ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PROSES PRODUKSI PADA PT. KARYA SUKSES PLASINDOMAS
Andrea Pratama School of Information System, Jakarta
Sudomo School of Information System, Jakarta
Rayzky Putra Setiawan School of Information System, Jakarta
Abstrak Tujuan penelitian ialah untuk menganalisis sistem informasi proses produksi yang sedang berjalan, dan merancang sistem informasi proses produksi untuk mendukung proses produksi perusahaan dan membantu dalam membuat perhitungan biaya produksi, serta membuat laporan - laporan yang dibutuhkan, selain itu memberikan rekomendasi dan saran yang dapat digunakan untuk meminimalisir resiko - resiko yang ada pada sistem agar kelangsungan perusahaan dapat terjaga. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu studi kepustakaan, survey lapangan, metode analisis data, serta metode perancangan sistem informasi. Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah sebuah aplikasi sistem informasi proses produksi yang terkomputerisasi dengan metode job order costing yang telah dikembangkan dan diharapkan dapat digunakan secara efektif dan efisien oleh PT. Karya Sukses Plasindomas dalam menjalankan proses produksi sehari-hari termasuk melakukan perhitungan biaya produksi. Simpulan hasil penelitian yang telah dilakukan adalah sistem informasi yang dibuat diharapkan membantu PT. Karya Sukses Plasindomas agar dapat mengetahui biaya produksi per pesanan dan memberi kemudahan dalam pengolahan data untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan pihak manajemen. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem informasi, proses produksi.
1
2
1.
Pendahuluan Dalam perusahaan manufaktur, proses produksi merupakan bagian penting yang
menentukan kompetensi dan nilai bagi perusahaan. Dalam menjalankan proses-proses tersebut, sangat dibutuhkan ketepatan dan kecepatan informasi untuk mendukung kegiatan produksi agar tercapai suatu proses dan prosedur berkesinambungan dalam menghasilkan suatu produk yang diinginkan. Kualitas pengendalian harga pokok produksi akan berdampak terhadap margin yang didapatkan dari penjualan produk tersebut. Untuk mendapatkan tingkat efektivitas dan efisiensi yang baik maka beberapa faktor harus dipertimbangkan, antara lain keakuratan informasi, kecepatan informasi, dan relevansi informasi yang baik. Diharapkan dengan penggunaan teknologi informasi akan mempermudah perusahaan untuk menjalankan dan mengelola proses produksi mereka, agar tingkat kesalahan dan kehilangan informasi akan dapat diminimalisir dan kinerja perusahaan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
1.1. Ruang lingkup 1. Analisis dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan untuk memproduksi barang, proses produksi barang sesuai perintah kerja, pengendalian produksi produk, sampai proses pengepakan. 2. M enganalisis sistem perhitungan biaya produksi berjalan, seperti : perhitungan biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, serta biaya overhead pabrik (BOP).
3
3. M erancang sistem aplikasi untuk mendukung semua proses produksi sampai pada pembuatan laporan yang berhubungan dengan produksi.
2.
Landasan Teori 2.1.
Pengertian Sistem Informasi
M enurut Whitten, et al. (2007, p6), “Information System (IS) : an arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization.”
2.2.
Pengertian Manufacturing Information System
M enurut O’Brien, et al. (2006, p231, “Manufacturing Information System support the production/operations function that includes all activities concerned with the planning and control of the processes producing goods or services.”
2.3.
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object Oriented
2.3.1. Pengertian Rich Picture M enurut M athiassen, et al. (2000, p26), “A rich picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.”, yang diterjemahkan sebagai : rich picture adalah sebuah gambar informal yang menampilkan pemahaman sang illustrator dari suatu situasi. .
4
2.3.2. Pengertian Activity Diagram M enurut Jones and Rama (2006, p38), “Activity Diagram : plays the role of a map in understanding business process by showing the sequence of activities the process.”, yang diterjemahkan sebagai : menjalankan peranan untuk memetakan pemahaman proses bisnis dengan menunjukkan urutan dari aktifitas-aktifitas dalam sebuah proses.
2.3.3. UML Class Diagram M enurut Jones & Rama (2006, p157), “UML class diagram can be used to document (a) tables in AIS, (b) relationship between tables, and (c) attributesof tables.”, yang diterjemahkan sebagai : UML class diagram adalah sebuah diagram yang bisa digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam sistem informasi akuntansi, hubungan antar tabel, atribut tabel.
2.3.4. Pengertian Usecase Diagram M enurut Jones & Rama (2006, p267), “Use Case Diagram is a graphical presentation that provide a list of use case that occur in an application.”, yang diterjemahkan sebagai : use case diagram adalah sebuah grafik presentasi yang menyediakan daftar dari use case yang ada didalam suatu aplikasi.
2.4.
Teori Khusus
2.4.1. Produksi M enurut Groover (2008, p39), “Manufacturing can be defined as the application of physical and chemical processes to alter the geometry, properties, and/or appearance of a given starting material to make parts or products;
5
manufacturing also includes the joining of multiple parts to make assembled products.” , yang diterjemahkan : M anufaktur dapat diartikan aplikasi proses fisikal dan kimia untuk mengubah geometri, properti, dan/atau penampilan dari material awal yang diberikan untuk membuat bagian atau produk; manufaktur juga termasuk menggabungkan banyak bagian untuk membuat produk rakitan.
2.4.2. Metode Job Order Costing M enurut Carter & Usry (2006, p109), yang diterjemahkan oleh Krista, dalam Job order costing, biaya diakumulasikan untuk setiap batch, lot, atau pesanan pelanggan. Pesanan yang dimaksud adalah output yang diidentifikasikan untuk memenuhi pesanan pelanggan tertentu atau untuk mengisi kembali suatu item dari persediaan.
2.4.3. Harga Pokok Produksi M enurut Horngren, et al. (2009, p65), Harga Pokok Produksi (Cost of goods manufactured) adalah “the cost of goods brought to completion, whether they were started before or during the current accounting period.”, yang diterjemahkan sebagai biaya barang yang sampai diselesaikan, apakah dimulai sebelum atau selama periode akuntansi berjalan.
6
3. 3.1.
Pembahasan Rich Picture
7
3.2.
Overview Activity Diagram
3.3.
Analisis Hasil Temuan Survey
Temuan 1 :
Terdapat perangkapan tugas dan wewenang didalam perusahaan (tugas menerima pesanan, merencanakan produksi, memberi perintah produksi, serta pembelian bahan baku dirangkap oleh direktur)
Akibat :
Terdapat resiko penyelewengan, serta dapat menurunkan kinerja karyawan karena fokus yang terganggu.
Rekomendasi :
M emisahkan fungsi dan wewenang agar lebih terspesialisasi.
Temuan 2 :
Kurangnya dokumen-dokumen sumber dan pendukung seperti surat perintah kerja, surat permintaan bahan baku, surat penyelesaian produksi.
Akibat :
Tidak adanya kejelasan berapa banyak yang harus diproduksi, tidak
8
diketahui secara jelas berapa banyak bahan baku yang terpakai, tidak terotorisasi secara jelas berapa banyak yang telah diproduksi. Rekomendasi :
M embuat dokumen sumber surat perintah kerja untuk mengetahui tanggal, berapa banyak barang yang akan di produksi, supaya mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan. M embuat dokumen surat permintaan bahan baku dan surat penyelesaian produksi supaya informasi yang ada cukup jelas tersimpan dan terotorisasi.
Temuan 3 :
Form atau Laporan masih di isi secara manual (Buku pesanan)
Akibat :
Adanya resiko kesalahan pencatatan informasi, ataupun kehilangan dan kerusakan dokumen.
Rekomendasi :
M embuat sistem informasi yang terkomputerisasi.
Temuan 4 :
Kurangnya laporan yang dihasilkan dari proses produksi seperti laporan harga pokok produksi, laporan hasil produksi. (perhitungan biaya produksi belum merinci secara detil, hanya secara garis besar)
Akibat :
Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lengkap
dan
akurat,
perhitungan
biaya produksi beresiko
terjadi
penyimpangan keakuratan. Rekomendasi :
M embuat sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat membuat laporan yang dibutuhkan, dan sistem perhitungan harga pokok produksi yang baik agar meningkatkan keakuratan perhitungan harga pokok produksi.
9
3.4.
Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan analisis yang dilakukan, informasi yang dibutuhkan antara lain : 1.
Formulir Pesanan Penjualan
2.
Formulir Estimasi Biaya Produksi
3.
Formulir Surat Perintah Kerja (SPK)
4.
Formulir Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB)
5.
Formulir Surat Keluar Bahan baku (SKBB)
6.
Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan (SPPP)
7.
Formulir perhitungan biaya produksi pesanan
8.
Laporan Hasil Produksi Pesanan (LHPP)
9.
Laporan Pemakaian Bahan baku (LPBB)
10. Laporan Biaya Produksi (LBP) 11. Laporan Analisis Pelanggan (LP)
10
4. 4.1.
Rancangan Sistem yang Dius ulkan Overview Activity Diagram Usulan
11
4.2.
UML Class Diagram
12
4.3.
Usecase Diagram
13
5.
Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan dan perancangan Sistem Informasi proses Produksi
pada PT. Karya Sukses Plasindomas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Perusahaan ini masih menggunakan sistem yang manual sehingga masih banyak permasalahan yang ada pada sistem manual tersebut, terutama dalam proses produksi. Karena tanpa sistem yang mendukung, perusahaan tidak dapat menentukan biaya aktual yang cepat dan tepat, sehingga perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menentukan strategi harga yang cocok untuk bersaing dengan kompetitor. 2. Pada sistem yang berjalan, terdapat permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, diantaranya : Terdapat perangkapan tugas dan wewenang didalam (tugas menerima pesanan, merencanakan produksi, memberi perintah produksi, serta pembelian bahan baku dirangkap oleh direktur), kurangnya dokumen dokumen sumber dan pendukung seperti surat perintah kerja, surat permintaan bahan baku, surat penyelesaian produksi, Form atau Laporan masih di isi secara manual (Buku pesanan), Kurangnya laporan yang dihasilkan dari proses produksi seperti laporan harga pokok produksi, laporan hasil produksi. (perhitungan biaya produksi belum merinci secara detil, hanya secara garis besar). 3. Sistem baru yang dirancang merupakan suatu sistem informasi terkomputerisasi yang dibuat untuk mengatasi masalah – masalah yang terdapat pada system informasi proses produksi pada PT. Karya Sukses Plasindomas yaitu dengan menggunakan metode job order costing.
14
Daftar Pustaka - Buku Carter, W. K. & Usry, M . F. (2006). Akuntansi Biaya, Edisi 13, buku 1. Terjemahan Krista S.E., Ak. Salemba Empat, Jakarta. Groover, M . P. (2008). Automation, Production Systems, and, Computer-Integrated Manufacturing, Third Edition. Pearson Education Inc., USA. Horngren, C. T. , Datar, S. M . , Foster, G. , Rajan, M . , Ittner, C. (2009). Cost accounting, A managerial emphasis, Thirteenth Edition. Pearson Education, USA. M athiassen, Lars , M unk-M adsen, A. , Nielsen, P. A. , Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design, First Edition. M arco Publishing Aps M arco Publishing Aps, Denmark. O’Brien, J. A. , M arakas, G. M . (2006). Management Information System, Seventh Edition. M cGraw-Hill, USA. Rama, D. V. & Jones F. L. (2006). Accounting Information System : A Business Process. South – Western College Publishing, Canada. Whitten, J. L. , Bentley, L. D. , Kevin, C. D. (2007). Systems analysis and design methods, Seventh Edition. M cGraw-Hill, USA.
