor tanda terima
Tabel Kas keluar No 1 2 3 4 5
Nama Field kd_kas_keluar tgl_kas keluar jmlh_kas_keluar no_kas_keluar total_kas_keluar
Type C D C N N
Width 8 10 20 5 20
Keterangan Kode Kas Keluar Tanggal Kas keluar Jumlah Kas Keluar nomor kas keluar total kas keluar
Type C D C C C
Width 20 10 5 30 10
Keterangan kode jurnal tanggal jurnal nomor jurnal keterangan termin
Tabel Tanda Terima Barang No
Tabel Jurnal No 1 2 3 4 5
Nama Field kd_jurnal tgl_jurnal no_jurnal Keterangan termin
Tabel Permintaan pembelian No 1 2 3 4 5
Nama Field kd_jurnal tgl_jurnal no_jurnal Keterangan termin
Type C D C C C
Width 20 10 5 30 10
Keterangan kode jurnal tanggal jurnal nomor jurnal keterangan termin
Nama Field
Type
Width
1
no_tnda_terima
N
15
2 3 4 5
tgl_pengiriman Nm_brg total_byr alamat
D C N C
10 20 20 30
Keterangan nomor tanda terima tanggal pengiriman Nama Barang Total Bayar alamat
Tabel Akun No 1 2 3
Nama Field No_akun Jenis_Akun Total_Akun
Type N C N
Width 5 15 20
Keterangan no akun jenis akun total akun
Desain Input Sistem yang Di Usulkan Form Data Barang Form Data Utang
Form Data Supplier Form Purchase Order
Form Kas Keluar Form Tanda terima Barang
Form Jurnal
Form Permintaan Pembelian
Desain Output yang Di Usulkan Permintaan Pembelian
Laporan Pembelian Barang
Data Barang
Laporan Kas keluar
Laporan Jurnal
Laporan Hutang
Kesimpulan 1.
2.
Sistem akuntansi pembelian kredit spare part yang sedang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor diketahui memiliki 3 prosedur, yaitu : prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian dan prosedur bagian keuangan Dalam sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan pada Yamaha Sinar Harapan Motor belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekuarangan dalam akuntansi pembelian kreditnya yaitu : Belum adanya pemisahan antara fungsi gudang sebagai penyimpanan barang dengan bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusanya menjadi fungsi tersendiri yaitu fungsi akuntansi, pendistribusian dokumen pun belum sesuai dengan bagian-bagian yang tepat, pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusnya dilakukan oleh bagian akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan, pencatatan yang dilakukan pun masih secara manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan pengarsipan yang dilakukan oleh bagian gudang pun belum sesuai dengan jenis barang yang dipesan, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor masih belum lengkap.
Kesimpulan 3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang diusulkan penulis dirancang untuk memenuhi kekurangan dan kelemahan seperti yang telah disebutkan diatas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari setiap pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang dibuat akan menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan seperti data barang, data supplier,
Saran 1.
2.
Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian kredit dan laporan keuangan yang dihasilkan. penulis mengajukan saran kepada Yamaha Sinar Harapan Motor agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembelian kreditnya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
