ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA(SDM) DI PT. INTI KARYA PERSADA TEKNIK JAKARTA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA(SDM) DI PT. INTI KARYA PERSADA TEKNIK JAKARTA Indra Dharma Wijaya dan Rully Soelaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi-ITS Kampus MMT ITS Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya E-Mail: [email protected] dan [email protected]

ABSTRAK PT. Inti Karya Persada Teknik(IKPT) adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang Engineering, Procurement, dan Construction(EPC). Kesuksesan IKPT selain karena didukung oleh teknologi yang cukup canggih juga didukung oleh para tenaga kerja yang sampai saat ini berjumlah sekitar 1.139 orang yang berada di Home Office atau di Site Office. Tentunya tidak mudah mengelola karyawan dengan jumlah yang cukup besar tersebut sedangkan top level manajemen mencanangkan rencana kerjanya untuk membuat digital business design yang terintegrasi untuk semua disiplin kerja. Sering terjadi kendala assignment/penugasan karyawan pada saat eksekusi sebuah proyek. Hal tersebut terjadi karena Human Resources Division di PT. IKPT belum mempunyai suatu sistem informasi sumber daya manusia dan belum mempunyai database karyawan yang terintegrasi. Sehingga akan kesulitan dalam mencari data yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi sumber daya manusia(SDM) di PT. IKPT selanjutnya melakukan pengukuran rancangan tersebut dengan parameter: functionality dan usability dari rancangan sistem tersebut. Dengan adanya rancangan sistem informasi SDM ini diharapkan akan membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya di masa yang akan datang. Perancangan sistem dalam penelitian ini melalui tahapan-tahapan: analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, serta analisis functionality dan usability. Perancangan sistem informasi SDM ini menggunakan metode terstruktur dengan Entity Relationship Diagram (ERD) melalui Conceptual Data Model & Physical Data Model dan Data Flow Diagram (DFD) dan interface-nya. Hasil yang didapatkan dari penelitian ini adalah sebuah rancangan sistem informasi SDM yang mempunyai rancangan menu untuk interface dan rancangan database yang terintegrasi yang memudahkan Human Resources Division PT. IKPT dalam pengelolaan dan pencatatan sumber daya manusia perusahaan. Kata kunci: sistem informasi SDM, metode terstruktur, parameter functionality dan usability.

PENDAHULUAN Latar Belakang PT. Inti Karya Persada Teknik (IKPT) adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang Engineering, Procurement dan Construction (EPC). Kesuksesan IKPT selain didukung oleh teknologi yang cukup canggih juga didukung oleh para tenaga kerja, yang sampai saat ini berjumlah sekitar 1.139 orang yang berada di Home Office atau di site office, yang berpotensi dengan idealisme, pengetahuan, semangat dan ketekunan kerja yang tinggi pula. Tentunya tidak mudah mengelola karyawan dengan jumlah yang cukup besar tersebut sedangkan top level manajemen mencanangkan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

rencana kerja berjangkanya untuk membuat digital business design yang terintegrasi untuk semua disiplin kerja. . PT. IKPT sendiri terdiri dari 2 direktorat yaitu: Direktorat Produksi dan Direktorat Service dimana Direktorat Service ini merupakan pusat pendukung semua kegiatan proyek IKPT dan kegiatan-kegiatan non proyek (rutin). Direktorat ini memiliki 5(lima) Divisi yang mengendalikan semua kegiatan support. Divisi-divisi itu adalah: Finance and Accounting, Information Technology(IT), Human Resources, Property dan Legal. Sering terjadi pada saat eksekusi suatu project, terjadi kendala assignment /penugasan karyawan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Hal tersebut terjadi karena Human Resources Division di PT. IKPT belum mempunyai suatu sistem informasi yang bisa mengelola sumber daya manusianya dan belum mempunyai database karyawan yang terintegrasi. Selain itu report–report yang dihasilkan oleh Human Resources Division masih berupa hardcopy yang bertumpuk-tumpuk sehingga membutuhkan waktu yang lama bila harus mencari file atau data yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia(SDM). Sehingga Human Resources Division di PT. IKPT akan kesulitan dan membutuhkan waktu dalam mencari data yang berkaitan dengan pengelolaan Sumber Daya Manusia perusahaan. Berdasarkan kondisi itulah maka perlu dilakukan usulan pembuatan rancangan sistem informasi sumber daya manusia yang cukup komprehensif dan terintegrasi agar bisa mensupport kebutuhan pengelolaan SDM perusahaan di Human Resources Division PT. IKPT Jakarta secara cepat dan akurat. Perancangan sistem informasi sumber daya manusia dibuat dengan metode terstruktur dengan Data Flow Diagram(DFD) dan Entity Relationship Diagram(ERD). Dari hasil perancangan DFD dan ERD akan didapat rancangan antar muka/interface dan report dari sistem informasi SDM tersebut. Pengujian dari rancangan sistem informasi tersebut dilakukan dengan parameter: functionality dan usability. Tujuan dari penelitian ini adalah: PT. IKPT dapat memiliki rancangan sistem informasi sumber daya manusia(SDM) yang terpadu dan fleksibel, kemudian dapat mempermudah pencatatan/recording data-data sumber daya manusia perusahaan yang diolah oleh Human Resources Division PT. IKPT serta mempunyai sistem untuk mengendalikan dan memantau perkembangan karyawan dengan baik. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini: Mempercepat waktu dalam proses pengelolaan Sumber Daya Manusia(SDM) perusahaan, membantu Human Resources Division PT. IKPT dalam pengelolaan dan pencatatan data-data yang berkaitan Sumber Daya Manusia(SDM) perusahaan, dan dapat dimanfaatkan oleh departemen lain di luar Divisi SDM(Human Resources Division) bila membutuhkan informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. METODE Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia (SDM) dibagi menjadi beberapa tahap yaitu: Tahapan Analisis Kebutuhan Sistem Tahapan analisis kebutuhan sistem adalah langkah paling awal dari proses perancangan suatu proyek. Berikut ini dijelaskan langkah-langkah dalam tahapan ini beserta hasil-hasil yang diharapkan dari masing-masing langkah:

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-2


1. Identifikasi Permasalahan Dalam identifikasi permasalahan ini dilakukan observasi permasalahan yang terjadi pada perusahaan yang selanjutnya mengidentifikasikannya.  Permasalahan utama yang ada adalah belum adanya sistem informasi pengelolaan Sumber Daya Manusia di Human Resources Division PT. IKPT.  Dari hasil survey diketahui bahwa: pengelolaan dan pencatatan sumber daya manusia di Human Resources Division PT. IKPT masih dilakukan secara manual, belum mempunyai suatu rancangan database yang terintegrasi. Pencatatan pada modul-modul sumber daya manusia dilakukan secara terpisah per aplikasi dan masih dibuat oleh setiap departemen. 2. Analisis Dokumen Pada Obyek Penelitian Analisis ini berguna dalam mencermati obyek penelitian. Proses bisnis dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia yang dilakukan di Human Resources Division di PT. IKPT diamati dokumen-dokumennya dan dihasilkan flowchart proses bisnis pengelolaan Sumber Daya Manusia(SDM) yang sedang berjalan. Wawancara Berdasarkan hasil identifikasi masalah melalui pengamatan dari prosedur pengelolaan Sumber Daya Manusia(SDM) yang telah berjalan, untuk dapat menentukan arah dan hasil yang diharapkan oleh perusahaan terhadap perancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia(SDM) diperlukan tahapan wawancara dengan pengguna di lapangan. Hasil yang diharapkan dari wawancara ini adalah user-user dapat memberikan masukan terhadap sistem yang akan dirancang dan modul–modul apa yang kiranya tersedia dalam sistem tersebut. Spesifikasi kebutuhan sistem Dari hasil wawancara terhadap user yang berkepentingan terhadap pengelolaan sumber daya manusia di PT. IKPT akan didapat spesifikasi kebutuhan untuk pengelolaan sumber daya manusia untuk dijadikan dasar bagi perancangan sistem informasi Sumber daya manusia di PT.IKPT. Spesifikasi kebutuhan sistem yang didapat dari hasil wawancara adalah: kebutuhan untuk integrasi modul-modul di dalam Human Resources Division PT. IKPT dimana diperlukan integrasi menu/interface bagi modulmodul yang diolah oleh Human Resources Development dan GAES Departemen yang selama ini dibuat secara terpisah per aplikasi. Kemudian adanya kebutuhan rancangan database yang terintegrasi untuk semua modul sumber daya manusia perusahaan. Tahap Perancangan Sistem Konsep dasar rancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia(SDM) dihasilkan dari spesifikasi sistem yang dibutuhkan dan telah ditentukan terlebih dahulu yang didapatkan dari hasil tahapan analisis, seperti masalah-masalah pada sistem lama (hasil identifikasi/observasi), konsep dasar, dan kebutuhan user. Dimana pada tahapan ini akan dihasilkan perancangan dasar dari sistem informasi Sumber Daya Manusia berupa rancangan antarmuka sistem/interface yang didasarkan pada perancangan Data Flow Diagram(DFD) dan perancangan Entity Relationship Diagram(ERD) dari rancangan sistem tersebut.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-3


Tahap Pengujian Perancangan Sistem Tahapan pengujian rancangan sistem informasi dilakukan dengan parameterparameter sebagai berikut: a. Parameter functionality/fungsionalitas dari rancangan sistem informasi. b. Parameter usability/penggunaan dari rancangan sistem informasi tersebut. HASIL DAN PEMBAHASAN Desain Sistem Informasi SDM Desain sistem informasi SDM terdiri dari beberapa modul, dimana akan diambil contoh untuk modul manpower request(modul permintaan kebutuhan tenaga kerja) dimulai dengan desain DFD seperti pada Gambar 1: 2 .1 S u m m a ry o f M P R e q u e s t (M P R ) R e p o rts E xe c u tiv e C o m m e n ts /P o lic ie s /D e c is io n

M R F N o , C a n d id a te S ta tu s , R e u e s t B y , A p p ro v e d B y , H R D A p p ro v e d B y , N u m P e rs o n R e q , Q u a lific a tio n R e q , P ro je c t L o c a tio n

M PReques t MR N e w H ire

E xe c u tiv e R e v ie w fo r S u m m a ry o f MPR R e p o rts

R e v ie w e d S u m m a ry o f M P R e q u e s t (M P R ) R e p o rts

N e w E xp e rie n c e

MR R e p la c e 1 .1 .1

E m p lo y e e ID M R T h ird P a rty

TP Company Name, T P P e rs o n N a m e P ro je c t N o , D e s c rip tio n

S u m m a ry o f M P R equest M P R R e p o rts

C re a te S u m m a ry o f M P Request R e p o rts

S u m m a ry O f MPR

R e v ie w e d S u m m a ry o f M P R e q u e s t (M P R ) R e p o rts

P ro je c t

P o s itio n

P o s itio n ID , P o s itio n N a m e

3. 2 . 1 U p d a te d S u m m a ry o f M P R e q u e s t (M P R ) R e p o rts

D ire c to ra te ID , D iv is i ID , D e p t ID , P o s itio n ID

Dept

U p d a te T h e S u m m a ry o f MPR R e p o rts

Gambar 1: Data Flow Diagram Proses Create Summary of MP Request report

Kemudian tahap selanjutnya adalah desain ERD yang terdiri dari Conceptual Data Model dan Physical Data Model seperti pada Gambar 2 dan 3: DIRECT ORAT DIRECT ORAT _ID DESCRIPT ION Identi fi er_1

SUB_DIRECT ORAT M R_T HIRDPART Y M R_T HIRDPART Y_ID T P_COM PANY NAM E T P_PERSON NAM E

M R_REPLACE

RECRUIT M ENT

M ANPOWER REQUEST SUBDIRECT ORAT

M RF_NO M RF DAT E QUALIFICAT ION_REQ NUM _PERSON_REQ DAT E_NEEDED PERIODE_FROM PERIODE_T O CANDIDAT E_ST AT US

RECRUIT M ENT 2

M R_REPLACE_ID EM PLOYEE_ID

SUBDIRECT ORAT _ID DESCRIPT ION Identi fi er_1 DIVISI

DIVISI DIVISI_ID REQUEST DESCRIPT ION

RECRUIT M ENT 3 M R_NEWHIRE M R_NEWHIRE_ID NEW_NAM E_SCHOLL NEW_GRADUAT E NEW_M AJOR_ST UDY NEW_GPA NEW_EXPERIENCE

DEPART EM EN POSIT ION DEPT DEPT _ID DESCRIPT ION Identi fi er_1 POSIT ION POSIT ION_ID POSIT ION_NAM E Identi fi er_1

SUB_DEPT

SUB_DEPT SUB_DEPT _ID DESCRIPT ION

Gambar 2: CDM Manpower Request

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-4


Untuk modul manpower request, PDM-nya adalah sebagai berikut: DIRECT ORAT

M R_T HIRDPART Y M RF_NO M R_T HIRDPART Y_ID T P_COM PANY NAM E T P_PERSON NAM E

num eri c num eri c char char

DIRECT ORAT _ID DESCRIPT ION

num eri c num eri c num eri c date varchar num eri c date date date char

FK_M R_NEWHI_RECRUIT M E_M ANPOWER

FK_SUBDIREC_SUB_DIREC_DIRECT OR

FK_M R_T HIRD_RECRUIT M E_M ANPOWER M ANPOWER REQUEST M RF_NO POSIT ION_ID DEPT _ID M RF DAT E QUALIFICAT ION_REQ M R_REPLACE NUM _PERSON_REQ FK_M R_REPLA_RECRUIT M E_M ANPOWER M RF_NO num eri c DAT E_NEEDED M R_REPLACE_ID num eri c PERIODE_FROM EM PLOYEE_ID num eri c PERIODE_T O CANDIDAT E_ST AT US

num eri c char

SUBDIRECT ORAT DIRECT ORAT _ID SUBDIRECT ORAT _ID DESCRIPT ION

num eri c num eri c char

FK_DIVISI_DIVISI_SUBDIREC DIVISI SUBDIRECT ORAT _ID DIVISI_ID DESCRIPT ION


FK_M ANPOWER_REQUEST _DEPT FK_DEPT _DEPART EM E_DIVISI

M R_NEWHIRE M RF_NO M R_NEWHIRE_ID NEW_NAM E_SCHOLL NEW_GRADUAT E NEW_M AJOR_ST UDY NEW_GPA NEW_EXPERIENCE

num eri c num eri c char varchar char num eri c varchar

FK_M ANPOWER_POSIT ION_POSIT ION

DEPT DIVISI_ID DEPT _ID DESCRIPT ION


FK_SUB_DEPT _SUB_DEPT _DEPT POSIT ION POSIT ION_ID POSIT ION_NAM E

num eri c char

SUB_DEPT DEPT _ID SUB_DEPT _ID DESCRIPT ION


Gambar 3: PDM Manpower Request

Setelah perancangan ERD maka akan dibuat desain interface beserta reportnya untuk modul manpower request tersebut seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 4: Rancangan Menu Manpower Request

Gambar 5: Rancangan Menu Manpower Request Report

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-5


Pengujian Desain Sistem Informasi Pengujian dari desain sistem informasi dilakukan dengan parameter-parameter yaitu:  Functionality: parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan evaluasi kemampuan sistem dan fungsi-fungsi yang dikerjakan.  Usability: merupakan parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan mempertimbangkan prosedur penggunaan sistem informasi yang melibatkan sumber daya manusia dan dokumentasi dari hasil penggunaan sistem informasi. Untuk Functionality dari modul manpower request adalah sebagai berikut:  Fungsi dari modul manpower request adalah digunakan untuk pencatatan pengajuan permohonan untuk kebutuhan tenaga kerja oleh Departemen di PT. IKPT yang membutuhkan tenaga kerja baru berdasarkan form pengajuan manpower request seperti pada Gambar 6.  Form yang masuk akan dicatat oleh staf Human Resources Development Dept. Dengan rancangan menu manpower request dan reportnya dibuat dengan rancangan menu manpower request report.

Gambar 6: Form Manpower Request

Usability/Penggunaan modul manpower request adalah sebagai berikut:  Dimisalkan sebuah working unit pada Departemen Construction Logistic menyampaikan kebutuhan tenaga kerja maka working unit tersebut akan mengajukan kepada Departemen Head Construction logistic.  Departemen head kemudian akan mengajukan kepada Construction Division Manager untuk kebutuhan tenaga kerja yang baru dimana ada pilihan pengajuan untuk status karyawan yaitu: New Hire(merekrut baru), Third Party(outsourcing), dan Replacement(penggantian tugas karyawan). Disini diajukan statusnya New Hire dengan pendidikan terakhir Institut dengan jurusan Civil Engeineering untuk kebutuhan proyek no: 02020 dengan lokasi di Padang. Isian Form yang sudah disetujui oleh Construction logistic Departemen di Construction Division pada Directorat Produksi diajukan untuk dicatat di Human Resources Division seperti pada Gambar 7.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-6


Gambar 7: Form Isian Manpower Request



Kemudian setelah diterima oleh Human Resources Division Manager kemudian disampaikan kepada Human Resources Development Departemen Head. Pencatatan Manpower Request kemudian diproses oleh Staf Human Resources Development Departemen menggunakan rancangan menu manpower request pada Gambar 8 dibawah ini.

Gambar 8: Usability Rancangan Menu Manpower Request



Sedangkan report dari manpower request adalah seperti pada Gambar 9 di bawah ini:

Gambar 9: Usability Rancangan Manpower Request Report

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-7


KESIMPULAN  Penelitian ini dapat menghasilkan rancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia(SDM) yang terpadu, terintegrasi dan fleksibel sehingga memudahkan Human Resources Division di PT. IKPT untuk mencatat dan mengelola data-data yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.  Dengan adanya rancangan sistem informasi sumber daya manusia ini diharapkan dapat mempercepat pengelolaan dan pengolahan data-data sumber daya manusia perusahaan yang selanjutnya dapat dimanfaatkan oleh divisi lain yang membutuhkan informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.  Dengan adanya rancangan sistem informasi sumber daya manusia ini, Human Resources Division di PT. IKPT dapat menyajikan informasi secara terintegrasi bagi kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Dennis, Allan and Wixom, Barbara Haley. System Analysis & Design. Second Edition.John Wiley & Sons, Inc. 2003. Fathansyah. Basis Data. Informatika Bandung. 2000. Gomes, Faustino Cardoso. Manajemen Sumber Daya Manusia. Andi Yogyakarta. 2003. Hitt, M.A, Ireland, R.D, and Hoskisson, R.E. Strategic Management Competitiveness and Globalization. Thomson South-Western. United States. 2005. Kiggundu, Moses N. Managing Organization in Developing Countries: An Operasional and Strategic Approach. Kumarian Press,Inc. West Harfford. 2003. Mangkurawira, Sjafri. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia Indonesia. 2003. McLeod, Raymond Jr. Management Information System. Sixth Edition. Prentice Hall,Inc.2000. Noe, Raymond A,Hollenbeck John R, Gerhart Barry, Wright Patrick M. Human Resources Management, Gaining a Competitive Advantage.The McGraw-Hill Companies, Inc.2000. PT. Digital Nukleus Solusi. http://www.dns-network.com/2001. Pressman, Roger S. Software Enggineering A Pratitioner’s Approach. Fourth Edition. Mc Graw Hill.200. Reh,F.John. http://www.management.about.com/cs/operations/g/demingcycle.htm.2005. Ramakrishnan, Raghu. 2000. Database Management System. Mc Graw Hill. Sutanta, Edhy. Sistem Basis Data. Andi Yogyakarta. 2001. Werther B. William. Human Resources and Personnel Management. Fourth Edition. McGraw Hill Inc. 2000.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-8


ISBN : 979-99735-1-1 C-1-9

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA(SDM) DI PT. INTI KARYA PERSADA TEKNIK JAKARTA

Recommend Documents